PRAMAC Task Manager. Manuale utente PRAMAC Group. Change Record

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1 PRAMAC Task Manager Manuale utente PRAMAC Group Autore : Luca Lorenzetti Data Rilascio : 09 settembre 2004 Revisione : 3 Data Revisione : 22 Luglio 2011 Change Record 13 Date Author Revision Change Reference Approver Name Approver Position 19/06/11 L.Lorenzetti 2 22/07/11 A.Burresi 3 Dettagli per category Oracle Application e Approvazione Task A.Burresi IT Application Manager

2 Sommario Introduzione/Scopo del documento... 3 GUIDA AL TASK MANAGER... 4 Avviare il Task Manager... 4 Come si presenta... 4 Inserimento di una nuova richiesta... 5 Rivedi Task Inseriti Approvazione Task

3 Introduzione/Scopo del documento Dal 2002, la PRAMAC S.p.A. si è ritrovata a dover implementare soluzioni informatiche sempre nuove, alla massima avanguardia a livello nazionale. Sforzi sempre tesi all accorciamento delle distanze fra le varie filiali mondiali, per ottimizzare tempi e costi delle proprie risorse produttive e commerciali a livello di gruppo, ed il progressivo accentramento delle problematiche informative sulla filiale madre, hanno di conseguenza reso sempre più difficile la gestione delle richieste, quotidiane o speciali, degli utenti. Gli operatori del reparto informatico, hanno quindi iniziato ad avvertire la necessità di uno strumento che mantenesse sotto controllo le esigenze degli utenti, di avere un riferimento di base da utilizzare per soluzioni future (Knowledge base), che potesse informare gli stessi di quale soluzione gli operatori stessero adottando per risolvere il problema e dare la progressione della soluzione in tempo reale. Questo strumento doveva inoltre essere facilmente fruibile da tutti i dipendenti dell azienda, ed in seguito anche a livello di gruppo; per questo la prima scelta, ed anche la più logica è stata di creare un interfaccia web, raggiungibile in modo rapido da tutte le postazioni e da tutte le filiali. E nato così il Task Manager, al momento alla sua versione 8.0, che grazie alla possibilità di rintracciare e gestire le problematiche in modo semplice ed efficace sia che si sia operatori od utenti, è la migliore risposta alle necessità di cui sopra, e dato che oramai è uno strumento di quotidiano utilizzo, si rende necessario conoscerlo al meglio.

4 GUIDA AL TASK MANAGER Avviare il Task Manager L interfaccia di richiesta supporto Task Manager è raggiungibile all indirizzo Come si presenta Figura 1 Immediatamente si devono impostare tre diversi parametri che permettano di identificarci come utente che esegue la richiesta: La prima scelta (unità Operativa) riguarda la società nella quale si lavora; La seconda serve per impostare la lingua di utilizzo dell interfaccia; L ultima invece ci richiede il proprio nome. Inseriti i primi tre parametri si apre un sottomenu a bottoni; qui verranno trattati solo dei primi due: Il primo ci porta alla sottomissione della richiesta vera e propria; La seconda voce permette invece di visualizzare tutte le richieste già emesse, sia quelle già evase, che quelle in corso di completamento.

5 Inserimento di una nuova richiesta Come anticipato prima, per inserire una nuova richiesta alla direzione sistemi informativi, basta fare un click sull apposito link per avviare una procedura guidata (Figura 2). Figura 2 La prima informazione che ci viene richiesta è di definire una categoria fra quelle proposte, applicabile al problema. Scegliendo la giusta categoria di problematiche, la richiesta d intervento verrà indirizzata direttamente alle persone che se ne occupano. Scegliere la categoria giusta e fondamentale al fine di velocizzare l espletazione del task stesso. In una pagina successiva si dovrà dettagliare la richiesta (Figura 3):

6 Figura 3 il primo argomento è la descrizione vera e propria del problema: l ideale è che questa sia il più esaustiva possibile, così da semplificare la comprensione del problema all operatore che se ne prenderà carico. Successivamente si trova data massima di consegna: Si raccomanda di non impostare una data massima immediata se la richiesta non è veramente urgente, in modo da non togliere priorità ad altre problematiche che effettivamente lo sono. Al contrario dei precedenti due campi, il valore data può non essere impostato, creando quindi una richiesta senza scadenza. L ultimo bottone è allega file: permette di includere alla richiesta di supporto dei file che potrebbero essere o di esempio, o esplicativi, oppure origine stessa del problema. Facendoci click sopra, questo verrà come sostituito da un area contenente altri tre bottoni: Annulla che annulla la procedura di caricamento dei file; Browse apre una nuova finestra che permette di sfogliare il pc e scegliere il file da caricare; una volta scelto il file si dovrà fare click sul bottone Carica.(Figura 4) Dopo aver caricato il primo file potremo aggiungerne altri usando il bottone Nuovo Allegato e ripetendo la procedura precedentemente descritta. Possono essere caricati file con una dimensione massima di 4Mb ciascuno.

7 Figura 4 Inserite tutte le informazioni, si può premere sul pulsante Avanti che inserisce nel sistema la richiesta di supporto. Se la richiesta è stata inserita correttamente il browser visualizzerà una schermata di conferma (Figura 5).

8 Figura 5 Nel caso in cui la categoria scelta sia Oracle Applications, dovrà essere specificato se si richiede un miglioramento o assistenza. Il significato è il seguente: - Miglioramento: richiesta di modifica di funzionalità e/o reports già esistenti oppure richiesta di funzionalità e/o reports non ancora presenti nel sistema. - Assistenza: richiesta di assistenza su una funzionalità e/o reports che presentano un anomalia o malfunzionamento rispetto al comportamento atteso. Per richiedere un miglioramento si dovranno inserire i parametri come sopra; questo tipo di task richiede sempre l approvazione del supervisore di colui che ha inserito il task stesso e del manager IT. L approvazione verrà richiesta dall operatore che prenderà in carico il Task, se una delle due approvazioni richieste non venisse data il task non verrà svolto. Scegliendo la richiesta di assistenza, si dovrà specificare anche l importanza del problema (Fig. 6). Dopo di ciò si potrà seguire la procedura come descritto in precedenza. La Priorità dovrà essere impostata valutando obbiettivamente la reale urgenza del problema e potrà essere abbassata dall operatore nel caso in cui rilevasse un valore inappropriato per la stessa. Accanto alla priorità viene spiegato in sintesi il significato della stessa al fine di facilitare la corretta valutazione rispetto al problema per il quale si sta inserendo il Task. Priorità 1 Il problema o difetto del prodotto causa una completa mancanza di servizio oppure non è ragionevolmente possibile continuare a lavorare. (Tasks in Priorità 1 possono richiedere la disponibilità obbligatoria dell'utente oltre il normale orario lavorativo).

9 Priorità 2 Completa mancanza di servizio. Non sono disponibili alternative. Comunque il lavoro può continuare in modo ridotto. Priorità 3 Ridotta mancanza di servizio. L'impatto è un inconveniente che può richiedere una procedura alternativa per ripristinare la funzionalità. Priorità 4 Nessuna mancanza di servizio. L'errore è secondario e non impedisce il prosieguo del lavoro. Figura 6 Immediatamente verrà ricevuta una di conferma dell avvenuto inoltro del problema all ufficio ICT (Figura 7). In questa , è riportato anche il collegamento diretto alla richiesta inserita.

10 Figura 7 Facendo click su questo collegamento potrete vedere lo stato del task(figura 8), inviare messaggi inerenti all operatore usando il bottone Aggiorna Task (anche qui c è la possibilità di allegare file), oppure se la problematica è risolta, si può chiudere il task con l apposito bottone Chiudi Task. Figura 8

11 Rivedi Task Inseriti. Selezionando questa voce nella pagina iniziale del task manager verrà inviato un messaggio al proprio indirizzo mail, contenente un link alla pagina che visualizza una situazione completa di tutti i task inseriti (Figura 9), con la possibilità di filtrare la visualizzazione per stato job, ed avere così una panoramica di tutte le richieste chiuse o in corso di lavorazione. Figura 9 Possiamo quindi scegliere quale task visualizzare e gestire facendo click sul collegamento riportato sull ID del task, esattamente come sull inviata al momento dell inserimento della richiesta stessa.

12 Approvazione Task. Nel caso in cui vi venisse richiesta l approvazione di un task, ricverete una (figura 10). Figura 10 Dovrete cliccare su link presente nella il quale vi dirotterà sulla pagina del Task Manager nella quale dovrete dare o negare la vostra autorizzazione (figura 11). E importante dare tempestivamente la propria approvazione o negarla in quanto il task rimarrà in sospeso fin tanto che non risulti approvato.

13 Figura 11