RIF. NORMA UNI EN ISO 9001:2008 sviluppato dal Responsabile Assicurazione Qualità Dipartimentale Dott.ssa Giuseppina Siracusa

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1 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani RIF. NORMA UNI EN ISO 9001:2008 sviluppato dal Responsabile Assicurazione Qualità Dipartimentale Dott.ssa Giuseppina Siracusa Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale

2 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani INDICE: Cap. Titolo Ed. Rev. Data Rif. ISO 9001: Generalità II 2 21/10/ Responsabilità della Direzione II 1 09/09/2011 4,5 2 Gestione delle risorse II 2 09/09/ Erogazione del Servizio II 2 09/09/ Misurazioni analisi e miglioramento II 1 09/12/ Compilazione (RAQD) Verifica (RAQD) Approvazione (DIR del DIRMT)

3 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 1 di 9 INDICE 0. RIFERIMENTI TERMINOLOGIA E ACRONIMI INTRODUZIONE PRESENTAZIONE DELL ORGANIZZAZIONE DEL DIPARTIMENTO CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE FRUIZIONE DEL MANUALE DELLA QUALITÀ ESCLUSIONI PARAGRAFI DELLA NORMA ATTIVITA AFFIDATE ALL ESTERNO... 8 Stato del documento Ed. Rev. Data Motivo Pagina II 0 09/10/09 Passaggio a UNI EN ISO 9001:2008 Tutte II 1 09/09/11 Adeguamento alla nuova Normativa e ai criteri EUBIS Tutte II 2 21/10/11 Recepimento Normativa cogente Tutte 0. RIFERIMENTI TERMINOLOGIA E ACRONIMI Il presente Manuale della Qualità e la restante documentazione del Sistema Qualità sono stati redatti secondo: le prescrizioni della norma UNI EN ISO 9001:2008; le definizioni contenute nella UNI EN ISO 9004:2009. Elenco degli acronimi: AOU AC/AP AMM ASS ASUR CNS CNT COO COOAS COOT COOI CRT DB DM DPSI DPST DIR DIRMT DS I IL IM IO MEN MQ Azienda Ospedaliero Universitaria Ospedali Riuniti Azione correttiva/azione preventiva Amministrativo Ausiliario Socio Sanitario Azienda Sanitaria Unica Regionale Centro Nazionale Sangue Centro Nazionale Trapianti Coordinatore Coordinatore di Area Sovrazonale Coordinatore Tecnico Coordinatore infermieristico Centro Regionale Trapianti Dirigente non medico Dirigente medico Dirigente delle Professioni Sanitarie Infermieristiche Dirigente delle Professioni Sanitarie Tecniche Direttore Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direzione Sanitaria Infermiere Istruzione di Lavoro Istruzioni macchina Istruzione operativa Malattia Emolitica Neonatale Manuale della Qualità 1

4 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 2 di 9 MSI NC OP PG PRO RAQ RAQD RAS RCG RdA RdAD RdF RdFD RdS RSS RSSD SGQ SOP SP SPRO SdR SdR o SdR ex SRC SS SSN TLB TAO UdR UO UUOO Manutentore Sistema Informatico Non conformità Operatore tecnico Procedura generale Processo Responsabile Assicurazione Qualità Responsabile Assicurazione Qualità DIRMT Responsabile Area Sovrazonale Responsabile Controllo Gestione Responsabile dell Approvvigionamento Responsabile dell Approvvigionamento DIRMT Responsabile della Formazione Responsabile della Formazione DIRMT Responsabile di Settore Responsabile Sistema Sicurezza Responsabile Sistema Sicurezza DIRMT Sistema di Gestione per la Qualità Procedura Operativa Standard Standard di prodotto Sottoprocesso Sede di Raccolta Sede di Raccolta ospedaliera Sede di raccolta extraospedaliera Sistema Regionale di Coordinamento Standard di Servizio Servizio Sanitario Nazionale Tecnico di Laboratorio biomedico Terapia anticoagulante orale Unità di Raccolta Unità Operativa Unità Operative 1. INTRODUZIONE Il Manuale descrive le caratteristiche del Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale (DIRMT) della Regione Marche e del servizio/prodotto fornito, che deve rispondere ai requisiti essenziali di sicurezza stabiliti dalle Normative vigenti in materia trasfusionale e a Linee guida di buona pratica per le attività di produzione e coagulazione, in accordo con le più moderne conoscenze tecnico - scientifiche in materia. 1.1 PRESENTAZIONE DELL ORGANIZZAZIONE DEL DIPARTIMENTO Il DIRMT è un dipartimento interaziendale funzionale, esso rappresenta lo strumento organizzativo e gestionale sotto il profilo tecnico, scientifico, logistico e amministrativo di tutte le attività trasfusionali della Regione Marche. Il DIRMT è collocato amministrativamente all interno dell Azienda O-U Ospedali Riuniti, di cui utilizza alcune strutture organizzative. La Direzione del DIRMT ha sede presso l UO di Medicina Trasfusionale di Ancona collocata all interno dell AOU, Via Conca 71 Torrette, il numero telefonico è , il fax è L UO è collocata al piano 0 parte nel corpo C e parte nel corpo S. Il Direttore medico dell UO stessa con posizione anche di Direttore del DIRMT è il Dott. Mario Piani. Il DIRMT è costituito da UUOO complesse, da Aree di Coordinamento Sovrazonale e dal Sistema Regionale di Coordinamento (SRC). 2

5 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 3 di 9 Il DIRMT si interfaccia con le Aziende sanitarie, con le case di cura private, con l INRCA del SSR e con l ISS, il Ministero della salute del SSN, il CNS e il CNT, nonché con l Industria di plasmaproduzione. 3

6 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 4 di 9 Il personale del DIRMT è rappresentato da: Dirigenti medici Dirigenti non medici Dirigente Professioni Sanitarie Coordinatori di Area Coordinatori di UO Infermieri Tecnici di laboratorio Biomedico Personale Amministrativo Personale del ruolo tecnico. Per lo svolgimento delle attività proprie del DIRMT, alcune UUOO si possono avvalere di personale medico o infermieristico di Area. Gli organi decisionali del DIRMT sono: il Direttore; il Comitato di Dipartimento; le Aree di Coordinamento Sovrazonale. Il DIRMT si dota per il supporto alle attività di governo e per quelle routinarie di una unità di staff della quale fa parte il Dirigente delle Professioni Sanitarie Area Tecnica, del Collegio Tecnico Dipartimentale, di Commissioni Permanenti per obiettivi, di Gruppi di Miglioramento specifici. Struttura integrante del Dipartimento, in staff alla Direzione, è il Sistema Regionale di Coordinamento. La mission del DIRMT, le modalità di funzionamento, i compiti dei diversi organismi sono descritti nella DGR /11/10 rimessa in allegato. Le Commissioni identificate per guidare i più importanti processi organizzativi sono 5. Ogni commissione è affidata a un Dirigente che ne assume il ruolo di Coordinatore e di referente presso il Comitato di Dipartimento. Ciascun coordinatore si avvale, a sua volta, delle specifiche competenze del personale delle diverse UUOO. COMMISSIONI PERMANENTI Qualità: Accreditamento e certificazione Formazione Approvvigionamento Controllo di gestione Comunicazione In allegato si riporta l Organigramma Nominativo del DIRMT, mentre gli Organigrammi nominativi delle singole UUOO sono disponibili presso le sedi proprie. Sono parte integrante dell Organizzazione del DIRMT le Sedi di Raccolta, intese come articolazioni organizzative dei Servizi trasfusionali, a loro volta collocate all interno di strutture ospedaliere o in strutture diverse riconvertite o non, nelle quali opera personale proprio, e le Unità di Raccolta, gestite dalle Associazioni/Federazioni dei donatori di sangue sotto la responsabilità tecnica del servizio trasfusionale di riferimento. Per la descrizione e il funzionamento delle stesse si rimanda allo Standard di Servizio/Prodotto. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE Il campo di applicazione del sistema è: Erogazione dei servizi di: 4

7 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 5 di 9 - raccolta, lavorazione, conservazione, assegnazione e distribuzione di emocomponenti e prodotti del sangue; - medicina trasfusionale, sia diagnostica che terapeutica; - coordinamento sul territorio delle attività trasfusionali; - attività di Centro Regionale di riferimento per i difetti ereditari della coagulazione e l assistenza ai pazienti affetti da malattie rare; - sorveglianza dei pazienti in terapia anticoagulante orale; - diagnostica coagulativa di primo e secondo livello; - tipizzazione HLA dei candidati donatori di midollo osseo ; - gestione SCO. 5

8 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 6 di 9 - PROCESSI Le attività del DIRMT sono organizzate in processi come da figura seguente: In figura sono rappresentati i processi e le relative interazioni tra di essi (evidenziando le principali informazioni/dati scambiati). I processi sono stati classificati in: primari: processi fondamentali definiti anche processi chiave; trasversali: processi di supporto ai processi primari. PROCESSI PRIMARI: PRO1 Gestione Attività di servizio: La gestione dell attività di servizio si articola sulle seguenti aree di attività: - Area dell accettazione; - Area della diagnostica immunoematologica (IED); - Area della tipizzazione HLA; - Area della citofluorimetria; - Area della diagnostica coagulativa; - Assegnazione/Consegna/Distribuzione del sangue, emocomponenti ed emoderivati; - Gestione Urgenze/emergenze trasfusionali. - Ambulatorio di Medicina trasfusionale/infusionale; 6

9 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 7 di 9 - Ambulatorio dei pazienti con difetti ereditari della coagulazione; - Ambulatorio dei pazienti in TAO; - Attività di validazione centralizzata degli emocomponenti; - Attività di screening mediante amplificazione degli acidi nucleici (NAT) centralizzata. PRO2 Gestione attività di produzione: - Raccolta della donazione; - Lavorazione di emocomponenti; - Validazione, conservazione, movimentazione di emocomponenti; - Invio del plasma all industria convenzionata per la produzione di plasmaderivati; - Acquisizione e/o distribuzione di emocomponenti ad altri Servizi Trasfusionali. PRO3 Coordinamento regionale: - Coordinamento delle attività trasfusionali del territorio di competenza; - Coordinamento e compensazione delle scorte di emocomponenti a livello regionale ed extra regionale; - Osservatorio epidemiologico; - Compensazione plasmaderivati a livello regionale; - Gestione amministrativa delle attività del SRC. PROCESSI TRASVERSALI PRO4 Gestione delle risorse - Gestione delle risorse umane: Competence professionale; Inserimento di nuova risorsa; Erogazione e gestione della formazione; Responsabilità e attività. - Gestione delle infrastrutture: Edilizie ed impiantistiche; Ambienti di lavoro (PRO4). - Gestione delle risorse tecnologiche: Attrezzature e strumentazioni (PRO6); Sistemi informatici. - Risorse economico-finanziarie (PRO7). PRO5 Approvvigionamento - Approvvigionamento di reagenti, strumentazioni, presidi medico chirurgici, farmaci; - Gestione dei magazzini delle UUOO. PRO6 Gestione della strumentazione - Inventario degli strumenti in uso; - Schede tecniche; - Tabelle per la registrazione della manutenzione ordinaria, programmata, straordinaria; - Verbali per il controllo della taratura degli strumenti di misura. PRO7 Direzionale (vedi Manuale della Qualità) - Analisi dei dati (Cap.4); - Politica/Obiettivi (Cap.1); - Gestione risorse finanziarie (Cap2); - Audit e NC (cap.4); - Indicatori (Cap.0,1 e 4). 7

10 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 8 di 9 Per ogni processo, sopra descritto, fatta eccezione per il Processo Direzionale, è stata elaborata una Procedura Generale (PG) che descrive le attività e le responsabilità principali in cui si articola ogni singolo processo. Ove necessario tali PG fanno riferimento a Procedure Operative Standard (SOP), Istruzioni operative (IO), Istruzioni di Lavoro (IL) e Istruzioni Macchina (IM), che descrivono con maggiore dettaglio le singole attività evidenziate all interno di ogni processo. Tutta la documentazione di supporto ai processi è gestita in conformità alla gestione documentale del sistema di gestione (cap. 1) 2. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE Il presente Manuale del DIRMT. è il principale documento del Sistema di Gestione per la Qualità dello stesso. Descrive i criteri generali e le linee guida del Sistema di Gestione per la Qualità, illustra le responsabilità nell ambito dell organizzazione, testimonia e comunica la Politica della Qualità adottata, definisce e struttura le responsabilità di tutti i processi che hanno influenza sulla qualità del servizio erogato. Il presente MQ si applica a tutte le attività svolte all interno delle singole UU. OO. 3.FRUIZIONE DEL MANUALE DELLA QUALITÀ Tale Manuale della Qualità è formato da 5 capitoli, dei quali questo è il capitolo 0 ed ha lo scopo di presentare il DIRMT, con la sua articolazione in UU. OO., e di rendere più agevole la consultazione dei capitoli successivi. I capitoli da 1 a 4 corrispondono ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008 presa a riferimento per il Sistema di Gestione per la Qualità scelto. La struttura della documentazione del Sistema Qualità, la gestione della documentazione (elaborazione, approvazione, distribuzione, revisione e conservazione) e delle Registrazioni della Qualità vengono definite nel Capitolo 1. 4.ESCLUSIONI PARAGRAFI DELLA NORMA Paragrafo 7.3 Progettazione e sviluppo. Il presente paragrafo viene escluso dal campo di applicazione del SGQ in quanto il servizio erogato consiste nella pianificazione e realizzazione di attività la cui progettazione è di responsabilità di altre Strutture: Giunta Regionale Marche Manuale di Accreditamento (L.R. 20 del 2000); Giunta Regionale Marche Manuale di Autorizzazione (L.R. 20 del 2000); Direzione generale Atto aziendale ed allegati (Det. 127/DG del 10/03/05); Direzione generale Piano strategico pluriennale. 5. ATTIVITA AFFIDATE ALL ESTERNO Manutenzione infrastrutture: Direzione medica ospedaliera; Lavorazioni e trasporto del plasma per la produzione di plasmaderivati: Ditta convenzionata con la Regione Marche; Distribuzione sul territorio di emocomponenti e plasmaderivati: autoparco con autisti e macchine dedicate; Esami di chimica clinica e microbiologia dei donatori: Laboratorio analisi; Gestione chiamata dei donatori: Associazioni di volontariato; 8

11 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 0 - GENERALITÀ Ed.II Rev. 2 del 21/10/11 Pagina 9 di 9 Controlli di sterilità sugli emocomponenti, verifica del microclima, controlli microbiologici ambientali, sulle superfici e sugli strumenti critici: Direzione medica ospedaliera/servizio di Igiene Ospedaliera; Manutenzione programmata delle attrezzature: Fisica o Ingegneria clinica. Sistema di registrazione centralizzato e Controllo periodico della taratura delle temperature di frigoemoteche, congelatori e frigoriferi per reagenti: Ditta specializzata e qualificata a livello Regionale. 9

12 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di 7 INDICE 0. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SGQ POLITICA E SCHEDA DI BUDGET MANUALE DELLA QUALITÀ PROCEDURE GENERALI, PROCEDURE OPERATIVE STANDARD E ISTRUZIONI DOCUMENTI VARI REGISTRAZIONI STESURA, VERIFICA, APPROVAZIONE, EMISSIONE DI UN DOCUMENTO MESSA A DISPOSIZIONE MODIFICHE DI UN DOCUMENTO ARCHIVIAZIONE GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI GESTIONE DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA GESTIONE DATI INFORMATICI RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE RESPONSABILITÀ ED AUTORITÀ Rappresentante della Direzione Il Responsabile Qualità: COMUNICAZIONI INTERNE ESIGENZE DEL CLIENTE/UTENTE POLITICA DELLA QUALITÀ OBIETTIVI E PIANIFICAZIONE DELLA QUALITÀ RIESAME DELLA DIREZIONE... 7 Stato del documento Ed. Rev. Data Motivo Pagina II 0 09/10/09 Passaggio a UNI EN ISO 9001:2008 Tutte II 1 09/09/11 Adeguamento alla Normativa cogente e ai criteri EUBIS Tutte 1

13 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di 7 0..SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il Capitolo 1 del MQ ha lo scopo di: presentare il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) scelto, descrivendone la gestione documentale; descrivere la Politica della Qualità, come definita dal DIR, gli obiettivi, la pianificazione e tutta l organizzazione messa in atto dalla Direzione per garantire l attuazione e l efficacia del Sistema; descrivere la modalità e le responsabilità con cui viene gestito il Riesame della Direzione; descrivere le attività implementate a soddisfare le esigenze dei clienti/utenti; descrivere le attività finalizzate a garantire che gli obiettivi siano commisurati alla disponibilità delle risorse. 1. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Il DIRMT ha deciso di adottare un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) sviluppato in conformità alla norma UNI EN ISO 9001:2008. Il SGQ è basato su un approccio per processi ed è adeguatamente documentato. Per la corretta applicazione del SGQ e per il suo miglioramento continuo, si adotta il metodo PLAN DO CHECK - ACT (pianificare eseguire verificare - agire), il quale riesce a fornire ottimi risultati quando pienamente assorbito dalla cultura aziendale ed utilizzato in maniera pratica e formalizzata nello svolgimento delle attività interne e nella erogazione dei servizi. La pianificazione accurata di tutte le attività permette di prevenire errori e disservizi. La continua verifica e misurazione dei risultati serve a perfezionare le metodiche del SGQ e a stimolare l evoluzione della mentalità del personale coinvolto, il quale apporta il proprio determinante contributo all eccellenza delle attività svolte ed alla soddisfazione del cliente/utente. L aggiornamento, e quindi l adeguatezza del SGQ alle sempre nuove esigenze del cliente/utente, è garantito dai riesami periodici del SGQ, nonché dai continui miglioramenti e dalle azioni correttive rivolte a tutte le attività del DIRMT. Il servizio erogato dipende dall impegno di tutte le persone che svolgono attività influenti sul livello di qualità dello stesso, nell ambito della Politica della Qualità definita dal DIR, e secondo le prescrizioni, la struttura e le risorse del SGQ del DIRMT. 2. GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SGQ Il SGQ è documentato in maniera da dare evidenza della sua attuazione e consentire di monitorarlo, misurarlo e poterne migliorare continuamente l efficacia. Nota: Tutte le attività e responsabilità per una corretta gestione della documentazione sono riportate nella procedura generale PG01. La documentazione sviluppata include: 2

14 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di 7 dichiarazione documentata sulla Politica per la Qualità del DIRMT; scheda di budget (obiettivi, programmazione dipartimentale); Manuale della Qualità (MQ); Procedure Generali (PG); Procedure Operative Standard (SOP); Istruzioni Operative (IO); Istruzioni di Lavoro (IL); Istruzioni Macchina (IM); Allegati (ALL) e Registrazioni; Moduli (MO); Documenti Vari. 2.1 POLITICA E SCHEDA DI BUDGET Sono documenti che contengono le linee strategiche, di pianificazione e programmazione del DIRMT, gli obiettivi del DIRMT, delle Aree Sovrazonali e di tutte le UU. OO. ad esso collegate. 2.2 MANUALE DELLA QUALITÀ Il MQ è il documento di riferimento che descrive il SGQ del DIRMT. Scopo di tale manuale è quello di: 1. presentare l organizzazione; 2. descrivere il SGQ definendone il campo di applicazione, nonché i dettagli sulle relative esclusioni; 3. descrivere i processi costituenti l organizzazione definendone le interazioni; 4. richiamare e/o includere tutte le procedure documentate predisposte per il SGQ. 2.3 PROCEDURE GENERALI, PROCEDURE OPERATIVE STANDARD E ISTRUZIONI Le Procedure generali, le Procedure operative standard e le Istruzioni sono documenti prescrittivi, che definiscono a livello operativo come condurre in maniera pianificata e sistematica le attività in conformità alle prescrizioni della Norma di riferimento, alla Politica della Qualità e al MQ; le istruzioni riportano una descrizione dettagliata delle modalità operative, delle responsabilità e degli strumenti per svolgere le attività e per conseguire gli obiettivi di qualità. 2.4 DOCUMENTI VARI Sono documenti sintetici e di facile interpretazione definiti per garantire il supporto all attività da svolgere, necessari quindi per assicurare un efficace pianificazione, funzionamento, monitoraggio, misurazione e controllo di tutti i processi. 2.5 REGISTRAZIONI Le registrazioni forniscono l evidenza dello svolgimento delle attività previste e della qualità conseguita. 2.6 STESURA, VERIFICA, APPROVAZIONE, EMISSIONE DI UN DOCUMENTO Attività Stesura Responsabilità RAQD o RAQ della UO + personale interessato 3

15 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di 7 Verifica Approvazione Emissione RAQD o RAQ della UO DIR DIRMT o DIR della UO RAQD o RAQ della UO 2.7 MESSA A DISPOSIZIONE La messa a disposizione della documentazione emessa può avvenire nei seguenti modi: Distribuzione cartacea tramite liste di distribuzione e/o via fax con rapporto di invio Distribuzione tramite posta elettronica con la ricevuta di avvenuta lettura Pubblicazione sul sito internet del DIRMT: MODIFICHE DI UN DOCUMENTO Le modifiche di un documento devono seguire lo stesso iter previsto per l emissione iniziale. La modifica di un documento comporta la sua revisione attraverso le seguenti attività: 1. aggiornamento del numero e della data di revisione del documento 2. identificazione della motivazione della revisione e delle modifiche apportate 3. nuovo iter di approvazione del documento revisionato 4. ritiro del vecchio documento e sostituzione con il nuovo presso tutti i settori di utilizzo 5. distruzione delle copie del documento obsoleto 6. aggiornamento degli elenchi di distribuzione e degli indici dei documenti in uso. 2.9 ARCHIVIAZIONE Gli originali dei documenti interni vengono archiviati fino alla loro revisione GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI L organizzazione al fine di dimostrare la qualità conseguita nel SGQ si è dotata di un sistema di controllo delle registrazioni che prevede precisi criteri per l identificazione, la raccolta, l archiviazione, la reperibilità, la responsabilità delle stesse. Le registrazioni principali sono riportate nella tabella Tabella delle registrazioni (ALL02PG01) GESTIONE DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA Tutti i documenti emessi da entità esterne al DIRMT, ma ad esso funzionali sono gestiti nell Elenco dei documenti di origine esterna gestito in conformità alla procedura PG01. Per la raccolta di Leggi, Regolamenti e Decreti relativi all attività e all organizzazione DIRMT si fa riferimento a: Ufficio legale delle Aziende/ZT Direzione Sanitaria delle Aziende/ZT Ministero della Salute CNS. Le responsabilità di curare l aggiornamento di tali Leggi, Regolamenti e Decreti, regolandone il flusso delle informazioni, sono del RAQD e dei RAQ delle UU. OO.. 4

16 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di GESTIONE DATI INFORMATICI Il sistema gestionale informatico di tutto il DIRMT viene gestito secondo le modalità definite nel Sistema gestionale scelto. I dati contenuti nel sistema gestionale informatico vengono salvati sotto la responsabilità e presso la sede delle singole UU. OO. e/o CED Aziendali per una durata indeterminata su copia di back-up automatica. L accesso a tali dati è consentito, tramite password identificativa, a tutto il personale, ciascuno per il proprio livello di competenza. L elaborazione dei dati avviene con modalità e responsabilità descritte nel capitolo 4 Misurazioni, Analisi e Miglioramento. 3. RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE 3.1 RESPONSABILITÀ ED AUTORITÀ Le responsabilità ed autorità derivano da quanto previsto dalla D.G.R. n. 873 del 30/06/2008, dal CCNL e da altre leggi, circolari ministeriali ecc. applicabili al DIRMT, integrato da quanto richiesto dalla norma UNI EN ISO 9001:2008. Le responsabilità e le autorità sono descritte all interno di un apposito documento definito Tabella delle competenze, gestito in conformità alla PG01 come un normale documento Rappresentante della Direzione Il Rappresentante della Direzione per il Sistema di Gestione per la Qualità ha la responsabilità e dispone dell autorità e delle necessarie risorse per: assicurare che i processi necessari per il Sistema di Gestione per la Qualità siano predisposti, attuati e tenuti aggiornati; riferire all Alta Direzione sulle prestazioni del Sistema di Gestione per la Qualità e su ogni esigenza di miglioramento; le attività implementate a soddisfare le esigenze dei clienti/utenti Il rappresentante della Direzione è nominato dal DIR in apposita comunicazione interna al DIRMT Il Responsabile Qualità: É il principale responsabile del Sistema di controllo delle Registrazioni della Qualità ed in particolare: sviluppa, identifica, raccoglie, cataloga ed archivia le Registrazioni della Qualità di sua diretta competenza; supervisiona i vari responsabili aziendali che gestiscono direttamente le Registrazioni della Qualità; gestisce l archivio Qualità curando la reperibilità dei documenti e la loro conservazione per il periodo definito. 3.2 COMUNICAZIONI INTERNE Le comunicazioni nel DIRMT vengono gestite attraverso circolari interne. Almeno una volta all anno viene convocata la conferenza di tutto il personale per discutere i risultati dell attività svolta in relazione anche agli obiettivi prefissati nel budget. In occasione del Riesame della Direzione il sistema di comunicazione interno viene valutato per l efficacia. 5

17 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di ESIGENZE DEL CLIENTE/UTENTE Il SGQ è progettato in maniera tale da identificare le esigenze dei clienti/utenti e di tutte le parti interessate, per poi tradurle in requisiti che il DIRMT deve rispettare. Per determinare le esigenze dei clienti/utenti si utilizzano: questionari sulla customer satisfaction; interviste; eventuali comunicazioni di ritorno da parte degli U. R. P.; incontri periodici con i clinici (Comitati Ospedalieri per il Buon Uso del Sangue). Le modalità di rilevamento dati e di gestione delle informazioni sulla customer satisfaction sono descritte nel capitolo 4 Misurazioni, Analisi e Miglioramento. I requisiti derivanti dall analisi dei dati sulla customer satisfaction vengono inseriti fra i dati di ingresso del Riesame della direzione e/o fra gli obiettivi della qualità. 3.4 POLITICA DELLA QUALITÀ La politica della Qualità del DIRMT si propone di: garantire il soddisfacimento delle necessità trasfusionali del territorio di competenza, attraverso il coordinamento delle attività trasfusionali del territorio regionale; contribuire all autosufficienza di emocomponenti, garantendo la sicurezza del donatore e del ricevente, la sicurezza e l efficacia degli emocomponenti forniti; fornire prestazioni in modo da soddisfare costantemente le esigenze e le aspettative dei clienti/utenti, e più in generale di tutte le parti interessate, perseguendone la soddisfazione in maniera continuativa; garantire una assistenza appropriata ai pazienti affetti da coagulopatie ereditarie - trombofilie; garantire la sorveglianza dei pazienti in terapia anticoagulante orale; garantire la diagnostica coagulativa di I e II livello, la tipizzazione linfocitaria in citofluorimetria; garantire la tipizzazione HLA; garantire la raccolta e la gestione fino alla Banca di riferimento delle unità SCO; rispettare le direttive regionali e nazionali; perseguire il miglioramento continuo. La realizzazione di tale politica è condivisa da tutto il personale, che viene coinvolto nella creazione di un ambiente di lavoro improntato al miglioramento continuo. La Politica della Qualità in generale prevede il mantenimento della conformità alla UNI EN ISO 9001 per mantenere e raggiungere un livello qualitativo delle UU. OO. che soddisfi le esigenze di tutti i portatori di interesse. Tale politica si esplica nei seguenti obiettivi strategici: A. Autosufficienza B. Sicurezza C. Equità (economico, accesso ai servizi) D. Appropriatezza E. Economicità del servizio reso. 6

18 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di 7 La Politica della Qualità viene riesaminata con cadenza almeno annuale durante il Riesame della Direzione, per verificare la sua attualità ed eventualmente per modificarla in accordo con i dati provenienti da indagini di customer satisfaction, da indagini sulla soddisfazione dei dipendenti e con eventuali nuove Leggi/Regolamenti/Direttive. La Politica della Qualità viene comunicata a tutti i livelli della organizzazione a cura del DIR tramite le riunioni istituzionali del DIRMT. 3.5 OBIETTIVI E PIANIFICAZIONE DELLA QUALITÀ Nel contesto degli obiettivi strategici vengono di volta in volta, durante i Riesami della Direzione, definiti obiettivi misurabili e confrontabili di medio/breve termine. Gli obiettivi vengono stabiliti tenendo conto: 1. della Politica della Qualità; 2. del budget disponibile; 3. di una stima dei miglioramenti conseguibili; 4. delle politiche regionali; 5. di piani di sviluppo e programmi produttivi a breve termine. Gli impegni intrapresi durante il Riesame della Direzione, allo scopo di raggiungere gli obiettivi, sono riportati in relazioni emesse dalla direzione stessa Oltre agli obiettivi, viene definito il programma di massima, ovvero i responsabili del conseguimento degli obiettivi, la tempistica e le risorse. Nel caso di una modifica ad uno degli obiettivi o nel caso vi sia una variazione negli obiettivi di massima, il DIR del DIRMT ha il compito di informare il responsabile ed il RAQD della modifica avvenuta. 3.6 RIESAME DELLA DIREZIONE Il Riesame periodico del Sistema di Gestione è visto dalla DIR del DIRMT come attività indispensabile per valutare, correggere e migliorare il proprio Sistema di Gestione. La Direzione, con il supporto del RAQD, provvede al Riesame del Sistema. Il Riesame della Direzione è effettuato con cadenza almeno annuale, sulla base delle seguenti relazioni: relazione del RAQD relazioni dei RAQ UU. OO.. Nella riunione vengono individuate e discusse le carenze del SGQ e sono definite e verbalizzate le azioni correttive da intraprendere. I risultati dei riesami costituiscono la base per eventuali azioni di miglioramento, al fine di aumentare efficacia ed efficienza di attività e processi, e di raggiungere obiettivi qualitativi prestabiliti. I riesami vengono effettuati al fine di: 1. valutare la validità nel tempo della politica per la qualità adottata 2. valutare la coerenza del SGQ con la politica della qualità 3. valutare l efficacia del SGQ nel perseguimento degli obiettivi prefissati, ossia il grado di raggiungimento degli obiettivi del DIRMT. 4. correggere le incongruenze rilevate tra il SGQ e la Politica per la Qualità 5. migliorare quelle parti del SGQ che risultino carenti. Le valutazioni di cui sopra vengono effettuate in una riunione di Riesame a cui partecipano le figure di cui sopra. In tale riunione il RAQD illustra i dati e le informazioni raccolte e procede quindi alla loro analisi e discussione. Il riesame avviene attraverso l analisi: 1. del Piano obiettivi precedente 7

19 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Ed.II Rev. 1 del 09/09/11 Pagina 1 di 7 2. del Verbale di Riesame della Direzione precedente 3. dei Documenti di registrazione del SGQ 4. delle Risultanze delle verifiche ispettive interne 5. dei Moduli di rilevazione delle Non Conformità (NC) e dei relativi andamenti 6. dei Moduli di gestione delle azioni correttive e/o preventive intraprese 7. degli Esiti di verifiche esterne 8. della Performance delle UU. OO. (ovvero del DIRMT) attraverso l analisi degli indicatori previsti 9. dei Risultati delle indagini di customer satisfaction 10. degli Strumenti di valutazione adottati. Durante il riesame vengono definiti: 1. eventuali azioni correttive e/o preventive 2. piano delle verifiche ispettive interne 3. piano di formazione 4. piano degli obiettivi. Registrazioni delle attività di riesame vengono tenute sotto forma di verbali delle riunioni della Direzione e conservate a cura del RAQD. Gli atti del riesame vengono diffusi a tutte le UU. OO. tramite il sistema di comunicazione interno (vedi 3.6) 8

20 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 2 GESTIONE DELLE RISORSE Ed.II Rev. 2 del 09/09/11 Pagina 1 di 5 INDICE 0. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE GESTIONE DELLE RISORSE RISORSE UMANE Gestione qualifiche/competenze Gestione nuove risorse Gestione Sistema Premiante Gestione formazione INFRASTRUTTURE ED APPARECCHIATURE VALIDAZIONE SOFTWARE AMBIENTE DI LAVORO RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE... 5 Stato del documento Ed. Rev. Data Motivo Pagina II 0 09/10/09 Passaggio a UNI EN ISO 9001:2008 Tutte II 1 26/04/10 Inserimento Validazione software 4 II 2 09/09/11 Adeguamento alla nuova Normativa e ai criteri EUBIS Tutte 0. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo del seguente capitolo è quello di definire le modalità di gestione delle risorse del DIRMT al fine di garantire lo sviluppo e l implementazione del SGQ con tutti i suoi processi perseguendo sempre la soddisfazione delle parti interessate. Le prescrizioni del seguente capitolo si applicano al DIRMT in accordo con la Norma ISO 9001: GESTIONE DELLE RISORSE La DIR individua e mette a disposizione risorse necessarie ed adeguate allo svolgimento dei processi, consentendo di attuare e tenere aggiornato il SGQ, perseguirne il miglioramento continuo della sua efficacia, accrescere la soddisfazione delle parti interessate, ottemperando ai requisiti delle stesse. In ogni processo vengono definite le competenze necessarie per gestire lo stesso in maniera efficace ed efficiente. 1.1 RISORSE UMANE Per gestire questo punto è stato identificato un apposito processo il Pro 4 Gestione delle risorse. 1

21 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 2 GESTIONE DELLE RISORSE Ed.II Rev. 2 del 09/09/11 Pagina 1 di Gestione qualifiche/competenze Nell assegnare compiti e responsabilità la DIREZIONE assicura che le varie posizioni necessarie per l attuazione del SGQ siano ricoperte da personale con livello di istruzione, addestramento, capacità ed esperienza adeguate. Particolare attenzione viene posta nelle competenze del personale che svolge attività rilevanti per la Qualità e/o di controllo (verifiche ispettive, controllo qualità, etc.). Per le suddette attività sono stati definiti dei livelli di competenza che il personale deve avere. Il DIRMT ha definito, per ogni funzione aziendale (si veda Cap.1), le competenze sulla base di: Normative/Leggi vigenti adeguato grado d istruzione addestramento esperienza abilità. Nella Tabella delle competenze è stata formalizzata la correlazione di quest ultime con le risorse umane presenti, consentendo una gestione appropriata delle sostituzioni, in caso di assenza. Dall analisi delle competenze necessarie con quelle a disposizione emerge l eventuale necessità di coprire le competenze, intese come abilità, mancanti. L analisi delle competenze viene eseguita periodicamente in occasione del Riesame della Direzione aggiornando, ove necessario, la matrice apposita (per maggiori dettagli si veda la documentazione di supporto al processo Pro 4) Gestione nuove risorse Le nuove risorse, prima di entrare in servizio, vengono inserite nella matrice delle competenze che consente di verificare il gap rispetto alla funzione attribuita. In presenza di gap vengono implementati appositi piani di addestramento Gestione Sistema Premiante Tutto il personale è portato a conoscenza del sistema premiante del DIRMT e dei relativi criteri ed indicatori di valutazione. Tali criteri, le modalità di partecipazione, di esclusione e di assegnazione delle risorse a disposizione sono contenute in un Regolamento, oggetto di trattativa con le OO. SS. a livello regionale, secondo le modalità previste nella DGR n. 1 del 7 gennaio Il raggiungimento o la percentuale di raggiungimento degli obiettivi di tutti i Progetti del DIRMT è certificata/assegnata, a cadenza annuale, dal Nucleo di Valutazione dell AOU Ospedali Riuniti di Ancona, azienda presso cui è allocato amministrativamente il DIRMT. Sulla base di tali certificazioni/valutazioni, applicando i criteri del Regolamento, la Direzione dispone l erogazione delle quote individuali Gestione formazione Per formazione si intendono tutte le attività tese allo sviluppo e all arricchimento del singolo sia sul versante tecnico specialistico, che su quello gestionale e culturale. Le modalità organizzative legate alla formazione del personale Dirigente, del personale del comparto e del personale amministrativo sono disciplinate, in sintonia con quanto disposto dalla specifica Normativa riguardante l aggiornamento, attraverso la partecipazione a convegni, 2

22 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 2 GESTIONE DELLE RISORSE Ed.II Rev. 2 del 09/09/11 Pagina 1 di 5 congressi e corsi, attraverso la realizzazione di iniziative interne e la frequenza presso centri specializzati. Nell ottica della formazione continua (ECM) è prevista la partecipazione del personale a corsi di formazione secondo una pianificazione elaborata oltre che dal DIRMT anche dalle Aziende di appartenenza. Il DIRMT dispone di una quota nel budget da utilizzare per la realizzazione di eventi formativi specifici ad integrazione delle attività realizzate dalle Aziende Sanitarie Regionali. A tale scopo viene redatto, dall apposita Commissione, diretta dal RdFD, un Piano Annuale di Formazione Preventivo, che tiene conto delle esigenze di formazione presentate dai RdF delle UUOO e scaturite da: necessità di coprire competenze mancanti esigenza di aumento della flessibilità miglioramento di carriera/professionalità della singola risorsa addestramento all utilizzo di nuovi macchinari, apparecchiature, computer, ecc.; addestramento per svolgere nuovi compiti in situazione di cambiamenti organizzativi addestramento all uso di nuove procedure richieste e proposte dei singoli. Questo Piano Preventivo, con i relativi costi, dopo approvazione del RdFD e del DIR del Dipartimento, viene diffuso a tutto il personale mediante pubblicazione nel portale del DIRMT, dove verrà periodicamente aggiornato, evidenziando gli eventi svolti, gli eventi programmati e quelli ancora da programmare. I metodi per attestare le attività formative svolte da ogni singolo professionista, possono essere: attestati di partecipazione a corsi (interni e/o esterni) e congressi piani di affiancamento e di tutoraggio verbali di riunioni. Il RdF di UO raccoglie ed archivia tutta la documentazione comprovante le attività formative svolte, la quale deve sempre riportare: nome del partecipante; competenza o qualifica conseguita e data; tempo dedicato all argomento ed elenco degli incontri effettuati; nome del responsabile dell addestramento (TUTOR), firma di fine corso e data di fine corso; verifica di efficacia. Tutto questo allo scopo di avere informazioni relative al grado d istruzione, addestramento, abilità ed esperienza che ciascun operatore ha assunto all interno dell organizzazione. Al termine di ogni intervento di formazione viene verificata da RdFD, in collaborazione con il Dirigente delle Professioni sanitarie e i RdF delle UUOO, l efficacia delle attività formative svolte tramite l analisi della documentazione di supporto all evento formativo e l eventuale valutazione del periodo di prova. Formazione specifica viene impartita allo scopo di rendere consapevole il personale della rilevanza e dell importanza delle proprie attività e di come queste contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi per la qualità. Tale consapevolezza viene analizzata e riesaminata in occasione del Riesame del sistema di gestione da parte della Direzione. 3

23 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 2 GESTIONE DELLE RISORSE Ed.II Rev. 2 del 09/09/11 Pagina 1 di INFRASTRUTTURE ED APPARECCHIATURE Per la gestione delle infrastrutture è stato definita all interno del Pro4 una SOP che descrive le modalità da seguire per la cura e la gestione degli ambienti di lavoro, mentre il processo Pro 6 Manutenzione e controllo delle apparecchiature descrive la gestione degli strumenti in uso. Tutte le infrastrutture ed attrezzature vengono scelte in base all attività che devono svolgere, verificandone prima dell uso la conformità alla Normativa vigente in materia di sicurezza sul lavoro. Tutte le infrastrutture/attrezzature in uso (escluso il sistema informatico) sono inventariate e sottoposte ad una manutenzione ordinaria e programmata. La manutenzione ordinaria è affidata al personale tecnico/infermieristico delle singole UU. OO., mentre quella programmata è affidata a personale esterno al DIRMT individuato dalle Aziende/Zone di cui le singole UU. OO. fanno parte. Tutti gli interventi e le periodicità sono definiti all interno delle Istruzioni macchina. Le sedi/unità di raccolta presso le quali si eseguono le donazioni devono soddisfare i requisiti minimi secondo quanto disposto dal Decreto 17 maggio 2011 Accordo Stato- Regioni sui requisiti minimi organizzativi, strutturali e tecnologici delle attività sanitarie dei servizi trasfusionali e delle unità di raccolta e sul modello per le visite di verifica, recepiti dalla Regione Marche. 1.3 VALIDAZIONE SOFTWARE Il software che sovrintende ai processi di produzione e di erogazione dei servizi viene sottoposto a convalida. La validazione serve a dimostrare la capacità del software di conseguire i risultati pianificati. Tale attività viene svolta prima dell utilizzo di un nuovo software, di nuova release o di modifiche sostanziali su software in uso da MSI. La validazione consiste nel verificare: la struttura del software; la presenza dei pacchetti/moduli necessari allo scopo specifico La corretta configurazione di partenza conforme ai requisiti gestionali aziendali Il corretto funzionamento dello stesso in accordo alla configurazione sopra definita I test di controllo e verifica predisposti dal software L effettuazione della verifica funzionale del software viene formalizzato sulla base di una apposita check-list predisposta in accordo alle specifiche della release rilasciata ed in uso (tale check-list compilata costituisce il report di convalida). Per garantire la corretta gestione e monitoraggio delle valutazioni del software, l attività di validazione viene inserita nel Piano generale di convalida, tenuto aggiornato dal RAQ. In tale piano viene riportato il procedimento/processo da convalidare, le responsabilità, la periodicità e le scadenze. A scadenze fissate dallo stesso Piano generale di convalida si eseguono delle rivalidazioni dei software in uso. 1.4 AMBIENTE DI LAVORO Nelle singole UU. OO. sono state individuate tutte le aree nelle quali le condizioni ambientali sono importanti: per il raggiungimento delle condizioni ideali delle parti interessate (microclima per i donatori, pazienti ed operatori). per la garanzia di funzionamento di tutte le apparecchiature. per il perseguimento della sicurezza e della salute sul lavoro. 4

24 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 2 GESTIONE DELLE RISORSE Ed.II Rev. 2 del 09/09/11 Pagina 1 di 5 I layout aziendali sono studiati e sviluppati tenendo in gran conto i fattori umani e fisici che permettano di raggiungere l equilibrio ideale tra esigenze degli attori e le esigenze del servizio/prodotto. 1.5 RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE Il finanziamento del DIRMT è assicurato da risorse assegnate in parte direttamente al Direttore del DIRMT in parte alle Aziende Sanitarie Regionali presso cui sono allocati i Servizi Trasfusionali, attraverso un processo di budgeting annuale, tra la regione e le Aziende sanitarie, con l assunzione di una delibera di Giunta. Le risorse assegnate al DIRMT debbono servire a sostenere i costi per gli acquisti dei prodotti oggetto della gara centralizzata che non possono essere acquistati autonomamente dalle Aziende/Aree vaste del SSR. Restano invece a carico delle Aziende/Aree vaste del SSR l acquisto di materiali non attinenti alla gara stessa e le competenze dei rimborsi associativi e della raccolta associativa. Sono a carico del DIRMT i costi relativi alla convenzione con l industria per la lavorazione del plasma e la fornitura dei farmaci plasmaderivati. Il SRC è responsabile della gestione di tali prodotti e delle forniture, sulla scorta del fabbisogno storicizzato, alle farmacie ospedaliere. Qualora la richiesta superasse la capacità produttiva della Regione, le Aziende/Aree vaste del SSR provvedono ad acquisire i prodotti a proprie spese sul mercato. Nelle risorse a disposizione del DIRMT è compreso il Fondo a disposizione per il Sistema Premiante e quanto necessario alla gestione e invio al bancaggio delle unità cordonali (SCO). Per la gestione amministrativa il DIRMT si avvale della struttura tecnico-amministrativa dell AOU Ospedali Riuniti di Ancona. 5

25 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 3 EROGAZIONE DEL SERVIZIO Ed.II Rev. 2 del 09/09/11 Pagina 1di 9 INDICE 0. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE PIANIFICAZIONE DEI PROCESSI PROCESSI RELATIVI AL CLIENTE/UTENTE RIESAME DEI REQUISITI DEL CLIENTE/UTENTE COMUNICAZIONI CON IL CLIENTE/UTENTE APPROVVIGIONAMENTO PRIMA VALUTAZIONE, SELEZIONE DEI FORNITORI E DOCUMENTI DI ACQUISTO VALUTAZIONE DEI FORNITORI VERIFICA DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI EROGAZIONE DEL SERVIZIO GENERALITÀ ATTIVITÀ IDENTIFICAZIONE, TRACCIABILITÀ E RINTRACCIABILITÀ PROPRIETÀ DEL CLIENTE/UTENTE VALIDAZIONE DEI PROCESSI GESTIONE DELL ARCHIVIO CONSERVAZIONE DEI PRODOTTI GESTIONE DEI DISPOSITIVI DI MISURA E MONITORAGGIO CONTROLLO DELLE TARATURE DEI DISPOSITIVI DI MISURA CONTROLLO DEGLI STRUMENTI DI MONITORAGGIO... 9 Stato del documento Ed. Rev. Data Motivo Pagina II 0 09/10/09 Passaggio a UNI EN ISO 9001:2008 Tutte II 1 26/04/10 Inserimento Validazione software 8 II 2 09/09/11 Modifiche organizzative e adeguamento criteri EUBIS Tutte 1

26 Dipartimento Regionale Interaziendale di Medicina Trasfusionale Dipartimento Interaziendale Regionale di Medicina Trasfusionale Direttore Dott. Mario Piani CAP. 3 EROGAZIONE DEL SERVIZIO Ed.II Rev. 2 del 09/09/11 Pagina 1di 9 0. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il Capitolo 3 ha lo scopo di determinare, pianificare ed attuare i processi che sono necessari all erogazione del servizio. Per ciascun processo vengono descritte le modalità di gestione, di controllo e le relative responsabilità. Tale capitolo si applica a tutti i processi che sono necessari a raggiungere gli obiettivi stabiliti per la qualità dei propri servizi. 1. PIANIFICAZIONE DEI PROCESSI Il DIR del DIRMT pianifica l erogazione del servizio attraverso l identificazione e lo sviluppo di processi che consentono di: 1. definire chiaramente gli obiettivi di qualità ed i requisiti attesi dal servizio erogato 2. fornire le risorse specifiche per erogare il servizio 3. definire le attività di verifica, di validazione, di monitoraggio, di ispezione e di prova sul servizio compresi i relativi criteri di accettabilità 4. definire la documentazione di supporto e le registrazioni necessarie a fornire evidenza che i processi ed i servizi risultanti ottemperino ai requisiti attesi. I processi pianificati sono composti da: i processi relativi al cliente/utente, che prevedono l identificazione dei requisiti dei clienti/utenti, il Riesame del contratto e le comunicazioni il processo di approvvigionamento i processi di erogazione del servizio suddiviso nei processi definiti nel Cap.0 del presente MQ. Nei paragrafi successivi ognuno di questi processi viene descritto in dettaglio, specificando per ognuno gli input, gli output, gli obiettivi relativi alla qualità, i metodi di controllo utilizzati e la documentazione di supporto. 2. PROCESSI RELATIVI AL CLIENTE/UTENTE Le modalità di gestione dei processi relativi ai clienti/utenti vengono trattate nei tre processi primari: PRO1 Attività di servizio, PRO2 Attività di produzione PRO3 Attività del SRC. Il processo relativo al cliente/utente è stato pianificato e realizzato allo scopo di permettere alle UU. OO. del DIRMT di erogare il proprio servizio soltanto dopo aver determinato i requisiti stabiliti dal cliente/utente, i requisiti da quest ultimo non precisati, ma comunque necessari, i requisiti cogenti ed ogni altro requisito considerato rilevante dall organizzazione stessa. Prima di impegnarsi nell erogare lo specifico servizio il DIRMT si accerta, tramite l emissione di un offerta ed il riesame di un ordine, che: vengano chiaramente individuati tutti i requisiti sopra citati non sussista, o sia risolta, qualsiasi divergenza venga verificata la capacità dell organizzazione di soddisfare i requisiti stabiliti. 2