MEGA Process BPMN Edition. Manuale introduttivo

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1 MEGA Process BPMN Edition Manuale introduttivo

2 MEGA HOPEX 1.0 2a edizione (marzo 2013) Le informazioni contenute nel presente documento possono essere modificate senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un vincolo per MEGA International. Nessuna parte della presente pubblicazione può essere riprodotta, registrata, tradotta o trasmessa, sotto qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo, senza l autorizzazione scritta di MEGA International. MEGA International, Parigi, Tutti i diritti riservati. MEGA Process BPMN Edition e MEGA sono marchi registrati di MEGA International. Windows è un marchio registrato di Microsoft. Gli altri marchi citati nel manuale appartengono ai rispettivi proprietari.

3 INDICE Indice Introduzione allo spazio di lavoro Avviare MEGA Informazioni sullo spazio di lavoro Barra degli strumenti dello spazio di lavoro Zona di navigazione Zona di modifica Finestra della guida contestuale Finestra commento Creare la base dati di lavoro Creare il contesto di lavoro: la libreria Definire la libreria predefinita Creare un oggetto a partire da una libreria Uscire da MEGA Utilizzare MEGA Process BPMN Edition Creare un processo operativo Creare un diagramma di processo operativo Creare un diagramma di processo operativo Creare degli oggetti Creare i partecipanti Creare le operazioni Creare gli eventi Descrivere la sequenza delle operazioni Definire una condizione su una sequenza Creare i flussi scambiati

4 Indice Inserire i commenti degli oggetti Salvare un diagramma Per conoscere meglio MEGA Produrre la documentazione Generare un rapporto d'analisi MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

5 1 INTRODUZIONE ALLO SPAZIO DI LAVORO Prima di guidare l'utente nell'elaborazione di un diagramma che descrive il funzionamento di una parte di un'azienda e nell'elaborazione di deliverable associati, il presente manuale comincia con la presentazione delle funzionalità di base di MEGA Process BPMN Edition. "Avviare MEGA", pagina 6 "Informazioni sullo spazio di lavoro", pagina 8 "Creare la base dati di lavoro", pagina 11 "Uscire da MEGA", pagina 13 5

6 1 AVVIARE MEGA Potete lanciare MEGA dalla stazione di lavoro: direttamente con MEGA installato sul vostro computer mediante un server o una macchina alla quale potete connettervi. Per facilitare il primo approccio con MEGA, il presente manuale si basa su esempi disponibili nel repository "MEGA (Tutorial)" dell'ambiente "Demo". L utente Mister Guide è stato installato per guidarvi nella scoperta di MEGA. Per avviare MEGA : 1. Fate un doppio clic sull icona MEGA. Viene visualizzata la finestra di connessione. 2. Nel campo Ambiente, selezionate l'ambiente di lavoro. Se potete accedere a un solo ambiente, questo viene preso in considerazione automaticamente e il campo di selezione dell'ambiente è visualizzato in grigio. Per ulteriori informazioni sugli ambienti e sugli utenti, consultate il capitolo Gestire gli ambienti e Gestire gli utenti del manuale MEGA Administration. 3. Nel campo Identificativo, digitate il vostro identificativo. Se avete scelto l'ambiente "Demo", lavorate con l identificativo "Mister Guide". 4. Nel campo Password, inserite la password (se necessario). 6 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

7 Introduzione allo spazio di lavoro Avviare MEGA 5. Fate clic su OK. Dopo l'autenticazione, è visualizzata la finestra di selezione dello spazio di lavoro. Il campo Persona viene definito automaticamente;; indica il nome della persona associata all'identificativo definito nella finestra di connessione. 6. Nel campo Repository, selezionate il repository di lavoro. Il menu di scelta rapida permette di visualizzare l'elenco dei repository disponibili nell'ambiente. Quando si comincia a modellare i dati aziendali, si consiglia di creare un nuovo repository in un nuovo ambiente. Se potete accedere a un solo repository, questo viene preso in considerazione automaticamente e il campo di selezione del repository è visualizzato in grigio. 7. Nel campo Profilo o Ruolo di business, fate clic sulla freccia e selezionate il profilo o il ruolo con il quale desiderate lavorare. Se avete un solo profilo o un solo ruolo, questo viene preso in considerazione automaticamente e il campo di selezione del profilo o del ruolo di business non è visualizzato. 8. Fate clic su OK. È visualizzato lo spazio di lavoro. 7

8 1 INFORMAZIONI SULLO SPAZIO DI LAVORO Per impostazione predefinita, lo spazio di lavoro MEGA è composto da: da una barra degli strumenti che permette di realizzare le principali azioni disponibili dallo spazio di lavoro da una zona dei navigazione, che permette di navigare nel repository e di accedere agli oggetti principali da una zona di modifica, che permette di aprire e di modificare i diagrammi. È inoltre possibile visualizzare anche la finestra: di guida contestuale, che fornisce informazioni dettagliate sull'oggetto selezionato da commenti, che servono a completare e modificare le informazioni associate a un oggetto da proprietà, che servono a consultare e definire le proprietà dell'oggetto selezionato. È possibile configurare la visualizzazione delle finestre rendendole mobili / ancorate e spostandole nello spazio di lavoro. 8 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

9 Introduzione allo spazio di lavoro Informazioni sullo spazio di lavoro Barra degli strumenti dello spazio di lavoro La barra degli strumenti permette un accesso rapido: agli oggetti principali ad alcune azioni disponibili a partire dallo spazio di lavoro. Zona di navigazione Zona di modifica La zona di navigazione è composta da schede che vi permettono di navigare nel repository e di accedere facilmente ai componenti principali come: le librerie gli oggetti principali i progetti la documentazione disponibile (siti Web, rapporti e rapporti (MS Word), matrici, riferimenti esterni, relazioni, documenti di business) Alla prima connessione, le schede Home e Progetti sono visualizzate per impostazione predefinita; permettono di accedere alle librerie e ai progetti del repository. Dal navigatore, è possibile visualizzare gli oggetti e aprire i rispettivi diagrammi e la finestra delle proprietà. È possibile aggiungere o eliminare schede in funzione delle vostre esigenze. Per aggiungere una scheda di navigazione: 1. Nella barra menumega, selezionate Visualizza > Finestre di navigazione. 2. Selezionate la scheda da aggiungere. La zona di modifica serve a modificare i diagrammi. Alla prima connessione, la zona di modifica si apre sulla pagina iniziale (scheda MEGA). Per riaprire la pagina iniziale: Dalla barra menu MEGA, selezionate : >Pagina iniziale. 9

10 1 La pagina Home della zona di modifica permette: di costruire i diagrammi mediante la procedura guidata di creazione. di creare progetti basandosi su metodi proposti da MEGA. di accedere rapidamente ai diversi moduli di MEGA. Finestra della guida contestuale Finestra commento La finestra di guida contestuale fornisce informazioni elementari su ogni concetto o tipo di oggetto di oggetto selezionato. Per visualizzare la finestra della guida contestuale: Dalla barra menu MEGA, selezionate Visualizza > Finestra della guida. La finestra commento permette di inserire informazioni sull'oggetto selezionato. Per visualizzare la finestra dei commenti Fate clic su o selezionate Visualizza> Finestre di edizione >Commento. Visualizzare la finestra dei commenti è utile per inserire successivamente il commento di più oggetti. Quando si fa clic su un oggetto in un navigatore, in un diagramma o nella finestra dei risultati di ricerca, il commento dell'oggetto selezionato (attivo) è visualizzato nella finestra. È allora possibile modificare facilmente il commento dell'oggetto, quindi passare a quello di un altro oggetto. 10 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

11 Introduzione allo spazio di lavoro Creare la base dati di lavoro CREARE LA BASE DATI DI LAVORO Il presente capitolo presenta gli elementi fondamentali della base dati di lavoro. Illustra come: creare il contesto di lavoro: la libreria definire la libreria predefinita creare gli oggetti della libreria Creare il contesto di lavoro: la libreria Il contesto nel quale lavorerete è definito da una libreria. Una libreria permette di ordinare degli oggetti MEGA. Gli oggetti di una libreria sono noti soltanto nel rispettivo contesto. Per mettere degli oggetti in comune, una libreria può fare riferimento a un'altra libreria. Per creare una libreria: 1. Nell'area di navigazione dello spazio di lavoro MEGA, selezionate la scheda Home. 2. Nella finestra di navigazione Home, fate clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Libreria predefinita. 3. Selezionate Nuovo > Libreria. È visualizzata la finestra Creazione di una libreria. 4. Inserite il Nome della libreria. 5. Fate clic su OK per chiudere questa finestra. La nuova libreria viene visualizzata nella finestra di navigazione Home e diventa la libreria predefinita. In un contesto normale di lavoro in azienda, una libreria di lavoro è definita dal capo progetto. Definire la libreria predefinita Quando si cominciate a lavorare in una base, dovete definire una libreria predefinita. Per definire una libreria predefinita: 1. Selezionate la libreria nella quale lavorerete. 2. Fate clic con il pulsante destro del mouse e selezionate Imposta predefiniti. La libreria viene visualizzata nella cartella Libreria predefinita. Creare un oggetto a partire da una libreria Per ordinare i nuovi oggetti secondo il contesto di utilizzazione, si consiglia di creare oggetti in librerie. 11

12 1 Per creare un oggetto a partire da una libreria: 1. Nella finestra Home, fate clic con il pulsante destro del mouse sulla libreria e selezionate Nuovo. 2. Selezionate il tipo d'oggetto. Viene visualizzata la finestra di creazione dell'oggetto. 3. Nella finestra di creazione visualizzata, inserite il nome dell'oggetto. 4. Fate clic su OK. Il nuovo oggetto è visualizzato nell'albero della libreria, archiviato nella cartella che corrisponde al tipo rispettivo. 12 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

13 Introduzione allo spazio di lavoro Uscire da MEGA USCIRE DA MEGA Quando vi connettete a un repository, MEGA crea una transazione e conserva una visione dello stato del repository al momento della connessione. Potete in seguito apportarvi delle modifiche, senza essere disturbato dalle modifiche realizzate simultaneamente dagli altri utenti poiché ogni utente di MEGA ha la propria visione del repository. Per chiudere la sessione corrente di MEGA: 1. Selezionate il menu File > Esci. Una finestra propone la scelta della modalità di uscita. 2. Fate clic su: Sì per conservare e pubblicare le modifiche. Le modifiche sono conservate e sono visibili dagli altri utenti del repository. No per uscire da MEGA senza salvare le modifiche. Tutte le modifiche vanno perse. In seguito, per conservare le modifiche, senza pubblicarle nel repository. Le modifiche sono conservate, ma non sono visibili dagli altri utenti del repository. 13

14 1 14 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

15 2 UTILIZZARE MEGA PROCESS BPMN EDITION Il presente capitolo illustra le funzionalità di base offerte da MEGA Process BPMN Edition per modellare i processi della vostra azienda. Il capitolo spiega come: creare un processo e il diagramma che lo rappresenta definire i partecipanti al processo specificare le operazioni eseguite dai partecipanti precisare i flussi scambiati commentare gli oggetti presenti nel diagramma 15

16 2 CREARE UN PROCESSO OPERATIVO Imparerete a descrivere il vostro primo processo operativo. Un processo operativo è un insieme d'operazioni realizzate dagli attori di un'azienda o di un'organizzazione per produrre un risultato. È descritto come una sequenza di operazioni, controllata da eventi e condizioni. La presentazione si basa su un esempio di trattamento delle richieste d'acquisto di cui sotto. Il diagramma descrive la seguente organizzazione: La richiesta d'acquisto è ricevuta da un assistente del servizio acquisti che la inserisce e la sottomette all'approvazione del responsabile degli acquisti. Se la richiesta è rifiutata, viene inviato un messaggio al richiedente. Se la richiesta è accettata, l'assistente finalizza la richiesta e la trasmette agli acquirenti incaricati di passare l'ordine. Per creare il processo operativo "Trattare le richieste d'acquisto": 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sulla libreria que vous avez créée. 16 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

17 Utilizzare MEGA Process BPMN Edition Creare un processo operativo 2. Selezionate Nuovo > Processo operativo. È visualizzata la finestra Aggiunta di un processo operativo. 3. Inserite il nome del processo operativo: "Trattare le richieste d'acquisto". 4. Fate clic su Fine. Il nuovo processo è visualizzato nella struttura ad albero della libreria. 17

18 2 CREARE UN DIAGRAMMA DI PROCESSO OPERATIVO Con MEGA, i processi operativi sono descritti sotto forma di diagramma. Creare un diagramma di processo operativo Per creare un diagramma di processo operativo: 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sul nome del processo "Trattare le richieste d'acquisto", quindi selezionate Nuovo > Diagramma. 18 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

19 Utilizzare MEGA Process BPMN Edition Creare un diagramma di processo operativo 2. Nella finestra visualizzata, selezionate Diagramma del processo operativo; assicuratevi che la casella Inizializzare il diagramma sia selezionata, quindi fate clic su Crea. La finestra del diagramma è visualizzata nell'editor grafico di MEGA. L'inizializzazione del giagramma posiziona automaticamente: il riquadro del processo "trattare le richieste d'acquisto": gli eventi principali (Inizio e Fine) Creare degli oggetti La prima fase consiste nel creare gli oggetti necessari: i partecipanti al processo le operazioni effettuate con i concatenamenti i flussi scambiati. 19

20 2 Creare i partecipanti State per definire i partecipanti alla realizzazione delle fasi del processo. La presentazione in colonna facilita la lettura dei diagrammi nonostante sia possibile qualsiasi altra forma di presentazione. Per creare un attore che partecipa alla realizzazione del processo, ad esempio "Assistente acquisti": 1. Nella barra d'inserimento, fate clic su Partecipante. 2. Fate clic nel diagramma, all'interno del riquadro del processo operativo. Il partecipante è visualizzato nel diagramma. 3. Fate clic sul nome "Partecipante", premete il tasto <F2> e inserite il nome del partecipante. Create allo stesso modo gli attori che partecipano al processo: "Responsabile acquisti" e "Acquirente". Per posizionare il partecipante nell'ambito del processo descritto: Fate clic sulla banda del partecipante e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, spostate l'oggetto. Ad esempio, è possibile posizionarlo in alto a sinistra del riquadro del processo. Per ingrandire i riquadri dei partecipanti affinché occupino un'altezza equivalente a quella del processo: 1. Selezionate i tre partecipanti. 2. Fate clic sul punto al centro della linea dal basso del riquadro e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, tirate la linea del riquadro verso il basso. Per creare il partecipante "Richiedente", nella barra di inserimento fate clic sul pulsante Partecipante e posizionatelo all'esterno del riquadro del processo. Creare le operazioni Un'operazione è una fase fondamentale di un processo. State per creare le operazioni e collegare ciascuna di esse al partecipante incaricato della sua realizzazione. Per creare un'operazione collegata al partecipante "Assistente acquisti": 1. Fate clic sul pulsante Operazione della barra d'inserimento e fate clic nel diagramma, all'interno della forma del partecipante. Si apre la finestra Creazione di un'operazione. 20 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

21 Utilizzare MEGA Process BPMN Edition Creare un diagramma di processo operativo 2. Inserite un nome, quindi fate clic su OK. L operazione è visualizzata nel diagramma. 3. Fate clic sul nome dell'operazione, premete il tasto <F2> ed inserite il nuovo nome dell'operazione "Inserire la richiesta d'acquisto". Per assegnare un'operazione a un altro partecipante: 1. Spostate un'operazione da un partecipante verso un altro, ad esempio da "Assistente acquisti" verso "Responsabile acquisti". Il riquadro del partecipante destinatario è messo in evidenza. Dopo averla posizionata, l'operazione viene automaticamente scollegata dall'"assistente acquisti" e collegata al "Responsabile acquisti"; ciò vuol dire che l'operazione sarà effettuata dal "Responsabile acquisti". 2. Riportate l'operazione nel riquadro "Assistente acquisti", come in precedenza, per ristabilire il collegamento iniziale. Allo stesso modo, create le operazioni "Approvare la richiesta", "Finalizzare la richiesta" e "Trasmettere ordine d'acquisto". Creare gli eventi Gli eventi "Inizio" e "Fine" sono già stati creati durante l'inizializzazione del diagramma. Viene creato l'evento di processo "Rifiuto". Per creare l'evento di fine del processo "Rifiuto": 1. Nella barra d'inserimento, fate clic su Evento. 21

22 2 2. Fate clic nel riquadro del processo descritto per posizionare l'evento. È visualizzata la finestra Creazione di un evento. 3. Nel campo Nome, inserite "Rifiuto". 4. Nel riquadro di selezione della Natura dell'evento, selezionate Fine. 5. Fate clic su Fine. L evento di fine di processo chiamato "Rifiuto" è visualizzato nel diagramma. Descrivere la sequenza delle operazioni Si creano i collegamenti che rappresentano l'ordine di realizzazione delle operazioni. Per creare una sequenza tra due operazioni: 1. Nella barra d'inserimento, fate clic su Concatenamento. 2. Fate clic sull'operazione emittente e tirate un collegamento verso l'operazione destinataria. Le due operazioni sono messe in evidenza e una linea tratteggiata indica la traiettoria che sarà presa dal legame grafico. Più traiettorie sono possibili, basta spostare il cursore nel riquadro dell'operazione destinataria. Allo stesso modo create tutte le sequenze che collegano le operazioni del processo e le sequenze tra gli eventi e le operazioni. Definire una condizione su una sequenza L operazione "Approvare la richiesta" può provocare un rifiuto che segna la fine del processo o la fine del trattamento della richiesta. Indicherete questa alternativa nel diagramma. 22 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

23 Utilizzare MEGA Process BPMN Edition Creare un diagramma di processo operativo Per definire una condizione sul concatenamento tra l'operazione "Approvare la richiesta" e l'evento di fine: 1. Fate clic con il pulsante sull'utente e selezionate Proprietà. 2. Dalla finestra proprietà, fate clic sulla scheda Caratteristiche. 3. Nel campo Tipo di sequenza, fate clic sul menu di scelta rapida e selezionate "Condizionato". 4. Completate l'espressione di condizionamento nel campo Predicato, ad esempio, "Richiesta respinta". 5. Fate clic su OK. Il testo associato alla condizione è visualizzato sulla sequenza che assume la seguente forma. Per indicare che la sequenza tra l'operazione "Approvare la richiesta" e "Finalizzare la richiesta" è utilizzata per impostazione predefinita: 1. Fate clic con il pulsante sull'utente e selezionate Proprietà. 2. Dalla finestra Proprietà, fate clic sulla scheda Caratteristiche. 3. Nel campo Tipo di sequenza, fate clic sul menu di scelta rapida e selezionate Predefinito. 4. Fate clic su OK. La sequenza assume la forma. Creare i flussi scambiati I flussi di dati sono scambiati tra le operazioni del processo e il partecipante "Richiedente" all'esterno del riquadro del processo descritto. Per creare un flusso: 1. Nella barra d'inserimento, fate clic su Flusso. 23

24 2 2. Fate clic sul ruolo "Richiedente" per posizionare il flusso e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, tirate una linea verso l'operazione. 3. Rilasciate il pulsante del mouse. Nel diagramma è visualizzata una linea tratteggiata che rappresenta il flusso. 24 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

25 Utilizzare MEGA Process BPMN Edition Creare un diagramma di processo operativo Create altri flussi di uscita partendo dalle operazioni mittenti, verso il partecipante "Cliente". Il modello creato con MEGA è di seguito illustrato. Inserire i commenti degli oggetti I commenti consentono di completare il diagramma, quando i dettagli utili non sono visualizzati nel disegno. Questi commenti sono ripresi nel documento associato al diagramma. In questo modo, è possibile inserire un commento per ognuno degli oggetti contenuti nel diagramma. Per immettere i commenti: 1. Dalla barra menu MEGA, selezionate il menu Visualizza > Finestra di edizione> Commento. La finestra di immissione del commento è visualizzata nello spazio di lavoro. 25

26 2 2. Inserite il commento dell'oggetto. Ogni volta che si fa clic su un oggetto del disegno, questa finestra visualizza il commento associato, che è possibile modificare. È possibile inserire un commento nella scheda Testo, nella finestra delle proprietà dell'oggetto. Nella finestra visualizzata, selezionate Commento dall'elenco a discesa ed inserite il commento. Salvare un diagramma Per salvare il diagramma: Fate clic sul pulsante Salva. Per stampare il diagramma, selezionate File > Stampa. Per conoscere meglio MEGA Il processo di trattamento delle richieste d'acquisto è utilizzato nel manuale MEGA Process BPMN Edition per illustrare le funzionalità avanzate del prodotto che permette di: specificare le condizioni di emissione dei flussi d'aggiungere eventi integrare il processo in un contesto d'utilizzazione più vasto come il processo "Acquisti" nel suo insieme. 26 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

27 3 PRODURRE LA DOCUMENTAZIONE Le seguenti pagine presentano come generare automaticamente dei rapporti a partire dagli elementi inseriti durante la descrizione del diagramma. Funzionalità avanzate in materia di documentazione permettono di adattare i deliverable agli standard aziendali. Queste funzionalità sono presentate nel manuale MEGA Publisher. 27

28 3 GENERARE UN RAPPORTO D'ANALISI MEGA permette di generare rapporti che identificano e analizzano i dati della base per avere una migliore visione dell'informazione. Per generare un rapporto d'analisi da un processo : 1. Nel navigatore, fate clic con il pulsante destro del mouse sull icona del processo. 2. Dal menu di scelta rapida visualizzato, selezionate Report Discovery. È lanciato lo strumento di ricerca dei rapporti disponibili per il processo. I rapporti disponibili sono presentati in cartelle. 3. Selezionate la cartella "Analisi dei processi". È proposto un elenco di rapporti. 28 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida

29 Produrre la documentazione Generare un rapporto d'analisi 4. Fate clic su Lanciare un nuovo rapporto a destra di "Processus organisationel (BPMN)" per generare il rapporto. È visualizzato il risultato del rapporto. La pagina generata presenta: il diagramma i commenti degli elementi del diagramma delle tabelle incrociate che presentano i principali collegamenti tra gli oggetti del diagramma. È possibile modificare gli oggetti presentati, direttamente dal rapporto: 1. Fate clic con il pulsante sull'oggetto e selezionate Proprietà. 2. Dalla finestra delle Proprietà, effettuate le modifiche volute. 29

30 3 3. Aggiornate il rapporto, fate clic su a destra: del titolo del processo per generare l'intera pagina. del titolo che corrisponde alla parte modificata, per rigenerare soltanto una parte della pagina. Per esportare il documento in formato RTF (o PDF): 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sul titolo generale del documento. 2. Selezionate Converti > RTF (o PDF) per generare il documento in formato RTF (o PDF). Il documento si apre allora in MS-Word (o Adobe Acrobat). Se utilizzate Open Office e non MS Word, selezionate le opzioni dal menu Strumenti > Opzioni, quindi espandete la cartella "Documentation", selezionate "Rapporti (OpenOffice)" e selezionate la casella "Activer OpenOffice" nel riquadro di destra. Se effettuate modifiche direttamente nel documento generato, queste scompariranno quando aggiornerete il documento. Per accedere ai rapporti che sono già disponibili su un oggetto: 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto e selezionate Proprietà. 2. Nella scheda Generale, fate clic sulla sotto-scheda Documenti. 30 MEGA Process BPMN Edition Guida rapida