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1 ISTITUTO COMPRENSIVO MONCALIERI CENTRO STORICO Via S. Martino, MONCALIERI (TO) Tel. 011/ fax. 011/ Indirizzi mail: Sito: CODICE FISCALE : PIANO ANNUALE ATTIVITA SERVIZI AMMINISTRATIVI con compensi per attività aggiuntive A.S. 2012/2013 Ambito/struttura Rapporti con : Comune Enti esterni Case Editrici Scuole MIUR C.S.A. Docenti Genitori Responsabile FIORENZA Vito Settore DIDATTICA Funzione Componenti Compensi Iscrizione: modifica/predisposizione moduli d iscrizione, riunioni informative, consegna controllo e ritiro moduli iscrizione. Pre-post scuola. Obbligo scolastico: predisposizione atti per il controllo regolarità iscrizione. Scuola infanzia : comunicazione liste attesa famiglie alunni esclusi. Predisposizione ed invio moduli di riconferma alla scuola materna. Invio schede di continuità. Raccordo con la scuola media per gli alunni che terminano la V elementare: questionari, pre-iscrizioni, documenti alunni HC, fascicoli alunni di V. Inserimento dati alunni al computer per gestione informatizzata del settore e passaggio di anno. Documentazione: Compilazione fogli notizie. Acquisizione/rilascio di nulla osta per trasferimento fascicoli Emissione e rilascio certificati iscrizione e frequenza e dichiarazioni. Stampa schede di valutazione con fotocopia e archiviazione delle stesse nei fascicoli alla fine dell anno scolastico. Preparazione materiale per esami scuola elementare media. Stampa risultati scrutini e degli esami di licenza con pubblicazione all albo. Archiviazione materiale : registri, prove esame e materiale didattico utilizzato durante l anno scolastico. Statistiche: rilevazione annuale dati degli alunni da trasmettere per via telematica al MIUR alla Regione e al Comune, ecc. Evasione circolari relative alla didattica ( organici, scrutini ed esami, mensa, trasmissione dati HC ecc...) Mensa : distribuzione / ritiro e trasmissione al Comune dei moduli d iscrizione. Rilascio autorizzazioni genitori commissione mensa. FIORENZA Vito predisposizione stampa schede di valutazione. Collaborazione nelle trasmissioni telematiche al MIUR, Regione, CSA, AIE. Assicurazione gestione parte amministrativo contabile. CARDI Anna e SUGAMELI Angela Per duplicazione materiale cartaceo, rilegatura, distribuzione materiale. 1

2 Libri di testo : Invio e ritiro modelli adozioni libri di testo. Raccordo con docenti e trasmissione telematica dei dati all AIE e al MIUR. Stampa adozioni, affissione all albo e consegna copia ai librai. Collaborazione con insegnanti per attività didattiche ( sport, Handicap: gestione fascicoli riservati e collaborazione con referente., ecc..) Assicurazione : raccordo con referente di plesso per raccolta bollettini di versamento. Pratiche infortunio alunni Rapporti con: Comune Docenti Alunni FIORENZA Vito Gestione Piano del Diritto allo Studio: Ad inizio anno consegna a tutte le classi dei moduli per richiedere le attività, invio al Comune. In corso d anno invio alle classi interessate del calendario delle attività inviato di volta in volta dal Comune. Alla fine dell anno scolastico trasmissione del piano dei servizi per l anno scolastico successivo e invio dei questionari di valutazione sulle attività svolte. FIORENZA Vito Rapporti con: Agenzie viaggi Assicuratori Docenti Famiglie FIORENZA Vito Gestione Piano gite: Interagisce con docenti per piano annuale visite istruzione, predisposizione prospetto e preparazione materiale per Consiglio di Circolo; controllo regolarità procedure; richiesta autorizzazioni; Preparazione materiale per appalto gite secondo normativa. Interagisce con docenti per versamenti postali o bancari, con agenzie viaggi e alberghi per prenotazioni, con per la parte contabile relativa ai versamenti effettuati dai genitori, alle fatture da liquidare, ai contributi da erogare ad alunni bisognosi. FIORENZA Vito Ambito/struttura Rapporti con: Personale docente e ATA C.S.A. MIUR INPDAP INPS D.P.T. Enti Esterni Settore AMMINISTRATIVO GESTIONE DEL PERSONALE Responsabile Funzione Componenti Compensi SIGILLO Maria Silvana Stipula contratti di assunzione: Emissione del contratto a tempo indeterminato sulla base di quanto indicato nell individuazione, presa di servizio; compilazione assunzione in servizio ; documentazione inerente la proroga dell assunzione in servizio; certificati di servizio. Trasmissione alla DPT modelli per pagamento competenze e comunicazione al CSA dell avvenuta presa di servizio; richiesta, controllo ed archiviazione documenti di rito; periodo di prova: ritiro documentazione relativa alla relazione sul periodo di prova SIGILLO M. Silvana Gestione: personale di ruolo; scioperi; organici; controllo assenze straordinari firme; 2

3 , inserimento dati al SIDI; conferma in ruolo. Ritiro/ controllo e consulenza con il personale per pratica di ricostruzione carriera: ritiro domanda, controllo documentazione e certificati, inserimento dati al SIDI, stampa decreto provvisorio di ricostruzione, inoltro alla Ragioneria Prov.le dello Stato per il visto di competenza. Una volta ottenuto il visto, inserimento al SIDI numero di registrazione Ragioneria ; Consegna decreto registrato al personale interessato. Aggiornamento decreti ricostruzione al personale di ruolo ogni qualvolta entra in vigore un nuovo contratto, secondo le varie casistiche considerato che il personale è passato in ruolo epoche diverse e siamo in un periodo di decentramento progressivo. Consulenza al personale per domande di: - riscatto ai fini della Buonuscita INPDAP - - pensione - legge 29. Consulenza e controllo domanda e documentazione e, inoltro all organo competente. Successivamente consulenza ai docenti e controllo decreti e delibere emesse dagli organi competenti. Richieste ed invio fascicoli del personale assunto a tempo determinato e indeterminato. Pratiche al personale riguardanti: variazione domicilio ; detrazioni imposta; pratiche relative agli assegni per il nucleo familiare I pratica con emissione decreto e aggiornamento; consulenza per richiesta di piccoli prestiti e mutui preparazione pratica ed inoltro agli organi competenti. SIGILLO M. Silvana FURRIOLO Patrizia Gestione : personale a tempo determinato; graduatorie; Formazione ATA M. Silvana SIGILLO Convocazione assemblee RSU CAFFA FURRIOLO Patrizia Dichiarazioni e certificati di servizio ;. Consulenza per domande di tempo parziale, predisposizione e controllo pratica e documenti e invio agli organi competenti. Autorizzazione esercizio libera professione. Consulenza al personale per pratiche di: congedi permessi aspettative, ecc.. ritiro e controllo domande, emissione dei relativi decreti ed eventuale inoltro agli organi competenti. Comunicazione alla DPT delle riduzioni di stipendio variazioni inerenti i pagamenti e lo stato giuridico. 3

4 Pratiche inerenti i procedimenti disciplinari. Tenuta dei seguenti registri: Registro assenze personale di ruolo e non di ruolo Registro dei contratti del personale Registro dei decreti Registro dei certificati Tenuta dei fascicoli del personale docente e ATA con aggiornamento annuale della documentazione contenuta e verifica delle pratiche emesse. Sig.ra FURRIOLO Patrizia e SIGILLO M. Silvana Solleciti al personale per pratiche non effettuate (Ricostruzioni carriera ecc ) Predisposizione registro firme: controllo giornaliero con annotazione di tutte le assenze e motivazioni, predisposizione mensile riepilogo straordinari e recuperi e inoltro ai vari plessi per affissione all albo. SIGILLO M. Silvana Compilazione graduatorie interne docenti e ATA in collaborazione con il personale docente preposto (commissione) e con il. Collaborazione con DS e nella gestione organici. Gestione graduatorie I II III fascia: Raccolta domande COLLABORAZIONE CON LA COMMISSIONE per inserimento in graduatorie I II III fascia. Consulenza al personale e controllo documentazione Gestione ricorsi, eventuali rettifiche di graduatoria. Maria Silvana SIGILLO E FURRIOLO Patrizia Ricerca supplenti: Raccordo con fiduciarie di plesso per individuazione assenze da sostituire con nomina di supplenti. Ricerca supplenti procedura: telefonica per supplenze brevi, con raccomandata o telegramma per supplenze superiori ad un mese (come da normativa). Comunicazione ai plessi dell avvenuta nomina. Protocollo dei fonogrammi emessi, inserimento dati ad ARGO e al SIDI e stesura e stampa dell individuazione e del FURRIOLO Patrizia 4

5 contratto; Consulenza al docente supplente se il supplente aveva già prestato servizio nella scuola, aggiornamento dei dati amministrativi e contabili; se nominato per la I volta compilazione dei seguenti documenti: - stato personale - dichiarazione documenti di rito e documentazione relativa - compilazione modelli per dati contabili e domicilio fiscale - dichiarazione di lavoro ai fini del TFR. : Pratiche T.F.R.: registrazione di tutte le supplenze su un apposito registro per individuazione delle pratiche che potrebbero essere oggetto di liquidazione TFR; istruttoria: controllo modello relativo al prestato servizio; appurato che il dipendente ha diritto alla liquidazione, compilazione del modello TFR1 e inoltro corredato degli allegati all INPDAP di residenza per la liquidazione. Contatti con INPDAP per predisposizione e correzione pratiche. Pratiche disoccupazione: Consulenza al personale supplente, compilazione mod. DL86/88 bis (disoccupazione) e rilascio dichiarazione di servizio. Contatti con INPS e rilascio modello al dipendente. Gestione assemblee e convocazioni RSU Gestione Organi Collegiali: Indizione elezioni, preparazione materiale ed elenchi ecc., al termine delle votazioni, nomine, pubblicazione ed invio elenco eletti agli organi competenti. Convocazione assembleee, duplicazione materiale e invio convocazioni, procedure di surroga. Tenuta dei registri dei verbali, affissione all albo e quanto altro previsto dalle norme di legge circa gli atti prodotti. Gestione scioperi dall indagine conoscitiva all inserimento dati al SIDI Trasferimenti del personale: consulenza al personale invio circolare relativa; ritiro domanda e controllo documentazione e codici ; inserimento dati al SIDI; stampa, notifica punteggio provvisorio. Invio delle pratiche complete al USP e copia per l interessato. Sig.ra_Patrizia FURRIOLO SIGILLO M. Silvana E Sig. ra CAFFA SIGILLO M. Silvana 5

6 Notifica al personale interessato del punteggio definitivo. Comunicazione scritta di eventuale trasferimento o assegnazione provvisoria. Pratiche di revoca trasferimenti. Preparazione materiale, convocazione e gestione delle assemblee del personale ATA; Stesura dei verbali e tenuta del registro dei verbali; Predisposizione del piano di lavoro dei servizi generali e di quello dei servizi amministrativi a seguito incontri con i responsabili di plesso per l individuazione delle esigenze e priorità e consultazione dei questionari di indagine conoscitiva sulle competenze: Predisposizione dei questionari sull indagine conoscitiva; Consultazioni con il DS nel merito ; Stesura con il personale dei settori di attività; Predisposizione, stampa, e consegna dei piani di lavoro ai plessi, personale ATA, albo, RSU,; Francesca Conferimento degli incarichi al personale ATA per le mansioni ; Conferimento incarichi al personale docente e ATA per le funzioni strumentali e incarichi art. 47, funzioni miste, Fondo Istituto, Sostituzione DS e assenti Gestione attività di aggiornamento docenti e ATA: Gestione rete formazione ATA (19 scuole) Gestione RETI DIDATTICHE Corsi di primo soccorso, Uso sicuro della rete, corsi di prevenzione e protezione: dai contatti con le varie scuole a rapporti con relatori esterni e ditte ritiro curriculum, emissione contratti, stipula ordini, predisposizione e ritiro fogli firme, emissione di certificati, liquidazione parcelle con evasione pratiche fiscali, e previdenziali. Controllo rendicontazioni. Tenuta registro contratti ditte e relatori esterni. Emissione attestati. SIGILLO M. Silvana e FURRIOLO Patrizia Pratiche di dispensa dal servizio: Consulenza al personale, contatti con ASL, ritiro domande, documenti e 6

7 predisposizione pratica. Inoltro pratica all ASL e al USP. Ad avvenuta dispensa invio documentazione al USP, DPT e alla Ragioneria per liquidazione ferie non godute e indennità di preavviso, con conteggi relativi. Pratiche di pensione e proroga del mantenimento in servizio: SIGILLO M. Silvana Ambito/struttura Rapporti con: Personale docente e ATA Comune Ditte esterne Emissione circolare con indicazione delle scadenze, consulenza al personale, controllo e compilazione modelli per la pratica di pensione e inoltro all INPDAP, al USP e copia all interessato. Inserimento dati pensione al SIDI. Comunicazione alla DPT per chiusura partita di spesa fissa. Pratiche relative all insegnamento della religione cattolica: pratiche inerenti il riconoscimento idoneità permanente all insegnamento della religione cattolica ed invio / contatti con Curia e CSA; rilevazione fabbisogno orario per determinazione cattedre insegnamento religione cattolica con inserimento dati al SIDI; compilazione mod. A-B e prospetti GESTIONE FONDI ESPERO personale supplente e di ruolo Patrizia FURRIOLO Settore AMMINISTRATIVO - MANUTENZIONE Responsabile Funzione Componenti Compensi Francesca Francesca Raccoglie le richieste di manutenzione ordinaria e straordinaria dai vari plessi, valuta le stesse e le inoltra agli uffici preposti. Su indicazione dei docenti responsabili di plesso sollecita l esecuzione dei lavori Interagisce con le istituzioni ed Enti, collabora con il nella funzione di raccordo con le responsabili di plesso e con gli Enti e istituzioni. Valuta le richieste e interagisce con il collaboratore scolastico che si occupa di piccola manutenzione. Richiede preventivi per i lavori di piccola manutenzione che non possono essere effettuati dal collaboratore scolastico e valuta con il l opportunità della spesa. Si rapporta con i vari funzionari del Comune, DS, responsabili di plesso, ditte esterne, personale collaboratore scolastico e di segreteria, per tutte le pratiche inerenti la manutenzione straordinaria degli edifici, con sopralluoghi nelle sedi e 7

8 coordinamento dei vari soggetti. Ambito/struttura Rapporti istituzionali esterni Rapporti interni Settore AMMINISTRATIVO - GESTIONE FINANZIARIA Funzione Componenti Compensi Responsabile Liquidazione parcelle e fatture, emissione di mandati e riversali di incasso liquidazione delle spese e pagamenti accertamenti e incassi. Cura i rapporti con ditte, collaboratori ed esperti esterni per la parte amministrativo contabile, dal controllo della regolarità delle pratiche agli adempimenti fiscali etc; Cura i rapporti con l Istituto Cassiere e con l Ente poste con verifiche regolari di cassa; Stipula la convenzione di cassa con l Istituto Cassiere; Cura i rapporti con i Revisori dei Conti e presenzia alle verifiche amministrativo contabili di regolarità ; Tenuta registri revisore dei conti Tenuta della contabilità relativa alla minute spese di economato : il fondo viene anticipato, con apposito mandato, in conto partite di giro, dal dirigente al direttore, nel limite stabilito dal C.d.C. in sede di approvazione del Programma Annuale. Ogni volta che la somma anticipata sia prossima ad esaurirsi,il direttore presenta le note documentate delle spese sostenute, che sono a lui rimborsate con mandati emessi a suo favore, imputate al funzionamento amministrativo e didattico generale o ai progetti. Tenuta del registro di minute spese. Tenuta del registro dei contratti. Sig. ra Francesca Per la parte relativa alla liquidazione delle competenze al pers.le supplente breve e saltuario Sig.ra Francesca collaborazione con per compensi accessori Liquidazione competenze al personale incaricato per supplenze brevi e saltuarie : Interagisce con l ufficio personale per i dati relativi alle supplenze conferite e al personale da pagare, liquida mensilmente gli stipendi, Si occupa dei versamenti contributivi relativi a detti pagamenti. Invia i DM all INPS. Predispone e invia telematicamente il 770 e la dichiarazione IRAP..; Elaborazione, controllo, emissione e consegna dei CUD al personale a tempo determinato Trasmissioni telematiche: DM10 all INPS EMENS Dati all INPDAP Si occupa delle richieste di finanziamento al MPIrelative a detti pagamenti. Compensi accessori : Sig.ra SIGILLO Per pratiche TFR.con FURRIOLO Sig.ra Francesca e e 8

9 cedolino unico ed altre competenze. Predisposizione delle liquidazioni sulla base degli incarichi conferiti ( ore eccedenti, funzioni strumentali, incarichi art. 47, Indennità di direzione, di amministrazione, funzioni superiori e di reggenza, fondo istituto, pagamento personale del MPI. Esterno alla scuola ); collabora con DS e con docenti preposti per predisporre incarichi e per i resoconti finali. Interagisce con USP, INPDAP, Ufficio delle Entrate, DPT per versamenti contributivi, segnalazione imponibili per CUD, richieste e solleciti finanziamenti. Rendiconta con regolarità le spese sostenute con il USP. con il MIUR e con la Ragioneria. Comune Controllo e Invio telematico al MIUR dei dati gestionali E DI BILANCIO (trasmissione mensile). Si rapporta con i gestori dei software, in uso nella segreteria, per problematiche relative alle variazioni che possono intervenire a seguito nuovi contratti, finanziarie, leggi e quant altro. Sig.ra FURRIOLO Patrizia per raccordo con docenti per resoconto ore eccedenti Ambito/struttura Rapporti istituzionali interni ed esterni Settore AMMINISTRATIVO - SERVIZI CONTABILI Responsabile Funzione Componenti Compensi Elaborazione e predisposizione preventivo: Interagisce con il DS,docenti e ATA per raccolta dati (raccolta schede) relativi ai Progetti, valuta i fondi disponibili sulla base delle fonti di finanziamento e predispone con il DS la destinazione degli stessi, predispone il programma annuale e la relazione amministrativo contabile da proporre alla Giunta esecutiva con apposita relazione e con il parere di regolarità contabile del Collegio dei revisori, entro il 31 ottobre, al Consiglio d istituto o di circolo. Predisposizione degli atti relativi relativi al programma annuale: - Relazione : ove sono illustrati gli obiettivi da realizzare e la destinazione delle risorse in coerenza con le previsioni del piano dell offerta formativa (P.O.F.) e sono sinteticamente illustrati i risultati della gestione in corso alla data di presentazione del programma, rilevati dai rendiconti progetti e attività e quelli del precedente esercizio finanziario. Programma ove sono indicate tutte le entrate, aggregate secondo la loro provenienza nonché gli stanziamenti di 9

10 spesa aggregati per le esigenze del funzionamento amministrativo e didattico generale, per i compensi spettanti al personale dipendente per effetto di norme contrattuali o di disposizioni di legge, per le spese di investimento e per i singoli progetti da realizzare. Ad ogni singolo progetto compreso nel programma e predisposto dal dirigente per l attuazione del piano dell offerta formativa (P.O.F.), è allegata una scheda illustrativa finanziaria, redatta dal direttore dei servizi generali e amministrativi, nella quale sono riportati l arco temporale in cui l iniziativa deve essere realizzata, nonché i beni e i servizi da acquistare. Per ogni progetto, annuale o pluriennale, viene indicata la fonte di finanziamento, la spesa complessiva prevista per la sua realizzazione e le quote di spesa attribuite a ciascun anno finanziario, fatta salva la possibilità di rimodulare queste ultime in relazione all andamento attuativo del progetto, mediante il riporto nella competenza dell esercizio successivo delle somme non impegnate al 31 dicembre dell esercizio di riferimento, anche prima dell approvazione del conto consuntivo. L approvazione del programma comporta autorizzazione all accertamento delle entrate ed all assunzione degli impegni delle spese ivi previste. Le entrate accertate ma non riscosse durante l esercizio e le spese impegnate e non pagate entro la fine dell esercizio costituiscono, rispettivamente, residui attivi e passivi. Il programma viene affisso all albo dell istituzione scolastica entro quindici giorni dall approvazione. Inserimento dei dati contabili e descrittivi nel software in uso. Collaborazione con il DS per la predisposizione della relazione politica al programma annuale. Predisposizione del materiale per i revisori dei conti e per il Consiglio di circolo. Preparazione e raccolta del materiale con raccordo con DS e docenti per la verifica entro il 30 giugno delle disponibilità finanziarie dell Istituto nonché dello stato di attuazione del programma annuale, al fine delle modifiche che si rendano necessarie. ( Raccordo con Comune, Regione, USP. per controllo stato finanziamenti). Predisposizione del materiale: stampa rendiconti progetti attività, predisposizione variazioni di bilancio e storni, redazione rendicontazioni contabili di singoli progetti ecc. 10

11 Elaborazione e predisposizione consuntivo e del conto del patrimonio con tutti gli allegati : a) elenco dei residui attivi e passivi, con l indicazione del nome del debitore o del creditore, della causale del credito o del debito e del loro ammontare; b) situazione amministrativa che dimostri: il fondo di cassa all inizio dell esercizio; le somme riscosse e quelle pagate, tanto in conto competenza quanto in conto residui; il fondo di cassa alla chiusura dell esercizio, l avanzo o il disavanzo di amministrazione; c) il prospetto delle spese per il personale e per i contratti d opera; d) il rendiconto dei singoli progetti; Il conto finanziario, che comprende: le entrate di competenza dell anno accertate, riscosse o rimaste da riscuotere, e le spese di competenza dell anno, impegnate, pagate o rimaste da pagare. Il conto patrimoniale che indica la consistenza degli elementi patrimoniali attivi e passivi all inizio ed al termine dell esercizio, e le relative variazioni, nonché il totale complessivo dei crediti e dei debiti risultanti alla fine dell esercizio. Il prospetto delle spese per il personale e per i contratti d opera, conseguenti allo svolgimento ed alla realizzazione dei progetti, evidenzia la consistenza numerica del personale e dei contratti d opera, l entità complessiva della spesa e la sua articolazione, in relazione agli istituti retributivi vigenti ed ai corrispettivi dovuti. Il conto consuntivo, così predisposto deve essere sottoposto all esame del Collegio dei revisori dei conti, unitamente ad una dettagliata relazione che illustra l andamento della gestione dell istituzione scolastica e i risultati conseguiti in relazione agli obiettivi programmati. Comunicazione ai revisori dell avvenuta predisposizione; Invio del materiale relativo al conto consuntivo ai revisori; Presenza al controllo di regolarità e stesura dei verbali; Il conto consuntivo, corredato della relazione del collegio dei revisori dei conti, è sottoposto, entro il 30 aprile, all approvazione del Consiglio di istituto. Successivamente, corredato dei verbali dei revisori e del Consiglio di Circolo viene inviato alla Ragioneria e al USP verifiche di controllo e quadrature, stesura 11

12 della relazione amministrativo contabile. Controllo della regolarità della documentazione agli atti del consuntivo: mandati, riversali e pezze giustificative. Invio telematico monitoraggi al MIUR ; invio monitoraggi alla Ragioneria. Archivio finanziaria ORGANI COLLEGIALI: G.E. C.d.C. RSU, Revisori dei Conti: Preparazione materiale per la giunta esecutiva e stesura dei verbali Francesca Preparazione materiale per il C.d.C.; Preparazione materiale per RSU e disponibilità quale consulente; Preparazione materiale per incontri con revisori dei conti ; predisposizione e stesura dei verbali. Invio degli stessi agli organi di controllo Settore AMMINISTRATIVO GESTIONE DEGLI ACQUISTI E ATTIVITA NEGOZIALI Ambito/struttura Responsabile Funzione Componenti Compensi Rapporti con: Personale docente e ATA Comune Famiglie Ditte esterne Gestisce l attività negoziale necessaria alla attuazione del Programma annuale (art.32): -acquisto di beni e servizi -contratti con esperti e docenti esterni -contratti con ditte e imprese Francesca varie Commissioni Tecniche o Acquisti; collegamenti telematici per gestione acquisti on-line cura l istruttoria connessa all attività negoziale Preparazione del materiale al fine di riferire periodicamente al Consiglio di Circolo sull attività negoziale autonomamente svolta Adotta atti di gestione di rilevanza esterna: -prepara il materiale per la stipula di contratti -prepara il materiale per il conferimento degli incarichi professionali agli esperti esterni -prepara il materiale per la commissione di collaudo delle forniture o servizi -collaudo delle forniture o servizi di importo <6000 Dispone gli acquisti -svolge l istruttoria del procedimento contrattuale (art 32 c.3 DM44) attività negoziale, anche attraverso i referenti o incaricati della segreteria -provvede alla tenuta della documentazione relativa ai contratti (art. 35 comma 4) Francesca svolge un raccordo tra, fornitori e docenti 12

13 -svolge funzione di ufficiale rogante dei contratti che richiedono la forma pubblica conclusi dall istituzione scolastica (art. 34 ultimo comma DM44) -collabora con il nella fase istruttoria, in particolare: - acquisisce le richieste di acquisto dai docenti, secondo la modulistica predisposta dalla segreteria stessa, nei tempi indicati dal Regolamento acquisti (il regolamento sugli acquisti è parte integrante del presente documento ) - i referenti o incaricati della segreteria curano i rapporti con i fornitori esterni Settore AMMINISTRATIVO - ARCHIVIO E PROTOCOLLO E GESTIONE FLUSSI DI POSTA PER PLESSI O SEZIONI STACCATE Ambito/struttura Responsabile Funzione Componenti Compensi Rapporti con: Personale docente e ATA Comune Famiglie Ditte esterne CAFFA Nicoletta Protocollo : Gestione dei flussi informativi e conservazione agli atti d ufficio degli stessi che si concretizza in : scarico posta elettronica dal sito del USP e del ministero. - apertura posta, stampa protocollo e predisposizione nella cartella per visione DS ; - Invio via mai circolari al DS e personale ATA interessato - Invio ai plessi su indicazione del DS (operazioni che devono essere effettuata giornalmente entro le ore 10,00); - protocollo posta visionata dal dal DS e predisposizione materiale che deve essere fotocopiato dai collaboratori scolastici ; sistemazione copie nelle cartelle per i plessi staccati ; invio via e- mail ai plessi delle circolari del CSA o del ministero; - Protocollo posta in partenza. Tutto il personale in servizio (ogni persona protocolla la propria posta in uscita) Ogni persona della segreteria gestisce la posta in uscita di propria competenza ; dall invio delle circolari a qualsiasi comunicazione con uso mascherina tendere i fili - Archiviazione posta protocollata e conservazione agli atti. - A fine anno predisposizione archivio per nuovo anno. Convocazione Organi Collegiali (Consiglio di Circolo, E G.E. ); Convocazione RSU 13

14 Settore AMMINISTRATIVO GESTIONE INFORMATICA DELLA SEGRETERIA Ambito/struttura Responsabile Funzione Componenti Compensi Ditte di DITTA Cura la parte relativa alle attività di Vito FIORENZA Informatica ESTERNA supporto informatico, del tipo E esterne; DIGICONSULT configurazione di tutti personal successivamente Tecnici del computer all accesso al SIMPI CAFFA Progetto SiWeb Intranet Ministeriale e Nicoletta Posta Ministeriale. MIUR; Tecnici della ditt a ARGO SW; Risoluzione ed all espletamento di problematiche di vario genere che si va al elencare: - Riconfigurazioni e impostazioni di indirizzamento ip, installazione certificati, problematiche varie Impostazioni di indirizzamento ip, configurazione stampanti, risoluzioni errori di sistema operativo, con il supporto della Ditta DIGICONSULT di Torino; - Manutenzione dei Personal computers esempio: pulitura disco, cancellazione cache in memoria e dei file obsoleti, deframentazione installazione antivirus e driver di periferiche, rimozione virus, (evitando talvolta l interveto di tecnici informatici) ecc. - Risoluzioni ad errori di vario genere ai programmi ARGO, problematiche varie al collegamento alla Intranet al SIMPI, al Siweb con la collaborazione del call center RTI IBM e EDS; - Risoluzioni ad errori di vario genere ai programmi ARGO in possesso della scuola con la collaborazione della ARGO concessionaria di Torino; - Aggiornamento tramite internet dei programmi in possesso della Scuola e ad applicativi forniti dal M.P.I., INPS e Regione Piemonte; - Problematiche varie al collegamento ad internet a Larga banda ADSL per le scuole fornito dalla CONSIP con la collaborazione della TELECOM Italia; - OPERATORE per la segreteria del progetto Tendere i Fili E stato impostata una nuova procedura di salvataggio giornaliero tramite backup di tutti i dati informatici della segreteria e della presidenza. Trasmissione ai colleghi ulteriori conoscenze acquisite a Corsi di formazione e a riviste specializzate sull utilizzo di Posta elettronica, internet 14

15 e a servizi di comunicazione telematici vari. Ambito/struttura Rapporti con ditte esterne, docenti, personale ATA, Comune, Enti, Revisori dei Conti, Componenti del C.d.C. Settore PATRIMONIO GESTIONE BENI PATRIMONIALI Responsabile Funzione Componenti Compensi La custodia dei beni patrimoniali è demandata al, che si avvale E CAFFA dell Ufficio di segreteria per la gestione Nicoletta inventariale. Premesso che formano materia di inventario tutti i beni acquisiti con denaro statale, comunale o altro e avuti in dono, per una buona gestione del patrimonio occorre procedere ad un continuo controllo dei beni per determinare, in ogni momento, la consistenza patrimoniale e le responsabilità legate alla stessa dei consegnatari e dei subconsegnatari è comunque necessario effettuare una ricognizione nei seguenti casi: Ad ogni passaggio di consegne Su iniziativa degli organi di controllo Quando lo ritenga opportuno il consegnatario. La ricognizione è un indagine materiale volta ad accertare l esistenza dei vari elementi patrimoniali e la loro pertinenza giuridica. E una funzione che deve essere compiuta con accuratezza, specie per sistemare preesistenti disordini contabili. A inizio anno scolastico il affida la custodia e la conservazione del materiale ai docenti o personale comunicato dal DS ; Durante il corso dell anno l assistente amministrativo incaricato della gestione del patrimonio inventaria il materiale acquistato, redige i verbali di collaudo, inserisce in inventario i beni acquistati, applica su ciascun bene l etichetta con il numero di inventario, aggiorna gli elenchi per ubicazione; Nel mese di marzo redige i modelli A relativi alle variazioni patrimoniali e li invia alla Ragioneria Provinciale dello Stato; Nel mese di giugno il predispone una circolare da inviare nei vari plessi indirizzata ai sub-consegnatari con allegati gli elenchi con ubicazione. I sub-consegnatari entro la fine di giugno devono restituire gli stessi con indicato a fianco di ogni bene le variazioni intervenute: cambio di ubicazione, usura 15

16 del bene, smarrimento dello stesso, ecc.. L assistente incaricato della gestione dei beni patrimoniali provvede a registrare sull inventario le variazioni intervenute, a stampare nuovi elenchi che dovranno sostituire i precedenti ed essere affissi in ogni aula o laboratorio dove i beni sono tenuti. Nel mese di settembre dell anno scolastico successivo il su indicazione del DS conferirà nuove nomine ai subconsegnatari. Ambito/struttura Rapporti con ditte esterne, docenti, personale ATA, Comune, Enti, Revisori dei Conti Settore PATRIMONIO CONTABILITA DI MAGAZZINO Responsabile Funzione Componenti Compensi Seguire nelle varie fasi di impiego i CAFFA FrancescA movimenti del materiale non soggetto ad Nicoletta inventario, sia fragile che di consumo, attraverso le registrazioni dei buoni di carico e scarico di materiale. Per effettuare il lavoro si avvale dell uso di apposito software. Si occupa della tenuta dei registri di magazzino, di carico, di scarico. La procedura seguita per la tenuta dei documenti contabili è la seguente: Il DS firma il buono d ordine, redatto dalla segreteria, sulla base di una richiesta di materiale. Una copia dell ordine va alla ditta, una copia all assistente che si occupa di acquisti e magazzino: Man mano che il materiale proviene alla scuola l assistente responsabile spunta il buono d ordine consegna il materiale ai docenti o al personale che lo ha richiesto e compila il buono di carico, buono che dovrà essere firmato e vistato dal.una copia verrà allegata alla fattura dopo aver controllato la corrispondenza tra il materiale inviato e quello ordinato. CAFFA e Ciascun buono di carico dovrà essere annotato sul giornale di magazzino, in ordine cronologico, come pure in ordine cronologico verranno registrati i buoni di prelevamento e di scarico. Al termine dell anno dovrà essere stampato il giornale di magazzino dal quale devono risultare tutti i movimenti intervenuti e dal quale risulta la consistenza patrimoniale. 16