Colore e Multifunzione a supporto della comunicazione aziendale

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1 di Massimo Fucci Il colore, da sempre, consente di comunicare con maggiore efficacia. Anche nelle aziende manifatturiere il colore facilita la comunicazione tra l ufficio tecnico e gli altri comparti aziendali (commerciale, acquisti, servizi etc.) e, soprattutto, con i clienti. Con l avvento dei sistemi multifunzione in formato A3, è possibile supportare adeguatamente tutta una serie di attività a costi compatibili con i budget delle PMI. C erano una volta la fotocopiatrice, il fax e la stampante, questo potrebbe essere il prologo di una dissertazione sui sistemi multifunzione, purtroppo o per fortuna dipende dai punti di vista i sistemi multifunzione non hanno soppiantato le macchine monofunzione, per una serie di motivi. Non sempre appare evidente il risparmio possibile nell utilizzo di un unico sistema multifunzione per diverse attività quali: l acquisizione, la riproduzione e l invio di documenti, con un notevole incremento dell efficacia della comunicazione sia all interno sia all esterno dell azienda. Alcune considerazioni obbiettive vanno sicuramente a vantaggio dell adozione dei sistemi multifunzione. Infatti, a seconda del modello considerato è possibile acquisire (Scan) un documento cartaceo e trasformarlo in formato digitale, il che facilita la distribuzione a diversi destinatari sia via fax (Scan to fax) sia via (Scan to ), inoltre è possibile stampare, fotocopiare e fascicolare documenti ed inviare e ricevere fax. In alcuni modelli è possibile memorizzare attività di stampa o invio per operazioni ripetitive o per attività programmate nel tempo (ad esempio stampa notturna). Il tutto utilizzando una sola presa elettrica (il multifunzione ha una sola spina), uno stesso serbatoio di carta (multiformato e multispessore), lo stesso materiale di consumo (stesso toner, quindi facilità di scorte e ricambio) e, non ultimo, un unico contratto di manutenzione con un solo fornitore, facilitando Pagina 1 di

2 così sia le comunicazioni tra fornitore e cliente, sia una significativa ottimizzazione dei costi. Il colore ed il formato A3, presente in una vasta gamma di sistemi multifunzione, forniscono un ulteriore elemento di produttività per le Aziende manifatturiere in generale, ed in particolare per gli uffici tecnici di queste Aziende. Il dispositivo multifunzione A3 rappresenta oggi un hub integrato di tutte le funzioni maggiormente utilizzate in ufficio - afferma Nicolò Vezzosi - Product Marketing Professional Office Solutions Canon Italia S.p.A. - nelle aziende la comunicazione (sia interna tra i reparti che esterna) rappresenta un area strategica e, grazie alla tecnologia Smart Colour è possibile che il costo di gestione del colore sia molto simile a quello dei dispositivi solo bianco e nero. La diminuzione dei costi del colore fa si che il 2007 sia segnato dall ulteriore rafforzamento del mercato colore. Nei prossimi anni, secondo le stime degli esperti, questo mercato raggiungerà le stesse dimensioni di quello bianco e nero. La gamma a colori Canon continua Vezzosi - si è ampliata e rafforzata nell ultimo anno grazie al lancio di dispositivi a colori caratterizzati da performance elevate, come ad esempio il top della gamma office irc40/45/5180i in grado di realizzare stampe a colori alla velocità di ben 51 pagine al minuto. Per HP, di contro, la principale novità riguarda senza dubbio l introduzione dei nuovi dispositivi multifuzione basati su HP Edgeline, l innovativa tecnologia di stampa appositamente studiata per gli ambienti office che intendono utilizzare molto il colore e producono elevati volumi di stampa/copia. La tecnologia Edgeline sottolinea Massimo Lavagnini, Category Manager MFP e solution IPG HP Italiana - è frutto di un investimento di oltre 1.4 Miliardi di dollari e 5 anni di lavoro dell area ricerca e sviluppo HP, rappresenta per la nostra azienda il più innovativo traguardo in ambito stampa degli ultimi anni e, in particolare, la prima vera innovazione tecnologica dopo la stampa laser. Pagina 2 di

3 I vantaggi offerti dai prodotti basati su questa tecnologia sono molteplici: altissima affidabilità, elevata velocità, bassi consumi ed un costo pagina particolarmente contenuto. Queste caratteristiche ne favoriscono la collocazione negli ambienti di lavoro che producono elevati volumi di documenti come le aziende manifatturiere: all interno dell ufficio tecnico, dove si stampano manualistica e report e negli uffici marketing e commerciale che debbono sviluppare materiale promozionale in tempi ristretti. In ambito manifatturiero, diverse sono le situazioni in cui il multifunzione A3 a colori è utilizzato per migliorare i flussi di comunicazione tra i diversi reparti. Lexmark ci spiega Pietro Renda SMB Sales and Marketing Director of Lexmark Italia - ha di recente acquisito clienti nel segmento moda, dove bozzetti a colori vengono copiati, archiviati, scambiati con altri reparti attraverso facili passaggi sui pannel touch screen dei nostri MFP. Aziende automobilistiche stampano e inviano immagini di prototipi utilizzando gli scanner A3. Le novità tecnologiche introdotte da Lexmark nella sua ultima produzione, rappresentano una risposta alle principali richieste fatte dagli utenti negli anni: la semplicità d uso e il controllo dei costi del colore. Nel primo caso un pannello touch screen da 14 a colori facilità ogni operazione di stampa, copia, scansione, invio fax. Nel secondo caso via software si definiscono i permessi d uso e quelli anti abuso). Tutto molto intuitivo, guidato, veloce e molto pratico. E possibile - conclude Renda - personalizzare il pannello con il logo aziendale oppure con icone specifiche che permettono agli utenti di crearsi il proprio chiosco documentale. Inoltre qualsiasi modulo o documento è stampabile dal multifunzione senza l ausilio del personal computer. Il colore, senza dubbio, migliora la cooperazione e la condivisione delle informazioni attraverso lo scambio di diversi documenti: disegni, immagini, presentazioni note, manuali d istruzione e di manutenzione. Un altra importante area di utilizzo del colore evidenzia Giovanna Nuzzo, Marketing Manager Digital Document Systems di Océ Italia - è la comunicazione esterna. Molte installazioni di sistemi Océ Pagina 3 di

4 della Famiglia Colour Systems con produttività che partono dalle 25 fino alle 50 pagine al minuto, sono utilizzate dai clienti per generare documentazione di Marketing Communication, finalizzata alla promozione e commercializzazione di prodotti. In questa categoria rientrano listini, cataloghi, brochure di prodotto e opuscoli illustrativi. Nel 2007 Océ ha introdotto nuovi modelli quali CS172 e CS191 che realizzano rispettivamente 25 e 35 pagine a A4 al minuto, a cui farà seguito il top della gamma: la CS240 che, con 45 pagine A4 al minuto a colori, metterà a disposizione produttività e versatilità in un sistema compatto, di medie produttività. Tutti i sistemi sono integrati e gestibili attraverso i software dedicati all Office di Océ come Universal Driver, Intralogic, Smart Mailbox, Scan To , per garantire una gestione ottimale dei flussi in termini di costi e prestazioni. Le principali Aziende produttrici di sistemi multifunzione, per rendere la fornitura più efficace e compatibile con la maggior parte dei budget delle PMI, hanno sviluppato diverse metodologie e strategie. Per Giovanna Nuzzo di Ocè tutto parte da una corretta analisi dei comportamenti degli utenti, delle loro esigenze e delle loro aspettative, condotta attraverso l applicazione del Professional Office Programme che consente ad Ocè di definire una soluzione di razionalizzazione dei flussi documentali, con un ottimizzazione dei costi che può portare risparmi che variano dal 25 al 40%. La proposta di Océ è variegata e comprende la possibilità di offerte sia in forma di costi fissi che di costi variabili. Lexmark ci fa sapere Pietro Renda- propone ai suoi clienti offerte di fornitura che vanno dal semplice acquisto, a contratti di noleggio a 3, 4 o 5 anni che comprendono fornitura di toner e servizi di manutenzione. Con il programma Discovery tramite nostri specialisti, aiutiamo il cliente a capire come sta stampando in azienda, quali sono i costi di TCO, dove e come si può ottimizzare il parco con un unico obiettivo: tenere bassi i costi. A discrezione del cliente scegliere la modalità classica di noleggio oppure optare per forniture pay per use. Pagina 4 di

5 Per ogni fornitura Lexmark mette a disposizione (compreso nel prezzo) il servizio di smaltimento di toner esausti, anche qui in maniera semplice e veloce: utilizzando un sito web. HP dal canto suo - afferma Massimo Lavagnini - investe molto nel Pay per Use, con la nostra offerta assumiamo il controllo diretto e completo dei dispositivi di output aziendali del cliente. Il progetto prevede una prima fase di valutazione dell ambiente di stampa esistente finalizzata ad identificare gli utenti, i volumi, i formati e le modalità (bianco nero o colore) di stampa. In seconda battuta si elabora una proposta che tenga conto delle specifiche esigenze del cliente, attuali e future, per poter poi definire una proposta commerciale completa di hardware, materiali di consumo, servizi, ma anche di soluzioni di supporto e gestione dell infrastruttura. Per HP il cliente deve concentrarsi solo sulle attività del suo core business, senza doversi occupare del funzionamento e della manutenzione dei dispositivi di stampa. Secondo Nicolò Vezzosi di Canon- il mercato office ormai richiede sempre più contratti di noleggio e assistenza all-inclusive relazionati al volume mensile di stampa del cliente, in quest ottica Canon propone un servizio di assistenza remota (e-maintenance) che consente un monitoraggio dei dispositivi 24 ore su 24 dove il dispositivo comunica automaticamente eventuali problemi ad un centro assistenza che può così intervenire in tempi brevissimi. Il mercato quindi, offre una vasta gamma di prodotti dotati di funzionalità atte a rispondere alle diverse esigenze degli utenti. Inoltre, vista la cultura commerciale che è somma dell esperienza della fornitura di fotocopiatrici e di soluzioni IT è possibile concordare con il fornitore una vasta tipologia di contratti che vanno dall acquisto, al noleggio operativo, al pay per use e, non ultimo, all outsourcing. Gli alibi rimasti agli uffici acquisti delle aziende, sono quindi ridotti praticamente a zero: multifunzione A3 e colore, avanti tutta! Pagina 5 di