Direttore Dr.ssa Tiziana Riscaldati. SIMT-POS 022 Gestione Informatizzata su Emonet

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2 2 1 SCOPO Descrivere le applicazioni del sistema informatico EmoNet, impiegato nel SIMT per le diverse attività svolte nei vari settori operativi e la organizzazione di tali attività. Gli scopi della procedura servono a garantire: La registrazione su supporto informatico di tutti i dati relativi alle diverse attività del SIMT L uniformità delle registrazioni in uso nel SIMT La rintracciabilità completa dei dati e degli operatori che li hanno gestiti 2 CAMPO D APPLICAZIONE Si applica a tutti i processi del SIMT in cui è coinvolto il sistema gestionale Emonet. 3 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Decreto Ministeriale 03 marzo 2005 "caratteristiche e modalità per la donazione del sangue e di emocomponenti" titolo III richiesta e assegnazione del sangue e degli emocomponenti Decreto Legislativo 19 Agosto 2005 N. 191 Attuazione della direttiva 2002/98/CE che stabilisce norme di qualità e di sicurezza per la raccolta, il controllo, la lavorazione, la conservazione e la distribuzione del sangue umano e dei suoi componenti. Legge 21 Ottobre 2005 N. 219 Nuova disciplina delle attività trasfusionali e della produzione nazionale degli emoderivati RACCOMANDAZIONE MINISTERO DELLA SALUTE - Dipartimento Qualità ( ) "Raccomandazione per la prevenzione della reazione trasfusionale da incompatibilità AB0 " DECRETO LEGISLATIVO 6 novembre 2007, n. 191 "Attuazione della direttiva 2004/23/CE sulla definizione delle norme di qualità e di sicurezza per la donazione, l'approvvigionamento, il controllo, la lavorazione, la conservazione, lo stoccaggio e la distribuzione di tessuti e cellule umani." DECRETO LEGISLATIVO 9 novembre 2007, 208 "Attuazione della direttiva 2005/62/CE che applica la direttiva del 2002/98/CE per quanto riguarda le norme e le specifiche comunitarie relative ad un sistema di qualità per i servizi trasfusionali." DECRETO LEGISLATIVO 9 novembre 2007, n. 207 "Attuazione della direttiva 2005/61/CE che applica la direttiva 2002/98/CE per quanto riguarda la prescrizione in tema di rintracciabilità del sangue e degli emocomponenti destinati a trasfusioni e la notifica di effetti indesiderati ed incidenti gravi. DECRETO LEGISLATIVO del 20 dicembre 2007, n. 261 (G.U ) Revisione del decreto legislativo 19 agosto 2005, n. 191, recante attuazione della direttiva 2002/98/CE che stabilisce norme di qualita' e di sicurezza per la raccolta, il controllo, la lavorazione, la conservazione e la distribuzione del sangue umano. DECRETO MINISTERIALE 21 dicembre 2007 (GU n. 13 del ) Nuova disciplina delle attivita' trasfusionali e della produzione nazionale di 2

3 3 emoderivati. DECRETO MINISTERIALE 21 dicembre 2007 (GU del ) Istituzione del sistema informativo dei servizi trasfusionali. Standard ISO DESCRIZIONE ATTIVITÀ 4.1 Accesso al sistema L operatore, per accedere ad una postazione PC EmoNet, accende il PC e attende il termine degli autocontrolli automatici dell apparecchiatura. Al termine di questi autocontrolli, viene richiesta la password di accesso al client dal quale si sta operando. Si apre così il menù generale di accesso dell utente. Per accedere al programma EmoNet fare doppio clic sull icona EmoNet. Compare in alto la barra degli strumenti EmoNet ed, al centro, una maschera con 2 campi: nel superiore digitate il proprio user_id che corrisponde in genere al cognome dell operatore, nell inferiore la propria password personale composta da caratteri alfanumerici e assegnata al singolo utente dal Servizio Assistenza EmoNet di Udine. Premere OK. Se l inserimento è stato corretto, la maschera centrale scompare e la barra delle applicazioni EmoNet si attiva colorandosi. Quando ci si connette per la prima volta nella giornata, il sistema richiede l allineamento della data a quella del server: selezionare OK. Cliccando sui tasti delle funzioni nella parte alta dello schermo, si apre un elenco di possibili applicazioni consentite secondo il profilo funzionale dell operatore. 4.2 Uscita dal sistema EmoNet Al termine dell utilizzo personale, ogni operatore deve chiudere le varie applicazioni impiegate fino a quando sul video rimane soltanto la barra degli strumenti. Cliccare con il mouse sul tasto X in alto a destra per abbandonare il programma. 4.3 Gestione del sistema EmoNet Per tutte le attività del SIMT i dettagli operativi specifici per l uso delle applicazione del sistema si rimanda al manuale d uso EmoNet. 4.4 Attività di sicurezza La presente procedura indica le diverse attività da effettuare per evitare: ACCESSO DI OPERATORI NON AUTORIZZATI o DIVERSI DAL TITOLARE della PASSWORD USATA. E compito del RS inserire il nuovo personale con opportuno profilo abilitandone la password individuale attraverso la richiesta alla sede centrale operativa Insiel di Udine E cura di tutti gli operatori uscire dal sistema al termine dell utilizzo; chiudere tutte le funzioni e cliccare sulla X in alto a destra della barra della applicazioni EmoNet. 4.5 Riservatezza della Password: In ottemperanza alle disposizioni di legge in vigore tutte le operazioni sono registrate nel database EmoNet con il nominativo corrispondente alla password attivata, l operatore il cui nominativo corrisponde a tale password per eseguire una certa operazione è dunque considerato responsabile del fatto e della sua registrazione, anche per quanto concerne le eventuali implicazioni di carattere medico- 3

4 4 legale. Pertanto, a tutela dei propri interessi e sotto la propria personale responsabilità, è fatto obbligo a tutti gli operatori l uscita dall applicativo EmoNet al termine di ogni utilizzo. E altresì proibito operare utilizzando il profilo utente/password di un altro operatore che avesse lasciata aperta la propria posizione operativa. In tali casi è obbligatorio chiudere le applicazioni, uscire e rientrare nel programma come sopra indicato. 4.6 Cambio Password: E consigliabile cambiare periodicamente la propria password. Per poter effettuare il cambio password è necessario cliccare su Tools in alto a sinistra; cambia password : compare una maschera in cui inserire la propria userid, la vecchia password e quindi la nuova password; confermare. Da questo momento in poi sarà possibile accedere solo con la nuova password. Dopo 6 mesi di non utilizzo della password, l utente non sarà più abilitato all accesso con quella password che dovrà essere riattivata dopo richiesta al RS. N.B. A tutela dei propri interessi e sotto la propria personale responsabilità è fatto obbligo a tutti gli operatori di non comunicare ad altri la propria password. La password del singolo operatore, infatti, non è nota e non è rintracciabile né per il Superutente (cioè RS), né per il Direttore del Servizio, né per il servizio di Assistenza Emonet di Udine. 4.7 Utilizzo delle funzioni e delle applicazioni del sistema gestionale EmoNet Le istruzioni per gestire correttamente le funzioni e le applicazioni del sistema EmoNet nelle diverse fasi lavorative sono riportate nei paragrafi finali della procedure. Per le caratteristiche generali del sistema si fa riferimento ai manuali di EmoNet. Sono disponibili in formato elettronico ed accessibili da ogni client che presenta un installazione Emonet, le istruzioni fornite insieme al rilascio delle singole release di aggiornamento del software. 4.8 Gestione dei malfunzionamenti(vedi SIMT-IO 052) Per tutti i problemi connessi alla corretta funzionalità del programma EmoNet, per chiarimenti rispetto all impiego di specifiche funzioni e per richiedere modifiche alla configurazione del database EmoNet utilizzato dal SIMT-MT ci si può rivolgere al Servizio Assistenza EmoNet utilizzando il numero verde attivo tutti i giorni dal lunedì al venerdì dalle ore alle ore e il sabato dalle ore alle ore 13.00; all operatore deve essere indicato il codice cliente 3041 relativo all Azienda Ospedaliera Belcolle di Viterbo. Ogni problematica di malfunzionamento di hardware (stampanti, tastiere, video, etc.) o del software EmoNet (impossibilità di effettuare operazioni consuete, difetti nel normale funzionamento del sistema, etc.) deve essere tuttavia segnalata al Responsabile di Laboratorio (depositario della password SuperUtente, Dott. Roberto Gasbarri), che provvederà all eventuale richiesta di intervento del CED aziendale. In caso di assenza del referente la richiesta di intervento può essere effettuata da uno degli operatori in servizio. Nei casi in cui venga richiesto il diretto intervento degli operatori Insiel-Emonet, la richiesta di intervento viene aperta dal Responsabile di Laboratorio che utilizza il codice utente del SIMT. In sua assenza e nel caso in cui debba essere utilizzata la password da SuperUtente, lo stesso responsabile di Laboratorio comunica i codici necessari al Dirigente in servizio. 4

5 5 4 INDICATORI N/A 5 RESPONSABILITA Responsabilità: le diverse possibilità di utilizzo per le applicazioni del sistema gestionale informatico EmoNet sono indicate secondo il profilo funzionale degli operatori nella seguente tabella secondo la priorità: A = Ammesso, NA= Non Ammesso, AL= Ammesso con Limitazioni R= Responsabile Attività [UTENTE TECNICO] [UTENTE INFERMIERE] UTENTE MEDICO- BIOLOGO] Accesso al programma A A A A A Accesso a sezione generali A A A A A Accesso a sezioni specifiche NA NA NA A A Accesso alle applicazioni AL AL AL A A Accesso alle funzioni AL AL AL A A Attività di sicurezza AL AL AL R A Applicazione Emoconf. NA NA NA R A RS RUOC 6 ABBREVIAZIONI APPLICAZIONE BARRA DEGLI STRUMENTI CAI CAMPO CLIENT DATABASE DRIVE FILTRO FOLDER FUNZIONE ICONA LOG-IN MASCHERA Operazione/attività in cui si articola una sezione del programma Elemento grafico lineare in alto sullo schermo contenente tasti/icone delle funzioni e di alcune applicazioni del programma (anche barra delle applicazioni, tool-bar ) Codice anagrafico interno Area di una maschera in cui immettere dati a scelta variabile oppure obbligata Postazione terminale di un computer dalla quale è possibile accedere al server centrale base dati, insieme delle informazioni inserite nel sistema informatico Guida. Accesso del PC per l inserimento di dischetti, pen-drive, etc. Criterio di selezione/ricerca dati ottenuto impostando parametri di uno o più campi Analogo di classificatore, cartella pieghevole con etichetta in uno schedario Strumento operativo del programma (p.e.: ricerca, memorizzazione, etc.) Immagine/tasto rappresentativa di una funzione o di un programma Registrazione di accesso al programma Immagine videografica contenente campi, icone, etc. 5

6 6 PASSWORD PC POP-UP PROFILO FUNZIONALE RELEASE R UOC RS SERVER SEZIONE SUPERUTENTE TOOL Parola-chiave Personal computer Immagine videografica a comparsa automatica ed istantanea successiva alla selezione di alcuni parametri o applicazioni Quadro delle applicazioni e funzioni consentite ad un utente secondo i ruoli professionali (Medico, tecnico, Infermiere) del SIMT-MT Edizione del programma EmoNet Responsabile Unità Operativa Complessa Responsabile SuperUtente Postazione PC con funzioni di controllo delle postazioni PC terminali Parte, area in cui è articolato il programma, sia di tipo generale (Tools, presentazioni, Laboratorio, Emoteca, Emoderivat, Uso clinico) che specifiche(utilità, Emoconf, Windows) Soggetto con accesso a tutte le applicazioni sia generali che specifiche del programma. In questo contesto corrisponde al responsabile di settore strumento, attrezzo per l utilizzo del sistema 7 ALLEGATI 6