Valutazione Benessere Organizzativo

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1 Valutazione Benessere Organizzativo

2 Valutazione Benessere Organizzativo Nel 2011 si è deciso di abbandonare il vecchio sistema di valutazione del clima aziendale per avviare il Progetto Benessere Organizzativo nella Casa di Cura Villa San Benedetto Menni in collaborazione con il Dipartimento di Medicina del Lavoro con l Università degli Studi di Milano. Il progetto si è concluso quest anno. L indagine che è partita da un questionario distribuito ai lavoratori fornirà indicazioni utili a supportare la definizione di misure preventive e/o correttive del rischio stress lavoro-correlato ai sensi dell art.28 del Decreto Legislativo 81/2008. Modello di riferimento dell indagine L indagine si basa sul modello del benessere organizzativo, costrutto multidimensionale che si riferisce alla capacità dell organizzazione di lavoro di promuovere e mantenere il benessere psicofisico, psicologico e sociale degli operatori. A differenza del modello tradizionale, volto primariamente alla rilevazione e correzione dei fattori di rischio lavorativo associati all insorgenza di malattia, la prospettiva del benessere organizzativo pone l accento sull opportunità di operare scelte di organizzazione e gestione che permettano, da un lato, di porre richieste cui le persone sono in grado di rispondere in maniera efficace e, dall altro, di incrementare la quota di risorse a disposizione dei lavoratori, ai fini sia di facilitare il raggiungimento degli obiettivi di lavoro che di sviluppare e mantenere livelli ottimali di autostima, motivazione ed investimento nel lavoro. Se da una parte, infatti, un efficace adattamento tra persone e richieste di lavoro è in grado di ridurre il rischio di stress occupazionale e l insorgenza di disturbi della sfera psichica e fisica ad esso potenzialmente correlati (per esempio disturbi psichici, del sonno, cardiovascolari e gastrointestinali, esaurimento emotivo, assenteismo), dall altra il potenziamento delle risorse messe a disposizione dall organizzazione sanitaria (per esempio strumenti/attrezzature di lavoro, grado di autonomia, leadership efficace, coesione di gruppo, procedure di lavoro, formazione/aggiornamento, gestione delle carriere, valutazione delle

3 performance, sistemi premianti, ecc.) può stimolare la crescita della soddisfazione lavorativa, del senso di appartenenza all azienda, del coinvolgimento lavorativo, ecc., fattori in grado di migliorare la qualità della vita organizzativa e di incrementare le performance quali-quantitative degli operatori. Il modello del benessere organizzativo si caratterizza dunque per la sua capacità di integrare le finalità proprie della tutela della salute e sicurezza dei lavoratori con le istanze del management (veicolate in particolare dalla funzione Human Resources), tese ad individuare modalità di gestione in grado di stimolare nelle persone livelli sempre maggiori di produttività e qualità del servizio offerto. Fasi preparatorie L indagine mediante questionario è stata preceduta da una fase preparatoria, realizzata nel periodo Giugno-Ottobre 2011, finalizzata a: Informare e formare i responsabili aziendali della salute e sicurezza dei lavoratori e gli operatori della struttura sanitaria in merito alla problematica specifica dello stress lavorativo e ad alle metodologie d indagine impiegate per la sua valutazione. Supportare l individuazione delle potenziali aree critiche connesse al contenuto ed al contesto di lavoro, al fine di permettere la messa a spunto di uno strumento di valutazione delle percezioni (questionario autosomministrato, vedi sotto) il più possibile tarato sulle caratteristiche specifiche dell organizzazione oggetto d indagine. In particolare, sono state realizzate le seguenti azioni: Incontri preliminari, svolti presso la struttura, finalizzati ad illustrare le caratteristiche e le modalità di affronto del

4 problema stress lavoro-correlato, nonché le modalità operative di realizzazione del progetto Benessere organizzativo nella casa di cura Villa San Benedetto Menni. A questi incontri, coordinati dalla parte consulente, hanno partecipato il Datore di Lavoro, l Ufficio Risorse Umane, il Risk Manager, le psicologhe del Gruppo Tecnico (vedi sotto) e i Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza. Raccolta di dati aziendali mediante interviste dirette al responsabile dell ufficio Risorse Umane e al Risk Manager e analisi documentale (per esempio organigramma, flussi comunicativi, sistemi di formazione/aggiornamento, gestione risorse umane, assenze per malattia, infortuni, turn-over, ecc.). Istituzione del Gruppo di Coordinamento della struttura, costituito da Datore di Lavoro, Responsabile delle Risorse Umane, Risk Manager, due psicologhe del Gruppo Tecnico (vedi sotto) e i Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza. Il Gruppo di Coordinamento ha formalmente assunto la responsabilità di avviare, coordinare e supportare le diverse fasi del percorso di valutazione/gestione del rischio stress lavoro-correlato. Compiti specifici del Gruppo di Coordinamento sono: creazione di condivisione da parte delle varie figure della struttura su finalità e modalità di realizzazione del percorso di valutazione/gestione del rischio. creazione di un elevato commitment da parte del management aziendale e delle rappresentanze lavorative rispetto al problema, in modo da garantire un supporto constante nelle varie attività di valutazione/gestione del rischio.

5 Costituzione del Gruppo Tecnico, formato da due psicologhe della struttura, il Responsabile delle Risorse Umane e il Risk Manager. Il Gruppo Tecnico ha assunto la responsabilità operativa (in supporto alla parte consulente) delle varie fasi inerenti alla preparazione e alla realizzazione del progetto. Comunicazione a tutti gli operatori presenti presso la struttura in merito ad obiettivi, modalità del processo di valutazione/gestione del rischio stress lavoro-correlato, attuata mediante distribuzione di volantini e affissione di cartelli presso punti strategici della struttura. Tale azione comunicativa ha avuto l obiettivo di sensibilizzare i lavoratori a fornire il loro contributo partecipando alla compilazione del questionario. Inoltre, sono stati comunicati i referenti del Gruppo di Coordinamento della struttura, cui i lavoratori possono rivolgersi per qualsiasi chiarimento. Realizzazione di alcune attività formative, a cura della parte consulente, rivolte alle seguenti figure: Dirigenti-Preposti (D.Lgs. 81/08 art. 37 comma 7), Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS; D.Lgs 81/08 all art.7 comma 10), staff P (RLS; D.Lgs 81/08 all art.7 comma 10) e lavoratori. Per tutti queste figure aziendali, la formazione ha riguardato i seguenti temi, con livelli di approfondimento diversi secondo il ruolo specifico: Concetto e definizioni di stress. Statistiche e costi socio-sanitari dello stress lavorativo. Teorie interpretative del fenomeno stress. L'interazione uomo/ambiente e il ruolo dei fattori personali ed extralavorativi (genere, età, provenienza geografica, tipologia contrattuale). L'approccio multidimensionale allo stress. I principali modelli per la valutazione dello stress lavorativo.

6 Gli strumenti per la valutazione dello stress lavorativo e loro applicazione. Effetti dello stress sulla salute fisica e psicologica. Collaborazione all effettuazione della valutazione del rischio specifico. Definizione dei criteri e metodi di valutazione. Individuazione delle procedure di attuazione delle misure preventive. Primi risultati La durata delle sessioni formative è stata di due ore per Dirigenti- Preposti, due ore per Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza, tre ore per il Gruppo Tecnico,45 minuti per i lavoratori, in occasione della somministrazione dei questionari. Il progetto ha consentito di identificare quegli aspetti dell organizzazione su cui sarà necessario attuare interventi migliorativi tesi a promuovere il benessere del personale e la qualità della vita lavorativa nella nostra struttura. La relazione sui risultati dell indagine è stata consegnata ad agosto Tali risultati sono stati inoltre comunicati e messi a disposizione di tutti i dipendenti. Successivamente all indagine, sono stati realizzati, sempre sotto la supervisione dell Università di Milano, una serie di incontri che hanno coinvolto gruppi di lavoratori rappresentativi dei diversi profili professionali insieme alla Direzione, finalizzate ad approfondire i risultati e ad individuare possibili soluzioni delle criticità emerse. Nelle tabelle sotto riportate vengono riproposti i risultati dei Focus Group realizzati con figure afferenti ai diversi gruppi professionali operanti presso la struttura, riportando per ciascun gruppo professionale, le criticità segnalate, le soluzioni proposte dai

7 partecipanti, quelle proposte dalla Direzione e lo stato attuale della singola criticità. Obiettivo di tale attività è fornire indicazioni utili all individuazione di misure idonee alla gestione del rischio stress lavoro-correlato ai sensi del art.28 del Dlgs 81/2008. I Focus Group realizzati hanno infatti permesso di approfondire le criticità presenti e raccogliere proposte e suggerimenti da parte dei lavoratori in merito a possibili soluzioni alle problematiche emerse. I risultati emersi potranno sostenere il Datore di Lavoro nella fase di individuazione, progettazione ed implementazione di interventi migliorativi. A seguito di questa prima analisi sono già stati attuati diversi interventi, altri invece restano ancora aperti poiché prevedono un percorso più complesso e a lungo termine che coinvolge molte figure professionali all interno della struttura. AREA MEDICI Rigidità nel sistema aziendale: gestione delle timbrature 10 minuti di flessibilità in entrata Non si ritiene presente tale rigidità per la figura dei medici Il ritardo viene contestato solo in caso di recidiva risolta Scollamento tra la parte operativa e la direzione / Scarsa efficacia comunicativa 1.Entro l'estate verrà inserito un Primario 2. Programmata una supervisione da parte di un consulente esterno Si sottolinea, in particolare, la difficoltà a ricevere informazioni aggiornate e di avere un punto di riferimento chiaro e rappresentativo. Inadeguatezza degli spazi Dotazione informatica insufficiente Individuare un operatore addetto all'informatica in maniera esclusiva E' stato individuato uno studio solo Problematica particolarmente avvertita in per i medici 2 Censimento hardware-software / Uniformare dotazioni per ciascun centro / Aumentare la dotazione di scanner-stampanti, Si sottolinea che il problema maggiore è correlato alla qualità e non omogeneità delle dotazioni hardware e software risolta Scarso riconoscimento del ruolo del medico da parte degli altri operatori Il gruppo riconosce che, con l'inserimento del nuovo coordinatore, la situazione è in miglioramento Incremento delle attività di tipo burocratico-amministrativo -RSD- Individuare un operatore a cui affidare l'espletamento delle attività burocraticheamministrative Revisione delle funzioni di alcuni operatori IN CORSO Turni di guardia diurna Affidare i turni di guardia ad un medico con competenze anche internistiche PROPOSTA PERCORRIBILE Mancanza di uno specifico sistema premiante per i medici Servizi e spazi per pause di lavoro Servizio mensa/bar - Cibi salutari nei distributori Affinare il sistema di direzione per obiettivi e di assegnazione degli incentivi Inserito distributore in - Valutare la possibilità di inserire cibi salutari risolta

8 AREA PSICOLOGI Tempi di lavoro estremanente ristretti rispetto al progetto riabilitativo Dotazione informatica insufficiente Aumento dotazione PC Elevati carichi di lavoro incompatibili con ore da dedicare alla ricerca Autorizzazione all'utilizzo programmato degli ambulatori e spazi ala nuova 1 piano Censimento hardware-software / Uniformare dotazioni per ciascun centro / Aumentare la dotazione di scanner-stampanti Colloquio con Dr.Perna/ Dr. ssa Caldirola per valutare le reali possibilità di distacco dalla clinica degli psicologi L'analisi ha messo in evidenza come la criticità sia correlata a gestione inefficace degli spazi e di condivisione degli strumenti informatici Si sottolinea che il problema maggiore è correlato alla qualità e non omogeneità delle dotazioni hardware e software risolta Scarsa trasparenza dei criteri di assegnazione degli incentivi Comunicare anticipatamente i criteri annualmente adottati Comunicazione e oggettivazione dei criteri adottati Precarietà dei contratti di consulenza Servizi e spazi per pause di lavoro Comunicazione anticipata delle decisioni assunte su contratti in scadenza Servizio mensa/bar - Cibi salutari nei distributori - Affidare agli operatori del CD la preprazionedistribuzione di panini o snack Ridefinire anche alla luce delle modifiche normative, gli aspetti contrattuali e normativi degli psicologi non dipendenti. Rendere più Inserito tempestiva distributore la comunicazione in - Valutare la possibilità di inserire cibi salutari - Valutare l'inserimento della pausa pranzo nel modello orario, in attesa di ricevere una proposta dal CD AREA FISIOTERAPISTI Ambiguità e scarso riconoscimento del loro ruolo In particolare si evidenzia l'assegnazione di attività di cambi posturali risolta Rigidità eccessiva degli orari di lavoro In realtà si tratta di un problema individuale PERCORRIBILE Scarsa trasparenza dei criteri di assegnazione degli incentivi Comunicazione anticipata e trasparente dei criteri annualmente adottati Comunicazione e oggettivazione dei criteri adottati Mancanza di comunicazione contnua con un proprio referente Ridefinizione delle modalità di coordinamento del gruppo Istituzione di incontri periodici con il gruppo dei fisioterapisti ed il responsabile Ufficio Inf.co

9 AREA EDUCATORI - ANIMATORI Scarsa valorizzazione del loro ruolo professionale (economico - crescita professionale - gratificazione motivazionale) Assegnazione di compiti aspecifici RSD- RSD Realizzazione di un piano di riconoscimento specifico (economico e professionale) Discussione sulle attività impropriamente assegnate agli edu/ani Estensione della direzione per obiettivi con relativi riconoscimenti Si sottolinea che la criticità è in fase di analisi e di risoluzione (con la collaborazione dei coordinatori) SUL FRONTE ECONOMICO DA AFFRONTARE NELL'UO Integrazione migliorabile tra eduani e infermieri RSD Protocollo dei ruoli Si sottolinea che la criticità è in fase di analisi e di risoluzione (con la collaborazione dei coordinatori) DA AFFRONTARE NELL'UO Piano formativo non congruente con i bisogni professionali Decisioni in tema di formazione affidate ad un gruppo Revisione dell'attuale assetto della struttura di formazione AREA AMMINISTRATIVI Scarsa comunicazione orizzontale e verticale AMM Incontri periodici mensili con il responsabile Si sottolineano i numerosi aspetti operativi che risultano critici a seguito della mancata/incompleta comunicazione Scarsi spazi area accettazione AMM Interruzione continua dell'attività lavorativa a seguito di telefonate esterne Difficoltà di gestione di situazioni telefoniche di richiesta di aiuto da parte dei pazienti AMM AMM Individuare una fascia oraria per l'inoltro delle chiamate Incontri formativi con medici in fase di valutazione in fase di valutazione

10 AREA INFERMIERI Dotazione informatica insufficiente - Aumento dotazione PC Censimento hardware-software / Uniformare dotazioni per ciascun settore / Aumentare la dotazione di scanner-stampanti-lettori SISS Si sottolinea che il problema maggiore è correlato alla qualità e non omogeneità delle dotazioni hardware e software Dilatazione dei tempi legata all'utilizzo di WH Integrazione delle attività con moduli cartacei Dopo analisi la criticità rilevata viene ricondotta al punto 1 REVOCATA Carichi di lavoro elevati e non adeguati sistemi di determinazione dell'organico con necessità di ore in regime straordinario Inefficace sistema di sostituzione degli assenti -RSD- Integrazione di 1 unità infermiere Si ribadisce la necessità di compilare l'apposito modulo per il riconoscimento delle eventuali ore di straordinario Presentazione delle metodologie adottate (di tiopo qualitativo e non quantitativo). Esubero rispetto agli standard Presentazione dei dati oggettivi sulle sostituzioni di personale assente per tempi prolungati. Valutazione sull'impossibilità a garantire tutte le sostituzioni Mancanza di un presidio infermieristico costante 2 Contenuto errato REVOCATO Incongruenza dei ricoveri Valutazione della lista di attesa Progetto di determinazione dei carichi di lavoro assistenziali assorbibili dall'equipe e relativa modifica ai criteri di ricovero IN CORSO Discontinuità di presenza del medico, dello psichiatra e della psicologa Affidamento dei tirocinanti impegnativo e sostitutivo del personale assente Distribuzione non equa dei turni RSD Aumentare le ore di presenza delle figure IN CORSO -RSD- Contenuto errato REVOCATO -RSD- Maggior equità nella distribuzione dei turni durante il Invito a raccogliere, all'interno di ogni reparto, la decisione del gruppo rispetto a: 1) notti week-end - Regolarità degli stessi - consecutive 2) regolarità del turno Assenza di 2 notti consecutive VS flessibilità nel soddisfare richieste personali DA VALUTARE SU RICHIESTE CHE GIUNGERANNO Riconoscimento dell'orario di servizio nei passaggi delle consegne -RSD- Scarsa valorizzazione del loro ruolo professionale (economico - crescita professionale - gratificazione motivazionale). Disparità contrattuale ARIS-UNEBA -RSD- Assenza di un sistema di Studio di un sistema incentivante riconoscimento adeguato rispetto alternativo all'ipm alle prestazioni erogate DA VALUTARE Disparità di trattamento economico per infermieri cooperativa - Assenza di un sistema incentivante Si sottolinea come tale aspetto non è di pertinenza di VSB Elevato carico emotivo Piano di supervisione per infermieri programmata supervisione con consulente esterno

11 AREA ASA-OSS Carichi di lavoro elevati e non adeguati sistemi di determinazione dell'organico Inefficace sistema di sostituzione degli assenti. Spostamenti frequenti tra reparti Mancanza di personale infermieritico nel turno notturno Distribuzione non equa dei turni - Limitazioni nel numero dei cambi turno in alcuni reparti/gruppi professionali -RSD- Integrazione di 1 unità ASA-OSS Reperibilità con operatori cooperativa Presentazione delle metodologie adottate (di tiopo qualitativo e non quantitativo). Esubero rispetto agli standard Presentazione dei dati oggettivi sulle sostituzioni di personale assente per tempi prolungati. Valutazione sull'impossibilità a garantire tutte le sostituzioni Inserimento infermieri nel turno Si analizzano gli standard per gli infermieri RSD notturno in RSD e la differenza con la RSD di VSB Maggior equità nella Invito a raccogliere, all'interno di distribuzione dei turni durante il ogni reparto, la decisione del -RSD- Risolta la criticità riferita al turno P17 week-end - Regolarità degli stessi - gruppo rispetto a: 1) notti Assenza di 2 notti consecutive - consecutive 2) regolarità del turno DA VALUTARE SU RICHIESTE CHE GIUNGERANNO Generale insoddisfazione per il trattamento economico. Disparità contrattuale ARIS-UNEBA -RSD- Scarsa valorizzazione da parte di colleghi o dei reponsabili agli aspetti relazionali dell'assistenza -RSD- Legittimizzazione della componente relazionale dell'assistenza Si sottolinea l'impegno organizzativo ed economico che VSB ha profuso negli anni per valorizzare la componente relazionale dell'assistenza anche attraverso corsi di formazione ad hoc