GESTIONE SERVIZI SOCIALI

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1 GSS Manuale operativo GESTIONE SERVIZI SOCIALI Manuale operativo Versione 3.2 Light

2 GSS Manuale operativo Indice INTRODUZIONE... 3 REQUISITI SOFTWARE... 3 INSTALLAZIONE... 3 AGGIORNAMENTO... 3 UTILIZZO... 4 AVVIO DEL SISTEMA... 4 LA SCHERMATA PRINCIPALE... 5 LA CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA... 6 Impostazione database... 7 Gestione stampe... 8 Utilità... 9 Impostazioni LA GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE Anagrafica Aree Sociali Anagrafica Servizi Anagrafica Operatori LA GESTIONE DEGLI ACCESSI AL SISTEMA Gruppi di accesso ALTRI STRUMENTI Le note I moduli esterni LA GESTIONE UTENTI Criteri di filtro Dati generali semplificati Gestione progetti Storico assistito Scadenziario Periodi di indisponibilità LA GESTIONE ATTIVITÀ OPERATORI Gestione impegni LO SCADENZIARIO LA GESTIONE PROGETTI La scheda di Progetto IL CHECK MENSILE... 30

3 Introduzione Scopo del seguente documento è fornire le istruzioni necessarie per il corretto utilizzo del programma GSS versione 3.2 Light Requisiti software Il programma e stato progettato per funzionare su sistemi Windows 2000 o superiori, in modalità mono-utente e multi-utente. Installazione Il kit di installazione si compone di: Programma di setup; Database con popolate le tabelle relative alle anagrafiche di supporto, ed un utente amministratore già configurato (utenza amministratore, password admin) Su richiesta, è possibile fornire lo script di creazione e popolazione del database relativo ai principali DBMS (SQL Server, Oracle, MySql), in modo da integrarsi con la struttura esistente. L installazione su ogni client avviene lanciando il programma di Setup. Il database può essere copiato in una cartella di rete accessibile in lettura e scrittura da ogni client. Aggiornamento L installazione degli eventuali aggiornamenti software avviene semplicemente sostituendo il file del programma o dei componenti accessori con la versione più aggiornata. L aggiornamento del database deve essere fatto solo dal supporto tecnico. 3

4 Utilizzo Avvio del sistema All avvio, il sistema presenta una finestra in cui inserire i dati che identificano l utente che utilizzerà il programma. Il sistema ricorda l identificativo dell ultimo utente che ha avuto accesso al programma, e lo propone, restando in attesa. Una volta inserita la password (a video, per motivi di sicurezza verranno visualizzati delle X al posto degli effettivi caratteri), il sistema propone la schermata principale. 4

5 La schermata principale Da questa schermata è possibile: Usare le funzioni abilitate per l'utente che si è collegato Effettuare le stampe Configurare il sistema Inserire delle note Uscire dall applicazione 5

6 La configurazione del sistema Selezionando nella barra di menu principale la voce Strumenti/Impostazioni è possibile accedere alla videata di configurazione del sistema. Pagine di configurazione Selezionando i pulsanti, è possibile accedere alle diverse pagine di impostazione. 6

7 Impostazione database In questa videata è possibile cambiare il database di riferimento. Al primo avvio dell applicazione dopo l installazione viene proposto in automatico, e l applicativo non funziona senza un database selezionato. 7

8 Gestione stampe Da questa videata è possibile: Scegliere la stampante che verrà usata per tutte le stampe dell applicazione. L elenco contiene tutte le stampanti installate sul sistema dove viene eseguito l applicativo; Impostare il percorso della cartella in cui risiedono i template di stampa; Impostare la cartella in cui verranno salvate tutte le stampe prodotte dal sistema Impostare la libreria dedicata alla produzione delle stampe generali 8

9 Utilità Da questa schermata sarà possibile attivare dei programmi di utilità che consentono di rimediare ad eventuali malfunzionamenti del sistema. L uso di questi strumenti è demandato all amministratore del sistema Sblocco tabella Assistito Gestione festività aggiuntive Gestione struttura Provincie Comuni Allineamento sostituzione impegni Bonifica impegni duplicati senza pianificazione Cancellazione forzata impegni Riallineamento periodi di indisponibilità Se l applicativo va in errore irreversibile mentre l utente sta modificando i dati di un assistito (dati presenti sulla tabella Anziani ), tali dati restano bloccati per la modifica. Con questa funzione, è possibile liberare tutti i dati. E quindi opportuno che all atto della sua esecuzione nessun altro utente sia collegato. La pianificazione degli interventi può tenere conto delle festività nella generazione degli impegni per gli operatori. Con questa funzione è possibile aggiungere festività differenti da quelle nazionali In anagrafica il codice fiscale può essere calcolato in automatico, ed il sistema ha già un'anagrafica delle provincie e dei comuni italiani. E' possibile comunque intervenire su questa anagrafica In caso di malfunzionamenti legati alla pianificazione automatica, è possibile intervenire con questi strumenti per sistemare parzialmente gli errori. Il loro utilizzo è riservato all'amministratore del sistema. In caso di una pianificazione errata, è possibile cancellare una serie di impegni legati ad un assistito ed ad un certo periodo. L'utilizzo di questo strumento è riservato all'amministratore del sistema. In caso di anomalie nei dati, è possibile rielaborare i periodi di indisponibilità degli assistiti 9

10 Impostazioni Da questa videata è possibile modificare la modalità di funzionamento dell applicativo. La versione attuale non prevede opzioni Mesi per pianificazione automatica Divisione della giornata Limite temporale per inserimento impegni pregressi Accetta sovrapposizione temporale impegni Visualizzazione impegni sostituiti Gestione manuale validazione impegni Impegni manuali già validati Floating toolbar Servizi separati in stampa piano di lavoro 10 Indica quanti mesi vengono proposti per il prolungamento automatico dei progetti E possibile dividere la giornata in tre fasce (mattina, pomeriggio e sera) che vengono considerate in fase di calcolo della durata dei servizi forniti (è possibile configurare un servizio in modo che le ore impiegate siano considerate nell arco delle 24 ore, o all interno delle fasce selezionate) Visto che in fase di Gestione Attività Operatori possono venire inseriti degli impegni a mano, è possibile impostare un limite temporale al di là del quale un impegno non viene accettato dal Sistema. Vincolo, in fase di inserimento manuale impegno, relativo alla sovrapposizione con un impegno preesistente In fase di Gestione Attività Operatori, rende visibili o meno gli impegni che sono stati sostituiti Implica che gli impegni pianificati in automatico devono essere validati per poter essere calcolati in fase di consuntivazione. Considera già validati gli impegni inseriti manualmente Nella pagina principale, la barra degli strumenti non è fissa a sinistra ma può essere riposizionata Nella stampa del piano di lavoro, a parità di operatore è possibile generare una colonna per ogni servizio fornito

11 La gestione delle anagrafiche Selezionando nella barra di menu principale una voce del gruppo Anagrafiche è possibile accedere alle pagine di gestione. Anagrafica Aree Sociali Con la pressione di Nuovo è possibile inserire i dati di una nuova Area Sociale, mentre con la pressione di Modifica è possibile modificare i dati di un Area preesistente. La pagina presentata a video è la seguente In cui è possibile decidere le pagine visualizzabili per gli assistiti assegnati a quell Area Sociale, ed anche un intervallo di validità per l età dell assistito (opzionale). 11

12 Anagrafica Servizi Da questa videata è possibile impostare le prestazioni erogabili ad un assistito. Premendo Nuovo si aggiungerà una prestazione, premendo Modifica si modificheranno i dati di una prestazione esistente. Il Tipo Costo indica come deve essere conteggiato il servizio in fase di fatturazione. La Codifica serve per interfacciare l'applicativo a sistemi di rilevazione presenza. 12

13 Anagrafica Operatori In questa pagina è possibile definire l'anagrafica degli Operatori, cioè delle persone che fisicamente opereranno presso gli assistiti. Generalmente gli operatori non hanno accesso al sistema, ma è possibile creare un utente a partire da un operatore per consentire a tale operatore di inserire alcuni dati relativi al suo lavoro. Nella pagina di dettaglio (richiamabile premendo Nuovo o Modifica ) si possono inserire sia i dati dell operatore, sia le Aree Sociali in cui è impegnato (un operatore può lavorare su più aree sociali). 13

14 La gestione degli accessi al Sistema Selezionando nella barra di menu principale una voce del gruppo Gestione Accessi è possibile definire gli utenti che potranno accedere all applicativo, e le loro autorizzazioni. Gruppi di accesso I gruppi di accesso consentono di definire le autorizzazioni non per singolo utente, ma per gruppo. Un utente, ovviamente, può appartenere a più gruppi, e le sue autorizzazioni complessive saranno l unione delle autorizzazioni dei singoli gruppi di appartenenza. Premendo Modifica o Aggiungi si accede alla pagina con i dati di dettaglio del gruppo. Elenco autorizzazioni: Nome Descrizione Amministrazione Controllo completo Consultazione Possibilità di effettuare ricerche in archivio Modifica Possibilità di inserire/modificare dati di assistiti Anagrafiche Possibilità di modificare le anagrafiche di supporto Stampa Possibilità di produrre delle stampe Le funzioni sono quelle indicate nella pagina principale dell'applicazione. 14

15 .Utenti Da questa pagina è possibile gestire gli utenti che hanno accesso al sistema. Ogni utente può appartenere a più gruppi, e le autorizzazioni risultanti saranno date dalla somma delle autorizzazioni dei singoli gruppi. 15

16 Altri strumenti Le note Selezionando la voce Strumenti/PostIt viene generata una nota, di cui viene preimpostata la data di creazione. La casella di testo è modificabile a piacere. Per spostare una nota esistente, basta trascinarla tenendo premuto il tasto sinistro del mouse sull icona. Per cancellare una nota, basta fare doppio click sull icona. Le note vengono salvate all uscita dell applicazione, e oltre alla data di inserimento ed al testo ne viene registrata anche la posizione. Una nota senza testo non viene salvata. I moduli esterni Selezionando la voce Strumenti/Moduli esterni viene visualizzata una finestra con stampe e plug-in messi a disposizione da moduli esterni. E importante sottolineare che queste non sono tutte le stampe disponibili, visto che ogni modulo ha delle stampe peculiari richiamabili all interno del modulo stesso. Una volta scelta una stampa, una finestra darà indicazioni sul procedere dell operazione. Al termine verrà aperto Microsoft Excel con la stampa appena generata per la consultazione, eventuali modifiche manuali e la stampa. 16

17 I moduli operativi La Gestione Utenti Premendo il pulsante Utenti si apre la maschera di ricerca, da cui è possibile: Effettuare ricerche in archivio Inserire i dati di un nuovo assistito Modificare i dati di un assistito esistente Criteri di filtro E possibile interrogare il database secondo i seguenti criteri: - Anagrafico (cognome, indirizzo di residenza, citta /provincia); - Percentuale di invalidità - Età - Reddito ISEE - Entità dei componenti del nucleo familiare, dei parenti non residenti e delle figure di riferimento; - Godimento o meno di uno o più servizi - Stato - Presa in carico di un particolare Servizio Sociale Una volta definiti i criteri di filtro (che possono essere combinati tra loro), la ricerca presenta la seguente schermata, da cui è possibile modificare i dati registrati. 17

18 Con la pressione del tasto Nuovo il programma propone la maschera di inserimento dati per un nuovo assistito, mentre con la pressione del tasto Modifica / Consulta è possibile variare/consultare (a seconda delle abilitazioni dell utente) i dati in archivio. E importante sottolineare che l azione di Modifica è esclusiva, ciò significa che se l utente A sta modificando i dati di un assistito, nessun altro utente potrà accedere agli stessi dati in modifica, ma solo in consultazione, pur avendo i diritti di modifica. Quando l utente A avrà concluso le sue operazioni, e chiuso la videata di modifica, i dati dell assistito saranno liberati e messi a disposizione degli altri utenti. I dati relativi all utente vengono organizzati in schede. All interno delle singole schede, le liste che a video hanno il seguente aspetto grafico consentono, con la pressione del tasto a destra, di visionare la tabella collegata, in modo da aggiungere, modificare o cancellarne i valori. Queste tabelle collegate si chiamano Anagrafiche di supporto 18

19 Dati generali semplificati Gestione progetti Grafico durata: fornisce un informazione immediata sui giorni in cui un servizio è attivo 19

20 Grafico impegno: fornisce uno schema del carico giornaliero in termini di ore e di persone Pianificazione: genera un foglio excel con la pianificazione mensile per assistito La gestione delle prestazioni erogate ad un assistito avviene in due fasi: pianificazione attivazione e Attivazione: si informa il sistema che un assistito ha diritto ad usufruire di una data prestazione a partire da oggi. In questo modo, le richieste di intervento possono essere gestite in maniera più efficace (si erogano servizi solo agli aventi diritto). L'operatore di riferimento indica la persona che conosce la Storia Clinica dell'assistito, e non necessariamente fornirà fisicamente il servizio. 20

21 Pianificazione: si indica quale operatore fisicamente erogherà il servizio presso l'assistito. In caso di pianificazione manuale, gli eventuali impegni andranno inseriti manualmente. In caso di pianificazione automatica (giornaliera o settimanale) è il sistema che genera automaticamente gli impegni. E possibile impostare il servizio per seguire la ripianificazione del progetto di appartenenza, in modo che quando viene modificata la durata del progetto, viene anche ripianificato il servizio. 21

22 Storico assistito Scadenziario 22

23 Periodi di indisponibilità 23

24 La Gestione Attività Operatori Tramite la Gestione Attività Operatori è possibile visualizzare le attività di assistenza fornite dagli operatori registrati nel sistema, consultando gli impegni pianificati e inserendo manualmente sia prestazioni spot, sia gestendo a consuntivo l'attività. 24

25 Gestione impegni Premendo il tasto destro sulla casella del giorno, è possibile dal menù contestuale inserire un impegno estemporaneo, modificare/consultare i dati di un impegno esistente, gestire le sostituzioni e generare delle stampe di riepilogo. Modifica impegno esistente Un impegno può riguardare sia la fornitura di un servizio ad un assistito, sia un altro tipo di prestazione, e può essere con o senza orario di svolgimento. Nel caso di modifica di un impegno esistente, sono bloccati i dati riguardanti l'assistito ed il servizio erogato, mentre in caso di inserimento nuovo impegno tutti i campi sono modificabili. La cancellazione di un impegno e slegata da una eventuale schedulazione dell impegno stesso. In pratica, anche se l impegno è stato generato in automatico, viene cancellata solo l occorrenza selezionata. Sostituzioni La sostituzione occorre quando un operatore non può svolgere un servizio, e interviene un altro operatore al suo posto. Esistono 3 modalità di sostituzione: Singola: viene sostituito solo l'impegno selezionato 25

26 Semplice: vengono sostituiti tutti gli impegni (a parità di assistito / operatore / servizio) presenti in un dato intervallo temporale con l'operatore selezionato. Avanzata: vengono presentati in una tabella tutti gli impegni successivi alla data odierna (a parità di assistito / operatore / servizio), ed è possibile scegliere l'operatore per ogni impegno. 26

27 Lo Scadenziario Tramite lo scadenziario è possibile tenere sotto controllo, ed eventualmente stampare, le scadenze relative ai singoli assistiti nell intervallo temporale specificato. Questa pagina, in presenza di scadenze con allarme attivo, viene visualizzata all'avvio dell'applicazione. 27

28 La Gestione Progetti Tramite la Gestione Progetti è possibile definire i progetti attivi, modificare i progetti esistenti e chiuderli. In generale, un Progetto corrisponde ad un appalto di fornitura di uno o più servizi, fornitura operata da uno o più operatori. 28

29 La scheda di Progetto In questa pagina è possibile inserire i dati di un nuovo progetto, o modificare i dati di un progetto esistente. La ripianificazione automatica (come numero di mesi) indica che la durata del progetto, una volta raggiunto il termine, viene automaticamente prolungata. 29

30 Il Check Mensile La funzionalità di Check Mensile consente di: - Gestire la validazione degli impegni non confermati, quando tale gestione è stata abilitata nella Configurazione del sistema - Importare i dati forniti da un Sistema di Rilevazione Presenze La procedura prevede 3 passi: 1) Scelta dell operatore di cui vanno validati gli impegni 2) Scelta del periodo di controllo 30

31 3) Validazione degli impegni In questa pagina si vedono in parallelo sia i dati relativi agli impegni non validati (colonna pianificato ), che i dati provenienti dal Sistema di Rilevazione Presenze (colonna Consuntivato ). Con il doppio click su una casella delle ore si convalida l impegno (e lo sfondo della casella diventa verde). Confermando le modifiche: - gli impegni evidenziati della colonna pianificato vengono validati, e nella Gestione Operatori appariranno con il segno di spunta; - - gli impegni evidenziati della colonna consuntivato verranno aggiunti in archivio e saranno visibili nella Gestione Operatori come nuovi impegni, validati. 31