1. RIEPILOGO AUDIT DI SUPERVISIONE 2016

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1 RIESAME AUDIT SUPERVISIONE PROFESSIONALE - ANNO A.F. Sicurezza Alimentare e Sanità Pubblica Veterinaria Aree A/B/C Ambito territoriale Lucca Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi 1. RIEPILOGO AUDIT DI SUPERVISIONE 2016 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo 2 semestre 2016 PF 49 Audit Documentale, Verifica del processo di erogazione del PF, Programmazione Modulistica compilazione check di controllo esame evidenze raccolte, Congruità decisioni prese 08/11/16 Verificato su stabilimenti prodotti a Base di Latte. La programmazione è stata rispettata, la pianificazione rileva una certa concentrazione dei controlli in un periodo nello stabilimento. Modulistica conforme. La compilazione è chiara le evidenze raccolte puntuali e ben descritte. Le decisioni ed i provvedimenti intrapresi congrui e ben descritti. Nessuna osservazione. 2 semestre 2016 Audit documentale Non eseguito In considerazione del fatto che il MV è stato esuberato e al 31/12/2016 cesserà il rapporto di lavoro si è

2 ritenuto inutile eseguire la supervisione. 1 semestre 2016 Processo PF 3 Allerte Verifica del funzionamento del sistema allerte, Verifica della classificazione allerte Verifica del processo di assegnazione, esecuzione dei controlli,conclusione del processo di allerta. Fornire alla asl Toscana Nord ovest uno strumento atto al miglioramento in ambito toscana nord ovest 21/05/16 Processi auditati: PF 3 Gestione allerte Audit di processo che ha evidenziato il funzionamento e la gestione del processo di allerta. Sono stati intervistati e verificati documentalmente il M.V. referente e 2 M.V. operatori del processo e il TDP esecutore controlli su OSA in caso di allerta. Verificate 2 allerte rilevato il buon funzionamento del sistema. Che i Vet categorizzano bene le allerte in entrata. Che con la nomina di un Referente allerte il sistema è migliorato. Dall'esame documentale non sono emersi errori. Si rimanda al rapporto audit per dastrizione puntuale (3 medici veterinario area B) Un TDP

3 2 semestre 2016 Audit 1/2016/A/exusl2 Valutazione PF 43 Profilassi di Stato in allevamenti suidi Auditato M.V. 17/11/16 Processo/i auditato/i: Analisi documentale attività svolta in 003LU72 L'analisi del registro di carico scarico dell'allevamento consente di appurare che la scrofa non ha mai partorito dalla data di apertura dell'allevamento che invece movimenta animali acquistati sia da vita che da macello con una quota molto sbilanciata verso la vendita da vita. La tecnica di determinazione del numero di soggetti da sottoporre a prelievo utilizzata dal MV non è conforme alla tabella riportata dalla OM 30/04/2008 tenendo conto che la situazione effettiva della unità epidemiologica è riconducibile ad un allevamento da ingrasso. La metodica di prelievo utilizzata non tiene nemmeno conto della specifica nota del Ministero della Salute del 22/02/2016

4 2 semestre 2016 Audit 2/2016/A/ex-usl2 MV. Campionando la pratica SISPC per l'allevamento bovino 021LU024 I&R 17/11/2016 come assegnata a MV per la condizionalità rilevo piena aderenza alle istruzioni impartite. Il controllo è stato effettuato in data 11/02/2016, registrato in SISPC, allegata alla check list la stampa del registro di carico scarico con spunta per ciascun bovino e pubblicazione della documentazione nella sezione controlli del portale vetinfo.campionando la pratica SISPC per l'allevamento ovicaprino 006LU289 I&R rilevata dal foglio di pianificazione come assegnata a MV per la condizionalità rilevo che l'attività è stata effettuata in data 26/10/2016 rilevando l'avvenuta cessazione dell'attività in data 25/08/2016. La visura del registro di carico scarico consente di accertare una irregolarità nella movimentazione degli animali che sono dichiarati essere 28 soggetti al censimento

5 del 31/03/2016. Il registro carico scarico per animali singoli non è stato compilato. 2 semestre 2016 Audit 3/2016/A/exusl2 Il MV ha in carico 121 prodotti 49 di CU dei quali 73 per CU in allevamento dei quali 63 in stato concluso. 17/11/16 Campionando la pratica SISPC per l'allevamento ovicaprino 008LU036 per benessere e Reg. CE 852/2004 rilevo la piena aderenza alle indicazioni impartite. Gli esiti e i documenti sono stati inseriti sia in SISPC che nel portale vetinfo sez. controlli. Campionando la pratica SISPC per l'allevamento ovicaprino 014LU053 per I&R rilevo la piena aderenza alle indicazioni impartite. Gli esiti e i documenti sono stati inseriti sia in SISPC che nel portale Vetinfo sez. controlli. 2 semestre 2016 Audit 1/C MV Verificare efficacia ed efficienza del controllo ufficiale svolto dai medici veterinari (ed il grado di 04/10/16 Il medico veterinario opera conformemente alle procedure previste dal SGQ e dai relativi protocolli operativi. Dimostra

6 autovalutazione espressa dal personale auditato) presso gli OSA (nello specifico produzione primaria: allevamento suini da riproduzione semibrado per controllo BDN e benessere) nel rispetto di: - normativa di settore; - procedure professionali; - procedure operative; - corretto utilizzo di risorse; nell ambito della Igiene degli allevamenti e delle produzioni zootecniche. 2 semestre Audit 2/C MV Verifica delle modalità di attuazione dei controlli ufficiali pertinenti l area di Igiene degli allevamenti e delle produzioni zootecniche (nello specifico): Verificare efficacia ed efficienza del controllo ufficiale svolto dai medici veterinari (ed il grado di autovalutazione espressa dal personale auditato) presso gli OSA (nello specifico produzione primaria: allevamento ittico e benessere animale) nel rispetto di: - normativa di settore; idonea conoscenza del software SISPC, PF e VETINFO, del sistema ROBOT e della BDN. Si ha evidenza che ha sufficientemente chiare, per quanto riguarda la sicurezza alimentare, le finalità da raggiungere e gli standard da rispettare: Per quanto campionato dimostra idonee conoscenze normative e professionali nell area di Igiene Allevamenti, relativamente agli obiettivi di competenza. Nei confronti dell OSA dimostra professionalità e correttezza con buone capacità di relazione e rassicurazione. 16/11/16 Il medico veterinario opera correttamente avendo sufficientemente chiare, per quanto riguarda la sicurezza alimentare, le finalità da raggiungere e gli standard da rispettare: Per quanto campionato dimostra idonee conoscenze normative e professionali nell area di Igiene Allevamenti, relativamente agli obiettivi di competenza. Alcune formalità previste dal SGQ e dai relativi protocolli operativi non sono state rispettate (vedi osservazione). Nei confronti dell OSA dimostra professionalità e

7 - procedure professionali; - procedure operative; - corretto utilizzo di risorse; nell ambito della Igiene degli allevamenti e delle produzioni zootecniche. correttezza con buone capacità di relazione e rassicurazione. 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo Rispetto tempistica approvazione programma annuale di audit interni di Supervisione Approvazione programmaobiettivo: scostamento massimo 30 gg Data di approvazione del Programma: entro il 1 Aprile 2016 Rispetto tempistica di esecuzione degli audit di Supervisioneobiettivo scostamento massimo 30gg Data approvazione programma audit interni di supervisione/data di approvazione prevista Responsabile Rilevazione: RD Frequenza Rilevazione: annuale Data comunicazione di avvio audit di Supervisione/ Data esecuzione audit Supervisione Responsabile Rilevazione: R.D. Frequenza rilevazione: annuale 100% 100% 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2016 Audit n.2/b Punti di forza: si evidenzia una buona conoscenza della procedura di erogazione del pf 49 Le rilevazioni sono puntuali appropriate e coerenti con sistema SGQ. Tutto è caricato su l sistema SISPC e perfettamente leggibile. Non

8 si rilevano NC Audit n.1/b Audit n.1/a L'audit condotto su tre veterinari e un TDP a permesso di verificare che il sistema di erogazione del pf 3 allerte è sotto controllo. Le modifiche organizzative apportate nomina di un referente hanno consentito un miglioramento generale del processo esaminato. Il sistema di classificazione delle allerte è sufficentemente chiaro e applicato. La gestioni dei controlli in campo meglio organizzata funzionale agli obiettivi di sicurezza alimentare. Il sistema Lucca è stato poi in larga parte adottato anche per usl Toscana Nord Ovest. Osservazione All'atto del controllo deve essere effettuata una valutazione documentale sulla conformità delle movimentazioni degli animali presenti e sul mantenimento della tipologia di orientamento produttivo dichiarato. Audit n 2/A Non sono emerse osservazioni o NC, Pieno rispetto delle istruzioni e delle registrazioni Audut n 3/A Audit n 2/C Audit n 1 /C Documenti Non sono emerse osservazioni o NC, Pieno rispetto delle istruzioni e delle registrazioni Non sono emerse osservazioni o NC, Pieno rispetto delle istruzioni e delle registrazioni Non sono emerse osservazioni o NC, Pieno rispetto delle istruzioni e delle registrazioni Vedi rapporti di audit agli atti 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NELL ANNO 2015 Riferimento Audit n 1: di sorveglianza CSI del 16/06/2016 Documento Rapporto di audit agli atti 5.OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT 6.SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI

9 UU.OO, ECC.) 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA ANNUALE Causa avverse condizione meteo marine del mese di maggio e giugno + vari divieti/ordinanza di pesca e raccolta delle telline il programmato controllo Documentale è stato effettuato con modifica del programma nel 2 Semestre 2016 Data: 27/04/2017 Responsabile del Riesame Per presa visione Il Committente degli audit Dott. Daniele Rovai Dott.ssa Ida Aragona