MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT PER SUPERVISIONE UO TECNICI PREVENZIONE IN AMBITO SANITA' PUBBLICA INDICE

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1 MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT PER SUPERVISIONE UO TECNICI PREVENZIONE IN AMBITO SANITA' PUBBLICA Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale X Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi INDICE 1. Riepilogo Audit svolti nell' anno RISULTATI indicatori di performance Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit svolti nell anno Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit esterni ricevuti nel anno Osservazioni raccolte dalle Autorità competenti e/o personale auditato e riportate nei rapporti di audit SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE delle altri parti interessate (Direttore, Responsabili UU.FF, altri Direttori UU.OO, ecc.) Stato azioni correttive e preventive individuate Stato piani di miglioramento Analisi e valutazione di prassi alternative o nuove relative all' attività di audit Azioni correttive e preventive individuate in sede di riesame Elenco modifiche attuate al programma di supervisione annuale Note...7 1

2 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2013 Elenco Audit programmati AMBITO SANITA' PUBBLICA Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo 16/04/13 PF 1 ISP_PP02 Gestione ed esecuzione dell'attività relativa all'emissione di un parere ambientale 03/07/13 05/08/13 09/05/13 10/05/13 11/09/13 16/09/13 09/09/13 04/10/13 ufficiale, igienico sanitaria di una struttura ricettiva Zona Amiata Val D'Orcia ufficiale, igienico sanitaria di una struttura ricettiva 16/04/13 PF 1 ISP_PP02 Gestione ed esecuzione dell'attività relativa all'emissione di un parere ambientale 03/07/13 05/08/13 09/05/13 10/05/13 11/09/13 16/09/13 09/09/13 04/10/13 ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione e del campionamento avente per obiettivo la valutazione igienico sanitaria di una struttura ricettiva Zona Amiata Val D'Orcia ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione e del campionamento avente per obiettivo la valutazione igienico sanitaria di una struttura ricettiva 23/10/13 22/11/13 ufficiale, 23/10/13 22/11/13 ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione e del 2

3 igienico sanitaria di una struttura ricettiva Elenco Audit programmati AMBITO SICUREZZA ALIMENTARE campionamento avente per obiettivo la valutazione igienico sanitaria di una struttura ricettiva Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo 18/04/13 24/04/13 14/05/13 17/05/13 12/09/13 13/09/13 12/11/13 13/11/13 18/04/13 24/04/13 14/05/13 17/05/13 12/09/13 13/09/13 12/11/13 13/11/13 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo Garantire la sicurezza alimentare e la sanità pubblica attraverso la conformità, l'appropriatezza, l'adeguatezza e l'uniformità dei controlli ufficiali Rispetto tempistica, effettuazione audit interni : Data effettuazione audit supervisione / 3

4 da parte del personale addetto al controllo ufficiale appartenente alla struttura UO Tecnici di Prevenzione in ambito Sanità Pubblica 1) Verificare se tutto il personale effettua l'attività di competenza in sanità pubblica e sicurezza alimentare conformemente alle procedure operative approvate ed alle disposizioni diffuse dal Direttore di U.O. TP in ambito ISP 2) Verificare se l'attività di competenza in sanità pubblica e sicurezza alimentare è adeguatamente documentata: verifica tracciabilità pratica e corretta compilazione delle registrazioni Data prevista audit supervisione annuale Target = 15 gg Rispetto percentuale auditati supervisione: n.persone auditate/n.persone assegnate professionalmente Target= 50% Rispetto tempistica, programmazione annuale audit interni: Data emissione programma annuale di audit supervisione / Data previstasi su tempistica pianificazione Target = 15 gg Effettuazione attività conforme alla procedura : n attività conformi verificate / n attività verificate Target = 90% 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2012 Audit n.1 Audit n.2 Nell'anno 2103 la struttura ha ricevuto un audit interno in data 1 febbraio; in tale ambito non sono state rilevate NC/Oss a carico della struttura. Documento Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2012 Riferimento 4

5 Audit n.1 Non sono stati ricevuti audit esterni. Audit n.2 Documento Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT Non sono state ricevute osservazioni. 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Non sono state ricevute osservazioni. 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Non erano presenti azioni correttive o preventive. 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Non erano previsti piani di miglioramento specifici. 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Non sono state individuate prassi alternative o nuove relative all'attività di audit. 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Non sono state rilevate azioni correttive o preventive. 5

6 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE Il programma non ha subito modifiche. 12. NOTE Gli audit di supervisione professionale sono stati effettuati nel rispetto della tempistica prevista nei confronti degli operatori individuati, evidenziando una sostanziale conformità agli standart professionali previsti. L'attività di supervisione professionale, grazie anche al contributo degli operatori coinvolti, ha permesso inoltre di analizzare e valutare i processi produttivi interessati, individuando diversi aspetti di miglioramento che saranno valutati ed eventualmente recepiti in fase di revisione delle procedure operative e/o di programmazione dell'attività. Ed in particolare: - PF2 Controllo UL per motivi di sanità pubblica, esclusa la sicurezza alimentare è emersa l'opportunità di rivedere il verbale di accertamento ed ispezione allineandolo a quello utilizzato in sicurezza alimentare in maniera da prevedere anche la possibilità di sospendere l'accertamento; inoltre è stata verificata e successivamente adottata la procedura regionale prevista per la sicurezza alimentare relativa all'iter da effettuare in caso di assenza / non reperibilità del titolare della UL. Per quanto attiene i controlli specifici per gli stabilimenti termali si evidenzia la necessità di uniformare le modalità di pagamento dei diritti sanitari in caso di effettuazione dei controlli di verifica a seguito di non conformità rilevate; inoltre è stato possibile verificare la necessità di utilizzo omogeneo delle attrezzature utilizzate per il controllo ufficiale (bottiglie monouso, analizzatori cloro residuo libero, ecc.) il cui percorso di adeguamento risulta in parte attuato (vedasi utilizzo bottiglie monouso sterili per i campionamenti acque). - PF1 Espressione pareri si evidenzia la necessità di sistemizzare ed omogeneizzare la ricezione, smistamento ed archiviazione delle pratiche che arrivano tramite PEC (tale problematica potrebbe essere definitivamenterisolta con la piena implementazione di SISPC). - PF4 Esecuzione campioni di matrici alimentari si evidenzia la necessità di migliorare, sistemizzando ed omogenizzando a livello dipartimentale la definizione della capacità di laboratorio e la conseguente tenuta sotto controllo degli accordi contrattuali - PF49 Controllo UL per motivi di sicurezza alimentare si evidenzia la necessità di migliorare, sistemizzando ed omogenizzando a livello dipartimentale la tenuta sotto controllo delle UULL controllate e quelle da sottoporre a controlloa partire dalla corretta registrazione e gestione dell'anagrafica (anche tale problematica potrebbe essere definitivamente risolta con la piena implementazione di SISPC). Data: 10/01/13 Responsabile del Riesame Il Direttore U.O. Tecnici di Prevenzione in Sanità Pubblica Dr. Giacomo Redi 6