Responsabile Dott.ssa Ida Aragona RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITA DI AUDIT SU OSA

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1 Pag 1 di 6 DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE U.F.C. Sicurezza Alimentare e Sanità Veterinaria Via Martiri di S. Anna, Pietrasanta (LU) Tel.: /11/12/13 Fax: C.F. P.I i.aragona@usl12.toscana.it - indirizzo internet: Responsabile Dott.ssa Ida Aragona RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITA DI AUDIT SU OSA C ert. n SQ Mod 258 Rev. 01 del 10/06/2011 Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi 1. RIEPILOGO AUDIT SU OSA SVOLTI NELL' ANNO 2014 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo Auidit n 1-05/2014 di prodotti fitosanitari ai sensi del dm 27/08/ /05/2014 delle prodotti fitosanitari ai sensi del dm 27/08/2004 Audit n 2-04/2014 Audit n 3-06/2014 Audit n 4-09/2014 (industria olearia) di procedure Haccp con (salumeria) di criteri microbiologici ai sensi del Reg. 2073/2005 di rintracciabilità e lotta agli infestanti ai sensi del Reg 178/2002 e Reg. 852/04 (deposito latte e latticini) (industria olearia) 08/05/2014 delle procedure Haccp con (salumeria) 04/06/2014 delle criteri microbiologici ai sensi del Reg. 2073/ /10/2014 delle rintracciabilità e lotta agli infestanti ai sensi del Reg 178/2002 e Reg. 852/04 (deposito latte e latticini) Via Martiri di S. Anna, Pietrasanta (LU) tel fax i.aragona@usl12.toscana.it C.F. e P.I indirizzo internet 6 Pagina 1 di

2 Audit n 5-09/2014 Audit n 6-10/2014 Audit n 7-10/2014 Audit n 8-07/2014 di procedure Haccp con manutenzione dei locali ed attrezzature (panificio) di lotta agli infestanti ai sensi del Reg. 852/04 (pasticceria ) di rintracciabilità alimenti ai sensi del Reg 178/04 (GDO) 15/09/2014 delle procedure Haccp con 29/10/2014 delle manutenzione dei locali ed attrezzature (panificio) 29/10/2014 delle lotta agli infestanti ai sensi del Reg. 852/04 07/08/2014 (pasticceria sostituita con panificio ) delle rintracciabilità alimenti ai sensi del Reg 178/04 (GDO) Audit n 9-11/2014 manutenzione dei locali e delle attrezzature Non effettuato delle manutenzione dei locali e delle attrezzature Audit n 10-04/2014 (stabilimento prodotti ittici riconosciuto) (stabilimento prodotti ittici riconosciuto) 30/04/2014 delle

3 Audit n 11-04/2014 Audit n 12-11/2014 di procedure Haccp con alla gestione del pericolo relativo al virus epatite A nei frutti di bosco congelati (deposito/ lavorazione) 17/04/2014 delle 25/11/2014 delle procedure Haccp con alla gestione del pericolo relativo al virus epatite A nei frutti di bosco congelati (deposito/lavorazione) 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo Esecuzione audit nel Rispetto tempistica: data esecuzione audit verso OSA- 8/12 = 66% mese previsto dal cronoprogramma data prevista audit verso OSA 100% OSA auditati Esecuzione numero audit verso OSA 100%: N OSA auditati/ N OSA programmati 11/12 =92% 3. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit svolti nell anno 2014 Audit n.1 Audit n.2 Audit n.3 L'OSA ha dimostrato di avere messo in atto azioni sufficienti ad assicurare il rispetto delle prodotti fitosanitari ai sensi del D.M. 27/08/2004. Si evidenzia però la necessità di garantire un maggiore monitoraggio sul sistema di aggiornamento delle proprie procedure operative analitiche. Con specifico riferimento agli obiettivi dell'audit, si rileva un'adeguata attenzione da parte della Ditta alle problematiche relative alle allerta, ciononostante, il piano di autocontrollo aziendale, per la parte valutata nell'audit, evidenzia delle carenze colmabili attraverso una maggiore attenzione alla modulistica da utilizzarsi ed agli aspetti formali, alle modalità di comunicazione in relazione alla strumentazione posseduta, alla gestione dei prodotti non conformi ed alla modalità del loro smaltimento. Si evidenzia una buona conoscenza da parte dell OSA della gestione della procedura obbiettivo dell audit. Tuttavia devono essere meglio esplicitati i criteri relativi a: azione da adottare in caso di risultati dei test non conformi; analisi dei pericoli dettagliata e coerente con le verifiche analitiche; limiti che l OSA

4 Audit n.4 Audit n.5 intende adottare per i prodotti appartenenti al punto 1.2 del capitolo 1 all 1 del Reg CE 2073/05 al fine di una efficace gestione della procedura di ritiro e/o richiamo del prodotto L azienda sottoposta ad audit è in grado di assolvere e mantenere nel tempo il rispetto dei punti della norma di cui all odierno controllo ufficiale. Si osserva che per una migliore gestione delle casistiche contemplate nel piano di audit è auspicabile che l OSA implementi: a) Rif Punto 1) procedura a pag 30 del manuale di autocontrollo dove non è prevista la gestione della comunicazione effettuata di persona ai clienti o contattati telefonicamente in presenza di allaerta sanitario o non conformità dei P.A. Inoltre non è descritta che la gestione dell allerta sanitaria è posta in capo alla sede Centrale sede di XXXX_ né la modulistica specifica per la comunicazione all OSA ed alle A.C. del territorio altrsì la gestione dei reclami non è formalmente collegata alla gestione rintracciabilità Si evidenzia una buona conoscenza relativa alla gestione della procedura obbiettivo dell audit da parte dell OSA; tuttavia devono essere meglio esplicitati i criteri relativi ad : azione da adottare in caso di risultati dei test non conformi; analisi dei pericoli dettagliata e coerente con le verifiche analitiche; limiti che l OSA intende adottare per i prodotti appartenenti al punto 1.2 del capitolo 1 all 1 del Reg.CE 2073/05 finalizzata ad una efficace gestione della procedura di ritiro e/o richiamo del prodotto; requisiti di appropriatezza di tutti gli additivi utilizzati;procedure/indicazioni relative a formulazione e dosaggi degli additivi utilizzati; sistemi di monitoraggio del CCP identificato come 1B. Audit n.6 Audit n.7 Audit n.8 Audit n 9 L attività di audit evidenzia che l attività di panificazione è condotta in rispetto della sicurezza alimentare, l oggetto dell audit ha dato esito favorevole in quanto le strutture e le attrezzature sono costruite e mantenute in modo adeguato. Il personale intervistato conosce le metodiche e le tempistiche di manutenzione e pulizia delle strutture e delle attrezzature. Si osserva che la zona lavaggio delle ceste necessita di modifiche a livello di strutture ed attrezzature in modo tale da garantire una modalità di lavaggio delle stesse più adeguata e agevole anche per il personale. Dovrà essere implementata la procedura del piano di autocontrollo adottato relativa al trasporto e protezione dei prosdotti della panificazione che dovranno sempre essere protetti in modo adeguato contro possibili contaminazionee/o insudiciamenti Sebbene l'osa abbia dimostrato di saper gestire e tenere sotto controllo il proprio sistema di monitoraggio infestanti, la documentazione presentata evidenzia alcune carenze in merito: - alla definizione precisa delle responsabilità aziendali all'interno del processo di monitoraggio; - alla definizione dei "limiti critici" per il monitoraggio degli insetti volanti (e relative registrazioni). Con specifico riferimento agli obiettivi dell'audit, si rileva un'adeguata attenzione da parte della Ditta alle problematiche relative alle allerta. Tuttavia, alcuni aspetti legati alla centralizzazione delle funzioni operative, alla rapidità delle comunicazioni ed all individuazione delle responsabilità all interno del punto vendita, potrebbero essere migliorate. NON EFFETTUATO

5 Audit n 10 Audit n 11 Audit n 12 Documenti In relazione agli obiettivi degli Audit si evidenzia una soddisfacente conoscenza ed applicazione delle procedure previste dal piano di autocontrollo aziendale. Si evidenzia altresì che l applicazione delle medesime procedure consentono di gestire in maniera efficace i prerequisiti e le fasi del processo produttivo specifici. Tuttavia è opportuno che in applicazione alla procedura di prevenzione ricevimento stoccaggio e conservazione della sede di Camaiore siano identificati ruoli e responsabilità degli operatori coinvolti Pur rilevando una corretta ed efficace gestione delle procedure oggetto dell Audit, si osserva tuttavia la necessità di implementare meglio la procedura di accettazione e qualifica dei nella parte relativa alle azioni da mettere in atto,tenuto conto della valutazione del rischio e del target di consumatori finali Per quanto attiene XXX srl è necessario implementare la procedura di qualificazione dei in considerazione del rischio insito nelle materie prime al fine di meglio documentare i criteri adottati dall OSA nei confronti dei, con le relative verifiche effettuate. Per quanto attiene XXXXX Srl, si rileva una buona gestione delle procedure Haccp, rilevando tuttavia la necessità di dettagliare meglio alcuni passaggi del piano di autocontrollo. Per XXXXX Srl e XXXX Srl si chiede una maggiore coerenza tra contenuti formativi e competenze degli addetti, in relazione al processo auditato. Si rileva una corretta applicazione della procedura oggetto dell audit. Tuttavia, per migliorarne l efficacia si raccomanda di fare maggiore attenzione alla gestione della documentazione ed agli aspetti procedurali inerenti la corretta applicazione dei sette punti del sistema HACCP Rapporti di audit agli atti 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI DALLA UFC SASV ASL 12 DI VIAREGGIO NEL ANNO 2014 Riferimento Audit n 1: di sorveglianza CSI 24/06/2014 Audit n.1 Audit n 1 Nessuna raccomandazione, osservazione o commento Documenti Rapporti di audit agli atti 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

6 6.SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Alla data di compilazione del presente documento non sono giunti suggerimenti, osservazioni o proposte dalle altre parti interessate 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Come riportato nel Programma di audit 2014 quale azione preventiva, è stata creata come previsto una cartella condivisa per l archiviazione di tutta la documentazione informatica prodotta sotto la responsabilità di ogni singolo Lead Auditor 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Per il 2014 non era previsto nessun specifico piano di miglioramento relativo al processo di audit su OSA 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Non sono previste prassi alternative al momento della stesura del presente documento 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Non sono state individuate azioni correttive e preventive in sede di riesame 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA ANNUALE Un impresa alimentare di pasticceria ( audit n 7 ) individuata nel programma di audit 2014 è stata sostituita con altra impresa di diversa tipologia su suggerimento del Lead Auditor e approvazione del Direttore di UO a seguito della verifica della trasformazione dell attività originariamente all ingrosso in piccola attività al dettaglio che la rendevano a parere del Lead Auditor, poco adatta a subire un CU mediante audit. Un audit ( n 9 ) non è stato effettuato a causa dell emergenza tallio che ha notevolmente impegnato nell ultima parte dell anno la Dr.ssa Aragona individuata come Lead auditor nel programma. L audit verrà recuperato con l inserimento dello stesso nel programma NOTE //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Data: 02/02/2015 Responsabile del Riesame Dr Luca Lazzerini Per presa visione Il Committente degli audit Dott. Ida Aragona