RAPPORTO DI AUDIT N. 5 del 10 dicembre Personale in affiancamento: Dott.ssa Chiara Ottati

Transcript

1 RAPPORTO DI AUDIT N. 5 del 10 dicembre 2015 Piano di audit n.5 dell 8 ottobre 2015 Responsabile: Dott. Gerardo Salvatore Composizione GA Auditor: Dott.ssa Carla Brienza Personale in affiancamento: Dott.ssa Chiara Ottati Obiettivo generale dell audit Verifica del controllo ufficiale in materia di sicurezza alimentare sanità veterinaria Verificare le disposizioni generali in merito ai CU (documenti normativi cogenti, linee guida, circolari, procedure documentate) (Accordo 7/2/13 punto 4.1 Disposizioni generali) Obiettivi specifici dell audit Verificare la pianificazione/ programmazione, monitoraggio e revisione delle attività e dei CU (programmazione strategica, annuale, piano di lavoro ecc, sulla base dei LEA) (Accordo 7/2/13 punto 4.7 Sistema di gestione) Verificare le procedure di Registrazione/riconoscimento degli stabilimenti del settore dei mangimi e degli alimenti, le Conseguenze dei controlli (NC e sanzioni), il Sistema di rilascio delle certificazioni ufficiali Accordo 7/2/13 parte 6. Controllo ufficiale Articolazioni organizzative coinvolte ASM- Dipartimento di Prevenzione Collettiva della salute Umana - Servizio Igiene degli Alimenti e della Nutrizione Normativa di riferimento Reg. CE 882/04 Art. 4 par.6 DGR 261/14-Recepimento Accordo Stato Regioni 7/02/13 linee guida per il funzionamento ed il miglioramento delle attività di controllo ufficiale da parte delle autorità competenti DGR 697/11 Linee guida vincolanti sull esecuzione e la verifica dei controlli ufficiali in materia di sicurezza alimentare

2 Svolgimento temporale dell attività di audit data dalle alle Processo 9:00 9:15 Riunione di apertura (Dott. Gerardo Salvatore, Dott.ssa Carla Brienza, Dott. ssa Chiara Ottati, Dott. Espedito Moliterni, Dott. Antonio Martemucci) 9:15 9:45 Accordo 7/2/13 punto 4.1 Disposizioni generali 3/11/2015 9:45 10:15 Accordo 7/2/13 punto 4.7 Sistema di gestione 10:15 10:45 Accordo 7/2/13 parte 6. Controllo ufficiale 10:45 11:00 Riunione di chiusura ESITI DELL AUDIT Verifica risoluzione Raccomandazioni rilevate nell audit n. 5 del 11/12/2014 Nr Processo interessato Raccomandazioni Evidenze oggettive dell attuazione delle azioni correttive Esito delle azioni correttive 01 Procedura di Si raccomanda di riunire in un E stato raccolto tutto il materiale da In via di risoluzione registrazione unico documento (manuali, riunire in un unico documento Procedura, Istruzione operativa, ecc.) le modalità di svolgimento delle attività di registrazione contenute nelle diverse note di servizio 02 Si raccomanda di assicurare il Presenza della proposta di protocollo Risolta puntuale coordinamento tra i due d intesa tra Dipartimento di prevenzione servizi, SVET area B e SIAN,

3 qualora sia richiesto il coinvolgimento di entrambi collettiva della salute umana ed il Dipartimento di sanità e benessere animale. Pervenuta sottoscritta in data 11/02/2016 All 1 03 Procedura di registrazione Si raccomanda di effettuare le Note di sollecito ai sindaci per l invio registrazioni d ufficio di tutte le dei dati attività autorizzate ai sensi della legge 283/64 e degli esercizi di vicinato attivi prima dell entrata in vigore della DGR 1119/07 In via di risoluzione Risultanze Accordo 7/2/13 punto 4.1 Disposizioni generali Presenza di disposizioni generali in merito ai CU (documenti normativi cogenti, linee guida, circolari, procedure documentate) della Unità Operativa SIAN del Dipartimento di Prevenzione CSU dell ASP Sono presenti procedure generali e specifiche, linee guida, circolari e note di servizio (procedure generali all 2,3,4 e procedure specifiche all. 5, 6,7,8,9,10,11,12,13) Accordo 7/2/13 punto 4.7 Sistema di gestione Pianificazione/ programmazione, monitoraggio e revisione delle attività e dei CU (programmazione strategica, annuale, piano di lavoro ecc, sulla base dei LEA) La Programmazione delle attività di controllo ufficiale per l ambito di competenza deriva dai piani regionali e dagli obiettivi dei direttori generali che tengono in considerazione i LEA (programma per il controllo ufficiale 2015 all. 3 pag.33); Alla scheda di budget sono collegate le azioni, le risorse, gli obiettivi, gli indicatori, la verifica e la riprogrammazione (report semestrale collegato alla scheda di budget all 14, 15). Il monitoraggio dei LEA avviene secondo le procedure e la modulistica regionale. All interno dell organizzazione si effettuano audit di supervisione sul personale che effettua i controlli ufficiali. E presente un sistema di gestione informatizzato della corrispondenza. E presente un elenco delle procedure. Accordo 7/2/13 parte 6. Controllo ufficiale Obblighi generali in relazione all organizzazione dei controlli ufficiali, Registrazione/riconoscimento degli stabilimenti del settore dei mangimi e degli alimenti, Conseguenze dei controlli (NC e sanzioni), Sistema di rilascio delle certificazioni ufficiali Le modalità operative per l esecuzione dei controlli ufficiali sono riportate nelle procedure generali sui controlli ufficiali (all.2,3) e specifiche all.5, 6,7,8,9,10,11,12,13.

4 A Matera è presente un sistema informatizzato per la gestione degli OSA oltre alla Banca dati Regionale. In merito alle modalità operative relative al rilascio delle certificazioni si fa riferimento alle indicazioni ministeriali e alla specifica procedura di cui all all. 12 Documenti allegati 1 pag. di riscontri Check list SRA/CL-sis Allegati: 1) Protocollo d intesa tra Dipartimento di prevenzione collettiva della salute umana e Dipartimento di prevenzione sanità e benessere animale 2) Procedura controllo ufficiale 1 parte 3) Procedura controllo ufficiale 2 parte 4) Codice di comportamento del personale 5) Procedura audit interni 6) Procedura audit su OSA 7) Procedura celiachia 8) Procedura acque potabili 9) Procedura categorizzazione del rischio 10) Procedura fitosanitari 11) Procedura di campionamento prodotti alimentari 12) Esportazione alimenti 13) Procedura verifica dell efficacia del controllo ufficiale 14) valutazione della performance - relazione attivita di servizio 15) tabella attività di servizio 1 semestre 2015

5 Nr Processo interessato 01 Audit Audit 2014 Doc. esaminati Note di servizio Note di sollecito ai sindaci per l invio dei dati Non conformità/osservazioni Si raccomanda di riunire in un unico documento (manuali, Procedura, Istruzione operativa, ecc.) le modalità di svolgimento delle attività di registrazione contenute nelle diverse note di servizio Si raccomanda di effettuare le registrazioni d ufficio di tutte le attività autorizzate ai sensi della legge 283/64 e degli esercizi di vicinato attivi prima dell entrata in vigore della DGR 1119/07 Elementi disattesi Reg. CE 882/04 art. 8.1 Reg. CE 882/04 art b Richiesta/raccom andazioni AC Predisporre una procedura documentata sulle registrazioni7ricono scimenti Aggiornare l elenco degli OSA Conclusioni: Nel sottolineare l impegno del direttore a riunire tutta la documentazione relativa alle attività svolte dal servizio e il pieno coinvolgimento di tutto il personale afferente al servizio oggetto di audit, si evidenzia che il sistema presenta margini di miglioramento in termini di fruibilità delle informazioni. Si invita il Direttore del Dipartimento a valutare le Osservazioni sopra evidenziate e a presentare entro 15 gg dalla data del presente rapporto di Audit un piano di azioni con indicazione della tempistiche e delle modalità di risoluzione delle criticità segnalate. Le conclusioni sono riferite esclusivamente ai punti esaminati, come da obiettivi specifici dell audit. RGA Responsabile Organizzazione (Direttore Dipartimento di Prevenzione Collettiva Salute Umana)