ATTIVITÀDIAUDIT. RAPPORTO DI AUDIT N. I dell0 dicembre Audit n. I dei 1 settembre 2016

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1 -. ATTIVITÀDIAUDIT RAPPORTO DI AUDIT N. I dell0 dicembre 2016 Audit n. I dei 1 settembre 2016 fl T - Responsabile: dott. Gerardo Salvatore Composizione GA Auditor: Dott.ssa Cada Brienza Obiettivo generale dell audit Verifica del controuo ufficiale in maceria di sicurezza alimentare e sanità animale Programmazione, esecuzione e verifica del controllo ufficiale con particolare riferimento al Obiettivi specifici PIANO REGIONALE ALIMENTAZIONE ANIMALE dell audit Articolazioni organizzative ASM- Dipartimento di Prevenzione Sanità e Benessere Animale Area C coinvolte Reg. Normativa di nfenmento CE 882/04 DGR 261/14-standard funzionamento automa competenti Reg. CE 183/04 Piano Regionale Alimentazione Animale nota prot. n /13A5 del 22 febbraio 2016 [ilod Rovi I I

2 1. Standard 4.1 Disposizioni generali La struttura dell organizzazione interna in termini di direzioni, sedi articolazioni come pure la definizione delle competenze delle ftmzioni, La valutazione dei dirigenti e del personale, in relazione all espletamento degli incarichi viene effettuato tramite le schede di valutazione (all. 2a e 2h)! procedure documentare \nticorruzione (All, I i-li) dei compiti e delle responsahibt, sono nportate nella nota pror. n. 16/NOVA/C/8 Atto Organizzativo Area Funzionale C e Misure hnp: / /wwut:,sinlxisilicata.oovat / servlzi/nohlzle/nohizie f:isci ilaspx?id= I 7ì2&voto= La collocazìone del servizio all interno dell Azienda sanitaria locale è descritta nell atto aziendale presente alla pagina web 4.1 Organizzazione Risultanze Coop. Le Matine /09/ Sono presenti disposizioni generali in mento ai controlli ufficiali. sia sotto forma di documenti normativi cogenu clic linee guida. note e (partecipanti: Doti. Gerardo Salvatore Dottssa Carla Brienza, data dalle alle Processo Svolgimento temporale dell attività di audit Riunione di apertura Doti. Giuseppe Turturiello, Vito Tralli, Luigi Tamburrino, Antonio Rienzi, Nicola Corrado) Mod Rev i I ZLR, I Noti si ha evidenza delle competenze sulla valuiazione delle strutture dall ufficio indicato Lì fficio gestione risorse umane Matera I Riunione di chiusura ASM Audit in azienda Audit do SVET Area C - ASM

3 VEDI ATTIVITÀ DI AUDIT 5.2 Qualificazione del personale Sono stati definiti i fabbisogni formatm per l anno 2016 con la richiesta formalizzata ali LLO. - alle richieste non sono stati attivati corsi. (reg. Ce 882/01 in. 6 a e li) UI 3) Formazione ECM Tirocini e rispetto Non sono stati de finiti criteri e modalità di qualificazione e di mantenimento della qualificazione Non è presente una gestione delle registrazioni individuali 6. Controllo ufficiale 6.1 Obblighi generali in relazione all organizzazione dei controlli ufficiali Le modalità operative e le responsabilità in merito aì diversi strumenti del controllo ufficiale (audit, ispezione, verifica, monitoraggio, sorveglianza, campionamenro e analisi) necessari all esecuzione dei CU di competenza (ad es. mediante informazioni e istruzioni all interno di procedure documentate) lungo tutta la filiera di produzione degli alimenti di origine animale e vegetale, sulle esportazioni fuori dalla Comunità, sulle immissioni sul mercato nella Comunità e sulle introduzionì da paesi terzi, sono state definite nella DGR 697/11. Sono stati inoltre predisposti protocolh operativa specifici per le singole attività di competenza (atto organizzativo all.1 pag. 4 e all4) I campioni ufficiali vengono gestiti con le modalità indicate dal piano (allegato 7 LG). Il verbale di prelievo è stato informatizzato (del quale serve una stampa con il menù a tendina aperto per verificare la presenza di tutte le voci previste allegato Sa e Sla). Sono disponibili istruzioni in mento alla gestione dei campioni (allegato 7) Le modalità operative per l esecuzione, manipolazione, etichettanira, rrasporro e nell allegato 7 LG. la conservazione dei campioni ufficiali sono riportate Le relazioni in merito ai controlli ufficiali sono gestiti trimestralmenie tramìte la reportistica indicata come allegato 2 nell atto organizzativo (all.6) Non ci sono attività di interfaccia formahzzate con le altre Unirà Operative e manca una procedura di gestione delle relaziom(classtficazione dei documenti, responsabilità, regole di archiviazione, nntracciabilità) 6.2 Registrazione/riconoscimento degli stabilimenti del settore dei mangimi e degh alimenti Le modalità operative in merito alla registrazione/riconoscimento ai sensi del Reg. CE 183/2005 sono quelle indicate dalle linee guida nota pror /7l\G del 28 marzo 2006 integrate dalla nota prot. n. III l47/72ag del 18 maggio 2006, trasmesse nei vari distretti sanitari ed applicate dai dirigenti veterinari senza ulteriore produzione di modelli e procedure operative. Sono presenti gli elenchi degli OSM riconosciuti e registrati, in BDR, ma la loro gestione non è informatizzara e questi elenchì vengono utilizzati per la programmazione delle attivttà. 6.3 Conseguenze dei controlli ufficiali (NC e sanzioni) Le conseguenze dei controlli ufficiali (NC e sanzi lii) vengono gestite secondo le indicazioni regionali 2. Piano Regionale Alimentazione Animale E presente un Piano dì attività relativo al controllo ufficiale sull Alimentazione Animale (all.4), ma non sono chiare le indicazioni aziendali (IURARTIZIONE CAMPIONI RIPARTIZIONE REGIONALE ED AZIENDALE) Il Piano non fa riferimento all arco temporale in corso ma ml triennio e riporta le indicazioni nazionali sia per quanto riguarda le attività Mod Rev 1 3 Li I

4 - non - nelle ATTIVITÀ Dl AUDIT previste per il settore clic l organizzazione ed esecuzione dei controlli sulla base di una preliminare valutazione del rischio, ai ruoli e alle responsalnlit, alle risorse umane, finanziarie e di laboratorio disponibili. E stata effettuaia la categorizzazione del rischio come ìndicaro dall all, 9 e 9 bis del PNAA. Per il calcolo del rischio è stato utilizzato il foglio di calcolo predisposto dal ministero (allegato C). Sono slati cancali sul SINVSr\ lutti gli impianti riconosciuti (scadenza 31 dicembre 2015). Si sta procedendo al caricamento degli impianrì registrati (scadenza 31 dicembre 2016), 3. Verifica dell efficacia del controllo ufficiale Non sono presenti arunta di verifica tramite: a) audit li) supervisione c) altre verifiche (ad es. controlli documentali, campionamdnrl, verifiche ad hoc, uso di indicatori, venfica di.itmazione di azioni corretbve Il montroraggio del raggiungimento degli obiettivi quantitativi prcvisti dal piano di atnvir in corso viene effemiato con ordine di servizio e reportrng previsto a pag. 4 dell all 1. Ad oggi non è stato necessario procedere all analisi dell eventuale mancato raggiungimento dci risultati atresi/programmari in quanto la.\sm ha sempre raggiunto i risultati prevìsn dal PNAA. 4. Controllo ufficiale sull OSM Per effettuare la verifica sul campo, dopo aver preso visione in sede della documentazìone (all Sa e Sb), il gruppo dì audit, formato da: Dott. Gerardo Salvatore Dott.ssa Carla Brienza, Dott. Giuseppe Turruriello, Vito Tralli, Luigi Tamburnno, Antonio Ibenzi, Nicola Corrado, si è recato presso lo stabilimento Coop. Le Matine di Matera. Non tutto il personale del controllo ufficiale è a conoscenza delle procedure da utilizzare, tale aspetto si è reso evidente all avvio dell ispezione quando si è reso necessario sostituire il Dott, Trilli con il dott. Tamburrino. Utilizza il verbale con le check list previsto dal PN&\ (al!. 9) tal quale. Compila tutte le parti previste dal verbale, compresa la parte conclusioni ma non sempre in maniera coerente, ad Cs: t iene segnalata la presenza di materia prun:i grano all aperto, coperto la relom. senza evidente protezione dagli animali infestanri e dall acqua piovana e, a detta degli operarori. parre del grano destinato all alimentazione ammale e cosi conserv:iio, veniva utilizzato per la produzione di pasta destinata al consumo umano; presenza dì un laboratorio interno per le analisi di rourine utilizzato anche, a detta degli operatori, conto reni; conclusioni èstata comptiata la parte relativa al udizio favorevole pur avendo previsto prescrizioni. Acquìsisce la firma del legale rappresentante e dei verbahzzanri Rilascia copia del verbale a]l OSM I Mod Rev i I I

5 ATTIVITÀ DI AUDIT Documenti allegati Check list SL\/CLset Allegati: All. la Atto Organizzativo Area Funzionale C e Misure Anticorruzione All. 1l Valutazione rischio corruzione All. 2 a Scheda-valutazione-dirigenza-ASM All. 21, Valutazione-didgenza - procedura-asm.\ll. 3 Fabbisogni formatn-i per l anno 2016 All. 1 PROCEDURE APPLICATIVE PNr\À-2016-ASM AlL 5a VERBALE prelievo campioni All. 5b verbale prelievon 27 dei 2016 AlI 6 REPORT fllmestlle-asm AU 7 LG Campionamento All. Sa Categonzzazione del rischio Coop Le Marine All. SI) Verbale ispezione Le i\latine 2014 All, 3 Verbale ispezione Le? larine I seiteml,re 2016 I Mod.8.2-3Rev I / I

6 . MI... operative. esplicitare. Assicurare. Criteri. uniia Prevedere. un. adeguatamente... - ATTIVITÀ DI AUDIT - Richiesta/raccomandazi Processo Doc... Elementi Nt. Non conformita/osservazioni. oni interessato esaminati disattesi AC Garantire che tutto il personale sia formato Standard -. e che ci sia e modalita di qualificazione e di Reg..CE 882/04 a.2 Qualificazione. numero sufficiente di 01 MI. 3 mantenimento della qualificazione Art. 6a-6b del personale. personale qualificaio per la Gestione delle registrazioni individuali e An. 4.2 e valutazione dell efficacia e dell efficienza dei controlli ufficiali Standard 6.1 Obblighi generali in 02 relazione..,. il coordinamento 1 attivlta di interfaccia formalizzate con le altre Reg. CE 882/04 e la cooperazione efficace... - operative Art.4. ed efficiente di tutte le umia - all organizzazione competenti dei controlli ufficiali.3 04 Standard 6.1 Obblighi Garantire una correita generali in manca una procedura di gestione delle gesrione delle MI. 1 relazioni(classificazione dei documenti, Reg. CE 882/04 relazioni(classificazione dei relazione all organizzazione MI. 4 responsabilità. regole cli archiviazione. Art.9.1 documenti, responsahilira, dei controlli nntracciabilità) regole di archiviazione, u fficmli nn rracciabdi i Standard (i. I Obblighi generali in Garantire la gesoone relazione Ml. i Mancata gestione informarizzara degli elenclu Reg. CE 882/04 informatizzara degli elenchi all organizzazione degli OSi\1 riconosciuti e registrati Art.31.i degli OS1SI riconosciuti e dei controlli registrati ufficiali Standard Prevedere una procedura 6.1 Obblighi che comprenda informagenerali in Le conseguenze dei controlh ufficiali NC e Reg. CE 882/04 zioni e istruzioni peri1 per- MI I 05 relazione sanzioni) vengono gestite secondo le Art.81 sonale che esegue i controlli all organizzazione indicazioni regionali Ml TI capoli ufficiali in relazione dei controlli all altivilà da svolgere a se ufficiali. guito dei controlli ufficiali Il Piano non fa nfeomento all arco temporale 2. Piano Regionale 06 Alimentazione ML4 in corso ma al tflennio e non sotio chiare k Accordo 7/2/13. Animale indicazioni aziendali a riferimento all anno in corso e le indicazioni aziendali 07 Verifica., Assenza di una procedura per le attivira di veri- Prevedere ed attuare la dell efficacia del.... MI. 1 fica dell efficacia del controllo ufficiale la cm Reg. CE 882/04 procedura per le attivita di contro o MI. 9 assenza ha determinato cnticit nell esecuzione An. 8.3 a verifica dell efficacia del ufficiale del controllo ufficiale in campo controllo ufficiale svolto ] Mod Rev i

7 ATTIVITÀ DI AUDIT Conclusioni: Nel sottolineare la disponibilità di tutto il personale del servizio e dell operatore del settore dei mangimi, nonostante l assenza giustificata del direttore dell area Ditt. Filippo Verde e tenuto conto della recente riorganizzazione del servizio con nomina del direttore unico aziendale, si evidenzia che il sistema presenta diverse criticità. Si invitano il Direttore del Dipartimento e il Direttore di Area a valutare le Osservazioni sopra evidenziate e a presentare entro 15 gg dalla data del presente rapporto di Audit un piano di azioni con indicazione della tempistiche e delle modalità di risoluzione delle criticità segnalate. Le conclusioni sono riferite esclusivamente ai punti esaminati, come da obiettivi specifici dell audit. RGA Responsabile Organizzazione (Dir. Dip. di Sanità e Benessere Animale) Direttore Area C i Mod Rev i I *i..r i

8 I Mod Rev i.xj..x I RGA Responsabile Organizzazione Le conclusioni sono riferite esclusivamente ai punti esaminati, come da obiettivi specifici dell audit. criticità segnalate. presente rapporto di Audit un piano di azioni con indicazione della tempistiche e delle modalità di risoluzione delle con nomina del direttore unico aziendale, si evidenzia che il sistema presenta diverse criticità. Si invitano il Direttore del l assenza giustificata del direttore dell area Ditt. Filippo Verde e tenuto conto della recente riorganizzazione del servizio Nel sottolineare la disponibilità di tutto il personale del servizio e dell operatore del settore dei mangimi, nonostante Conclusioni: Dipartimento e il Direttore di Area a valutare le Osservazioni sopra evidenziate e a presentare entro 15 gg dalla data del Direttore Area C ATTIVITÀ Dl AUDIT (Dir. Dip. di Sanicì e Benessere Animale)