DIPARTIMENTO DELLA PREVENZIONE

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1 MODELLO N.1 PROGRAMMA ANNUALE DI AUDIT ANNO 2017 [ ] programma audit interni del SGQ [] programma audit interni di supervisione professionale della UO di Sanità animale 1. OBIETTIVI GENERALI Gli audit interni di supervisione professionale rappresentano il principale strumento di valutazione a disposizione del Direttore di U.O. utile per uniformare e migliorare le capacità tecnico-operative dei dirigenti veterinari, attraverso la condivisione delle pratiche utilizzate e dettagliate nelle procedure professionali. L'attività della supervisione veterinaria ha il principale obiettivo di verificare la conformità alla programmazione annuale dell attività di controllo da parte del veterinario ufficiale e l efficacia dei controlli stessi, Tutti i processi della struttura organizzativa descritti nel SGQ fanno parte di un programma di verifiche di supervisione professionale che garantisce la copertura adeguata di tutti i campi di attività pertinenti con una cadenza appropriata ai rischi per un periodo non superiore a cinque anni e in modo che in un triennio sia verificato tutto il personale assegnato e verificando annualmente almeno il 30% del personale assegnato. Il presente programma di supervisione professionale comprende: 1. gli obiettivi, che possono essere incentrati sulla conformità dei processi o dei documenti, sul livello d attuazione e sull efficacia dei processi per raggiungere gli obiettivi assegnati; 2. i processi e le aree da sottoporre a verifica; 3. il livello d approfondimento della verifica in relazione allo stato d importanza dei processi e delle aree oggetto di verifica; 4. il riferimento al requisito (norme cogenti, prescrizioni, istruzioni operative, ecc.) della norma in relazione al quale si intende effettuare la verifica; 5. i tempi e la durata delle verifiche,definiti in relazione alla complessità e all'importanza relativa che i processi assumono nel contesto generale dell'organizzazione. In linea con quanto disposto dalla Delibera 1202/2015 il Direttore U.O. in qualità di RSP (Personale avente responsabilità professionale nelle strutture organizzative appartenenti al Dipartimento di Prevenzione) provvede alle seguenti attività: Predispone la stesura del piano annuale delle verifiche di supervisione professionale (interventi di verifica dell efficacia delle attività svolte da parte delle strutture organizzative del Dipartimento di Prevenzione); Esegue la supervisione attraverso azioni di verifica documentale e sul campo; Incarica/delega l effettuazione della supervisione a OP INC; Esegue le valutazioni a seguito dei risultati delle verifiche di supervisione professionale, predispone e valida il riesame annuale delle verifiche di supervisione professionale di competenza; Le valutazioni sopraindicate comprendono l individuazione dei bisogni formativi/addestrativi/ di affiancamento del personale assegnato alla propria Unità Operativa Professionale e/o altri eventuali provvedimenti di natura organizzativa. Archivia e conserva la documentazione di competenza. Inoltre, secondo le indicazione del Piano Regionale Integrato Sicurezza Alimentare (PRISA) Regione Toscana i processi da analizzare e valutare tramite analisi e calcolo dell'indice di rischio per un'efficace attività di supervisione 1

2 professionale sono quelli riportati nelle specifiche schede del PRISA, Allegato A, Titolo EVENTUALI ALTRI ELEMENTI GENERALI DI RIFERIMENTO Ai fini di una pianificazione efficace delle attività di supervisione professionale è opportuno distinguere i processi in: processi principali che costituiscono i processi di realizzazione in quanto sono caratterizzati da output destinati al destinatario della prestazione (es. gestione delle attività su domanda, attività di vigilanza ecc.); processi di supporto, necessari al corretto funzionamento della struttura organizzativa e che aggiungono un valore indiretto (es. gestione delle attrezzature, formazione del personale) alla prestazione. Per l'anno 2017 l'attività di supervisione professionale verrà effettuata su: processi principali : accesso da parte dell'operatore alla normativa di interesse; presenza di indicazioni operative correlate alle attività da svolgere; presenza dei piani di lavoro/programmi di servizio per le attività da svolgere; disponibilità della specifica modulistica di servizio (verbali,liste di riscontro, ecc.), il corretto utilizzo e l archiviazione, anche informatica, della documentazione correlata all esecuzione delle attività di competenza; correttezza della registrazione delle attività svolte; In particolare viene posta attenzione su: rispetto della pianificazione annuale dell attività di controllo ufficiale, rispetto delle frequenze di controllo programmato rispetto degli obiettivi di controllo verifica sulla documentazione agli atti (check-list, registri, registrazioni non conformità e follow-up) valutazione dell efficacia dell attività di controllo in corso di intervento (si assiste all attività di controllo del veterinario su alcuni argomenti specifici del campo dell audit) modalità di raccolta ed analisi delle evidenze raccolte in corso del CU verifica sull applicazione dei provvedimenti di cui all art. 54 del Reg. 882/2004; verifica corretta ed efficace interpretazione e gestione degli incarichi professionale assegnati ad ogni Dirigente Veterinario, secondo le indicazioni fornite dal Direttore UO processi di supporto: gestione delle attrezzature formazione del personale (valutazione delle competenze del personale sottoposto a supervisione professionale) disponibilità dei DPI 2

3 3. OBIETTIVI SPECIFICI Al fine di selezionare i processi principali oggetto dell'attività di supervisione professionale viene effettuata un'analisi del singolo processo attraverso la descrizione delle attività che lo costituiscono ed il calcolo dell indice di rischio (Punto 6) Nell ambito dell attività di supervisione veterinaria da parte del Direttore di U.O. possono essere effettuate verifiche documentali e/o in campo con o senza preavviso Le verifiche documentali con o senza preavviso riguardano: il rispetto delle normative comunitarie/nazionali/regionali e delle procedure dipartimentali/di U.F.; il rispetto dei programmi di attività definiti ed assegnati le modalità di esecuzione delle prestazioni; il rispetto dei tempi di esecuzione delle prestazioni; le modalità di utilizzo della specifica modulistica (verbali, liste di riscontro, ecc.) correlata all esecuzione delle attività di propria competenza, della relativa archiviazione (anche nel rispetto delle normative in materia di riservatezza dei dati), anche in modalità informatica; le modalità di registrazione delle attività svolte; le modalità di invio degli atti ed il rispetto dei debiti informativi; il rispetto dei tempi di trasmissione agli uffici centrali delle schede attività, verbali,liste di riscontro, ecc.; il rispetto delle normative in materia di sicurezza sul lavoro e sull utilizzo dei DPI. Le verifiche in campo con o senza preavviso riguardano: la possibilità di accesso da parte dell'operatore alla normativa di interesse; la presenza di indicazioni operative correlate alle attività da svolgere; la presenza dei piani di lavoro/programmi di servizio per le attività da svolgere; la disponibilità della specifica modulistica di servizio (verbali,liste di riscontro, ecc.), il corretto utilizzo e l archiviazione, anche informatica, della documentazione correlata all esecuzione delle attività di competenza; la correttezza della registrazione delle attività svolte; la disponibilità dei DPI verificare la corretta applicazione delle normative comunitarie, nazionali, regionali; verificare la corretta applicazione delle indicazioni operative disposte dalla Direzione relative al concreto oggetto di valutazione; verificare il rispetto dei piani di lavoro/programmi di attività definiti ed assegnati; verificare le modalità di esecuzione delle prestazioni; verificare il rispetto dei tempi di esecuzione delle prestazioni tenendo conto dell incarico attribuito 3

4 all'operatore e delle sue specifiche competenze professionali, organizzative e relazionali; verificare le modalità di utilizzo/compilazione della specifica modulistica di servizio (verbali, check-list, ecc.) correlata all esecuzione dei controlli ufficiali; evidenziare i problemi interpretativi ed operativi in relazione alla specifica situazione di campo oggetto di valutazione. In particolare viene posta attenzione su: rispetto della pianificazione annuale dell attività di controllo ufficiale, rispetto delle frequenze di controllo programmato rispetto degli obiettivi di controllo verifica sulla documentazione agli atti (check-list, registri, registrazioni non conformità e follow-up) valutazione dell efficacia dell attività di controllo in corso di intervento (si assiste all attività di controllo del veterinario su alcuni argomenti specifici del campo dell audit) verifica sull applicazione dei provvedimenti di cui all art. 54 del Reg. 882/2004; verifica corretta ed efficace interpretazione e gestione degli incarichi professionale assegnati ad ogni Dirigente Veterinario, secondo le indicazioni fornite dal Direttore UO Gli audit di supervisione professionale documentali o in campo con preavviso, coerenti con ISO Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale vengono gestiti, per le modalità di preparazione e conduzione, secondo le indicazioni regionali contenute nel capitolo 2 del DGRT n.4443 del 16/09/2009 Approvazione procedure e modulistica a supporto delle linee di indirizzo per la verifica dei controlli ufficiali in materia di sicurezza alimentare ed in conformità ed attuazione delle disposizioni di cui alle delibere di Giunta Regionale n 971/2008 e n 657/2009 Nel caso di attività di verifica documentale o di campo senza preavviso al termine della stessa il Direttore U.O. effettua una sintesi documentata sulla conformità dell esecuzione della verifica indicando: riferimento alla verifica effettuata, alla data e al luogo; Dirigente Veterinario sottoposto a supervisione; ambito di verifica; impresa coinvolta esecuzione delle prestazioni nell' attività di supervisione ( nel caso di verifica senza preavviso in campo); argomenti trattati; documentazione verificata; descrizione delle criticità riscontrate; valutazione sintetica dei risultati della verifica. Indicatore numerico di raggiungimento dell obiettivo n. audit supervisione professionale eseguiti al 30/06/2017 = 30% n. audit supervisione professionale programmati Modalità e tempi di monitoraggio Verifica stato avanzamento esecuzione cronoprogramma al 30/06/17 n. audit supervisione professionale eseguiti al 31/12/2017 = 100% Verifica stato avanzamento esecuzione cronoprogramma al 31/11/2017 4

5 n. audit supervisione professionale programmati I nominativi saranno dati all'atto della assegnazione del personale alle U.O. 4. CAMPO DI APPLICAZIONE sottoporre, nel corso dell'anno 2017, n.10 Dirigenti Veterinari afferenti alla U.O. Di Sanità animale. a verifica da parte del direttore U.O. tramite lo strumento della supervisione professionale.(n. 8 supervisioni a dirigenti non auditati nel corso del 2016 n. 02 supervisione di follow up a seguito di NC riscontrata dalla Regio ne Toscana nel corso dell'attività nel settore apistico) L' estensione degli audit, il personale auditato e la relativa tempistica di esecuzione sono riportati, nel dettaglio, nel crono-programma allegato. (MODELLO 2) 5. CRITERI DI VALUTAZIONE verifiche documentali : rispetto delle normative comunitarie/nazionali/regionali e delle procedure dipartimentali/di U.F.; rispetto dei programmi di attività definiti ed assegnati modalità di esecuzione delle prestazioni; rispetto dei tempi di esecuzione delle prestazioni; modalità di utilizzo della specifica modulistica (verbali, liste di riscontro, ecc.) correlata all esecuzione delle attività di propria competenza, della relativa archiviazione (anche nel rispetto delle normative in materia di riservatezza dei dati), anche in modalità informatica; modalità di registrazione delle attività svolte; modalità di invio degli atti ed il rispetto dei debiti informativi; rispetto dei tempi di trasmissione agli uffici centrali delle schede attività, verbali,liste di riscontro, ecc.; rispetto delle normative in materia di sicurezza sul lavoro e sull utilizzo dei DPI. verifiche in campo : accesso da parte dell'operatore alla normativa di interesse; presenza di indicazioni operative correlate alle attività da svolgere; presenza dei piani di lavoro/programmi di servizio per le attività da svolgere; disponibilità della specifica modulistica di servizio (verbali,liste di riscontro, ecc.), il corretto utilizzo e l archiviazione, anche informatica, della documentazione correlata all esecuzione delle attività di competenza; correttezza della registrazione delle attività svolte; disponibilità dei DPI corretta applicazione delle normative comunitarie, nazionali, regionali; corretta applicazione delle indicazioni operative disposte dalla Direzione relative al concreto oggetto di valutazione; rispetto dei piani di lavoro/programmi di attività definiti ed assegnati; modalità di esecuzione delle prestazioni; 5

6 rispetto dei tempi di esecuzione delle prestazioni tenendo conto dell incarico attribuito all'operatore e delle sue specifiche competenze professionali, organizzative e relazionali; modalità di utilizzo/compilazione della specifica modulistica di servizio (verbali, check-list, ecc.) correlata all esecuzione dei controlli ufficiali; evidenziare i problemi interpretativi ed operativi in relazione alla specifica situazione di campo oggetto In particolare viene posta attenzione su: rispetto della pianificazione annuale dell attività di controllo ufficiale, rispetto delle frequenze di controllo programmato rispetto degli obiettivi di controllo verifica sulla documentazione agli atti (check-list, registri, registrazioni non conformità e follow-up) valutazione dell efficacia dell attività di controllo in corso di intervento (si assiste all attività di controllo del veterinario su alcuni argomenti specifici del campo dell audit) verifica sull applicazione dei provvedimenti di cui all art. 54 del Reg. 882/2004; verifica corretta ed efficace interpretazione e gestione degli incarichi professionale assegnati ad ogni Dirigente Veterinario, secondo le indicazioni fornite dal Direttore UO ANALISI DEI PROCESSI E CALCOLO DELL INDICE DI RISCHIO (riferiti alle schede PRISA) Processo Criticit à (CRPR) Vulnerabilit à (VO) Indice di rischio (CRPRxVO) azione Identificazione e registrazione animali (VD) + (VC) Specie bovina (F) + (A) Specie suina (F) + (A) Malattie degli animali (VD) + (VC) Piani profilassi specie bovina (F) + (A) Piani controllo TSE (F) + (A) Piani controllo avicoli (F) + (A) Legenda: Criticità (CRPR) sigla valore criterio bassa B 1 Assenza di danno Medio bassa MB 2 Danno lieve Medio alta MA 3 Danno grave alta A 4 Danno gravissimo Vulnerabilità sigla valore criterio bassa B 1 Il verificarsi di eventi non desiderati è improbabile 6

7 Medio bassa MB 2 Il verificarsi di eventi non desiderati è poco probabile Medio alta MA 3 Il verificarsi di eventi non desiderati è probabile alta A 4 Il verificarsi di eventi non desiderati è altamente probabile. azione (F) (A) (VD) (VC) Prevedere percorsi di formazione ed informazione del personale descrizione Prevedere percorsi di addestramento del personale per migliorare la c9ompetenza e l addestramento dell operatore nella esecuzione dell attività stessa Verifica documentale dell attività con preavviso o senza preavviso Verifica attività in campo con preavviso o senza preavviso 7. SCELTA DEI PROCESSI OGGETTO DI AUDIT (riferiti alle schede PRISA) : auditato Identificazione e registrazione animali specie Malattie degli animali specie 7 Criterio di riferimento per la significatività (1) Significatività rispetto al totale dei processi esecuzione C.U. 40 efficacia C.U. 30 interpretazione e gestione eventuali incarichi professionali assegnati corretta interpretazione gestione aree di referenza TOTALE 100 esecuzione C.U. 40 efficacia C.U. 30 interpretazione e gestione eventuali incarichi professionali assegnati corretta interpretazione gestione aree di referenza TOTALE

8 Ad esempio: impiego personale, numero di UL, impatto economico, impatto sociale, ecc.) 8. MONITORAGGIO E VERIFICA DELL'ATTIVITÀ DI SUPERVISIONE PROFESSIONALE I processi di supervisione professionale sono monitorati al fine di verificare il raggiungimento dei risultati pianificati. L'attività di supervisione professionale prevede una sistematica attività di monitoraggio di tutte le fasi in cui esso è articolata, al fine di verificare l andamento delle singole azioni e l eventuale ritaratura in corso d opera, ove se ne presentasse l esigenza, nell ottica prioritaria del raggiungimento finale dell obiettivo. Il sistema di monitoraggio che si intende mettere in piedi prevederà: una raccolta sistematica e periodica (cadenza semestrale) dei dati relativi agli output dei singoli processi di supervisione professionale in cui il programma è articolato riunioni di UO programmate in cui verranno analizzate, se necessario, tutte le eventuali criticità emerse in ordine ai processi di supervisione professionale valutati verranno elaborate e condivise le possibili soluzioni Verifica sulla ricaduta (outcome) tramite verifiche in campo senza preavviso da effettuare nel I semestre del 2018 I Responsabili di processo, in caso di condizioni che portino ad un mancato raggiungimento di un obiettivo, adottano opportune azioni correttive. 9. AUTORITA' COMPETENTI TERRITORIALI OGGETTO DI AUDIT NELL'ANNO 2017 (paragrafo utilizzabile esclusivamente da parte dell'autorità Competente Regionale) 10. IMPEGNO DELLE RISORSE PREVISTE Umane Direttore U.O.+ 1 auditor Strumentali Auto di servizio, PC portatile e strumentazione per la conduzione dell audit, documentazione necessaria 8

9 Data 31/01/17 RSP (Personale avente responsabilità professionale nelle strutture organizzative appartenenti al Dipartimento di Prevenzione) Direttore UO sanità animale Dr Ettore Barneschi Firma APPROVAZIONE Data Direttore del Dipartimento della prevenzione Firma 31/01/17 Dott. Paolo Madrucci 9

10 Direttore Dr. Ettore Barneschi Sede: Arezzo presso ospedale San Donato MODELLO N.2 CRONOPROGRAMMA ANNUALE AUDIT SUPERVISIONE PROFESSIONALE ANNO 2017 Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi Anno 2017 PROCESSI OGGETTO DI AUDIT G F M A M G L A S O N D PERSONALE AUDITATO Identificazione e registrazione animali, specie bovina Identificazione e registrazione animali specie suina Malattie degli animali specie bovina risanamenti Malattie degli animali TSE piani supervisione di follow up a seguito di NC riscontrata nel corso dell'attività 2016 Settore Apistico) Nominativi non appena il personale verrà assegnato alle U.O. Data : 31/1/2017 Dir. UO Sanità animale. Dott. Ettore Barneschi 1