La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto Un opportunità da cogliere

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1 La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto Un opportunità da cogliere In collaborazione con Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione

2 Agenda Introduce e Presiede Giorgio Casanova, METEL L'ambito di riferimento: le attività di trasporto e consegna merci Paolo Catti, Osservatori ICT&Management Il contesto normativo: che cosa richiede e che cosa permette di fare Umberto Zanini, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Eliminare la carta: le opportunità offerte dalle ICT Christian Mondini, Osservatorio Mobile Device & Business App La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto: i principali approcci Daniele Marazzi, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

4 q 38 Osservatori q 80 ricercatori e staff q 140 Research Report prodotti dal 2011 q Oltre aziende analizzate Gli Osservatori ICT&Management del Politecnico di Milano Alcuni numeri Comunicazione COMMUNITY q Oltre 100 eventi all anno q Oltre partecipanti q articoli sulle principali testate nazionali q Presenza continuativa su Radio e TV Ricerca applicata Formazione q Decine di progetti significativi con grandi imprese, PMI e PA q Sviluppo di tavoli di lavoro e benchmarking q Assessment benefici e redditività dell innovazione digitale q contatti unici Osservatori.net q Newsletters Knowledge: ca iscritti Supporto professionale PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013 q 19 corsi in Gestione Strategica dell ICT q Master di 2 Livello q Executive MBA q Laurea specialistica

5 La Fatturazione Elettronica... I «principi» della «Fatturazione Elettronica» possono essere estendibili a tutti i documenti del ciclo dell ordine (e, potenzialmente, a qualsiasi documento) Il legislatore ha affrontato (e sta affrontando) il tema della dematerializzazione, con particolare attenzione alla Fatturazione Elettronica (che riguarda la Fattura, un documento con importanti ricadute civili, fiscali, giuridiche e di accesso al credito) L obiettivo è quello di portare efficienza nelle relazioni di business con strumenti digitali in grado: q di semplificare le attività operative di imprese e PA (invio, ricezione, riconciliazione informazioni, ecc.) q di portare trasparenza, tracciabilità e semplificazione verso gli organi di vigilanza Un processo che si ispira a tre principi fondamentali Integrazione «interna» ed «esterna» Collaborazione tra partner di business Dematerializzazione nei processi di business I progetti di dematerializzazione Integrazione cliente-fornitore Conservazione Sostitutiva PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

6 ...e i possibili approcci alla Digitalizzazione I possibili approcci alla Digitalizzazione fanno riferimento a 3 «ambiti di progettualità», ciascuna caratterizzata da impatti specifici Integrazione Focus: scambio di informazioni tra attori del processo Benefici principali: riduzione delle attività di processamento dei documenti (data entry) e incremento di qualità del processo (riduzione degli errori) In questo ambito rientra anche la Fatturazione Elettronica Conservazione Sostitutiva Focus: archiviazione, nel tempo, di informazioni e documenti (in particolare con forti garanzie di sicurezza) Benefici principali: riduzione dei costi di archiviazione (materiali, spazio ecc.), conformità alle normative, garanzia di accessibilità a documenti e informazioni nel tempo Gestione Documentale Focus: formazione e gestione dei documenti, prevalentemente nelle attività di backoffice Benefici principali: riduzione di tempi e opacità dei processi interni, riduzione dei consumi di materiali (consumabili) e dei costi di trasferimento interno, miglior accesso alle informazioni PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

7 I possibili approcci alla Dematerializzazione Che cosa dice la normativa Il quadro normativo permette di dematerializzare moltissime tipologie di documenti, con poche eccezioni: varia la complessità del processo che porta alla dematerializzazione Le norme abilitanti la natura del documento CAD Documento informatico nativo (con firma digitale) Conservazione «sostitutiva» digitale Delibera CNIPA 11/2004 D.MEF D.PCM D.PCM D.L Art D.PR 633/72 [... ] Documento digitale Documento cartaceo stampato Documento cartaceo con elementi olografi Originale unico analogico Occorre cristallizzare il documento mediante l apposizione di una firma digitale Occorre digitalizzare il documento Occorre prestare attenzione agli elementi non riproducibili nel documento elettronico derivante dalla dematerializzazione Occorre il pubblico ufficiale Facilità di dematerializzazione Partire da documenti digitali o elettronici rende più facile la dematerializzazione PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

8 Le opportunità della Digitalizzazione Una vista sinottica I benefici unitari crescono se alla Dematerializzazione del documento si accompagna la Digitalizzazione del processo in cui quel documento è utilizzato Elevato Oltre 100 Fascicoli Doganali Cartelle cliniche Beneficio unitario Limitato Decine di Pochi Atti Notarili Fascicoli Assicurativi Bilanci Contratti (di compravendita) Registri IVA, alcuni Libri e Scritture Contabili F24 Contratti Bancari Fatture Bolle /DDT Ordini Bollette Distinte bancarie (di Versamento/Prelievo) Pochi Milioni Decine di Milioni Centinaia di Milioni Miliardi Bassa Diffusione del documento (su base annua) Alta PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

9 Le opportunità della Digitalizzazione Una vista sinottica La dematerializzazione dei Documenti di Trasporto (DDT) è affrontabile in modi diversi, ai quali corrispondono benefici differenti Elevato Oltre 100 Fascicoli Doganali Cartelle cliniche Beneficio unitario Limitato Decine di Pochi Atti Notarili Fascicoli Assicurativi Bilanci Contratti (di compravendita) Registri IVA, alcuni Libri e Scritture Contabili F24 Contratti Bancari Fatture Bolle /DDT Ordini Bollette Distinte bancarie (di Versamento/Prelievo) Pochi Milioni Decine di Milioni Centinaia di Milioni Miliardi Bassa Diffusione del documento (su base annua) Alta PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

10 La Digitalizzazione dei processi Le attività di trasporto e consegna È possibile digitalizzare completamente la documentazione fiscale a supporto delle attività di trasporto e consegna, compreso il Documento di Trasporto Fornitore Fornitori di Servizi Logistici e Trasporto Cliente Monitoraggio Attività di Consegna Gestione documentazione e archivi fiscale/legali Presa in Carico Prova di Consegna Gestione documentazione e archivi fiscale/legali Preallestimento Logistica in ingresso Gestione documentazione e archivi fiscale/legali PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

11 Le attività di trasporto e consegna Il processo tradizionale cartaceo Processo Tradizionale con impiego di documenti cartacei Che cosa fa l emittente Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa il ricevente q Stampa DDT (2/3 copie) q Archiviazione in cartaceo della propria copia del DDT q Raccolta firma del trasportatore per attestazione presa in carico della merce q Firma sulla copia fornitore del DDT per presa in carico q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto (tipicamente inclusa nel DDT) q Raccolta firma del cliente per prova di avvenuta consegna q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione in cartaceo del DDT ricevuto q Firma sulla copia del DDT trattenuta dal trasportatore per attestare la ricezione della merce PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

12 Le principali domande da porsi per affrontare consapevolmente la Digitalizzazione Dove oggi è presente una firma autografa, serve? Se serve, a chi serve? E per quale scopo? Se non serve la firma, quanto costa mantenere cartaceo quel processo? Come si coinvolgono tutti gli attori su cui impatterà l innovazione legata alla Digitalizzazione? PAOLO A. CATTI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

14 Le attività di trasporto e consegna Alcune «false convinzioni» Il DDT deve obbligatoriamente essere sul mezzo del trasportatore in formato cartaceo durante la consegna della merce al cliente FALSO Il DDT non è un documento rilevante ai fini fiscali FALSO La firma del cliente apposta sul DDT è un obbligo FALSO Il DDT non può essere sostituito dall avviso di spedizione merci FALSO UMBERTO ZANINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

15 Le attività di trasporto e consegna I principali documenti fiscali a supporto Va emessa entro le ore 24:00 del giorno stesso in cui viene effettuata l operazione È possibile una Trasmissione Telematica (DPR 14/8/1996 n. 472) «( ) idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l operazione avente le caratteristiche determinate con DPR 14/8/1996 n. 472( )» (Art.21 quarto comma DPR 633/72) «in forma libera, (senza, cioè, vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato)» Alcuni esempi di «altro documento» sono: l'avviso di spedizione merce l'avviso di consegna ecc. È possibile una Trasmissione Telematica, purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni (DPR 6/10/1978 n. 627) Prenumerate da tipografie autorizzate dal Ministero delle Finanze, per la consegna di tabacchi, fiammiferi, prodotti soggetti alle accise, alle imposte di consumo ecc. Non è possibile una Trasmissione Telematica, mentre è possibile una loro Conservazione Sostitutiva previa scansione del documento cartaceo UMBERTO ZANINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

16 Le attività di trasporto e consegna La Scheda di Trasporto «Al fine di conseguire maggiori livelli di sicurezza stradale e favorire le verifiche sul corretto esercizio dell attività di autotrasporto di merci per conto di terzi in ambito nazionale, è istituito un documento, denominato: Scheda di Trasporto, da compilare a cura del committente e conservare a bordo del veicolo adibito a tale attività, a cura del vettore.» (Art.7 bis primo comma, Decreto Legislativo n. 286 del 21 novembre 2005) I Documenti di Trasporto cartacei che accompagnano la consegna della merce possono essere considerati documenti equipollenti alle Schede di Trasporto se contengono tutti i dati e le informazioni richiesti per le Schede di Trasporto UMBERTO ZANINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

18 L ICT e le attività sul campo Fissa Infrastruttura di Telecomunicazione Mobile & Wireless Terminali Portatili Fissi Mobilità Operativa Applicazioni che girano off line su un dispositivo portatile e permettono all utente di effettuare operazioni dovunque si trovi Applicazioni tradizionali Applicazioni classiche su terminali e linee di comunicazioni fisse, fruite dagli utenti in modo tradizionale dal proprio ufficio Mobilità Trasmissiva Applicazioni che offrono all utente la possibilità di trasferire informazioni in tempo reale tramite una infrastruttura di comunicazione Trasmissione Wireless da Postazione Fissa Applicazioni su terminali fissi collegati tramite tecnologie Mobile & Wireless al sistema centrale CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

19 L ICT e le attività sul campo Fissa Infrastruttura di Telecomunicazione Mobile & Wireless Terminali Portatili Fissi Raccolta dei dati da contatori del Gas o Elettrici con terminali industriali sincronizzati in batch Tentata vedita nel Largo Consumo tramite dispositivi portatili e connessione batch Attività di magazzino con termnali industriali che scaricano i dati a missione conclusa Mobile Business Wireless Business Raccolta e trasmissione dei dati clinici del paziente via WiFi in ospedale Localizzazione dei mezzi per la Raccolta ordini con raccolta dei rifiuti PdA o Terminali via Gprs/Gps Industriali connessi alla Rete Cellulare Accesso alla Intranet aziendale via WiFi in corrispondenza di Access Point Hot Spot Telemedicina per il monitoraggio dei pazienti domiciliati Telegestione dei contatori elettrici via Rete Cellulare CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

20 Il Mobile Business Ambiti Applicativi Sales Force Automation Field Force Automation Mobile Wireless Office Warehouse Stock Management Asset Management Fleet Management Wireless Operations CRM Manufacturing Largo Consumo Icim International Frescura Barilla Barilla Macro-Settori Manufacturing (Automotive, Eldom, Farma, ecc.) Retail Novartis Farma Tempini KI Group Fassa Kone Bosch Dimaf Carrefour Bennet (2) Bennet (1) Danieli Magneti Marelli Servizi (Bancario, Assicurati-vo, Utility, TPL, ecc.) Comune di Torino Italtriest Agenzia di Vigilanza Cisco SEAT Pagine Gialle Corofar TNT Trentino trasporti es. Trenitalia Div. Cargo Liquigas Trentino trasporti es. CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

21 Il Mobile Business Ambiti Applicativi Macro-Settori Sales Field Mobile Warehouse Wireless Wireless Asset Fleet Molti i benefici Force di efficienza Force raggiungibili Stock tramite l adozione Operations di Automation Automation Office Management Management Management soluzioni Mobile Business (principalmente basate su PDA e Smartphone) a supporto del processo di consegna Manufacturing Largo Consumo Manufacturing (Automotive, Eldom, Farma, ecc.) Retail Servizi (Bancario, Assicurati-vo, Utility, TPL, ecc.) Icim International Frescura Novartis Farma Tempini KI Group Fassa Barilla ma il DDT resta sempre cartaceo Kone Agenzia di Vigilanza Bosch Dimaf Carrefour Bennet (2) Bennet (1) Trentino trasporti es. Barilla Danieli Magneti Marelli come cambia la situazione con l introduzione dei nuovi Comune di Torino Corofar dispositivi mobili (principalmente Cisco New Tablet)? Italtriest SEAT TNT Pagine Gialle Trenitalia Div. Cargo Liquigas CRM Trentino trasporti es. CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

22 I New Tablet e le attività sul campo I dispositivi New Tablet rappresentano il giusto equilibrio tra: q Portabilità q Potenza di calcolo q Visualizzazione... e, insieme alle Business App, sono molto User Friendly: q Interfaccia intuitiva q Facilità di condivisione q «Appeal» q Immediatezza di utilizzo q Utilizzo completo e reale in mobilità CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

23 Le diverse tipologie di Firma Firma debole vs Firma forte Metodo di identificazione informatica realizzata mediante associazione logica di un insieme di dati elettronici (la Firma Elettronica) ad altri dati e/o informazioni in formato elettronico! Firma elettronica ottenuta attraverso procedura informatica che garantisce identificazione univoca del firmatario e connessione univoca allo stesso, creata con mezzi soggetti a controllo esclusivo del firmatario e in grado di garantire la rilevazione di ogni eventuale modifica apportata a dati/ informazioni su cui è stata apposta! Firma Elettronica Avanzata basata su certificato qualificato e creata mediante dispositivo sicuro di firma! Firma Elettronica Qualificata basata su chiavi asimmetriche! CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

24 La nuove modalità di raccolta della firma autografa CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

25 I diversi ambiti di utilizzo In questo caso la firma è tradizionale, anche se digitalizzata all origine à Mantiene il valore legale della firma autografa con carta e penna, dal momento che permane l esistenza fisica di un originale Esigenze di Mobilità tuttavia è possibile digitalizzare l acquisizione dell informazione che un documento è stato firmato In questi casi la firma è ontologicamente elettronica à c è la necessità di analizzare, caso per caso, il valore legale attribuibile alla firma elettronica sulla base della sua periziabilità Grado di Digitalizzazione CHRISTIAN MONDINI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

27 Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione Abbiamo identificato tre macro-famiglie di modelli: (i) Dematerializzazione unilaterale degli archivi, (ii) Digitalizzazione dei flussi informativi e (iii) Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo Gestione interna delle informazioni Gestione Elettronica Documentale & Conservazione Sostitutiva Gestione Elettronica Documentale & Conservazione Carta Conservazione Carta Dematerializzazione unilaterale degli archivi Processo Cartaceo Tradizionale Digitalizzazione dei flussi informativi Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo Sola Trasmissione Cartacea Trasmissione Cartacea e Flusso Dati in parallelo Solo Flusso Dati Trasmissione delle informazioni DANIELE MARAZZI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

28 Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione Dematerializzazione unilaterale degli archivi Che cosa fa l emittente Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa il ricevente q Invio in Conservazione Sostitutiva della propria copia del DDT q Stampa DDT (1/2 copie) q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto (tipicamente inclusa nel DDT) q Ricezione del DDT cartaceo q Scansione del DDT q Invio in Conservazione Sostitutiva del DDT ricevuto 1-2 /consegna (lato emittente) Benefici 0,7-4 /consegna (lato ricevente) DANIELE MARAZZI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

29 Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione Digitalizzazione dei flussi informativi Che cosa fa l emittente Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa il ricevente q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ) q Stampa e archiviazione DDT q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto (tipicamente inclusa nel DDT) q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione DDT cartaceo Benefici compresi tra 10 /consegna e /consegna DANIELE MARAZZI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

30 Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo Che cosa fa l emittente Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa il ricevente q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ) q Invio in Conservazione Sostitutiva q Stampa Scheda di Trasporto q Scheda di Trasporto q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna q Invio in Conservazione Sostitutiva Benefici compresi tra 15 /consegna e /consegna DANIELE MARAZZI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

31 Le opportunità della Digitalizzazione: diversi modelli a confronto INFORMAZIONI TRANSITO CONFERME ARCHIVIO Questi 4 driver permettono di caratterizzare e descrivere i diversi modelli di gestione della documentazione a supporto dei processi di trasporto e consegna merci, dal tradizionale approccio esclusivamente basato sulla carta alla massima Dematerializzazione e Digitalizzazione Diffusione Prevista nel Breve-Medio Grado di «Tutela» Giuridico-Fiscale Rintracciabilità del documento valido ai fini civilistico-fiscali Approvazione contenuto documento dalla controparte Garanzia sull Approvazione Semplificazione a Bordo Mezzo Feedback sull Esito della Consegna Ottimizzazione Archivi e Accesso alle Informazioni Anticipo Informazioni sulla Consegna DANIELE MARAZZI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

32 Le attività di trasporto e consegna I diversi modelli a confronto Che cosa fa l emittente q Invio in Conservazione Sostitutiva della propria copia del DDT q Stampa DDT (1/2 copia) Benefici: q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ) q Stampa e archiviazione DDT Che cosa viaggia con la merce Dematerializzazione unilaterale degli archivi q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto (tipicamente inclusa nel DDT) Digitalizzazione dei flussi informativi q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto (tipicamente inclusa nel DDT) Che cosa fa il ricevente q Ricezione del DDT cartaceo q Scansione del DDT q Invio in Conservazione Sostitutiva del DDT ricevuto 1-2 /consegna (lato emittente) 0,7-4 /consegna (lato ricevente) q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione DDT cartaceo Benefici: compresi tra 10 /consegna e /consegna Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ) q Invio in Conservazione Sostitutiva q Stampa Scheda di Trasporto q Scheda di Trasporto q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna q Invio in Conservazione Sostitutiva Benefici: compresi tra 15 /consegna e /consegna DANIELE MARAZZI La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

33 Contatti Paolo A. Catti Christian Mondini Daniele Marazzi 9 maggio 2013 La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto

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