Innovazione ed evoluzione del BPO: Le componenti applicative. Fabrizio Soru. BPO Director IDM BlendTowerMilano -22/10/2014

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1 Innovazione ed evoluzione del BPO: Le componenti applicative Fabrizio Soru BPO Director IDM BlendTowerMilano -22/10/2014 Il BPO del ciclo passivo parte 2

2 Il Modello 2

3 3 Elementi OCR Data Capture Acquisizione automatizzata dei dati contenuti nella fattura BPM Workflow Avvio dei processi interni del Cliente nella gestione delle attività di approvazione e registrazione Portale Front Back End Un nuovo paradigma nella gestione del flusso informativo da e per il fornitore 3

4 3 Partner OCR Data Capture BPM Workflow Potale Front Back End 4

5 Multicanalità Posta OCR Data Capture Approvazione FAX Portale Front Back end PEC Registrazione Flusso EDI BPM Workflow Pagamento 5

6 Data Capture L'idea di una "macchina da lettura" per i non vedenti è stato descritta da Fournier d'albe nel La sua intuizione fu che i materiali fotosensibili, come il selenio, potessero essere utilizzati per rilevare il nero di una stampa e convertirlo in un suono che potesse essere interpretato da una persona non vedente. D'Albe costruì diversi modelli del suo Reading Optophone (optofono per lettura) che convertiva la stampa in una scala di sei toni. Nel 1920 la Barr and Stroud Co. si interessò all'invenzione di Fournier d'albe aiutandolo nei successivi sviluppi, ed insieme brevettarono l'optophone per poi realizzarne alcuni esemplari da vendere. 6

7 KOFAX e Data Capture Elaborazione fatture passive con attività di: Riconoscimento del layout Estrazione dei dati anagrafici e fiscali: P.IVA /CF emittente Dati di Fattura (intestazione): Numero fattura Data Fattura Elaborazione del corpo fattura: Descrizione righe d ordine Numero e data bolla Bolla/DDT Piede Fattura: Castelletto IVA Totale Fattura 7

8 Controlli Qualità Controllo qualità sui dato oggetto di estrazione automatica: Operatori IDM verificano la completezza e la congruità del dato elaborato dai sistemi mediante procedure guidate Integrazione mediante lookup su portafoglio ordini ed Entrata Merci (EM): Verifica dati anagrafici Verifica Volumi Verifica Importi 8

9 Le Componenti Data Capture 9

10 Controlli Fiscali e di Contabilizzazione Verifica del documento ricevuto in termini fiscali, con: Verifica presenza dei dati societari di emittente e destinatario Verifica presenza indirizzo di destinazione per la consegna della merce Presenza dei corretti imponibili IVA nella costituzione del castelletto e della relativa aliquota Feedback in caso di riscontro negativo mediante reportistica automatizzata Controlli su sistemi Legacy del Cliente in caso di incongruenza tra quanto presente nei dati di portafoglio (ordinativo ed entrata merce) e quanto verificato in fattura. 10

11 Controlli Fiscali e di Contabilizzazione 11

12 Workflow Sorting e Messaggistica Avvio di processi interni ed esterni finalizzati alla gestione del ciclo approvativo delle fatture: Processo di smistamento delle fatture per singole aree di competenza (BackOffice): per area merceologica per fornitore per importo per tipologia di fornitura Avvio messaggistica di alert per la segnalazione di: anagrafiche non corrette mancata corrispondenza con il portafoglio ordini/em importi non conformi o superiori a valori di soglia 12

13 Workflow Approvazione e Registrazione 13

14 Workflow Approvazione e Registrazione Il sistema di Workflow supporta i processi autorizzativi finalizzati alla registrazione della fatture: supporto al processo di early archiving con attività di verifica e approvazione a carico degli utenti di Back Office gestione dei processi di rollback conseguenti alle attività di mancata approvazione o approvazione condizionata Funzioni di registrazione automatica mediante webservice a disposizione del Cliente che evitano la doppia imputazione dei dati su sistema contabile Pieno supporto alle attività di audit e monitoraggio dell intero processo: dalla presa in carico del documento alla conservazione sostitutiva 14

15 Workflow Approvazione e Registrazione 15

16 Workflow Approvazione e Registrazione 16

17 Portale Front End Nuovo Paradigma nella gestione delle comunicazioni e della documentazione nel rapporto Cliente Fornitore: Unico ambiente condiviso con disponibilità dell intera gamma informativa e documentale relativa al rapporto Cliente Fornitore Rapidità delle comunicazioni Tempestività nelle risposte e nelle procedure di accredito Disponibilità delle fatture OnLine con visibilità dello stato approvativo e relativo pagamento Gestione procedure di sollecito in presenza di incongruenze sulla fattura 17

18 Contatti «Suppliers are only as good as you are» Paul Arden Fabrizio Soru Project Division Manager 18