Gestione aziende esterne in consulenza

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1 Manuale Operativo Gestione aziende esterne in consulenza UR

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3 INDICE INTRODUZIONE... 4 FUNZIONE AC ABBINAMENTO/CARICAMENTO BILANCIO ESTERNO... 5 Selezione tipo formato... 5 Prelievo dai Progressivi Contabili... 7 Visualizza altri dati... 7 Stampa... 9 Funzioni... 9 Funzione 1 "Riordino dati per codice conto" Funzione 2 "Riordino dati per conto esterno" Funzione 3 "Controllo quadratura bilancio" Funzione 4 "Preleva dati da file" Funzione 5 "Totalizza dati per conto esterno" Funzione 6 "Preleva abbinamenti" Funzione 7 "Copia dati da anno precedente/da altra azienda" Selezione parametri Tipo generazione Cancella movimenti precedenti Generazione Saldi apertura Generazione Incrementi/Decrementi Contropartita di quadratura Annotazione Causali Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 3/18

4 INTRODUZIONE Questo manuale nasce con lo scopo di guidare l utente nell'utilizzo delle specifiche funzioni di gestione dei bilanci "esterni" delle aziende in consulenza, inseriti per sottoconti. Le funzionalità vengono descritte per la Contabilità Ordinaria e sono accessibili dalla funzione AC "Abbin./Caric. Bilancio Esterno" evidenziata nell'immagine a seguire. Analoghe funzionalità sono disponibili per la Contabilità Semplificata. Laddove vi siano delle specificità per la Contabilità Semplificata, queste vengono opportunamente evidenziate con il presente richiamo. Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 4/18

5 FUNZIONE AC ABBINAMENTO/CARICAMENTO BILANCIO ESTERNO Questa funzione permette di abbinare un Piano dei Conti esterno a quello dell'applicativo sia tramite l'apposita funzione di import da file sia tramite l'inserimento manuale dei dati. È altresì possibile abbinare il Piano dei Conti esterno tramite il prelevamento di un abbinamento caricato per una precedente annualità. Accedendo alla funzione AC "Abbin./Caric. Bilancio Esterno" presente nella schermata della contabilità, la procedura permette di scegliere tra le funzioni elencate nel menu a tendina a seguire. Selezione tipo formato È possibile gestire solo il Saldo finale oppure, partendo dal Saldo di apertura, anche gli incrementi/decrementi per ottenere il Saldo finale. Entrando nella funzione la procedura, solo la prima volta, proporrà la seguente domanda: Nel caso in cui si desideri cambiare la scelta effettuata occorre cancellare tutti i righi presenti nella funzione AC. Rientrando nella funzione la procedura riproporrà la domanda. Nel caso si scelga il formato (C)ompleto, verrà visualizzata la seguente schermata: Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 5/18

6 Elenco colonne: Colonna Conto esterno: è il codice del conto del PdC esterno (campo facoltativo). Colonna Descrizione conto esterno: è la descrizione del conto della colonna precedente (campo facoltativo). Colonna Conto : dato obbligatorio relativo al conto del PdC interno, selezionabile attraverso l help di campo (in questo campo è stata inserita la ricerca per stringa). Colonna Cli/For : richiesto nel caso di conti con allacciamenti anagrafici, l help di campo propone i clienti/fornitori presenti in archivio (campo obbligatorio). Colonna CdC : è il codice del CdC da assegnare al conto caricato per il movimento da generare, per ogni rigo deve essere richiamato il tasto funzione F2 che richiama la tabella con i CdC gestiti dall azienda. Nel caso in cui l azienda non gestisca i CdC in contabilità ordinaria (test Gestione Centri Costo = N in anagrafica azienda) la colonna in oggetto risulta disabilitata. Colonna Saldo apert. D/A : è il Saldo di apertura, con gestione del segno D/A. Colonna Dare : è la colonna relativa agli incrementi/decrementi comprensiva di segno +/-. Colonna Avere : è la colonna relativa ai incrementi/decrementi comprensiva di segno +/-. Colonna Saldo fin. D/A : è il Saldo finale, con gestione del segno D/A. Durante l'inserimento manuale dei dati, per i conti vincolati ai segni Dare o Avere (ossia i Saldi economici), avviene un controllo in tempo reale bloccando l inserimento di importi di segno opposto a quello vincolato al conto. In caso di scelta del formato (R)idotto verrà visualizzata la seguente schermata: Contiene le stesse colonne della scelta del formato (C)ompleto (tranne le colonne col riquadro rosso): Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 6/18

7 Colonna Saldo apert. D/A : è il Saldo di apertura, con gestione del segno D/A. Colonna Dare : è la colonna relativa agli incrementi/decrementi comprensiva di segno +/-. Colonna Avere : è la colonna relativa ai incrementi/decrementi comprensiva di segno +/-. Durante l'inserimento manuale dei dati, per i conti vincolati ai segni Dare o Avere (test Segno conto in Gestione Piano dei Conti), avviene un controllo in tempo reale con il blocco dell inserimento degli importi di segno opposto a quello vincolato al conto. Contabilità Semplificata: la procedura non propone la domanda di scelta del formato in entrata, in quanto è possibile utilizzare solo il formato (R)idotto. Prelievo dai Progressivi Contabili Nel caso in cui nella funzione AC non siano presenti dati viene proposta la seguente schermata. Questa funzione permette di recuperare, dai progressivi contabili, i Saldi iniziali dai Saldi finali dell anno precedente oppure dai Saldi iniziali dell anno in corso. Nel caso in cui non si voglia prelevare i dati, con "ESC" la procedura si posizionerà sul campo "Nr" del primo rigo. Selezionando l'opzione "1 -" viene visualizzato sul 24 rigo il messaggio. Confermando vengono riportati nella colonna Saldo apert. D/A e di conseguenza nella colonna Saldo finale D/A (se tipo formato (R)idotto solo in quest'ultima) i Saldi finali dell esercizio precedente letti dai progressivi contabili. Selezionando l'opzione "2 -" viene visualizzato sul 24 rigo il messaggio. Confermando vengono riportati nella colonna Saldo apert. D/A e di conseguenza nella colonna Saldo finale D/A (se tipo formato (R)idotto solo in quest'ultima) i Saldi iniziali dell esercizio corrente, anch essi letti dai progressivi contabili (ciò è possibile se sono presenti in Prima Nota i movimenti di apertura). Nel prelievo vengono presi in considerazione solo i Saldi iniziali/finali relativi ai conti di tipo patrimoniale, mentre non vengono considerati quelli dei conti economici (costi e ricavi). Nel caso di azienda con gestione dei Centri di Costo, il prelievo risulta inibito e viene visualizzato il seguente messaggio. Contabilità Semplificata: la domanda di prelievo da progressivi contabili non è presente. Di seguito vengono elencate le varie funzionalità attivabili tramite gli specifici tasti funzione. Visualizza altri dati Il tasto funzione "F7 Visualizza altri dati", presente solo in contabilità ordinaria con il tipo formato (C)ompleto, permette di visualizzare il dettaglio delle altre colonne direttamente dalla prima colonna "Nr", Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 7/18

8 come mostrato nell'immagine successiva. Contabilità Semplificata: il tasto funzione non è presente nel tipo formato (R)idotto. Solo sul primo rigo della colonna Conto esterno appare il tasto funzione "<F7> Definizione Maschera Input" che apre la seguente videata utile per la definizione della maschera di input del codice conto PdC esterno. Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 8/18

9 Stampa Il tasto funzione <S+F9> Stampa permette la stampa dei dati caricati (esposti con il solo Saldo finale oppure con le quattro colonne in relazione alla scelta iniziale del tipo formato (C)ompleto o (R)idotto). Funzioni Il tasto funzione <F9> Funzioni apre il seguente menù a tendina. Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 9/18

10 Funzione 1 "Riordino dati per codice conto" Eseguendo la funzione 1 "Riordino dati per codice conto" viene effettuato in automatico il riordino, per codice conto, del PdC utilizzato. Funzione 2 "Riordino dati per conto esterno" Eseguendo la funzione 2 "Riordino dati per conto esterno" viene effettuato in automatico il riordino per conto esterno. Funzione 3 "Controllo quadratura bilancio" Questa funzione permette di verificare la quadratura dei conti del bilancio caricato. La procedura effettua i seguenti calcoli: totale Saldi dare dello Stato Patrimoniale (conti patrimoniali) (A) totale Saldi avere dello Stato Patrimoniale (conti patrimoniali) (B) calcolo A-B (se positivo = utile, se negativo = perdita) totale Saldi dare del Conto Economico (conti di costo) (C) totale Saldi avere del Conto Economico (conti di ricavo) (D) calcolo D-C (se positivo = utile, se negativo = perdita) La quadratura si ottiene se A-B = D-C. Se il Bilancio non è quadrato viene visualizzato il messaggio non bloccante. Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 10/18

11 In caso di presenza di conti non abbinati, dopo il controllo di quadratura, viene visualizzato il seguente messaggio. Contabilità semplificata: la funzione si chiama "Riepilogo prospetto costi ricavi" ed il prospetto di controllo è composto solo dai conti economici. Funzione 4 "Preleva dati da file" Questa funzione consente di importare i conti di un bilancio esterno tramite i file bilest e/o bilest2 (con estensione.csv o.txt ). Per la struttura dei file bilest e/o bilest2 si faccia riferimento al tracciato OpenDoor MTIMP019. La procedura, prima di effettuare l'importazione, verifica se sono presenti dei righi nella funzione AC e, solo in caso positivo, propone la seguente domanda: Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 11/18

12 Successivamente la procedura apre Esplora Risorse dove è possibile selezionare il file da importare. La procedura verifica l'esistenza del file nel percorso e in caso negativo propone il seguente messaggio. Dopo aver importato i dati la procedura permette di abbinare, ai conti esterni appena importarti, precedenti abbinamenti con i conti del Piano dei Conti interno tramite la seguente finestra in cui è possibile scegliere da quali anagrafiche ed esercizi prelevare gli abbinamenti. Se l utente decide di eseguire il prelievo degli abbinamenti viene fatto il controllo di congruità tra il segno del conto, che se vincolato può essere o solo Dare oppure solo Avere, ed il segno del Saldo finale. Se vengono riscontrate delle incongruenze i record vengono comunque importati ma sul 24 rigo viene visualizzato, al termine della procedura, il seguente messaggio. La procedura permette, in caso di risposta affermativa, di visualizzare una stampa dei record con il segno vincolato che presentano un segno incongruente. I righi incongruenti dovranno essere richiamati in AC dall utente e corretti. Solo nel caso di import del file bilest la procedura verifica la coerenze tra i dati inseriti nelle colonne Saldo apert. D/A, Dare, "Avere" e nella colonna Saldo fin. D/A. Se vengono riscontrate delle incongruenze i record vengono comunque importati ma sul 24 rigo viene visualizzato, al termine della procedura, il seguente messaggio. Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 12/18

13 La procedura permette, in caso di risposta affermativa, di visualizzare una stampa dei record che presentano i saldi non coerenti. Funzione 5 "Totalizza dati per conto esterno" Questa funzione consente di sommare gli importi (saldo apertura, dare, avere, saldo finale) a parità di: codice conto esterno descrizione conto esterno codice conto B.Point codice clifor (o 4 livello) tipo clifor. Funzione 6 "Preleva abbinamenti" Questa funzione consente di utilizzare gli abbinamenti già inseriti in altre annualità o relative ad altre aziende che utilizzano il medesimo Piano dei Conti esterno, tramite la seguente finestra. La procedura cerca, per ogni conto esterno caricato nell AC, se è presente un abbinamento per l azienda e per l'esercizio selezionati. In caso positivo effettua l abbinamento, altrimenti lascerà il campo vuoto. Presenta il medesimo funzionamento l'esecuzione della funzione effettuata dopo aver effettuato l'import da file. Funzione 7 "Copia dati da anno precedente/da altra azienda" Questa funzione consente di "copiare" i dati presenti nella funzione AC in altri anni o in altre aziende. Selezionata la funzione (che è visibile solo se non vi sono record nell AC), appare la seguente finestra. È possibile scegliere l'anagrafica e l'esercizio da cui copiare i dati. Inoltre il test "Riporto importi" permette all'utente di scegliere se copiare o meno gli importi. Uscendo dalla funzione AC viene visualizzato il seguente messaggio. Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 13/18

14 FUNZIONE GM GENERAZIONE MOVIMENTI BILANCIO ESTERNO In successione deve essere utilizzata la funzione GM Generaz. movimenti Bil. esterno che provvede a generare i movimenti contabili oppure, in alternativa, a generare direttamente i progressivi contabili. Per gli esercizi solari, al fine di poter avere la situazione di Bilancio con e senza rettifiche (le rettifiche vengono di solito caricate manualmente dall utente con data 31/12), si consiglia di generare i movimenti contabili con data 30/12. Selezione parametri La funzione viene utilizzata per riportare i dati, precedentemente caricarti nella funzione AC, in contabilità generando i relativi movimenti contabili oppure aggiornando direttamente i progressivi contabili. Nel caso in cui la funzione AC risulti priva di dati verrà mostrato il seguente messaggio: In presenza di dati nell'ac, verrà proposta la seguente videata: Contabilità Semplificata: nella schermata non saranno presenti i test " Generaz. Saldi apertura" e "Contropartita quadratura". Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 14/18

15 Tipo generazione In caso di test valorizzato a M la procedura effettua la generazione dei movimenti contabili (con conseguente aggiornamento dei progressivi contabili). Se valorizzato a P la procedura effettua la scrittura diretta sui progressivi contabili tenendo conto dei progressivi già esistenti. Se si sceglie (P)rogressivi Contabili e vi è la presenza di centri di costo la procedura mostra il seguente messaggio. Contabilità Semplificata: nel messaggio di attenzione anziché "Centri di Costo" verrà utilizzato il termine "Multipunto". Cancella movimenti precedenti Attivando questo test con "S" la procedura effettua la cancellazione solo dei movimenti precedentemente generati in contabilità con la funzione GM (e non anche di altre registrazioni effettuate in contabilità). Quest'ultimo risulta attivo solo nel caso in cui il primo test Tipo generazione è impostato a M (movimenti contabili). La procedura effettuerà la cancellazione dei Saldi d'aperture solo se il test Generaz. Saldi apertura = S e/o degli incrementi e decrementi solo se il test Generaz. Incrementi/decrementi = S. Passando al successivo test la procedura mostra il seguente messaggio: Generazione Saldi apertura Questa funzione permette la scrittura dei movimenti con una data operazione, un codice causale ed un annotazione fissa (la generazione provvede anche ad allineare i progressivi contabili). Valorizzando il test ad "S" la procedura richiede l'inserimento della data operazione dei movimenti di Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 15/18

16 apertura che si vogliono generare. La procedura propone la data (01/12/esercizio in corso) lasciando la possibilità di variarne solo il giorno. A tal proposito non è possibile impostare manualmente "31/12/esercizio in corso" in quanto tale data viene riservata per le scritture di rettifica. In caso di errata compilazione la procedura mostra, a seconda dei casi, messaggi predeterminati. Di seguito alcuni esempi: Se si indica 01/12/XX-1, la procedura propone il seguente messaggio. Se si indica 01/11/XX, la procedura propone il seguente messaggio. Se si indica 31/12/XX, la procedura propone il seguente messaggio. Inoltre viene controllato che alla data indicata non risulti stampato il Libro Giornale in effettivo. In caso contrario viene visualizzato il seguente messaggio. Alla conferma della data viene eseguito il controllo di quadratura tra le sezioni e, solo in caso di sbilancio, la procedura mostra il seguente messaggio (non bloccante): Attenzione! I Saldi apertura non risultano quadrati! L opzione "Generaz. Saldi apertura" viene attivato solo nel caso in cui nella funzione AC sia stato scelto il tipo formato (C)ompleto. Generazione Incrementi/Decrementi Valorizzando l opzione ad "S" la procedura richiede l'inserimento della data operazione degli Incrementi/Decrementi che si vogliono generare. La procedura propone la data (30/12/esercizio in corso) lasciando la possibilità di variare solo il giorno. A tal proposito non è possibile impostare "31/12/esercizio in corso" in quanto tale data viene riservata per le scritture di rettifica. Relativamente alla data vengono eseguiti gli stessi controlli effettuati per il campo " Generaz. Saldi apertura" di cui sopra. Inoltre viene controllato che alla data indicata non risulti stampato il Libro Giornale in effettivo. In caso contrario viene visualizzato il seguente messaggio: Alla conferma della data viene eseguito il controllo di quadratura tra le sezioni e, solo in caso di sbilancio, appare il messaggio bloccante: "Attenzione! Bilancio senza quadratura!". Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 16/18

17 La procedura effettua i seguenti calcoli: totale Saldi dare dello Stato Patrimoniale (conti patrimoniali + d ordine) (A) totale Saldi avere dello Stato Patrimoniale (conti patrimoniali + d ordine) (B) calcolo A-B (se positivo = utile, se negativo = perdita) totale Saldi dare del Conto Economico (conti di costo) (C) totale Saldi avere del Conto Economico (conti di ricavo) (D) calcolo D-C (se positivo = utile, se negativo = perdita) La quadratura si ottiene se A-B = D-C. Nel caso in cui il bilancio sia in quadratura, ma si è in presenza di conti esterni non abbinati nell'ac, la procedura mostra il seguente messaggio bloccante. Sia per il tipo di generazione P sia per quello M, non è consentito impostare il valore N su entrambi i campi Generaz. Saldi apertura e Generaz. incrementi/decrementi in quanto non verrebbe generato nulla. Contabilità Semplificata: il prospetto di controllo è composto solo dai conti economici. Contropartita di quadratura È un campo di input sul quale è abilitato il tasto funzione <F2> Help di campo che richiama il PdC legato all azienda. Il conto proposto viene letto dal campo "Profitti e perdite" presente negli Automatismi PdC dell'azienda. Nel caso in cui il campo non sia valorizzato la procedura andrà a leggere il campo di contropartita automatica " Profitti e perdite" presente nella funzione del menu esterno "Automatismi PdC". Tale conto, appartenente ai conti transitori, viene utilizzato come contropartita nei movimenti generati sia per i conti patrimoniali sia per quelli economici. Viene inoltre visualizzato il seguente riquadro esplicativo. La contropartita di quadratura viene attivata solo nel caso in cui il primo test Tipo generazione viene impostato a M (movimenti contabili). Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 17/18

18 Annotazione È una descrizione che viene riportata su ciascun movimento contabile generato. La procedura propone la dicitura preimpostata Contabil. automat. Bilancio. L'annotazione viene attivata solo nel caso in cui il primo test Tipo generazione viene impostato ad M (movimenti contabili). Uscendo dalla procedura viene visualizzato il seguente messaggio: Causali La procedura di generazione opera in questo modo: Per Tipo generazione = P (Progressivi contabili) S in generazione dei Saldi di apertura => i Saldi vengono scritti nei progressivi nel riquadro Apertura con preventiva cancellazione dei progressivi esistenti. S in generazione degli incrementi/decrementi => i Saldi vengono scritti nei progressivi nel riquadro Registrazioni con preventiva cancellazione dei progressivi esistenti. Per Tipo generazione = M (movimenti contabili) S in generazione dei Saldi di apertura (colonna Saldo apert. D/A nell'ac): creazione dei movimenti contabili (con data da input) ed aggiornamento dei progressivi: 151 Dare Apertura 161 Avere Apertura 141 Dare Fornitore Apertura 142 Avere Fornitore Apertura 241 Dare Clienti Apertura 242 Avere Clienti Apertura S in generazione degli incrementi/decrementi (colonna Dare e Avere nell'ac): creazione dei movimenti contabili (con data da input) ed aggiornamento dei progressivi: 150 Dare 160 Avere 101 Dare Fornitore 102 Avere Fornitore 201 Dare Cliente 202 Avere Cliente In questo caso verrà eseguito per ciascun conto un movimento relativo alla colonna Dare ed un movimento relativo alla colonna Avere. Nel caso di importi caricati con segno - il movimento contabile verrà generato così com è, quindi nella sezione evidenziata dal segno e con l importo negativo. Contabilità Semplificata: per la "Generazione Movimenti" le causali utilizzate sono la 118 Dare e 216 Avere. Wolters Kluwer Italia Gestione aziende esterne in consulenza Pag. 18/18