Gruppo Buffetti S.p.A. Via F. Antolisei Roma

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1 SOMMARIO VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD... 2 MODALITA DI AGGIORNAMENTO... 2 AVVERTENZE... 2 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 08_2016 DI LINEA AZIENDA... 3 Fattura elettronica in formato XML - PA... 3 Gestione documenti - Righe di Contributo... 3 Gestione documenti - Righe di Annotazione / Testo... 3 Note di variazione... 3 Fattura elettronica in formato Edifact... 4 Creazione fattura in formato edifact... 4 Modulo ecommerce / CRM... 4 Integrazione con Profilo CRM ( Customer Relationship Management )... 4 Parametri Azienda Attivazione portale web... 5 Catalogo Web... 6 Nominativi Web (Clienti ed Agenti )... 7 Gestione Tabelle su Profilo CRM... 8 Configurazione Portale e Sincronizzazione Dati Web... 9 Report Sincronizzazione Dati Elenco ordini Web da Importare Immissione Ordine da Web Prossimi rilasci per integrazione con Profilo CRM Gestione ordini Stampa ordinato e consegnato Pagina 1 di 17

2 Codice CD identificativo dell Aggiornamento : A VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD Modulo Versione Versione minima richiesta Librerie Modulo Base Modulo Base Contabile Piano dei Conti Blindato Modulo Base di Linea Fatturazione e Magazzino Fatturazione Vendita al banco Vendita al banco touch screen Gestione offerte ed ordini clienti/fornitori Gestione provvigioni agenti Gestione Varianti Gestione Lotti e Partite Gestione Distinta Base Gestione ecommerce / CRM Gestione Fatture Elettroniche MODALITA DI AGGIORNAMENTO Installazione da parte dell amministratore del sistema Si ricorda che con tutte le versioni dei sistemi operativi Windows NT, Windows 2000, Windows Xp, Windows Vista, Windows 7, Windows 8.0, Windows 8.1 e Windows 10, e' necessario essere amministratori del sistema per poter effettuare la prima installazione. AVVERTENZE a) Prima di eseguire l aggiornamento dei moduli, è necessario effettuare una copia di salvataggio degli archivi e disattivare la protezione antivirus. b) L assenza di eventuali revisioni minime di prodotto sul PC potrebbe impedire il passaggio degli aggiornamenti correnti. Pagina 2 di 17

3 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 08_2016 DI LINEA AZIENDA Di seguito vengono esposti gli interventi effettuati con la presente versione di programma. Fattura elettronica in formato XML - PA Sono state apportate ulteriori modifiche per i controlli inseriti e descritti sul portale di riferimento della Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione di cui si rimanda al relativo link < per eventuali avvisi e documentazione. Si comunica che al momento dell uscita del presente aggiornamento, sul portale in questione è presente l avviso che i controlli in questione saranno bloccanti a partire dal 1 agosto E comunque probabile una proroga che farà slittare la messa a regime dei predetti controlli. Le eventuali ulteriori notifiche relative a controlli su Fatture PA che possono non essere superati, vanno comunque segnalati all assistenza di riferimento specificando la relativa condizione. Gestione documenti - Righe di Contributo In alcune condizioni, se nel documento era stato indicato un rigo di contributo, la verifica effettuata sul portale poteva ritornare l errore Gestione documenti - Righe di Annotazione / Testo Se si inseriva un blocco di righe di annotazioni / testo in cui si indicava l importo ed il codice iva e non si specifica la quantità, la verifica effettuata sul portale ritornava l errore Per evitare questo ritorno negativo, è stata effettuata una modifica che permette, in questa specifica condizione, di valorizzare ad 1 il campo quantità della riga di dettaglio registrata nel file elettronico in formato XML PA. E stato inoltre effettuato un ulteriore intervento per risolvere una condizione in cui, nella fase di verifica, veniva segnalato l errore (E presente nel documento un aliquota IVA per la quale non esiste il relativo blocco <DatiRiepilogo>) che si verificava quando si emetteva una fattura differita per DDT in cui erano presenti righe di dettaglio relative alle note dei prodotti riportati nel DDT. Note di variazione Per le note di variazione XML PA è stato effettuato un interevento per valorizzare, nell ambito della sezione <Dati della fattura collegata>, gli estremi (numero e data) della relativa fattura di riferimento. Pagina 3 di 17

4 <Dati della fattura collegata> Identificativo fattura collegata: PA515 Data fattura collegata: (13 Luglio 2016) Fattura elettronica in formato Edifact Creazione fattura in formato edifact Corretta la condizione di errore che non consentiva di validare le fatture elettroniche generate per l assenza, nel file in formato elettronico, del segmento in cui doveva essere riportato il prezzo unitario al netto degli sconti. Modulo ecommerce / CRM Con la presente versione di programma sono stati effettuati gli interventi per consentire l integrazione con "Profilo CRM", il nuovo CRM Buffetti. Integrazione con Profilo CRM ( Customer Relationship Management ) Profilo CRM è la soluzione all'avanguardia per la gestione delle strategie di marketing e delle relazioni con i clienti. Profilo CRM (Custom Relationship Management) non è solo un'applicazione software, ma è un insieme di strategie di business e di tecnologie che ha come elemento focale il cliente con le sue specificità, i suoi desideri e i suoi obiettivi. Come Profilo CRM può aiutare la sua Azienda a fidelizzare, vendere, collaborare Estesa copertura funzionale: Marketing, Vendita, Supporto e Assistenza, Analisi dei dati. Marketing evoluto : telemarketing, marketing, social marketing. Interamente Cloud. Elevate possibilità di parametrizzazione. Interfaccia intuitiva per rapido start-up. Completamente in italiano. Servizi di Supporto e Assistenza in italiano. Una copertura funzionale completa I moduli principali di Profilo CRM, sviluppati con le più avanzate tecnologie informatiche, comprendono: AREA COMMERCIALE Aumenta la redemption delle azioni commerciali grazie all'ottimizzazione dei flussi operativi e all'automazione dei processi. AREA SUPPORTO/POST VENDITA Una gestione efficiente di tutte gli strumenti di supporto (call-center, formazione, portale web...) è alla base di una clientela soddisfatta e fidelizzata. Pagina 4 di 17

5 AREA MARKETING Pianificazione di comunicazioni personalizzate I moduli aggiuntivi Sono inoltre disponibili moduli aggiuntivi che integrano al meglio il Profilo CRM: Newsletter e marketing - Attività massive di direct marketing. Area riservata clienti - accesso autonomo a: o Apertura e gestione ticket e supporto o Area knowledge base e faq o Visibilità stato degli ordini e delle fatture o Cataloghi e listini o Documenti condivisi dall azienda o Visualizzazione dei propri dati di fatturazione Su maggiori dettagli. Il suo Centro di Assistenza è a disposizione per i chiarimenti del caso. A seguire descriviamo, in sequenza, le operazioni da effettuare per l attivazione e la configurazione del gestionale per il collegamento al portale Profilo CRM. Parametri Azienda Attivazione portale web Nel pannello ecommerce / CRM dei Parametri Azienda, che sarà attivo solo se si possiede regolare licenza dell omonimo modulo, si dovrà inserire il codice di attivazione nel campo Collegamento al portale Profilo CRM. Senza tale codice non sarà infatti possibile gestire l integrazione con il portale Profilo CRM tramite la funzione di sincronizzazione dati che vedremo più avanti. Pagina 5 di 17

6 Catalogo Web Per poter gestire la pubblicazione sul portale web dei prodotti e dei relativi gruppi di vendita (categorie) bisognerà predisporre il Catalogo Web, raggiungibile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o dal menù ecommerce / CRM se si accede direttamente dal modulo ecommerce / CRM ). All interno di tale gestione sarà possibile : effettuare la creazione automatica dei gruppi e sottogruppi di vendita e dei relativi prodotti; inserire manualmente i gruppi e sottogruppi di vendita; inserire manualmente i prodotti all interno di uno specifico raggruppamento; effettuare delle variazioni multiple sui dati inseriti; gestire per ogni prodotto fino a tre allegati, tre immagini e tre file multimediali; definire se uno specifico gruppo (e relativi sottogruppi di vendita) è da pubblicare sul web oppure no; definire se uno specifico prodotto è da pubblicare sul web oppure no; se si dispone di più codici di attivazione (ad esempio uno per Magento ed uno per Profilo CRM) sarà anche possibile definire la pubblicazione o meno sul web dei raggruppamenti o del singolo prodotto anche rispetto al singolo portale di riferimento; Pagina 6 di 17

7 effettuare operazioni di spostamento (su o giù) dei dati inseriti per ottenere un ordinamento dei dati inseriti nel catalogo più adatto alle proprie esigenze; effettuare l esportazione in excel della struttura di dati inseriti nel catalogo; ecc... Nominativi Web (Clienti ed Agenti ) All interno della gestione Nominativi Web, raggiungibile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o dal menù ecommerce / CRM se si accede direttamente dal modulo ecommerce / CRM ), è possibile inserire i nominativi da attivare ( o già registrati ) sul web relativamente a Clienti ed Agenti. Si precisa che se è prevista la creazione dei nominativi direttamente dal portale web, questi, alla prima sincronizzazione effettuata, saranno acquisiti all interno del gestionale e potranno essere visibili in questa gestione. All interno della presente manutenzione sarà possibile definire, per singolo nominativo, se gestire o meno la relativa pubblicazione all interno di uno o degli ulteriori eventuali portali gestiti. La modifica dello stato di pubblicazione o meno potrà essere effettuata per singolo nominativo oppure contestualmente per tutti i nominativi selezionati tramite l apposita funzione di Variazione multipla nominativi. Si fa presente che gli Agenti non sono gestiti nell ambito del portale Magento, pertanto, se si possiede una licenza per gestire solo tale portale, non sarà consentito l accesso in questa gestione. Pagina 7 di 17

8 Gestione Tabelle su Profilo CRM All interno del menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o dal menù ecommerce / CRM se si accede direttamente dal modulo ecommerce / CRM ), se è attivo dai Parametri Azienda il collegamento al portale Profilo CRM, sarà possibile accedere a questa gestione che consente di escludere dalla pubblicazione sul web alcuni elementi relativi alle tabelle sotto elencate : Categorie clienti Zone Pagamenti Si fa presente che l eventuale operazione di esclusione di qualche elemento delle tabella gestite dovrà essere effettuata prima della prima sincronizzazione dei dati. Pagina 8 di 17

9 I pulsanti Non pubblicare e Pubblicare consentono la modifica di tutti gli elementi della tabella selezionata, il pulsante Legenda mostra la seguente maschera con il significato delle icone utilizzate e della casella relativa alla colonna del portale : Configurazione Portale e Sincronizzazione Dati Web Pagina 9 di 17

10 All interno del programma Sincronizzazione Dati Web, richiamabile all interno del menù Altre gestioni ecommerce / CRM (o direttamente dal menù ecommerce / CRM se si accede dal modulo ecommerce / CRM ), si dovranno predisporre le ulteriori informazioni necessarie ad effettuare il collegamento al portale web. La maschera relativa alla gestione in esame prevede : o una toolbar in cui sono presenti due pulsanti : o Configurazione del Proxy/Rete (F6) per impostare le modalità di uscita su internet o Visualizza log ultima sincronizzazione che consente appunto di poter visionare il risultato relativo all ultima sincronizzazione effettuata (si fa presente che per vedere tutti i log delle sincronizzazioni effettuate si può accedere alla gestione Report sincronizzazioni dati come di seguito riportato); o un riquadro Dati ultime sincronizzazioni da e verso i portali web (ecommerce / CRM) in cui vengono visualizzate le informazioni relative alla data ed ora ultima sincronizzazione effettuata su ogni portale attivo ed ulteriori informazioni relative al numero totale di prodotti presenti sul web e gestibili sullo stesso (per Profilo CRM tali informazioni non sono presenti); o un riquadro Configurazione portali web ed opzioni di sincronizzazione in cui sono presenti tre bottoni relativi ai portali gestiti, ognuno dei quali sarà selezionabile solo se risulta attivo nei parametri azienda, da cui si può accedere alle varie opzioni relative alle operazioni di sincronizzazione ed al campo URL del portale, ovvero l indirizzo a cui connettersi per poter accedere al portale di riferimento dell azienda; Pagina 10 di 17

11 o un riquadro Parametri ed opzioni per la prossima sincronizzazione da cui si può selezionare la tipologia di sincronizzazione da effettuare Schedulata (in polling), che richiede l inserimento dell intervallo di tempo (minimo 30 minuti) che deve trascorrere tra una sincronizzazione e l altra, e Manuale tramite la quale l operatore può avviare la sincronizzazione ogni volta che lo reputa necessario senza quindi nessun automatismo. Per entrambi i metodi di sincronizzazione sarà possibile effettuare la sincronizzazione completa dei dati oppure solo quella relativa ai dati modificati rispetto all ultima sincronizzazione eseguita ed inoltre forzare il trasferimento delle immagini dei prodotti presenti sul catalogo web anche se non sono state apportate modifiche alle stesse. Tramite i pulsanti Avvia sincronizzazione (F8) sarà possibile avviare l elaborazione di sincronizzazione relativa all azienda selezionata, per interrompere l elaborazione di sincronizzazione, o la relativa schedulazione, è stato predisposto il pulsante Ferma (F9). Si fa presente che l'elaborazione di sincronizzazione tratta i seguenti dati : o Dati Catalogo - ovvero : l'importazione (sul gestionale) e l'esportazione (sul web) dei "nominativi web"; l'esportazione (sul web) del "catalogo web" con tutte le informazioni anagrafiche dei prodotti inclusi nel Catalogo Web; l'esportazione (sul web) dei prezzi di vendita dei prodotti gestiti nel catalogo web prelevati dalle anagrafiche l'esportazione (sul web) dei prezzi di vendita dei prodotti gestiti nel catalogo web prelevati dal listino web e dai vari listini associati ai singoli clienti; o Dati Giacenza - ovvero : l'esportazione delle disponibilità dei prodotti inclusi nel catalogo web; o Dati Ordini - ovvero : l'importazione (sul gestionale) degli ordini inseriti dal web; l'esportazione (sul web) degli stessi ordini già acquisiti nel gestionale ed eventualmente modificati o processati ai fini del relativo avanzamento. Bottone Profilo CRM (F3) Pagina 11 di 17

12 Calcolo disponibilità prodotti sul Web Se si desidera esporre sul Web la disponibilità dei prodotti in magazzino occorre selezionare: l opzione F - Calcola in base alla formula standard per calcolare la disponibilità in base alla formula standard (Esistenza attuale - Quantità assegnata in ordine - Quantità impegnata in distinta base); l'opzione D - Calcola in base alla formula definita tra i parametri per calcolare la disponibilità in base alla formula definita tra i parametri azienda (Formula calcolo disponibilità prodotti) Listino web Se indicato un listino questo viene eventualmente utilizzato nei casi in cui al cliente non è stato associato uno specifico listino in anagrafica. Esposizione listini clienti Consente di definire se effettuare l esportazione dei listini associati ai clienti direttamente in anagrafica. Selezionare : "Non esportare Listini Clienti" se non si vogliono esportare i listini sul web. "Aggiorna tutti i prezzi dei listini clienti" se si desidera forzare l aggiornamento dei prezzi e degli sconti sul web di tutti i listini anche nel caso di sincronizzazione parziale. "Aggiorna prezzo listino se modificato" se si vogliono aggiornare i prezzi e gli sconti dei soli listini modificati. Si fa presente che saranno aggiornati tutti i prezzi e sconti dei prodotti presenti nei listini clienti e, per i clienti che non prevedono alcun listino in anagrafica, saranno aggiornati i prezzi e sconti dei prodotti presenti nel listino web. Pagina 12 di 17

13 Importazione ordini web Consente di selezionare l opzione per gestire o meno la sincronizzazione degli ordini dal web al gestionale e viceversa. Stato avanzamento ordini provenienti dal web Consente di definire lo stato che deve assumere l ordine importato dal web al gestionale. Importa richiesta quotazione con stato 1 Offerta Consente di definire se si vogliono gestire anche le richieste d quotazione che sul gestionale saranno gestiti come ordini in stato 1 offerta Importazione clienti esteri Esenzione IVA Consente di indicare il codice IVA esente o non imponibile da attribuire a tutti i clienti esteri acquisiti dal Web. URL attivazione Consente di indicare l Url del portale utilizzato per il collegamento con Profilo CRM. Report Sincronizzazione Dati La funzione in questione, richiamabile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM del modulo Gestione Ordini ed Offerte oppure dalla voce di menù ecommerce / CRM dell omonimo modulo, elenca i vari file di report relativi alle varie sincronizzazioni effettuate e consente di accedere in visualizzazione di ognuno per verificare l esito della trasmissione di dati con l indicazione dei singoli elementi trattati. Pagina 13 di 17

14 Elenco ordini Web da Importare La funzione in questione, richiamabile dalla voce di menù Altre gestioni ecommerce / CRM del modulo Gestione Ordini ed Offerte, consente di evidenziare l elenco degli ordini già creati nel portale web e che non sono stati ancora acquisiti all interno del gestionale. Immissione Ordine da Web Gli ordini emessi sul portale web, non appena viene eseguita dal gestionale una operazione di sincronizzazione, saranno trasferiti sul PC. Per poterli importare all interno degli archivi del gestionale basterà selezionare l apposita funzione di Importazione ordini clienti da web, selezionabile dal programma Gestione Ordini Immissione e confermare la fase di registrazione dell ordine selezionato. Pagina 14 di 17

15 NOTE: Creazione Ordini su Profilo CRM - Spese Se si indicano spese di spedizione (trasporto) sull ordine web bisogna accertarsi che nell attività e filiale del gestionale sia stata prevista l opzione W dal web Nascondi elementi di tabelle già Pubblicate sul Portale CRM Pagina 15 di 17

16 Come esposto nei paragrafi precedenti, è stata prevista la Gestione Tabelle su profilo CRM che consente di definire quali elementi pubblicare o meno sul portale. Si precisa che è possibile nascondere sul portale CRM gli elementi delle tabelle zona, categoria clienti e pagamenti solo se non sono stati già precedentemente pubblicati sul portale. Pertanto prima di effettuare la sincronizzazione definire gli elementi delle tabelle che si vogliono escludere dalla sincronizzazione. Prossimi rilasci per integrazione con Profilo CRM Nei prossimi rilasci verranno implementate le funzioni di seguito dettagliate. Gestione sconti di Dettaglio su Profilo CRM Possibilità di gestire nella fase di creazione ordine, la quarta % di sconto, la % di sconto di chiusura e la riduzione diretta sul prezzo. Sono attualmente gestiti, come sconti di dettaglio, 3 diverse % di sconto. Gestione sconti di Piede su Profilo CRM Possibilità di gestire la scelta dello sconto nel piede dell ordine come Nessuno sconto, % di prezzo o Riduzione diretta sul prezzo. Pagina 16 di 17

17 Creazione Ordini sul Portare CRM - Impaccatura Scarichi a Confezione Possibilità di gestire prodotti con impaccatura di vendita SOLO a Confezioni. Sincronizzazioni Possibilità di sincronizzare dal gestionale al portale le seguenti informazioni: o Contatti o Fido o Vettori Gestione ordini Stampa ordinato e consegnato Nel caso in cui si selezionava la stampa dei dettagli il risultato della stampa non era corretto. Pagina 17 di 17