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1 SOMMARIO VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD...2 MODALITA DI AGGIORNAMENTO...3 AVVERTENZE...3 Adeguamento archivi...3 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 06_2013 DI LINEA AZIENDA...4 GESTIONE FATTURE IN FORMATO ELETTRONICO PDF/A FIRMATO...4 Parametri azienda...5 Tabella terminali...5 Tabella specifiche esportazione fatture...6 Anagrafica clienti e gestione del consenso ricezione fattura elettronica...6 Emissione di una fattura elettronica in formato PDF/A firmato...6 Immissione documenti e note di variazione...7 Immissione documenti touch screen...7 Modifiche alla maschera Opzioni per la stampa dei documenti...8 Anteprima \ Emissione fattura differita...9 Esportazione fatture in formato elettronico in formato PDF/A firmato...10 Consegna ordini cliente con fattura elettronica...11 Firma elettronica...12 Trasmissione al destinatario del file PDF/A firmato ( nomefile.pdf.p7m )...13 Archiviazione del file PDF/A firmato relativo alla fattura elettronica...13 Attivazione / Disattivazione controlli su software di archiviazione e conservazione sostitutiva...13 Controlli in variazione e cancellazione fattura analogica o elettronica in PDF/A firmata...14 Ristampa documenti...14 Gestione dati elaborati...14 Cancellazione files elettronici...15 Cancellazione fatture differite...15 Consolidamento documenti...15 REGIME IVA PER CASSA ART. 32 DL 38/ Anagrafica Clienti e Variazione Multipla Clienti...16 Gestione Documenti...16 Gestione Ordini...17 FATTURE IN ACCONTO ED A SALDO - GESTIONE DEL CLIENTI CONTO ANTICIPI...18 ESPORTAZIONE FATTURE IN FORMATO EDIFACT 96.A...18 Tabella specifiche esportazione...18 Esportazione fatture elettroniche in formato EDIFACT...20 STAMPE PARAMETRIZZATE E GENERAZIONE FILE PDF...21 Generazione file PDF...21 Stampa parametrizzata (a video o su carta)...21 INTERVENTI PER AUTOFATTURE...21 Generazione scadenze attive/passive...21 Pagina 1 di 26

2 Parametri Azienda / Attività e Filiali / Causali di vendita ed Autofatture...22 Passaggio in contabilità...22 ALTRI INTERVENTI...22 Gestione Documenti...22 Gestione Movimenti di magazzino...22 Formato di stampa documenti a rullo...23 Ricostruzione progressivi prodotti...23 Gestione Offerte...23 Stampa tabulato clienti...23 Stampa etichette clienti...23 Esportazione anagrafiche clienti...23 Acquisizione anagrafiche clienti...23 Variazione multipla clienti...23 Elenco riepilogo documenti...24 Sedi periferiche...24 Acquisizione Listini...24 Vendita al banco Touch Screen Tabella operatori...24 Tabella ECR...24 Stampa etichette prodotto...24 Interrogazione prodotti...25 Modifica descrizione campi Bolli esenti art.10 e art Simulazione/Assegnazione prodotti ordinati...25 Statistiche avanzate prodotto...25 Stampa giacenza multimagazzino...25 Selezione contropartita contabile...25 Documenti con IVA in sospensione in vendita al banco...25 Stampa tabulato clienti...26 Controllo Adeguamento di Modulo Base e di Linea Azienda...26 Mantenimento dell ultima azienda selezionata...26 Codice CD identificativo dell Aggiornamento : A VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD Modulo Versione Versione minima richiesta Run Time Modulo Base Modulo Base Contabile Modulo Base di Linea Fatturazione e Magazzino Fatturazione Vendita al banco Vendita al banco touch screen Gestione offerte ed ordini clienti/fornitori Gestione provvigioni agenti Pagina 2 di 26

3 Gestione Varianti Gestione Lotti e Partite Gestione Distinta Base Gestione ecommerce Esportazione fatture elettroniche MODALITA DI AGGIORNAMENTO Installazione da parte dell amministratore del sistema Si ricorda che con tutte le versioni dei sistemi operativi Windows NT, Windows 2000, Windows Xp e Windows Vista, e' necessario essere amministratori del sistema per poter effettuare la prima installazione. AVVERTENZE a) Prima di eseguire l aggiornamento dei moduli, è necessario effettuare una copia di salvataggio degli archivi e disattivare la protezione antivirus. b) L assenza di eventuali revisioni minime di prodotto sul PC potrebbe impedire il passaggio degli aggiornamenti correnti. Adeguamento archivi Si comunica che con il presente aggiornamento, all ingresso del contenitore principale dell integrato, sarà automaticamente avviato un adeguamento di modulo base (versione 00048z ) ed inoltre, all'ingresso dei moduli di Linea Azienda, sarà richiesto se eseguire, da questo stesso contesto, l adeguamento archivi di Linea Azienda (versione 00044z ). In ogni caso l adeguamento può essere eseguito sempre dall apposita voce di menù Lavori di servizio Su più aziende Gestione adeguamento archivi. La durata dell elaborazione dipenderà dalla mole di dati che si gestiscono. Come di consueto, prima di installare l aggiornamento, si consiglia di effettuare una copia degli archivi.. Pagina 3 di 26

4 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 06_2013 DI LINEA AZIENDA Di seguito vengono esposti gli interventi effettuati con la presente versione di programma. Tra le modifiche di maggiore impatto visivo evidenziamo gli interventi effettuati per gestire l esportazione delle fatture in formato PDF/A da firmare. Si fa comunque presente che le modifiche indicate nei paragrafi a seguire, non interessano soltanto chi ha l esigenza di gestire l esportazione di tali fatture, pertanto si invita a leggere tutto il documento al fine di poter meglio comprendere le modifiche effettuate nei vari programmi della procedura comunemente utilizzati. Gestione fatture in formato elettronico PDF/A firmato Con l approvazione del decreto legge n. 216 dell 11 dicembre 2012 vengono introdotte importanti novità in tema di fattura elettronica in recepimento della Direttiva UE in materia (direttiva 2010/45/Ue). Tra i diversi aspetti di legislazione e intervento la norma prevede specifiche misure relative alla fatturazione elettronica e alle loro modalità di trasmissione e conservazione. La fattura elettronica è un documento che nasce in versione informatica, dunque immateriale e non va confusa con la semplice trasmissione per via elettronica di una fattura cartacea esportata su file, che nasce invece come documento analogico. La fattura elettronica, per essere rilevante ai fini tributari e quindi per essere validamente conservata in formato elettronico, deve rispondere ai seguenti requisiti : Deve avere la forma di documento statico non modificabile, quindi non deve contenere macroistruzioni, né codici eseguibili: deve risultare immodificabile. A tal proposito è stata prevista la generazione della fattura elettronica in formato PDF/A Può essere emessa soltanto previo accordo del destinatario, da gestire identificando in anagrafica clienti i soggetti che hanno dato esplicito consenso per la ricezione di fatture elettroniche. Il soggetto passivo deve assicurare l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Tale requisito può essere garantito mediante: - apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente. Una firma elettronica qualificata è una "firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma": E quindi una forma di firma sicura, che esaudisce le richieste della Pagina 4 di 26

5 Direttiva Europea 1999/93/CE, alle quali sono stati aggiunti i requisiti dell'utilizzo di un certificato qualificato e di un dispositivo sicuro di firma. - sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati; - sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile. - da altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati. In questa prima versione della fatturazione elettronica è stata prevista la gestione della firma digitale dei file PDF/A generati in emissione o esportazione fatture. L'emissione della fattura elettronica si perfeziona nel momento della sua trasmissione. Per trasmissione si intende l'invio del documento attraverso l'uso di processi informatici, ovvero posta elettronica, disponibilità della fattura in un sito, ftp, ecc.. Deve essere archiviata e conservata elettronicamente (Conservazione Sostitutiva). entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, pur restando invariati eventuali obblighi di registrazione. Parametri azienda Il requisito principale per poter generare una fattura elettronica in formato PDF/A è l acquisto della licenza d uso relativa al modulo Esportazione fatture in formato elettronico. Solo così infatti si potrà abilitare tale funzionalità tra i Parametri Azienda agendo sulla nuova opzione Esportazione fatture in formato elettronico prevista nel pannello Documenti. Necessita inoltre della presenza di uno dei seguenti moduli : Fatturazione e Magazzino Fatturazione Vendita al banco Tra i parametri azienda, sezione Documenti, per uniformità di gestione con le altre modalità di emissione documenti ove è possibile forzare l emissione di una fattura elettronica anche nei confronti di clienti che non hanno dato esplicito consenso, è stata prevista anche una nuova opzione che consente di definire se emettere fatture elettroniche per la consegna di ordini clienti per quei clienti che prevedono l esportazione in formato PDF/A ma che non hanno dato il consenso. Tabella terminali Per velocizzare la fase di immissione e variazione delle fatture elettroniche, ed anche delle fatture analogiche, sono state previste, a livello di tabella terminale (e quindi per postazione di lavoro), due opzioni che consentono rispettivamente di : abilitare la proposta della maschera di selezione delle Opzioni per la stampa dei documenti (anteprima a video, stampa su carta, nessuna stampa, selezione della stampante, del formato di stampa, opzione invio , ecc.. ). Se non viene proposta saranno gestire le opzioni predefinite sia per la stampa che l archiviazione, l invio e- mail dei documenti, la generazione del pdf/a e la relativa firma, ecc... Proporre selezionata o deselezionata l opzione che consente di gestire la firma digitale e l invio delle fattura elettronica emessa. Quest ultima opzione potrà Pagina 5 di 26

6 essere gestita solo nel caso in cui risulta abilitato il modulo di Esportazione fatture in formato elettronico. Tabella specifiche esportazione fatture La tabella delle specifiche per l esportazione della fattura in formato elettronico è stata modificata per poter permette di configurare e personalizzare l esportazione delle fatture in formato PDF/A da firmare. In tal modo sarà possibile effettuare l associazione ai clienti ai quali inoltrare la fattura in questa nuova tipologia di formato. A tal proposito si fa presente che, con l installazione della presente versione di programma, sarà automaticamente disponibile il nuovo codice specifiche 4 (se non precedentemente occupato) relativo all esportazione delle fatture in formato PDF/A firmato. Per l esportazione in formato PDF/A firmato è stata prevista anche una opzione ( Allega anche file PDF/A non firmato ) che consente di allegare nella stessa che contiene la fattura elettronica firmata (file con estensione.pdf.p7m ) anche il corrispondente file PDF/A non firmato. NB: Si fa inoltre presente che oltre a questi interventi, sono state previste delle nuove opzioni per quanto riguarda la specifica di esportazione in formato EDIFACT che è possibile visionare più avanti. Anagrafica clienti e gestione del consenso ricezione fattura elettronica L anagrafica clienti è stata modificata per identificare i nominativi per i quali abilitare l emissione delle fatture in formato elettronico PDF/A firmato. A tal proposito basterà indicare l apposito codice specifica di esportazione e selezionare l opzione che consente di identificare i nominativi che hanno dato il consenso a ricevere la fattura in formato PDF/A firmato. La gestione del consenso da parte del destinatario fattura rappresenta uno dei requisiti richiesti dalla normativa e si riflette quindi sull intera gestione dei documenti emessi nei confronti del singolo soggetto. Emissione di una fattura elettronica in formato PDF/A firmato Al fine di consentire l emissione di una fattura in formato PDF/A firmato sono stati modificati i seguenti programmi : o Immissione e variazione documenti o Immissione documenti Touch Screen (solo per la fattura immediata) o Immissione e variazione note di variazione o Emissione fatture differite o Consegna ordini clienti o Esportazione (massiva) fatture in formato elettronico Le tipologie di documenti che possono generare una fattura elettronica sono : Fattura immediata Fattura accompagnatoria Fattura fiscale Fattura differita Note di variazione in accredito Pagina 6 di 26

7 Note di variazione in addebito Immissione documenti e note di variazione L interfaccia relativa ai dati di testata documento è stata modificata per gestire la nuova opzione Fattura elettronica PDF/A che consente di identificare se la fattura dovrà essere generata in formato elettronico PDF/A ancora da firmare oppure se è in formato elettronico PDF/A ed è stata già firmata. Per le altre fatture analogiche (ovvero per quelle di cui si effettua la stampa o l esportazione in altro formato elettronico di tipo Edifact o Filconad da non firmare). In immissione la proposta su tale opzione dipenderà da quanto previsto nell anagrafica del cliente intestatario della stessa fattura. Più in dettaglio le opzioni previste sono: Non generare per identificare le fatture analogiche da stampare (o di tipo Edifact o Filconad) Da generare e firmare per identificare le fatture da emettere in formato elettronico PDF/A da firmare Generata e firmata per identificare le fatture emesse formato elettronico PDF/A e già firmate Inoltre il campo sarà in input solo per le tipologie di documento che possono generare una fattura elettronica in formato PDF/A da firmare e solo per i clienti a cui è stato associato un codice specifiche che prevede l esportazione fattura in formato PDF/A firmato. Inoltre, se il cliente che prevede tale esportazione ha dato il consenso per la ricezione della fattura elettronica verrà proposta automaticamente l opzione S Da generare e firmare, se invece non lo ha dato verrà proposta l opzione N Non generare con la possibilità di modificarla. Ultimata l immissione, alla pressione del bottone Salva e stampa, se è stata selezionata l opzione S Da generare e firmare, e compatibilmente con le altre opzioni indicate nella tabella terminale per il codice assegnato alla postazione di lavoro, sarà data la possibilità di effettuare la firma elettronica del PDF/A generato per la fattura emessa. Per quanto riguarda la firma si parte dal presupposto che nella postazione di lavoro sia stato installato tutto l occorrente per permettere di gestire la firma dei documenti e che l utente abbia il PIN da utilizzare per apporre la stessa tale firma elettronica. Immissione documenti touch screen Anche l interfaccia per l immissione documenti Touch Screen del modulo Vendita al banco, precisamente la sezione relativa ai dati del cliente, è stata adeguata per consentire l emissione della fattura immediata in formato elettronico PDF/A firmato. Pagina 7 di 26

8 Modifiche alla maschera Opzioni per la stampa dei documenti La dialog di stampa dei documenti (ovvero la maschera da cui è possibile gestire le opzioni di stampa dei documenti) è stata modificata per gestire in maniera centralizzata alcune opzioni che, nelle versioni precedenti, erano gestite all interno dei singoli programmi ed inoltre la nuova opzione per la firma dei documenti (attiva solo se risulta abilitato il modulo di Esportazione fatture in formato elettronico ). Segue la spiegazione in dettaglio delle singole opzioni : selezione della tipologia di stampa : Stampa (su carta), Anteprima a video o Non stampare (utile se ad esempio si vuole soltanto inviare automaticamente il documento per ). NB: Tale opzione viene mantenuta e riproposta dall ultima elaborazione differenziando la selezione effettuata per i documenti analogici da quella effettuata per documenti elettronici. Nei contesti in cui vi è una stampa massiva dei documenti (fattura differita, consegna ordini, ristampa), in cui è possibile elaborare contestualmente entrambe le tipologie di documenti, oppure per la stampa della scheda di trasporto, sarà mantenuta l ultima selezione effettuata dall utente dal contesto in cui ci si trova. selezione della stampante selezione del Formato di stampa relativo alla tipologia di documento selezionato. opzione Archivia da parametrizzazione, visibile solo se è installato il software di archiviazione e conservazione sostitutiva e se non si sta richiedendo la stampa della Scheda di Trasporto. Tale opzione, se visibile, è modificabile solo se per il tipo di documento elaborato è stata prevista la relativa parametrizzazione (pannello Param. archiviazione all interno della variazione anagrafica unica). Pagina 8 di 26

9 opzione per la firma elettronica della fattura, gestita solo se è abilitato il modulo di Esportazione fatture in formato elettronico per la quale sono previste diverse logiche di abilitazione in base al tipo di documento gestito ed in base al contesto operativo in cui ci si trova, ovvero : o in Emissione / Variazione singolo documento il campo è disabilitato se il documento selezionato (o la tipologia di documento, esempio DDT, ricevute, ecc..) non prevede l emissione di una fattura elettronica in PDF/A da firmare. Se invece il documento prevede la generazione di una fattura elettronica in PDF/A, tale opzione viene proposta selezionata o deselezionata in base all ultima selezione effettuata oppure in base a quanto indicato nella tabella terminale. o In Ristampa documenti l opzione di firma non è gestita perché la ristampa prevede solo la ristampa cartacea dei documenti, anche se trattasi di fatture elettroniche di tipo PDF/A firmato. o In Emissione Fattura Differita ed in Consegna Ordini l opzione è disabilitata se è stato scelto di generare solo documenti di tipo analogici. Nel caso in cu si sta elaborando una fattura elettronica in formato PDF/A il campo è abilitato e l opzione sarà proposta NON selezionata. opzione per l invio tramite e selezione codice del testo per il corpo dell gestita in tutti i casi in cui è possibile inviare un documento quale allegato , ovvero per tutti i tipi di documento ad eccezione della Scheda di trasporto, ed in tutti i contesti in cui una fattura può essere emessa, stampata e ristampata. Nei contesti di immissione / variazione documento tale opzione è abilitata se nell anagrafica del nominativo è stata selezionata l opzione Invio documenti come allegato ed inoltre in tutti i casi di emissione fattura elettronica in formato PDF/A. Si evidenzia inoltre che, al fine di velocizzare la fase di inserimento dei documenti, è stata effettuata una modifica che consente di non far apparire la dialog di stampa facendo in modo che al Salva e stampa il programma gestisca le varie opzioni in base ai default impostati oppure in base alle ultime selezioni con cui sono state gestite. A tal proposito bisogna barrare l apposita opzione prevista nel codice terminale da assegnare alla postazione di lavoro e parametrizzare in maniera opportuna la Tabella configurazione stampanti e formati indicando, per ogni tipologia di documento, la stampante da utilizzare. Anteprima \ Emissione fattura differita Il programma che gestisce l Emissione delle fatture differite è stato aggiornato per consentire l emissione delle fatture elettroniche in formato PDF/A da firmare per i clienti che in anagrafica prevedono l apposita specifica di esportazione. Oltre alle selezioni del codice specifiche di esportazione è stata prevista una opzione che consente di generare le fatture in formato PDF/A da firmare anche per quei clienti che non hanno dato esplicito consenso alla ricezione della fattura elettronica. Rispetto alla precedente versione sono state effettuate una serie di modifiche nell interfaccia del primo passo di selezione : è stata prevista la selezione dei codici clienti da elaborare è stato previsto il filtro per Codice specifiche esportazione fatture in formato elettronico ed una opzione che consente di generare le fatture in formato PDF/A Pagina 9 di 26

10 anche se non è stato dato il consenso (ma è comunque presente la relativa specifica di esportazione in anagrafica) Dopo la conferma del primo passo verrà proposto l elenco analitico dei clienti selezionati in base ai limiti scelti, consentendo di poter effettuare una ulteriore selezione dei nominativi per cui emettere fatture differita. Per ogni nominativo, in questo contesto viene evidenziato : il tipo di esportazione fattura (EDIFACT, FILCONAD o PDF/A) che gestisce; se la fattura differita sarà emessa in formato elettronico PDF/A da firmare; se ha dato il consenso; se prevede l invio della fattura via ; L ultimo passo del Wizard relativo alle opzioni emissione fattura differita è stato invece modificato per eliminare la selezione del formato di stampa e l opzione invio gestiti dalla finestra proposta per la conferma delle opzioni di stampa, firma, invio , ecc... L opzione Stampa (o esporta) fatture, che è abilitata solo nel caso di Emissione fatture differite e non per l anteprima, abilita la stampa per le fatture differite analogiche la creazione del PDF/A per le fatture differite elettroniche Alla conferma dell ultimo passo del Wizard, se è stata richiesta l anteprima fattura differita allora viene prodotta solo la stampa (o anteprima a video) delle fatture differite senza generare alcun PDF/A né il relativo invio delle fatture. se è stata richiesta l emissione delle fatture differite allora prima viene avviata la stampa di tutte le fatture emesse in formato analogico successivamente viene avviata la generazione e firma dei file PDF/A relativi alle fatture differite da emettere in formato elettronico. Esportazione fatture in formato elettronico in formato PDF/A firmato Il programma di Esportazione, richiamabile dal menù Altre gestioni -> Gestione fatture in formato elettronico, è stato aggiornato per gestire la generazione e la firma dei PDF/A relativi alle fatture che in testata riportano il flag Fattura elettronica in PDF/A uguale ad S - da generare e firmare. Per avviare l esportazione delle fatture in formato PDF/A è necessario selezionare il codice esportazione specifico quale ad esempio il codice 4 standard. Dopo la scelta dei clienti e dei limiti documento, gestiti in modo analogo a quanto previsto nei casi di esportazione fatture in formato EDIFACT o FILCONAD, è necessario utilizzare il pulsante Elabora per avviare l elaborazione. La scelta del pulsate Elabora propone la selezione delle opzioni per l esportazione delle fatture differenziate in base al formato di esportazione scelto. Si ricorda che le fatture esportate in formato PDF/A firmato si considerano esportate in definitivo, ovvero identificate come fatture elettroniche Generate e firmate, solo se il processo di Firma elettronica viene concluso correttamente. Pagina 10 di 26

11 Il pulsante Altre opzioni (F9), accessibile dalla maschera che viene proposta alla conferma dell elaborazione, consente l accesso alle opzioni per l eventuale stampa delle fatture elettroniche, alle opzioni per l archiviazione e la firma elettronica dei PDF/A generati. Per le elaborazioni in simulazione delle fatture da esportare in PDF/A da firmare non sarà possibile accedere alle opzioni di firma e di archiviazione in formato PDF/A, poiché tale opzioni saranno accessibili solo per le elaborazioni in definitivo; Dopo la generazione e firma dei file PDF/A, ovvero dopo la generazione delle fatture elettroniche generate per i documenti selezionati, viene proposta l interfaccia per l invio e- mail delle stesse o la gestione di alcune funzionalità inerenti i file generati e precisamente : Apertura del file in modalità visualizzazione Invio dei file selezionati Modifica indirizzi ai quali inoltrare i PDF/A firmati Modifica del Testo con il quale comporre la singola Firma elettronica dei PDF/A generati nei casi in cui risultino ancora Da firmare. In questo caso è possibile richiedere la firma del singolo file selezionato o la firma massiva dei file selezionati nell apposita finestra che viene proposta. Selezionando il pulsante Firma tutti è possibile firmare i file PDF/A relativi ai documenti selezionati in elenco e se l opzione Invia documenti firmati risulta selezionata procedere al loro invio tramite all indirizzo di posta elettronica previsto. Consegna ordini cliente con fattura elettronica La consegna ordini clienti è stata aggiornata per consentire la generazione di fatture elettroniche in formato PDF/A firmato se previsto dal cliente in anagrafica e precisamente : se al cliente è stato associato un codice specifiche esportazione fatture in formato PDF/A firmato ed ha dato il consenso per la ricezione fatture elettroniche allora alla consegna sarà generato il file PDF/A e proposta l opzione per la firma elettronica; se al cliente è stato associato un codice specifiche esportazione fatture in formato PDF/A firmato ma non ha dato il consenso per la ricezione fatture elettroniche allora alla verrà controllata l opzione prevista tra i parametri azienda per la consegna ordini con fattura elettronica per i clienti che non hanno dato il consenso. In base all opzione scelta sarà generata una fattura analogica ovvero verrà stampata oppure una fattura elettronica in formato PDF/A firmato. se al cliente non è stato associato alcun codice specifiche esportazione fatture in formato PDF/A, oppure è stato associato ma prevede la generazione di altro formato di esportazione, la consegna dell ordine avverrà con documento analogico stampato. In variazione ordine, sezione dati Testata2 un messaggio evidenzia gli ordini registrati a clienti che prevedono l esportazione in formato PDF/A firmato. Pagina 11 di 26

12 Effettuando la consegna del singolo ordine sarà evidenziato se per il documento di evasione selezionato sarà generata una fattura in formato elettronico PDF/A firmato. Firma elettronica Il processo di firma elettronica relativo ad un file fattura generato in formato PDF/A si può effettuare : o contestualmente alla generazione del file in formato elettronico PDF/A da firmare, ovvero selezionando l opzione Firma gestita dalla finestra di selezioni opzioni di stampa, proposta in tutti i casi di emissione e variazione documenti, di emissione fatture differite, di emissione note di variazione, di consegna ordini clienti o nella fase di esportazione delle fatture in formato elettronico PDF/A firmato eseguita dal programma previsto nella voce di menù Altre gestioni Gestione fatture in formato elettronico ; o oppure selezionando il pulsante Firma o Firma tutti gestito dal programma Gestione dati generati previsto nella voce di menù Altre gestioni Gestione fatture in formato elettronico In entrambi i casi verrà richiesta la digitazione del codice PIN per il riconoscimento della Smart-Card. Ulteriori informazioni relative alla firma elettronica gestita dalla procedura : la firma gestita è di tipo attached ovvero per ciascun file PDF/A viene generato un file nomefile.pdf.p7m contenente il documento originale e l hash del documento criptato tramite il certificato contenuto nella smart card; non è possibile inserire una ulteriore firma in controfirma oppure in cofirma al documento nomefile.pdf.p7m ; non è gestita la possibilità di inserire il riferimento temporale al file nomefile.pdf.p7m contestualmente all apposizione della firma; è possibile definire se, all interno del processo di firma (singola o multipla), richiedere il codice PIN ogni volta che si vuole apporre la firma oppure se mantenere l ultima selezione effettuata. In questo ultimo caso il PIN viene mantenuto fino a quando non si esce dal contenitore su cui è stata selezionata oppure non si conferma, ad esempio per effettuare cambio, la selezione dell Azienda o del Terminale o, infine, dell Operatore (quest ultimo solo per vendita al banco tradizionale e touch screen); Pagina 12 di 26

13 Trasmissione al destinatario del file PDF/A firmato ( nomefile.pdf.p7m ) La trasmissione della singola fattura elettronica è gestita attraverso l invio a cui sarà possibile allegare, se previsto del codice Specifiche esportazione fattura in formato elettronico associato al cliente destinatario della fattura emessa, anche il file PDF/A in chiaro, ovvero non criptato, ( nomefile.pdf ) relativo alla fattura elettronica. All interno della Gestione dati elaborati, per ogni documento, sarà possibile vedere la data ed ora in cui la fattura elettronica è stata inoltrata tramite al destinatario. E bene evidenziare che il programma storicizza tali informazioni nel momento in cui viene eseguita la funzione specifica di invio e non controlla se l invio viene effettuato correttamente al/ai destinatario/i (ad esempio per problemi sul client di posta, perché non si è confermata l invio dalla maschera del client di posta, ecc..). Archiviazione del file PDF/A firmato relativo alla fattura elettronica In presenza del software di archiviazione e conservazione sostitutiva, il PDF/A firmato, ovvero il nomefile.pdf.p7m, viene sempre copiato nella cartella prevista per l acquisizione dei documenti sul software di archiviazione e conservazione sostitutiva (es.: C:\ConservazioneOttica ) per poi essere eliminato automaticamente dopo la relativa acquisizione per la conservazione sostitutiva. In assenza del software di archiviazione e conservazione sostitutiva il file PDF/A firmato viene copiato all interno di una apposita cartella predefinita e non modificabile dall utente (< PathServer \ mag \ Ftele \ CodiceAzienda > (esempio c:\ebridge\mag\ftele\00001)); Attivazione / Disattivazione controlli su software di archiviazione e conservazione sostitutiva Nel caso in cui il software di archiviazione e conservazione sostitutiva è installato, è prevista la gestione dell opzione Attiva / Disattiva controlli su archiviazione richiamabile selezionando il pulsante Archiviazione della toobar dei contenitori di modulo, che consente di attivare o disattivare (se è stato precedentemente attivato) il collegamento al software di archiviazione e conservazione sostitutiva al fine di poter effettuare i controlli su tutte le tipologie di documenti, analogici ed elettronici, di cui si vuole effettuare la variazione o la cancellazione. Nello specifico, se il documento selezionato dalla procedura risulta in stato di conservato in maniera sostitutiva all interno del programma di archiviazione e conservazione sostitutiva, ne sarà impedita la variazione e/o la cancellazione. Tali controlli saranno effettuati soltanto se l utente ha attivato esplicitamente il collegamento al software di archiviazione e conservazione sostitutiva inserendo le relative credenziali di accesso (utente e password) nel formino di login che viene proposto. Pagina 13 di 26

14 Una volta abilitato tale collegamento rimarrà sempre attivo e disponibile ad ogni accesso nel gestionale, per disabilitarlo l utente dovrà effettuarlo esplicitamente. Controlli in variazione e cancellazione fattura analogica o elettronica in PDF/A firmata In variazione documenti e cancellazione fatture differite sono stati implementati dei controlli che consentono di: evidenziare se le fatture richiamate in variazione risultano già esportate in formato elettronico (sia PDF/A firmato che in formato EDIFACT o FILCONAD); impedire, ma solo se richiesto dell utente, la variazione di tutte le fatture, analogiche ed elettroniche esportate in formato PDF/A firmato, che risultano già in stato di conservato in maniera sostitutiva attraverso l utilizzo del software di archiviazione e conservazione sostitutiva. Per abilitare questi controlli è necessario eseguire il Login per il collegamento con il software di archiviazione e conservazione sostitutiva. Ristampa documenti La ristampa dei documenti produce solo una stampa su carta o a video dei documenti selezionati anche se identificati come Fatture elettroniche. Questo significa che il programma non gestisce in alcun modo la generazione, la firma e l invio per le fatture che sono state emesse in formato elettronico PDF/A da firmare. Per consentire una distinzione ed una selezione dei documenti emessi nelle diverse modalità, sono state previste alcune opzioni che consentono di avviare la Ristampa cartacea delle sole fatture che in origine sono state emesse in analogico e stampate oppure di quelle che sono state emesse in formato analogico ma esportate su file EDIFACT o FILCONAD o, infine, di quelle che in origine sono state emesse in formato elettronico PDF/A firmate o da firmare. Gestione dati elaborati Il programma in questione, richiamabile dal menù Altre gestioni -> Gestione fatture in formato elettronico, è stato modificato per consentire di : o cancellare il file PDF/A firmato delle fatture selezionate e quindi ripristinare, in testata del documento, lo stato della fattura da Fattura elettronica generata e firmata a Fattura elettronica da generare e firmare o firmare uno o più file generato in formato PDF/A che non è stato ancora firmato Pagina 14 di 26

15 o Inoltrare via le fatture elettroniche generate in formato PDF/A firmato con la possibilità di inviare sia la singola fattura e che più fatture contemporaneamente, selezionandole dall elenco proposto. Dopo la selezione del codice specifica e dei limiti relativi ai clienti da elaborare, verrà richiesta la selezione dei limiti documento con l aggiunta di una opzione che consente di elaborare solo le fatture elettroniche firmate o da firmare oppure entrambe. Alla conferma verrà proposta l interfaccia per la selezione dei documenti con le funzionalità previste. In una apposita sezione sarà evidenziato lo stato di Archiviazione o conservazione elettronica del documento e la data ed ora in cui la fattura elettronica è stata selezionata per essere inoltrata via al destinatario. Anche in questo caso, se la fattura elettronica selezionata è già in Conservazione sostitutiva non sarà possibile cancellare il corrispondente file. Cancellazione files elettronici La precedente chiamata di menù relativa al Ripristino dati elaborati, richiamabile dal menù Altre gestioni -> Gestione fatture in formato elettronico, a partire dalla presente versione di programma è stata rinominata in Cancellazione files elettronici e consente di cancellare i file generati dall esportazione in Edifact, in Filconad, in formato PDF/A ( nomefile.pdf ) e, se presenti, i corrispondenti files firmati nomefile.pdf.p7m ) generati nella cartella < PathServer \mag\ftele\ CodiceAzienda > (esempio c:\ebridge\mag\ftele\00001) senza produrre nessun aggiornamento sui campi delle fatture e dei documenti elaborati e senza alcun controllo relativamente allo stato di conservazione del documento sul software di archiviazione e conservazione sostitutiva. Cancellazione fatture differite Il programma è stato modificato per l aggiunta di due nuove opzioni che consentono di escludere dalla cancellazione, le fatture differite che : sono state Esportate in formato elettronico in formato PDF/A firmato, EDIFACT o FILCONAD sono state Archiviate all interno del software di archiviazione e conservazione sostitutiva ma non sono state ancora conservate in maniera sostitutiva. L opzione che consente di escludere le fatture che non risultano stampate è stata altresì adeguata per controllare che le fatture ancora da stampare non siano quelle per cui è prevista una specifica esportazione in formato elettronico. Se risulta attivo il collegamento col software di archiviazione e conservazione sostitutiva, dalla cancellazione saranno sempre escluse le fatture differite, elettroniche e/o analogiche, che risultano in stato di conservate in modalità sostitutiva. Consolidamento documenti Pagina 15 di 26

16 Il programma di consolidamento documenti è stato aggiornato per gestire una nuova opzione che consente di Eliminare anche le fatture per le quali è prevista l esportazione su file in formato PDF/A firmato, EDIFACT o FILCONAD ma per i quali non è stata ancora effettuata l esportazione. All avvio elaborazione i documenti che sono già stati esportati e che rientrano tra i limiti di data e numerazione selezionati verranno in ogni caso eliminati in modo analogo a quanto previsto per i documenti che risultano già stampati. Regime IVA PER CASSA art. 32 DL 38/2012 L Articolo 32-bis del d.l. 22 giugno 2012, n. 83, convertito, con modificazioni, dalla legge 7 agosto 2012, n. 134 ha introdotto di fatto in nuovo REGIME IVA modificando in buona sostanza la precedente normativa inerente l IVA per cassa. A partire dal presente aggiornamento, per emettere e contabilizzare le fatture con IVA per Cassa, è necessario abilitare la gestione del Regime IVA per cassa tramite l apposita opzione Regime IVA per Cassa art. 32 prevista nell ambito dei parametri azienda. Si fa presente che chi utilizzava già questo regime, tramite una fase di adeguamento archivi, troverà abilitato in automatico il regime IVA per cassa nei Parametri Azienda per tutte le aziende per le quali risulta compilata almeno una anagrafica cliente con l opzione D IVA per Cassa nel campo IVA esigibilità differita (opzione che poi dall anagrafica stessa sarà eliminata perché non più gestita in questo contesto). Anagrafica Clienti e Variazione Multipla Clienti Gestendo l abilitazione del regime IVA per cassa a livello di anagrafica azienda, è stata eliminata l opzione D IVA per cassa sulla combo IVA ad esigibilità differita dell anagrafica dei clienti ed anche all interno del lavoro di Variazione anagrafica multipla Gestione Documenti Nella combo della testata IVA esigibilità differita è stata mantenuta l opzione D - IVA per cassa per considerare il documento emesso ai sensi dell art.32-bis DL 38/2012. Se tra i parametri azienda è abilitato il regime IVA per cassa verrà proposta sempre l opzione "D" ad eccezione delle fatture emesse nei confronti di Consumatori finali, Dogana, Esteri, Operatori intracomunitari. Per quanto riguarda i DDT, se tra i parametri azienda è stata prevista la gestione del regime IVA per CASSA, l opzione "IVA esigibilità differita" è solo indicativa non verrà presa in considerazione per la generazione delle fatture differite in quanto le stesse saranno identificate tutte come fatture con IVA per CASSA (ad eccezione dei quelle emesse nei confronti di Consumatori finali, Dogana, Esteri, Operatori intracomunitari). Viceversa, se tra i parametri azienda non è stata prevista la gestione del regime IVA per CASSA, l opzione "IVA esigibilità differita" sarà considerata per il raggruppamento dei DDT in Fattura differita. Pagina 16 di 26

17 Gestione Ordini Nella combo della testata IVA esigibilità differita è stata mantenuta l opzione D - IVA per cassa. Nello specifico, se è in vigore il regime "IVA PER CASSA ART.32 bis DL n.83/2012" (opzione selezionata tra i parametri azienda), in immissione nuovo ordine cliente viene proposta l opzione "D - IVA per cassa" ad eccezione degli ordini emessi nei confronti di clienti che sono : Consumatori finali, Dogana, Esteri ed Operatori intracomunitari. Nei casi di consegna di più ordini con raggruppamento, tale opzione sarà solamente indicativa perché alle fatture generate sarà attribuita l opzione "IVA per Cassa " con le eccezioni sopra descritte per la tipologia di destinatario. Se non è in vigore il regime "IVA PER CASSA ART.32 bis DL n.83/2012" verrà proposta l opzione prevista dal cliente in anagrafica e precisamente : "S" per poter emettere documenti ai sensi dell art.6 DPR 633/72. "N" per documenti con IVA da assolvere. Nei casi di consegna di più ordini cliente con raggruppamento l opzione indicata in ordine sarà controllata e gestita per il raggruppamento degli ordini in fattura. Riepilogando : Se tra i parametri azienda non si abilita il regime IVA per Cassa o tutti i documenti già emessi manterranno l opzione IVA per esigibilità differita che è stata attribuita al momento dell emissione compresa l opzione D - IVA per cassa e quindi saranno contabilizzati in base a tale opzione. o non sarà possibile emettere nuovi documenti e note di variazione con l opzione D Iva per cassa. A tutti i nuovi documenti emessi, comprese le fatture differite e le fatture generate dalla consegna ordini, sarà attribuita l opzione IVA esigibilità differita prevista dal cliente in anagrafica o dal DDT fatturato o dall ordine consegnato ovvero: N Normale S Sospensione senza la possibilità di emettere nuove fatture con l opzione D IVA per cassa Se tra i parametri azienda si abilita il regime IVA per Cassa o tutti i documenti già emessi manterranno l opzione IVA per esigibilità differita che è stata attribuita al momento dell emissione e quindi saranno contabilizzati in modo appropriato in base a tale opzione. o a tutti i nuovi documenti emessi, comprese le fatture differite e le fatture generate in consegna ordine sarà attribuita l opzione IVA esigibilità differita uguale a D IVA per cassa ad accezione delle fatture emesse nei confronti di Cliente consumatore finale Cliente con opzione Ditta individuale uguale a Dogana Cliente con opzione Ditta individuale uguale a Intracomunitario Cliente con codice paese estero compilato Indipendentemente da quanto previsto dal cliente in anagrafica o dai DDT fatturati o dagli ordini consegnati. Pagina 17 di 26

18 Inoltre, con il nuovo regime IVA per cassa : sarà possibile emettere fatture e note di variazione con IVA per cassa con pagamento in contanti sarà possibile emettere fatture e note di variazione su fatte con IVA per cassa anche in vendita al banco e touch screen non sarà più necessario identificare i clienti nei confronti dei quali emettere fatture con IVA per cassa non è possibile emettere scontrini o ricevute fiscali con IVA per cassa. Fatture in Acconto ed a Saldo - Gestione del Clienti conto anticipi Tra i parametri azienda, sezione Campi documento è stata aggiunta una nuova opzione che consente di abilitare la contabilizzazione delle fatture emesse in acconto e saldo utilizzando la contropartita Clienti conto anticipi. L opzione è valida solo per i nuovi documenti emessi, pertanto solo i nuovi documenti emessi o richiamati in variazione dopo l attivazione della gestione del Clienti conto anticipi, saranno contabilizzati utilizzando la suddetta contropartita. Le registrazioni contabili saranno così effettuate : Fattura in acconto Cliente Cliente conto anticipi IVA vendite Fattura a saldo Cliente Cliente conto anticipi (storno per la parte in acconto) Merci conto vendite fattura in acconto Merci conto vendite fattura a saldo IVA vendite Esportazione fatture in formato EDIFACT 96.A L esportazione delle fatture in formato EDIFACT 96.A è stata interessata da una serie di interventi atti a consentire una maggiore personalizzazione nella fase di formazione del file elettronico. Tabella specifiche esportazione La tabella delle specifiche è stata aggiornata per gestire delle nuove opzioni per l esportazione delle fatture in formato EDIFACT e precisamente : Pagina 18 di 26

19 Dati identificativi azienda mittente o Identificativo azienda. Questo campo può essere utilizzato per identificare il Mittente attraverso uno specifico Identificativo da esporre nel segmento UMB, NAD ed RFF in base alle opzioni scelte. Prima dell aggiornamento tale informazione veniva gestita tra i parametri dell azienda pertanto è stata prevista una specifica fase di adeguamento per riportare in automatico il contenuto del campo dai parametri alla tabella specifiche esportazione EDIFACT. Considerando che la tabella delle specifiche esportazione è comune a tutte le aziende, senza alcun legame specifico con l azienda specifica, ne deriva che in presenza di più aziende solo il codice identificativo della prima azienda elaborato potrà essere associato alle specifiche. Si consiglia pertanto di verificarne il contenuto e, nel caso in cui necessita esportare fatture da più aziende diverse, si consiglia di creare, per ognuna di esse, un codice specifiche esportazione EDIFACT con il relativo Identificativo. o Codice assegnato dal compratore Questo campo deve essere utilizzato se necessita identificare il mittente con un codice assegnato dal compratore da esporre nel segmento UMB, NAD ed RFF in base alle opzioni scelte. Segmento UNB Nuova opzione che consente di scegliere il tipo di Identificativo mittente da riportare nel segmento UNB unitamente all Id. lista codici. Segmento NAD - SU Aggiunta una nuova opzione che consente di riportare il Codice assegnato dal compratore quale identificativo della parte. Segmento RFF + IT relativo ai dati azienda Nuova opzione che consente di scegliere il tipo di Identificativo azienda da riportare nel segmento RFF+IT. Pagina 19 di 26

20 Segmento PIA. o Unità di riferimento. Nuova opzione che consente di scegliere il tipo di unità di riferimento fatturazione riportato nel campo Codifica descrizione prodotto del segmento PIA o Codice prodotto fornitore. Nuova opzione che consente di scegliere il tipo di codice prodotto utilizzato dal fornitore da riportare nel segmento PIA valorizzato con funzione di identificazione uguale a 1. Tra le opzioni è possibile scegliere il codice a barre o una delle 6 chiavi aggiuntive gestibili per ciascun prodotto. Esportazione fatture elettroniche in formato EDIFACT Oltre alle modifiche di interfaccia ed alle varie implementazioni che sono state apportate al programma per gestire la generazione delle fatture in formato PDF/A da firmare, il programma di esportazione fatture in formato elettronico è stato oggetto di altre modifiche che riguardano la fase di formazione del file in formato EDIFACT, precisamente : possibilità di valorizzare il campo Identificativo mittente con la partita IVA azienda, altro identificativo azienda o codice assegnato dal compratore all azienda, in base all opzione prevista nella tabella specifiche esportazione EDIFACT selezionata. possibilità di valorizzare il campo Identificativo della parte del segmento UNB con la partita IVA azienda, altro identificativo azienda o codice assegnato dal compratore all azienda, in base all opzione prevista nella tabella specifiche esportazione EDIFACT selezionata. possibilità di valorizzare il segmento RFF + IT relativo ai dati mittente per identificare la parte con partita IVA azienda, altro identificativo azienda o codice assegnato dal compratore all azienda, in base all opzione prevista nella tabella specifiche esportazione EDIFACT selezionata. Se gestito, tale segmento sarà generato in testa a tutti gli altri segmento RFF relativi ai dati azienda mittente. I vari segmenti RFF relativi ai dati relativi al capitale sociale, registro imprese e varie inerenti i dati azienda vengono creati solo se previste tali informazioni in anagrafica. Previsto controllo per evitare l esportazione dei vari importi e spese indicati in fattura solo se il valore è uguale a zero. Creazione del segmento QTY con qualificatore 59 per esportazione impaccatura confezioni. Il segmento CTA e COM relativo ai dati referente indicato in fattura non viene più creato. I dettagli fattura vengono numerati a partire dal numero 1 con incremento di 1 per ogni documento esportato sul singolo file generato in formato EDIFACT Il segmento FII viene creato subito dopo il segmento NAD + SU relativo ai dati azienda. Il carattere separatore : (due punti) viene utilizzato solo se presenti i valori dei campi da separare. Riportata la descrizione dei vari codici IVA movimentati in fattura nel relativo segmento TAX Valorizzazione del segmento PIA relativo ai prodotti in base all opzione Unità di riferimento e codice prodotto fornitore previste dalla tabella specifiche selezionata. Nel segmento IMB relativo alla descrizione dettaglio prodotto è stato valorizzato il campo inerente l unità di misura prodotto. Nel segmento PRI relativo prezzo unitario dettaglio prodotto è stato valorizzato il campo inerente l unità di misura prodotto. Pagina 20 di 26

21 Corretta valorizzazione segmento MOA + 66 relativo al totale merce al netto degli sconti. Stampe parametrizzate e Generazione file PDF Generazione file PDF Nella funzione centralizzata di generazione del file PDF (usata nell esportazione in pdf dall anteprima delle stampe parametrizzate, nell invio , nell archiviazione, nella generazione dei file PDF/A da firmare) sono stati effettuati i seguenti interventi : non erano gestite correttamente le immagini bmp a 32 bit (venivano convertite in riquadri neri) non era gestito il colore di sfondo dei riquadri non era gestito correttamente l arrotondamento del bordo dei riquadri non era gestito il "clipping" del testo all interno del proprio rettangolo, per cui anziché essere tagliato al limite del proprio bordo sforava al di fuori di esso non era gestito il testo multilinea, per cui le varie righe venivano riportate solo sulla prima, sforando naturalmente il bordo non erano gestiti correttamente i font non trovati: ad esempio, con un report disegnato su Win7 usando dei font nuovi, se veniva eseguita l esportazione su un WinXP dove quei font non esistono, anziché usare, come in anteprima e in stampa, un font simile, avveniva la mancata esportazione dell intero testo. Stampa parametrizzata (a video o su carta) Nella stampa di un testo multilinea veniva erroneamente ignorata la proprietà "centrato", per cui il testo risultava sempre allineato a sinistra. Si precisa che tale discordanza non si verificava invece nella fase di generazione del file in PDF relativo alla stessa stampa. Interventi per Autofatture Generazione scadenze attive/passive Per i documenti di tipo autofattura è stata prevista la possibilità di indicare codici di pagamento diversi dal contante e pertanto di poter effettuare la generazione delle scadenze attive o passive in base al tipo di autofattura (se emessa a cliente o se emessa a fornitore). In modo analogo a quanto previsto per gli altri documenti, le scadenze per le autofatture possono essere generate : contestualmente all emissione del documento se previsto tra i parametri azienda in differita se non è prevista la creazione contestuale all emissione documento Per le scadenze generate da autofattura non sarà comunque possibile effettuare la stampa di effetti o di generare le Ri.Ba. elettroniche. Pagina 21 di 26