www.menocarta.net FATTURA ELETTRONICA 2.0 Evoluzione e compliance della nuova fattura elettronica Dott. Federico CAMPOMORI
I TRE PILASTRI DELLA FATTURA ELETTRONICA 1.01.2013 UNA NUOVA DEREGULATION ACCORDO CON IL DESTINATARIO E PISTE DI CONTROLLO IMPATTO E BEST PRACTICES DELLA FE FE OBBLIGATORIA PER LA PA DAL 2014 LA FATTURA PA: emissione e trasmissione
FE Documento che non viene mai materializzato, dall emissione alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che: il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI) La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell esibizione alle autorità fiscali/revisori etc.
Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x assicurare autenticità ed integrità: Apposizione firma elettronica qualificata o digitale, Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione NOVITA : Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa Altre tecnologie in grado di garantire A I NO RIFERIMENTO TEMPORALE. LIBERTA DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE : Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)
Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa ( autenticità ed integrità): Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione: contratto-accordo commerciale/ordine d acquisto/ddt/fattura/pagamento elementi da riconciliare: x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l ordine, ricevuto la consegna, intestatario della fattura x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta
Che sia accordo (agreement) o accettazione, è un elemento essenziale, obbligatorio in uno scambio di FE: anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui: il formato della FE il sistema di trasmissione usato i metodi usati per garantire A I L Tempistiche INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L ESISTENZA DELL ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA FISCALI.
La maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è STRUTTURATO. Quindi : - Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti etc - Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti - Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento
- Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini, prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore - Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.) - Uso di dati strutturati e standard (XML) - Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc) - Mantenere un audit trial tra il sistema di FE e l applicativo interno x l elaborazione dati fatturazione - Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione - Documentazione interna dettagliata dell intero processo (Manuale del responsabile della conservazione)
Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevede modalità e tempistiche per l operatività della FE obbligatoria per la PA. A regime, i fornitori delle amministrazioni pubbliche nn potranno più inviare fatture cartacee bensì fatture elettroniche secondo le specifiche tecniche indicate negli allegati. Una prima data di partenza è quella del 6 giugno 2014 e saranno coinvolti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza (inpdap, inail, inps). La seconda data è il 6 giugno 2015, vedrà coinvolte tutte le amministrazioni pubbliche indicate nell apposito elenco ISTAT ed inserite nel conto economico consolidato dello Stato.
Sui fornitori: passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico, internamente oppure avvalendosi di intermediari. Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle fatture attive. Sulla PA: divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio del doc elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione, gestione e conservazione di FE.
File XML (XML schema per fattura elettronica Sistema Di Interscambio SDI 1.0). Specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it Firma elettronica qualificata dell emittente + riferimento temporale Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)
È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA: Accredita le PA riceve le fatture Effettua i controlli sui files Inoltra le fatture alla PA Notifica l esito della trasmissione
Sistema di PEC : come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati. Non è necessario alcun accreditamento. Tramite un servizio web del SDI (SDI COOP): un solo file alla volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio. Tramite rete SPC ( sistema pubblico di connettività) Tramite trasmissione dati tra terminali remoti Via FTP Via Web tramite il sito fatturapa.it
Ai fini della ricezione delle Fe da parte dello SDI, ogni PA ha un codice univoco assegnato dall Indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) Pia è una sorta di anagrafica di riferimento. Ogni PA deve accreditarsi presso IPA www.indicepa.gov.it
PA: informatizzazione dei sistemi : predisposizione canale verso SDI, acquisizione della fattura PA nei gestionali, sistema documentale per la gestione elettronica ( conservazione). Fornitori: verifica della decorrenza dell obbligo, acquisizione informazioni x la corretta emissione delle fatture, attrezzarsi x emissione fatturapa nel formato XML, firma digitale emittente, etc. Direttamente o tramite intermediari : servizi di emissione, trasmissione e conservazione delle fe. Pmi: possibilità di abilitazione al Mepa e utilizzo dei servizi gratuiti.
http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/einvoicing/standardisation/index_en.htm Commissione europea- einvocing - Studio expert group www.fatturapa.it