Obiettivi e modalità del Progetto

RISK IVIANAGEMENT ADVISORY Obiettivi e modalità del Progetto MILANO, SETTEMBRE 2013

INDICE ANALITICO INDICE ANALITICO... 1 DI MAPPATURA DEL RISCHIO DEL SISTEMA SANITARIO REGIONALE... 2 PREMESSA... 2 OBIETTIVI DEL PROGETTO... 3 PASSI OPERATIVI... 4 PUNTI DI ATTENZIONE... 5 LO STRUMENTO DI LAVORO: IL DATA BASE REGIONALE... 6 Tipologia e Storicità dei dati... 6 Classificazione dei dati... 6 Aggiornamento dei dati... 6 Come accedere al Data Base... 7 Per ulteriori informazioni... 7 1

DI MAPPATURA DEL RISCHIO DEL SISTEMA SANITARIO REGIONALE PREMESSA Il tema del rischio nelle Aziende Sanitarie è diventato, nel corso degli ultimi anni, sempre più sentito. L origine è da ricercarsi nell incremento continuo di casi di cause civili conseguenti a danni provocati nei processi di cura-assistenza del paziente che si rivolge alla struttura sanitaria-ospedaliera, con conseguente escalation dei costi diretti ed indiretti connessi a tali eventi (impatto economico sul bilancio delle Aziende ed impatto sociale). Se da un lato, infatti, tale fenomeno incide sui costi diretti di liquidazione del danno (risarcimento diretto del danneggiato e conseguente costo della copertura assicurativa; spese legali), dall altro l accadimento di un evento avverso prolunga i tempi di degenza, oltre ad alimentare la voce di costo per le cure volte a limitare il danno stesso. Inoltre, gli eventi avversi hanno un impatto negativo sull immagine dell Azienda e sul morale e comportamento del personale (costi indiretti). Oltre a tutto ciò, non bisogna sottovalutare che il danno è nella maggior parte dei casi connesso a problemi di sistema e quindi cela inefficienze organizzative che, oltre al danno stesso, provocano bassa produttività e qualità generando a catena ulteriori sprechi (costi nascosti). E quindi chiaro che un sistema quale quello sanitario caratterizzato da un attività intrinsecamente rischiosa e ad oggi coinvolto sempre più nei temi sopra esplicitati abbia la necessità di sviluppare dei sistemi di gestione che permettano da un lato di conoscere/ misurare i propri rischi ed identificare le priorità di intervento (dove si generano le maggiori perdite) in un ottica di miglioramento (riduzione del rischio e degli sprechi), dall altro di governare il processo di gestione delle politiche assicurative al fine di ottimizzarne i costi complessivi, compresa la gestione del contenzioso. Dove in altri Paesi questi temi sono affrontati ormai da tempo anche tramite la realizzazione di basi dati condivise ai fini di studio, pianificazione e controllo - lo scenario italiano evidenzia la mancanza di un approccio sistematico, allargato ed omogeneo sia a livello nazionale sia a livello delle singole Regioni (tranne alcuni casi di iniziative sporadiche intraprese dalle singole Aziende o di iniziative regionali). In tale scenario si colloca l iniziativa della Regione Lombardia che ha scelto di intraprendere le due strade della riduzione del rischio e della discussione con il mondo assicurativo al fine di ridurre il peso economico e sociale del rischio clinico stesso. 2

OBIETTIVI DEL PROGETTO Allo scopo di conoscere l effettivo stato dell arte nell ambito di rischi di Responsabilità Civile, la Direzione Generale della Sanità della Regione Lombardia ha stabilito di avviare un Progetto di mappatura dei rischi attraverso il censimento e l analisi dei sinistri di RCT/O (Responsabilità Civile Terzi e Operatori) per tutte le Aziende Sanitarie ed Ospedaliere facenti capo al Servizio Sanitario Regionale. I sinistri, infatti, sono un dato certo e disponibile, dato dalla cui analisi è possibile trarre in tempi relativamente brevi preziose indicazioni. In particolare, la severità dei sinistri rappresenta un dato oggettivo, potendo ipotizzare che la giurisprudenza regionale sia tendenzialmente omogenea nella valutazione dei risarcimenti in merito ad errori clinici. Output atteso di tale mappatura è: la conoscenza (su basi quantitative e statisticamente affidabili) e presa di coscienza delle aree maggiormente critiche, in quanto principali fonti dei rischi stessi e, conseguentemente, delle priorità di intervento (necessità di definizione di linee guida comuni e/o interventi puntuali); la possibilità di effettuare un confronto tra l effettivo esborso sostenuto dal Mercato Assicurativo nei confronti del rischio sanità Lombardia nel corso del periodo dal 1999 ad oggi e i premi raccolti nel medesimo periodo (andamento tecnico dei rischi). I rischi considerati appartengono alle seguenti categorie: Rischio Clinico: eventi che hanno un impatto sul mantenimento del buono stato di salute del Paziente-Assistito e che sono direttamente o indirettamente collegati all attività clinica o assistenziale Rischio Lavoratore: eventi che intaccano la sicurezza e la salute del lavoratore Rischio Struttura: eventi che hanno un impatto sul mantenimento del buono stato di salute del Paziente- Assistito, del Dipendente o dei Terzi e che non sono direttamente collegati all attività clinica (cadute, danneggiamenti persone, ) Danneggiamenti accidentali: eventi accidentali quali furti, smarrimenti e danneggiamenti di cose di proprietà del paziente, dipendente o terzo. A partire dall anno 2008 la Direzione Generale della Sanità della Regione Lombardia ha definito di estendere la rilevazione anche alle cadute dei pazienti/visitatori e agli infortuni degli operatori. 3

PASSI OPERATIVI Il Progetto di Mappatura del rischio ha previsto i seguenti Passi: Avvio del Progetto Raccolta dati sinistri e polizze Anni dal 1999 al 2004 1 (Aziende) Raccolta dati sinistri e polizze Anno 2005-2006 e 2 aggiornamento dei dati sinistri e polizze Anni 1999 al 2004 (Aziende) Raccolta dati sinistri e polizze Anno 2007 e 3 aggiornamento dei dati sinistri e polizze Anni 1999 al 2006 (Aziende) Raccolta dati sinistri e polizze Anno 2008 e aggiornamento dei dati sinistri e polizze Anni 1999 4 al 2007 (Aziende) e Raccolta dati cadute e infortuni Anni 2005 al 2008 (Aziende) 5 6 7 8 9 10 11 Raccolta dati sinistri Anno 2009 e aggiornamento dei dati sinistri Anni 1999 al 2008 e Raccolta dati cadute e infortuni Anno 2009 e aggiornamento dei dati cadute e infortuni Anni 2005 al 2008 (Aziende) Raccolta dati sinistri Anno 2010 e aggiornamento dei dati sinistri Anni 1999 al 2009 e Raccolta dati cadute e infortuni Anno 2010 e aggiornamento dei dati cadute e infortuni Anni 2005 al 2009 (Aziende) Estensione dei dati da raccogliere nella sezione sinistri a quelli ministeriali Raccolta dati sinistri Anno 2011 e aggiornamento dei dati sinistri Anni 1999 al 2010 e Raccolta dati cadute e infortuni Anno 2011 e aggiornamento dei dati cadute e infortuni Anni 2005 al 2010 (Aziende) Raccolta dati sinistri Anno 2012 e aggiornamento dei dati sinistri Anni 1999 al 2011 e Raccolta dati cadute e infortuni Anno 2012 e aggiornamento dei dati cadute e infortuni Anni 2005 al 2011 (Aziende) Raccolta dati sinistri Anno 2013 e aggiornamento dei dati sinistri Anni 1999 al 2012 e Raccolta dati cadute e infortuni Anno 2012 e aggiornamento dei dati cadute e infortuni Anni 2005 al 2012 (Aziende) Estensione dei dati da raccogliere sia nella sezione sinistrisia nella sezione polizze 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 4

PUNTI DI ATTENZIONE Al fine di raggiungere gli obiettivi di progetto e di avviare il percorso di miglioramento volto alla riduzione dell impatto economico e sociale del rischio, è occorso e occorre che il processo nel suo complesso sia stato e continui ad essere tale da non pregiudicare l affidabilità dei risultati che ne sono conseguiti e che ne conseguiranno. Si ritiene quindi importante aver evidenziato alcuni punti di attenzione che se non adeguatamente considerati e gestiti avrebbero potuto e potrebbero compromettere da un lato l accettazione dei risultati (soprattutto da parte del mondo assicurativo, qualora questi dati vengano utilizzati anche ai fini di un dialogo-confronto con il mondo assicurativo stesso) e dall altro la corretta individuazione delle priorità di intervento. Tali punti riguardano: La completezza dei dati sui sinistri in possesso alle Aziende Ospedaliere/Sanitarie vs i dati sui sinistri in possesso alle Compagnie Assicurative Broker Assicurativo o Si suggerisce sempre il confronto dei dati interni con quelli in possesso alle Compagnie Assicurative Broker Assicurativo La qualità delle informazioni che sono state inserite e continuano ad essere inserite nel Database. La corretta classificazione dei dati (area di origine dell evento avverso, tipologia di evento avverso) è infatti alla base della conseguente adeguata individuazione delle aree critiche di intervento. 5

LO STRUMENTO DI LAVORO: IL DATA BASE REGIONALE Il Data Base regionale sui sinistri di Responsabilità Civile rappresenta quindi lo strumento per la realizzazione della mappatura dei rischi di RCT/O del SSR. I dati storici sui sinistri sono stati caricati dalle singole AO ASL nel Data Base unico regionale e successivamente analizzati derivandone la mappa complessiva, con aggiornamenti annuali. Tipologia e Storicità dei dati Ciascuna AO ASL raccoglie (al suo interno e/o per tramite della/e Compagnia/e di Assicurazione o del Broker Assicurativo) le pratiche relative alle richieste di risarcimento danni inviate alla struttura sanitaria (nei confronti di Pazienti, Dipendenti o assimilati, Terzi. Tali richieste sono quelle ricevute nelle annualità dal 1999 ad oggi, anche se relative ad eventi avvenuti in anni precedenti. Il periodo di dati raccolti rappresenta una base sufficientemente buona per un analisi statistica che risulti affidabile. Infatti, da una analisi condotta da AON, grazie alla recente acquisizione di RVA Rasini Viganò S.p.A, su un campione di Aziende Ospedaliere, si evince che la distribuzione dell intervallo temporale tra l accadimento dell evento dannoso e la richiesta di risarcimento danni va da 0 a 43 anni (contenendosi entro i 5 anni per oltre il 93% dei casi e nel medesimo anno per il 48% dei casi ed entro l anno successivo per il 24%). Tale intervallo è importante per la stima di quante richieste di risarcimento danni l Azienda può/deve aspettarsi per eventi accaduti nel passato ma che genereranno richieste nel futuro. Inoltre, anche l intervallo temporale intercorrente tra la richiesta di risarcimento danni e la chiusura del sinistro mostra che il 15,5% circa vengono chiuse nello stesso anno, un ulteriore 28% circa entro l anno successivo, raggiungendo un valore cumulato di oltre 81% dei sinistri chiusi entro i 4 anni. Tale intervallo è invece rilevante ai fini di una valutazione di adeguata gestione dei sinistri (sia da parte della Azienda Ospedaliera / ASL, sia da parte della Compagnia). L esperienza insegna che quanto più la gestione del contenzioso è rapida, tanto inferiore è l esborso economico. Inoltre, tempi lunghi impattano sul peso delle riserve delle Compagnie e quindi sui costi della copertura assicurativa. Classificazione dei dati Al fine di facilitare l inserimento dei dati e di garantire l omogeneità di classificazione dei dati stessi, alcuni campi sono forniti di menù a tendina, con classificazioni predefinite. Sono stati inoltre predisposti meccanismi di controllo automatici per ridurre al minimo il rischio di errori di imputazione. Aggiornamento dei dati E di estrema importanza che vi sia un aggiornamento continuo sia tramite l inserimento delle nuove richieste di risarcimento nel frattempo pervenute, sia tramite l aggiornamento dello stato del sinistro (che potrebbe passare da aperto a definito, ad esempio) e dell importo (liquidato e riservato). 6

Come accedere al Data Base Per ogni Azienda sono stati abilitati 2 utenti che, utilizzando in maniera riservata e strettamente personale la propria UserID e Password, possono connettersi contemporaneamente al sistema per caricare/modificare i dati sui sinistri, sulle polizze, sulle cadute e sugli infortuni. Qualora l Azienda necessitasse di ulteriori abilitazioni (utenti), la richiesta dovrà essere inoltrata a chiara_picchetti@regione.lombardia.it e, in copia conoscenza, ad assistenza.sanita@aon.it. L utente abilitato potrà connettersi al sistema di caricamento dati attraverso il link Mappatura Rischi disponibile sul portale della Regione Lombardia Area Sanità (http://sanita.regione.lombardia.it; Qualità e controllo; Risk Management; Area riservata ai soli utenti autorizzati; Mappatura rischi). Il sistema permette il caricamento di nuovi sinistri, la ricerca, modifica, eliminazione, stampa, estrazione dei sinistri già caricati nel data base. E inoltre possibile per l utente consultare il Manuale on line (Help). Per ulteriori informazioni Per qualsiasi ulteriore informazione tecnica, consultare il Manuale Utente o inviare una e-mail cliccando sul pulsante Contattaci presente nel Data Base. 7