Applicativo ZTravel Versione 02.00.99 30 maggio 2018 Elenco Contenuti Funzionalità Comuni... 2 ADEGUAMENTO LAYOUT GRAFICO HRPORTAL... 2 Menù Applicativo... 2 DASHBOARD (nuova modalità)... 2 Dashboard Collaboratore... 3 Dashboard Approvatore... 4 Dashboard Inseritore... 6 Dashboard Ufficio Viaggi... 8 Dashboard Ufficio Cassa... 8 SETUP ZTRAVEL... 9 Modulo Travel... 9 Pianificazione Trasferta... 9 Modulo Expense... 9 Inserimento rimborsi... 9 Funzioni amministratore/ Generazione Output... 10 Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 1 di 11
Funzionalità Comuni ADEGUAMENTO LAYOUT GRAFICO HRPORTAL I dashboard delle varie tipologie di utente sono stati adeguati al nuovo tema grafico; ora ogni utente ha immediatamente accesso ai nuovi gadget che contengono le informazioni più significative, alcune delle quali, in precedenza, non contemplate. Inoltre la predisposizione dei menù è differente. La modalità di accesso è duplice; Menù Applicativo e Dashboard: Menù Applicativo Accede alle varie funzionalità come in precedenza, con alcune implementazioni e diverse modalità operative; Le date si filtrano dai campi specifici che, a seconda della funzione a cui si accede, sono impostate in modo da esporre le richieste più significative per la funzione. Perché le selezioni eseguite abbiano effetto occorre SEMPRE cliccare Applica Filtri ; il filtro impostato può ricoprire un anno al massimo: Nei vari dashboard, gli ordinamenti e l utilizzo dei filtri avvengono direttamente nelle griglie, cliccando sul titolo, come nel seguente esempio: Per eseguire filtri I tile, o slide, ulteriori filtri, quando selezionati, includono senza escludere quelli già impostati; per deselezionare occorre un clic: Con la selezione sopra, l elenco visualizza sia le approvate che quelle in bozza. DASHBOARD (nuova modalità) Le azioni sono sempre richiamabili da o da, che contemplano tutte le opzioni previste dalle impostazioni; I comandi Salva, Chiudi, Nuova Trasferta, Nuova Nota Spese ecc. sono posizionati in alto a destra. Sono quelli visualizzati dagli utenti all accesso (rispetto al menù applicativo). I gadget sono suddivisi in: HUB utente (parte superiore del video) dove si vogliono dare informazioni sintetiche di interesse per l utente; in alcuni casi interattivi. DASHBOARDS (parte inferiore del video) Dove sono in evidenza i dati inseriti; con possibilità operative per l utente. Se l utente che accede ha più di una funzione, per esempio è sia ufficio cassa che viaggi, gli sono proposti i vari TAB e clicca sul menù a cui vuole accedere: Si analizzano in seguito le strutture dei menù, in base all utente loggato: collaboratore approvatore, inseritore, ufficio cassa, ufficio viaggi: Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 2 di 11
Dashboard Collaboratore Titolo HUB Prossime Trasferte (TRAVEL) Sono visualizzate le prime trasferte con data di partenza superiore ad oggi, indipendentemente dallo status della richiesta. Sintesi rimborsi (EXPENSE) Rimborsi in attesa: la somma di tutte le note spese che si trovano in attesa di approvazione; Rimborsi autorizzati: la somma di tutte le note spese che sono state approvate ma non ancora liquidate; Rimborsi liquidati anno XXXX: la somma di tutte le note spese che sono state liquidate nel file per l anno in corso Titolo GADGET Trasferte in gestione (TRAVEL) Elenca le trasferte in bozza e inviate con data rientro maggiore o uguale a quella della data in cui si accede; quelle in bozza, visualizzate per prime, sono azzurre; arancioni quelle in attesa e verdi quelle già approvate Note spese in gestione (EXPENSE) Elenca tutte le note spese in bozza del dipendente loggato. Riporta il numero dei movimenti e delle spese inserite da App e non ancora riconciliate. Se cliccata, apre l elenco delle spese da gestire. Le note spese sono ordinate in base a data e numero nota spese. Per Ogni nota spese sono visualizzati: - spese inserite ; la somma degli importi inseriti - spese da rimborsare * ; la somma dell importo da rimborsare; - stato della nota spese (verde se non ci sono anomalie, gialla se presenti anomalie warning e rossa se le anomalie sono bloccanti) Nuova nota spese per eseguire inserimenti da qui Nuova trasferta per eseguire inserimenti da qui Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 3 di 11
Dashboard Approvatore HUB: Action list travel & expense Solo se attivato nel setup /Flusso autorizzativo - trasferte e/o note spese, "Attiva gestione "Action list, è esposto il numero delle richieste da gestire Destinazioni frequenti In un grafico ad anello è esposto l elenco delle trasferte, approvate dall utente, dell anno in corso, raggruppato per destinazione e con il numero di giorni di trasferta. Sono esposti 5 valori: Le prime 4 destinazioni con maggior numero di giorni e una voce generica Altro con il numero dei giorni restanti. Andamento spese approvate L elenco delle note spese approvate, dall utente, nell anno in corso, raggruppate per mese andando ad ottenere la somma del costo totale. Il grafico : Asse X: mensilità esposta come da esempio seguente (Gennaio 2018, Febbraio 2018, ecc.) Asse Y: importi mensili (costo totale) GADGET: Trasferte da approvare L elenco delle trasferte in attesa dell approvazione da parte dell utente loggato. Sidebar sinistra Permette la ricerca per codice azienda / codice dipendente / cognome / nome / ragione sociale / località e numero trasferta Elenco dipendenti Cognome, nome e immagine del soggetto ordinato per dipendenti con almeno una trasferta in carico all utente loggato. Sidebar destra Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 4 di 11
Le trasferte del dipendente selezionato ordinate in base alla data partenza e n. trasferta; per ogni trasferta sono visualizzati: Località: è la prima destinazione della trasferta o il primo cliente di destinazione. Il click sulla località, apre la trasferta in visualizzazione/modifica (in base all impostazione dei momenti operativi). Numero trasferta: esposto nel formato [#XXX] ; in carico; visualizzato solo se la trasferta è stata presa in carico: - verde se in carico all utente loggato; - arancione, se in carico ad altri. Date inizio e fine sono i servizi viaggio (o altri servizi), sono gli anticipi. Se in grigio, non presenti dati nella trasferta, se verde sì. Azioni disponibili: / l approvazione viene eseguita SEMPRE IN UNICA SOLUZIONE Modifica: solo se consentita nel momento operativo; Stampa: visibile solo se la stampa della trasferta è presente nel DMS (attivazione nel setup) Presa in carico/ Rimuovi presa in carico: visualizzati solo se attivata la gestione da setup Visualizza prenotazioni: solo se presenti, apre l elenco delle prenotazioni Visualizza anticipi: solo se presenti, apre l elenco degli anticipi Visualizza altri servizi: solo se presenti, apre l elenco degli altri servizi Visualizza allegati: solo se attiva la sezione nel setup Dettaglio trasferta collettiva: visibile solo se sono state generate le trasferte collegate Visualizza storico presa in carico: visibile se attivata la gestione della presa in carico nel setup Note spese da approvare L elenco delle note spese in attesa di approvazione da parte dell utente loggato. Sidebar sinistra Permette la ricerca per codice azienda / codice dipendente / cognome / nome / ragione sociale e numero nota spese Elenco dipendenti Cognome, nome e immagine del soggetto ordinato per dipendenti con almeno una nota spese in carico all utente loggato Sidebar destra Le note spese del dipendente selezionato ordinate in base al campo data e n. nota spese Per ogni nota spese sono visualizzati: Periodo: le date o la mensilità; il click sul periodo, apre la nota spese in visualizzazione/modifica in base all impostazione dei momenti operativi; Numero nota spese: esposto nel formato [#XXX] in carico: visualizzato solo se la trasferta è stata presa in carico: - verde se in carico all utente loggato; - arancione, se in carico ad altri. da rimborsare *: riporta la somma dell importo da rimborsare calcolato; ATTENZIONE: occorre aver calcolato almeno una volta; i dati esposti sono infatti: * dato aggiornato all ultima elaborazione, come da dicitura esposta; costo totale *: dove riporta la somma di tutte le spese generate dal calcolo (tabella hftr_nsfilespese); : visualizzati solo se consentiti nel momento operativo, non visualizzati se attivo la modalità Completa di controllo delle spese (nell anagrafica del momento operativo) Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 5 di 11
Verifica spese: visualizzato solo se attivo la modalità Completa di controllo delle spese Apri: solo se il momento operativo consente la sola Lettura Modifica: se il momento operativo consente la Lettura/ scrittura; Stampa: (presente quando è attivo Non aprire maschera di riepilogo nel dashboard ) esegue la stampa diretta; Riepilogo: apre la maschera di riepilogo del calcolo. Visualizza spese / Modifica spese: opzioni alternative, visualizzate in base ai permessi impostati sul momento operativo - modifica spese ; Presa in carico/ Rimuovi presa in carico: visualizzati solo se è attiva la gestione da setup Visualizza anomalie: apre le anomalie; Visualizza spese auto: se attiva la gestione auto assegnate, apre una stampa contenente i dati delle spese auto aziendale; visualizzato solo se : - attivo in setup impostazioni / generale il flag Abilita dettaglio km e NON attivo il flag Verifica inserimento km inizio/fine mese - presenti voci di spesa che prevedono l inserimento dei km uso aziendale e personale; Visualizza allegati: apre la visualizzazione degli allegati inseriti nell omonima sezione, quando attiva nel setup Visualizza storico attività: apre la visualizzazione dello stato, solo se attivo il flag dello storico attività nel setup. Visualizza storico presa in carico: visibile se attivata la gestione della presa in carico nel setup Quando appare il messaggio La nota spese necessita di essere ricalcolata. Clicca qui per eseguirlo, è possibile eseguire il calcolo. Se attivo ZSIGN l approvazione non viene eseguita e appare il messaggio La nota spese è in attesa di firma, impossibile continuare Dashboard Inseritore HUB: Dipendenti con maggiori inserimenti anno XXXX Estrae i primi 5 dipendenti con il maggior numero di note spese e/o trasferte inserite nell'anno in corso. I dipendenti sono quelli per cui l utente che accede è abilitato. E interattivo: con clic su #n note spese o #n trasferte si procede all inserimento. Sintesi operazioni Estrae: 1. il numero di dipendenti "con note spese in bozza" 2. il numero di dipendenti "con flussi esterni da importare" : ovvero con movimenti di carta di credito non giustificati e/o spese da mobile non inserite 3. il numero di dipendenti "con trasferte in bozza" Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 6 di 11
GADGET: Trasferte in gestione Sidebar sinistra Permette la ricerca per codice azienda / codice dipendente / cognome / nome / ragione sociale / località/nome cliente e numero trasferta; Elenca i dipendenti per cui l utente può eseguire inserimenti. Con si eseguono nuovi inserimenti Sidebar destra In base al posizionamento elenca le trasferte dell utente (selezionato a sinistra); azzurro: trasferte in bozza; giallo: trasferte in attesa verde: trasferte approvate Ordinate per data partenza crescente sono i servizi viaggio (o altri servizi); sono gli anticipi. Se in grigio, non presenti dati nella trasferta, se verde sì. Azioni disponibili: per quelle in bozza che possono essere inviate Disponibili, in base alle impostazioni: modifica/elimina/annulla prenotazioni solo se nel setup è attiva l integrazione con le agenzie di viaggio (Biztravel e CWtbook2go) stampa se nel setup è abilitata la stampa a DMS visualizza prenotazioni/visualizza anticipi/visualizza altri servizi/visualizza allegati/ dettaglio trasferta collettiva = solo se presenti i dati di riferimento Note spese in gestione Sidebar sinistra Permette la ricerca per codice azienda / codice dipendente / cognome / nome / ragione sociale e numero nota spese; Elenca i dipendenti per cui l utente può eseguire inserimenti. Con si eseguono nuovi inserimenti Sidebar destra In base al posizionamento elenca le note spese del dipendente selezionato ordinate per data inizio periodo; verdi: senza anomalie; gialle: con anomalie warning; rosse: con anomalie bloccanti. Azioni disponibili: per quelle in bozza che possono essere inviate Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 7 di 11
Disponibili, in base alle impostazioni: modifica/elimina/ stampa - Visualizza anomalie/ Visualizza spese/ Visualizza spese auto /Visualizza allegati/ Visualizza storico attività Dashboard Ufficio Viaggi Sintesi operazioni Estrae il totale anticipi e restituzioni da gestire Elenco prenotazioni In ordine di data crescente Da gestire Quelle da erogare e che nessun utente ha preso in carico In carico Quelle da erogare prese in carico dall utente connesso In carico a terzi Quelle da erogare prese in carico da altri utenti Le seguenti icone sono verdi se nella richiesta sono presenti dati della tipologia in questione, in grigio se no. Biglietti aereo, treno, nave Prenotazioni hotel Noleggi Auto Per aprire la gestione completa della prenotazione con le opzioni: Stampa/ Presa in carico - Rimuovi presa in carico (se attiva la gestione in Setup Compilazione ufficio viaggi)/ Visualizza prenotazioni/ Dettaglio trasferta collettiva (se abilitate in Setup/ Impostazioni/ Trasferte) Dashboard Ufficio Cassa Sintesi operazioni Estrae il totale operazioni da gestire; quelle prese in carico dall utente, da altri utenti Elenco richieste Estrae l elenco degli anticipi in attesa di erogazione o, spostandosi col TAB, di inserimento della data di convalida della restituzione per data crescente. Esegue l erogazione in data dell accesso; se va a buon fine viene proposto all utente stampa o chiudi Se abilitato, per convalidare la restituzione degli anticipi; se eseguito da qui, convalida con l data di accesso. Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 8 di 11
Apre la richiesta per la gestione completa SETUP ZTRAVEL Anche il Setup è stato completamente rivisto a livello grafico: Le impostazioni non sono più suddivise per modulo (TRAVEL o EXPENSE), ma per argomento; selezionare l azienda; in ogni sezione, se la stessa riguarda più moduli, è presente la parte di impostazione Generale (comune a trasferte e note spese), e quella specifica: Con il tasto indietro si ritorna al menù precedente: Modulo Travel Pianificazione Trasferta Rifacimento grafico sulla base del nuovo tema. Nella sezione Servizi Viaggio per inserire richieste, cliccare sul servizio: Modulo Expense Inserimento rimborsi La sezione delle spese, con rispettive sottosezioni (esempio Spese offerte, allegati, dati auto ecc.) si sviluppa in orizzontale, in linea con il nuovo tema; Nel dashboard, la spalla destra viene valorizzata con i totali del calcolo; quindi se la nota spese non è stata calcolata o salvata, è a ZERO. A questo proposito, per gli utenti che generano voci di indennità da impostazioni del calcolo, abbiamo predisposto in Tabelle/ Spese/ Tipologia Spese, il flag indennità manuale, in modo che queste possano essere esposte correttamente: Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 9 di 11
Nuovo layout per: La maschera del Calcolo; L inserimento delle spese offerte; La sezione Movimenti Finanziari. Funzioni amministratore/ Generazione Output Completo rifacimento delle maschere di selezione dei files. Ora: Se presenti più aziende, ognuna con il proprio Setup e diverse tipologie di file impostate, non è più necessaria l impostazione del campo azienda prevalente sull utente che esegue la generazione del flusso; Nella prima maschera sono proposte tutte le aziende, e l utente seleziona quelle per cui vuole generare: Con Prosegui, l utente deve confermare la selezione azienda per azienda con il Salva; in base al posizionamento sull azienda sulla parte destra sono proposte le impostazioni su quel setup specifico; Se i controlli formali del Salva vanno a buon fine, in corrispondenza dell azienda compare Dalla presente versione, quando si imposta il percorso del file in Setup Flussi, se tale percorso è una sottocartella della..\..\webapps\ztravel, è sufficiente inserire il nome della sottocartella (per esempio support), e il programma la riconosce; senza quindi dover obbligatoriamente dare indicazione dell intero percorso del Tomcat. ATTENZIONE: se i vari setup prevedono lo stesso file, l opzione Sovrascrittura/ Accodamento è impostata sempre su Accodamento; se l utente sceglie diversamente, si rischia di azzerare il file appena creato riferito alla precedente azienda; E possibile cliccare su Genera solo se tutte le aziende passano i controlli formali; Viene emessa la segnalazione: Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 10 di 11
Cliccando su Gestione Output, ci si collega direttamente a Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Generazione Output/ Gestione Output per il controllo dello stato dell elaborazione schedulata. Qui è possibile anche visualizzare e scaricare il file (se non è una tabella di database). Release 02.00.99 Maggio 2018 Pag. 11 di 11