Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa Cons. Floretta Rolleri Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione
La visione tradizionale della dematerializzazione Scomparsa della carta a favore del documento informatico Risparmio nei costi di gestione e stoccaggio Efficienza nel reperimento delle informazioni archiviate Pieno valore dei documenti digitali Procedure per il riversamento delle immagini dei documenti cartacei Conservazione dei documenti digitali
Stato dell arte Importanti passi in avanti nella direzione della dematerializzazione Nel settore privato: buona diffusione delle pratiche di conservazione digitale Nelle pubbliche amministrazioni: progressiva affermazione degli strumenti informatici (protocollo, PEC, gestione documentale, firma digitale) ma Elevata presenza di "cicli misti" di gestione documentale, nei quali convivono sia il supporto cartaceo che quello digitale I tempi e i costi dei procedimenti amministrativi sono ancora condizionati dal ciclo cartaceo
Nuove esigenze Le organizzazioni moderne devono confrontarsi con: Capacità di modificare prassi radicate in nuove modalità di gestione dei processi Regole flessibili e dinamiche, capaci di assecondare il tumultuoso evolvere delle tecniche (e dei costumi) Ciò richiede Sostegno all adozione dei processi innovativi Interventi preventivi e strutturali per eliminare potenziali ostacoli al cambiamento
Ostacoli da rimuovere Scarsa fiducia nel mezzo informatico Sicurezza Affidabilità Visione burocratica del ruolo Mancanza di una cultura interdisciplinare Resistenza al cambiamento
Dematerializzazione e normativa Legislazione attuale Corrispondenza tra procedimenti cartacei ed elettronici Nuove esigenze Progressiva evoluzione della normativa per sfruttate al meglio le peculiarità dei processi elettronici Adeguamento tempestivo delle norme tecniche ai nuovi contesti
La proposta di regole tecniche Sistema di gestione documentale integrato con il sistema di conservazione Dal processo di riversamento alla riproduzione del documento Formati per la formazione del documento distinti dai formati per la conservazione Supporti per la conservazione con particolari caratteristiche di qualità e durata
Il ruolo del CNIPA Tra le funzioni attribuite in materia di emanazione di norme tecniche e standard: Formulazione del parere a sensi dell art.71 CAD sulla proposta di regole tecniche Predisposizione di apposite guide tecniche di approfondimento (proposta DPCM) Parere tecnico su progetti relativi a processi di conservazione caratterizzati da aspetti specifici e peculiari non previsti nelle guide tecniche (proposta DPCM)
Il ruolo del CNIPA Tra le funzioni di predisposizione, realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione: Stimolo al cambiamento nelle P.A. Superamento degli atteggiamenti conservativi Collaborazione con il mondo della ricerca e dell industria Partecipazione alle iniziative europee Ottimizzazione dei processi interni in funzione delle specificità dei compiti Collaborazione nella integrazione dei processi trasversali Logica della unitarietà ed ubiquità dei servizi pubblici Sistema Pubblico di Connettività
La dematerializzazione non si esaurisce negli aspetti tecnologici Importanza degli aspetti organizzativi Attenzione alla reingegnerizzazione delle prassi amministrative Capacità di disegnare i nuovi processi sfruttando le opportunità offerte dalla tecnologia Rilievo alle specificità delle Amministrazioni Conciliazione delle istanze di innovazione con quelle del mantenimento dei valori culturali e storici
Sistemi innovativi per la gestione dei flussi documentali nelle PA Tracciabilità dei documenti prodotti dai procedimenti amministrativi Reale unificazione e dialogo tra i sistemi di tracciatura dei procedimenti usati nelle diverse amministrazioni Trasparenza verso gli utenti Monitoraggio dello stato dei procedimenti interni interamministrazione
Dall eliminazione della carta alla inessenzialità della carta Occorre superare la logica dell intervento correttivo e creare le premesse affinché la quantità di carta in circolazione diminuisca naturalmente La prima fase dell informatizzazione si è conclusa e le tecnologie elettroniche sono una realtà diffusa ed imprescindibile La carta non è più il veicolo primario delle informazioni
Dalla gestione del dato alla gestione del flusso documentale Documento elettronico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti La gestione dei documenti è ancora separata da quella dei dati Doppio binario Overhead per processi di riversamento/sincronizzazione Occorre definire i workflow dei processi e gestirli con adeguati strumenti informatici
Dalla cultura del dato alla cultura della conoscenza Numero Calcolatori Dato Banche dati Informazione Sistemi informativi Conoscenza Sistemi di gestione della conoscenza
Dematerializzazione e gestione della conoscenza Gli strumenti di gestione della conoscenza possono essere il motore dei processi di riorganizzazione favorendo: la condivisione della esperienza, anche con rappresentanti del mondo accademico ed industriale (workshop, community) lo sviluppo di una nuova cultura amministrativa in grado di sfruttare al meglio le tecniche informatiche l efficacia della gestione documentale attraverso strumenti di ricerca idonei e semplici da usare sia per documenti strutturati che in testo libero
Alcuni esempi
Dematerializzazione del Casellario giudiziario Il nuovo sistema informativo del Casellario giudiziale, completato il recupero dell arretrato esistente e attuata l alimentazione automatica da parte dei sistemi informativi fonte, comporta l eliminazione delle schede cartacee I vantaggi riguardano: -la tempestività dell informazione sulla situazione penale del soggetto (certificato penale e certificato dei carichi pendenti) a livello nazionale -la maggior efficienza degli uffici( riduzione del personale dedicato al caricamento dei dati e alla gestione degli archivi). -il risparmio dei costi (riduzione degli spazi e della carta nonché delle spese postali) Il progetto, cofinanziato dal CNIPA, è in corso di realizzazione.
Recupero delle spese di giustizia Il progetto consentirà di dematerializzare lo scambio di atti fra giustizia e Equitalia nei procedimenti per il recupero delle spese (spese processuali, pene pecuniarie, spese di gestione delle procedure concorsuali), consentendo una maggior velocità dell incasso delle somme dovute. Il progetto, cofinanziato dal CNIPA, è in corso di realizzazione.
Automazione Uffici Notifiche Esecuzioni e Protesti Realizzazione e diffusione di un sistema per l automazione delle attività degli ufficiali giudiziari, incluse le comunicazioni con le cancellerie dei tribunali, ad integrazione dell automazione dei flussi informativi previsti dal Processo civile telematico. Cofinanziato dal CNIPA
Copie dei fascicoli giudiziari Il progetto provvede alla digitalizzazione di tutto il flusso documentale che esiste nelle fasi di indagine del Pubblico Ministero. In questo modo si elimina la necessità di fotocopiatura degli atti (che sono resi disponibili in formato digitale alle parti interessate) e si riducono così i tempi di composizione e trasmissione dei fascicoli alle fasi successive. Il progetto, cofinanziato dal CNIPA, è stato rilasciato in produzione presso il primo polo pilota.
Comunicazioni tra i servizi sociali e il Tribunale per i minori Il progetto, realizzato per ora in Sicilia, sostituisce gli scambi di documentazione cartacea tra gli uffici dei servizi sociali e i Tribunali per i minori nei procedimenti di adozione con comunicazioni elettroniche (PEC e firma digitale). Consente di ridurre i tempi dei procedimenti di adozione nazionali e internazionali. Cofinanziato dal CNIPA
Trasmissione telematica delle notizie di reato Il progetto prevede le comunicazioni digitali (firma digitale e PEC) dei documenti costituenti le notizie di reato da parte delle forze di polizia alla Procura della Repubblica competente. Il progetto, realizzato nell ambito del PON Sicurezza, prevede l estensione ad altri uffici giudiziari del Nord, anche con cofinanziamento CNIPA
SIDIP Il progetto prevede la digitalizzazione del fascicolo processuale penale, costituito dagli atti del P.M., dal verbale del dibattimento, comprese le registrazioni fonografiche e audiovisive e le relative trascrizioni. Obiettivi: - riduzione dei tempi e dei costi dei processi - condivisione delle conoscenze degli atti anche a favore degli avvocati. Il progetto, il cui prototipo è stato sviluppato nell ambito PON Sicurezza, prevede la diffusione anche con finanziamento CNIPA
Adunanza elettronica del CNIPA Sono stati eliminati ca. 25 Kg di carta per adunanza, per un totale di ca. 1 tonnellata di carta all anno Risparmio ambientale calcolato con Si prevede di risparmiare (al lordo): 32 tonnellate di legno il consumo energetico di ca. 5 mesi di un abitazione media statunitense Fonte: http://www.edf.org/
Per maggiori informazioni www.cnipa.gov.it