Gestione Audit di Certificazione (e Azioni di Miglioramento conseguenti alle NC ed Osservazioni rilevate) Caso di Studio Q104 Rev. 3 Dicembre 2013
Sommario Programmazione dell audit Visualizzazione impegni su calendar Registrazione e distribuzione del rapporto di audit Avvio e controllo delle azioni di miglioramento Consultazioni e cruscotti Benefici percepiti
Programmazione dell Audit
Programmazione dell audit 1. Avvio nuovo evento da Calendar, posizionandosi sulla data programmata dell audit tramite il menù interattivo
Programmazione dell audit 2. Selezionare il modello «Audit di certificazione», Ambito e Tipologia
Programmazione dell audit 3. Seguire quanto indicato nelle istruzioni
Programmazione dell audit 4. Inserire i dati personalizzati necessari
Programmazione dell audit 5. Inserire nei Riferimenti: l ente di certificazione ed il Personale coinvolto nell attività di audit (oltre a quelli già inseriti di default nel modello di evento)
Programmazione dell audit 6. Il modello di evento prevede una disposizione tipo "Audit " con la spunta su "Notifica a rif. Personale"
Visualizzazione impegni sul Calendar
La visualizzazione impegni sul Calendar La spunta di "Notifica" della disposizione permette al Personale coinvolto (che è utente Qualibus) di visualizzare l impegno sul proprio Calendar Esempio Vista 7 con due utenti per pagina
La visualizzazione impegni sul Calendar Per maggior dettaglio l utente (con ruoli adeguati) può entrare direttamente nell evento Audit (con il menù interattivo) per visualizzarne tutti i contenuti Esempio Vista 5 con tre utenti per pagina
Registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit
La registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit Ad Audit di certificazione concluso, si procede come segue: 1. Inserire il file del rapporto in apposita directory nel modulo "Documenti" di Qualibus
La registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit 2. Effettuare la distribuzione a tutti gli utenti coinvolti, compresa eventuale copia cartacea in bacheca aziendale
La registrazione e distribuzione del Rapporto di Audit 3. Collegare il documento del Rapporto di Audit nell evento "Audit di certificazione"
Avvio e controllo delle conseguenti Azioni di Miglioramento
Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate Ad Audit concluso, si completa l evento come segue: 1. Compilare i dati relativi alle conclusioni dell audit
Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 2. Inserire nella check-list della disposizione una riga per ogni rilievo evidenziato in sede di audit e: indicare i riferimenti e descrizione scegliere l esito opportuno (Avvia AC per le NC e Avvia AP per le Osservazioni) riportare il rilievo nel campo Note / osservazioni
Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 3. Chiudere la disposizione Nota: a seguito della chiusura o cliccando su "Applica" vengono generati in automatico le Azioni di Miglioramento (Correttive o Preventive) secondo quanto indicato nella check-list che restano quindi legate all audit stesso e visibili nella sezione "Collegamenti"
Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 4. Inserire i costi dell audit: costo fisso + costo ente di certificazione + costo personale auditato)
Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 5. Chiudere l evento con l esito opportuno
Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 6. Pianificare al meglio le azioni di miglioramento, il trattamento della NC o Osservazione e le modalità di verifica dell efficacia Nota: si può accedere alle AC/AP avviate direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit tramite il menù interattivo
Avvio e controllo delle conseguenti azioni di miglioramento collegate 7. Monitorare lo stato di avanzamento e chiusura delle Azioni di miglioramento collegate direttamente dalla sezione "Collegamenti" dell evento Audit
Consultazioni e Cruscotti
Consultazioni Nella sezione Consultazioni è possibile: Ricercare, selezionare, filtrare ed analizzare tutti i Dati precedentemente imputati. Salvare specifici Filtri Aziendali (disponibili quindi a tutti gli utenti Qualibus) o Filtri Personali. Le griglie ottenute tramite filtri o semplicemente con la ricerca possono essere copiati e/o esportati in vari formati (text, Excel, HTML, XML)
Consultazioni Consultazioni con visualizzazione dei filtri precedentemente salvati
Cruscotti Nei Cruscotti di Qualibus sono disponibili dati e grafici in tempo reale Grazie ai Cruscotti è possibile lanciare specifiche query e visualizzare i risultati in una griglia o su grafici pivot, realizzare "stampe avanzate" con Report Builder I Cruscotti (standard o avanzati) possono utilizzare come fonte il database Qualibus ma anche base dati esterne
Cruscotti Numero di Audit all anno suddivisi per ambito e tipologia
Cruscotti Numero di Azioni Correttive e Preventive all anno avviate da Audit
Cruscotti Costo degli Audit all anno suddivisi per ambito e tipologia
BENEFICI PERCEPITI
Benefici per l organizzazione Pianificazione degli audit con definizione degli impegni da parte del personale coinvolto Comunicazione semplice ed efficace con il personale interno Collegamento tra l audit e le conseguenti azioni di miglioramento (AC/AP) Imputazione dei costi degli audit Controllo semplice ed immediato dello stato di avanzamento delle conseguenti azioni di miglioramento
Benefici per l utente Tenuta sotto controllo degli impegni e scadenze tramite il calendar Accesso alla Documentazione di pertinenza (piani e rapporti di audit) Gestione guidata degli audit e relativo controllo semplice e sistematico Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche
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