Direzione generale degli affari generali e riforma La Pubblica Amministrazione Digitale in Sardegna Dematerializzazione dei document i dell Amministrazione Regionale Conferenza stampa dell Assessore Massimo Dadea Cagliari, 18 Dicembre 2008
Il contesto di riferimento Le Pubbliche Amministrazioni devono porsi obiettivi di modernizzazione, efficienza e riduzione della spesa anche attraverso l utilizzo di moderni sistemi di gestione informatica dei flussi documentali che possono rendere più veloci ed economici i processi di lavorazione dei documenti amministrativi Volumi (in Milioni) di documenti trattati Volumi (in Milioni) di documenti trattati Documenti Protocollati 160 146 18 Documenti archiviati 147 125 22 Pubblica Amministrazione Locale Pubblica Amministrazione Centrale Documenti trattati elettronicamente Documenti trattati elettronicamente Documenti Protocollati 58% 40% 2006 2005 Documenti archiviati 23% 37% Sebbene il tasso di digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione abbia registrato un incremento negli ultimi anni, i volumi di documenti cartacei e fisicamente archiviati sono ancora estremamente elevati. I dati fanno riferimento alle 61 amministrazione rilevate al 30.04.2005 dal CNIPA che coprono il 92,4% dei dipendenti pubblici Fonte: elaborazioni su base CNIPA (2006) Il CNIPA stima che i risparmi diretti (carta e spazi recuperati) e indiretti (tempo ed efficacia del recupero) derivanti dalla digitalizzazione di parte del volume annuale di pagine prodotte dalle PA, possono superare la somma di 1 miliardo di Euro. 2
Gli obiettivi dell Amministrazione > L Amministrazione Regionale, con il progetto SIBAR, si è data l obiettivo di modernizzare radicalmente le prassi amministrative, per renderle più efficienti e meno costose, in linea con la normati va in tema di gestione elettronica dei documenti. > La soluzione realizzata dalla Regione consente la completa dematerializzazione di tutti i documenti gestiti dall amministrazione e assicura: > Tracciabilità, autenticità e validità giuridica delle informazioni > Semplicità nel reperimento e nel la fruibilità dei dati > Sicurezza e adeguati livelli di protezione dei dati sensibili > Monitoraggio dello stato di avanzamento dell e pratiche amministrative > Integrazione con il sistema contabile e il sistema di gestione delle risorse umane > Le procedure ammini strative del personale (buste paga, trasferte, richiesta ferie, ecc.) sono già state digitalizzate sin dal gennaio 2007. 3
I contenuti della deliber a > Con la delibera 71/40 l Amministrazione compie un passo decisivo verso la completa eliminazione dei documenti cartacei Come > I documenti s ono in formato elettronico firmati digitalmente > La trasmissione all interno avviene esclusivamente attravers o il protocollo informatico, all esterno attravers o la Posta Elettronica Certificata (PEC) > La circolazione cartacea è ridotta ai soli casi in cui il documento amministrativo è destinato a soggetti non provvisti di PEC. > I risultati: > Maggiore efficienza dell azione amministrativa > Risparmi significativi di risorse economic he > Nuovi ruoli e competenz e per i pubblici dipendenti > Maggiore attenzione all ambiente e all utilizzo di risorse scarse 4
Il procediment o digitale (entrata) Sistema SIBAR 1. 2. 3. Ricezione documento e Protocollazione Scansione e smistamento documentazione Gestione Amministrativa del Documento 4. Archiviazione Intercettazione e raggruppamento della corrispondenza in entrata Protocollazione Classificazione Scansione Smistamento digitale documentazione Presa in carico Fascicolazione e Archiviazione digitale e fisica (se richiesto) Ufficio Archivio e Protocollo Dipendente assegnatario: Presa in carico e fascicolazione
Il procediment o digitale (uscita) Predisposizione del documento 1. 2. Firma digitale del documento Sistema SIBAR 3. Protocollazione Archiviazione 4. Invio Protocollazione Predisposizione del documento, sua Classificazione conversione in formato PDF Trasmissione al dirigente competente Apposizione firma digitale Protocollazione Archiviazione digitale e fisica (se richiesto) Spedizione del documento a mezzo SIBAR o PEC Predisposizione e firma del documento digitale Protocollazione e trasmissione
I benefici attesi in dettaglio 1 Riduzione dei costi La dematerializzazione consente notevoli risparmi diretti, in termini di carta e spazi recuperati, ed indiretti, in termini di tempo ed efficacia del recupero e presentazione dei documenti. 2 3 Maggiore efficienza Centralizzazione e maggiore accessibilità al patrimonio informativo La dematerializzazione e l automazione dei processi di gestione documentale consentono di migliorare l efficienza grazie, ad esempio, alla riduzione dei tempi di gestione e di evasione della pratica. La gestione elettronica dei flussi documentali consente una maggiore e più semplice condivisione delle informazioni, con valorizzazione dell intero patrimonio informativo digitalizzato dell Amministrazione 4 RAS: un caso d eccellenza La Regione, in linea con le più evolute esperienze nazionali, vedrà l effettivo passaggio dalla carta al digitale, incrementando efficienza e trasparenza
Risparmio p er l Amministrazione > L Amministrazione Regionale protocolla circa 800 mila documenti l anno > Dematerializzando i soli documenti in uscita (circa 400 mila), si ipotizza una riduzione tra il 50 ed il 70% dei costi attuali, con i seguenti risparmi *: > Circa 1 milione di Euro all anno per i soli costi fisici di copia (carta, utilizzo stampanti, copiatrici, etc.) e di trasmissione (bolli, costi fax, etc.) > Circa 3 milioni di Euro l anno per costi legati al personale impegnato in atti vità di trasmissione e ricezione dei documenti che, a seguito della digitalizzazione delle attività, potrà essere destinato ad altri compiti all interno dell Amministrazione > Ulteriori significativi risparmi, non considerati nelle stime precedenti, potranno deri vare dall abbattimento dei costi legati alla conservazione dei documenti cartacei. * parametri di stima definiti dal CNIPA 8