data: 20-07-08 Pagina 1 di 12 Sez. 4 PER LA QUALITA Redazione e Revisione Data Modifiche verifica 0 03-04-03 RGQ - Prof. M.L.Bianchi 1 16-04-03 Tabelle a) e b) 2 29-05-03 Tabella b) e 4.2.3 3 12-07-04 Adeguamento linee guida regionali- Privacy 4 20-07-08 nuovo logo. Pitagora ed. in vigore RGQ - Prof. M.L.Bianchi RGQ - Prof. M.L.Bianchi RGQ - Prof. M.L.Bianchi RGQ - Prof. M.L.Bianchi Firma Approvazione DS Prof. V. Cantile DS Prof. V. Cantile DS Prof. V. Cantile DS Prof. A. Lattuada DS E. Bolis Firma
Pag. 2 di 12 4.0 INDICE 4.1 Requisiti generali 4.2 Requisiti relativi alla documentazione 4.2.1 Generalità 4.2.2 MGQ 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti 4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni
Pag. 3 di 12 4.1 Requisiti generali L Istituto Professionale Pietro Verri ha istituito un SGQ, il quale viene documentato e mantenuto attivo per assicurare che il servizio fornito sia conforme ai requisiti ed alle a- spettative del cliente od utente. Per mettere in atto il SGQ, l Istituto Professionale Pietro Verri ha: a) identificato i processi necessari per il SGQ; [vedi tabella a) ] b) stabilito sequenze e interazioni tra i processi, [vedi tabella b) ] c) stabilito criteri e metodi per assicurare l efficace funzionamento e controllo dei processi (All. 1 Matrice delle responsabilità); d) assicurato la disponibilità delle risorse e della dotazione logistica per i corsi finanziati con fondi regionali (Regione Lombardia) delle informazioni necessarie per supportare il funzionamento ed il monitoraggio dei processi; e) monitorato, misurato, analizzato i processi; f) attuato le azioni necessarie per conseguire i risultati previsti ed il miglioramento continuativo.
Pag. 4 di 12 Tabella a) Identificazione dei PROCESSI PROCESSI 4.1.0 Sottoprocessi Descrizione sintetica Descrizione approfondita Responsabiltà Pianificazione della Politica per la Qualità e Riesame del SGQ 1.Politica per la Qualità 2.Piano Annuale obiettivi per la qualità 3.Riesame del SGQ Sez. 5 All. Sez. 5 PAO IST 5.6 Dirigente Scolastico DSGA RGQ Comitato Didattico Funzionale Responsabili Progetti 4.1.1 Processo di gestione della Progettazione ed Erogazione dell Offerta Formativa. Progettazione 1. Piano Offerta Formativa 2. Progetti finanziati (fondi regionali) 3. Riesame verifica- validazione Sez. 7.1 Sez. 7.2 Sez 7.3 Documento (POF) e Allegati; PGQ 7.3 SCP 7.3 PGQ 8.1 Bandi regionali Collegio Docenti Funzione strumentale Area 1 Dirigente Scolastico Comitato Didattico funzionale DSGA Consiglio di Istituto Responsabile di progetto Erogazione: Aspetti organizzativi 1. Gestione iscrizioni alunni 2. Gestione tempo scuola (orario) 3. Gestione formazione classi 4. Gestione formazione cattedre 5. Gestione assenze, ritardi alunni 6. Gestione sostituzione docenti assenti 7. Gestione adozione libri di testo 8. Gestione IDEI 9. Gestione attività di orientamento 10. Gestione uscite didattiche, visite aziendali e viaggi di istruzione 11. Gestione Esami di Qualifica 11 bis Gestione Esami di Idoneità 11. ter Gestione Esami di Stato 12. Gestione dei Progetti finanziati Sez. 7.5 Normativa ministeriale Regolamenti interni Regolamento di istituto Carta dei servizi IST 7.5.1 IST 7.5.2 Linee guida regionali 1.Segreteria didattica 2.Commissione orario 3.Collaboratore e commissione 4.Dirigente scolastico 5. Collaboratore 6. Collaboratore 7. Coordinamenti di Materia e Collegio Docenti 8.Consiglio di Classe 9 Funzione strumentale Area 3 10. Commissione Viaggi 11 Commisione Esami 12 Gruppo di progetto
Pag. 5 di 12 Erogazione: Aspetti didattici 1. Prog. Curricolare Collegio Docenti 2. Prog. Curricolare Coord. Materia 3. Prog. Curricolare Consigli di classe 4. Prog. Annuale Disciplinare Docente 5. Prog. Educativa Individualizzata Sez. 7.5 PGQ 7.5 IST 7.5.3 IST 7.5.4 1.Collegio Docenti 2.Coordinatore di Materia 3.Coordinatore Cons. di Classe 4. Docente 5. Docente di sostegno Erogazione: servizi formativi integrativi: Alternanza scuola-lavoro /Scambi Sez. 7.5 PGQ 7.5.1 Funzione Obiet- 1. Giornate in azienda 2. Tirocini aziendali e stages 3. Scambi con l estero PGQ 7.5.2 tivo Area 4 Erogazione : servizi Formativi Integrati: 1. Progettazione ed Erogazione Terza Area (*) Erogazione: Percorsi non ordinari finanziati (fondi regionali) (sottoprocesso di supporto) Erogazione: aspetti amministrativi: Sez. 7.5 PGQ 7.5.3 PAC 7.5 Sez. 7.5 PGQ 8.1 Funzione Strumentale Area 4 Responsabile di progetto 1. Gestione anagrafe degli allievi 2. Archivio e protocollo 3. Gestione amm. e giuridica del personale docente e ATA 4. Gestione economico-finanziaria di progetti finanziati con fondi regionali 5. Contabilità (gestione bilancio) 6. Gestione del servizio patrimoniale 7. Fotocopie 8. Pulizie Sez. 7.5 Normativa Ministeriale IST 7.5.5 Linee guida regionali DSGA Segreterie 4.1.2 Processo di gestione delle Risorse 1. Risorse umane 2. Formazione personale docente e non docente 3. Infrastrutture e attrezzature 4. Approvvigionamenti Sez. 6.1 Sez. 6.2 Sez. 6.3 Sez. 7.4 PGQ 6.1 PGQ 6.1.1 PAF 6.2 PGQ 7.4 Dirigente scolastico Collaboratore vicario DSGA Addetto Personale Addetto Acquisti
Pag. 6 di 12 4.1.3 Processo di gestione della comunicazione delle informazioni, della Produzione, della Erogazione dei documenti e delle Registrazioni Sito della scuola Piattaforma Pitagora (*) Sez 4.2 Sez. 5.5.3 PGQ 4.2.3 PGQ 4.2.4 PGQ 5.5.3 DS DSGA RGQ 4.1.4 Processo di gestione dei Reclami Sez. 7.2.3 d) Sez. 8.3 PGQ 8.3-5 DS DSGA RGQ 4.1.5 Processo di gestione delle Visite Ispettive Pianificazione programma Visite Ispettive Interne Sez. 8.2.2 PGQ 8.2.2 Responsabile gestione Qualità 4.1.6 Processo di gestione della Non Conformità e delle A- zioni Correttive e Preventive Gestione: 1. Reclami cliente 2. Non Conformità 3. Azioni Correttive e Preventive Sez. 8.3 Sez. 8.5 PGQ 8.3-5 Responsabile Gestione Qualità (*) Processo gestito anche da Esterni
Pag. 7 di 12 Tabella b) Sequenze e interazioni tra PROCESSI MACROPROCESSI Sistema di Gestione per la Qualità Sez. 5 Responsabilità della Direzione PROCESSI 4.1.0 Pianificazione Politica per la Qualità e Riesame della Direzione 4.1.1 Processo di gestione della Progettazione ed Erogazione dell Offerta Formativa. 4.1.2 Processo di gestione delle Risorse 4.1.3 Processo di gestione della comunicazione delle informazioni, della Produzione, della Erogazione dei documenti e delle Registrazioni 4.1.4 Processo di gestione dei Reclami 4.1.5 Processo di gestione delle Visite Ispettive 4.1.6 Processo di gestione delle Non Conformità e delle Azioni Correttive e Preventive 4.1 Requisiti generali 4.2 Requisiti relativi alla documentazione 5.1 Impegno della Direzione 5.2 Attenzione focalizzata al cliente 5.3 Politica per la Qualità 5.4 Pianificazione 5.5 Responsabilità, autorità e comunicazione 5.6 Riesame da parte della direzione Sez. 6 Gestione delle risorse 6.1 Messa a disposizione delle risorse 6.2 Risorse umane 6.3 Infrastrutture 6.4 Ambiente di lavoro
Pag. 8 di 12 MACROPROCESSI PROCESSI 4.1.0 Pianificazione Politica per la Qualità e Riesame della Direzione 4.1.1 Processo di gestione della Progettazione ed Erogazione dell Offerta Formativa. 4.1.2 Processo di gestione delle Risorse 4.1.3 Processo di gestione della comunicazione delle informazioni, della Produzione, della Erogazione dei documenti e delle Registrazioni 4.1.4 Processo di gestione dei Reclami 4.1.5 Processo di gestione delle Visite Ispettive 4.1.6 Processo di gestione della Non Conformità e delle Azioni Correttive e Preventive Sez. 7 Realizzazione del servizio 7.1 Pianificazione della realizzazione del servizio 7.2 Processi relativi al cliente 7.3 Progettazione e sviluppo 7.4 Approvvigionamento 7.5 Produzione ed erogazione di servizi 7.6 Tenuta sono controllo dei dispositivi di monitoraggio e di misurazione Sez. 8 Misurazioni, analisi e Miglioramento 8.1 Generalità 8.2 Monitoraggi e misurazioni 8.3 Tenuta sono controllo dei prodotti non conformi 8.4 Analisi dei dati 8.5 Miglioramento INTERAZIONE DIRETTA INTERAZIONE CORRRELATA
Pag. 9 di 12 4.2 Requisiti relativi alla documentazione 4.2.1 Generalità La documentazione del SGQ dell Istituto Professionale Pietro Verri comprende quei documenti necessari per assicurare l efficace funzionamento e il controllo dei processi e sono: 1. Il documento relativo alla Politica per la qualità e il Piano annuale obiettivi (PAO) 2. il MGQ; 3. le Procedure richieste dalla Norma UNI EN ISO 9001:edizione in vigore, quelle aggiuntive che l Istituto ha ritenuto utile predisporre per definire le modalità di gestione dei processi del Sistema di Gestione per la Qualità, nonché tutti gli altri documenti necessari per garantirne la pianificazione, l operatività e il controllo dell offerta formativa ordinaria; 4. La procedura, richiesta dalle linee guida regionali per i progetti finanziati con fondi regionali, che rende esplicito l impegno dell Istituto al rispetto dei requisiti (valori-limite stabiliti per tutti gli indici compresi quelli relativi all efficienza ed efficacia, alla dotazione logistica, alla situazione economica, alla relazione con il territorio) e documenta il sistema di gestione degli indici (raccolta dati, tabulazione, valutazione continua, rendicontazione finale) 5. le istruzioni, i flow chart, la modulistica; 6. i documenti di Registrazione per la Qualità. 4.2.2 Manuale Gestione Qualità Il Manuale descrive le principali attività dell istituto, le caratteristiche fondamentali del SGQ, richiama le procedure che illustrano le modalità operative. In particolare la proce-
Pag. 10 di 12 dura sui progetti finanziati (PGQ 8.1) indica la modalità di gestione dei dati e degli indici relativi a: efficienza ed efficacia, dotazione logistica, situazione economica, relazione con il territorio. Le prescrizioni del presente MGQ si applicano a tutte le funzioni e a tutto il personale dell Istituto Professionale Pietro Verri, a tutti i servizi ed attività svolte internamente a esso. Il Servizio Formativo Integrato denominato Terza Area è affidato anche ad Enti esterni, pertanto l Istituto ha elaborato un Piano di Attività di Controllo (PAC 7.5) Tali prescrizioni sono approvate e rese pertanto operative per tutto il personale, da parte del DS che approva il presente MGQ e le sue successive revisioni. 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti La gestione di tutti i documenti del sistema qualità è del RGQ (Responsabile gestione qualità) come descritto nella PGQ 4.2.3 Controllo dei documenti e dei dati: L Istituto Professionale Pietro Verri ha individuato nella Procedura suddetta, i criteri di gestione della documentazione del SGQ e di quella che costituisce un importante supporto per il conseguimento, il mantenimento e il miglioramento della qualità dell Istituto. I documenti possono avere origine interna, ovvero essere emessi dall Istituto, o avere o- rigine esterna. I documenti e i dati gestiti dall Istituto Professionale Pietro Verri sono così classificati: Documenti di origine interna del SGQ che comprendono: - il MGQ: si compone di nove sezioni, indipendenti, tali che la revisione di una sezione non comporta la revisione dell intero manuale - le Procedure; le Istruzioni, i flow chart, - la Carta dei servizi, il POF, il Regolamento di istituto, il Regolamento di disciplina - la Modulistica codificata, ma non soggetta a specifiche registrazioni e revisioni; - documenti ufficiali richiesti dalla normativa di settore vigente (pagelle, diplomi, registri, etc.)
Pag. 11 di 12 Documenti di origine esterna del SGQ che comprendono: - documentazione tecnica attinente i servizi gestiti da enti esterni - le norme UNI ; - le Linee Guida Regionali relative agli indici:efficienza ed efficacia, dotazione logistica, situazione economica, relazione con il territorio; - leggi e decreti attinenti il settore di attività dell Istituto Professionale P.Verri ; - abilitazioni e attestati per lo svolgimento di particolari mansioni; Documenti contrattuali che comprendono: - contratti di fornitura - convenzioni. In particolare la procedura definisce le modalità: - di approvazione dei documenti; - di verifica per garantire che siano stati preventivamente controllati per verificarne l adeguatezza ; - di aggiornamento dei documenti per identificare lo stato di revisione; - di distribuzione in modo da rendere disponibili per chi li utilizza le versioni aggiornate; - di eliminazione o conservazione dei documenti superati; - di reperimento e gestione dei documenti di origine esterna. Per i documenti in forma cartacea sono definite le indicazioni di archiviazione, per quelli in formato elettronico sono definite le modalità di accesso e di salvataggio (su CD in formato doc protetto da password o PDF) 4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni Le registrazioni, comprese quelle relative alla gestione degli indici indicati nelle linee guida della regione Lombardia sono predisposte e conservate per fornire evidenza della
Pag. 12 di 12 conformità ai requisiti e dell'efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità e del sistema degli indici regionali. Le registrazioni sono leggibili, facilmente identificabili e rintracciabili. E predisposta una procedura documentata ( PGQ 4.2.4 "Registrazioni della qualità") per stabilire le modalità necessarie per l'identificazione,l'archiviazione, la protezione, la reperibilità, la definizione della durata di conservazione e le modalità di eliminazione delle registrazioni. L accesso ai dati, ai documenti di proprietà del cliente e ai relativi archivi conservati presso l Istituto è regolamentato dal DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA ai sensi della L. 81 del 9 aprile 2008, DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi della D.Lg. 196 del 30 giugno 2003.