Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO Rel. 5.10.2C DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit
- 2 - Manuale di Aggiornamento Sommario 1 2 3 4 5 6 PER APPLICARE L AGGIORNAMENTO... 4 1.1 Aggiornamento Patch Storica... 5 1.1.1 Aggiornamento di rete... 6 1.1.2 Aggiornamento singolo pc (monoutente o client di rete)... 7 1.2 Allineamento Menù standard... 8 ARCHIVI E GENERALE... 9 2.1 Anagrafiche Clienti e Fornitori: controllo codice fiscale... 9 2.2 List Manager: impostazioni Filtro (salvataggio e altre modifiche)... 10 CONTABILITA... 11 3.1 Contratti pubblici: CUP e CIG per tracciabilità flussi finanziari... 11 3.1.1 Fatturazione ciclo attivo... 11 3.1.2 Prima nota iva... 13 3.1.3 Assegnazione effetti ricevute bancarie... 14 3.1.4 Bonifici Fornitore... 16 VENDITE... 18 4.1 Gestione contrassegni spedizionieri... 18 4.1.1 Inserimento dei documenti... 19 4.1.2 La funzione di Gestione contrassegni spedizionieri... 20 4.2 Ordini Clienti e Caricamento Ddt: Apertura lista con SHIFT+F5... 22 4.3 Fatture di vendita: Gestione IVA Editoria... 23 4.3.1 Impostazioni... 24 4.3.1.1 Definizione spese e sconti aggiuntivi... 26 4.3.1.2 Personalizzazione On Fly... 26 4.3.2 Caricamento Documenti... 28 4.3.2.1 Evasione ordini... 28 4.3.2.2 Fatturazione... 28 4.3.3 Contabilizzazione Fattura... 30 4.3.3.1 Rilevazione IVA a Debito in prima nota... 31 FONDO IMPOSTE... 33 5.1 Parametri 2011... 33 5.1.1 Impostazioni Parametri 2011... 33 5.1.2 Calcolo aliquota media IVA... 36 5.1.3 Passaggio dati a Parametri 2011... 37 5.2 Spese di rappresentanza: Nuovi collegamenti MODE... 40 MODULI AGGIUNTIVI... 43 6.1 RIEP. IVA ANNUALE: Esportazione dichiarazione IVA su file... 43 6.2 RIEP. IVA ANNUALE: Stampa Dichiarazione Iva multi società... 45 6.3 ASSISTENZA: Nuova gestione dei contratti a consumo... 47 6.3.1 Tabella Assistenza: Consumi... 48 6.3.2 Anagrafica contratti... 50 6.3.3 Note per il layout della fattura... 51 6.4 Fatturazione e dati consumi... 52 6.4.1 Inserimento Dati Consumi... 53
- 18 - Manuale di Aggiornamento 4 VENDITE 4.1 Gestione contrassegni spedizionieri Con l attuale release è disponibile una funzione che consente di gestire i contrassegni per i quali viene richiesto il ritiro da parte degli spedizionieri, in modo da mantenere aggiornata in tempo reale la situazione delle consegne. Si accede alla funzione dal menù Vendite Gestione contrassegni spedizionieri Nella Tabella Condizioni di Pagamento è stato inserito il nuovo flag Pagamento in contrassegno, al fine di identificare i codici di pagamento relativi ai contrassegni:
Bollettino 5.10.2C - 19 4.1.1 Inserimento dei documenti Nell inserimento dei DDT e delle fatture accompagnatorie non sono state apportate modifiche. Per gestire la funzione verranno considerati i documenti con Pagamento in contrassegno e per i quali sia indicato lo Spedizioniere
- 20 - Manuale di Aggiornamento 4.1.2 La funzione di Gestione contrassegni spedizionieri La funzione di Gestione contrassegni spedizionieri permette di inserire le date di pagamento e le note dei contrassegni relativi ai DDT e alle fatture accompagnatorie, cui è stata associata ina Cond. Pagam, di tipo Contrassegno. Si accede alla funzione dal menù Vendite Gestione contrassegni spedizionieri È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Tipo operazione: per scegliere tra le seguenti opzioni: - Elenco contrassegni aperti (per sola consultazione): per estrarre solo i documenti per i quali non sono ancora stati inseriti i riferimenti per il ritiro del contrassegno - Elenco di tutti i contrassegni (per sola consultazione): per estrarre tutti i contrassegni indipendentemente dal loro stato - Manutenzione contrassegni: per chiudere i contrassegni ancora aperti; Da data: è possibile inserire una data da cui fare partire la ricerca dei documenti della selezione precedente. Se non viene inserito niente verranno estratti i documenti in archivio che rispondono al Tipo Operazione; Spedizioniere: per selezionare da multilista gli spedizionieri da elaborare; Cliente: per selezionare da multilista i clienti da elaborare. Inseriti i parametri di selezione, premere Estrai : vengono caricati in griglia i seguenti dati: CodSpe e Spedizioniere: codice e denominazione dello spedizioniere Tipo Doc: tipo documento (B = DDT, BF = Fattura accompagnatoria) Data e Numero: data e numero del documento Cliente e Denominazione: dati del cliente Totale: totale del documento
Bollettino 5.10.2C - 21 Data incasso: per indicare la data in cui lo spedizioniere consegna l importo alla società Note: per indicare eventuali dettagli Selezionando come Tipo operazione Elenco dei contrassegni aperti oppure Elenco di tutti i contrassegni è possibile effettuare solamente la consultazione dei dati già presenti in archivio; per inserire i dati del ritiro (colonna Data Incasso e Note) è necessario utilizzare l opzione Manutenzione contrassegni. In questa modalità, le ultime 2 colonne diventano editabili e consentono l inserimento dei dati per considerare il contrassegno chiuso. Esempio: Supponiamo di avere 3 documenti con contrassegno aperto : Indichiamo ora nel campo Tipo Operazione = Manutenzione contrassegni, estraiamo ed inseriamo i dati dei primi due documenti, Clicchiamo su Conferma. Richiedendo ora l elenco dei contrassegni aperti, compare solo il documento che non è stato completato Mentre se richiediamo l elenco di tutti i contrassegni, vengono estratti sia aperti che chiusi
- 22 - Manuale di Aggiornamento 4.2 Ordini Clienti e Caricamento Ddt: Apertura lista con SHIFT+F5 Sulla funzione di Caricamento Ordini Clienti e Caricamento D.d.T. è ora disponibile una funzione di apertura della lista articoli, posizionata sull ultimo elemento inserito. La funzione è stata realizzata per velocizzare la fase d inserimento dei codici articoli, in particolare quando è necessario inserire lo stesso articolo più volte nella registrazione (ad esempio, per articoli gestiti a taglie e/o colori), oppure se l utente debba inserire articoli con codici sequenziali. Infatti, riaprendo la lista con SHIFT+F5, viene forzato l ordinamento per codice (indipendentemente dal tipo di ordinamento scelto in precedenza) e viene evidenziato il codice dell ultimo elemento inserito. Pertanto, premendo il F5 in una cella, si aprirà la lista abbinata ad essa. se invece in precedenza non si è selezionato alcun articolo, la lista si aprirà posizionata sul primo elemento della lista stessa. Premendo invece SHIFT + F5 verrà richiamata la stessa lista posizionata sul valore contenuto nella riga precedente, anche se la cella selezionata è vuota e sono già state inserite altre righe nella griglia: Se invece la cella selezionata non è vuota o non è stata inserita precedentemente nella griglia nessuna riga, la combinazione di tasti SHIFT+F5 si comporterà come quando si preme solo F5.
Bollettino 5.10.2C - 23 4.3 Fatture di vendita: Gestione IVA Editoria E stata implementata la possibilità di emettere dei documenti di tipo Ordine, DdT e Fatture relativi alla vendita di articoli editoria; questi documenti hanno due caratteristiche principali: l importo dell IVA a debito viene calcolato in modo forfettario in base al prezzo scontato (che definiamo prezzo netto), anche se in fattura viene esposto il prezzo di copertina (che definiamo prezzo lordo) il destinatario della fattura pagherà un importo scontato (prezzo copertina - sconto) che include già l'iva, assolta dall'editore: il regime adottato è il "Metodo delle copie vendute". Tramite alcune Personalizzazioni On Fly relativi ai campi sconto, è possibile riportare nel dettaglio del documento gli articoli di tipo editoria con il prezzo di copertina (lordo) e visualizzare il totale sconto applicato su questi articoli nel piede del documento stesso. La gestione consente così di riportare nei documenti di vendita sia il prezzo di copertina sia il prezzo netto, al fine di gestire l'iter documentale attivo, generando le registrazioni contabili corrette ai fini di bilancio, e mantenendo gli automatismi legati a SCANDENZARIO, MAGAZZINO, FATTURAZIONE, SCONTI CLIENTE\ARTICOLO, AGENTI. Non è tuttavia gestita (nel modulo contabile) la rilevazione automatica dell iva a debito: pertanto, se successivamente vengono contabilizzate le fatture di vendita, sarà necessario calcolare (manualmente) l importo dell IVA a debito, utilizzando i dati presenti sui documenti del ciclo attivo. Esempio: gli elementi che interessano la gestione sono Prezzo copertina (totale Fattura Lordo): 2.000,00 Prezzo scontato (totale Fattura Netto): 1.000,00 Iva assolta dall'editore (4% sul prezzo copertina) 76,92 Base imponibile IVA 1.923,08 Ricavi per vendita editoria (Netto) 923,08
- 24 - Manuale di Aggiornamento 4.3.1 Impostazioni Creare le seguenti impostazioni: Dal Menù Archivi Tabelle Categorie Merceologiche: Creare un apposita categoria merceologica (ad esempio EDI) da associare agli articoli di magazzino (per identificare, all interno del flusso attivo, gli articoli di tipo Editoria ). Sarà possibile creare un'unica categoria merceologica, che andrà successivamente dichiarata nei Parametri Della Procedura. Dal Menù Archivi Tabelle Codici Iva: Creare un apposito codice IVA (ad esempio 74) che riporta nella descrizione i riferimenti normativi ed indicare aliquota zero. Dal Menù Archivi Anagrafica Articoli indicare: Indicare la Cat. Merceologica appositamente creata (ad esempio EDI ) Indicare il codice I.V.A. appositamente creato (ad esempio 74 )
Bollettino 5.10.2C - 25 Dal Menù Archivi Parametri Parametri della procedura: nella cartella Vendite principali abilitare i seguenti parametri: Abilita gestione sconto editoria (Flag): abilitare il campo Categoria M.: indicare la categoria merceologica appositamente creata per l iva editoria (ad esempio EDI ) Applica sconti clienti su riga (Flag): abilitare il campo I meccanismi, descritti nelle pagine seguenti, richiedono che eventuali sconti per cliente (se indicati in Anagrafica Clienti) non vengano gestiti sulla testata del documento, ma siano riportati come sconti di dettaglio. Dal Menù Archivi Anagrafica Clienti: è possibile compilare i campi Sconto 1 e Sconto 2 considerando che i valori eventualmente inseriti saranno riportati nel dettaglio del documento. In particolare, per gli articoli appartenenti alla categoria merceologica EDI tali sconti saranno riportati in campi personalizzati, al fine di effettuare il calcolo corretto del valore netto di vendita.
- 26 - Manuale di Aggiornamento 4.3.1.1 Definizione spese e sconti aggiuntivi Inserire una nuova riga di sconto scegliendo la voce 70 Sconto 100 % su campo Totale Sconto Editoria, indicare il conto contabile che verrà utilizzato durante la contabilizzazione della fattura ed il codice IVA specifico (ad esempio 74) 4.3.1.2 Personalizzazione On Fly Per gestire correttamente gli sconti legati all IVA Editoria è necessario apportare alcune personalizzazioni nella maschera di caricamento del documento. Qui di seguito riportiamo un esempio di personalizzazione apportata alla maschera di Caricamento Ordini, ma tali personalizzazioni dovranno essere apportate su tutti i documenti in base all esigenza del cliente (Ordini, DdT e Fatture). Creare tre campi di dettaglio in base ai dati qui di seguito riportati: SC_EDI1 (Sconto_1) e SC_EDI2 (Sconto_2)
Bollettino 5.10.2C - 27 IMPSC_EDI (Totale Sconto) Ricordiamo che nel caso di inserimento dei campi personalizzati a livello di Ordine o di DDT, sarà necessario procedere alla definizione delle Regole di Raggruppamento che permettono la generazione dei documenti (come l evasione ordine o la generazione della fattura) indicando i collegamenti tra i campi del documento padre e documento figlio: in questo modo i dati indicati nell ordine verranno riportati nel DdT ed i dati del DdT verranno riportati in fattura.
- 28 - Manuale di Aggiornamento 4.3.2 Caricamento Documenti In base alle impostazioni descritte nelle pagine seguenti, in fase di caricamento dei documenti verranno presentati in griglia i campi nuovi personalizzati che consentono di ottenere il calcolo corretto dell IVA in fattura. All inserimento di un articolo legato alla categoria merceologica degli editori (nel nostro esempio EDI ), sarà possibile: Indicare nel campo del codice Iva il codice appositamente creato (nel nostro esempio 74) compilare i due campi sconto personalizzati, in alternativa ai due campi sconto previsti a standard (Sconto e Sc. Agg, che risulteranno non editabili). I campi personalizzati verranno automaticamente compilati anche in presenza di eventuali sconti ripresi dall Anagrafica Clienti (sempre in alternativa ai campi standard). Visualizzare nel campo Tot. Sc. EDI (importo totale dello sconto editoria) l ammontare in valore dello sconto editoria, per le righe di articoli EDI. Inserendo nello stesso documento un articolo facente parte di una categoria merceologica differente (quindi, nel nostro esempio, diversa da EDI), non vengono applicati e/o richiesi dli automatismi sopra descritti, ma sarà possibile trattare la riga come standard. Esempio Dettaglio di un Ordine cliente 4.3.2.1 Evasione ordini Avendo impostato correttamente le regole di raggruppamento, in fase di evasione dell ordine troveremo gli stessi importi relativi agli sconti anche nel DdT: Esempio Dettaglio di un Ddt Effettuando l evasione parziale di un ordine, viene ripartito anche il valore dello sconto così da ottenere Tot.Sc.Edit. proporzionato in base alle quantità evase. 4.3.2.2 Fatturazione Proseguendo con la fatturazione del Ddt appena emesso, vediamo che i dati relativi agli sconti editoria vengono anche ripresi in fattura così da avere il calcolo corretto dell IVA a debito: Esempio Dettaglio di una Fattura
Bollettino 5.10.2C - 29 A differenza dell evasione parziale dell ordine in DdT, in fase di Generazione Fatture non è prevista la ripartizione del valore dello sconto: pertanto, nel caso di fatturazione parziale del DdT, il valore del campo Tot.Sc.Edit. non sarà automaticamente proporzionato in base alle quantità evase. Pertanto, qualora sia necessario procedere con la fatturazione parziale del Ddt, sarà necessario (completata la fase di Generazione Fatture) procedere con la correzione manuale degli importi direttamente in fattura, aprendo il documento generato e ri-digitando il valore nel campo Prezzo (così facendo il programma aggiornerà e ricalcolerà il Tot.Sc.Edit.). La stampa della fattura riporterà quindi il prezzo di copertina nella griglia di dettaglio ed il totale documento al netto dello sconto:
- 30 - Manuale di Aggiornamento 4.3.3 Contabilizzazione Fattura Come detto, l iter proposto permette di emettere correttamente le fatture dal modulo vendite: successivamente alla contabilizzazione dei documenti, sarà necessario procedere con alcuni movimenti manuali al fine di rilevare correttamente l importo dell IVA a debito in liquidazione e sui registri IVA. Prendiamo il seguente esempio Numerico: Ipotizziamo di aver effettuato dal modulo vendite un fatturato di editoria per i seguenti importi: Prezzo copertina (totale Fattura Lordo): 2.000,00 Prezzo scontato (totale Fattura Netto): 1.000,00 Considerando i dati sopra indicati, in contabilità dovranno essere rilevati i seguenti valori: Iva assolta dall'editore (4% sul prezzo copertina) 76,92 Base imponibile IVA 1.923,08 Ricavi per vendita editoria (Netto) 923,08 La contabilizzazione della fattura genera quindi un movimento contabile senza la rilevazione dell IVA: in particolare, la struttura del movimento contabile generato dipenderà dal conto di ricavo associato alla voce 70 Sconto 100 % su campo Totale Sconto Editoria (si veda Definizione spese e sconti aggiuntivi). Se il conto di ricavo dello sconto 70 Sconto 100%... è uguale al conto di ricavo associato agli articoli in fattura, si otterrà una situazione contabile tipo: (Contabilizzazione Automatica Fattura Iva) - PROTOCOLLO unico "V" Clienti Ricavi per vendita editoria (Netto) 1.000,00 Dare 1.000,00 Avere Esempio Registro Iva Fatture Emesse V Sul registro Iva "FATTURE EMESSE" vengono riportate tutte le fatture emesse, sia per gli articoli dell editoria sia per gli altri articoli di vendita. Il valore dell'iva a debito rilevato è tuttavia solo quello per le fatture non editoria, in quanto le fatture in editoria sono associate al codice Iva 74 (esente Art. 74 Lette C comma 1). Il cliente calcolerà quindi manualmente il valore del 4% sul lordo di ogni fattura: è necessario poi rilevare l'importo dell'iva a debito in contabilità ai fini della Liquidazione IVA.
Bollettino 5.10.2C - 31 Se il conto di ricavo dello sconto 70 Sconto 100%... è diverso dal conto di ricavo associato agli articoli in fattura, si otterrà una situazione contabile tipo: (Contabilizzazione Automatica Fattura Iva) - PROTOCOLLO unico "V" Clienti Ricavi per vendita editoria (Lordo) Sconto Abbuono 1.000,00 Dare 2.000,00 Avere 1.000,00 Dare Gli articoli editoria vengono quindi scontati direttamente in fattura, calcolando il prezzo netto (prezzo di copertina meno lo sconto). Tale sconto non viene rilevato per riga ma per totale documento: ogni riga avrà quindi un conto di ricavo di riferimento e ne consegue che in contabilità vengano automaticamente rilevati i ricavi netti, oppure i ricavi lordi ed un conto unico di sconto. In entrambi i casi, sarà necessario effettuare delle registrazioni manuali per adeguare i mastrini contabili e rilevare l IVA a debito delle fatture. 4.3.3.1 Rilevazione IVA a Debito in prima nota Le seguenti registrazioni contabili vanno quindi inserite manualmente al fine di effettuare il calcolo IVA Fine mese/trimestre rilevando l IVA a debito di queste particolari fatture: pertanto, possono essere inserite in modo cumulativo a fine periodo. Prima di procedere all inserimento dei movimenti, effettuare le seguenti impostazioni: Dal Menù Contabilità Servizi Struttura Iva creare un protocollo Iva di tipo Clienti. Ipotizziamo di creare un PROTOCOLLO separato "D" (con tipo Giornale Clienti) Dal Menù Archivi Tabelle Società nella tabella Causali Contabili creare una causale di tipo FC collegata al protocollo Iva appena creato Ipotizziamo di creare una CAUSALE FTD collegata al PROTOCOLLO "D" Dal Menù Archivi Anagrafica Clienti creare un codice cliente fittizio Ipotizziamo di creare un codice cliente con descrizione Clienti c\to editoria Attivati i parametri sopra descritti, è possibile procedere all inserimento dei movimenti contabili:
- 32 - Manuale di Aggiornamento Dal Menù Contabilità Prima Nota Iva rilevare un movimento così strutturato: Contropartita Dare Avere CLIENTE "Clienti c\to editoria " 2.000,00 Ricavi per vendita editoria (Lordo) 1.923,08 Iva a Debito - Cod. 04 (4%) 76.92 Il movimento ha come obiettivo registrare una Fattura "Fittizia" per la rilevazione dell importo Iva Editori; si utilizzerà la causate collegata al protocollo separato "D". Viene così rilevato sul registro Iva "FATTURE EDITORIA" imponibile + imposta al 4%, importo che verrà poi riportato in liquidazione. Esempio Registro Iva Fatture Emesse D Dal Menù Contabilità Prima Nota Diversi a Diversi rilevare un movimento così strutturato: Contropartita Dare Avere CLIENTE "Clienti c\to editoria " Ricavi per vendita editoria (Lordo) 1.923,08 Ricavi per vendita editoria (per chiudere la parte iva) 76.92 Il movimento ha come obiettivo registrare lo storno del ricavo e chiusura partita "Fittizia" relativa al protocollo D. In questo modo, in PRIMA NOTA DD viene chiuso il conto del cliente con il ricavo netto (in origine di 1.000,00) così da scorporare l'iva assolta dall'editore Con la scrittura di storno, il conto economico in bilancio è corretto. Esempio Registro Iva Riepilogativo Fatture Emesse Viene rilevato sia l'imponibile Iva al 4% 1.923,28 sia l'imponibile esente art. 74 1.000,00.