I Processi decisionali della Pianificazione e Controllo nella Pubblica Amministrazione Elena Bisconti Business Developer Financial Management Solution Public Sector, SAS
Il Processo di Pianificazione Integrato: dove inizia e dove termina? Saldare decisioni politiche ed amministrative al ciclo operativo dell ente attraverso scambi di azioni e feedback in funzione al mutamento degli scenari, dei contesti, delle situazioni Anticipare gli eventi, interpretarli, individuando modalità operative di gestione, nuovi obiettivi di breve periodo che correggendo in tempo reale l andamento dei fenomeni consentano il perseguimento di traguardi a medio-lungo termine
Il Processo di Pianificazione Integrato: dove inizia e dove termina? Nasce come Top down con l avvio di una nuova amministrazione politica Si sviluppa lungo tutta la filiera organizzativa e decisionale rimbalzando in ottica bottom-up con proposte di azioni correttive principalmente in fase di definizione del budget
Il Processo di Pianificazione Integrato: info esterne 2. formulazione budget info esterne strategie 1. programmazione 5c. revisione programmi 5b. revisione budget 3. svolgimento e misurazione dell attività 5a. azioni correttive info esterne 5d. modifica strategie 4. reporting e valutazione info esterne
Il Processo di Pianificazione Integrato: dalla programmazione strategica al budget operativo elaborazione delle strategie 1. formulazione delle linee guida pianificazione strategica programmazione 2. predisposizione delle proposte di budget processo di budget 3. approvazione del budget
Il Processo di Pianificazione Integrato: il PEG come budget operativo Il PEG come strumento di budgeting attraverso il quale la Giunta, prima dell inizio dell esercizio, determina gli obiettivi gestionali e li affida, unitamente alle dotazioni necessarie, ai responsabili dei servizi
Pianificazione Politica 1 Politica 2 Politica n Piano di mandato Programmazione Programma 1 Programma 2 Programma n RPP PEG Progetto 1 Progetto 2 Progetto n
Il Processo di Pianificazione Integrato: info esterne 2. formulazione budget info esterne strategie 1. programmazione 5c. revisione programmi 5b. revisione budget 3. svolgimento e misurazione dell attività 5a. azioni correttive info esterne 5d. modifica strategie 4. reporting e valutazione info esterne
Il Processo di Pianificazione Integrato: il sistema di reporting informazioni finanziarie e non (sia input che output) per CdR sintetici (solo le voci più significative) stesso formato per tutti i CdR intervalli inferiori all anno informazioni straordinarie
Il Processo di Pianificazione Integrato: il sistema di reporting I report di controllo: caratteristiche essenziali ambito di responsabilità dei destinatari -per CdR - costi per grado di controllabilità - costi suddivisi per elementi di costo specifici - Indicatori extracontabili confronto con i migliori parametri di riferimento - budget - storici (spesso inseriti in budget) - esterni (difficile ricercare situazioni analoghe) solo informazioni più importanti - problema relativo all attenzione limitata - l importanza di una voce di costo non è sempre proporzionale all importo - indicatori chiave
Il Processo di Pianificazione Integrato: maggiori criticità degli strumenti a supporto Arcipelago di soluzioni applicative (access, excel) destrutturate senza una base dati comune certificata, univoca Tempi di realizzazione della reportistica lunghi quindi non in grado di cogliere i mutamenti degli scenari Difficoltà di distribuzione delle informazioni
Soluzione a supporto del processo di pianificazione integrato: caratteristiche Collegamento tra gli strumenti di pianificazione (RPP), di programmazione (PEG), struttura organizzativa (Centri di Spesa, Centri di Responsabilità) e responsabilizzazione dei Dirigenti Gestione del processo di budget Aiuta a gestire processi di budget complessi e distribuiti Workflow del processo di Budgeting & Planning Interfaccie Web di inserimento dati Funzionalità di forecasting, analisi degli scostamenti Gestione del Cost Accounting: costo per processo,..
Gestione di modelli integrati MODELLO INTEGRATO CONTO ECONOMICO CONTO FINANZIARIO BILANCIO SOCIALE AGGREGATO AZIENDE, AGENZIE E SOCIETA AGGREGATO ENTI LOCALI E AUTONOMIE FUNZIONALI
Il modello processi attività in ottica ABM Risorse resource drivers Driver di Costo Attività activity drivers Misure Performance Quanto costano prodotti e servizi Clienti e Prodotti Cosa influenza i costi Decisioni migliori
PEG CRITERI RESPONSABILITA PERIODO anno ECO./FIN Macro-Attività semestre Attività Direzioni Cdr Processo Cdc Budget, Report, Preventivo, AP, AP-1 CdS Capitolo Voce economica Sottoconto PIANO DEI CONTI DI CONTABILITA FINANZIARIA Titolo Conto Mastro TIPO DATO CENTRI DI SPESA PIANO DEI CONTI ECONOMICO PATRIMONIALE
Gestione Modelli: dimensioni di analisi Definizione struttura Piano dei Conti:PEG, RPP, etc. Tipo Dato: diverse tipologie di dati (Budget, Consuntivo, forecast) Definizione struttura organizzativa: Area,settore,servizi,attività Evidenza di attributi specifici di conto Definizione di tutte le altre viste rilevanti per il business
Soluzione a supporto del processo di pianificazione integrato: caratteristiche Excel è l interfaccia utente per la lettura e scrittura dei dati collegato con la base dati univoca e certificata Pubblicazione dei report sul web Collaborazione tra gli utenti Unico punto di archiviazione dei report Notifiche automatiche agli utenti interessati quando i report vengono aggiornati
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