Servizi Informatici Wingesfar Criteri di Valorizzazione in Inventario Documentazione tecnica Sommario PREMESSA... 1 LA VALORIZZAZIONE... 1 INTRODUZIONE... 1 OPZIONI INVENTARIO... 1 VALORIZZAZIONE AL COSTO... 2 CRITERI... 2 MODALITÀ DI REPERIMENTO DEI COSTI IN WINGESFAR... 2 REPERIMENTO COSTI DA BOLLE CARICATE... 3 FIFO... 3 MEDIA... 4 LIFO A SCATTI... 6 MEDIA CON RIMANENZE INIZIALI... 8 VALORIZZAZIONE AL PREZZO... 10 MODALITÀ DI REPERIMENTO DEI PREZZI IN WINGESFAR... 10 Punto Farma Srl La presente documentazione verrà archiviata come Criteri_Inventario.pdf raggiungibile dal menù principale selezionando l icona Documentazione Wingesfar. Sarà temporaneamente disponibile anche dal promemoria giornaliero cliccando sull icona Informazioni dal distributore.
CRITERI DI VALORIZZAZIONE Premessa Il presente documento affianca quello inviato a gennaio 2009 (Inventario.pdf, guida per la creazione di un inventario) ed è indirizzato all utente Wingesfar che desidera conoscere in modo dettagliato le procedure di valorizzazione dei prodotti nella funzione di Inventario. E necessaria una conoscenza basilare della procedura di Inventario e inserimento costi in Wingesfar. La Valorizzazione Introduzione La valutazione di un bene consiste nel riassumere tutte le caratteristiche qualitative e quantitative in un espressione monetaria. Anche le scorte di magazzino necessitano di una valutazione. La funzione di Inventario in Wingesfar consente quindi di redigere questa valutazione, che può essere stilata secondo due valori: - Prezzo di Vendita (al Lordo dell IVA) - Costo di Acquisto (al Netto dell IVA) In base alla gestione della farmacia ed al grado di accuratezza delle registrazioni di carico/scarico di magazzino la procedura permette valorizzazioni diverse. Sottolineiamo che ai fini legali (art. 2426 c.c.) le rimanenze sono iscritte in bilancio al costo di acquisto o di produzione. Di seguito verranno illustrate tutte le possibilità della procedura in merito alla valutazione delle rimanenze. Opzioni inventario Una volta creato l inventario, per valorizzarlo correttamente al Prezzo di Vendita ed al Costo di Acquisto, è obbligatorio che nelle opzioni: - sia spuntato il check Calcola il prezzo/costo ad ogni inserimento, pena il mancato calcolo del costo e del prezzo La mancata attivazione del check permette un più rapido inserimento in inventario ed è utile per quelle realtà che inseriscono in procedura solo le quantità e, tramite la procedura di export, provvedono alla valorizzazione con procedure esterne - siano specificate la priorità di ricerca del prezzo - siano specificate la priorità di ricerca del costo 1
Valorizzazione al costo Criteri I metodi più usati per attribuire un valore alle rimanenze finali sono: Metodo FIFO (first in, first out = primo entrato, primo uscito): presuppone che gli scarichi durante l esercizio siano via via valorizzati in base ai costi di acquisti più remoti, per cui le quantità rimaste in magazzino vengono valutate in base ai costi degli acquisti più recenti; la valutazione delle rimanenze con il metodo FIFO è quella che più si avvicina al loro valore corrente Metodo del costo medio ponderato: si basa sul principio di non identificare i prodotti in relazione ai loro costi d acquisto, ma di considerare le quantità come un unico insieme di cui si calcola il costo medio d acquisto Metodo LIFO (last in, first out = ultimo entrato, primo uscito): presuppone che gli scarichi durante l esercizio siano stati via via valorizzati in base ai costi degli acquisti più recenti, per cui le quantità rimaste in magazzino vengono valutate in base ai costi degli acquisti più remoti Modalità di reperimento dei costi in Wingesfar In base alla precisione delle registrazioni di carico bolla e del reperimento (o inserimento manuale) dei listini dei grossisti, sono possibili diverse configurazioni al fine di ottenere il costo più corretto possibile. Il costo è reperibile dalle: Bolle caricate Quando si carica una bolla (procedura di carico merce) viene creato lo storico delle bolle, che contiene tutti i prodotti di tutte le bolle caricate con il costo di acquisto. E possibile in Wingesfar valorizzare tali flussi con la bolla elettronica oppure manualmente, oppure ancora, nel caso di MultiPharmacy / Multistore, tramite la fattura elettronica. Nel caso la farmacia ponga particolare attenzione alla valorizzazione delle bolle di acquisto, l opzione Bolle Caricate è la più opportuna. Listino Per listino si intende il costo di acquisto attuale di un prodotto ad un determinato grossista. Il Wingesfar prevede anche i seguenti listini interni : - 90 Costo farmacia (Costo Ultimo, Medio e Massimo) - 91 Costo grossista (Costo Ultimo, Medio e Massimo) 2
- 92 Costo fornitore (Costo Ultimo, Medio e Massimo) - 93 FIFO - Primo grossista a listino Attenzione: Il dato non è storico, eseguendo un inventario retrodatato viene sempre comunque reperito il costo di listino attuale. % sconto in tabella Degrassi Il costo viene calcolato tramite abbattimento del prezzo al pubblico tramite una % inserita in tabella Degrassi. E' una modalità di reperimento del costo ormai obsoleta, mantenuta solo per compatibilità con il passato. Si rivela utile però nelle situazioni dove la farmacia ha iniziato a gestire con accuratezza i costi solo su una parte dei prodotti. Condizioni base del Grossista Il costo viene calcolato sulla base delle condizioni base di acquisto attuali definite per il grossista selezionato. Reperimento Costi da Bolle Caricate Nel caso la farmacia ponga particolare attenzione alla valorizzazione delle bolle di acquisto, l opzione Bolle Caricate è la più opportuna. FIFO Si basa sulle quantità ad inventario: modificando la quantità il costo può cambiare. Per tale motivo il programma di interrogazione/modifica inventario chiede di ricalcolare se vengono modificate le quantità già inserite. 3
Nella esempio sopra riportato verrà ricercato il costo FIFO: costo inserito nelle bolle immediatamente antecedenti al 12/01/2009 per la sola quantità in inventario. Esempio Siamo al 12/01/2009 e inseriamo in inventario un prodotto. Al primo inserimento la quantità è 1. Il programma legge le bolle antecedenti al 12/01/2009 compreso e se trova 1 prodotto riporta il costo. Se inseriamo lo stesso prodotto più volte, per esempio 10 volte, all uscita il programma della gestione dell inventario avvisa che le quantità sono cambiate e propone di ricalcolare i costi. Il programma andrà a cercare gli ultimi 10 prodotti valorizzati (il cui costo è diverso da 0) nelle bolle antecedenti al 12/01/2009 e medierà il costo, proponendolo nell inventario. MEDIA E basato sul numero di carichi e non tiene in considerazione della quantità in inventario. 4
Nella configurazione sopra mostrata il programma eseguirà una media ponderata del costo delle bolle degli ultimi 3 carichi a ritroso partendo dal 12/01/2009 compreso. Esempio Abbiamo configurato come prima priorità di ricerca del costo la Media da data 01/01/2007 a 12/01/2009, ultimi 3 carichi. Siamo al 12/01/2009 e inseriamo in inventario un prodotto. Il programma legge le bolle antecedenti al 12/01/2009 compreso e considera un massimo di 3 carichi valorizzati (il cui costo, cioè, è diverso da 0). Nel nostro caso ci sono 3 bolle: DATA QUANTITA COSTO UNI. TOTALE RIGA 12/01/2009 5 3,171 15,855 12/01/2009 1 4,663 4,663 24/12/2008 15 4,663 69,945 Totale 21 90,463 Si esegue la somma dei totali righe di acquisto e la si divide per la somma delle quantità. Nel nostro caso il totale 90,463 va diviso per 21, ottenendo un costo Media pari a 4,308. 5
Nota: in fase di configurazione, quando si seleziona la modalità di calcolo Media vengono proposte per default i valori inseriti in Opzioni Varie Listini/costi, nel frame Media Costi. - Numero di acquisti sul quale effettuare la media: Viene riproposto nel campo dell inventario e l utente può modificarlo - Numero di mesi a ritroso: Viene utilizzato per calcolare la data Dal. L utente può modificarla - Data limite per calcolo media: Attenzione! Gli acquisti precedenti a questa data non vengono considerati (è come se non esistessero). Questo per evitare di includere nella media bolle che non sono state valorizzate correttamente. LIFO A SCATTI Si basa sulle quantità ad inventario: modificando la quantità il costo può cambiare. La valutazione delle rimanenze finali si attua confrontando la consistenza finale del prodotto con quella iniziale. Se la rimanenza finale è maggiore dell esistenza iniziale, la quantità pari a quella esistente all inizio dell esercizio si valorizza al costo applicato in tale data; l incremento di quantità è valutato al costo medio degli acquisti effettuati nell esercizio. Se la rimanenza finale è inferiore o uguale all esistenza iniziale, la quantità giacente a fine esercizio viene valutata in base al prezzo applicato per la valutazione delle esistenze iniziali. Per il corretto funzionamento del LIFO a scatti è quindi necessario specificare da quale inventario reperire le rimanenze iniziali. 6
Nella configurazione sopra mostrata verrà ricercato il costo LIFO a scatti. Esempio Inventario 000002 valorizzato al 31/12/2008 utilizza le rimanenze dell inventario 000001 valorizzato al 31/12/2007. Quindi le bolle considerate per il calcolo del LIFO sono quelle valorizzate (il cui costo, cioè, è diverso da 0) di tutto il 2008. Nell inventario 000001 il costo del prodotto Aspirina è 3,171 con quantità 10. 7
Il costo dell Aspirina dell inventario 000002 fino alla decima quantità compresa è di 3,171, perché le rimanenze finali sono minori o uguali alle esistenze iniziale. Nel caso di quantità 15 dell Aspirina le rimanenze finali superano le esistenze iniziali. Perciò bisogna valorizzare quei 5 prodotti che eccedono con l aiuto delle bolle. Qui esemplifichiamo solo 2 bolle di acquisto nell anno. - 01/05/2008, quantità 5, costo 3,171, totale parziale 15,855-31/05/2008, quantità 1, costo 4,663, totale parziale 4,663-15,855 + 4,663 = 20.518 \ 6 = 3,420 costo cui verranno valorizzati i prodotti in eccesso rispetto alle esistenze iniziali - esistenze iniziali, quantità 10, costo 3,171, totale parziale 31,710 - rimanenze finali in eccesso, quantità 5, costo 3,420, totale parziale 17,100-31,710 + 17,100 = 48,810 / 15 = 3,254 Nella Gestione Inventario verrà visualizzato in Altri dati le Rimanenze iniziali, rappresentate dalla Quantità e dal Costo. MEDIA CON RIMANENZE INIZIALI E basato sul numero di carichi e sulle rimanenze iniziali; non tiene in considerazione della quantità in inventario. Il costo di inventario è dato dalla media ponderata dei costi delle ultime n bolle e delle esistenze iniziali. Per il corretto funzionamento della Media con rimanenze iniziali è quindi necessario specificare da quale inventario reperire le rimanenze iniziali, analogamente a quello specificato nel LIFO a scatti. 8
Nella configurazione sopra mostrata il programma eseguirà una media ponderata del costo delle bolle degli ultimi 3 carichi a ritroso partendo dal 12/01/2009 compreso e delle rimanenze iniziali. Esempio Abbiamo configurato come prima priorità di ricerca del costo la Media da data 01/01/2007 a 12/01/2009, ultimi 3 carichi. Siamo al 12/01/2009 e inseriamo in inventario il prodotto Aspirina. Il programma legge le bolle antecedenti al 12/01/2009 compreso e considera un massimo di 3 carichi valorizzati (il cui costo, cioè, è diverso da 0). Nel nostro caso ci sono 3 bolle: DATA QUANTITA COSTO UNI. TOTALE RIGA 12/01/2009 5 3,171 15,855 12/01/2009 1 4,663 4,663 24/12/2008 15 4,663 69,945 Totale 21 90,463 Come si può notare fino questo punto il calcolo è identico a quello per la Media. Nell inventario 000001 il costo del prodotto Aspirina è 2,480 con quantità 10. - esistenze iniziali, quantità 10, costo 2,480, totale parziale 24,80 - media, quantità 21, costo 4,308, totale parziale 90,463 - (90,463 + 24,80) / (21 + 10) = 115,263 / 31 = 3,718 9
Nota: in fase di configurazione, quando si seleziona la modalità di calcolo Media vengono proposte per default i valori inseriti in Opzioni Varie Listini/costi, nel frame Media Costi. - Numero di acquisti sul quale effettuare la media: Viene riproposto nel campo dell inventario e l utente può modificarlo - Numero di mesi a ritroso: Viene utilizzato per calcolare la data Dal. L utente può modificarla - Data limite per calcolo media: Attenzione! Gli acquisti precedenti a questa data non vengono considerati (è come se non esistessero). Questo per evitare di includere nella media bolle che non sono state valorizzate correttamente. Valorizzazione al prezzo Modalità di reperimento dei prezzi in Wingesfar Ricordiamo che il Wingesfar ha uno storico dei prezzi di banca dati e alternativi. La procedura di inventario, se questo è retrodatato, considera i prezzi storici, memorizzati alla data di inventario. Il prezzo può essere scelto tra: Prezzo di Banca dati Prezzo Consigliato Prezzo Farmacia Prezzo Ribassato Prezzo Grossista Prezzo Ditta 10
Offerta al Pubblico Questa opzione si rivela utile per quelle farmacie che utilizzano, in modo per la verità non propriamente corretto, le offerte al pubblico invece dei prezzi alternativi. % di sconto per OTC/SOP come da tabella Opzione obsoleta, mantenuta solo per compatibilità. Nessun prezzo (lasciarlo a zero) 11