Modulo Questo modulo del pacchetto fornisce gli strumenti per una completa gestione delle attività dell'azienda legate alla vendita: offerte, acquisizione degli Ordini Clienti, spedizione delle merci ed, infine, fatturazione. I programmi del modulo operano in completa integrazione con l'area del Magazzino e della Contabilità. Le funzioni disponibili sono suddivise nelle seguenti aree applicative: - Gestione Offerte - Estrazione degli Ordini clienti - Gestione Ordini Clienti - Evasione Ordini Clienti - Gestione Bolle - Fatturazione a blocchi e interattiva - Analisi e statistiche dell'area - Interrogazioni e Stampe - Gestione Provvigioni Le funzioni della 'Gestione Offerte' permettono l'immissione e la revisione delle offerte a Clienti. La determinazione dei prezzi da esporre in offerta viene desunta da tre possibili archivi del DataBase: i Contratti, i Listini e l'archivio anagrafico degli Articoli. Tramite la procedura 'Estrazione degli Ordini Clienti' é possibile ottenere la trasformazione immediata di un Offerta in un Ordine. La 'Gestione Ordini' permette l'immissione interattiva e la revisione degli Ordini Clienti. Durante questa fase viene anche impegnata la merce a magazzino, della quale è possibile controllare immediatamente la disponibilità in tutti i magazzini. Come per le Offerte, anche nella fase dell'immissione interattiva dell'ordine è possibile reperire i prezzi di vendita dai Contratti, dai Listini o dall'anagrafico Articoli. La fase di 'Evasione Ordini' permette la generazione dei documenti di accompagnamento dei beni viaggianti (bolla di consegna). E' previsto il raggruppamento, se richiesto, di più ordini in un unico documento d'uscita. Le quantità da spedire vengono desunte da quelle in attesa di spedizione indicate
Modulo negli ordini: tali valori possono essere impostati tramite l'apposita transazione 'Aggiornamento quantità da evadere'. La 'Gestione Bolle' permette la revisione e l'immissione interattiva delle bolle di consegna. La procedura consente sia la variazione di bolle generate da ordini in portafoglio, sia l'immissione diretta del documento che si desidera stampare. E' così possibile predisporre bolle di vendita o particolari (comodatato, visione, omaggio, ecc.) che possono non avere origine da un Ordine. Con la 'Fatturazione a Blocchi' é possibile procedere alla generazione delle fatture dalle bolle di consegna. Il programma é predisposto per l'eventuale raggruppamento di più bolle in un unica fattura. Nella figura sotto è riportato lo schema dei possibili raggruppamenti dei documenti coinvolti nelle procedure di vendita. La procedura di 'Fatturazione Interattiva' permette la revisione e la modifica delle fatture precedentemente estratte con la 'Fatturazione a Blocchi' e l'immissione interattiva di fatture non precedute da bolle di consegna. Oltre ai diversi tipi di interrogazioni disponibili sia a video che in stampa, sono contemplate le stampe di tutti i documenti prodotti. Fanno parte del modulo anche una serie di 'Statistiche', tramite le quali è possibile mantenere sotto controllo l'andamento commerciale dell'azienda e le tendenze del mercato. Alcuni programmi permettono il collegamento dell'area con gli altri moduli del pacchetto. Le funzioni disponibili sono: - 'Generazione Movimenti di magazzino' da bolle, fatture di vendita e note di accredito. - 'Contabilizzazione Fatture', che provvede alla generazione dei movimenti contabili (modulo Amministrazione). La 'Gestione Provvigioni' comprende il calcolo e la gestione interattiva delle provvigioni spettanti agli Agenti di commercio, le stampe dei cedolini e la stampa del riepilogo periodico.
Modulo Nella figura é riportato lo schema a blocchi dell'intero modulo. Offerte Eliminazione Off Gestione Offerte Stampe e Interr Eliminaz. Ordini Storico Estr. Ordini Cl. Ordini Clienti Gest. Ordini Cl. Evasione Ordini Bolle Parti a magazz. Gestione Dispon. Stampe e Interr Coll. Dist. Base Packing list Elim. Bolle e F.A. Eliminaz. Fatture Gestione Provv. Gest. Bolle e F.A. Fattur. A blocchi Fatture Gestione Fatture Contab. Fatture Stampe e Interr. Gener. Mov. Mag. Mov.Mag. Stampe, Statist. e interrogazioni Modulo Mater. Modulo Contab.
Modulo Nella figura seguente è illustrato lo schema di raggruppamento dei documenti: offerte più offerte in un unico ordine ordini più ordini in una unica bolla bolle più bolle in una unica fattura fatture più fatture in un unico effetto effetti offerte L'estrazione dell'ordine a fronte di una o più offerte è attivabile direttamente dalla procedura di "Gestione Offerte". L'estrazione della bolla da uno o più ordini è disponibile a livello di: gestione "Ordini Clienti" dove, tramite l' "Aggiornamento Quantità da Evadere" e la "Evasione Ordini Clienti", è possibile selezionare un range di documenti (es. da numero 12 a numero 18, da cliente 4 a cliente 6, etc.) ed ottenere il documento di spedizione in base alle quantità già impostate; gestione "Bolle", in cui è abilitato, dopo l'immissione dei dati di testata, uno zoom sulle righe degli ordini in portafoglio tra cui scegliere, impostando al momento le quantità e gli articoli da includere nel documento in preparazione. La "Fatturazione a blocchi" procede al raggruppamento delle bolle, ove richiesto e ove possibile, in base alla selezione impostata dall'utente (range di numero documento, di codice cliente e limite di data
Modulo emissione). Si tenga presente che questa procedura prevede la generazione di fatture di vendita anche a partire dagli ordini clienti (fatture per servizi o per forniture che non prevedono una bolla di accompagnamento). Le fatture possono poi essere elaborate insieme alle note di accredito emesse, nella "Contabilizzazione Documenti". Questa procedura genera il movimento di prima nota relativo all'emissione del documento, esegue il collegamento con la gestione IVA e lo scadenziario del cliente e provvede alla generazione degli effetti (se previsti dalla modalità di pagamento indicata sul documento stesso). Nell'ambito della gestione del portafoglio effetti, quelli tra essi aventi data di scadenza uguale possono essere raggruppati, in modo da limitare le spese di emissione ed il numero di effetti da controllare. La stampa dell'effetto generato da tale raggruppamento riporterà gli estremi di ogni singola fattura.