Azienda Sanitaria delle Zone: Senese, Alta Val d'elsa, Val di Chiana, Amiata Val d'orcia Dipartimento della Prevenzione U.O. TECNICI DELLA PREVENZIONE IN AMBITO VETERINARIO Struttura organizzativa certificata ISO 9001:2000 da Bureau Veritas Italia spa,, Via G.Carducci - 53036 Poggibonsi (SI) - TEL. 0577-994036 - FAX 0577-994035 - @ e- mail:m.fanti@usl7.toscana.it MODELLO RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT - 2015 [ ] Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale [ ] Audit interno SGQ Autorità competente regionale [X] Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale [ ] Audit interno SGQ Autorità competente territoriale [ ] Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi INDICE 1. Riepilogo Audit svolti nell' anno 2015...3 2. RISULTATI indicatori di performance...5 3. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit svolti nell anno 2015...6 4. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit esterni ricevuti nell anno 2015...9 5. Osservazioni raccolte dalle Autorità competenti e/o personale auditato...10 6. Osservazioni raccolte dalle altri parti interessate (Direttore Dipartimento di Prevenzione, Responsabili UU.FF, altri Direttori UU.OO, ecc.)...10 7. Stato azioni correttive e preventive individuate...10 8. Stato piani di miglioramento...11 9.Analisi e valutazione di prassi alternative o nuove relative all' attività di audit...11 10. Azioni correttive e preventive individuate in sede di riesame...11 11. Elenco modifiche attuate al programma di supervisione annuale...11 12. Note...12 Codice del documento: Rev. 03 - Pag. 1 di 12 Azienda USL7 di Siena sede legale: Piazza Rosselli n.26 53100 Siena C.F. 00388270522 www.usl7.toscana.it
Azienda Sanitaria delle Zone: Senese, Alta Val d'elsa, Val di Chiana, Amiata Val d'orcia Dipartimento della Prevenzione U.O. TECNICI DELLA PREVENZIONE IN AMBITO VETERINARIO Struttura organizzativa certificata ISO 9001:2000 da Bureau Veritas Italia spa Codice del documento: Rev. 03 - Pag. 2 di 12 Azienda USL7 di Siena sede legale: Piazza Rosselli n.26 53100 Siena C.F. 00388270522 www.usl7.toscana.it
1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2015 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Argomento Data Argomento 05/09/2015 PPF 49 - Unità Locale sottoposta a controllo per motivi di sicurezza alimentare Esecuzione dell attività di controllo ufficiale nelle attività di cui al Reg (CE) 852/04, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio in esercizi registrati per la produzione e/o preparazione e/o somministrazione e/o trasporto e/o magazzinaggio e/o vendita degli alimenti. 08/09/15 PF 4 - Unità Locale sottoposta a monitoraggio mediante campionamento di mangimi per la verifica del rispetto dei requisiti previsti per gli OSM registrati o riconosciuti ai sensi del reg. 183/2005, individuati all'interno dei piani di attività di cui al PNAA piano nazionale Controllo ufficiale sull'alimentazione animale triennio 2015-2017 30/09/15 PF 04 - Unità Locale sottoposta a monitoraggio per motivi di sicurezza alimentare con tecnica di campionamento all interno dei Piani Attività di cui alle Direttive per il controllo ufficiale di alimenti destinati al consumo umano in stabilimenti riconosciuti e registrati ai sensi del regolamento (CE) 852/2004 e 853/2004 nella Regione Toscana per il triennio 2012 2014 ai sensi della DGRT 27-05-2013 n 383 17/09/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell'ispezione in stabilimento registrato ai sensi del regolamento (CE) 852/2004 avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio eseguito presso Ristorante La Locanda del cardinale Via San Donato 15 Montepulciano 22/09/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale tramite utilizzo della tecnica del campionamento secondo quanto previsto dal Reg. CE 152/2009 e all. 8 PNAA 2015/2017 eseguito presso Allevamento galline ovaiole Grilli Cecilia Podere il Giardino Montepulciano stazione 30/09/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale tramite utilizzo della tecnica del campionamento secondo quanto previsto dal DGRT 27-05-2013 n 383 eseguito presso Salumificio il borgo Via Toscana 183 Monteroni d'arbia
10/10/15 PF 49 Unità Locale sottoposta a controllo per motivi di sicurezza alimentare Esecuzione dell attività di controllo ufficiale nelle attività di cui al Reg (CE) 852/04, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio e/o la valutazione delle procedure di autocontrollo e/o rintracciabilità attuati dall OSA in esercizi di produzione e/o stoccaggio e/o essiccamento e/o trasporto e/o vendita di mangimi e alimenti per animali di cui al Dlgs 183/2010 16/10/15 PF 49 - Unità Locale sottoposta a controllo per motivi di sicurezza alimentare Esecuzione dell attività di controllo ufficiale nelle attività di cui al Reg (CE) 852/04, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione avente per obiettivo la farmacosorveglianza nelle aziende zootecniche e tracciabilità del farmaco 24/10/15 PF 49 - Unità Locale sottoposta a controllo per motivi di sicurezza alimentare Esecuzione dell attività di controllo ufficiale nelle attività di cui al Reg (CE) 852/04, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio in esercizi registrati per la produzione e/o preparazione e/o somministrazione e/o trasporto e/o magazzinaggio e/o vendita degli alimenti 23/10/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell'ispezione in stabilimento registrato ai sensi del regolamento (CE) 852/2004 avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio e/o la valutazione delle procedure di autocontrollo e/o rintracciabilità eseguito presso Consorzio Agrario di Siena Agenzia di Gallina SS Cassia Km 176,5 loc. Santa Isabella Castiglion d'orcia 30/10/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell'ispezione in stabilimento registrato ai sensi del regolamento (CE) 852/2004 avente per obiettivo il controllo ufficiale in scorta autorizzata per attività zoiatrica, farmacosorveglianza eseguito presso Azienda zooiatrica per Fantini Alfio Via Pisacane Siena 05/11/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell'ispezione in stabilimento registrato ai sensi del regolamento (CE) 852/2004 avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio e/o la valutazione delle procedure di autocontrollo e/o rintracciabilità eseguito presso Supermercato Coop centro Italia loc. Castellina Scalo Monteriggioni
09/12/15 PF 49 - Unità Locale sottoposta a controllo per motivi di sicurezza alimentare Esecuzione dell attività di controllo ufficiale nelle attività di cui al Reg (CE) 852/04, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione avente per obiettivo la farmacosorveglianza nelle aziende zootecniche e tracciabilità del farmaco 15/12/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell'ispezione in stabilimento registrato ai sensi del regolamento (CE) 852/2004 avente per obiettivo il controllo ufficiale in scorta autorizzata per attività zoiatrica, farmacosorveglianza eseguito presso Allevamento Roghi Luciano loc. Sciarti comune di Montepulciano 02/12/2015 PF 49- Esecuzione dell attività di controllo ufficiale negli stabilimenti iscritti nella lista degli impianti italiani autorizzati all'esportazione di prodotti a base di carne verso gli USA 09/12/15 F 49 - Unità Locale sottoposta a controllo per motivi di sicurezza alimentare Esecuzione dell attività di controllo ufficiale nelle attività di cui al Reg (CE) 852/04, tramite utilizzo della tecnica dell ispezione avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio in esercizi registrati per la produzione e/o preparazione e/o somministrazione e/o trasporto e/o magazzinaggio e/o vendita degli alimenti 16/12/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale negli stabilimenti iscritti nella lista degli impianti italiani autorizzati all'esportazione di prodotti a base di carne verso gli USA I'Ispezione è stata svolta presso il Salumificio Piacenti via del Ponte 4 San Gimignano 17/12/15 Esecuzione dell attività di controllo ufficiale, tramite utilizzo della tecnica dell'ispezione in stabilimento registrato ai sensi del regolamento (CE) 852/2004 avente per obiettivo la categorizzazione del profilo di rischio e/o la valutazione delle procedure di autocontrollo e/o rintracciabilità eseguito presso Esercizio di vicinato Ciancimino Arturo Via grossetana 305- Piancastagnaio 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Processo Indicatore Obiettivo Modalità di calcolo Rispetto tempistica, effettuazione audit interni N supervisioni eseguite fuori tempo/t ot. sottoposti a supervisione Target = 100% Rispetto della programmazio ne degli audit effettuata ad inizio anno (cronoprogra Data effettuazione audit supervisione - Data prevista audit supervisione < a 15gg Resp. Rilevazione Frequenza Risultato DUO Annuale 9/9 < 15gg (100%)
Rispetto percentuale auditati Corretta compilazione verbali controllo ufficiale e prescrizioni N.persone auditate/ N.persone assegnate professionalmente Target= 50% N verbali controllo ufficiale e prescrizioni compilati correttamente / N verbali compilati Target > 70% mma) Rispetto dei criteri fissati dalla regione Verifica della corretta compilazione dei verbali (modalità, completezza, attinenza) 100% del personale nel biennio di riferimento DUO Annuale 09/20 = (50%) DUO Annuale 9/9 = 100% 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2015 Audit n.1 Non si evidenziano non conformità verso l'operato del personale auditato, ma solo una piccola osservazione oggetto di perfezionamento e miglioramento continuo sulle buone Tecniche da utilizzare in fase di ispezione, in particolare legata legata alla mancata lettura delle temperature del frigo dolci zona bar L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione, una buona organizzazione e pianificazione dell'attività svolta e conoscenza dei sistemi di programmazione aziendali. PUNTI DI FORZA: L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione, una buona organizzazione e conoscenza/pianificazione dell'attività svolta Audit n.2 PUNTI DI DEBOLEZZA L'operatore non è in grado di procedere autonomamente alla registrazione dell'attività sul software aziendale SISPC ma deve essere supportato da altro operatore; Non si evidenziano non conformità, ne osservazioni verso l'operato del personale auditato L'operatore ha mostrato professionalità e padronanza nello svolgimento del campionamento, una buona organizzazione e pianificazione dell'attività svolta e conoscenza dei sistemi di programmazione aziendali. Punti di forza rilevati durante l'audit:
Preventiva visione del fascicolo aziendale ai fini del campionamento, Utilizzo di una procedura operativa interna per il campionamento ed utilizzo di lista delle attrezzature per assicurarsi di avere tutto il necessario Ottima pianificazione del controllo ufficiale Audit n.3 Non si rileva nessuna non-conformità sull'operato del personale auditato, salvo una osservazione relativa alla compilazione del verbale di prelevamento, ovvero non veniva riportato in modo chiaro che il campionamento è stato eseguito secondo quanto previsto per i criteri di sicurezza alimentare di cui al Reg. CE 2073/2005, quindi effettuato su un prodotto finito pronto alla vendita. In caso di positività potrebbe divenire oggetto di contestazione della metodica di prelevamento. L'operatore ha mostrato professionalità e padronanza nello svolgimento del campionamento, una buona organizzazione e pianificazione dell'attività svolta e conoscenza dei sistemi di programmazione aziendali. Punti di forza rilevati durante l'audit: Audit n.4 L'operatore ha richiesto a tutti i partecipanti all'audi di lavarsi le mani prima di accedere allo stabilimento e si è assicurato che tutti rispettassero quanto riportato sul protocollo di accesso allo stabilimento predisposto dall'osa. Durante le operazioni di formazione delle unità campionarie, l'operatore ha sostituito i guanti e ha sanificato il coltello ad ogni prodotto onde evitare contaminazioni crociate. l'ispezione è stata condotta nel rispetto dei tempi previsti dai criteri di programmazione aziendale e nel rispetto del mandato. Non si rilevano non conformità sull'operato del personale auditato, solamente una osservazioni/spunto di miglioramento, di dare evidenza scritta sul verbale/ceck list dei documenti verificati in fase di controllo L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione, che si è svolta congiuntamente ad altro operatore. Lo stesso ha ben evidenziato all'osa chi rivestiva il ruolo del conduttore e quello del personale a supporto, ed ha altresì' giustificato la mia presenza come Direttore UO per la supervisione. Durante l'ispezione, l'operatore è stato in grado di evidenziare anche delle NC che sono state risolte immediatamente da parte dell'osa. PUNTI DI FORZA L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione, una buona organizzazione e conoscenza/pianificazione dell'attività svolta
Audit n.5 l'ispezione è stata condotta nel rispetto dei tempi previsti dai criteri di programmazione aziendale e nel rispetto del mandato. Non si evidenziano non conformità ne osservazioni nella conduzione dell'ispezione. L'operatore mostra professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione e una buona organizzazione e pianificazione dell'attività svolta e conoscenza dei sistemi di programmazione aziendali. Non sono stata riscontrate non conformità, ne osservazioni verso l'operator del personale auditato, se non un semplice rileivo effettuato in fase di sopralluogo che nel momento della presentazione all'osa per la spiegazione motivo del C.U., non ha mostrato il tesserino di riconoscimento L operatore ha mostrato un ottima pianificazione e programmazione dell'attività, ha condotto l ispezione con padronanza e professionalità. Punti di forza rilevati durante l'audit: L'ispezione è stata condotta nel rispetto dei tempi previsti dai criteri di programmazione aziendale e nel rispetto del mandato. Audit n.6 Non si evidenziano non conformità verso l'operato del personale auditato. L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione, che si è svolta congiuntamente ad altro operatore. Lo stesso ha ben evidenziato all'osa chi rivestiva il ruolo del conduttore e quello del personale a supporto, ed ha altresì' giustificato la mia presenza come Direttore UO per la supervisione. Sono stata riscontrate non conformità e osservazioni contestate direttamente in fase di ispezione e notificate con verbale CU 52/LM-2015 Durante l'ispezione, l'operatore è stato in grado di evidenziare anche delle NC che sono state risolte immediatamente da parte dell'osa. Punti di forza rilevati durante l'audit: L'ispezione è stata condotta nel rispetto dei tempi previsti dai criteri di programmazione aziendale e nel rispetto del mandato. Audit n.7 Non si rilevano non conformità sull'operato del personale auditato, solamente una osservazioni operative, rilevata nel corso dell'ispezione e legata alla mancata presentazione del tesserino di riconoscimento all'osa al momento dell'accesso alla struttura
L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione, che si è svolta congiuntamente ad altro operatore. Lo stesso ha ben evidenziato all'osa chi rivestiva il ruolo del conduttore e quello del personale a supporto, ed ha altresì' giustificato la mia presenza come Direttore UO per la supervisione. La mancata presentazione del tesserino di riconoscimento è stata giustificata dall'operatore in quanto l'allevatore è persona conosciuta all'ufficio perchè esercente attività da molti anni e soggetto più volte a nostri controlli Punti di forza rilevati durante l'audit: Audit n.8 Viene utilizzata la Check list regionale come guida nella verifica formale; L'ispezione è stata condotta in maniera professionale e meticolosa nel rispetto dei tempi previsti dai criteri di programmazione aziendale e nel rispetto del mandato Non si evidenziano non conformità ne osservazioni nella conduzione dell'ispezione. Audit n.9 L'operatore mostra professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione; una buona organizzazione e pianificazione dell'attività svolta; conoscenza dei sistemi di programmazione aziendali e di divulgazione della normativa. Sono stati raggiunti tutti gli obiettivi previsti dall audit. Non si rilevano non conformità sull'operato del personale auditato, solamente una osservazioni operative, rilevata nel corso dell'ispezione e legata alla mancata presentazione del tesserino di riconoscimento all'osa al momento dell'accesso alla struttura, L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento dell'ispezione, Lo stesso ha ben evidenziato all'osa chi rivestiva il ruolo del conduttore e quello del personale a supporto, ed ha altresì' giustificato la mia presenza come Direttore UO per la supervisione. Durante l'ispezione, l'operatore è stato in grado di evidenziare anche delle NC che sono state concordate ed accettate da parte dell'osa. Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NELL ANNO 2015 Riferimento Audit n.1 Documento
Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità indicando il punto della norma/normativa 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO Nessuna 6. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Nessuna 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Azioni preventive: nessuna Azioni di miglioramento: L'implementazione dell'archivio unico delle pratiche autorizzative sul sotware SISPC non è stato ancora completato per quanto riguarda le vecchie autorizzazioni sanitarie ex ISP, tale situazione non permette di avere una anagrafica aggiornate creando qualche difficoltà nell'attuazione della programmazione Bisogni formativi/sensibilizzazione del personale: A seguito del costituzione di 1 unica Asl di area vasta tra le e provincia di Siena Arezzo e Grosseto di cui alla LEGGE REGIONALE 28 dicembre 2015, n. 84 Riordino dell assetto istituzionale e organizzativo del sistema sanitario regionale. si rende necessario procedere ad omogeneizzare le procedure operative al fine di garantire lo stesso tipo di intervento e riequilibrare le competenze professionali in funzione dei processi svolti attraverso interventi di formazione e addestramento mirato. Si ritiene di dover coinvolgere maggiormente il personale a implementare le modalità di inserimento su sispc degli atti cartacei effettuati (verbali CU, sanzioni,verbali campionamenti, risultati analitici ecc.)
8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Piani miglioramento 2015: Non è stato possibile verificare il rispetto della tempistica per la verifica delle prescrizioni prevista nella SPV_PP49, in quanto l'attività dei Tecnici della Prevenzione è stata svolta come da programmazione 2015, prevalentemente sulla categorizzazione del rischio nelle imprese registrate 852, di conseguenza la registrazione dei controlli è avvenuta in SISPC dal quale non è possibile, almeno al momento, avere report sulle prescrizioni. Piani miglioramento 2016: Miglioramento dei criteri di programmazione attività, andando ad individuare nominativamente gli esercizi da controllare, quelli su cui effettuare quali e quanti campionamenti di matrice alimentare 9.ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE ATTIVITÀ DI AUDIT O NUOVE RELATIVE ALL' A seguito dell'entrata in vigore della nuova normativa per gli audit di supervisione professionale di cui alla nota Regione Toscana con nota Prot.. A00OGRT/101491/Q.100,030,010 del 27/04/2015, la quale definisce che le verifiche di supervisione professionale sono effettuate da parte del DUOC, o suo delegato, devono essere preventivamente concordandole con i Responsabili delle articolazioni organizzative coinvolte per la valutazione sulla fattibilità (responsabile U.F., ove presente) e che ogni struttura organizzativa del Dipartimento di Prevenzione individua i propri processi, secondo le modalità definite da parte del Direttore del Dipartimento di Prevenzione garantendo evidenza, secondo le modalità definite dall' organizzazione di appartenenza, considerato che è in corso una completa riorganizzazione del servizio a seguito della creazione di 1 unica Asl di area vasta per le provincie di Siena, Arezzo e Grosseto, si ritiene che per la definizione del relativo cronoprogramma per l'anno 2016 acquisire i criteri da parte del Direttore della UOC Professioni Sanitarie della prevenzione 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Valutare la necessità di prevedere incontri di formazione addestramento sulle attività acquisite con la riorganizzazione dei servizi dalla ex ISP in particolare sui metodi di campionamento per alimenti di origine vegetale 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE
Si è reso necessario modificare in corso d'opera il cronoprogramma, in quanto è avvenuto il cambio del Direttore UO nel mese di agosto 2015, che ha portato a rivedere completamente il cronopogramma e l'estensione di qualche audit. 12. NOTE La supervisione sulle attività di controllo ufficiale eseguita negli stabilimenti che esportano in USA è stata effettuata con la presenza del Veterinario Supervisore dello stabilimento Data: 16/02/2016 Responsabile del Riesame Direttore UO Tecnici di Prevenzione ambito Veterinario Dott. Marco Manganelli