PROTOCOLLO ORGANIZZAZIONE RISORSE UMANE

Transcript

1 ORGANIZZAZIONE RISORSE UMANE STATO DATA FIRMA Redatto Approvato Ultima rev. Applicato 01/10/ /10/ /04/ /06/2012 R.R.U Dott.sa E. Tacchino Di Girolamo R.R.U Dott.sa E. Tacchino Di Girolamo R.R.U Dott.sa E. Tacchino Di Girolamo R.R.U Dott.sa E. Tacchino Di Girolamo

2 PREMESSA Il concetto di valorizzazione delle competenze e delle disponibilità professionali ed umane degli operatori del Sistema Sanitario Nazionale rappresenta uno degli obiettivi fondamentali sanciti dal Piano Sanitario Nazionale (PSN), in cui si parla di patto con gli Operatori sanitari, intesi come lo strumento essenziale per assicurare il buon funzionamento del servizio, l efficacia degli interventi e la soddisfazione dei cittadini. Per comprendere la centralità delle risorse umane nel processo di erogazione del servizio è sufficiente pensare a quanti sono i punti di contatto dell utente con gli Operatori delle aziende sanitarie, che vanno: dall informazione e prenotazione, all accettazione, prestazione, refertazione, ecc. La qualità del servizio è quindi legata prevalentemente agli Operatori che devono essere organizzati, motivati, gestiti ed incentivati a raggiungere gli obiettivi stabili dall azienda. L Area occupazionale Gestione delle Risorse Umane comprende le attività che riguardano la selezione, il reclutamento, la formazione, la valutazione, la retribuzione e la carriera del personale, nonché le relazioni sindacali. Se nel passato il personale era spesso reputato un costo da amministrare e dirigere, oggi è un fatto ormai assodato che il successo dei processi di innovazione e miglioramento di una moderna organizzazione dipenda sempre di più da una intelligente e programmata organizzazione delle sue risorse. STRUTTURA DEL Procedura Inserimento Nuovi Operatori A Fase preparatoria Accoglimento Formazione Valutazione Documento Piano Di Formazione E Aggiornamento - A 4.2 / A.4.3 / B Procedura Crediti Formativi - A Documento Obiettivi Formativi - A Documento Formazione Personale Su Rischio Clinico A Documento Sostituzione Responsabili - B / B 5.3 / D 2c Procedura Valutazione Del Personale - A Fasi del processo di valutazione Sistema Di Verifica Corretta Applicazione Del Protocollo Moduli Utilizzabili E Relativa Collocazione Allegati - Evidenza Documentale... 16

3 PAG. 1/18 PROCEDURA INSERIMENTO NUOVI OPERATORI A 4.1 OGGETTO Processo di on boarding per l inserimento del nuovo personale di Rinascita Vita. Accoglimento Formazione Valutazione inserimento. SCOPO Programmare il percorso definito e condiviso per l inserimento lavorativo del nuovo personale Porre il nuovo operatore nelle migliori condizioni per l assolvimento delle funzioni che gli vengono richieste Migliorare sin dall inizio la qualità del lavoro svolto Diminuire la possibilità di errori ed infortuni Evitare che l operatore possa ricevere informazioni inesatte, distorte o incomplete Valutare sin dall inizio le attitudini e le capacità professionali del neo-assunto ed eventualmente supportarlo nella gradualità dell apprendimento Garantire a Rinascita Vita professionisti efficaci ed efficienti, che contribuiscono ad elevare la qualità del servizio erogato Aumentare il grado di soddisfazione degli utenti e degli operatori REQUISITO Esistenza di procedure per l inserimento di nuovi operatori Esistenza di procedure per la valutazione permanente della qualità delle prestazioni del personale INDICATORE Evidenza di un programma per agevolare l inserimento di tutti i nuovi operatori Evidenza di documenti organizzativi; presenza di un sistema di valutazione della qualità delle prestazioni del personale e documentazione dei dati rilevati CAMPO DI APPLICAZIONE Nuovo personale di Rinascita Vita e tutto il personale operante. MATRICI DI RESPONSABILITA Applicazione della presente procedura Direttore del personale Raccolta della documentazione del neo assunto Personale amministrativo Consegna documentazione e materiale Personale amministrativo Affiancamento e Formazione Tutor / Coordinatore Applicazione del processo Tutto il personale MODALITA OPERATIVE Per neoassunto si intende colui che viene inserito in Rinascita Vita per la prima volta a qualsiasi livello, dalle mansioni più strettamente operative, fino a quelle che richiedono maggiore responsabilità. Generalmente 1

4 PAG. 2/18 l inserimento di un neoassunto in un contesto lavorativo per lui nuovo rappresenta sicuramente un momento particolarmente delicato di cambiamento e di incertezza sia per esso che per l azienda. Per questi motivi deve essere trattato con la massima serietà e professionalità. Infatti, se da una parte vi è il neoassunto, con proprie caratteristiche personali, aspettative e specifiche modalità di interpretazione della realtà, dall altra vi è un azienda con la propria cultura organizzativa e un sistema di valori ben definito. In conclusione, il professionista che si trova assegnato per la prima volta in un presidio e soprattutto presso un servizio socio-riabilitativo per pazienti gravi cerebrolesi, deve essere formato e inserito gradualmente fino al raggiungimento della completa autonomia. Nel nostro contesto aziendale, dove la qualità è considerata uno degli elementi fondamentali per erogare un assistenza ad alti livelli, il neoassunto non deve essere lasciato al suo arbitrario giudizio per l inserimento e la sua formazione specifica, ma deve essere introdotto in un processo di on boarding ben definito dove sono compresi sia percorsi di formazione interna specifici che un periodo di affiancamento di cui Rinascita Vita si fa carico. Un sistema di inserimento organizzato porta ai seguenti vantaggi: Drastica riduzione dei tempi richiesti ai neoassunti per ambientarsi alla nuova situazione ed iniziare a lavorare in modo autonomo con una conseguente riduzione dei costi di supervisione e dei livelli di errore e allo stesso tempo un aumento dell efficacia organizzativa Totale assenza di ambiguità nell espletamento delle mansioni assegnate Riduzione di turnover con una conseguente riduzione di costi dedicati al reclutamento e la formazione di nuovo personale IL PERCORSO DI INSERIMENTO Le strategie e gli interventi che si vogliono mettere in atto nella presente procedura fanno capo all elaborazione di un processo di inserimento specifico articolato in quattro fasi : Fase preparatoria Accoglimento Formazione Valutazione 1) FASE PREPARATORIA Nelle settimane precedenti all inserimento il Responsabile R.U. individua il tutor interno di riferimento per il nuovo lavoratore e con lui pianifica le attività della prima giornata di lavoro del neoassunto e la data di ingresso in modo da essere entrambi presenti nel momento dell accoglienza. Invia comunicazione interna a tutto il personale riguardo l ingresso di un nuovo collega, specificando ruolo, mansione, posizione, sede operativa e data di inizio. Verifica che sia preparato tutto il materiale necessario per l espletamento dei compiti che verranno assegnati al nuovo arrivato, materiale che verrà consegnato dall ufficio del personale prima dell inserimento Check list processo inserimento 4. Nel caso di personale amministrativo verifica che sia predisposta la postazione di lavoro. 2

5 PAG. 3/18 L ufficio del personale convoca il neoassunto per la definizione e la firma del contratto di lavoro, la consegna dei documenti anagrafici e degli eventuali attestati/diplomi. 2) ACCOGLIMENTO ED AFFIANCAMENTO Accoglimento E in genere la fase più difficile, da un punto di vista teorico ed organizzativo, comportando un'attenzione ed un impegno non improvvisabili e non gestibili senza la disponibilità culturale dell'équipe. Durante questo periodo, la persona che entra nell'équipe di lavoro, inizia ad acquisire conoscenze specifiche dell'organizzazione e contestualizza la propria esperienza alla specifica realtà ed ai bisogni di Rinascita Vita. Si tratta, quindi, di pianificare un percorso che contemperi esperienze e conoscenze della persona ed obiettivi d'apprendimento in una logica di personalizzazione. E' evidente la difficoltà di realizzare una situazione di questo tipo che, per lo più, viene ricondotta ad una pianificazione standardizzata di obiettivi specifici, essenzialmente comportamentali e dei relativi tempi medi di conseguimento. L accoglimento rappresenta il primo contatto del neo assunto con la struttura di Rinascita Vita alla quale è destinato e con i nuovi colleghi. Questo periodo risulta essere molto delicato proprio perché spesso sono le prime impressioni che segnano l idea che il lavoratore si fa rispetto all ambiente e alle persone con le quali dovrà lavorare. Nella fase di accoglimento il Responsabile R.U. presenta ufficialmente l Azienda al nuovo lavoratore e gli fornisce quel complesso di informazioni indispensabili che gli permetteranno di passare alla fase successiva. 1) Controlla la documentazione necessaria per il completamento delle pratiche di assunzione 2) Evidenzia i valori e principi base della filosofia aziendale 3) Consegna e/o illustra: Il Manuale dei Protocolli Regolamento interno e Politica Aziendale Carta dei servizi Organigramma Linee Guida per la riabilitazione (solo personale sanitario) Linee Guida di indirizzo specifico Job description Programma corsi di Formazione interna 4) Definisce orario di lavoro, gestione telefono, , internet, assegnazione delle password modalità richieste ferie e/o permessi etc. 5) Spiega i sistemi di valutazione che verranno messi in atto durante il processo (bottom-up / topdown) 6) Presenta il tutor Il Tutor - Requisiti e responsabilità Durante tale periodo il nuovo operatore viene affiancato da un collega del suo stesso settore per una durata che varia dai 10 ai 15 giorni lavorativi (a seconda del contratto di lavoro), periodo che permette alla struttura di avere una visione delle caratteristiche globali della persona. 3

6 PAG. 4/18 L assegnazione del tutor è il primo passo per iniziare il progetto formativo e risulta esserne parte integrante in tutte le fasi previste. Egli infatti assume un ruolo differente in funzione del periodo di inserimento e degli obiettivi che il neoassunto dovrà raggiungere. Il tutor deve essere in grado di valutare e programmare un percorso che permetta di rendere autonomo il nuovo lavoratore nel minor tempo possibile. L obiettivo del tutor non è solo la preparazione della competenza tecnica, ma anche comunicazione di valori per creare appartenenza ed uno strumento per sensibilizzare al cambiamento, contemperando le esigenze di tipo organizzativo con quelle di tipo individuale. Requisiti tutor: Almeno due anni di Servizio con pazienti Grave cerebrolesi (solo personale sanitario) Conoscenza approfondita del servizio e suo funzionamento Formazione continua, intesa come continuo aggiornamento Capacità di coinvolgere e relazionarsi con il neo assunto ed eventualmente critica e autocritica Responsabilità: Accogliere e guidare con costanza e pazienza il lavoratore mantenendo sempre un clima di facilitazione all apprendimento e di sostegno Dare feedback sul processo di inserimento sia al Responsabile R.U. che al neoassunto Fornire informazioni chiare e complete Valutare l operato ed il livello di apprendimento del neoassunto in modo imparziale utilizzando strumenti validati Valutazione personale neoassunto 6 (al termine del periodo di affiancamento) Il mentore dovrà periodicamente informare il R.R.U. riguardo i progressi del neoassunto nei tempi stabiliti al momento dell inserimento legati al periodo di prova contrattuale. Seconda settimana di lavoro (responsabile e/o tutor): Il responsabile del R.U. incontra il neoassunto ed il tutor durante un colloquio: Verifica che il nuovo assunto abbia tutto il necessario per lavorare in condizioni adeguate Check list processo inserimento 4 Chiarisce eventuali dubbi o necessità che devono essere ancora soddisfatti in modo da eliminare incertezze Verifica la completezza delle pratiche amministrative del personale Chiede feed-back per verificare la corretta comprensione Rivede i compiti e mansioni iniziando a descrivere gli standard di performance che saranno richiesti dalla sua posizione lavorativa Pianifica le attività da fare individualmente e/o con il tutor, identificando tempi e aspettative Predispone piano di formazione 3) FORMAZIONE La formazione è la fase che segue l accoglimento, deputata alla soddisfazione del fabbisogno formativo definito come lo scarto esistente fra le abilità richieste e le conoscenze possedute da un operatore, quello 4

7 PAG. 5/18 che dovrebbe possedere per poter raggiungere quello standard di prestazione lavorativa che gli viene richiesto. In definitiva far acquisire quindi le nozioni e le competenze richieste nel periodo di tempo predisposto (saturare il gap). Essa è divisa in due fasi: una di carattere prettamente formativo ed una di affiancamento, fino all acquisizione di sicurezza e professionalità necessaria alla gestione/assistenza autonoma negli interventi. Il programma viene personalizzato in base alla tipologia di interventi eseguiti durante il mese di formazione e in base alle necessità del neoassunto, (personale amministrativo e personale sanitario) e sarà effettuato durante i primi tre mesi di lavoro. PIANO DI FORMAZIONE NEOASSUNTO TIPOLOGIA Manuale A. Livello 1 Presentazione dell Azienda - Politica aziendale Struttura ed organizzazione Protocollo Accesso e Flusso Protocollo Documentazione Sanitaria Manuale A. Livello 2 Conoscenza dei protocolli Protocollo comunicazione Protocollo Tutela Utente e Privacy Protocollo Farmaci Protocollo Emergenza Urgenza Burn-out Rischio clinico Audit Gestione dei sistemi informatici Rilevatore presenze, gestione timbrature Gestio 360 Area operatori FORMAZIONE SPECIFICA Per area di competenza OBIETTIVO Facilitazione all inserimento conoscenze di base dell Associazione e dei suoi principi fondanti. Stimolare senso di appartenenza e condivisione degli obiettivi. Stabilire una presa in carico iniziale, attraverso un corretto accoglimento del malato Acquisire elementi di giudizio clinico finalizzati alla pianificazione dell assistenza, attraverso l identificazione dei bisogni Acquisire conoscenze e competenze avanzate nell area gestionale e organizzativa per la progettazione e il coordinamento di un piano aziendale di gestione del rischio Agire con tempestività in funzione delle necessità e delle situazioni soprattutto in caso di emergenza ed emergenza clinica Acquisire le metodologie per la pianificazione, conduzione e reporting dell'audit clinico Utilizzare gli indicatori di qualità nell'attuazione della clinical governante Acquisire le metodologie per la gestione del sistema informativo Modalità di trattamento del grave cerebroleso Bisogni riabilitativi ed assistenziali nella fase post-ospedaliera Organizzazione del progetto riabilitativo Utilizzo delle scale di valutazione funzionali Sistema di total quality management Sistemi di valutazione Organizzare le attività ed i servizi in modo efficiente ed efficace mantenendo standard qualitativi elevati in continuo sviluppo Comprensione ed utilizzo delle scale di valutazione 5

8 PAG. 6/18 4) VALUTAZIONE La valutazione, che è trasversale al periodo di inserimento, ha lo scopo di verificare come il nuovo assunto si inserisce nel contesto lavorativo, quali sono le sue idoneità professionali ed il suo comportamento, quali i suoi punti forti e deboli, quali problemi si pongono nella sua integrazione nel nuovo ambiente. Valutare significa far conoscere con frequenza che cosa si pensa e che cosa ci si aspetta da lui, stabilire obiettivi raggiungibili, controllarne il raggiungimento e gli eventuali ostacoli incontrati che l hanno impedito e se possibile rimuoverli. Viene quindi valutato l outcome del personale attraverso l analisi dei dati acquisiti per mezzo della Valutazione personale neoassunto 6 (solo per il personale OSS: Valutazione nuovo Operatore Socio Sanitario 5); questi moduli verranno archiviati e conservati in opportuni faldoni e analizzati solo ed esclusivamente da personale autorizzato e non divulgati. La fase della valutazione viene effettuata dal Responsabile delle Risorse Umane in collaborazione con il Coordinatore del servizio o dal tutor che affianca il neoassunto in due momenti strutturati: 1) Al termine del periodo di affiancamento e formazione Il coordinatore/tutor valuta il neoassunto Il neo assunto valuta il processo di inserimento ed il tutor La valutazione viene discussa con il neoassunto e controfirmata 2) Prima del termine del periodo di prova contrattuale Il Responsabile R.U. valuta il neoassunto Poiché la professionalità di un operatore della Sanità può venire definita da tre caratteristiche fondamentali: Il possesso di conoscenze teoriche aggiornate (il sapere) Il possesso di abilità tecniche o manuali (il fare) ll possesso di capacità comunicative e relazionali (l'essere) nella Valutazione annuale personale 6 sono indicate le caratteristiche emerse nel colloquio di selezione ed alcuni standard di riferimento per definire la personalità, la capacità di collaborazione, di comunicare, di prendere delle decisioni, di organizzare il lavoro, la responsabilità ed il rispetto verso le indicazioni dei superiori gerarchici. Gli aspetti da valutare a seguito del periodo di prova sono evidenziati da un *, in quanto non tutti i punti della scheda di valutazione possono essere presi in considerazione dopo un breve tempo di lavoro. 6

9 PAG. 7/18 DOCUMENTO PIANO DI FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO - A 4.2 / A.4.3 / B 5.11 REQUISITO Esiste di un piano per la formazione e aggiornamento del personale E garantita la formazione continua del personale sanitario, interessando tutte le specifiche categorie professionali, aree e discipline E predisposto un piano annuale di formazione ed aggiornamento del personale INDICATORE Documento del piano di formazione aggiornamento annuale con indicati gli interventi formativi, gli obiettivi formativi, il sistema di valutazione del livello raggiunto. Evidenza di un budget specifico per il piano annuale di formazione. Documentazione della percentuale degli operatori che hanno frequentato il corso Evidenza dei piani di formazione continua per tutte le specifiche categorie professionali per aree e discipline MATRICI DI RESPONSABILITA Direttore del Personale Applicazione della presente procedura Direttore Sanitario Direttore sanitario Identificazione bisogni formativi personale sanitario Coordinatori Direzione aziendale Identificazione bisogni formativi personale amministrativo Direttore del personale Organizzazione eventi formativi Personale ufficio R.U. Applicazione del processo Tutto il personale CONTENUTO La politica di sviluppo delle risorse umane ha come scopo il mantenimento e lo sviluppo delle risorse esistenti (mantenimento e sviluppo delle conoscenze), attraverso lo strumento della formazione permanente programmata, secondo modalità tali da armonizzare l evoluzione professionale del personale, con la missione aziendale ed il riconoscimento dell adesione ai valori ed alla cultura, che sono alla base dell assetto organizzativo individuato. PIANO DI FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO La Direzione Aziendale riserva un budget biennale specifico per la formazione. Il Piano di aggiornamento per il personale è suddiviso in 2 aree: personale amministrativo e personale sanitario. Entrambi vengono redatti in un unico documento dalla Direzione Aziendale con cadenza biennale. Il Piano di formazione viene divulgato al personale tramite circolare e affisso nella bacheca degli operatori. Ogni evento formativo viene ulteriormente formalizzato attraverso singola circolare. Il quadro delle iniziative di aggiornamento, viene individuato sulla base delle richieste formulate, in genere dai responsabili di servizio e dai dati raccolti per mezzo di indagine interna utilizzando Rilevazione bisogni formativi 7. 7

10 PAG. 8/18 INDICAZIONI PER IL PERSONALE Al fine di garantire un costante miglioramento della qualità, la frequenza ai corsi di formazione è considerata obbligatoria. La presenza al corso di formazione interno è certificata tramite Rilevazione presenze eventi formativi 8 e viene rilevato il gradimento da parte degli operatori attraverso la Rilevazione gradimento evento formativo 9. Al termine di ogni corso di formazione si determinerà il grado di conoscenza acquisito e la percentuale di frequenza attraverso specifici questionari che vengono consegnati ad ogni incontro Scheda rilevazione conoscenza evento formativo 10. A seguito di evento formativo esterno è responsabilità di tutto il personale consegnare all Ufficio R.U. attestato di partecipazione, certificato di frequenza, attestato conseguimento crediti formativi, relazione e/o progetto. INDICAZIONI PER GLI ADDETTI ALL Il personale dell Ufficio R.U., a seguito di corso di formazione, registra il corso avvenuto nel file formazione specificando nome e cognome del partecipante, mansione, corso di formazione svolto, luogo e data di svolgimento, obbligatorietà del corso, presenza o assenza. Archivia il materiale in dox formazione: Corso interno: programma, materiale di supporto, scheda docente, presenze operatori (Rilevazione presenze eventi formativi 8) Corso esterno: programma, scheda di iscrizione partecipanti Attestati, Crediti ECM ed altro materiale nominale sono archiviati nella cartella nominale dell operatore. PROCEDURA CREDITI FORMATIVI - A 4.4 OGGETTO Modalità operative per il monitoraggio del conseguimento dei crediti formativi del personale sanitario. SCOPO Monitorare in modo costante il conseguimento dei crediti formativi degli operatori sanitari. REQUISITO E monitorato in modo costante il conseguimento da parte degli operatori dei crediti formativi pertinenti e connessi all attività professionale svolta INDICATORE Evidenza di un sistema di monitoraggio dei crediti formativi raggiunti da ogni operatore CAMPO DI APPLICAZIONE Personale sanitario Rinascita Vita 8

11 PAG. 9/18 MATRICI DI RESPONSABILITA Applicazione della presente procedura Identificazione bisogni formativi personale sanitario Identificazione bisogni formativi personale amministrativo Organizzazione eventi formativi Consegna agli uffici amministrativi della documentazione relativa agli eventi formativi svolti Direttore del personale Direttore Sanitario Direttore sanitario Coordinatori Direzione aziendale Direttore del personale Personale ufficio R.U. Tutto il personale Archiviazione e tenuta documentazione eventi formativi Personale ufficio R.U. CONTENUTO COS E LA E.C.M. La professionalità di un operatore della Sanità può venire definita da tre caratteristiche fondamentali: Il possesso di conoscenze teoriche aggiornate (il sapere); Il possesso di abilità tecniche o manuali (il fare); ll possesso di capacità comunicative e relazionali (l'essere). Il rapido e continuo sviluppo della medicina ed in generale delle conoscenze biomediche, nonché l'accrescersi continuo delle innovazioni sia tecnologiche che organizzative, rendono sempre più difficile per il singolo operatore della sanità mantenere queste tre caratteristiche al massimo livello: in altre parole mantenersi "aggiornato e competente". E' per questo scopo che, in tutti i Paesi del mondo, sono nati i programmi di Educazione Continua in Medicina (E.C.M.); essa comprende l'insieme organizzato e controllato di tutte quelle attività formative, sia teoriche che pratiche, promosse da chiunque lo desideri (si tratti di una Società Scientifica o di una Società professionale, di una Azienda Ospedaliera, o di una Struttura specificamente dedicata alla formazione in campo sanitario, ecc.), con lo scopo di mantenere elevata ed al passo con i tempi la professionalità degli operatori della Sanità. Ogni operatore della Sanità provvederà, in piena autonomia, al proprio aggiornamento; dovra' privilegiare, comunque, gli obiettivi formativi d'interesse nazionale e regionale. La E.C.M. e' finalizzata alla valutazione degli eventi formativi, in maniera tale che il singolo medico, infermiere, o altro professionista sanitario possa essere garantito della qualità ed utilità degli stessi ai fini della tutela della propria professionalità; la E.C.M., inoltre, e' lo strumento per ricordare ad ogni professionista il suo dovere di svolgere un adeguato numero di attività di aggiornamento e di riqualificazione professionale. La Commissione nazionale per la formazione continua ha individuato, ai sensi dell'art.16-ter, comma 2, del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n.502 e successive modificazioni, i temi prioritari di E.C.M. Partecipare ai programmi di E.C.M. e' un dovere degli operatori della Sanità e un diritto dei cittadini, che giustamente richiedono operatori attenti, aggiornati e sensibili. E oggi particolarmente importante ove si pensi che il cittadino e' sempre più informato sulle possibilità della medicina di rispondere, 9

12 PAG. 10/18 oltre che a domande di cura, a domande più complessive di salute. I Crediti formativi E.C.M. sono una misura dell'impegno e del tempo che ogni operatore della Sanità ha dedicato annualmente all'aggiornamento ed al miglioramento del livello qualitativo della propria professionalità. MODALITA OPERATIVE Al fine di monitorare in modo costante il conseguimento da parte degli operatori dei crediti formativi pertinenti e connessi all attività professionale, è responsabilità dei coordinatori dei servizi riabilitativi ed infermieristici il conseguimento dei propri crediti E.C.M. e la verifica dei crediti formativi del personale da loro coordinato. I coordinatori aggiornano, quando necessario, la Scheda individuale crediti formativi 11 propria e dei propri collaboratori. I coordinatori hanno inoltre il compito di raccogliere la documentazione relativa al corso di aggiornamento effettuato incluso l attestato di partecipazione in cui sono specificati i crediti formativi relativi al corso. Dopo il ritiro di suddetto materiale, il coordinatore deve archiviare la documentazione in apposito schedario contenente cartelle suddivise per area professionale e per nominativo, sito nell ufficio R.U. Il materiale deve essere archiviato con le seguenti modalità: Scheda individuale crediti formativi (da aggiornare quando necessario) Documentazione del corso effettuato (brochure, materiale informativo, etc) Attestato di partecipazione Erogazione crediti formativi E.C.M. N.B. Al termine di ogni corso di formazione esterno, ogni operatore deve presentare un progetto inerente le tecniche acquisite da applicare con i pazienti. Se questo non fosse possibile, è necessario redigere una relazione su quanto appreso. Le relazioni o il progetto vanno consegnati al Responsabile R.U. I coordinatori sono responsabili della compilazione e del monitoraggio delle schede crediti formativi dei loro collaboratori. 10

13 PAG. 11/18 DOCUMENTO OBIETTIVI FORMATIVI - A 4.5 TIPOLOGIA OBIETTIVO GENERALI OBIETTIVI SPECIFICI FORMAZIONE SPECIFICA COUNSELLING E COMUNICAZIONE FORMAZIONE SPECIFICA Dalla gestione del rischio alla sicurezza dei pazienti modulo base FORMAZIONE SPECIFICA Dalla gestione del rischio alla sicurezza dei pazienti modulo avanzato CONSENSUS CONFERENCE Linee guida per la riabilitazione delle gravi cerebrolesioni FORMAZIONE SPECIFICA Audit clinico e Indicatori di qualità Sviluppo delle competenze relazionali degli operatori in ambito socio-sanitario Acquisire strumenti e competenze per pianificare un programma di gestione del rischio clinico in una organizzazione sanitaria Acquisire conoscenze e competenze avanzate nell area gestionale e organizzativa per la progettazione e il coordina-mento di un piano aziendale di gestione del rischio. Modalità di trattamento del traumatizzato cranico encefalico in fase acuta Bisogni riabilitativi ed assistenziali nella fase post-ospedaliera Acquisire le metodologie per la pianificazione, conduzione e reporting dell'audit clinico Utilizzare gli indicatori di qualità nell'attuazione della clinical governance Abilità tecnico-professionali, relazionali riguardanti la comunicazione con gli utenti e le loro famiglia Tipologie di rischio per una organizzazione sanitaria e relativi livelli di governo Metodologie per la mappatura dei rischi ed il dimensionamento delle possibili conseguenze Tassonomia e classificazione degli errori Relazioni fra responsabilità/errori individuali, collettivi e di sistema nell analisi degli eventi critici Competenze personali e strumenti di sistema per la prevenzione e la protezione dal rischio di eventi Metodi per la rilevazione, la classificazione, l analisi ed il monitoraggio degli eventi a rischio Profili giuridici di responsabilità Approfondire le conoscenze su politiche, strategie, metodi e strumenti utili alla definizione ed allo sviluppo di un piano aziendale di gestione del rischio Acquisire conoscenze sugli standard per la verifica dei livelli di sicurezza di una organizzazione sanitaria Approfondire le conoscenze sugli strumenti di risoluzione stragiudiziale del contenzioso sanitario Acquisire competenze per la mappatura dei rischi Acquisire competenze per l applicazione di tecniche proattive per l analisi dei processi critici Acquisire competenze per la gestione della crisi e la comunicazione degli eventi sentinella Definire indicazioni e raccomandazioni sulle condotte riabilitative più adeguate da tenere nella fase di riabilitazione intensiva postospedaliera delle persone colpite da GCA. Classificare le dimensioni della qualità assistenziale: sicurezza, efficacia, appropriatezza, equità, partecipazione degli utenti, efficienza Conoscere gli strumenti per definire gli standard assistenziali Pianificare, condurre ed effettuare il report di un audit clinico Definire caratteristiche, vantaggi e limiti degli indicatori di struttura, processo ed esito Costruire un sistema multidimensionale di indicatori per misurare performance ed esiti dell'assistenza sanitaria Integrare gli indicatori di qualità nei processi di controllo direzionale 11

14 PAG. 12/18 DOCUMENTO FORMAZIONE PERSONALE SU RISCHIO CLINICO A.4.6 Manuela Butini, in qualità di Direttore Sanitario della Associazione Rinascita Vita DICHIARA Che l attività svolta da Rinascita Vita non comporta rischio clinico pertanto non si rende necessario definire un budget specifico nella formazione del personale coinvolto nella gestione del rischio clinico. Sono state individuate quali cause di eventuale rischio clinico i seguenti eventi: Ab ingestis Cadute Lesioni da Pressione Viene effettuato corso di formazione ad ogni nuovo operatore al termine del quale viene consegnata dispensa esplicativa

15 PAG. 13/18 DOCUMENTO SOSTITUZIONE RESPONSABILI - B / B 5.3 / D 2C.7 REQUISITO Sono previste le modalità di sostituzione in caso di assenza dei responsabili INDICATORE Evidenza di documenti e protocolli organizzativi PIANO DI SOSTITUZIONE DEI RESPONSABILI : La DMP in accordo con il Responsabile delle Risorse Umane, definisce le modalità di sostituzione dei vari responsabili, con riferimento al Protocollo Organico Legge 20 nel seguente modo: PRESIDIO DI RIABILITAZIONE ISTITUTO GASTALDI SERVIZIO RESPONSABILE SOSTITUTO Direzione Sanitaria Manuela Butini Massimo Mantero Medico Fisiatra Massimo Mantero Ursola Zumaglini Servizio fisioterapico Claudia Dameri Daniele Gozzi Servizio neuropsicologico Claudio Vassallo Fabia Scotto Servizio logopedico Sara Rosellini Lucilla Vestito PRESIDIO DI RIABILITAZIONE VILLA ELENA SERVIZIO RESPONSABILE SOSTITUTO Direzione Sanitaria Manuela Butini Massimo Mantero Medico Fisiatra Massimo Mantero Ursola Zumaglini Servizio fisioterapico Claudia Dameri Federico Mazzei Servizio neuropsicologico Claudio Vassallo Barbara Dessi Servizio logopedico Sara Rosellini Federica Zerollo PROCEDURA VALUTAZIONE DEL PERSONALE - A OGGETTO Sistema di valutazione della qualità delle prestazioni del personale e documentazione dei dati rilevati SCOPO Valutazione permanente della qualità delle prestazioni del personale REQUISITO Esistenza di procedure per la valutazione permanente della qualità delle prestazioni del personale INDICATORE Evidenza di documenti e protocolli organizzativi CAMPO DI APPLICAZIONE Tutto il personale dell Associazione Rinascita Vita 13

16 PAG. 14/18 RESPONSABILITA I Responsabili dell applicazione della presente procedura sono il Responsabile delle Risorse Umane e il Direttore Sanitario. MODALITA OPERATIVE VALUTAZIONE PERMANENTE QUALITA PRESTAZIONI DEL PERSONALE La Direzione Aziendale per garantire uno standard adeguato, ma sempre migliorabile, delle prestazioni definisce un Sistema di Valutazione della Qualità delle prestazioni del personale. Fasi del processo di valutazione Il processo di valutazione si compone di tre fasi principali: 1. Identificazione 2. Osservazione 3. Misurazione Identificazione Nella fase di identificazione, al fine di determinare le aree oggetto di studio, è stato richiesto al personale quali fossero gli aspetti per i quali avrebbero desiderato essere valutati. Nell ambito della valutazione della performance ci si è riferiti ai risultati di job analysis, utilizzati per individuare le dimensioni della prestazione che si volevano misurare e le scale di valutazione sono state costruite a questo scopo. Sono stati scelti criteri di valutazione significativi in termini di performance. Osservazione Ciascuna dimensione delle prestazioni deve poter essere osservata dal valutatore in modo da poter esprimere un giudizio equo, obiettivo e circostanziato (fase di osservazione). E necessario evitare un osservazione saltuaria e una focalizzazione su elementi diversi da quelli significativi per le performance; nel caso di valutazione di figure professionali specifiche l operatore viene valutato dal Responsabile R.U. insieme al proprio coordinatore. Giudizi erronei o distorti possono originarsi dall impossibilità di esaminare adeguatamente il lavoro svolto dal collaboratore. Misurazione La fase di misurazione è la parte centrale del processo di valutazione, di traduzione delle osservazioni in giudizi sulla prestazione del valutato. I metodi e le scale di valutazione sono non soltanto significativi in relazione ai parametri di performance, ma anche confrontabili con quelli adottati per la valutazione di altri performer all interno dell organizzazione, a tal fine si è ritenuto opportuno suddividere la Valutazione annuale del personale 6 in 3 aree distinte: Area Generica Area Sanitaria Area Coordinatori L elencazione dettagliata degli elementi da considerare riduce inevitabilmente sbilanciamenti soggettivi di chi osserva. La valutazione avviene valutando i seguenti aspetti: 1) Attitudini e personalità Appartenenza Efficienza operativa 14

17 PAG. 15/18 Iniziativa Capacità relazionali Team Working Sicurezza di sé 2) Conoscenze e capacità tecniche Conoscenze e competenze professionali e tecniche Conoscenza procedure, linee guida e regolamenti Capacità di collaborazione e condivisione 3) Capacità gestionali ed operative (Solo personale sanitario) Tenuta documentazione sanitaria Capacità di relazione con i pazienti Capacità di progettazione, osservazione e decisione Il responsabile della valutazione deve svolgere un azione di supporto al miglioramento e allo sviluppo continua delle performance dei propri collaboratori. Il risultato della valutazione sarà costituito principalmente da verifiche periodiche prestabilite, da verifiche a random effettuate durante le attività della struttura, da moduli per la valutazione della soddisfazione del cliente esterno ed interno e da colloqui con il personale. Durante queste fasi di verifica: verranno analizzate le competenze possedute e quelle acquisite durante le attività formative annuali; Rilevazione conoscenza evento formativo 10 verificato il rispetto e la conoscenza di regolamenti interni e linee guida Verrà valutato l outcome del personale attraverso l analisi del risultato ottenuto dalla Valutazione annuale del personale 6 compilata annualmente dal Responsabile R.U., consegnata, controfirmata ed eventualmente discussa (a discrezione dell operatore) durante colloquio individuale. Questi moduli sono archiviati e conservati in scheda nominali dell operatore ed analizzati solo ed esclusivamente da personale autorizzato e non divulgati. SISTEMA DI VERIFICA CORRETTA APPLICAZIONE DEL Indice di turnover Tasso di assenteismo dei neoassunti Numero di procedure corrette effettuate Numero di errori che si verificano Indice Burnout Tasso di utilizzo degli strumenti predisposti per l inserimento Percentuale delle persone che dichiarano una buona rispondenza fra aspettative e realtà Indice di gradimento degli utenti Indice di gradimento del personale coinvolto nel processo di inserimento Indice di gradimento personale neo assunto Relazioni termine evento formativo Schede per misurazione conoscenza evento formativo 15

18 PAG. 16/18 MODULI UTILIZZABILI E RELATIVA COLLOCAZIONE MODULO COMPETENZA COLLOCAZIONE MODULO VUOTO COLLOCAZIONE MODULO COMPILATO 1 Prima selezione personale amministrativo R.R.U. Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 2 Prima selezione personale sanitario R.R.U. D.S Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 3 Raccolta dati e dichiarazioni Personale ufficio R.U. Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 4 Check list processo inserimento Personale ufficio R.U. Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 5 Valutazione nuovo Operatore Socio Sanitario Tutor Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 6 Valutazione annuale del personale /neoassunto R.R.U. - D.S. Coordinatori Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 6 Valutazione personale neoassunto Tutor Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 7 Rilevazione bisogni formativi R.R.U. Cartella server Modulistica Dox Eventi formativi ufficio RU 8 Rilevazione presenze eventi formativi Tutto il personale Cartella server Modulistica Dox Eventi formativi ufficio RU/schedario archivio prot. 9 Rilevazione gradimento evento formativo Tutto il personale Cartella server Modulistica Dox Eventi formativi ufficio RU 10 Rilevazione conoscenza evento formativo Coordinatori Cartella server Modulistica Dox Eventi formativi ufficio RU/schedario archivio prot. 11 Scheda individuale crediti formativi Coordinatori Cartella server Modulistica Cartella nominale operatore ufficio RU 12 Dichiarazione Regolamenti Educatore Coordinatore struttura Cartella server Modulistica Classificatore volontari uffici amministrativi ALLEGATI - EVIDENZA DOCUMENTALE Procedura inserimento volontari e relativa modulistica Carta dei valori del volontariato Procedura inserimento personale tirocinante Piano di formazione neoassunto Elenco mail operatori Regolamento interno e Politica Aziendale Linee guida per la riabilitazione Linee guida di indirizzo specifico Istruzione giustificativi da terminale lettore presenza Selesta Protocollo Legge 20 16