FIRSTCLASS CLIENT. versione 6. Manuale d uso

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1 Didacta.com Nord Est On Line Gaia S.r.l. Via Calatafimi, Padova Tel Fax: FIRSTCLASS CLIENT versione 6 Manuale d Gaia S.r.l. All rights reserved. All trademarks are the property of their respective owners.

2 INDICE 1.0 PRESENTAZIONE GENERALITA TIPI DI MESSAGGISTICA L ACCESSO AL SERVER FIRSTCLASS COME ACCEDERE AL SERVER LA FINESTRA DI LOGIN LA FINESTRA SETUP SERVIZIO IL MENU DI SCELTA RAPIDA LA MODALITA OFFLINE L OFFLINE CONFIGURARE LA PRIMA SESSIONE OFFLINE PERSONALIZZAZIONE DEL SERVIZIO OFFLINE LE OPERAZIONI SUI MESSAGGI GLI ATTRIBUTI DEL MESSAGGIO L ORDINAMENTO DEI MESSAGGI GLI INDIRIZZI INTRANET E GLI INDIRIZZI INTERNET IL COMANDO RISPONDI CON CITAZIONE CREAZIONE E INVIO DI UN MESSAGGIO LA STORIA DEL MESSAGGIO LA RICEVUTA DI AVVENUTA SPEDIZIONE IL SALVATAGGIO IN LOCALE DEGLI ALLEGATI LA GESTIONE DI PARTICOLARI ALLEGATI LA FORMATTAZIONE DEL TESTO LINK IPERTESTUALI LE RISORSE STANDARD DELL AMBIENTE DI LAVORO LE RISORSE DELLA SCRIVANIA E L ORGANIZZAZIONE IN CARTELLE LA CHAT PRIVATA LA RUBRICA DEGLI INDIRIZZI IMPORTAZIONE DELLA RUBRICA DA ALTRI PROGRAMMI DI POSTA ELETTRONICA LA PUBBLICAZIONE DI PAGINE WEB LA FUNZIONE DI RICERCA L INOLTRO AUTOMATICO E LA RISPOSTA AUTOMATICA LA PERSONALIZZAZIONE DELLA BARRA DEGLI STRUMENTI I CALENDARI I CALENDARI COME UTILIZZARE I CALENDARI GLI ELEMENTI LA PROTEZIONE DEI CALENDARI Gaia S.r.l. - 2

3 1.0 PRESENTAZIONE 1.1 GENERALITA Sono qui esposte le principali funzionalità del client FirstClass 6.0. Il documento non vuole essere la descrizione del contenuto di tutte le opzioni disponibili nei vari menù, quanto una raccolta d indicazioni orientate alla presentazione di come FirstClass, in quanto specifico ambiente di posta, si propone di affrontare la gestione della messaggistica personale e/o di gruppo. Nelle indicazioni su come raggiungere una determinata opzione a menù è stata utilizzata la freccia come simbolo di concatenazione tra elementi da selezionare, di cui il primo si riferisce sempre alle risorse elencate nella barra dei menù posta sotto il titolo della finestra principale di FirstClass. 1.2 TIPI DI MESSAGGISTICA In FirstClass i flussi che la messaggistica può avere sono di due tipi: il primo tipo riguarda i messaggi inviati e ricevuti da utenti registrati presso lo stesso server, come ad esempio utenti appartenenti alle intranet aziendali, mentre il secondo tipo comprende tutti i messaggi inviati verso utenti registrati presso altri server o tutta la messaggistica da questi ricevuta. Esiste un terzo tipo di messaggistica, quella intra server FirstClass della cui descrizione non ci occupiamo in questo documento. Ovviamente la messaggistica del primo tipo risulta più veloce dal momento che ambiente d invio e ambiente di consegna coincidono. E il caso delle intranet aziendali il cui scopo è strutturare un area di comunicazione comune a più utenti omogenei. I servizi avanzati offerti da FirstClass sono indirizzati propriamente verso la costruzione e la gestione di un ambiente di lavoro riservato ad un gruppo di utenti. Chiamiamo per semplicità Il secondo tipo di flusso messaggistica da e per Internet. 2.0 L ACCESSO AL SERVER FIRSTCLASS 2.1 COME ACCEDERE AL SERVER Si accede al server via client FirstClass o utilizzando qualsiasi browser (Netscape Communicator, Internet Explorer, ecc...). L accesso via browser consente di poter verificare la propria casella di posta senza dover utilizzare un computer in cui sia stato installato precedentemente il client. In questo modo la lettura della posta è possibile utilizzando qualsiasi macchina dotata di un collegamento ad Internet. L uso del client FirstClass consente ad ogni utente di interfacciarsi al sistema utilizzando modalità e risorse personalizzate. Queste risorse vengono memorizzate localmente in profili di connessione entro la sottodirectory settings interna ad ogni cartella d installazione del client, e individuabili dal nome file con estensione *.fc. L uso di settings contenenti risorse particolari, come icone e form personalizzate interessano principalmente l accesso ad un intranet aziendale. La procedura d installazione del client FirstClass comprende già due profili di accesso. Il principale, il profilo home, si attiva automaticamente all avvio del client. Il secondo profilo viene creato di default dal processo di installazione e consente a ciascun utente di connettersi con il server di Centrinity, produttore del sistema FirstClass Gaia S.r.l. - 3

4 2.2 LA FINESTRA DI LOGIN Figura 1 La parte superiore della finestra di login permette di selezionare il file di Setting che si intende utilizzare. Premendo il pulsante Setup è possibile apportare delle variazioni nel profilo selezionato. Il riquadro centrale della finestra contiene due campi dove inserire user id e password di connessione. I due campi vengono nascosti se si seleziona l opzione di accesso Login come ospite (Login as Guest). Con tale modalità, non attiva nei nostri servers, è possibile l accesso al server ad utenti anonimi, privi di account personale. Tra i tre pulsanti nella parte inferiore della finestra è da notare il pulsante Connessione Offline (Work Offline), che permette di avviare la connessione in modalità Offline [Vedi la sez. La modalità Offline]. 2.3 LA FINESTRA SETUP SERVIZIO (SERVICE SETUP) La finestra, alla quale si accede premendo il pulsante Configura (Setup) nella finestra di login, consente di configurare i parametri di accesso al server. Per accessi via internet, quindi attraverso protocollo TCP/IP, è sufficiente specificare nel profilo di default entro il rispettivo campo, il nome del server FirstClass di riferimento. Lasciare gli altri parametri ai valori preimpostati. Inserire inoltre nei campi ID utente (User ID) e Password i dati concordati all atto dell abbonamento al servizio in modo tale che aprendo la finestra di Login questi siano già impostati senza sia necessario riscriverli ad ogni accesso. Figura 2 L operazione di Login in alcuni momenti potrebbe non concludersi positivamente. Le opzioni Riprova login (Retry login) e Riprova ogni (Retry delay) indicano al client un 2002 Gaia S.r.l. - 4

5 numero di tentativi d accesso, (Riprova Login), da ripetere ogni determinato numero di secondi, (Riprova ogni), senza dover effettuare l operazione manualmente. Da notare inoltre il pulsante Pulizia Cache (Flush Cache), utile per riportare alle impostazioni originarie il file di setting, cancellandone ogni eventuale personalizzazione dovuto ad icone e immagini in esso aggiunte. 2.4 IL MENU DI SCELTA RAPIDA (SOLO PER WINDOWS) L avvio del client posiziona automaticamente l icona FirstClass nella sezione dei menù di scelta rapida presente nella barra delle applicazioni di Windows localizzata a lato dell orologio di sistema. Utilizzandola è possibile raggiungere rapidamente le principali funzionalità del programma. Cliccando sull icona con il pulsante destro del mouse si attiverà un menu a tendina con le seguenti voci: Nuovo Messaggio (New Message): questo comando permette di aprire il client (inserire se richiesti user e password di connessione), visualizzando solo la form del nuovo messaggio. Ciò permette di rimanere collegati al Server il minor tempo possibile. A messaggio inviato il client effettuerà automaticamente la disconnessione dal server; Collegati... (Connect...): apre la Finestra di Login; Collegamento Offline... (Connect Offline...): apre la Finestra di Login ma effettua la connessione Offline; Preferenze... (Preferences...): apre la finestra Preferenze, dalla quale è possibile personalizzare il Client; Info su Client FirstClass (About FirstClass Client): visualizza informazioni sul Client e sulla casa produttrice; Esci (Exit): chiude il Client. Il menu di scelta rapida rimane visualizzato indipendentemente sia attivo o meno uno o più collegamenti a server FirstClass. In caso siano attivi dei collegamenti nel menù saranno presenti le voci degli eventuali profili attivi. Per ogni profilo verrà riportato nel menù di scelta rapida il nome del server di riferimento. Tale funzionalità consente di spostarsi rapidamente tra le varie connessioni aperte. 3.0 LA MODALITA OFFLINE 3.1 L OFFLINE La modalità Offline consente all utente di poter gestire le comunicazioni senza dover restare connesso al server FirstClass. In questo modo potrà ad esempio spedire la risposta ad una stabilendo la connessione solo dopo averne concluso la stesura, o ancora, potrà avviare una connessione solo dopo la preparazione di più messaggi in uscita ecc.. In ognuno di tali collegamenti potrà anche impostare un controllo automatico della sua casella postale o degli altri elementi della scrivania cui ha accesso, in modo tale che eventuale posta a lui indirizzata, o per la quale abbia almeno diritti in lettura, sia copiata nel suo ambiente locale permettendo un ottimizzazione di tempi e costi di connessione. La fase di connessione e scambio messaggi tra l ambiente FirstClass locale e il Server è chiamata sincronizzazione. Importante: la modalità Offline è un servizio aggiuntivo fornito solo su richiesta specifica dell utente. Attenzione: la modalità Offline non è prevista per i sistemi operativi Windows 3.x Gaia S.r.l. - 5

6 3.2 CONFIGURARE LA PRIMA SESSIONE OFFLINE La prima sessione in modalità offline prevede la configurazione del servizio. Avviare il client FirstClass, inserire user e password per l offline, che per semplicità consigliamo mantenere identiche a quelle di accesso al server, e premere il pulsante di Connessione Offline (Work Offline). L avvio della procedura di Login sarà automatico. Una finestra chiederà di confermare o meno la password immessa. Rispondere positivamente; la password di accesso alla modalità Offline sarà successivamente modificabile. La sessione Offline si presenta con una versione ridotta di Desktop. All interno è visibile la Mailbox e la cartella Offline Conference che conterrà gli altri messaggi sincronizzati relativi alle conferenze cui si è stati abilitati almeno in lettura. Alcune precisazioni sugli elementi del desktop offline Mailbox: contiene la copia dei messaggi inviati e ricevuti. Quelli inviati verranno copiati, mediante la fase di sincronismo, nella propria Mailbox on-line (quella visibile in modalità connessa al server FirstClass), e da questa gestiti dal server stesso in spedizione; i messaggi ricevuti saranno quelli che, presenti nella Mailbox dell utente, a seguito del processo di sincronizzazione, sono copiati nella mailbox offline. Offline Conferences: è la cartella che contiene la replicazione in locale di quanto visibile nell ambiente FirstClass mentre si è connessi al server. Si occupa della gestione del sincronismo dell area delle cartelle interne alla scrivania, ad esclusione della cartella Mailbox, in base a quanto definito dall utente. L utente, infatti, potrà specificare a sua discrezione quali conferenze sincronizzare ed eventualmente modificare le sue scelte nel tempo. Affiancata alla finestra del Desktop è presente la finestra Stato replica (Replication Status) avente lo scopo di indicare in tempo reale le fasi di sincronismo eventualmente in atto, ricezione o invio. La configurazione delle conferenze da sincronizzare L operazione di attivazione del sincronismo di una conferenza è possibile solo all interno di una connessione al server FirstClass. A tale scopo connettersi al server. Se nel desktop non è presente la cartella Offline Conferences, selezionare Collegamento Work Offline Apri Conferenze Offline (Connection Work Offline Open Offline Conferences). Questo farà comparire sulla scrivania l icona Offline Conferences; è consigliabile evitare di rinominare tale conferenza. Creare un alias della conferenza per cui si vuole attivare il sincronismo, mediante Conferenze Aggiungi alla Scrivania (Conferences Add To Desktop). Selezionare la nuova icona creata e tramite il mouse spostarla dentro la cartella Offline Conferences. Per testare la configurazione, portarsi in modalità Offline (Collegamento Work Offline Apri Conferenze Offline), e poi attivare una sincronizzazione forzata Collegamento Work Offline Replica Ora (Connection Work Offline Replicate Now). Qualora nella Mailbox Offline si dovesse ricevere un messaggio di errore, verificare quanto sopra specificato; in caso contrario la configurazione alla modalità è avvenuta correttamente e il prossimo messaggio destinato alla conferenza presente sul server con l attivazione del sincronismo sarà replicato nell ambiente locale. Attenzione: Non è prevista la sincronizzazione dell Address Book sul server con quello eventualmente presente nella configurazione locale Gaia S.r.l. - 6

7 3.3 PERSONALIZZAZIONE DEL SERVIZIO OFFLINE Una volta acceduti alla modalità offline è possibile effettuarne una configurazione in base alle proprie esigenze rispetto le opzioni rese disponibili in Collegamento Work Offline Configura Offline (Connection Work Offline Configure Offline). Collegamento: Host ID utente: precisare la User-ID attiva per le connessioni al server FirstClass; Password sull Host: precisare la password attiva per le connessioni al server FirstClass. Questa password dovrà essere quella con cui l utente accede al server; Scheduling: La sezione permette di configurare la schedulazione del sincronismo tra l ambiente offline e il server FirstClass. Questa potrà avvenire ad intervalli prestabiliti, all avvio e/o della fase offline, ma anche a seguito dell invio di un messaggio. La sezione permette anche di testare il sincronismo mediante i pulsanti presenti; Opzioni di replica: Permette di stabilire che cosa sincronizzare, la Mailbox, le conferenze od entrambe. La sezione permette inoltre di rendere o meno visibile la finestra di status della replicazione; Cancella messaggio: Permette di definire come trattare sul server i messaggi sincronizzati; Indirizzamento - Avanzato: Definisce gli elementi necessari per il riconoscimento in automatico dei servizi utili al corretto inoltro della messaggistica; Attenzione: per un invio corretto entrambi gli elementi entro Indirizzamento - Avanzato devono essere selezionati. 4.0 LE OPERAZIONI SUI MESSAGGI 4.1 GLI ATTRIBUTI DEL MESSAGGIO All interno di qualsiasi cartella un messaggio è identificato e descritto mediante 8 attributi qui elencati secondo l ordine di default: 1: il tipo, evidenziato da una icona (messaggio generico, documento, messaggio particolare di una intranet, ecc.); 2: presenza di almeno un file allegato, (segnalato dalla piccola icona di un foglio); 3: lo status del messaggio: letto, non letto, inviato o non inviato, indicato secondo la casistica da: bandierina rossa: messaggio ricevuto ancora non letto; bandierina bianca: messaggio creato non ancora inviato; nessuna bandierina: messaggio ricevuto e letto o creato ed inviato. 4: il nome del mittente per i messaggi ricevuti o del destinatario preceduto da To per i messaggi inviati; 5: le dimensioni del messaggio in kilobytes, comprensivo degli allegati; 6: il segno +, ad indicare che messaggio è quello più recente di un gruppo di messaggi appartenenti allo stesso flusso e derivati da un origine comune utilizzando procedure automatiche di creazione come il Rispondi (creazione automatica dell intestazione 2002 Gaia S.r.l. - 7

8 della risposta al mittente), l Inoltra (invio del messaggio ricevuto ad un altro indirizzo importando il corpo del messaggio originario in quello nuovo da inviare), ecc... Cliccando sopra il simbolo + il gruppo di messaggi omogenei viene esploso cronologicamente rendendo visibile la lista dei Rispondi (Re:) e Inoltra (Fwd:), ecc. ed eventualmente il messaggio originario. L attributo - indica che il messaggio in oggetto è il più recente tra quelli che lo seguono, facilmente individuabili grazie ad un rientro nel campo oggetto. Un click sopra il segno - provoca la chiusura della lista. Mediante questo strumento messaggi legati tra loro possono essere raggruppati e nascosti velocemente a vantaggio di una migliore visibilità; 7: la descrizione del contenuto del messaggio, l oggetto; 8: la data e l ora di ultima modifica. 4.2 L ORDINAMENTO DEI MESSAGGI L ordinamento dei messaggi interni ad una cartella avviene servendosi degli 8 attributi presenti nella barra di ordinamento che la divide in due parti. Dalla barra sono selezionabili in base agli attributi 8 criteri di ordinamento. Per i criteri evidenziati da un icona l ordinamento consisterà in raggruppamenti di messaggi per icone omogenee, per le voci ordinabili mediante numeri o lettere, l ordinamento sarà alternativamente crescente o decrescente. Cliccando sul simbolo + presente nella barra di ordinamento, tutti i messaggi con raggruppamenti interni vengono esplosi rendendo visibile la lista di tutti i messaggi presenti nella cartella specifica (secondo quanto specificato al punto 6 della sezione precedente). Cliccando sul simbolo - tutti i gruppi di files derivanti dallo stesso messaggio originario vengono compressi sotto la descrizione del messaggio più recente di ogni raggruppamento. In questo modo la lista dei messaggi viene a ridursi a beneficio di una migliore chiarezza. 4.3 GLI INDIRIZZI INTRANET E GLI INDIRIZZI INTERNET Per un utente FirstClass esistono due tipologie di indirizzi di posta elettronica. Quella relativa ad utenti appartenenti allo stesso sistema e quella relativa ad utenti di sistemi diversi. Per il flusso di messaggistica del primo tipo FirstClass consente una modalità di indirizzamento facilitato permettendo di specificare come destinatario il nome che questi ha all interno del sistema. Qualora si digiti solo parzialmente il nome del destinatario il sistema provvederà automaticamente al suo completamento; questo chiaramente solo in caso di univocità di quanto digitato dal mittente. Nel caso quanto specificato non fosse sufficiente ad individuare univocamente un destinatario, FirstClass proporrà al mittente di selezionare il nome tra un elenco di utenti accomunati dalle stesse iniziali. FirstClass tuttavia consente ad utenti dello stesso server di indirizzarsi posta anche secondo la modalità Internet. Per un indirizzo Internet non è prevista alcuna verifica dell indirizzo, ad esclusione di una corrispondenza logica che lo impone essere del tipo: in cui: nomedestinatario: corrisponde al nome registrato con cui un soggetto è abilitato a ricevere posta su un determinato server; nomeserverdiposta: corrisponde al nome del server su cui l utente con l identificativo cui sopra è abilitato ai servizi di posta; Il si legge at, il cui significato è presso Gaia S.r.l. - 8

9 4.4 IL COMANDO RISPONDI CON CITAZIONE Può capitare, a volte, di ricevere un messaggio che ci chiede informazioni su diversi argomenti, in questi casi il messaggio di risposta può risultare molto articolato, la cui stesura toglierebbe del tempo prezioso al proprio lavoro. Il comando Rispondi Quotato è la soluzione automatica a tale necessità. Nella prima figura si può vedere il messaggio originale, mentre nella successiva la risposta riprendente il testo originale quotato e le risposte alle varie domande nella posizione più adatta. Figura 4 Figura CREAZIONE E INVIO DI UN Un nuovo messaggio può essere creato ex novo o derivare in parte da messaggi precedenti da cui riprende in automatico alcuni elementi secondo lo schema seguente: MESSAGGIO Messaggio Nuovo Messaggio (Message New Message) Messaggio Inoltra (Message Forward) Crea un messaggio ex novo. Prevede la selezione di un messaggio di cui effettuare la girata ad altri. Il nuovo messaggio ha corpo identico a quello del 2002 Gaia S.r.l. - 9

10 Messaggio Rispondi (Message Reply) Messaggio Rispondi Speciale Rispondi Quotato (Message Reply Reply with Quote) messaggio selezionato ed oggetto quello originario preceduto da Fwd: (Forward) Prevede la selezione di un messaggio a cui rispondere. Il nuovo messaggio è di risposta ed ha come destinatario il mittente del messaggio selezionato ed oggetto quello originale preceduto da Re: (Reply). Vedi [Il comando Rispondi con citazione] Tutti i messaggi vengono creati automaticamente entro la Mailbox personale indipendentemente dalla cartella attiva al momento della creazione del nuovo messaggio. Dalla Mailbox sarà poi possibile spostare il messaggio entro altre sottocartelle. Questo il significato dei campi presenti in ogni messaggio con alcune indicazioni rivolte al loro uso corretto. Da: indica il mittente o i mittenti del messaggio; E impostato automaticamente; Oggetto(Subject): indica l oggetto del messaggio. Non è obbligatorio ma la sua presenza facilita la gestione della posta; A: contiene l indirizzo del destinatario o, uno per riga, dei destinatari principali del messaggio; Importante l inserimento di un indirizzo deve essere confermato premendo il tasto Invio. In questo modo FirstClass verifica se l indirizzo corrisponde ad un utente Internet o ad un utente interno al sistema. Cc: copia per conoscenza. Inserire qui l indirizzo o gli indirizzi dei destinatari secondari; Bcc: indirizzo per Copia per Conoscenza non visibile. Utilizzare questo campo quando non si vuole rendere visibile agli altri destinatari gli indirizzi dei destinatari per conoscenza. Il campo viene reso disponibile attraverso Messaggio Mostra Bcc (Message Show Bcc). Nel caso la lista dei destinatari in questo campo rendesse disagevole la lettura del messaggio, è possibile nasconderla mediante Messaggio Nascondi Bcc (Message Hide Bcc); Allegati (Attachment): elenca gli allegati al messaggio. Nel caso di un messaggio ricevuto, gli allegati vengono scaricati in locale mediante un doppio click sul nome del file di cui si vuole fare il download. Nel caso di un messaggio da inviare il campo viene reso disponibile mediante File Allega File e dopo la selezione di un file da allegare (File Attach File); Corpo: corrisponde al contenuto del messaggio. Se il messaggio prevede degli allegati, generalmente il corpo contiene l indicazione delle applicazioni utilizzate per produrli onde agevolare il ricevente nell uso degli stessi. A messaggio ultimato la spedizione avviene tramite Messaggio Invia (Message Send), o altrimenti via tastiera con CTRL + E, oppure ancora cliccando sull apposito pulsante nella Barra degli Strumenti [vedi La Personalizzazione della Barra degli Strumenti]. La conferma dell avvenuta spedizione sarà evidenziata dalla presenza di una icona raffigurante un timbro postale che automaticamente verrà inserita nella parte superiore sinistra del messaggio all atto dell invio. Sono riportate di seguito due immagini relative alla creazione di un messaggio. Nella prima si può vedere lo stato di caricamento di un file in un messaggio (allegato), mentre 2002 Gaia S.r.l. - 10

11 nella seconda si vede il messaggio vero e proprio con tre destinatari, un destinatario (utente) è un utente interno al sistema FirstClass, uno è un utente Internet (nomecontatto), e il terzo (Administrator), è un destinatario per conoscenza. Sotto i nomi dei destinatari si può notare il campo Allegati che contiene nome, estensione e dimensione dell allegato al messaggio. Figura 6 Figura LA STORIA DEL MESSAGGIO Per ogni messaggio gestito FirstClass ne fornisce lo status. Dopo aver selezionato un messaggio si accede al suo status mediante Messaggio Storia (Message History). Le informazioni visibili nella finestra di Storia sono ordinate cronologicamente. Per ogni operazione viene riportato l indirizzo di posta dell utente che si è interfacciato con il messaggio. Figura Gaia S.r.l. - 11

12 Chiaramente la prima riga di status riguarderà il momento di creazione e l identificativo dell utente che ha generato il messaggio. Il livello di dettaglio sulla storia è diversa tra un messaggio inviato o ricevuto tra utenti dello stesso server FirstClass (flusso Intranet), e quello gestito da server differenti (flusso Internet). Nel primo caso il dettaglio arriva a registrare anche il momento di lettura del messaggio da parte dei vari destinatari. Nel secondo caso, nell ipotesi di un messaggio inviato verso utenti di server generici di posta, la storia del messaggio registra il momento in cui il messaggio inviato viene recapitato al server, route verso (routed to), cui il destinatario è registrato come utente. Affinché questo possa avvenire il destinatario dev essere stato riconosciuto come esistente. In questo modo si ottiene una conferma della correttezza dell indirizzo utilizzato e dei tempi di consegna del messaggio. Nel caso di ricezione di un messaggio da utenti di altri sistemi di posta l indicazione precisata nella storia sarà route da (routed from). 4.7 LA RICEVUTA DI AVVENUTA SPEDIZIONE Questo comando consente di ottenere una notifica, sotto forma di messaggio di posta, di un determinato stato del messaggio dopo il suo invio; in particolare dopo aver selezionato dal menu Messaggio la voce Ricevuta (Messagge Receipt) si possono selezionare le seguenti voci: Ricevuta alla lettura (Receipt on read): il mittente riceverà un messaggio automatico di notifica quando il destinatario aprirà il messaggio (attenzione: mittente e destinatario devono essere utenti dello stesso server, in caso contrario nulla verrà notificato); Ricevuta alla consegna (Receipt on Delivery): in questo caso la notifica viene ricevuta dal mittente quando il messaggio arriva nella Mailbox del destinatario. (attenzione: mittente e destinatario devono essere utenti dello stesso server, in caso contrario nulla verrà notificato); Ricevuta al Route (Receipt on route): un messaggio inviato al di fuori del proprio server di posta non può essere notificato né all arrivo né tanto meno alla lettura da parte del destinatario, con questa opzione però si ottiene la notifica al momento in cui il messaggio esce dal server; Elimina NDN (Delete NDN): un messaggio NDN (Non Delivery Notices) viene spedito dal server al mittente del messaggio i tutti i casi di mancato recapito. L attivazione dell opzione impedisce la ricezione di eventuali NDN. 4.8 IL SALVATAGGIO IN LOCALE DEGLI ALLEGATI Per scaricare nella propria macchina gli allegati ai messaggi è sufficiente selezionare con un doppio click dal campo Allegati del messaggio il file che si intende salvare. Si aprirà una finestra, simile a quella già vista e utilizzata da FirstClass per fare l upload dei files, dove verrà chiesto di specificare in quale directory o risorsa del computer effettuare il download. Di default viene proposta la directory Download interna alla directory in cui FirstClass è stato installato. In caso di necessità è possibile impostare una directory diversa;a tale scopo, selezionare con il mouse il menu Modifica Preferenze (Edit Preferences), ed impostare nel campo Download Folder la directory per i salvataggi automatici Gaia S.r.l. - 12

13 4.9 LA GESTIONE DI PARTICOLARI ALLEGATI Per alcuni allegati FirstClass consente una rapida visualizzazione. La funzione si attiva con doppio click sull allegato si avvia la procedura di download. Per files di tipo bmp, gif, jpg o txt FirstClass possiede un visualizzatore dedicato all interno del client. Per gli altri tipi di files la visualizzazione avverrà mediante apertura automatica delle applicazioni ad essi associati a livello di sistema operativo LA FORMATTAZIONE DEL TESTO Dalla versione 6 FirstClass permette all utente la formattazione del testo del messaggio in fase di scrittura. Come si può osservare in figura a tale scopo è stata integrata al client una barra degli strumenti simile a quella dei programmi di videoscrittura. Figura 14 Nella parte superiore della barra sono presenti diversi pulsanti mentre in quella inferiore vi sono alcuni menù a tendina. I primi 4 menù a tendina servono per selezionare il tipo di carattere con cui scrivere, la grandezza del carattere, il colore del carattere e l allineamento del testo (a sinistra, a destra o centrale). Mediante il menù Inserisci (Insert) si inseriscono nel testo i seguenti oggetti: - un file immagine (File); - un interruzione di pagina (Page break); - un separatore di testo (Horizontal Rule); - un marcatore (Marker); - la firma digitale (Signature). Di seguito si spiegherà la funzione dei pulsanti presenti nella parte superiore della barra: Pulsante Annulla (Undo). Riporta il testo alla situazione precedente l ultima modifica apportata; Pulsante Ripeti (Redo). Se si utilizza il pulsante Undo il pulsante Redo verrà illuminato e premendolo si riporterà il testo alla situazione precedente l utilizzo di Undo; Pulsanti per la selezione dello stile di carattere (normale, grassetto, corsivo, sottolineato e evidenziato); Pulsante per aumentare l indentazione del testo; Pulsante per diminuire l indentazione del testo; Pulsante per scegliere la formattazione del testo selezionato. (Per selezionare del testo premere il tasto sinistro del mouse e trascinare il puntatore sul testo; in alternativa tenere premuto il tasto shift e spostarsi con le frecce direzionali); Pulsante per scegliere la formattazione di un paragrafo; Pulsante per l inserimento di link ipertestuali; 2002 Gaia S.r.l. - 13

14 Pulsante per inserire la propria firma digitale; Pulsante per avviare il controllo ortografico (Se la versione del client è in Inglese lo sarà anche il controllo ortografico) LINK IPERTESTUALI Nella versione 6 di FirstClass viene data la possibilità all utente di creare dei link ipertestuali all interno dei messaggi inviati in modo da rendere il proprio messaggio interattivo e di più immediata comprensione. Per inserire un link ipertestuale selezionare il testo o l oggetto che si desidera trasformare in link e premere il pulsante link ipertestuale (oppure tramite menù alla voce Edit Make Link). Attenzione se non è stato selezionato del testo il pulsante link ipertestuale sarà oscurato. Nella finestra che apparirà vi sarà un campo dove immettere l URL di destinazione (Target URL), ovvero l indirizzo di rete che il collegamento aprirà cliccandoci sopra. Il link possono fare riferimento a: - Cartelle e file interni di FirstClass; - Siti internet; - Marcatori posizionati nel testo del messaggio. Videata di configurazione del link. Figura 15 Creazione di un link a cartelle o file FirstClass. Selezionare il testo o l oggetto a cui si vuole associare il link, premere sul pulsante Crea Collegamento (Make Link), quando apparirà la schermata di configurazione del link premere su Annulla (Cancel). Accanto alla selezione sarà ora visibile l icona di un link, rappresentata da una graffetta. Per associare il link ad una cartella o un file FirstClass sarà sufficiente trascinare il file o la cartella in questione sopra all immagine della graffetta. Creazione di un link a un sito internet. Procedere come descritto precedentemente specificando entro la finestra di configurazione del link l indirizzo del sito internet di destinazione. Creazione di un link ad un marcatore. Questo tipo di link è utile quando si è in presenza di un molto lunga. Per rendere la lettura più veloce è possibile inserire dei collegamenti che rimandano a determinati 2002 Gaia S.r.l. - 14

15 punti nel testo. Per creare un link ad un marcatore seguire i punti di seguito riportati: 1. Posizionarsi con il cursore nel punto di inserimento e aggiungere un marcatore con il comando Edit Insert Insert Marker. E possibile eseguire lo stesso comando mediante il menù a tendina; 2. Verrà chiesto di inserire un nome per identificare il marcatore, digitare il nome seguito da invio. (Questa schermata e quella di configurazione del link sono accessibili tramite doppio click sulla rispettiva icona.); 3. Selezionare il testo che si desidera diventi il collegamento al marcatore 4. Trasformarlo in collegamento (pulsante Make Link); 5. Nella schermata che di configurazione del link che apparirà digitare nel campo Target URL il nome del marcatore preceduto da #. In alternativa semplicemente trascinare il marcatore sopra al simbolo del link nel testo del messaggio. Attenzione: se si dimentica il nome di un marcatore è possibile visualizzare l elenco dei nomi di tutti i marcatori presenti nel testo tramite il menù Edit List Marker. 5.0 LE RISORSE STANDARD DELL AMBIENTE DI LAVORO 5.1 LE RISORSE DELLA SCRIVANIA E L ORGANIZZAZIONE IN CARTELLE Appena terminato il processo di Login (accesso) all utente viene presentata la finestra principale di FirstClass chiamata Scrivania. All interno della Scrivania sono presenti tutte le aree di messaggistica ad ogni modo associate all utente e rispetto le quali egli ha determinati diritti, identici o diversi dagli altri utenti. Ovviamente nel caso di una intranet aziendale questa sarà visibile ed accessibile solo allo stretto gruppo di utenti interessati. 7Figura 3 Di default saranno presenti in ogni Scrivania le seguenti cartelle: Mailbox, News, Conferences ed Help. Quando un nuovo messaggio viene ricevuto all interno di una conferenza FirstClass ne da notifica ponendo al lato destro dell icona della stessa una bandierina rossa, mentre all interno della conferenza marcherà con una bandierina rossa il messaggio appena ricevuto. Solo l apertura da parte dell utente ne cancellerà la bandierina rossa. La bandierina resterà a lato di una conferenza finché tutti i messaggi all interno non saranno stati letti, ovvero finché nessuna bandierina rossa sia rimasta come attributo di non lettura a fianco di almeno un messaggio in essa contenuto. Al suo interno ogni cartella è divisa in due parti. La parte superiore raccoglie le 2002 Gaia S.r.l. - 15

16 sottocartelle create a scopo organizzativo, mente la parte inferiore raccoglie, secondo l ordine voluto, tutta la messaggistica ricevuta ed inviata o ancora in fase di stesura. Nel caso della Mailbox e di tutte le aree di lavoro di cui l utente abbia diretta responsabilità organizzativa, ciascuno potrà creare delle sottocartelle interne di suddivisione. In tutti gli altri casi l operazione di suddivisione in sottocartelle sarà possibile solo all amministratore o ad altri utenti a ciò abilitati. Fanno parte della scrivania anche eventuali cartelle speciali, come quella dell Address Book (rubrica), dell Home Page (area personale di pubblicazione web), e delle Offline Conferences (conferenze sottoposte a sincronismo), visibili solo se i rispettivi servizi sono stati attivati dall utente preventivamente abilitato. Esistono due tipologie di cartelle, le cartelle vere e proprie (Folder) e quelle particolari, dette Conferenze (Conferences). Mentre è possibile, a patto di averne i diritti, indirizzare un messaggio ad una conferenza, per le cartelle generiche l operazione non è prevista. Il sistema delle conferenze è la base per la creazione di una intranet; dal loro livello di nidificazione deriva una minore o maggiore complessità. 5.2 LA CHAT PRIVATA (PRIVATE CHAT) La Chat privata è un area nella quale due o più persone comunicano in tempo reale come se fossero una di fronte all altra ma senza vedersi ne sentirsi, bensì scrivendo con la tastiera e leggendo a monitor. Selezionando dal menu File Apri Chat privato (File Open Private Chat) si aprirà una finestra dalla quale si potrà, cliccando sul pulsante Invito (Invite), accedere alla lista degli utenti collegati al server, condizione necessaria per invitare altri a chattare, nel caso in cui non ci siano altre persone collegate al server il pulsante Invito non sarà nemmeno disponibile. Figura LA RUBRICA DEGLI INDIRIZZI L indirizzario (Address Book) permette di memorizzare indirizzi o liste di indirizzi di posta elettronica associandoli a dei semplici alias da utilizzare in sostituzione della digitazione di complessi indirizzi di o dell inserimento di una lista di indirizzi con il conseguente rischio di errori Gaia S.r.l. - 16

17 Per creare l Indirizzario assicurarsi di non essere all interno di qualche cartella. Posizionarsi entro la Scrivania di FirstClass e creare la cartella attraverso il menu File Apri Indirizzario (File Open Address Book). All atto della creazione sarà immediatamente disponibile la finestra del nuovo folder. Chiuderla e verificare che nel desktop sia stata aggiunta la nuova cartella Indirizzario (Address Book). Figura 10 Riaprendo l Address Book si noterà la presenza di due pulsanti nella parte superiore sinistra. Nuovo Indirizzo Personale Il pulsante permette di associare un indirizzo di posta elettronica ad un alias. Quando come destinatario verrà precisato un alias all invio del messaggio questo sarà automaticamente sostituito con l indirizzo ad esso associato. FirstClass consente di conservare entro la scheda Indirizzo Personale anche altre informazioni relative all utente.non è possibile utilizzare alias creati come Indirizzo Personale come elementi di Mail List Personale: in questo caso l indirizzo dovrà essere digitato o eventualmente copiato entro ogni mail list cui si vuole appartenga. Nel caso vengano utilizzati nomi già associati ad utenti del sistema, FirstClass li considererà degli alias. Per stampare la lista di indirizzi inseriti in una lista è sufficiente aprirla ed avviarne la stampa mediante File Stampa (File Print) o premendo contemporaneamente i tasti CTRL + P. Per avere la stampa degli Indirizzi Personali sarà sufficiente avviare il processo di stampa una volta aperto l Indirizzario. Importante: ricordarsi di non rinominare, posizionare entro altre cartelle o gestire più copie dell Indirizzario. Figura Gaia S.r.l. - 17

18 5.4 IMPORTAZIONE DELLA RUBRICA DA ALTRI PROGRAMMI DI POSTA ELETTRONICA Nella versione 6 del client FirstClass è possibile importare la rubrica da altri programmi di posta elettronica come ad esempio Outlook. Per fare questo usare il comando File Import Import Address Book e selezionare il file della rubrica da importare. 5.5 LA PUBBLICAZIONE DI PAGINE WEB FirstClass permette ad ogni suo utente a ciò abilitato di potersi creare entro l area personale di posta un semplice sito web. A tal fine è necessario creare nell area della Scrivania la cartella Home Page attraverso File Apri Home Page (File Open Home Page). Qualsiasi documento html o messaggio gestito entro FirstClass, ma anche qualsiasi folder presenti entro la cartella Home Page, saranno visibili mediante browser da qualsiasi utente Internet. A tale scopo l indirizzo su cui puntare il browser è del tipo: nome_server/~nome_utente Il simbolo ~, tilde lo si ottiene premendo il tasto Alt mentre si digita la cifra 126 nel tastierino numerico. Il nome del server e l identificativo utente sono desumibili dalla documentazione fornita all atto della sottoscrizione del contratto di abbonamento. Affinché la pagina principale venga visualizzata come pagina web è necessario abbia un nome tra i seguenti: default.html, default.htm, index.html, index.htm, home.html o home.htm. Le altre pagine cui rimandano gli eventuali link possono avere qualsiasi nome. La presenza della home page di default, dal momento che viene automaticamente resa disponibile all utente appena si connette al sito, inibisce la visualizzazione delle eventuali sottocartelle presenti. Se si vuole mantenere la home page e rendere visibili eventuali sottocartelle all utente Internet dovrà esserne comunicato il percorso da precisare nel browser. In generale per importare entro le cartelle visibili via web le risorse html o grafiche utilizzare il comando File Upload. Le pagine html possono essere importate anche scaricando il contenuto in clipboard entro un documento di FirstClass (File Nuovo Nuovo Documento). 5.6 LA FUNZIONE DI RICERCA FirstClass offre interessanti funzionalità di ricerca di una stringa entro la propria casella di posta. In particolare consente tramite le selezioni da apportare alla finestra di configurazione, attivabile via Modifica Trova (Edit Find), di specificare gli elementi singoli o in gruppo entro cui effettuare la ricerca. 5.7 L INOLTRO AUTOMATICO E LA RISPOSTA AUTOMATICA Nel caso fosse necessario dirottare la posta ricevuta nella propria casella di FirstClass in altra casella, propria o di altri, è sufficente precisarne l indirizzo entro il campo A: presente nella finestra Regole Posta (Edit Preferences Messagging Mail Rules), dopo aver confermato il servizio per almeno uno dei tipi di messaggi. Inserire più indirizzi di posta, uno per ogni riga, nel caso si volessero impostare più inoltri in automatico. (Confermare l inserimento di ogni indirizzo con Invio). Copia della posta ricevuta verrà mantenuta nella casella di origine. Per configurare la risposta automatica ai mittenti di tutti i messaggi ricevuti attivare il servizio scegliendo Yes dal menù a tendina nella casella automatic reply e specificando 2002 Gaia S.r.l. - 18

19 nel campo sottostante il contenuto del messaggio di risposta. Nota: Se si desidera che la risposta automatica o il Forward automatico avvengano solo per i messaggi urgenti selezionare Urgent Only anziché Yes. A configurazioni terminate premendo il pulsante Applica le modifiche saranno subito operative. Premendo il tasto Default i campi verranno riportati ai valori originari. 5.8 LA PERSONALIZZAZIONE DELLA BARRA DEGLI STRUMENTI Figura 12 In questa figura si può notare la barra degli strumenti, essa è composta da una serie di pulsanti che permettono di eseguire rapidamente dei comandi altrimenti accessibili dai vari menu a tendina. Figura 13 Ogni utente può personalizzare questa barra mediante la finestra Personalizza Barra Strumenti (Customize ToolBar), che si trova Nel menu Mostra (View) sotto la voce Barre Strumenti (ToolBar). Nel riquadro Bottoni (Buttons) sono presenti i vari pulsanti che possono essere aggiunti alla barra; per fare ciò basta cliccare con il pulsante sinistro del mouse sull oggetto desiderato, quindi tenendolo premuto, spostarsi con il puntatore sulla barra nella posizione voluta. Questa operazione è conosciuta con il nome di Drag & Drop. Nella parte superiore della finestra il campo categorie, serve ad individuare con maggior velocità il pulsante che si vuole aggiungere; la logica con cui sono organizzate le categorie è la stessa dei menu a tendina della Barra dei Menu tranne che per le categorie Apri Elementi (Open Items) e Nuovi Elementi (New Items) che corrispondono alle due sottovoci del menu File Apri (Open) e Nuovo (New). Il riquadro Descrizione (Descriptions) visualizza una breve descrizione sulle funzionalità del pulsante mentre il puntatore scorre sull oggetto Gaia S.r.l. - 19

20 6.0 I CALENDARI 6.1 I CALENDARI I calendari possono essere utilizzati sia come strumenti individuali che di gruppo. Esistono quattro tipi di calendari: calendario personale calendario di gruppo calendario risorsa calendario ubicazione Escludendo il primo della lista, i calendari permettono di organizzare l'utilizzo di determinate risorse in comune con altri utenti del server FirstClass. Il calendario personale è indicato per l'uso privato, ma può essere visualizzato da altri utenti. Un gruppo di utenti (quali gli appartenenti ad una intranet aziendale), può avere la necessità di condividere l'utilizzo di un oggetto e/o di un luogo (ad esempio un'aula) e quindi di gestirne l'utilizzo nel tempo. FirstClass permette di fare questo con il calendario risorsa e il calendario ubicazione. Quando all'interno di un calendario personale o di gruppo viene creato un evento e, per lo svolgimento dell'evento si prenota una risorsa o un'ubicazione, il calendario di tale oggetto viene aggiornato automaticamente con l'evento. Non si deve perciò inserire eventi direttamente all'interno del calendario risorsa/ubicazione. Si consiglia di nominare i calendari con il nomi delle risorse o ubicazioni alle quali sono associati; cosi il calendario dell'automobile si chiamerà Automobile, quello del proiettore Proiettore ecc.. CALENDARIO RISORSA Quando un calendario non è associato ad una persona ma ad un oggetto si parla di calendario risorsa. Una risorsa può essere l'automobile aziendale o un videoproiettore. CALENDARIO UBICAZIONE Il calendario ubicazione ha lo stesso principio di funzionamento e lo stesso aspetto grafico del calendario risorsa ma l'oggetto in questione sarà un luogo ben definito, tipo una sala convegni, un'aula corsi ecc. CALENDARIO Dl GRUPPO Il calendario di gruppo viene creato dall'amministratore assegnando agli utenti che potranno visualizzarlo dei diritti specifici relativi all introduzione, modifica o visualizzazione degli eventi in esso contenuti. CALENDARIO PERSONALE Per aprire il proprio calendario selezionare da menu File Apri Calendario (File Open Calendar). In questo modo sarà aggiunta al desktop l'icona del calendario, sulla quale basterà fare doppio click per aprirlo Gaia S.r.l. - 20

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