ANM PORTALE ACQUISTI

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1 ANM PORTALE ACQUISTI F.A.Q. - Domande Frequenti 1. Informazioni utili Quale garanzie offre il Portale Acquisti di A.N.M. S.p.A.? Il Portale si basa sulla Soluzione BravoSolution ESoP (Enterprise Sourcing Platform), sviluppata da BravoSolution S.p.A., società leader nella fornitura di servizi e strumenti di e-sourcing ed e-procurement. La soluzione BravoSolution ESoP si caratterizza per la rispondenza ai piu' severi requisiti di sicurezza. Alla base di tale risultato ci sono l'utilizzo di tecnologie hardware e software consolidate e costantemente aggiornate e il continuo investimento nel processo di sviluppo e adozione di politiche e tecnologie di sicurezza. In particolare l'infrastruttura adotta: certificati ssl lato server in grado di assicurare riservatezza del collegamento, autenticazione dell'identità' nelle connessioni e affidabilità; meccanismo esteso per il tracciamento e la registrazione dell'attività' degli utenti; sistema per il monitoraggio dei tentativi di intrusione a mezzo rete (IDS) basato su tecnologia Check Point Smart Defence; sistemi avanzati di gestione profili e di controllo e validazione delle sessioni applicative degli utenti; sottosistemi di sicurezza in configurazione ridondante; sistemi antivirus basata su architettura ai due livelli "firewall" e "server". Il servizio di hosting (la soluzione e' offerta in modalità ASP) si distingue inoltre per elevati standard di sicurezza fisica del centro elaborazioni dati. Per saperne di più visita il sito Serve una dotazione informatica particolare per accedere al Portale? Per poter accedere al Portale Acquisti è necessario che le Imprese siano in possesso di un Personal Computer collegato ad Internet con la seguente dotazione informatica minima: AMBIENTI MS Windows 98 MS Windows NT SP4 o successivo MS Windows 2000

2 MS Windows XP COLLEGAMENTO A INTERNET E necessaria una connessione con modem dial-up (V90) di almeno 56kb, consigliate linee ISDN o ADSL. WEB BROWSER Internet Explorer 7.0 Internet Explorer 6.0 Internet Explorer 5.01 Internet Explorer 5.5 JAVA VIRTUAL MACHINE Plug-in SUN Quanto costa iscriversi e partecipare alle gare? L intero processo è completamente gratuito, comprese tutte le operazioni necessarie alla registrazione al portale. 2. La registrazione al Portale 2.1. Come faccio a registrarmi? Per potersi registrare ed ottenere l accesso al Portale deve: compilare il modulo di autocandidatura on line sul Portale Acquisti; inviare secondo le modalità previste nel Regolamento la documentazione richiesta ad A.N.M. S.p.A. Unità Gare e Appalti Via Giambattista Marino, Napoli A cosa serve la "Domanda di controllo" richiesta nel modulo di autocandidatura durante la fase di registrazione? Serve ad identificare univocamente l'utente. E' per questo motivo che domanda e risposta devono essere strettamente personali Mi sono appena registrato ma non riesco ad entrare con la password, come mai non funziona? Perché la password funzioni, è necessario che invii la documentazione richiesta nel Regolamento ad ANM SpA Unità Gare e Appalti Via Giambattista Marino, Napoli in modo da potere abilitare la password alle funzionalità del sito Perchè il sistema mi chiede periodicamente di rinnovare la password? Il rinnovo della password è una procedura ideata per garantire una maggiore sicurezza all'utente.

3 2.5. Se voglio annullare la registrazione come faccio? Basta inviare una lettera ad A.N.M. S.p.A. Unità Gare e Appalti Via Giambattista Marino, Napoli in cui comunicate la volontà di annullare la vostra registrazione al Portale Non ricordo più la password? Si colleghi al Portale. Clicchi su hai dimenticato la password? ed inserisca la user-id e l indirizzo che ha inserito in fase di registrazione e poi conferma, in questo modo arriverà sulla casella di posta la nuova password. 3. Il contratto di registrazione 3.1. A che cosa serve il contratto di registrazione? Il contratto di registrazione fissa gli obblighi e le regole che il fornitore deve rispettare nel corso dell accesso al Portale in particolare durante tutta la durata di ciascun evento, nonché le modalità di svolgimento dell Asta Elettronica, della Richiesta di Offerta e di ogni altro evento eseguibile a mezzo del Portale Cosa c entra il contratto di registrazione con le fornitura oggetto della gara? Il contratto di registrazione è relativo soltanto all utilizzo del portale e non regola in alcun modo le condizioni della fornitura o dell appalto oggetto della gara che invece vengono regolamentati dai documenti che vengono di volta in volta allegati alla gara stessa Cosa significa il paragrafo Art. 18 Modifiche al Contratto di Registrazione per le procedure Telematiche? Tale paragrafo prevede che ANM possa modificare il Contratto di Registrazione per le procedure Telematiche dandone avviso ai fornitori. Eventuali modifiche di tale contratto non influenzano i contratti relativi alle gare in corso o già effettuate ma hanno influenza solo sulle regole di utilizzo del Portale degli Acquisti Cosa significa il paragrafo Art. 21 Diritti di proprietà intellettuale ed industriale? Tale paragrafo autorizza gli utenti del Portale Acquisti a stampare il materiale contenuto all interno del portale stesso, ma obbliga gli utenti a non riprodurlo e diffonderlo per motivi che esulano dalla gara stessa 3.5. Nel paragrafo Art. 16 Obblighi e garanzie del Fornitore c è scritto che l offerta vale 180 giorni; è un termine troppo lungo non sono d accordo come c posso fare? Tale paragrafo, indica che l offerta vale 180 gg salvo diversamente specificato nei documenti di gara. Il contratto di registrazione fornisce solo delle regole generali per

4 l utilizzo del Portale degli Acquisti ma occorre fare riferimento anche e soprattutto a quanto specificato dai documenti allegati alle singole gare. 4. La fase di qualifica 4.1. Cosa devo fare in seguito alla spedizione della documentazione richiesta? Dopo aver spedito la documentazione richiesta dal regolamento, ANM valuterà la sua domanda e, in caso di esito positivo le sarà invitata (avviso tramite ) conferma dell attivazione della password ed invito a compilare il Questionario informativo per poter avviare il processo di qualificazione per le categorie merceologiche di interesse Cosa devo fare per completare il processo di qualifica? Per poter completare il processo di qualifica, e poter quindi partecipare alle gare di ANM, il Fornitore deve compilare in tutte le sue parti e trasmettere on line il Questionario Informativo, composto da una sezione anagrafica, una sezione di dati generali, e alcune sezioni di domande specifiche, una per ogni categoria merceologica Come devo fare per compilare il Questionario Informativo? Bisogna accedere al Portale, cliccare su Negoziazioni, accedere all area Questionari Informativi e cliccare sul Codice Questionario Informativo per poter rispondere alle varie domande. Una volta compilati tutti i campi obbligatori del Questionario, cliccare su Trasmetti e successivamente su conferma per inviare il Questionario ad ANM, che nel più breve tempo possibile controllerà i Questionari e provvederà alla Qualificazione. 5. Come partecipare 5.1. Cosa devo fare per partecipare ad una Negoziazione Telematica? Per poter partecipare ad una negoziazione telematica (una Richiesta d Offerta in busta digitale o una Asta Elettronica) è necessario essere stati invitati da A.N.M. S.p.A. tramite avviso trasmesso mediante direttamente dal Portale Devo pagare per partecipare ad una Negoziazione Telematica? No, l intero processo è gratuito, comprese tutte le operazioni necessarie alla registrazione al portale Nella di invito c è scritto di andare nell Area negoziazioni, come faccio? Vada sulla home page del Portale, sotto area riservata trova due caselle con user-id e password, le inserisca e dia l invio.

5 6. Asta Elettronica 6.1. Di cosa si tratta? L Asta Elettronica rappresenta uno strumento di negoziazione innovativo. L'asta elettronica mette in contatto acquirente e fornitori che negoziano, simultaneamente, dal proprio computer, senza limiti geografici ed in piena sicurezza, in condizioni di massima trasparenza e pari opportunità. Questo strumento premia la capacità competitiva dei partecipanti e riserva numerosi vantaggi sia agli acquirenti che ai fornitori in termini di: incremento dell efficienza ed efficacia nell interazione tra acquirente e fornitori; snellimento e velocizzazione delle procedure di acquisto/offerta; trasparenza, dinamicità e pari opportunità; standardizzazione dei processi Come si svolge? L'asta Elettronica si inserisce nella fase negoziale del processo di acquisto, eventualmente a seguito di una Richiesta di Offerta preliminare. L A.N.M. SpA: invita i fornitori ammessi; stabilisce le regole dell'asta (criteri di aggiudicazione, eventuali condizioni contrattuali, specifiche, ecc.) e le comunica ai fornitori invitati attraverso il portale. Alla data prestabilita, i fornitori invitati accedono al Portale e l Asta ha inizio: i fornitori formulano le proprie offerte (che restano anonime); tutti i partecipanti seguono l'andamento dell'asta dal proprio computer; al termine fissato l'asta si conclude, secondo le modalità di aggiudicazione specificate nella documentazione di gara Non ho mai fatto un asta on line, non so come fare? Sul Manuale, disponibile nella homepage dell area riservata ai fornitori, sono riportate le istruzioni per poter partecipare ad un asta on line. I fornitori interessati potranno comunque richiedere ai referenti indicati dell ANM maggiori dettagli ed eventualmente effettuare un Asta di Prova Posso sapere chi sono gli altri fornitori inviati? No, non è possibile sapere quali sono gli altri fornitori invitati alla gara Quali sono i principali parametri dell'asta Elettronica? Sono il "prezzo base ed il "decremento minimo".

6 Il "prezzo base" coincide con il prezzo posto a base di gara. Non vengono accettate offerte di importo superiore al prezzo base. Il "decremento minimo" è la differenza minima ammessa tra due offerte consecutive. Non è possibile proporre un offerta che non rispetti la differenza minima fissata. ANM potrà effettuare aste con : a) offerte espresse in moneta (valuta in Euro [ ]) a valore intero o in multipli decimali (es. in centinaia), o in sottomultipli decimali (es. in centesimi). b) offerte espresse in forma percentuale. In questo caso i Fornitori invitati alla gara online, tenendo conto che la gara sarà aggiudicata al Fornitore che avrà offerto la percentuale di sconto maggiore, dovranno digitare on-line un numero minore o uguale a 100 che, detratto da 100, esprima la percentuale di ribasso offerta. Esemplificando, se la ditta partecipante intende offrire uno sconto pari al 20%, dovrà digitare a video il valore 80 che, detratto dal valore 100, esprime la percentuale di sconto offerta. Se intende poi praticare ulteriori rilanci (ulteriori ribassi), digiterà valori sempre minori (tenuto conto di quanto digitato dagli altri concorrenti) in modo tale da incrementare man mano la percentuale di sconto offerta Per ogni singola gara ANM comunicherà la modalità in cui deve essere espressa l Offerta 6.6. L'asta elettronica garantisce riservatezza? Certamente sì. La visibilità di tutta la documentazione inerente una asta è riservata ai soli fornitori invitati, attraverso l'area personale, sul portale di acquisto, ad accesso protetto. Solo l'anm e i fornitori invitati possono seguire, sempre attraverso la propria cartella personale, l'andamento dell'asta. Durante l'asta, inoltre, i fornitori non vedono mai i nominativi degli altri partecipanti. Nel corso dell asta, A.N.M. S.p.A. vede le offerte senza conoscere tuttavia la ragione sociale dell offerente. L anonimato delle offerte è garantito fino all aggiudicazione a sistema Quanto devo aspettare per sapere se l'asta mi è stata aggiudicata? L aggiudicazione provvisoria a sistema viene comunicata al fornitore aggiudicatario via , al termine delle necessarie verifiche tecniche. Gli altri fornitori vengono informati anch essi via della mancata aggiudicazione Devo partecipare ad un asta ma non entro; cosa devo fare? Il codice dell asta è cliccabile solo 10 minuti prima dell inizio dell asta. Se si collega prima, quando mancano meno di 10 minuti all inizio della gara provi ad effettuare un riaggiornamento della pagina cliccando il tasto F5 sulla tastiera del suo Computer Cosa vuole dire la scelta tra monitor di tipo html e java? Il sistema permette di utilizzare sia un monitor dell asta in java (in questo caso l utente vede il tempo scorrere in modo continuo) sia in html (in questo caso è come se l utente vedesse tante fotografie del monitor ad intervalli di tempo predefiniti).

7 Per accedere al monitor Html non ho bisogno di alcun programma aggiuntivo, mentre per accedere al monitor Java occorre avere il programma Java che è ormai istallato nella maggioranza dei computer ma che può essere scaricato gratuitamente dal sito java.com 6.9. Ho scelto il monitor Java e ho h una X rossa sul monitor e non vedo nulla, che faccio? Bisogna scaricare il programma Java dal sito Se ho problemi tecnici durante l asta cosa devo fare? L ANM non gestirà problemi tecnici dovuti al collegamento internet del fornitore. In caso di malfunzionamento della piattaforma informatica durante un evento telematico (segnalato da Bravosolution) ANM valuterà di sospendere o annullare la procedura Che significa il messaggio non è stato raggiunto il prezzo di riserva che compare al termine dell asta? Tale messaggio è una pop up che appare in modo automatico al termine dell asta. La negoziazione verrà in ogni caso aggiudicata al fornitore con la migliore offerta come stabilito dalle Istruzioni operative di Asta Elettronica Ho vinto l asta, l cosa devo fare? L aggiudicazione provvisoria a sistema viene comunicata al fornitore aggiudicatario via , al termine delle necessarie verifiche tecniche. L aggiudicazione è definitiva solo dopo che il fornitore avrà trasmesso la documentazione richiesta nella lettera d invito Posso sapere chi sono gli altri fornitori inviati? No, non è ovviamente possibile sapere quali sono gli altri fornitori invitati alla gara. 7. Richiesta di Offerta in busta chiusa digitale 7.1. Di cosa si tratta t? La Richiesta di Offerta in busta chiusa digitale rappresenta uno strumento negoziale innovativo. Questa soluzione aiuta a semplificare e razionalizzare il processo di gestione delle Richieste di Offerta,riducendone notevolmente i tempi e soprattutto i costi (contatto telefonico, invio documentazione, ecc.). Inoltre agevola l'attività di comparazione delle offerte e automatizza l'archiviazione delle offerte ricevute Come si svolge? Tutto il processo si svolge via telematica tra l acquirente e i fornitori invitati.

8 L A.N.M. S.p.A. creando la richiesta: fissa i termini temporali entro i quali devono pervenire le offerte; definisce il capitolato d oneri allegando, se necessario, documenti di specifica (foto, disegni tecnici, database,...); seleziona i fornitori a cui inviare la richiesta; invia la richiesta. I fornitori invitati: ricevono la richiesta nella propria area personale sul portale di acquisto; formulano un'offerta, fornendo le informazioni richieste; allegano eventuali documenti di specifica (foto, disegni tecnici, database,...); trasmettono l'offerta Se rispondo a una Richiesta di Offerta in busta chiusa digitale posso eventualmente modificarla? Nel caso della Richiesta di Offerta in busta chiusa digitale il fornitore può rispondere con una sola offerta alla richiesta, ma può modificarne il contenuto fino alla data e ora stabilite dall'anm quale termine per la trasmissione delle offerte Ho trasmesso la mia risposta, come faccio a sapere se è arrivata? Una volta che si è risposto alla RdO, sulla lista delle RdO sotto la voce stato deve comparire la scritta trasmessa ; ciò significa che la risposta è stata effettuata correttamente. Se invece trova scritto da trasmettere significa che bisogna ancora cliccare su conferma per fare in modo che l offerta risulti correttamente inviata Devo leggere un messaggio, ma non lo trovo, come faccio? Bisogna cliccare sulla descrizione della RdO e si trova sulla sinistra il pulsante Messaggi, cliccare sul pulsante e si apre la schermata dei messaggi ricevuti, cliccare sul messaggio e si apre l oggetto dello stesso Posso sapere chi sono gli altri fornitori inviati? No, non è ovviamente possibile sapere quali sono gli altri fornitori invitati alla gara.