ALLEGATO B PROGETTO DI MASSIMA PER L AUTOMAZIONE DEL SERVIZIO DI REFEZIONE SCOLASTICA PERIODO 1/9/ /6/210

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1 ALLEGATO B PROGETTO DI MASSIMA PER L AUTOMAZIONE DEL SERVIZIO DI REFEZIONE SCOLASTICA PERIODO 1/9/ /6/210

2 ART. 1 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO DI REFEZIONE SCOLASTICA Il servizio di refezione ricomprende (i dati sono indicativi): - alunni Scuola secondaria di 1^ grado M.G. Agnesi Via S. Giacomo 20 - scuola primaria Cascina Crotta Via San Giacomo 22 - scuola primaria Cascina Bracchi Via Dante 32 - scuola primaria Cascina Grassi Via Belvedere - scuola primaria Capoluogo Via Giovenzana 5 - scuola dell infanzia Via Dante 52 AR. 2 - PROGETTO DI MASSIMA DI AUTOMAZIONE DEL SERVIZIO DI REFEZIONE SCOLASTICA 2.1 Presentazione e finalità Il Comune di Casatenovo intende realizzare un sistema di automazione del servizio di refezione scolastica con il sistema di pagamento anticipato che consenta la prenotazione dei pasti, la gestione delle diete speciali e più in generale, in considerazione della stretta interdipendenza tecnicofunzionale dei servizi, un progetto di automazione dei servizi scolastici (?) Il sistema descritto di seguito dovrà essere fornito in uso al Comune anche per consentire l eventuale automazione di altri servizi, legati all Ufficio di Pubblica Istruzione che il Comune desiderasse, per proprio conto, informatizzare sfruttando la piattaforma tecnologica fornita per il servizio di ristorazione. Al termine dell appalto, l impresa appaltatrice dovrà trasferire senza alcun costo aggiuntivo le licenze d uso del software al Comune oltre alla piena proprietà dei componenti hardware utilizzati quali smart-card, terminale POS e qualsiasi altro tipo di hardware o software utilizzato all interno del sistema. Con l introduzione di questo sistema informatizzato l Amministrazione comunale intende soddisfare i seguenti bisogni: - fornire un servizio utile al cittadino rendendo più semplici e veloci le procedure per il pagamento dei pasti - garantire il rispetto delle esigenze dietetiche degli utenti grazie ad una prenotazione nominativa delle presenze; - migliorare l efficienza delle modalità di prenotazione dei pasti allo scopo di evitare sprechi o di servizi ed ottimizzando altresì l impiego e la professionalità delle risorse umane; - aumentare la sicurezza del pagamento dei pasti (lo smarrimento delle tessere a microchip non comporta la perdita di denaro come invece come il buono pasto cartaceo); - tutelare la privacy dell utente con particolare riguardo ai dati sanitari, religiosi e a quelli relativi alle fasce di reddito - operare in modo celere e sicuro il controllo delle eventuali morosità - monitorare in tempo reale i flussi finanziari inerenti alle entrate derivanti dal servizio. Il sistema di rilevazione/prenotazione pasti costituisce, pertanto, un irrinunciabile ed importante qualificazione funzionale del servizio di refezione.

3 2.2 Descrizione del progetto Il progetto di automazione del servizio di ristorazione scolastica intende soddisfare le seguenti esigenze: a) Prenotazione dei pasti: - prenotazione ed addebito dei pasti attraverso un sistema progettato e realizzato in maniera tale che abbia il minor impatto sulle attività didattiche che si svolgono in aula (ad esempio mediante un sistema basato sulla rilevazione delle assenze degli alunni e delle presenze di altri fruitori del servizio mensa, e l utilizzo di apparecchiature in possesso degli operatori che effettuano la raccolta delle prenotazioni); - la raccolta delle prenotazioni dovrà essere effettuata dal personale della ditta aggiudicataria del servizio mensa; - garantire la prenotazione del pasto anche a coloro che non hanno sufficiente credito e visualizzare le irregolarità al termine della prenotazione; - gestione completa dei pasti da produrre e da distribuire, con particolare attenzione alle diete alimentari. b) Ricarica del credito mensa: - eliminazione completa del buono cartaceo, tuttora in uso nel servizio mensa del Comune di Casatenovo; - mantenimento del sistema di incasso anticipato (pre pagato) attraverso punti di ricarica dislocata sul territorio comunale (minimo 5 di cui uno presso la Sede Municipale). In particolare il sistema di ricarica deve essere tale da agevolare l utente su tutto il territorio comunale e deve preferibilmente consentire a questa amministrazione di introitare direttamente le somme riscosse senza alcuna intermediazione di soggetti terzi. - Modalità di ricarica supplementare attraverso il Fax da utilizzare nel caso di malfunzionamento dei punti di ricarica. c) Gestione del sistema: - Inizializzazione del sistema, secondo le caratteristiche di ogni singolo utente, per la memorizzazione dei dati che lo riguardano (dati anagrafici, fascia di appartenenza, diete particolari, valore prepagato, n. dei pasti residui..) - Gestione completa di tutti i dati anagrafici e gestionali, con particolare attenzione ai dati amministrativi di pagamento, alla riservatezza dei dati stessi, attraverso un sistema avente caratteristiche di affidabilità e sicurezza secondo quanto descritto di seguito; - Controllo giornaliero da parte dell Ufficio Istruzione degli incassi del servizio mensa scolastica eseguiti dalle strutture interne, dagli esercizi e dagli istituti convenzionati; - L interrogazione in tempo reale da parte dell Ufficio Istruzione dei dati inviati relativi alle prenotazioni (con dettaglio delle prenotazioni, dei pasti in bianco ed alternativi, delle diete speciali) con segnalazione giornaliera delle criticità (saldo in negativo degli utenti, uscita anticipata dell utente senza aver usufruito del servizio mensa, entrata in ritardo dopo che la prenotazione sia già stata effettuata ) - Accessibilità al sistema in tempo reale da parte dei genitori e degli altri utenti per la visualizzazione della posizione del credito mensa;

4 d) Caratteristiche del sistema: - Garantire il rispetto della riservatezza dei dati relativi sia alle diete alimentari sia alle relative tariffe applicate per fasce economiche - Garantire il rigoroso rispetto e riservatezza delle necessità dietetiche degli alunni - Consentire al comune di verificare in tempo reale i diversi momenti del servizio (incassi, prenotazioni, confezione, distribuzione e differenziazione dei pasti) e di redigere statistiche relative ai diversi momenti della gestione del servizio; - Garantire all utente l accesso da remoto alle informazioni relative alla propria posizione individuale, la visualizzazione dei valori residui riferiti sia al credito e sia ai pasti prenotati - Garantire la gestione dei pasti anche al personale docente e non, differenziando queste prenotazioni da quelle degli alunni. COMPONENTI DEL SISTEMA I componenti del sistema sono sinteticamente descritti di seguito: Smart Card Dovranno sostituire il blocchetto dei tagliandi mensa. Dovranno contenere un chip che contiene una serie di informazioni atte ad identificare il possessore. Le smart card dovranno soddisfare i seguenti pre requisiti minimi: - essere a standard ISO 7816 realizzate in pvc e stampate off-set in quadricromia su entrambi i lati; - essere inoltre personalizzate con una successiva stampa termografica monocromatica nella quale dovrà essere riportato il nome dell utente ed altri dati identificativi - il layout grafico delle smart cards dovrà riportare il logo del Comune e dovrà essere concordato con l ufficio comunale competente. - la prima fornitura di smart cards (stimati circa N. ) dovrà prevedere la stampa e la consegna delle card complete per l uso ovvero stampate in tipografia, personalizzate con la stampa termografica del nome del possessore e masterizzate elettricamente, all ufficio istruzione per quanto di competenza. - tali smart cards dovranno essere consegnate all ufficio istruzione entro i termini indicati dall ufficio - l impresa appaltatrice dovrà fornire un numero di smart cards sufficiente a rifornire i nuovi utilizzatori dei vari servizi prima di ogni giorno scolastico. Terminali tipo POS La prenotazione e la ricarica sarà effettuata attraverso terminali di tipo POS, che dovranno avere le seguenti caratteristiche minime: Per la prenotazione: - Portabilità del terminale con modem GSM integrato - Stampante termica integrata con almeno 24 caratteri per riga - Almeno un modulo SAM aggiuntivo per poter gestire di continuo e costante back-up delle transazioni in linea

5 Per la ricarica: - Memoria atta a contenere tutte le posizioni contabili degli studenti iscritti al servizio mensa - Modem integrato - Stampante integrata Software di base: - Gestione completa delle comunicazioni con possibilità sia di ricevere che di effettuare chiamate - Gestione completa del telericaricamento del software remoto via modem per poter effettuare aggiornamenti dei terminali sparsi sul territorio senza dover intervenire fisicamente presso di essi Sistema software di gestione Il sistema software sarà composto da diversi software operanti sulle varie piattaforme hardware utilizzate: - server WEB; - server di gestione delle comunicazioni - terminali tipo POS Viene richiesto di indicare esplicitamente la marca, il modello dei terminali POS. La ricarica potrà avvenire, a insindacabile giudizio dell amministrazione comunale, tramite pagamento in contanti o direttamente con pagamento bancomat. E richiesto l applicativo per il pagamento bancario carta di debito sui circuiti bancomat /pagobancomat e attraverso carta di credito sui circuiti EMV (Europay, MasterCard e VISA). L applicativo bancario dovrà già essere certificato dal circuito bancario. ART. 3 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO INFORMATICO Il sistema dovrà prevedere anche la gestione dei pasti per tutti gli utilizzatori differenziandone le relative prenotazioni. In ogni momento il sistema dovrà consentire di redigere statistiche relative ai diversi momenti della gestione delle tessere, lo storico, i costi, le presenze, il n. dei pasti forniti totale parziale secondo le date e i periodo desiderati. Il sistema dovrà essere utilizzabile da WEB e dovrà essere residente all interno di un Internet Data Center (IDC) al quale potranno accedere il Comune, la Società di Ristorazione e gli utenti sempre con login e password. La sicurezza dovrà essere garantita da una gestione utenti nei quali l amministratore del sistema dl Comune dovrà poter definire: - gruppi di utenti; - utenti; - funzioni alle quali sono abilitati;

6 - permessi all interno delle funzioni (lettura-scrittura-cancellazione ed esecuzione) Il software dovrà permettere l esportazione dei dati su file di formato standard per una facile importazione nel database Comunale. Dovrà inoltre garantire la possibilità di classificare i dati secondo diverse esigenze: - per omogeneità di tariffe relative alle fasce di reddito; - per omogeneità di dieta - in ordine alfabetico - suddivisi per scuole e classe di utenti Il modulo software per la gestione delle comunicazioni con i terminali POS dovrà poter: - essere totalmente integrato con l applicativo gestionale - operare totalmente in automatico facendo sì che ogni insieme di transazioni scaricate dai terminali venga automaticamente processato dall applicativo senza richiedere alcun comando o presidio dagli operatori; - operare in multitasking su più linee telefoniche/modem e su più PC contemporaneamente permettendo di arrivare a gestire da un minimo di 3 a oltre 100 linee telefoniche contemporaneamente senza alcuna difficoltà o di servizio. Del sistema sopradescritto restano a carico dell Amministrazione comunale le seguenti fasi: - la gestione delle iscrizioni al servizio e l aggiornamento della banca dati - la gestione ed il controllo del saldo dei crediti/debiti degli utenti ART. 4 - ONERI DELLA DITTA La ditta aggiudicataria dovrà inserire i dati relativi alle diete alimentari; dovrà, inoltre, far realizzare, a proprie spese, tutta la stampa delle tessere relative all avvio del servizio e agli anni successivi per tutta la durata dell appalto. L impresa aggiudicataria dovrà creare la prima anagrafica degli utenti, complete di tutte le informazioni quali le fasce di reddito, ed inserire dati relativi alle diete alimentari. L impresa aggiudicataria dovrà inoltre far realizzare, a proprie spese, tutta la stampa delle tessere relative al 1 anno scolastico e agli anni successivi per tutta la durata dell appalto. Inoltre compete alla impresa aggiudicataria: - la manutenzione durante la durata dell appalto delle apparecchiature hardware e del software. Pertanto, l impresa appaltatrice dovrà comunicare all Ufficio Istruzione del Comune entro il 1 settembre il nome dell azienda incaricata di eseguire la manutenzione, gli estremi del contratto ed il numero di telefono cui fare riferimento per le richieste di assistenza. Il numero dell assistenza dovrà essere attivo durante tutta la giornata. Per i terminali POS deve essere garantita l assistenza on site con intervento entro le 8 ore lavorative dall ora di segnalazione del guasto; - l individuazione dell IDC Internet Data Center e la stipula del contratto di hosting atto a garantire la gestione del programma saranno a carico della ditta appaltatrice; i sistemi hardware e software dovranno essere compatibili con il Sistema Informatico del Comune.

7 Le caratteristiche tecniche di tali componenti hardware devono essere specificate all interno della proposta presentata dalla ditta; - le spese di manutenzione e di assistenza tecnica per tutte le apparecchiature hardware e software per tutta la durate dell appalto; - la fornitura e l installazione di un PC presso il centro cottura, con caratteristiche hardware sufficienti per collegarsi ed interagire con l applicativo; tale PC dovrà essere dotato oltre al sistema operativo anche di un pacchetto per la produttività individuale, di un antivirus e di un personal firewall (i cui canoni di manutenzione/aggiornamento sono a carico dell impresa aggiudicataria): Inoltre si dovrà fornire anche una connessione ad Internet di tipo HDSL o ADSL per poter permettere un agevole utilizzo dell applicativo (l attivazione di tale linea e i suoi canoni sono a carico dell impresa aggiudicataria); - la preparazione e la consegna agli utenti degli eventuali avvisi e/o comunicazioni concordati; - la soluzione di eventuali problematiche connesse alla gestione della rilevazione/prenotazione pasti e l attivazione di procedure alternative di emergenza per la rilevazione/prenotazione pasti, in caso di mancato o irregolare funzionamento del sistema informatico. - La verifica della regolarità e/o della completezza delle informazioni pervenute dalle scuole In caso di guasti e /o malfunzionamenti di tutte le apparecchiature hardware e software la ditta è tenuta a dare tempestiva comunicazione al comune e a far eseguire gli interventi manutentivi necessari al ripristino della verificata irregolarità. Si richiede alle Imprese di fornire un dettagliato progetto tecnico indicante le modalità e le tecnologie con le quali intende soddisfare le richieste del presente capitolato. Si richiede, altresì, all Impresa di prendere conoscenza del sistema informativo comunale mediante apposito appuntamento con il responsabile dell Ufficio CED Dott. Adriano USUELLI. ART. 5 - CARATTERISTICHE TECNICHE DELL IDC CHE DOVRA OSPITARE L APPLICAZIONE Per offrire le necessarie garanzie di sicurezza, affidabilità e corretto funzionamento nel tempo il software applicativo dovrà essere ospitato presso un Internet Data Center che sia dotato dei seguenti requisiti minimi: - l IDC dovrà essere certificato ISO (BS 7799); - un buon numero di clienti e/o server già ospitati in hosting per garantire una sufficiente esperienza e competenza; - il sistema dovrà risiedere in cluster per garantire la ridondanza delle infrastrutture; - back up giornaliero dei dati con ritenzione di una settimana.

8 ART. 6 - FASI DI REALIZZAZIONE DEL SISTEMA L Aministrazione comunale intende attivare il nuovo sistema a decorrere dal 10/09/2006; A tal fine sono individuate le seguenti fasi: 1. Presentazione in sede di offerta da parte dell impresa del progetto tecnico esecutivo di implementazione del software gestionale relativo al servizio di ristorazione scolastica e, ove offerti dei servizi scolastici (pre-post scuola /trasporto scolastico, servizio nido) 2. installazione della dotazione hardware e software entro il 22/07/2006; 3. verifica e collaudo delle installazioni hardware e software entro il 01/08/2006; il collaudo sarà effettuato dal referente dell'impresa in presenza del referente del comune e di un eventuale consulente da questi scelto; 4. sperimentazione del sistema in una classe (per plesso) individuata dall 'ufficio pubblica istruzione dal 01/09/2006 al 31/12/ attivazione del sistema dall'avvio dell'anno scolastico 2006/07 ART. 7 - REFERENTE DELL IMPRESA Ai fini della realizzazione del progetto si richiede all impresa aggiudicataria di individuare un proprio referente. Referente comunale Dott. Adriano Usuelli ART. 8 - ALTRE INFORMAZIONI Tutte le attrezzature hardware e software previste dal progetto e fornite dall Impresa aggiudicataria verranno acquisite dall Amministrazione alla scadenza del contratto al patrimonio informativo comunale senza alcuna pretesa da parte della medesima impresa. Il sistema di automazione del servizio di refezione scolastica prescelto dall impresa dovrà essere stato attivato e testato in almeno 5 Comuni; sarà a carico dell impresa l onere di presentare nell ambito del progetto tecnico la relativa attestazione di attivazione del sistema nei Comuni.

9 LINEE GUIDA DA SEGUIRE NELLA REDAZIONE DEL PROGETTO. Nella redazione del Progetto di massima per l'automazione servizio di refezione scolastica e servizi scolastici si dovranno seguire le seguenti linee guida: a) caratteristiche generali del servizio del progetto di automazione del servizio di refezione scolastica del comune di Casatenovo: - Architettura/piattaforma; - Data base; - Componeti hardware (es. terminali di ricarica e/o prenotazione); - Moduli software (descrizione specifica di sicurezza del sistema) b) Sistema di prenotazione dei pasti (Descrizione dettagliata sia delle procedure, sia delle apparecchiature prescelte dall'impresa).. c) Sistema di ricarica. (Descrizione dettagliata sia delle procedure, sia delle apparecchiature prescelte dall 'impresa e loro dislocazione sul territorio; tempistica di introito da parte del comune dei corrispettivi del servizio mensa). d) Gestione del sistema. (descrizione di tutte le funzionalità con particolare riferimento a quelle relative al caricamento dei dati, alle interrogazioni e ai report; indicazione tipologie degli utenti abilitati ad eseguire le singole operazioni). e) Piano di formazione del personale. f) Elenco dei comuni che utilizzano il sistema e descrizione per ciascun comune, del livello di automazione raggiunto.