Benefici nella gestione del Sistema con Qualibus nell Azienda Socio-sanitaria

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1 Benefici nella gestione del Sistema con Qualibus nell Azienda Socio-sanitaria Q098B Luglio 2016

2 Sommario Premessa L azienda Contesto, Leadership e Pianificazione Supporto (Risorse e Documenti) Attività Operative (Servizi agli ospiti) Valutazione delle prestazioni e Miglioramento Conclusioni (Benefici percepiti dalla Direzione e dagli utenti) Dichiarazione della Direzione

3 Premessa Garantire un efficiente Gestione del Sistema è indispensabile per guidare in modo efficace tutti i processi, compresi quelli primari di accoglienza e cura dell Ospite in una RSA. Gli investimenti mirati in ICT nelle RSA producono vantaggi reali in termini di efficacia ed efficienza con una riduzione di costi molto elevata. L informatizzazione dei processi primari e di supporto, con la sponsorizzazione e l impegno della Direzione, determina grandissimi vantaggi e non solo economici.

4 L azienda La Residenza Santa Margherita opera con un sistema di gestione integrato per la Qualità, Ambiente, Sicurezza sul lavoro ed Etica (Responsabilità Sociale) certificato UNI EN ISO 9001 ed OHSAS con il seguente scopo: Sviluppo e assistenza globale agli ospiti autosufficienti, parzialmente autosufficienti, non autosufficienti in stato vegetativo e malati di Alzheimer, tramite l'assistenza medica ed infermieristica, l'assistenza socio-sanitaria, il servizio psicoeducativo, il servizio ristorazione, il servizio di lavanderia e pulizia dei locali e la manutenzione dello stabile e degli impianti.

5 Contesto, Leadership e Pianificazione

6 Contesto Qualibus permette di effettuare l analisi del contesto: In modo semplice da modello predefinito Analizzando i fattori esterni, fattori interni, esigenze ed aspettative delle parti interessate Identificando rispettivamente le opportunità/punti di forza e le minacce/punti di debolezza Stabilendo la Rilevanza (R=Probabilità x Impatto) per ciascun fattore o esigenza/aspettativa delle parti interessate Specificando le misure in atto Definendo le azioni da intraprendere

7 Leadership e Pianificazione Qualibus offre alla Direzione gli strumenti per: Pianificare i processi ed il sistema Definire obiettivi, responsabilità e autorità Raggiungere e mantenere agevolmente l Accreditamento regionale e le Certificazioni del sistema Migliorare la connessione fra tutti gli utenti, costantemente informati in tempo reale, su documenti, dati e processi Controllare il Rischio clinico Ridurre il rischio di sanzioni amministrative e penali Aumentare la sicurezza delle informazioni definendo privilegi e ruoli di accesso a documenti e processi

8 Leadership e Pianificazione (segue) Configurare i processi a costo zero anche con il potente motore di workflow per automatizzare le scelte e velocizzare i processi decisionali Ridurre i costi di gestione Inviare automaticamente messaggi a personale, clienti e fornitori coinvolti nei processi Mantenere sempre aggiornato il DVR (Documento Valutazione Rischi) Gestire il Riesame di Direzione e la Riunione periodica della sicurezza per garantire il Miglioramento continuo

9 Supporto: Risorse e documenti

10 Risorse Umane Qualibus riduce il disagio generato dal turnover del personale e lo stress degli utenti offrendo la possibilità di gestire ogni processo collegato alle Risorse umane: Dati anagrafici, carriera e funzioni ricoperte Formazione, Informazione e Addestramento GAP Formativo Crediti ECM Sorveglianza sanitaria, Visite mediche e giudizio di idoneità alla mansione

11 Risorse Umane (segue) Infortuni, Incidenti e Malattie Comportamenti pericolosi Inserimento lavorativo e cambio mansione Obiettivi personali Valutazioni del Personale Premio di risultato Consegna DPI Segnalazioni e proposte del Personale Monitoraggio del clima aziendale

12 Infrastrutture e Strumenti Con Qualibus è possibile gestire efficacemente Infrastrutture e Strumenti per il miglioramento dell ambiente di lavoro e dei processi collegati: Programmare e gestire gli interventi di manutenzione ordinaria Tenere sotto controllo le apparecchiature di monitoraggio e di misurazione Richiedere e gestire gli interventi straordinari

13 Documenti Con Qualibus è possibile: Stabilire i ruoli di accesso alle cartelle (lettura, inserimento, revisione, modifica, verifica approvazione, distribuzione, ecc.) Ridurre il consumo di carta ed il tempo necessario alla gestione dei documenti Importare, esportare e sincronizzare documenti con cartelle esterne Tracciare automaticamente le distribuzioni e gli accessi ai documenti Archiviare ordinatamente tutte le comunicazioni inviate e ricevute

14 Attività operative (Erogazione dei servizi agli Ospiti)

15 Erogazione dei servizi agli Ospiti Qualibus aiuta a fornire servizi e cure di alta qualità perché permette di: Agevolare la pianificazione e conduzione dei processi primari Controllare la progettazione e sviluppo di servizi Attuare il controllo in accettazione e sul servizio Accedere a dati, cruscotti e consultazioni sui servizi erogati Migliorare le relazioni tra tutte le interfacce coinvolte

16 Valutazione delle prestazioni e miglioramento

17 Valutazione delle performance e miglioramento Qualibus permette di: Tenere sotto controllo l intera Organizzazione che è sempre in evoluzione Ridurre Stress e costi dovuti a inefficienze, errori, Non Conformità e incidenti Monitorare sistematicamente i processi grazie a Consultazioni e Cruscotti per fare analisi e prendere decisioni tempestive in base alle evidenze riscontrate Avviare anche automaticamente le azioni di miglioramento necessarie (Correttive o Preventive)

18 Valutazione delle performance e miglioramento Grazie a Qualibus è possibile inoltre gestire ogni scadenza ed i processi relativi a: Audit interni, a fornitori e di parte terza per Accreditamento e Certificazione Riesami di direzione Segnalazioni e reclami dei familiari, Enti di controllo e cittadini Non Conformità in tutti gli ambiti (Qualità, Ambiente, Sicurezza, Etica, ecc.) Valutazione soddisfazione di Ospiti e familiari Valutazione accettabilità dei Fornitori

19 Valutazione delle performance e miglioramento Grazie a Qualibus è possibile inoltre gestire ogni aspetto legato al rischio clinico e la sicurezza dell Ospite attraverso la gestione ad esempio di: Incident Reporting (Near Miss, Eventi Avversi e Sentinella) Analisi approfondita delle cause (Root Cause Analysis) Safety Walk Round

20 Conclusioni

21 Il software Qualibus Qualibus migliora la qualità, l ambiente e la sicurezza sul lavoro per una gestione più efficiente e sostenibile dell azienda. È un valido aiuto per tutto il personale quando è indispensabile contenere i costi e assicurare la massima cura nelle attività richieste. È la soluzione ideale per pianificare e monitorare i processi analizzando i dati in tempo reale, coordinare le attività proprie e quelle dei collaboratori, migliorare la comunicazione interna e le relazioni con le interfacce esterne, consentendo sensibili risparmi di risorse ed una sostanziale riduzione delle possibilità di errore.

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23 Benefici per l Organizzazione Affidandosi a Qualibus la Direzione guida l azienda in modo integrato, efficiente e sostenibile disponendo di opportunità di miglioramento consistenti e pieno supporto nella gestione integrata dei sistemi Qualità, Ambiente, Sicurezza sul lavoro, Etica e Modello Organizzativo 231

24 Benefici per l Organizzazione In generale grazie a Qualibus la Direzione utilizza un solo strumento per la gestione di tutti i processi di supporto e per tutto il personale e ciò permette di: contenere i costi e assicurare la massima cura nelle attività richieste da ogni tipo di mansione pianificare e monitorare i processi in modo semplice analizzare i dati in tempo reale gestire e coordinare gli impegni di tutti migliorare la condivisione di dati, la comunicazione interna e le relazioni con Ospiti, Familiari e Fornitori aumentare la sicurezza e risparmiare risorse ridurre gli errori e la carta in circolazione

25 Benefici per l utente Tenere sempre sotto controllo impegni e scadenze Migliorare le relazioni con i colleghi e ridurre lo stress Accedere alla documentazione di pertinenza nell ultima revisione applicabile Gestire semplicemente ogni processo Controllare sistematicamente lo stato di avanzamento di ogni progetto Disporre in tempo reale di dati e statistiche Lavorare senza produrre carta

26 Dichiarazione delle Direzione

27 Dichiarazione della Direzione Qualibus: lo strumento che ci ha permesso di crescere in modo esponenziale! Siamo felici di poter dichiarare apertamente la nostra soddisfazione rispetto all utilizzo di questo software che ha permesso di ottimizzare la gestione dei processi con la valorizzazione delle risorse umane.

28 Dichiarazione della Direzione Grazie all implementazione delle anagrafiche sono velocemente accessibili i dati riferiti al personale, ospiti, fornitori e apparecchiature. Gli indicatori sono monitorati sistematicamente e gli obiettivi sono chiari a tutti. Non sfugge il passato che diventa, invece, ottima base sulla quale fondare le decisioni del presente per un miglior futuro.

29 Dichiarazione della Direzione Sono conservate le revisioni dei documenti dando la possibilità di accedere ai soli documenti attivi. Impossibile la confusione! Il nostro DVR è vivo, grazie ai collegamenti tra le varie maschere si implementa in modo automatico e non può che essere aggiornato di giorno in giorno senza far altro.

30 Dichiarazione della Direzione E difficile quantificare il valore aggiunto ottenuto dall utilizzo di Qualibus e senza il quale non potremmo più lavorare. Solo a titolo di esempio possiamo affermare che il Responsabile del Sistema ha ottenuto un risparmio di tempo nella gestione degli impegni dell ordine del 50%; un analogo risparmio è stato ottenuto nella gestione dei documenti (ore del personale, carta, stampanti e toner) rispettando l ambiente! Grazie Qualibus, grazie allo staff Nord Est Systems che, a nostro fianco, coglie ogni giorno le nuove opportunità di sviluppo puntando all Eccellenza! Bertrand Barut (Direttore) Silvia Battiston (Resp. Sistemi di Gestione)

31 Grazie per l attenzione! Nord Est Systems è pronta a offrirvi la soluzione che cercate! Trasmettete le vostre esigenze a: soluzioni@nordestsystems.com

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