Gestione commesse di impianti: dalla Trattativa Commerciale alla Validazione del Progetto. Caso di studio Q084

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1 Gestione commesse di impianti: dalla Trattativa Commerciale alla Validazione del Progetto Caso di studio Q084 Rev. 4 Settembre 2013

2 SOGEDI Srl Mirandola (MO) Offre Prodotti e Servizi per l impiantistica termoidraulica, civile ed industriale (progettazione, installazione, trasformazione, ampliamento e manutenzione) 42 dipendenti Sistema integrato per la Qualità, l Ambiente e la Sicurezza (certificato e gestito con Qualibus)

3 Le esigenze della Direzione SOGEDI Srl Gestire al meglio e garantire la tracciabilità di tutti i processi primari: Trattativa Commerciale e la Commessa (Progettazione ed Erogazione dei Servizi) Coinvolgere tutto il personale nella gestione e registrazione delle proprie attività Migliorare le relazioni interne, con Clienti e Fornitori

4 Sommario Il caso studio riguarda: La Gestione delle "Trattative Commerciali" I Modelli di Progetto L avvio e gestione della "Commessa" Cruscotti e consultazioni Gli strumenti per migliorare la comunicazione I Benefici percepiti dal Cliente

5 Gestione della Trattativa Commerciale

6 Modello Evento con Workflow È stato predisposto un modello per la Trattativa Commerciale con comportamento Workflow che consente di gestire processi molto articolati determinati in funzione delle esigenze dell azienda. La prima disposizione è originata all avvio del processo mentre le successive, e fino alla chiusura della Trattativa, sono generate in funzione degli esiti delle singole disposizioni e dei parametri definiti nel modello. Nota: le disposizioni sono avviate una alla volta per una maggiore chiarezza degli impegni assegnati e visibili sul calendar.

7 Workflow Trattativa commerciale

8 Avvio della Trattativa Commerciale A seguito di una specifica richiesta d offerta del cliente, l utente con ruolo adeguato, avvia un evento Trattativa Commerciale scegliendo Ambito e Tipologia. Di seguito attua quanto indicato nell istruzione: immette un titolo sintetico descrive il prodotto/servizio richiesto collega nei riferimenti il Cliente inserisce i Dati obbligatori ecc.

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12 Gestione della Trattativa Commerciale Il Responsabile che viene informato dell avvio del processo grazie ad un messaggio automatico: Effettua l analisi di fattibilità mantenendo traccia delle decisioni nei Dati personalizzati Emette l offerta al cliente che mantiene in «Documenti/Comunicazioni" (con modelli predefiniti) anche sulla base di calcoli effettuati tramite software specifici Invia l offerta in formato.pdf al Cliente Segue nel tempo la TC per ottenere l ordine del Cliente

13 Con il menu interattivo RCOM apre la Trattativa Commerciale o chiude direttamente la disposizione.

14 Sceglie l esito, se necessario definisce o modifica esecutore, data e orario, immette una eventuale descrizione aggiuntiva, modifica i dati personalizzati richiesti

15 Ottenendo la nuova disposizione

16 In qualsiasi momento è possibile controllare lo stato della TC

17 Esempi di modelli per offerte

18 Esempio offerta autocompilata inviata via in formato.pdf al Cliente

19 In fase di chiusura dell impegno, inserendo la probabilità di successo viene calcolato automaticamente il prodotto «Importo offerta x Probabilità di successo»

20 In caso di ordine del Cliente viene richiesto l inserimento obbligatorio (vedi *) dell importo e della data dell ordine

21 Chiusura della Trattativa Commerciale In caso di ordine del cliente viene avviato un nuovo Progetto in Qualibus per gestire la commessa (seguendo la check list nella disposizione finale della TC) In funzione dell esito (positivo o negativo) la TC viene chiusa in modo automatico dopo che l esecutore ha completato l inserimento dei dati richiesti

22 Check list da collegata alla disposizione «Avvio Commessa» della Trattativa Commerciale

23 I modelli di Progetto

24 I modelli di Progetto Sono predisposti per ogni tipologia di impianto / servizio: Residenziali Commerciali Industriali Split System ecc. Evolvono nel tempo secondo le esigenze Sono utilizzati come modello per ogni nuova commessa

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26 I Modelli di Progetto In questo modo: sono chiare le specifiche esigenze del Cliente ed i requisiti della commessa si riducono i costi di sviluppo e gli errori cala lo stress del Project Manager e delle interfacce coinvolte aumenta la soddisfazione dei Clienti Nota: vediamo di seguito alcune sezioni del modello di progetto Commerciale

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29 I Modelli di Progetto Nella sezione Interfacce sono definite: Le risorse coinvolte nel progetto (*) Compiti che di norma hanno nello sviluppo del progetto L eventuale costo orario di default delle interfacce Nella sezione Fasi sono specificate: Tipi e sequenza delle fasi Responsabilità ed interfacce di default Eventuali ore e/o costi previsti di default (*) Nota: nel modello sono definite le interfacce interne che di norma sono coinvolte nella commessa mentre quelle esterne (lato Cliente e Fornitori) sono definite all avvio della commessa.

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32 I Modelli di Progetto Di seguito è possibile visualizzare due esempi di check list collegate alle fasi: Riesame iniziale Emissione documenti per cantiere.

33 I Modelli di Progetto

34 I Modelli di Progetto

35 Avvio di una nuova Commessa

36 Avvio di una nuova Commessa Seguendo le indicazione sulla check list collegata all ultima disposizione della Trattativa commerciale l utente interessato: - Avvia una nuova commessa da modello - Definisce in particolare codice, descrizione, priorità, responsabilità ed altri requisiti importanti - Collega nei riferimenti la directory dei documenti ed il cliente

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38 Gestione Commessa

39 Gestione commessa Il Project Manager riceve un messaggio generato automaticamente e provvede a completare: I Dati personalizzati Le interfacce coinvolte nella realizzazione del progetto Tutte le fasi della commessa con relativi Responsabili, interfacce, tempi, costi previsti, ecc.

40 Gestione del progetto / commessa Tutte le interfacce collaborano in sintonia tra loro coordinate dal Project Manager Il Project Manager programma le attività di tutte le interfacce Ogni responsabile di fase gestisce quelle di propria competenza Le interfacce registrano ogni giorno le proprie attività associandole alla commessa ed alla fase specifica Il Project Manager analizza sistematicamente gli scostamenti fra costi e tempi attesi ed effettivi, identificando eventuali azioni e risorse

41 Gestione commessa In generale si può osservare: Un utilizzo efficace degli strumenti disponibili Tracciabilità di tutte le comunicazioni intercorse ( , fax, lettere, ecc.) La registrazione e gestione di ogni fatto significativo (attività, costi e promemoria) Una gestione efficiente dei documenti e della loro distribuzione

42 Gestione commessa Nelle slide seguenti è possibile visualizzare le fasi, il diagramma di GANTT e alcune statistiche standard della commessa in momenti diversi di avanzamento.

43 Prime fasi di sviluppo

44 Prime fasi di sviluppo

45 Prime fasi di sviluppo

46 Commessa conclusa

47 Commessa conclusa

48 Commessa conclusa + Margine di contribuzione

49 I modelli di Documento utilizzati

50 I modelli di Documento Nella check list relativa alla fase Emissione documenti per il Cantiere si fa riferimento a diversi modelli di documento quali ad esempio: Modello per l emissione del POS Modello di verbale di consegna POS Modello per l installazione ed il Controllo Finale (vedi esempio) Nota: i documenti creati da modello vengono mantenuti nella sezione Comunicazioni

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52 Cruscotti e Consultazioni

53 Cruscotti Qui di seguito sono visibili due esempio di cruscotti semplici che mostrano l andamento numerico delle Trattative Commerciali Nota: è possibile predisporre cruscotti molto articolati per tenere sotto controllo ogni aspetto collegato ai vari processi e/o commesse di impianti

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56 Consultazioni Qui di seguito è riportato un esempio di consultazione dei progetti aperti che permette la visualizzazione di tutti i dati significativi Nota: è possibile predisporre consultazioni diverse e salvare i vari filtri (personali o aziendali) secondo le necessità per dare la possibilità di ottenere i dati velocemente in forma tabellare, analizzarli, esportarli in vari formati (Excel, XML, HTML, ecc.)

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58 Strumenti per migliorare la Comunicazione (vedi anche Caso di Studio Q100)

59 Calendar Costituisce la schermata principale (home) del programma, dove è possibile: visualizzare e gestire i propri impegni (ad esempio: Attività programmate collegate alle commesse, disposizioni da eventi, scadenze contrattuali, interventi di manutenzione). visualizzare, chiudere e monitorare gli impegni anche di altri utenti (in funzione dei privilegi) inserire promemoria o note salvare i propri filtri sulla base della griglia (1, 5, 7, 31, ecc.) e delle opzioni di visualizzazione preferite

60 Vista 7 con 2 utenti (Bacheca = utente virtuale)

61 L utente A visualizza le attività programmate della settimana 41

62 Esempio Vista 5 con 2 utenti (L Addetto A può confermare direttamente da Calendar tramite il menu interattivo l attività programmata

63 Messaggi Permettono e favoriscono: La comunicazione interna tra gli utenti di Qualibus Il miglioramento del sistema aziendale recapitando agli utenti in modo automatico, in funzione della configurazione dei processi, una serie di informazioni Messaggi automatici vengono inviati ad esempio per: effettuare la distribuzione controllata dei documenti informare gli utenti, o clienti/fornitori, dell'avvio di un Evento informare il Responsabile dell Evento dell'attuazione di una disposizione informare della richiesta di intervento straordinario il Referente di un'infrastruttura o di uno Strumento informare il Responsabile dell'assegnazione di un nuova Commessa/Progetto o dell'avvio/chiusura di una fase ad opera del responsabile della fase

64 Benefici percepiti dal Cliente

65 Benefici Controllo semplice e sistematico di tutte le Trattative e del loro stato di avanzamento Ogni documento e dato importante è in Qualibus anche grazie a Office Addin che permette una registrazione semplice ed immediata delle informazioni inviate e ricevute Miglioramento delle comunicazioni interne e delle relazioni con Clienti e Fornitori Drastica riduzione dell uso di carta Collegamento delle TC con il Cliente e le sue commesse

66 Benefici Rapida pianificazione ed efficace controllo dello stato di avanzamento di tutte le commesse Miglioramento delle comunicazioni fra le interfacce del progetto con un efficace gestione delle informazioni (anche grazie a QMobile) Disponibilità di dati e statistiche aggiornate per il confronto fra tempi e costi previsti ed effettivi sul singolo progetto o su un gruppo di progetti Efficace gestione di tutta la documentazione e della sua distribuzione riducendo l utilizzo della carta Riduzione di costi e tempo di sviluppo dei progetti

67 Benefici Possibilità di: esportare le attività registrate in Qualibus verso il gestionale Importare in Qualibus le righe di costo dei materiali utilizzati in cantiere e degli altri eventuali costi registrati nel gestionale visualizzare semplicemente in un "dato personalizzato" (tipo read only), ad esempio nel progetto di Qualibus, il totale dei costi così come registrati nel gestionale.

68 Benefici Gestione informatizzata di ogni processo aziendale: Documentazione Progettazione e Sviluppo Manutenzione Infrastrutture e taratura degli strumenti Gestione di tutte le scadenze / impegni Non Conformità, Infortuni e Reclami Azioni Correttive e Preventive Formazione e Addestramenti Gestione del Personale, Relazioni con Clienti e Fornitori Audit (interni, a fornitori e di Certificazione) Valutazione Fornitori e Clienti Riesami di Direzione

69 Grazie per l attenzione! Nord Est Systems è pronta a offrirvi la soluzione che cercate! Trasmettete le vostre esigenze a: soluzioni@nordestsystems.com

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