MICROSOFT ACCESS L USO DEI DATABASE IN AZIENDA

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1 MICROSOFT ACCESS L USO DEI DATABASE IN AZIENDA Di certo, una delle innovazioni tecnologiche che ha influenzato maggiormente il mondo delle aziende e dei professionisti che gravitano attorno ad esse è rappresentata dal computer, inteso non soltanto come pc, ma come sistema di controllo di molti apparati, a partire da quelli più sofisticati e altamente scientifici, per arrivare fino ai quadri di comando delle automobili. E impossibile non notare che, negli uffici, nelle case, nei laboratori e nelle aziende sono presenti dei sistemi di elaborazione, tutti, nessuno escluso, strutturati nella stessa identica maniera a livello di architettura logica; ciò che differenzia uno dall altro è la dimensione, il costo e, soprattutto, la potenzialità e la finalità per la quale sono stati costruiti. Questa precisazione, in apparenza fine a se stessa, consente di comprendere la versatilità del sistema computer e quanti, di conseguenza, possano essere i suoi campi di applicazione. Risulta doveroso, però, aggiungere che un qualsiasi computer non può funzionare senza lo specifico programma per cui esso è preposto: così come la ben nota Playstation non può essere utilizzata senza il cd con il gioco, altrettanto un pc è completamente inutile senza il sistema operativo e senza un qualsiasi programma (Office o altro). Qualora ci ponessimo la domanda se sono stati i computer a imporre l uso dei programmi nelle aziende oppure sia stato il software ad obbligare queste ultime ad utilizzare i sistemi di elaborazione, correremmo il rischio di ricadere nel noto dilemma dell uovo e della gallina. Senza dover scomodare tali illustri precedenti, possiamo affermare che la risposta alla questione si posiziona a metà strada tra le due possibilità offerte: infatti, le possibilità offerte dalla tecnologia hanno sicuramente spinto i programmatori a generare software sempre più specializzati, i quali, a loro volta, hanno obbligato i produttori di hardware a potenziare sempre più le caratteristiche dei computer. Fino ad ora, tale duplice sviluppo ha proceduto di pari passo, affermando lo sviluppo, la crescita e, soprattutto, il bisogno dell Information Tecnology nelle aziende di qualsiasi dimensione. E evidente, comunque, che le innovazioni in campo hardware e software da sole non sarebbero state sufficienti a convincere le sfere dirigenziali aziendali ad investire in IT senza la prospettiva di un ritorno economico. Ciò che ha spinto le aziende ad effettuare investimenti, anche ingenti, in questo campo è stato un software, più di altri in grado di consentire risparmi sui costi di gestione. Stiamo parlando dei DBMS (DataBase Management System), applicazioni specializzate nella gestione dei dati aziendali: la convinzione che questi software abbiano influito positivamente sulla crescita dell IT nasce dal fatto che ogni azienda, così come ogni professionista, deve necessariamente utilizzare degli archivi, nei quali effettuare ricerche ed elaborare prospetti e tabulati. Rispetto ad altre necessità, e ad altri programmi (come quelli di progettazione, di disegno e, addirittura, di videoscrittura), i database sono sicuramente quelli più utilizzati e, quindi, i più importanti per lo sviluppo dell informatica. A parziale smentita di quanto fino ad ora affermato, possiamo notare però che Microsoft Access, fra i programmi della suite Office, è quello meno utilizzato. La logica spiegazione, che concilia questa realtà di fatto con quanto sopra esposto, sta nel fatto che l uso di un database presuppone la conoscenza di alcune nozioni d informatica e richiede la capacità di analizzare i problemi, così come necessità, ovviamente, la competenza del programma, argomentazioni queste che, invece, non sono indispensabili per usare un word processor o un software per la presentazione. Prima di affrontare il problema di come creare un database, è necessario chiarire alcuni concetti fondamentali, la cui conoscenza si rivela essere conditio sine qua non per il proseguo della nostra disamina. I DATABASE Il termine database può essere tradotto con base di dati, e rappresenta l insieme di tutte le informazioni che l azienda intende gestire, correlate tra loro mediante relazioni logiche. In realtà in un database vengono memorizzate anche le regole, le proprietà, i vincoli, i collegamenti, le interrogazioni e le viste che è possibile applicare ai dati.

2 I dati vengono memorizzati in tabelle e, più precisamente, all interno di specifiche colonne, dette campi. Ogni riga delle tabelle di un database prende il nome di record e, nell ambito della stessa tabella, presenta la medesima struttura e dimensione di tutte le altre. In altre parole, il record è l insieme delle informazioni di ogni singolo elemento memorizzato nell archivio, mentre i campi ne compongono le informazioni basilari. Un database può essere composto anche da più tabelle, all interno delle quali non dovranno essere contenuti ovviamente gli stessi dati ma, al contrario, dati di natura diversa, seppur strettamente correlati gli uni agli altri in base ad un vincolo logico. I DATABASE MANAGEMENT SYSTEM Spesso i termini database e DBMS vengono confusi o utilizzati come sinonimi. Con DBMS, in realtà, si intende l insieme delle procedure e delle applicazioni software che permettono di creare le tabelle, di modificare la struttura dei campi, di implementare le relazioni e di interrogare i dati; grazie ai DBMS è possibile interagire direttamente con i database mediante appositi strumenti visuali e tramite un linguaggio di manipolazione e di consultazione specifico per l elaborazione dei dati (SQL). Quasi tutti i DBMS moderni archiviano e gestiscono informazioni usando il cosiddetto modello relazionale per la gestione dei dati. Il nome relazionale nasce dal fatto che ogni record in un database contiene informazioni in relazione a un singolo argomento e solo a quello. Inoltre, i dati su due classi di informazioni (per esempio clienti ed ordini) possono essere manipolati come un unica entità basata su valori di dati che sono in relazione tra loro. Per esempio, sarebbe ridondante registrare nome e indirizzo del cliente su ogni ordine che abbiamo ricevuto da quel cliente, per cui, in un sistema di database relazione, tra le informazioni sugli ordini si prevede un campo che archivia un dato, per esempio il numero di identificazione del cliente, che si può usare per collegare ciascun ordine alle informazioni sul cliente. In un sistema per la gestione di database relazionali (RelationDBMS), tutti i dati vengono gestiti come tabelle. Queste, a loro volta, archiviano informazioni su un argomento e hanno colonne ciascuna delle quali contiene un certi tipo di informazione su quell argomento e righe, ognuna delle quali riporta tutti gli attributi di una singola istanza di quell argomento. Anche quando si usano le funzionalità del DBMS per ritrovare informazione contenute in una o più tabelle (operazione spesso chiamata query o interrogazione), il risultato è sempre qualcosa che assume la forma di un altra tabella. E anche possibile connettere informazioni provenienti da varie tabelle o query in base a valori correlati. In gergo tecnico questo tipo di connessione prende il nome di join. PROGETTARE UN APPLICAZIONE DATABASE Si potrebbe cominciare a costruire un database in Access nello stesso modo in cui si affronta un problema con un foglio di lavoro in Excel: si organizzano i dati in righe e colonne e poi si inseriscono formule di calcolo dove servono. Chi ha familiarità con le applicazioni database o con i fogli elettronici sa già che questo approccio non pianificato funziona solo nelle situazioni più banali. Per risolvere i problemi veri ci vuole un accurata pianificazione, altrimenti si rischia di dover rifare l applicazione più e più volte. Il vantaggio di utilizzare sistemi per database relazionali come Access sta nel fatto che è molto più facile fare correzioni in corso d opera, ma rimane pur sempre consigliabile dedicare un po di tempo in fase preliminare a progettare le attività che si vogliono realizzare, le strutture di dati che serviranno da sostegno per tali attività e il loro flusso all interno dell applicazione database. Ecco riportati brevemente i passi da compiere quando si costruisce una qualsiasi applicazione database: 1. identificazione delle attività: per prima cosa, vale la pena fare un elenco di tutte le principali attività che vogliamo eseguire con l applicazione, comprese quelle che potrebbero no servirci al momento, ma che potrebbero venire attivate in futuro. Parlando di attività principali intendiamo funzioni applicative che in fase operativa saranno rappresentate sotto forma di maschere o di report di un database Access. In questo senso, quella di immettere gli ordini dei clienti sarà un attività principale che si vorrà eseguire con una maschera concepita appositamente, mentre quella di calcolare il prezzo fatturato con tutta probabilità è una sub-attività della precedente, che verrà eseguita nella stessa maschera.

3 2. disegno del flusso delle attività: affinché l applicazione operi in modo fluido e logico, tutte le attività principali vanno individuate e raggruppate per argomento e poi ordinate all interno dei gruppi in base alla sequenza in cui devono essere eseguite. Così, ad esempio, potrebbe essere opportuno separare le attività che hanno a che fare con il personale da quelle correlate con le vendite. In questa fase ci si accorge che alcune attività sono correlate con più di un gruppo o che una determinata attività in un gruppo è un prerequisito per eseguire un attività in un altro gruppo. Raggruppare le attività e tracciarne il flusso aiuta a scoprire il loro flusso naturale, che da ultimo si potrà riflettere nel modo in cui vengono concatenati fra loro maschere e report nell applicazione finita. 3. identificazione dei dati: per ciascuna attività si passa ad elencare i dati necessari per eseguirla e le modifiche che verranno apportate ai dati stessi. 4. organizzazione dei dati: una volta stabiliti tutti i dati che servono per l applicazione, bisogna organizzarli per argomento e far corrispondere gli argomenti a tabelle e query nel database. In un database relazionale, per progettare il modo più efficiente e flessibile per memorizzare i dati si ricorre ad un processo detto di normalizzazione. 5. prototipo e progetto dell interfaccia utente: quando le strutture delle tabelle sono pronte, è molto facile simulare il flusso dell applicazione sotto forma di maschere, collegate fra loro con semplici macro o con routine evento in Visual Basic. 6. costruzione dell applicazione: nei casi più semplici, il prototipo finisce per coincidere con l applicazione. Nella maggior parte dei casi, però, si sarà costretti a scrivere qualche codice di programma per automatizzare appieno tutte le attività identificate in fase di progetto. Sarà necessario anche creare alcune maschere di collegamento per facilitare il passaggio da un attività all altra. 7. collaudo, revisione e messa a punto: dopo aver preparato i vari componenti dell applicazione, è necessario collaudare tutte le opzioni che sono state predisposte. Se possibile, è opportuno mettere a disposizione degli utenti le sezioni dell applicazione via via che sono disponibili, in modo che essi possano contribuire a collaudare il codice e diano un loro parere sul flusso dell applicazione. Nonostante gli sforzi, è certo che gli utenti riusciranno a trovare modi nuovi e migliori per affrontare una particolare attività dopo che hanno visto come opera una nuova applicazione. Inoltre, il fatto che un applicazione sia entrata in produzione non significa necessariamente che il processo di affinamento e di revisione si arresti: quasi tutti coloro che hanno sviluppo di software applicato, infatti, ammettono che, dopo aver concluso con una release, molto spesso devono ricominiciare da capo a progettare e costruire arricchimenti per i loro software. LA NORMALIZZAZIONE Uno degli obiettivi principali del modello relazionale consiste nell eliminazione della ridondanza: con essa ci si riferisce alla presenza di uno stesso dato in più tabelle o addirittura nella stessa griglia; in pratica, lo studio e l eliminazione della ridondanza permette di non duplicare i valori in più parti del database. Gli effetti negativi che tale problema può scatenare sul database si concretizzano nella maggiore occupazione dei dati e, quindi, in uso non ottimizzato dei supporti di memorizzazione, nel maggior tempo richiesto per le operazioni di aggiornamento che devono agire anche sui dati duplicati e, infine, nella non affidabile congruenza dei dati in quanto è necessario controllar che ogni variazione venga anche registrata in tutte le entità duplicate interessate all aggiornamento. Il modello relazionale, in grado di fornire la possibilità di definire nuove relazioni senza implicare nuove memorizzazioni fisiche, permette la presentazione delle informazioni prescindendo dal bisogno della ridondanza. Per eliminare definitivamente la ridondanza dalle basi di dati si ricorre a un procedimento particolare, chiamato normalizzazione, basato su una serie di processi graduali che hanno come obiettivo il portare alla forma normale le relazioni del database. In pratica la normalizzazione realizza una ottimizzazione progressiva a partire da relazioni non normalizzate fino a raggiungere un determinato livello di normalizzazione. I livelli di normalizzazione sono quattro: REGOLA 1: ogni campo in una tabella deve rappresentare un solo tipo di informazione. Si devono quindi spezzare i campi composti complessi e ci si deve liberare dei gruppi di informazione ripetitive

4 REGOLA 2: ciascuna tabella deve avere un identificatore univoco o chiave primaria composto di uno o più campi della tabella. Ciascun record in qualunque tabella deve essere identificato in modo univoco, per cui alcuni campi devono dare un valore univoco per ciascun record della stessa. Ogni volta che è possibile, ovviamente, si deve usare il dato più semplice che sia in grado di produrre in modo naturale valori univoci. Per molte tabelle potrebbe essere necessario creare un valore univoco artificiale che funga da chiave primaria. REGOLA 3: per ciascun valore univoco della chiave primaria, i valori delle colonne dei dati devono essere rilevanti per l argomento della tabella e devono descriverlo completamente. Bisogna verificare se ciascun campo è funzionalmente dipendente dalla chiave primaria che definisce l argomento della tabella; quindi, innanzitutto, in una tabella non devono esserci dati che non riguardino la chiave primaria della tabella stessa (così i clienti sono informazioni obbligatorie per ciascun ordine, ma da esso separate e, quindi, devono avere una propria tabella). In secondo luogo, i dati nella tabella devono descrivere completamente l argomento. REGOLA 4: deve essere possibile modificare i dati di qualsiasi campo (che non sia uno di quelli contenuti nella chiave primaria) senza influenzare i dati di qualunque altro campo. Se, ad esempio, ci si accorge di aver memorizzato in maniera non corretta il nome di un cliente, è possibile modificare il dato all interno della tabella Clienti, senza dover andare a variare anche i singoli ordini effettuati da quel cliente. IL PROGETTO Nel momento in cui ci si appresta a realizzare una base di dati, è di primaria importanza impostare un progetto valido e sostenibile, nel quale vengano definiti gli obiettivi, i tempi, le risorse necessarie ed il budget a disposizione. Ovviamente, questo genere di informazioni può essere ricavato dalle fonti più disparate, che variano a seconda di contesto in cui ci si trova ad operare: infatti, se il soggetto che necessita della base di dati è anche colui che è incaricato di realizzarla, allora sarà sufficiente che questi abbia ben chiaro in mente i termini del problema che si trova ad affrontare, nonché abbia diretta percezione di tutte le variabili sopra descritte che condizioneranno le modalità di realizzazione della base stessa. Scenario ben diverso si presenta, invece, nel caso in cui il database sia commissionato da una persona diversa rispetto al progettista incaricato di realizzarlo: in questa seconda (e forse più frequente) ipotesi, quest ultimo dovrà innanzitutto procedere ad intervistare il cliente utilizzatore mediante una serie di domande dettagliate che prevedono risposte nelle quali si dà tutto per scontato. In pratica, le figure che si vengono a contrapporre sono, da una parte, quella dell esperto di database, consapevole di quanto sia importante definire certi dettagli per comprendere in pieno le esigenze del cliente, dall altra, quella del cliente futuro utilizzatore, sicuramente esperto del suo lavoro ma certo non abituato a descriverlo minuziosamente, così come serve al progettista. Quello che si vuole mettere in evidenza è che, prima di mettersi al computer è di fondamentale importanza fare un analisi dettagliata del progetto e di rivalutarla con attenzione a più riprese nei giorni successivi. Solo quando si è scuri di aver considerato tutto, allora potremo convertire il disegno fatto in un file di database. Si è parlato di disegno: infatti, dall intervista tra il progettista ed il cliente deve scaturire lo schema della base di dati; in tale disegno devono essere descritte le Entità e le Relazioni fra queste, nonché, se possibile, anche gli attributi dei vari oggetti rappresentati. Qualora, per motivi di spazio e chiarezza, non fosse possibile includere gli attributi delle entità nello schema Entità/Relazioni, sarà comunque necessario predisporre delle apposite tabelle esplicative. Il database che ci proponiamo di realizzare è mirato alla gestione degli esami sostenuti dagli studenti universitari L ANALISI Innanzitutto, è necessario definire il titolo del progetto, in modo tale da focalizzare il punto di partenza dell analisi e di considerare cosa ruota attorno all esigenza prospettata. Nel caso da noi prospettato, il punto focale è rappresentato dalla registrazione degli esami, relativi ad una

5 determinata materia, di cui un certo professore è titolare, sostenuti dai vari studenti. Di conseguenza, le relazioni da disegnare, sulla base del modello Entità/Relazioni, possono essere così rappresentate: Come si può notare, l entità ESAMI può essere definita come l anello portante dell intero database; mediante queste relazioni abbiamo definito le astrazioni che permetteranno di ottenere le informazioni estrapolate dalle entità interessate. In pratica, è possibile affermare che ogni singola relazione disegnata, altro non è che l insieme dei dati memorizzati in una o più tabelle, combinati in modo tale da fornire l informazione richiesta. Da quanto detto, emerge necessariamente una differenza, il più delle volte ignorata, tra il concetto di dato e quello di informazione; la distinzione dei dati dalle informazioni è un requisito fondamentale in quanto gli obiettivi e i compiti del progettista della base di dati sono proprio quelli di fornire informazioni estrapolandole dai dati. Da ciò si evince che i dati possono essere considerati insiemi di nozioni di base, mentre le informazioni sono composizioni di dati organizzati e presentati in modo tale da essere utilizzati all interno del processo decisionale nel quale la base di dati è inserita. LA CREAZIONE DELLE TABELLE Una volta definite le relazioni, si rende necessario entrare nel dettaglio delle singole entità e definire il maniera adeguata gli attributi. Aprire Microsoft Access. Per aprire Microsoft Access, selezionare Start->Programmi->Microsoft Access. Quando si avvia Access, appare solo la finestra di dialogo di apertura, che propone diverse alternative: in particolare, in questa finestra viene richiesto se si vuole creare un database vuoto nuovo, utilizzare Autocomposizione Database per realizzare una nuova applicazione partendo da uno dei modelli presenti oppure aprire un file di database (.mdb) già esistente.

6 Qualora in precedenza siano stati già aperti altri database, si presenterà nella porzione della finestra di dialogo "Apri database esistente" un elenco dei database usati più di recente. Per cominciare a creare un nuovo database vuoto, quando si avvia Access, selezionare Nuovo database fra le scelte della finestra di dialogo di apertura; in questo modo si apre la finestra di dialogo Salva nuovo database. La cartella selezionata è quella dei Documenti dell'unità corrente; passare nella casella di testo Nome file e digitare il nome del nuovo database (non è necessario indicare anche l'estensione.mdb, in quanto al suo inserimento provvede Access). A differenza di Word ed Excel, che consentono di aprire più documenti o fogli di lavoro, in Access è possibile aprire un solo database alla volta; per aprire più database contemporaneamente, è necessario avviare Access per ognuno di essi. Creare cinque tabelle in visualizzazione struttura, utilizzando le informazioni riportate nella tabella sottostante. Nella colonna di sinistra della finestra database sono presenti i pulsanti per la selezione del tipo di oggetto da utilizzare (tabelle, query, maschere, report ), mentre nel riquadro di destra l elenco delle possibilità offerte per l oggetto selezionato a sinistra. Per impostare la nuova tabella, fare doppio clic su Crea una tabella in visualizzazione struttura. Le altre opzioni offerte sono: - Crea una tabella mediante una creazione guidata : consente all utente di scegliere tra un elenco di tabelle di vario tipo (privato e professionale); è sicuramente il metodo più rapido per creare tabelle. - Crea una tabella mediante l immissione di dati : consente di costruire una tabella partendo direttamente dall immissione dei dati; in questo caso, Access riconosce e organizza le informazioni inserite. La finestra visualizzata è composta da due riquadri: quello superiore, a sua volta, è composto da tre colonne: - Nome campo: consentono di digitare il nome del campo, con un massimo di 64 caratteri, spazi inclusi; è possibile utilizzare qualsiasi combinazione di lettere, numeri e caratteri speciali, tranne il punto, il punto esclamativo, l apostrofo e le parentesi quadre. - Tipo dati: consente di selezionare il tipo di dati, ovvero la caratteristica di un campo che definisce il tipo di informazioni contenute. - Descrizione: consente di digitare una descrizione libera del campo; il contenuto di questa colonna viene visualizzato sulla barra di stato nella visualizzazione Foglio dati. Il riquadro inferiore, Proprietà campo, vengono presentate, invece, le opzioni e i vincoli del campo selezionato. Ogni volta che viene aggiunto un nuovo campo nella griglia d impostazione il programma gli assegna automaticamente il tipo e il valore 50 come dimensione (50 caratteri alfanumerici); successivamente, l utente ha la possibilità, se del caso, di selezionare la giusta tipologia da assegnare al campo e impostare le proprietà desiderate. La dimensione dei campi, così come le altre proprietà, viene specificata tramite l apposita casella disponibile nella parte inferiore della finestra per l impostazione della tabella. Ogni campo può essere personalizzato impostandone le proprietà, che variano in base al tipo di dati selezionati; tra esse troviamo: Dimensione campo Formato Cifre decimali Maschera input Etichetta specifica la lunghezza dei dati di tipo e Numerico consente di controllare come i dati vengono visualizzati o stampati; le opzioni di formato variano a seconda dei tipi di dati per i tipi di dati Numerico e Valuta, si può specificare il numero di posizioni decimali che Access visualizza per i tipi e Numerico, Valuta e Data/ora si può specificare una maschera di input che l'utente vede quando immette i dati nel campo introduce un nome di campo ampiamente descrittivo, che Access visualizza sulle etichette della maschera e nelle

7 Valore predefinito Valido se Messaggio errore Richiesto Consenti lunghezza zero Indicizzato intestazioni dei report consente di specificare un valore predefinito per tutti i tipi di dai, tranne ovviamente il Contatore permettere di inserire un'espressione che deve essere vera tutte le volte che si introducono dati o si apportano modifiche in questo campo consente di personalizzare il messaggio visualizzato ogni volta che i dati introdotti non rispettano la regola di convalida deve essere impostato su sì nel caso in cui il campo debba necessariamente contenere un valore proprietà valida solo per i campi e Memo, per i quali è possibile accettare una stringa di lunghezza zero consente di specificare che venga costruito un indice per accelerare l'accesso ai valori dei dati per i campi di tipo, Numerico, Data/ora, Valuta e Contatore; inoltre, consente di richiedere che i valori nel campo indicizzato siano sempre unici per l'intera tabella. Le tabelle e i campi da creare sono i seguenti: NOME TABELLA NOME CAMPO TIPO DATI STUDENTI NumeroMatricola (chiave primaria) NomeStudente CognomeStudente CodCorsoDiLaurea MATERIE CodMateria Contatore (chiave primaria) Materia IdProfessore Numerico CodCorsoDiLaurea CORSO DI LAUREA CodCorsodiLaurea (chiave primaria) CorsoDiLaurea PROFESSORI IdProfessore Contatore (chiave primaria) NomeProfessore CognomeProfessore ESAMI IdEsame Contatore (chiave primaria) DataEsame Data/Ora CodMateria Numerico NumeroMatricola Voto Numerico(Valido se >=18 e <=30) Lode Si/No

8 Una volta creati i campi e tutte le loro proprietà, è necessario definire la chiave primaria di ogni tabella. La chiave primaria non è altro che un particolare attributo mediante il quale è possibile riconoscere in maniera univoca una particolare istanza dell entità stessa; in altre parole, tramite la chiave primaria deve essere possibile distinguere un record da un altro simile. La chiave primaria può essere formata da uno o più campi di tipo alfanumerico e, da un punto di vista grafico, si distingue dagli altri attributi per la presenza del simbolo di una piccola chiave alla sinistra del nome del campo stesso. Impostare le relazioni tra i campi delle tabelle create, seguendo le indicazioni fornite dal progetto inizialmente descritto, in modo tale da ottenere la seguente struttura: In fase di progettazione e realizzazione di ogni base di dati, è necessario tenere sempre presente i tre cosiddetti livelli di astrazione : il livello fisico, quello concettuale e quello esterno. Il primo riguarda le risorse hardware utilizzate per la memorizzazione del database, mentre il secondo rappresenta la fase (appena conclusa) di analisi e definizione del progetto. Il livello esterno, che ci interessa in questo momento, identifica tutte le viste che si vogliono estrapolare dai dati; in altre parole, il livello esterno descrive le regole che il DBMS dovrà utilizzare per poter visualizzare informazioni composte da dati correlati tra di loro ma memorizzati in più tabelle. Lo strumento che consente di collegare tra loro dati provenienti da tabelle diverse è rappresentato dalle relazioni; la distinzione tra le diverse tipologie di queste può essere evidenziata mediante alcune semplici domande: quanti studenti possono essere iscritti ad un medesimo corso di laurea? ; uno studente può frequentare più corsi?. Dalle risposte che siamo in grado di fornire capiamo che le relazioni che è possibile disegnare possono essere di diversa natura: uno a molti, uno a uno, molti a molti. Esemplificando, quindi, possiamo dire che la relazione tra gli studenti e i corsi di laurea è di molti a uno, nel senso che molti studenti possono essere iscritti allo stesso corso di laurea, ma uno stesso studente non può essere iscritto contemporaneamente a due diversi corsi di laurea.

9 Una volta compreso che cosa si intende con relazione, è necessario individuare il dato che lega le entità (tabelle) coinvolte nella relazione: prendendo, quindi, come esempio le tabelle Studenti e Corsi di Laurea, vediamo che, se è vero che un corso di laurea può avere iscritti più studenti, allora dovremmo memorizzare i numeri di matricola di questi ultimi nella tabella clienti, cosa quanto mai difficile da realizzare, in quanto dovremmo sapere in anticipo il numero degli studenti che, nei prossimi anni, si iscriveranno a quel corso di laurea. Se, però, osserviamo la relazione in oggetto dal punto di vista diametralmente opposto, quindi dal lato della tabella Studenti, notiamo che uno studente può, come detto, essere iscritto ad un solo corso di laurea, per cui sarà sicuramente più agevole memorizzare il codice del corso di laurea nella tabella studenti. Un attenta analisi porterà quindi il progettista a definire quali siano le situazioni più vantaggiose per la definizione delle relazioni. In termini pratici, per definire le relazioni, nelle modalità ora descritte, è necessario chiudere tutte le finestre Tabella e scegliere il comando Relazioni dal menù Strumenti. Se le relazioni (come nel nostro caso) vengono definite per la prima volta, Access apre la finestra Relazioni vuota ed in primo piano la finestra di dialogo Mostra tabella. In quest ultima è necessario selezionare ciascuna delle tabelle e fare clic ogni volta sul pulsante aggiungi; infine, fare clic su chiudi. A questo punto, per creare una relazione, ad esempio, tra il campo CodCorsoDiLaurea della tabella Corsi di Laurea e l omonimo campo contenuto nella tabella Studenti, è sufficiente fare clic sul nome del primo e trascinarlo su quello del secondo (si noti che è molto importante effettuare questa operazione nel senso ora descritto, in modo da non stravolgere i rapporti tra i due campi all interno della relazione). Quando si rilascia il mouse, Access apre la finestra di dialogo Relazioni, nella quale sono già stati inseriti i nomi dei campi oggetto della relazione. Selezionando la funzione Applica integrità referenziale, Access impedisce che si aggiungano record nella tabella Studenti con codici di corso di laurea non corretti. Si osservi che, dopo aver spuntato l opzione in esame, Access ne rende disponibili altre due: Aggiorna campi correlati a catena e Elimina campi correlati a catena. Selezionando la seconda opzione, Access elimina le righe figlie quando si cancella una riga genitore (ad esempio, eliminando un corso di laurea elimina anche tutti gli studenti ad esso iscritti). Qualora, invece, si costruisca una tabella con chiave primaria di tipo o Numerico, è opportuno selezionare Aggiorna campi correlati a catena, con cui si impone ad Access di aggiornare automaticamente tutti gli eventuali valori delle chiavi esterne nelle tabelle "molti" se si cambia il valore di una chiave primaria in una tabella "uno". LA CREAZIONE DELLE MASCHERE Utilizzando la funzione Crea maschera mediante una creazione guidata, costruire una maschera di immissione dati basata sulla tabella Materie, una su quella Studenti ed una su quella Corsi di Laurea. Il risultato dovrebbe essere grosso modo il seguente:

10 Pur essendo possibile inserire i dati direttamente in una tabella, l'utilizzo delle maschere a questo scopo rappresenta una comoda alternativa. Per creare una maschera è possibile ricorrere alla Creazione Guidata, che consente di scegliere i campi da integrare, il layout e lo stile, oppure alla visualizzazione Struttura, che lascia all'utente la massima libertà di realizzazione sotto tutti i punti di vista. Per creare una maschera mediante una creazione guidata fare clic sull oggetto Maschere nella sezione sinistra della finestra Database, e doppio clic sulla funzione "Crea una maschera mediante una creazione guidata". In questo modo, appare una finestra di dialogo che guida l utente attraverso le scelte da compiere per la realizzazione della maschera, in particolare, selezionando la tabella e i campi da includere nella maschera. Di seguito viene richiesto di definire il layout della maschera e lo stile che si preferisce; infine, è necessario dare un titolo alla maschera. Una volta creata la maschera, per potervi immettere dati è necessario che questa venga aperta in visualizzazione Maschera, vale a dire la visualizzazione che accetta l'inserimento di dati: per fare ciò è sufficiente fare clic sul pulsante Visualizza (il primo della barra degli strumenti). Qualsiasi maschera, ovviamente, può essere modificata, a condizione che le modifiche vengano apportate in visualizzazione Struttura. Per spostare un controllo, in particolare, è necessario selezionarlo e posizionare il puntatore del mouse su di esso in modo che assuma la forma di una mano; a questo punto è possibile spostare il controllo tenendolo cliccato con il mouse rilasciandolo poi nella posizione desiderata. Se si sposta un controllo mediante la "mano", si sposta sia la casella di testo che l'etichetta; qualora si desideri, invece, spostare uno solo dei due elementi, posizionare il puntatore sul quadrato grigio più grande, posto nell'angolo superiore sinistro in modo tale che esso assuma la forma di una mano che punta l'indice.

11 Per modificare le dimensioni di un controllo, bisogna selezionarlo e sfruttare i quadratini di ridimensionamento per variarne le dimensioni (il puntatore assume la forma di una freccia a due punte). Si noti come nella maschera MATERIE, in linea teorica, si sarebbe dovuto trovare un campo nel quale l utilizzatore avrebbe dovuto inserire il codice identificativo del professore titolare della materia, così come definito all interno della tabella Professori. I codici, però, non hanno grande significato per coloro che esaminano il contenuto di una maschera e sono di difficile memorizzazione per gli utilizzatori del database, in sede di caricamento dei dati (fino a che il professori memorizzati sono due o tre, è anche possibile ricordarsi che al codice 1 corrisponde il professore A e al 2 il professore B, ma sicuramente le cose si complicano se i professori sono centinaia, con conseguente aumento della possibilità di commettere errori); d altro lato, però, per ragioni di efficienza, è preferibile avere un codice e non un nome ed un cognome per identificare un soggetto. Per conciliare questi due aspetti, è necessario creare una casella combinata: più precisamente, sostituiamo la casella di testo IdProfessore presente nella maschera Materie con una casella combinata; in visualizzazione struttura, selezionare il controllo casella di testo IdProfessore e premere il tasto Canc per eliminare il controllo casella di testo dalla maschera. Premere quindi il pulsante Casella combinata dalla casella degli strumenti e tracciare l area del campo che si vuole creare nel punto desiderato. Sulla maschera apparirà quindi un nuovo controllo e si aprirà la finestra di Autocomposizione Casella Combinata. Rispondendo alle semplici domande che Access pone, è possibile ottenere una casella combinata simile a quella mostrata nella maschera Materie. A questo punto, la casella combinata IdProfessore mostra il Cognome del professore invece del codice ad esso collegato, che viene però memorizzato all interno del record nella tabella Materie. L IMPOSTAZIONE DELLE QUERY Costruire una query che raccolga tutte le informazioni necessarie per la registrazione di un esame sostenuto da uno studente. Creare una query significa interrogare il database, chiedendo ad Access di recuperare i record che corrispondono a determinate condizioni. Quando si definisce una query di selezione (un operazione che seleziona informazioni dalle tabelle e dalle query nel database, diversamente da una query di comando che inserisce, aggiorna e cancella i dati), Access crea un insieme di record, detto convenzionalmente recordset, che contiene i dati selezionati. Nella maggior parte dei casi si può lavorare con un recordset come si lavora con una tabella: lo si può sfogliare, si possono selezionare informazioni, è possibile stamparlo ed anche aggiornare i dati che contiene. Ma, diversamente da una tabella vera, un database non esiste realmente nel database: Access crea un recordset a partire dai dati che si trovano nelle tabelle d origine della query nel momento in cui si esegue la query. In genere le query vengono classificate in tre gruppi: query di selezione, query di comando e query a campi incrociati. Le query di selezione recuperano e visualizzano i record in una finestra con visualizzazione Foglio dati; le query di comando, create in genere da una query di selezione, eseguono operazioni sui dati e possono, a loro volta, suddividersi in quattro categorie: query di creazione tabella (crea una nuova tabella con i dati recuperati), query di accodamento (consente di aggiungere i record di una tabella alla fine di un'altra tabella con un'unica operazione), query di aggiornamento (modificano il contenuto di uno o più campi ed eseguono un aggiornamento), query di eliminazione (elimina alcuni record specificati). Infine, le query a campi incrociati consentono di creare raggruppamenti di informazioni e di presentarli come foglio dati. Come per tutti gli oggetti di Access, è possibile creare una query partendo da zero oppure usando una creazione guidata: per sfruttare questa seconda possibilità bisogna fare clic sull oggetto query e doppio clic sull opzione Crea una query mediante una creazione guidata ; selezionare le tabelle/query che si vuole concorrano a formare la query, indicando i relativi campi, ed attribuirle un nome. Tra le varie possibilità che vengono offerte all'interno della procedura guidata, vi è anche quella di scegliere se creare una query di tipo Dettaglio o Riepilogo: nel primo caso, verranno

12 mostrati tutti i campi di tutti i record, mentre nel secondo viene data l'opportunità di effettuare calcoli con i campi numerici (somma, media, minimo, massimo) oppure di scegliere raggruppamenti di date (per esempio di raggruppare i campi per mese, anno o altro). Per generare una query senza creazione guidata, invece, fare doppio clic su Crea una query in visualizzazione Struttura: appare così la finestra di dialogo Mostra tabella, dalla quale è possibile selezionare le tabelle/query da usare per la query. Le tabelle e query selezionate compaiono in una griglia di creazione vuota, composta da sei righe: Campo Tabella Ordinamento Mostra Criteri Oppure Visualizza il campo selezionato Visualizza la tabella di origine Consente di ordinare i risultati della query secondo le opzioni Crescente, Descrescente e (Non ordinato) Consente di mostrare o nascondere un campo all'interno del foglio di risposta dinamico; dal momento che anche il campo nascosto partecipa alla query, è possibile eseguire l'ordinamento in base ad un campo e poi nasconderlo Consente di specificare i criteri di selezione (per applicare criteri complessi è necessario utilizzare una particolare grammatica, illustrata in modo completo su manuali specializzati. Consente di specificare criteri complementari Per inserire i campi nella griglia di creazione, fare doppio clic sul campo oppure trascinarlo dalla finestra della tabella a quella di creazione. Per cercare un valore singolo, basta scriverlo nella riga Criteri del campo che si vuole controllare; se il campo è di testo e il valore cercato contiene spazi vuoti, si deve racchiudere ciascun valore fra virgolette. Per fare un controllo su più valori, introdurre ognuno di essi nella cella Criteri separato dalla parola Or; si ottiene lo stesso risultato introducendo ciascun valore in una riga Criteri o Oppure separata del campo che si desidera verificare. Per eseguire una query, dopo averla creata, è sufficiente usare il pulsante Esegui della barra degli strumenti. Infine, salvare la query facendo clic sul pulsante Salva. Una volta completata la creazione della query,in visualizzazione struttura dovrebbe apparire grosso modo in questi termini: