Manuale. Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva. Data Ufficio S.p.A

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1 Manuale Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Data Ufficio S.p.A

2 I Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Tabella dei Contenuti 0 Part I Introduzione 3 1 Summa Archiviare.Net... Sostitutiva 3 2 Vantaggi Normativa di riferimento Conservazione... Sostitutiva 4 Part II Prima di iniziare 6 1 Installazione Configurazione Numero Licenza Attivazione Automatica Attivazione Manuale Part III Menu Principale 30 1 Acquisizione... Dei Documenti 31 Acquisizione... da Scanner 32 Acquisizione... da PDF (o TIFF) 33 Acquisizione... da Sequenziale Ministeriale 34 2 Trasmissione... Documenti 35 3 Ricerche e Verifiche Verifica Lotti Controllare... i Lotti 37 Visualizzare... i certificati 38 Il pulsante... "Upload automatico Ricevuta" 38 Ricerche Dichiarazione... da Codice Fiscale 39 Ricerca Risultati Part IV Appendice 1 Indice 42 45

3 Parte I

4 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers Introduzione Manuale operativo per l'utilizzo dell'applicativo Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva La Soluzione di Archiviazione Sostitutiva proposta da Data Ufficio risponde a tutte le esigenze applicative ed operative del CAF: Acquisizione dei Documenti; Trasmissione dei Documenti; Verifica dei Lotti generati. La tipologia dei documenti a cui si fa riferimento è relativa esclusivamente ai 730. Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva è stato sviluppato interamente in tecnologia di sviluppo.net di Microsoft, con un modello a tre livelli 1.1 Summa Archiviare.Net Sostitutiva Il programma prevede l'archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva (delibera CNIPA n 11/2004) dei modelli 730, informatico o analogico, rilevante ai fini tributari, gestendo gli adempimenti previsti per legge per gli operatori CAF, Professionisti abilitati o Sostituti d'imposta che effettuano il servizio di assistenza fiscale con i relativi obblighi. Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva è utilizzabile su Windows in ambiente stand-alone. Consente l'utilizzo del database SQL Server 2000/MSDE 2000 e si collega con tutti gli scanner che si interfacciano con i driver TWAIN. Il software necessita di una connessione internet. Le principali funzioni dell'applicativo sono: 1.2 Acquisizione Documenti Trasmissione Documenti Ricerche e Verifiche Utilità Vantaggi I principali vantaggi che interessano l'utilizzo del sistema documentale Summa

5 Introduzione Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva sono: Ridurre gli spazi destinati allo stoccaggio dei documenti cartacei Riduzione dei costi relativi alle attrezzature di cartoleria, locazioni e conseguenti rischi di danneggiamento (incendi/furti) Accesso immediato, facile e veloce al documento Accesso ai documenti da qualunque posto Ricerche e reperimento informazioni più veloce Risparmio sul consumo di carta per stampa Velocità nella ricerca e risoluzione verifiche Agenzie delle Entrate/Ente Risparmio generale di tempo, materiale e spazio Centralità del dato riferito alle sedi periferiche 1.3 Normativa di riferimento Di seguito si elencano le fonti normative a cui il sistema documentale Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva fa riferimento: 1.4 DCPM del 8 Febbraio 1999; DPR del 28 Dicembre 2000 n 445; Delibera AIPA (ora CNIPA) n 42/2001 e relative note esplicative; Delibera CNIPA n 11 del 19 Febbraio 2004 e relative note esplicative; DM del 23 Gennaio 2004; Interpello Agenzia Entrate Prot. n /2005 del 18 Febbraio 2005; Interpello Agenzia Entrate N. 55/2007 prot. N /2007 Conservazione Sostitutiva Il software Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva si prefigge di inviare i documenti a Poste DOC che provvede a gestire il processo di conservazione 4

6 Parte II

7 Prima di iniziare 2 6 Prima di iniziare Durante il processo di installazione saranno richieste alcune informazioni: Il CD di installazione o il programma di installazione preventivamente scaricato dal sito nell'area download; i codici di licenza d'uso per l'attivazione; per l'utilizzo della base dati SQL Server 2000/MSDE 2000 tutte le informazioni per impostare i parametri della base dati. Di seguito vengono elencati i requisiti minimi richiesti per un utilizzo ottimale dell'applicativo Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva: 2.1 Sistema Operativo Server: Microsoft Windows 2000/2003; Sistema Operativo Client: Microsoft Windows 2000/XP/2003; Hardware: Pentium III, 128 Mb RAM, 250 MB di spazio libero su disco; Requisiti Scanner: dispositivo Twain (vedere Appendice 1) Installazione Questa sezione è riservata agli utenti che per la prima volta interagiscono con il software Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva. Prima di iniziare si consiglia di verificare di essere in possesso di tutte le informazioni necessarie per un corretto e facile utilizzo dell'installazione, e che le macchine siano in possesso dei requisiti minimi di sistema elencati nel capitolo Prima di iniziare. Per poter attivare l'installazione è necessario inserire il CD ROM nel lettore. Il CD è impostato per l'avvio del programma di installazione in automatico. In alternativa è possibile scaricare il software direttamente dal sito nell'area download; quindi, fare doppio click sul file scaricato e si avvierà il programma di installazione. All'avvio comparirà la seguente finestra:

8 7 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fase 1: Prima installazione software Per procedere con le fasi di installazione cliccare sul tasto "Avanti". Verrà visualizzata la seguente videata:

9 Prima di iniziare 8 Fase 2: Prima installazione software In questa finestra bisogna inserire il percorso dove si vuole venga installato il prodotto. Si consiglia di lasciare impostati i valori della cartella di destinazione, quindi cliccare sul tasto "Avanti".

10 9 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fase 3: Prima installazione software In questa finestra è possibile inserire il percorso dove si vuole venga effettuato il collegamento del programma. Si consiglia di lasciare impostati i valori della cartella di destinazione, quindi cliccare sul tasto "Avanti".

11 Prima di iniziare 10 Fase 4: Prima installazione software Se si vuole venga creata un'icona dell'applicativo sul desktop mettere la spunta sulla voce corrispondente. Se si vuole che la stessa icona venga inserita nella barra di Avvio veloce procedere mettendo la spunta sulla voce corrispondente. Quindi cliccare sul tasto "Avanti".

12 11 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fase 5: Prima installazione software In quest'ultima finestra viene presentato il riepilogo delle informazioni relative all'installazione che si sta effettuando. Se si vogliono correggere alcune informazioni è sufficiente cliccare sul tasto "Indietro" fino alla finestra interessata su cui si vogliono cambiare i valori impostati. Se, invece, le informazioni riepilogate sono corrette, cliccare sul tasto "Installa" per procedere con l'installazione del prodotto. Terminata l'installazione, sarà visualizzata la seguente finestra:

13 Prima di iniziare 12 Fase 6: Prima installazione software Completata l'installazione, è possibile eseguire l'applicazione immediatamente mettendo la spunta sulla voce corrispondente. Se invece si vuole avviare l'applicazione in un secondo momento, lasciare in bianco questo campo. Quindi cliccare sul tasto "Fine" per terminare 2.2 Configurazione Una volta effettuata l'installazione, e solamente per la prima volta che si accede all'applicativo Summa Archiviare.Net, verranno visualizzate una serie di finestre che permetteranno all'utente di effettuare la configurazione del prodotto. La prima finestra che comparirà è la seguente:

14 13 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 1 - Scelta del tipo di installazione L'utente ha la possibilità di scegliere tra tre tipi di configurazione per l'inserimento dei dati della licenza d'uso: 1. Standard: l'utente dovrà inserire manualmente i dati della licenza d'uso 2. Automatica: non verranno richiesti i dati della licenza d'uso, ma verranno prelevati in modo del tutto automatico (il computer deve avere una connessione ad Internet) 3. Manuale: non verranno richiesti i dati della licenza d'uso, ma verranno prelevati in modo del tutto automatico da un file di configurazione preventivamente scaricato dal sito della Data Ufficio Nella Versione è disponibile solamente la la configurazione Standard. Effettuata la scelta del tipo di configurazione che si vuole utilizzare, apparirà la seguente finestra:

15 Prima di iniziare 14 Fig. 2 - Codice di attivazione Software NB: Sarà possibile inserire i dati della licenza d'uso ESCLUSIVAMENTE se è stata effettuata la scelta della CONFIGURAZIONE STANDARD I codici per l'attivazione (obbligatoria e necessaria) dei nuovi software sono quelli riportati nella "Personale area Download" sul sito Data Ufficio. Per accedere al sito del CAF o al sito Data Ufficio, le Login o le USER (ad esempio NCC-USR000001) e la password (ad esempio XXXXXX) sono quelle che troverete nella busta inviatavi o diversamente comunicate. Come prima cosa è necessario avere il Numero Licenza del prodotto. Quindi, per poter entrare in possesso del proprio "Codice Attivazione", si possono effettuare due modalità: Cliccando sulla voce "Attiva automaticamente" (Attivazione Automatica) Seguendo una procedura manuale (Attivazione Manuale) Una volta in possesso dei codici è sufficiente completare i campi "Numero Licenza" e "Codice Attivazione" della finestra di Fig. 2, quindi cliccare sul tasto "Avanti". La finestra visualizzata è la seguente finestra:

16 15 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 3 - Per creare le credenziali di Autenticazione Sarà necessario definire le credenziali di Autenticazione. Bisogna digitare il nome dell'azienda, la Login e la Password dati dal CAF per poter comunicare con POSTE DOC. Nella sezione Classe Documentale, per poter digitare sul campo il valore corretto, è necessario contattare il CAF. In alternativa mettere il flag sul campo in modo che questo valore venga preso in modo automatico. Quindi cliccare sul tasto "Avanti".

17 Prima di iniziare 16 Fig. 4 - Scelta del tipo di database La scelta del tipo di database è a discrezione dell'utente, considerando che il programma ricercherà tutti i tipi di Dabase esistenti installati sul computer. Se si volesse utilizzare un Database già esistente, è sufficiente spuntare la voce "Utilizza un database di Summa Archiviare.Net già esistente". Una volta selezionato il database da utilizzare, cliccare sul tasto "Avanti".

18 17 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 5 - Per configurare il server SQL Server 2000/MSDE 2000 Digitare le informazioni in possesso per la corretta impostazione dei parametri del database SQL Server 2000/MSDE Quindi cliccare sul tasto "Avanti". Automaticamente la procedura imposterà il percorso del database Access. Si consiglia di lasciare impostati i dati visualizzati. Quindi cliccare sul tasto "Avanti".

19 Prima di iniziare 18 Fig. 6 - Riepilogo informazioni A questo punto l'utente può controllare tutte le informazioni relative all'installazione effettuate sino a questo momento. Nel caso in cui non siano corrette è sufficiente cliccare sul tasto "Indietro" per tornare alle finestre precedenti e quindi correggere i dati. In caso di informazioni corrette basta cliccare sul tasto "Fine". La procedura effettuerà la creazione dei dati di default, della base dati e ad operazione conclusa apparirà la seguente finestra:

20 19 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 7 - Termine configurazione Cliccando sul tasto "OK" si passerà direttamente alla finestra di accesso alla procedura Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Numero Licenza NUMERO LICENZA Se non si è in possesso della licenza d'uso del prodotto, è necessario accedere al sito del CAF, quindi digitare la Login e la Password e cliccare su accedi. La finestra presentata è la seguente:

21 Prima di iniziare 20 Fig. 1 - Attivazione software - Sito Caf Nella sezione "Aggiornamenti software" sono elencati tutti gli ultimi aggiornamenti software che l'utente può scaricare. Cliccare sulla dicitura "Summa Archiviare.Net Modulo CAF". La finestra che sarà visualizzata è la seguente:

22 21 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 2 - Attivazione software - Software Data Ufficio Nella finestra di Fig. 2, verranno elencati tutti i software per cui l'utente ha la licenza d'uso. A questo punto cliccare sull'icona corrispondente alla colonna "Visualizza Codici di Attivazione" del prodotto Summa Archiviare.Net. Verrà visualizzata la seguente finestra:

23 Prima di iniziare 22 Fig. 3 - Attivazione software - Numero Licenza Attivazione Automatica ATTIVAZIONE AUTOMATICA Il sistema accederà direttamente al sito Data Ufficio presentando la seguente schermata:

24 23 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 1 - Attivazione Software E' necessario annotarsi il codice di attivazione visualizzato dopo il campo "Codice", eventualmente stampare la videata Attivazione Manuale ATTIVAZIONE MANUALE Se non è possibile collegarsi sul Web dal computer su cui si sta effettuando l'installazione, è necessario annotarsi il "Codice Data Ufficio" come evidenziato nella figura 2: Da un computer collegato ad Internet accedere al sito del CAF, quindi digitare la Login e la Password e cliccare su accedi. La finestra presentata è la seguente:

25 Prima di iniziare 24 Fig. 1 - Attivazione software - Sito Caf Nella sezione "Aggiornamenti software" sono elencati tutti gli ultimi aggiornamenti software che l'utente può scaricare. Cliccare sulla dicitura "Summa Archiviare.Net Modulo CAF". La finestra che sarà visualizzata è la seguente:

26 25 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 2 - Attivazione software - Software Data Ufficio Nella finestra di Fig. 8, verranno elencati tutti i software per cui l'utente ha la licenza d'uso. A questo punto cliccare sull'icona corrispondente alla colonna "Visualizza Codici di Attivazione" del prodotto Summa Archiviare.Net. Verrà visualizzata la seguente finestra:

27 Prima di iniziare 26 Fig. 3 - Attivazione software - Numero Licenza Dopo essersi annotati il Numero di licenza cliccare sulla dicitura "Supporto". Si aprirà un Menu a tendina quindi selezionare "Attivazione Software". La finestra presentata è la seguente:

28 27 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 4 - Attivazione software Digitare il Numero di licenza, la partita IVA e il Codice Data Ufficio (visualizzato in Fig. 2). Cliccando sul tasto "Esegui" la finestra visualizzata è la seguente:

29 Prima di iniziare Fig. 5 - Attivazione software E' necessario annotarsi il codice di attivazione visualizzato dopo il campo "Codice", eventualmente stampare la videata. 28

30 Parte III

31 Menu Principale 3 30 Menu Principale Ogni qualvolta si lancia la procedura Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva, apparirà la seguente finestra: Fig. 1 - Menu principale Nella Finestra del Menu Principale vengono visualizzate tutte le funzionalità del programma. Il Menu è stato impostato in modo "sequenziale", in modo che l'utente debba seguire in sequenza le varie operazioni per effettuare una corretta procedura di Archiviazione Sostitutiva. Il menù è suddiviso in 4 BOX: A. Acquisizione dei documenti da cui è possibile importare i file per l'archiviazione are da dispositivo scanner, da file PDF o TIFF, o direttamente dal file Sequenziale Ministeriale. B. Trasmissione documenti da cui si procede all'archiviazione vera e propria inviando i

32 31 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 file precedentemente acquisiti al servizio di Archiviazione Sostitutiva. C. Ricerche e Verifiche che permette di verificare lo stato in cui si trovano i lotti inviati, e di recuperare il certificato di notifica con firmato digitalmente. D. Utilità da cui è possibile accedere alla configurazione del programma in ogni momento. 3.1 Acquisizione Dei Documenti

33 Menu Principale Acquisizione da Scanner Dal Menu Principale, selezionando la voce "Moduli da Scanner" apparirà la seguente finestra: Fig. 1 - Acquisizione da Scanner In questa finestra è possibile selezionare lo scanner (automaticamente vengono elencati tutti gli scanner installati su quella macchina). Le altre informazioni è consigliabile lasciarle invariate, in quanto sono tutti dati ottimali per una corretta scannerizzazione dei documenti. Una volta inseriti sullo scanner i documenti da scannerizzare, cliccando su OK l'applicativo acquisirà tutti i documenti e, conclusa questa operazione, visualizzerà una finestra di avvenuta acquisizione.

34 33 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Fig. 2 - Acquisizione da Scanner In questa finestra è possibile visualizzare: Sorgente: il tipo di scanner utilizzato Pagine Lette: il numero delle pagine lette dallo scanner. Per ogni pagina letta sarà generato un file, in formato PDF, nominato con il Codice Fiscale del contribuente e saranno presenti nella cartella C:\Programmi\Archinet Sostitutiva\DatiInUscita\PDF Pagine Errate: il numero di eventuali pagine che non sono state acquisite in modo corretto. Tutte queste pagine saranno generate nella cartella C:\Programmi\Archinet Sostitutiva\DatiInUscita\PDF\PDFERRORE Una volta chiusa questa finestra si ritornerà automaticamente al menu principale Acquisizione da PDF (o TIFF) Dal menù principale, selezionando la voce "Moduli da PDF", si avvia la procedura di selezione dei file PDF o TIFF. Dal campo "Cartella" selezionare la cartella in cui è contenuto il file PDF o TIFF da archiviare. Il campo "Filtrare i file" permette di specificare quali tipo di file si vuole acquisire, ad esempio se si vuole archiviare un file pdf si può specificare in questo campo "*.PDF". Il campo "Processa i file in ordine di" serve ad indicare al programma in quale ordine si vogliono trattare i file. La scelta dell'ordine non è influente ai fini dell'archiviazione e si può lasciare selezionato "nome file". Il campo "Formato destinazione" è bloccato su "PDF" in quanto per l'archiviazione sostitutiva il PDF è il formato privilegiato. Ultimo campo attivo e la selezione della profondità dei colori. Selezionare una buona profondità di colore può risolvere alcune problematiche nella lettura dei codici a barra

35 Menu Principale 34 presenti sul PDF. Conclusa l'importazione del file è giunto il momento di procedere all'archiviazione passando direttamente al servizio di "Trasmissione Documenti". (Vedi il paragrafo 3.2) Acquisizione da Sequenziale Ministeriale Dal Menu Principale, selezionando la voce "Seq Ministeriale" apparirà la seguente finestra: Fig. 1 - Acquisizione da Seq. Ministeriale Cliccando sul tasto "Aggiungi File", si aprira una finestra in cui l'utente deve selezionare uno o piu file telematici che devono essere importati. Una volta effettuata questa scelta, nella finestra saranno elencati questi file: Fig. 2 - Acquisizione da Seq. Ministeriale

36 35 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Se si volesse inserire altri file è sufficiente cliccare sul tasto "Aggiungi File". Mentre, per poter cancellare uno o più file dalla finestra, è sufficiente porre la spunta sul file interessato e quindi cliccare sul tasto "Rimuovi File". Completata questa fase di selezione, cliccando sul tasto OK i file verranno importati all'interno della procedura. 3.2 Trasmissione Documenti Per effettuare la Trasmissione dei Documenti acquisiti, dal Menu Principale, selezionando la voce "...per la Cons. Sostitutiva" apparirà la seguente finestra: Fig. 1 - Trasmissione Documenti In questa finestra saranno visualizzati il numero dei file presenti e pronti per l'invio, differenziati per PDF e Sequenziali Ministeriali. Per poter effettuare una trasmissione, dalla voce Tipo bisogna selezionare il tipo di file che si vuole inviare. Una volta effettuata questa scelta automaticamente sarà visualizzata la classe documentale corrispondente. Quindi cliccando su OK si aprirà la seguente finestra:

37 Menu Principale 36 Fig. 2 - Trasmissione Documenti In questa finestra è necessario impostare i parametri. La username e password da inserire sono quelle relative al PROXY. Il formato con cui inserire i dati relativi al Proxy Host è il seguente: Completata questa finestra cliccando su OK i file verranno trasmessi e ad elaborazione conclusa si potrà ritornare al Menu principale 3.3 Ricerche e Verifiche

38 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Verifica Lotti Dopo aver inviato i lotti al Fornitore del servizio di archiviazione è probabile che abbiate bisogno di eseguire due importanti operazioni: 1. Conoscere lo stato del Lotto inviato. 2. Recuperare la ricevuta con firma digitale. Le funzionalità offerte dalla "Verifica Lotti" rende queste due operazioni semplici e immediate Controllare i Lotti Il primo Box "Controllo dello stato de Lotto e acquisizione certificato" permette di: 1. recuperare dal Server del fornitore del servizio le informazioni sullo stato del Lotto 2. scaricare in automatico la ricevuta di notifica firmata, se lo stato del lotto è "Backup completato". Per recuperare le informazioni è necessario selezionare una o più righe della griglia e cliccare sul pulsante "Controllo e upload Ricevute Lotti". Il programma cercherà sul Server le informazioni sui Lotti selezionati e se il loro stato è completo, recupererà il certificato di notifica per salvarlo nella cartella interna

39 Menu Principale 38 denominata "ricevutelotti". Lo stato del Lotto e il recupero del certificato vengono salvati nel campo "note". Ad esempio, se nel campo delle "note" trovate indicato "Backup completato Ok Notifica", significa che Poste ha correttamente archiviato il vostro Lotto e che il certificato di notifica è stato scaricato sul vostro computer. In alto alla grigia i pulsanti "Prima richiesta", "In Elaborazione" operano un filtro per visualizzare solo alcune categorie di risultati e quindi di poter lavorare solo con quelle Visualizzare i certificati Il secondo BOX "Visualizza i Certificati di Ricevuta di Lotti archiviati" rende visibili solo i lotti allo stato completo. Per aprire la Notifica nel visualizzatore "Documento con Firma Digitale" è sufficiente cliccare sul pulsante "Apri" della colonna "Ricevuta". Il visualizzatore apre il certificato di notifica precedentemente salvato nella cartellina "ricevutelotti" e oltre a rendere esplicite le informazioni sulla firma digitale, permette di scorrere e salvare il contenuto XML della stesso Il pulsante "Upload automatico Ricevuta" Per essere sicuri che tutti i certificati siano stati scaricati è possibile in un colpo solo controllare sul Server del fornitore del servizio i certificati disponibili e a verificare che nella che nella cartellina "ricevutelotti" siano presenti. I certificati mancanti vengono scaricati in automatico e le nuove informazioni vengono aggiornate nei campi "note" di ogni Lotto. Il pulsante "Upload automatico Ricevuta" è posto nel secondo Box ed è raccomandato al primo avvio de programma dopo l'aggiornamento alla nuova versione.

40 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Ricerche Dichiarazione da Codice Fiscale Una volta inviati i file si ha la necessità di recuperare un lotto archiviato in base al codice fiscale del contribuente, all'anno, alla classe documentale o all'identificativo del lotto. Le funzionalità da "Ricerca Dich. Da CF" rendono il recupero delle informazioni semplice e immediato. L'immagine mostra una ricerca con la chiave "Anno fiscale" impostata a "2008" La finestra di ricerca appare divisa in orizzontale in due aree: In alto sono le funzionalità di ricerca, in basso i risultati Ricerca Per conoscere in quale lotto è inserita una determinata Dichiarazione è sufficiente compilare uno o più campi del box e cliccare sul pulsante "Ricerca". Un compito particolare è riservato al check "ricerca solo nei lotti correttamente archiviati (110: Backup completati)": quando si invia un lotto al Server di archiviazione di Poste, questo non viene immediatamente archiviato, ma attraversa varie fasi di preparazione e controllo prima di giungere allo stato definitivo "110: Backup completato" se si vuole essere sicuri di voler recuperare un lotto correttamente archiviato è necessario inserire la spunta sul check. Nel paragrafo vedremo come controllare lo stato del Lotto ed essere sicuri che sia stato correttamente firmato e salvato.

41 Menu Principale Risultati Nella schermata dei risultati appaiono i codici fiscali dei contribuenti e l'indicazione in quale lotto è stato archiviato. Se si vogliono recuperare i Lotti si può procedere in due modi: 1. Recuperare più lotti simultaneamente Selezionare le righe dei risultati che interessano e cliccare sul pulsante "Salva lotti". Vi verrà chiesto in quale cartellina salvare i lotti, e immediatamente dopo aver effettuato la vostra scelta, il programma si collegherà in automatico al Server del fornitore del servizio per recuperare i file firmati. Se siete in una LAN, probabilmente al momento del collegamento vi apparirà il pannello di configurazione del Server Proxy. Stabilita la connessione il programma inizierà a recuperare e a copiare nella vostra cartella i file zip firmati. Ovviamente il lotto per poter essere recuperato deve essere nello stato "110: Backup completato". Se così non fosse il lotto non viene recuperato e il programma avverte con un messaggio di errore. 2. Recuperare un lotto alla volta e aprirlo con il visualizzatore incorporato Selezionare una sola riga tra i risultati e cliccare sul pulsante "Salva e apri lotto". La procedura di recupero è identica a quella descritta al punto 1. L'unica differenza è che in questo caso, non appena il lotto viene recuperato e salvato, si apre il visualizzatore incorporato "Documento con Firma Digitale". Dal visualizzatore è possibile scorrere le principali informazioni sulla firma digitale posta al documento, e cliccando due volte sull'icona della busta, aprire in automatico il file ZIP.

42 Parte IV

43 Appendice Appendice 1 L'installazione degli scanner deve essere effettuata su tutti i computer aventi come sistema operativo Windows XP, Windows 2000, ecc. Non è consigliabile installare lo scanner ad un computer avente come sistema operativo Windows Server 2003, in quanto questo sistema operativo serve esclusivamente per essere utilizzato come Server e non come postazione di lavoro. Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva effettua il riconoscimento, in modo del tutto automatico, di tutti gli scanner aventi i driver TWAIN, i quali, nella maggior parte dei casi, non sono compatibili con il sistema operativo Windows Server 2003 Il prodotto Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva è certificato con i seguenti tipi di scanner: HP ScanJet 5590 Fig. 1 - Scanner HP 5900 HP ScanJet N6010 Fig. 2 - Scanner HP N6010

44 43 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Vers. 1.2 Kodak i1210/i1220 Fig. 3 - Scanner Kodak i1220 Ricoh Aficio 2016 Fig. 4 - Scanner Ricoh Aficio 2016 Gestetner MP161spf Fig. 4 - Scanner Gestetner MP161spf

45 Appendice 1 Brother DCP-8060 Fig. 4 - Scanner Brother DCP-8060 Avision AV210C2 Fig. 5 - Scanner Avision AV210C2 CANON DR-2510C Fig. 6 - Scanner Canon DR-2510C 44

46 45 Summa Archiviare.Net Archiviazione Sostitutiva Indice -RRequisiti minimi 6 Ricoh Aficio AAcquisizione da Seq Ministeriale 34 Acquisizione Documenti da Scanner 32 Appendice 1 42 Attivazione Automatica 22 Attivazione Manuale 23 -SScanner 42 Summa Archiviare.Net Sostitutiva 3 -T- -C- Trasmissione Documenti Configurazione 12 Conservazione Sostitutiva 4 -H- -VVantaggi HP Scanjet IInstallazione 6 Installazione degli scanner Introduzione KKodak i1210 Kodak i MMenu Principale 30 -NNormativa di riferimento Numero Licenza PPrima di iniziare 6

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