Si procede alla prenotazione mediante due metodi di ricerca: da esame e da paziente. Ricerca da esame tramite:

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2 Cos è EliosRis è una soluzione integrata che consente di gestire un ambulatorio radiologico dalla prenotazione al ritiro del referto. La soluzione comprende la licenza per l utilizzo del software, l installazione e l assistenza sulle componenti hardware, che sono dimensionate e fornite sulla base delle effettive esigenze di ciascuna struttura. EliosRis consente di informatizzare completamente il flusso operativo. PRENOTAZIONE Si procede alla prenotazione mediante due metodi di ricerca: da esame e da paziente. Ricerca da esame tramite: codice mnemonico; codice regionale; descrizione totale o parziale dell esame; sequenza: modality bodypart esame. Ricerca da paziente tramite: database centralizzato; tessere sanitarie regionali. Le prenotazioni vengono inserite nel modulo agenda, suddivise in slot, oltre che per medici; questo consente di stabilire il numero degli esami da eseguire in una giornata e di inserire, qualora necessario, slot extra. Lo spostamento degli appuntamenti è facile e intuitivo grazie alla funzione drag-and-drop. Al termine della procedura vengono visualizzate tutte le prenotazioni, accettate e non, del paziente interessato, cui è possibile inviare via mail, fax o sms sia la conferma dell appuntamento che le indicazioni per la preparazione degli esami.

3 ACCETTAZIONE La fase di accettazione è automatica nel caso di pazienti già prenotati, le cui informazioni vengono recuperate grazie al modulo agenda. Nel caso di accettazione diretta, compilata l anagrafica del paziente o individuata nel database, se esistente, si procede alla ricerca degli esami secondo le modalità descritte nella fase di prenotazione. Selezionati gli esami, va identificata la tipologia del paziente rispetto al Servizio Sanitario Nazionale, indispensabile per la definizione dei costi. Il sistema gestisce sia le accettazioni interne (Ospedaliere) che esterne (Paganti ticket, Privati ed Esenti). La soluzione dispone di un modulo dedicato alla gestione dei pazienti con copertura assicurativa o che dispongono di specifiche convenzioni. È possibile effettuare accettazioni multiple (pazienti con più impegnative, fino al massimo previsto dalle normative vigenti), e le impegnative vengono archiviate in formato digitale tramite lo scanner. Durante tutte le fasi dell accettazione, è possibile interrogare lo storico paziente, ottenendo diversi livelli di informazioni in base alle autorizzazioni dell utente loggato (prenotazioni, esami eseguiti, immagini, referti, ricoveri etc.) Al termine della fase di accettazione il sistema genera le worklist per le sale diagnostiche, fatture, etichette ed eventuali allegati pronti per la stampa. ESECUZIONE Le worklist consentono di avere i nominativi presenti all interno delle modality, al TSRM (Tecnico Sanitario di Radiologia Medica) di avere la lista di pazienti da eseguire e di chiamare i pazienti tramite il modulo EliosCode. Nella cartella infermieristica del paziente vengono memorizzate allergie e reazioni ai metodi di contrasto somministrati. Durante l esecuzione è possibile consultare lo storico del paziente e contemporaneamente inserire l anamnesi dell esame in corso, assegnare ad un medico specifico la refertazione, definire le urgenze per una refertazione immediata. L avvenuta esecuzione dell esame deve essere convalidata tramite inserimento delle credenziali d accesso o lettura delle impronte digitali del medico responsabile.

4 REFERTAZIONE Una volta che l esame è stato inserito, viene visualizzato un elenco con tutti i pazienti da refertare, ordinati per data di consegna e/o per urgenza; le date di consegna sono calcolate in base agli esami eseguiti. È possibile effettuare la ricerca dei pazienti secondo filtri diversi: data di accettazione, branca, centro di costo, etc Selezionato il paziente il sistema ci propone automaticamente, tutte le informazioni necessarie alla corretta stesura del referto: storico paziente (referti e immagini); quesito e note, precedentemente inserite; cartella infermieristica; immagini dello studio in esame; diagnosi. Il medico refertante, in questa fase, può modificare l esame indicandone il motivo; il completamento della modifica richiederà la firma elettronica e verrà registrata dal sistema, la variazione sarà evidenziata sul referto, completa delle motivazioni. Per la compilazione del referto il medico può avvalersi sia dei modelli preimpostati che del sistema di refertazione vocale e può sospendere in qualsiasi momento la redazione del referto, che resterà visibile e modificabile solo da lui. Completato il referto è possibile apporre la firma digitale e inviare una notifica, via sms, al paziente per informarlo del possibile ritiro.

5 CONSEGNA L esito dell esame, grazie al modulo Elios ZEUS incluso nella soluzione, viene consegnato al paziente su supporto CD/DVD che contiene anche le immagini diagnostiche e un viewer autopartente che ne consente la visualizzazione automatica, in alternativa alle tradizionali pellicole radiografiche. Con il modulo aggiuntivo Elios Medical Print è possibile creare cartella e cd personalizzati con layout e logo dell ambulatorio, la personalizzazione della cartellina può variare a seconda della modality. Il paziente, inoltre, può accedere al proprio referto anche online grazie al modulo Patient Web Portal che ne consente sia la visualizzazione che la stampa. L autenticazione avviene tramite l inserimento di credenziali rilasciate al momento dell accettazione. La consegna dei referti non può essere effettuata se non sono stati inseriti tutti i dati relativi all impegnativa o non è stato effettuato il pagamento. ASSISTENZA HDS Sistemi e i suoi concessionari forniscono assistenza per tutte le soluzioni Elios, sia da remoto che in presenza. Sono previste diverse modalità: Help Desk I Livello: Dal Lunedì al Venerdì dalle 08:00 alle 18:00 orario continuato e il Sabato dalle 08:00 alle 12:00; Help Desk di II Livello che si distingue in: SILVER: dal Lunedì alla Domenica dalle 07:00 alle 24:00 esclusi i festivi; GOLD: 7/7 h 24.

6 Caratteristiche La piattaforma è web-oriented, realizzata con tecnologie open-source LAMP (Linux Apache MySql Php). Le principali caratteristiche che rendono unico il sistema EliosRIS sono: PRENOTAZIONE Un sistema intuitivo e rapido per la ricerca dell esame e del paziente; sincronizzazione del database della struttura con il sistema di accettazione, per una gestione efficiente delle anagrafiche paziente; un interfaccia per le prenotazioni, semplice e affidabile, che consente modifiche e spostamenti senza rischio di errori o sovrapposizioni; un organizzazione sempre condivisa da tutti gli operatori grazie alla visualizzazione agenda. ACCETTAZIONE Recupero automatico delle informazioni inserite in fase di prenotazione, con possibilità di modifica; integrazione di eventuali richieste provenienti da ambulatori diversi all interno della stessa struttura, che consente la creazione di un elenco unico e completo degli esami da effettuare; compilazione automatica del preventivo dei costi per gli esami da effettuare; inserimento di un listino da applicare ad un determinato esame in fase di accettazione del paziente; inserimento dell associazione tra il listino precedentemente inserito e l esame selezionato; visualizzazione della coda d attesa per gli esami, permettendo anche la ricerca per modality; firma grafometrica, da apporre tramite tavoletta grafica su tutti gli allegati personalizzati inseriti a sistema; accesso immediato a tutte le informazioni contenute nello storico del paziente.

7 MODULO ASSICURAZIONI E CONVENZIONI Gestione anagrafica assicurazione/convenzione; associazione di uno o più listini di riferimento; gestione franchigia per prestazioni in regime ticket e private sia in percentuale che con importo fisso; associazione di eventuale scontistica per modality sia in percentuale che con importo fisso; gestione pagamento franchigia da parte del paziente con indicazione del pagato sulla fattura; emissione fattura con corrispettivo non pagato. REFERTAZIONE Registrazione dell esecuzione e inserimento del referto, sono completamente gestiti dal sistema; la firma del medico responsabile può essere apposta direttamente in formato digitale, oppure fisicamente tramite download e upload successivo del file firmato; disponibile la firma digitale massiva con visualizzazione di tutti i referti ancora da firmare e possibilità per ciascun medico di selezionare e firmare i propri; ricerca e visualizzazione dello stato degli esami per singolo paziente o dei referti pronti, previa apposita ricerca tramite criteri predefiniti; disponibili referti preimpostati, modificabili e implementabili; possibilità di modificare lo stato di un esame in qualsiasi fase, possibilità di retrocessioni; possibilità di inserire un allegato da associare ad un determinata fase del workflow con conseguente funzionalità di modifica/eliminazione; possibilità di scaricare in formato zip lo studio del paziente.

8 PANNELLO ELIMINACODE Migliorare la qualità del servizio grazie alla visualizzazione dei pazienti in attesa; ottimizzazione del flusso grazie alla gestione automatica della stanza e la funzione chiamata paziente da una o più postazioni abilitate. RITIRO REFERTI ONLINE Ridurre i tempi di attesa e migliorare la soddisfazione del paziente, grazie all accesso online ai referti: consultazione e stampa tramite autenticazione sul sito della struttura; controllo in tempo reale, da backoffice, sui referti pubblicati da qualsiasi utente. CONTABILITA Gestione rendicontazione contabile flussi regionali; gestione rendicontazione contabile verso Sogei (flussi XML); gestione Cassa (suddivisa per Centro di Costo, con possibilità di impostare descrizioni fisse per le uscite libere, gestione dei movimenti dalla Cassa Centrale verso le banche con visualizzazione dello storico movimenti); giornale di Cassa; registro Fatture; emissione Fattura Elettronica; esportazione documenti contabili verso applicativo consulente; gestione fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione; emissione Nota di Credito; emissione Fattura Grande Cliente e Cliente; emissione Fattura Libera Grande Cliente e Cliente; emissione fattura con indicazione del pagato o ricevuta; emissione fattura con corrispettivo non pagato; possibilità di modificare l intestatario della fattura rispetto all esecutore della prestazione; gestione saldi fatture sospese per singola assicurazione/convenzione; gestione grande cliente con listini dedicati; gestione Compensi Professionisti; emissione Parcelle Professionisti; schede contabili fornitori.

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10 rev_1 HDS SISTEMI HDS Sistemi S.p.A. Via degli Olmetti, Formello - Roma info@hdssistemi.it Direttiva 93/42/CEE e ss.mm.ii. Classe I