Il software gestionale modulare integrato per la piccola e media azienda italiana

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1 Il software gestionale modulare integrato per la piccola e media azienda italiana

2 SOMMARIO INTRODUZIONE CARATTERISTICHE PRINCIPALI PANORAMICA FUNZIONI DI ACUT Impianti AREA ACQUISTI QUALITA DELLA FORNITURA AREA LOGISTICA MAGAZZINO AREA CANTIERISTICA DICHIARAZIONI DI CONFORMITÀ AREA VENDITE CRM CONTACT MANAGER GESTIONE MANUTENZIONI CONTABILITA CONTROLLING FINANZIARIO BUSINESS INTELLIGENCE WORK-FLOW I TOOLS: ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE INTERNET E MOBILE COMUNICAZIONE E PIANIFICAZIONE ATTIVITÀ SERVER DI POSTA INTEGRATO ZET@BOX FAX SMS AUTOMEZZI E ATTREZZATURE

3 Con ACUT gli utenti accedono alle risorse di un network di aziende le cui specifiche competenze sono quanto di meglio il mercato possa offrire: ACUT Servizi srl: azienda del gruppo dedicata alla fornitura di servizi di supporto, consulenza, formazione e elaborazione dei progetti. ACUT Solutions srl: azienda del gruppo dedicata alla produzione, alla ricerca e sviluppo, alle customizzazioni delle soluzioni gestionali software ACUT erp, SAP Business One e ACUT impianti. CAP Solutions srl: azienda orientata all implementazione di soluzioni su SAP Business One con diverse sedi in Italia appartenente al Gruppo CAP. Nel definirsi Enterprise Resource Planners, le risorse ACUT, offrono la loro cultura nell ambito gestionale ERP esteso ad una platea di utenza costituita da diverse centinaia di Aziende distribuite in tutte le regioni e nelle quali alcune migliaia di utenti quotidianamente utilizzano i prodotti e usufruiscono dei servizi Acut. Il panel delle proposte Acut comprende le più complete soluzioni software proprietarie ed internazionali di livello e qualità comprovate e in grado di coprire le esigenze sia delle aziende che operano in ambito classici (produzione, commerciale, servizi, impianti), sia in nicchie di mercato con peculiarità e problematiche particolari. Queste società lavorano in concerto per consegnare alle aziende utenti la migliore esperienza gestionale possibile. La ultra trentennale storia ed esperienza ACUT nei sistemi informativi aziendali, unita all utilizzo dei migliori strumenti gestionali sul mercato permette di offrire un servizio di grande qualità riconosciuta dalle aziende utenti.

4 Caratteristiche Generali ACUT Impianti ACUT Impianti è il gestionale che aiuterà la tua azienda a raggiungere in breve tempo un flusso di informazioni precise e competitive e faciliterà il tuo lavoro. Interfaccia Interfaccia facile e intuitiva con possibilità di dialogo in esportazione o importazione con le principali funzioni office. Maschere customizzabili. Aggiornamento automatico via internet Il software avvisa l utente quando è possibile effettuare un aggiornamento. Questo viene effettuato da una singola postazione che aggiornerà poi automaticamente le altre effettuando una copia dei dati su server. Connessione remota o mobile ACUT Impianti ha la possibilità di connettersi da accessi esterni in modalità terminal server o con specifiche applicazioni mobile ottimizzate per tablet, smartphone o web browser. E configurabile in monoutenza, in reti peer to peer o in ambienti file server, client server, con connessioni VPN. Gestione tabelle e viste Permette l inserimento di archivi e tabelle durante la compilazione di documenti e genera viste filtrate sulle anagrafiche principali. Stampe, fax, esportazione dati Gestisce la generazione di anteprime di stampa e di invio delle stesse via posta elettronica trasformandole automaticamente in pdf, o via fax. Permette la creazione di grafici e l esportazione dei dati stampa in formati standard (word, excel, pdf, xlm, testo, ). Il motore di stampa è Crystal Report. Gestione restrizioni Consente la gestione degli accessi dei vari utenti e l impostazione dei livelli di privacy, con possibilità di visualizzazioni, modifiche o accesso completo. Altre funzioni Permette di definire i colori dei vari oggetti, di disabilitare il menù per utente, di fare ricerche ipertestuali su tutte le anagrafiche, di modificare e condizionare form e maschere attraverso script esterni.

5 Panoramica funzioni ACUT Impianti Acut Impianti è la piattaforma software che abbraccia tutti gli ambiti di automazione dei processi e di gestione delle informazioni fondamentali per le aziende che installano e effettuano manutenzioni di impianti e macchinari. Scopri il gestionale Acut e le soluzioni che danno dinamicità alle aziende che cercano strumenti in grado di garantire competitività. Acut Impianti copre tutte le aree di attività per le piccole e medie imprese di impianti: dalla gestione contabile all'attività commerciale, passando per le commesse, la logistica, gli impianti, il web... il tutto in una soluzione integrata, altamente scalabile, avanzata e facile da usare. La soluzione gestionale integrata Acut Impianti è distribuita su tutto il territorio nazionale. La procedura consente un interazione costante tra le informazioni prodotte dalle varie aree aziendali. Questo significa avere a disposizione un unico strumento per la gestione completa di dati, processi, costi, risorse, documenti e comunicazioni.

6 Le caratteristiche principali completezza e flessibilità ARCHIVI TOOLS (archiviazione documentale, attività, fax, sms, server di posta, bar-code, tablet, trouble- ticket, automezzi, etc ) MAGAZZINO CRM ACQUISTI LOGISTICA IN ENTRATA LOGISTICA IN USCITA SERVIZI E MANUTENZIONI CANTIERI E IMPIANTI VENDITE WORK FLOW CONTABILITA CONTROLLING FINANZIARIO BUSINESS INTELLIGENCE * visualizzazione schematica della struttura aree / moduli di ACUT Impianti

7 AREA ACQUISTI La continua necessità di informazioni organizzate legate agli acquisti è indispensabile per programmare e controllare i flussi di materiale e monetari e pianificare la gestione aziendale. I moduli legati agli acquisti danno la possibilità di riunire le informazioni e tenere sotto controllo le spese, in entrata e in uscita. La corretta gestione organizzativa e informativa degli ordini ai fornitori, consente infatti di assolvere alla regolarizzazione dei flussi di beni e economici e finanziari tra l azienda e i fornitori, nonché alla generazione di informazioni utili già nella fase iniziale del ciclo vendite. Inoltre permette la creazione di dati sfruttabili dal modulo statistiche o dalla Business Intelligence. Le informazioni e i processi a monte o a valle del ciclo di approvvigionamento possono permettere all utente di diminuire i passaggi manuali il più possibile, per elaborare ordini a fornitori veloci e completi, per creare richieste di offerta, per tener traccia della merce già ricevuta, di quella ordinata e da ricevere e di tutti i movimenti del materiale relativi a ordini. Gli acquisti infatti possono nascere manualmente oppure attraverso analisi dei fabbisogni per commesse o ordini. La flessibilità del gestionale consente sempre all utente di intervenire per effettuare correzioni o variazioni manuali. GESTIONE QUALITÀ DELLA FORNITURA Il modulo della qualità della fornitura di ACUT Impianti è lo strumento che permette di stabilire l insieme delle proprietà e delle caratteristiche di un prodotto o di un servizio che conferiscono a esso la capacità di soddisfare esigenze degli utenti. Questa spesso comporta interazione tra cliente e fornitore e di conseguenza la necessità di far si che gli utenti siano informati della problematica e facciano conoscere il proprio punto di vista partecipando alla definizione dei requisiti minimi di qualità che la fornitura deve presentare. Nella fattispecie il modulo del gestionale permette l attribuzione di un punteggio al bene o al servizio in fase di registrazione ddt di acquisto nel caso di non conformità della consegna e da la possibilità di attribuire una classe al fornitore. Questo fa si che di possano calcolare ritardi o anticipi sulle consegne e definire quindi segnalazioni di non conformità.

8 AREA LOGISTICA La gestione dei flussi di materiali e delle informazioni ad essi relativi viene gestita in maniera completa da Acut ERP. La gestione della logistica si interfaccia infatti con moltissimi moduli e configurazioni e per questo ricopre un ruolo di assoluta importanza. La logistica di Acut Impianti affronta non solo in modo dettagliato l'organizzazione del magazzino, dei reparti, dei depositi e dei cantieri, ma anche tutti i flussi relativi ai sistemi di approvvigionamento dei materiali a partire dalle offerte e dagli ordini fino alla ricezione della merce, alla gestione dei resi e di tutti i documenti legati a queste fasi oltre a opzioni più avanzate quali la gestione di lotti, ubicazioni, codici a barre, etc La vasta gamma di report e analisi disponibili permette di tracciare poi un'immagine dettagliata delle situazioni relative alla logistica, con la possibilità di tracciare tutti i movimenti del materiale, visualizzare le situazioni degli ordini evasi e inevasi, le giacenze e gli impegni e molto altro. Questa configurazione si può interfacciare inoltre con sistemi di rilevazione elettronici come terminalini, lettori codici a barre, palmari e con l'area Web della piattaforma Acut Impianti.

9 MAGAZZINO Il punto di forza del modulo magazzino è il fatto di riuscire a passare inosservato pur continuando a effettuare operazioni. L integrazione quindi fa da padrona in questo reparto. L utente infatti molto spesso non si accorge delle operazioni che vengono effettuate dal modulo magazzino in quanto scaturite da movimenti automatici o semi-automatici derivanti da altri moduli. I movimenti di magazzino possono essere infatti creati autonomamente dal sistema (in base a procedure di carico / scarico preconfigurate) oppure manualmente. Ogni registrazione contiene tutti i dati necessari al controllo e alla gestione del magazzino; queste informazioni sono principalmente riferite alla provenienza e alla destinazione della merce, alla data del movimento, ai riferimenti dei documenti esterni e ovviamente a tutti i costi e prezzi della merce inserita nel corpo della registrazione. Inoltre la gestione del magazzino presenta una serie di funzioni che agevolano il lavoro e la tracciabilità dei dati. Attraverso le funzioni relative alla tracciabilità del lotto e della matricola è infatti possibile tenere traccia di ogni singolo articolo o gruppo di materiale, dal momento dell acquisto o della realizzazione fino alla gestione del post-vendita. Il materiale può essere inserito nelle registrazioni di magazzino attraverso il prelievo dalla giacenza di magazzino o di reparto o selezionando il materiale dall anagrafica articoli. Il gestionale permette la gestione di illimitati magazzini utilizzabili sia per reparti interni, esterni o furgoni. Dal modulo è possibile effettuare numerosi tipi di analisi giacenza, dettagliati anche per singolo articolo calcolando la merce in sede, nei singoli reparti di magazzino, nei depositi, nei cantieri, presso terzisti o clienti. Il modulo è corredato da una completa serie di stampe che permette di visualizzare tutte le informazioni riguardanti le registrazioni, i movimenti di magazzino e le giacenze dei cantieri, le stampe di inventario, di giornale di magazzino per il magazzino fiscale e dei reparti e altri tipi di stampe.

10 AREA CANTIERISTICA La configurazione della piattaforma Acut Impianti relativa all'area cantieristica permette il controllo completo del lavoro su commessa e dei flussi di materiali, manodopera, informazioni e costi extra riferiti ai cantieri. Il programma permette la creazione e la gestione di commesse in economia, a contratto, di lavorazione, interne o di manutenzione con rapide importazioni ed esportazioni del materiale da preventivi e ordini fornitori. In questo modo è possibile tagliare drasticamente i tempi di inserimento dei dati nelle varie fasi di gestione dei cantieri. La gestione della manodopera permette non solo il rapido inserimento delle ore di lavoro del personale riferito ad ogni cantiere o commessa, ma anche la gestione dei listini dipendenti, personalizzabili in base al cliente o alla commessa, la creazione di squadre con la possibilità di inserimento e assegnazione delle ore di manodopera per squadra. Le numerose stampe a disposizione consentono di ottenere facilmente una rapida e preziosa contabilità di cantiere analizzando costi, prezzi, materiali, manodopera e costi aggiuntivi riferiti alle commesse, in modo da permettere un eventuale confronto esauriente tra preventivo e consuntivo. La gestione delle commesse permette infatti l analisi dei costi, dei ricavi, delle quantità di materiale, manodopera e altri costi sostenuti per ogni commessa, il confronto con gli eventuali valori previsti, la rapida fatturazione di acconti, saldi e Stati avanzamento lavori, la creazione di SAL attraverso rilevazioni e la creazione di efficaci stampe e analisi riepilogative relative a materiale, manodopera e altre voci di costo. Dalla gestione delle commesse è inoltre facile creare ordini fornitori, ddt di consegna o semplici movimentazioni di magazzino, registrazioni dei rapportini d intervento, etc.

11 DICHIARAZIONI DI CONFORMITÀ Il modulo Dichiarazioni di conformità è strettamente collegato al modulo di gestione commesse permettendo l importazione automatica del materiale utilizzato e dei dati del committente all interno della Dichiarazione. L importazione del materiale utilizzato per la realizzazione dell impianto può avvenire anche parzialmente all interno delle dichiarazioni di conformità. Inoltre in automatico è possibile compilare tutte le informazioni anagrafiche relative al committente e all indirizzo del cantiere. Il modulo consente poi, in integrazione con le funzioni di archiviazione documentale del gestionale, di organizzare e associare alle dichiarazioni di conformità tutti gli allegati obbligatori e facoltativi necessari. Il materiale importato o aggiunto manualmente può essere integrato con informazioni aggiuntive legate per esempio alle marchiature, a diametri, lunghezze, posizioni, etc Attraverso le stampe, parametrizzabili con loghi e intestazione aziendale, il programma effettua poi la stampa delle dichiarazioni di conformità contenente il riepilogo automatico di tutti gli allegati associati, della lista del materiale impiegato con l indicazione delle marcature e della relazione tipologica dei materiali.

12 AREA PREVENTIVI E VENDITE Quest area di Acut Impianti consente alle aziende di qualsiasi dimensione di tenere sotto controllo l analisi dei costi legati alla creazione di preventivi, anche molto articolati e contemporaneamente produrre offerte graficamente accattivanti. Il software consente di gestire separatamente il materiale, la manodopera, i costi aggiuntivi, i costi di posa, quelli accessori e quelli amministrativi e i relativi ricarichi o sconti. Questo per gestire separatamente le valorizzazioni delle voci che compongono il preventivo e quindi per ottenere dati di elevata precisione. La gestione dei preventivi consente di stabilire impostazioni specifiche per ogni riga inserita nel singolo preventivo, con la possibilità di variare blocchi di voci in contemporanea. Attraverso l interazione con i listini, la gestione preventivi permette infatti la valorizzazione automatica di costi e ricarichi su ogni voce inserita oppure l attribuzione manuale del prezzo desiderato. L estrema duttilità del software permette in qualsiasi momento l utilizzo rapido di articoli,voci descrittive, manodopera, articoli composti, capitoli, paragrafi, salti pagina, totali, parziali,somme Le funzioni tradizionali, quali la gestione ordini, la fatturazione, la gestione dei vari listini standard o speciali, le promozioni, gli agenti, etc. possono essere evase con rapidità e semplicità attraverso maschere molto intuitive e collegamenti logici; queste sono implementate dalla possibilità di gestire reports, messaggi, mail, fax, etc. utilizzando al meglio le tecnologie comunicative web oriented. Per le aziende che devono gestire i punti vendita o integrare nel processo registratori di cassa, terminalini, palmari, ecc. la procedura Acut Impianti dispone di moduli collaudati, adatti alle esigenze specifiche e ulteriormente adattabili in caso di necessità.

13 CRM CONTACT MANAGER Il modulo Contact Manager di ACUT Impianti è un software di CRM (Customer Relationship Management) commerciale estremamente versatile e potente utilizzabile dalle aziende per effettuare azioni commerciali su clienti effettivi o potenziali. Contact Manager è il supporto più efficace per vendere, fidelizzare e mantenere i rapporti con i propri contatti aziendali. Contact Manager è il modulo CRM pre e post vendita del gestionale. L integrazione completa con gli altri moduli del gestionale fa sì che le azioni effettuate siano potenziate dall interazione con il modulo di comunicazione e collaborazione Attività, l Agenda, le Commesse, l Archiviazione Documentale, i Contratti e gli Impianti, Zet@box, i Fax, etc al fine di programmare azioni commerciali o pianificazioni collegate a proposte di prodotti o servizi, manutenzioni, rinnovi di contratto o qualsiasi altro tipo di attività. Le anagrafiche potenziali possono essere importate da database informatici e a esse possono essere associate categorie, sottocategorie, settori merceologici, gradi di interesse, promoters, agenti. Il modulo può importare i contatti di clienti potenziali anche dal software xtractor, un programma in grado di estrarre dal sito delle pagine gialle i nominativi selezionati in base ai parametri di acquisizione desiderati. Ogni volta che si svolge una qualsiasi attività si memorizzano le informazioni ad essa relativa e si possono modificare in maniera diretta qualsiasi informazione o tabella. Le Queries effettuano estrapolazioni immediate anche in files di grandi dimensioni e riportano l elenco preciso delle anagrafiche sulle quali operare; possono essere in base all'interesse, al prodotto da promuovere, alla provincia, all'agente, etc. etc... L interazione con l'agenda consente di pianificare le azioni su base giornaliera, settimanale o ciclica e lanciare azioni su mailing list prelevate direttamente dai piani di lavoro. Il CRM Contact Manager è estremamente flessibile e permette una grande mobilità delle anagrafiche, che possono essere spostate, copiate, eliminate, duplicate all interno dei vari piani di lavoro in modo da poter utilizzare potenzialità diverse per diversi tipi di promozioni o azioni. Contact Manager può essere un importante ed efficace strumento per tutte quelle aziende che necessitano di tenere sotto controllo i rapporti con il proprio network di clienti, fornitori, potenziali clienti, e che hanno bisogno di pianificare interventi ed azioni. Flessibile, immediato, integrato è lo strumento indispensabile per chiunque voglia operare su piccoli o grandi database di nominativi.

14 GESTIONE MANUTENZIONI Il modulo permette la perfetta gestione di tutti i dati, le fasi, le pianificazioni, gli interventi di manutenzione di impianti e apparecchiature. Consente di gestire le manutenzioni effettuate sia sulla base di un contratto sia gli interventi svolti in economia e in garanzia, su chiamata o programmati. Le funzioni dell area Manutenzioni consentono la perfetta gestione dell'impianto, dei contratti con possibilità di inserire ore, manodopera e materiali inclusi, la fatturazione automatica dei contratti, la pianificazione degli interventi, l'emissione di rapporti di intervento tecnico in automatico, la creazione e l'aggiornamento della storia della macchina o dell'impianto intero, la gestione delle garanzie, delle matricole, delle sostituzioni, il rinnovo dei contratti e tutte le funzioni necessarie alle aziende che affrontano le problematiche legate alle manutenzioni. Particolare rilievo è dato poi a tutta la reportistica per il controllo e l analisi di costi, utili, prezzi, flusso dei materiali. E quindi molto semplice e immediata la creazione di pannelli di controllo relativi all andamento delle manutenzioni effettuate dall azienda. Il programma, in interazione con il modulo Attività permette la gestione delle richieste di intervento su chiamata oppure le programmazioni di manutenzione periodica su impianti e macchinari. In entrambi i casi, la fase relativa agli interventi può essere subordinata alle eventuali condizioni contrattuali legate all impianto o al macchinario. Il gestionale permette infatti di settare tutte le impostazioni del contratto stabilite con il committente. Per ogni contratto è quindi possibile impostare durata e eventuale importo, con conseguente piano di fatturazione. E possibile indicare inclusioni o esclusioni (materiale, manodopera, trasferta), l importo del diritto di chiamata e le tariffe particolari legate a manodopera e materiale. La programmazione e la rendicontazione degli interventi può essere gestita tramite dispositivi mobile (tablet, smartphone). I tecnici da remoto possono infatti accedere all elenco degli interventi richiesti o programmati, pianificarli in agenda e svolgerli eseguendo la rendicontazione su un rapporto di lavoro elettronico che può essere firmato e inviato direttamente dal dispositivo via in azienda e all indirizzo del cliente. Il tutto aggiorna in tempo reale i dati in azienda.

15 CONTABILITA In ACUT erp la gestione amministrativa e contabile ricopre un ruolo di grande importanza; questo grazie alla storia dei software Acut, sviluppati nelle prime versioni soprattutto per rispondere a esigenze di fatturazione, registrazioni contabili e prima nota. Dalle prime procedure, ingegnerizzate nei primi anni 80, i gestionali Acut hanno raggiunto una assoluta maturità e completezza in ambito contabile. Il modulo è collegato agli altri moduli del gestionale, quali emissione fatture, registrazione ddt di acquisto, gestione commesse, gestione dei centri di costo, controlling finanziario e business intelligence. Per le aziende che gestiscono internamente i processi legati alla contabilità amministrativa fiscale, ACUT Impianti permette di effettuare tutte le stampe e le analisi dei registri IVA, delle liquidazioni IVA, del Giornale bollato permettendo l adempimento di tutti gli obblighi fiscali. La contabilità permette di arrivare fino alla redazione di un bilancio d esercizio e alla stampa delle relative schede contabili. Il gestionale si estende verso moduli di contabilità amministrativa avanzata quali per esempio le riclassificazioni di bilancio anche ex IV dir. CEE. La contabilità di ACUT erp prevede la gestione integrata dei cespiti. La gestione amministrativa di Acut ERP copre tutti gli aspetti contabili e amministrativi dall'emissione dei documenti fino ai bilanci e oltre. La modularità dell area di contabilità amministrativa del gestionale, permette di utilizzare più o meno funzioni a seconda della dimensione o del grado di approccio alla contabilità dell azienda utilizzatrice. Attraverso procedure molto intuitive, il modulo di contabilità permette con pochi clic del mouse di effettuare qualsiasi registrazione contabile di prima nota, di gestire tutto il ciclo attivo e passivo attraverso la gestione di incassi, pagamenti, distinte, di analizzare i differenti scadenziari, di stampare e gestire cassa, banche, e analizzare qualsiasi scheda contabile. La precisione e la completezza della gestione contabile e amministrativa valorizza ancora di più la piattaforma Acut ERP che, per la ricchezza dei suoi contenuti e degli aspetti affrontati, è un punto di riferimento per il settore informatico. CONTROLLING FINANZIARIO A corollario della gestione contabile / amministrativa ACUT Impianti è dotato di un modulo che permette di effettuare il controllo di gestione finanziario. Il modulo consente di stabilire budget per centro di costo o conto contabile e verificarne l andamento attraverso analisi di scostamento applicabili anche attraverso schemi creabili dall utente. Il modulo è molto semplice ed estremamente potente.

16 BUSINESS INTELLIGENCE La Business Intelligence Bim del partner MYTI può acquisire i dati di Acut Impianti. Permette quindi di accedere alle informazioni sull'andamento aziendale attraverso dati numerici, grafici, indici, cruscotti e mappe geografiche che forniscono all'utente in maniera semplice, rapida e comprensibile gli strumenti per correggere o indirizzare la gestione aziendale. Inoltre permette l accesso a diverse modalità di creazione della reportistica e di analisi dei dati a seconda del grado di indipendenza desiderata. E infatti possibile accedere alla semplice visualizzazione dei dati inseriti nella BI applicando filtri e visualizzazioni differenti oppure creare interamente in completa autonomia report che permettano di ottenere qualsiasi risultato desiderato. La gestione di CUBI di dati permette di incrociare qualsiasi informazione logicamente interconnessa per ottenere il risultato desiderato. La Business Intelligence integrata con ACUT Impianti è semplice, intuitiva, non richiede alcuna competenza informatica. Ogni utente può effettuare interrogazioni articolate senza mai rischiare di compromettere dati e informazioni.

17 WORK-FLOW ACUT erp integra il software proprietario di gestione del Work-Flow per l'automazione dei processi aziendali. L'integrazione permette la definizione di schemi di processo collegati alle singole attività degli operatori, ad accadimenti aziendali, o a pianificazioni temporali. Quindi è strettamente collegato al modulo delle Attività, essendo totalmente basato sugli eventi gestiti da questo. Ad ogni passaggio ad una nuova fase il Work-Flow genera uno o più eventi automaticamente. Le caratteristiche di questi eventi e gli utenti a cui sono assegnati sono definiti nello Schema. Disegnando graficamente uno Schema di processo, viene attivata la sequenza di attività da svolgere che verrà indirizzata ai vari utenti al verificarsi di una specifica condizione stabilita dallo schema. Di conseguenza il Work-Flow può essere avviato da qualsiasi modulo di ACUT Impianti. L'approccio grafico alla definizione dello Schema rende molto chiara la sequenza di attività anche in caso di processi molto complessi.

18 I TOOLS ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE Il modulo di Archiviazione Documentale di Acut Impianti è trasversale a tutta la procedura. Questo modulo è un DMS (Document Management System, sistema di gestione documentale), permette di organizzare e facilitare il reperimento e l interazione di documenti e altri contenuti elettronici con voci e documenti del programma. In pratica il modulo di Archiviazione Documentale può essere utilizzato per associare documenti elettronici o intere cartelle di qualsiasi formato ed estensione in numero illimitato a moltissime voci del programma. Il programma permette di allegare i documenti, dare una descrizione e un dettaglio al file, associarlo alla voce o a un documento, collegarlo con una commessa o un ordine e girare il tutto a un utente interno. Una volta allegato, ogni file, può essere visualizzato in anteprima in qualsiasi momento, stampato, aperto, modificato. INTERNET E MOBILE Acut ERP è completamente aperto all utilizzo tramite Tablet e Smartphone (ipad, Android Tablet, iphone, Android Smartphone, Blackberry, ) e attraverso qualsiasi computer o apparecchio collegato a internet. Il gestionale è infatti da sempre connesso al mondo internet permettendo l accesso tramite desktop remoto da qualunque computer, tablet e smartphone con collegamento a internet. Inoltre grazie alla tecnologia Cloud, Acut Impianti si è tuffato completamente nel mondo mobile per permettere l accesso alle funzionalità del gestionale a utenti, tecnici, agenti e dirigenti attraverso schermate ottimizzate e scrittura in tempo reale diretta su database. Chiunque sia fuori sede e desideri accedere alle funzioni del gestionale, può consultare le attività, le comunicazioni da altri utenti, la propria agenda e quella dei propri collaboratori, i fax assegnati, aprire, consultare e evadere le richieste di intervento, generare rapportini caricando materiale e ore di lavoro, far firmare al cliente il rapportino e inviarlo direttamente all indirizzo di posta del cliente. Il tutto sincronizzato in tempo reale col gestionale o con altri tablet assegnati agli operatori. Permette poi di effettuare la consultazione dei promemoria, della pianificazione dell attività commerciale in agenda, l apertura dei fax assegnati dei listini e l apertura degli ordini.

19 COMUNICAZIONE E PIANIFICAZIONE ATTIVITÀ Il modulo di Comunicazione e Pianificazione può essere utilizzato anche come supporto aziendale comunicativo stand-alone e quindi slegato dall interazione con gli altri moduli del gestionale. Oppure può essere utile anche se installato, all interno di una rete aziendale, su postazioni sulle quali gli altri moduli del gestionale non sono presenti. Il modulo permette la creazione di comunicazioni interne aziendali collegate a clienti e fornitori, impianti e commesse inviabili da utente a utente e tracciabili in qualsiasi momento. Consente inoltre di creare promemoria personali e registrazioni di richieste di intervento da parte di clienti. Interagisce con le agende aziendali e di pianificazione per permettere la schedulazione delle attività per utenti, tecnici e dipendenti (anche per coloro che non accedono al programma). In questo modo è sempre possibile conoscere impegni e presenze di ogni persona. La portabilità di tutte queste informazioni trova il suo completamento attraverso il modulo di accesso da dispositivi mobile, tablet e smartphone. E completamente integrato con tutti i moduli e le funzioni del gestionale. Per questo risulta uno strumento ancora più prezioso quando interagisce con i moduli: CRM. Per la gestione delle azioni commerciali verso clienti potenziali e acquisiti e per la pianificazione degli step di acquisizione del contratto. Manutenzioni. Per la gestione dell help desk, per la registrazione delle richieste di intervento e per le pianificazioni degli interventi programmati e su chiamata. WORK FLOW. Per la definizione e la comunicazione degli avanzamenti dei vari processi. Commesse. Per la schedulazione dei lavori sulle risorse umane. Tablet. Per comunicare le attività da svolgere ad utenti remoti. Archivi. Per l analisi delle comunicazioni avute con clienti e fornitori. Archiviazione Documentale. Per condividere uno o più documenti con utenti interni. Server Integrato Zet@box. Per la sincronizzazione di contatti e agende con smartphone e tablet e per l invio di comunicazioni e promemoria via a utenti e clienti. Gestione Fax. Per la gestione dei fax ricevuti come comunicazioni interne. Gestione SMS. Per la comunicazione degli appuntamenti o di comunicazioni via SMS. Trouble Ticket. Per l assegnazione ad operatori interni di ticket aperti dagli utenti del portale

20 SERVER DI POSTA INTEGRATO è la piattaforma integrata di comunicazione e collaborazione del gestionale Acut ERP e racchiude il potente server di posta open source Zimbra marchiato VMWare e i software Zextras per le funzionalità di sincronizzazione con tablet e smartphone e di gestione dei backup. Zet@box è quindi la piattaforma che unisce alle eccezionali caratteristiche del server di posta Zimbra, la sincronizzazione con il gestionale ACUT erp e con qualsiasi dispositivo collegato a internet (pc, tablet e smartphone). Zimbra, essendo il più avanzato server di posta open source, integra funzionalità avanzate non solo relative alla gestione condivisa e privata di , agende, contatti e collaboratori ma anche caratteristiche uniche come la possibilità di condivisione pubblica o privata di documenti, l invio di messaggi istantanei a utenti interni, l integrazione degli account aziendali legati al mondo social(facebook, twitter, linkedin, etc ) e molto altro. Tutte le funzionalità del server di posta Zimbra sono rese portabili su Zet@box dall integrazione della Suite Zextras che permette la sincronizzazione in modalità push o manuale delle informazioni legate a contatti, e agende con dispositivi mobile come ipad, iphone, Blackberry, tablet e smartphone Android, etc GESTIONE FAX Con questo modulo la gestione dei fax compie un salto in avanti e si adegua alle nuove necessità comunicative. Tutti i fax ricevuti vengono archiviati in formato digitale per poter essere stampati, eliminati o assegnati ad un destinatario. Il modulo si interfaccia con il server Microsoft. Il collegamento alle anagrafiche clienti fornitori e la possibilità di creare un evento di attività direttamente dal modulo di ricezione fax, ne aumentano ulteriormente l efficacia e l utilità.

21 GESTIONE SMS Il modulo gestione SMS permette l invio di sms direttamente dal gestionale tramite l acquisto di un pacchetto di messaggi da internet. Viene generalmente utilizzato per invio di messaggi (auguri o comunicazioni di vario genere) ai propri clienti o fornitori o per comunicazioni tra azienda e tecnici in giro per lavoro. GESTIONE AUTOMEZZI E ATTREZZATURE La gestione mezzi, automezzi e attrezzature ricopre un aspetto di fondamentale importanza per tutte quelle aziende che hanno la necessità di seguire con precisione i costi correlati all utilizzo, l assegnazione agli operatori e le scadenze relativi a strumentazioni e mezzi comuni. Attraverso la gestione di strumenti, automezzi e attrezzature è possibile codificare tutte le informazioni riferite a automezzi e attrezzature utilizzati, mezzi e strumenti aziendali. Per ogni voce inserita è possibile gestire le scadenze riferite a incombenze amministrative, fiscali o operative avendo la possibilità di valutare l andamento del mezzo con contatori che ci possono avvertire sull utilizzo del mezzo, i costi relativi, il rispetto di budget e le persone responsabili dello strumento. La scheda strumenti, automezzi e attrezzature consente di associare fotografie, numeri di targa o matricola, dati di acquisto e di eventuale vendita (con relativo collegamento alla gestione contabile di cespiti e acquisti) e una serie di altre informazioni legate a scadenze e dati tecnici. Il gestionale permette inoltre di creare la programmazione di manutenzioni e revisioni, l assegnazione di operatori, ubicazioni e competenze di costo per commessa.

22 rev.1.3 7/2013 La riproduzione di questo materiale, anche parziale è vietata. Il presente documento è soggetto alle leggi sui diritti d autore. Qualunque violazione sarà perseguita secondo i termini di legge. Questo materiale può essere soggetto a variazioni senza preavviso. Questa brochure è fornita solo con finalità pubblicitarie e informative, e non indica alcuna dimostrazione o garanzia su prodotti o servizi presentati. Le uniche garanzie espresse da ACUT sono quelle indicate nella modulistica contrattuale che accompagna prodotti e servizi.