Guida operativa al servizio di upload fatture in PDF

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1 Guida operativa al servizio di upload fatture in PDF ottobre

2 INTRODUZIONE Il servizio di upload (previa registrazione gratuita al Portale di Ferservizi), consente l invio delle fatture in formato PDF ed è un metodo di trasmissione sostitutivo della spedizione mediante posta (non è pertanto necessario per le fatture trasmesse con la suddetta modalità procedere ad alcun invio cartaceo o viceversa effettuare l upload di fatture in precedenza spedite tramite posta). Tale canale esclusivo di trasmissione elimina possibili disguidi postali (smarrimenti, ritardi, ecc.), consente di avere evidenza certa della data di ricezione e permette di velocizzare le attività di verifica e registrazione delle fatture, propedeutiche al pagamento finale che resta comunque sempre soggetto all autorizzazione preventiva da parte della società del Gruppo FS interessata. Le società per le quali il servizio è attualmente disponibile sono: Rete Ferroviaria Italiana Trenitalia Ferrovie dello Stato Ferservizi FS Sistemi Urbani Per ulteriori informazioni o chiarimenti rispetto al contenuto del presente documento è possibile inviare una mail all indirizzo ottobre

3 ACCESSO AL SERVIZIO Al servizio, disponibile tramite il portale di Ferservizi, si accede dal seguente link di identificazione: Dopo aver effettuato l autenticazione, inserendo il login fornito da Ferservizi e la password che, per maggior sicurezza, andrebbe personalizzata dall utente, si accede al menù principale dei servizi disponibili. L opzione da scegliere è Inserimento Immagini delle Fatture in Formato PDF (UPLOAD). ottobre

4 ACQUISIZIONE FATTURE IN FORMATO.pdf Una volta avuto accesso alla sezione de nominata Fatturazione WEB è possibile iniziare le attività di caricamento delle fatture. L opzione da scegliere è Inserisci Nuova Fattura. La videata successiva consente all utente di scegliere la modalità di caricamento delle fatture. E possibile scegliere fra upload singolo (consigliato per i fornitori che devono caricare un numero limitato di fatture) e upload massivo (consigliato per i fornitori che devono caricare un gran numero di fatture). ottobre

5 UPLOAD SINGOLO Con riferimento alla seconda immagine della pagina precedente, devono essere indicate preliminarmente le informazioni relative alla fattura che si intende caricare. SOCIETA Tramite un menù a tendina è possibile selezionare la società nei confronti della quale la fattura è stata emessa, ovvero la società del Gruppo FS alla quale è stata effettuata la prestazione e/ o sono stati ceduti i beni oggetto di fatturazione. N.RO FATTURA Va indicato il numero del documento esattamente come riportato nella fattura cartacea. DATA FATTURA Va indicata la data del documento esattamente come riportato nella fattura cartacea. Cliccando quindi su Upload > è possibile selezionare nel proprio PC, tramite il pulsante sfoglia, il file PDF della fattura che sarà quindi effettivamente predisposto per il caricamento tramite il pulsante allega. Al termine di queste attività la maschera si presenterà nel seguente modo. Sarà quindi sufficiente cliccare su Salva > per completare l operazione. Ad ogni singola fattura deve corrispondere un unico file PDF anche se la fattura è composta di più pagine; ovviamente un singolo file PDF non può contenere più di una singola fattura. Eventuali allegati vanno inseriti in coda alla fattura e ricompresi nello stesso file della fattura cui si riferiscono. Nel caso di fornitori in ATI ogni fornitore deve trasmettere solo le proprie fatture (quindi la Capo Gruppo non deve caricare fatture emesse da altri fornitori). ottobre

6 UPLOAD MASSIVO (ZIP) In questo caso l utente dovrà confezionare un file in formato ZIP contenente le singole fatture da caricare in formato PDF più un file in formato CSV che, per ogni fattura, dovrà contenere le seguenti informazioni: numero fattura (max 10 caratteri) data fattura (8 caratteri nel formato ggmmaaaa) identificativo della società fatturata (max 4 caratteri) o FS01 Rete Ferroviaria Italiana o ITF Trenitalia o FSHD Ferrovie dello Stato o FSCS Ferservizi o FSSU FS Sistemi Urbani nome del file immagine fattura PDF (max 40 caratteri) seguito dall estensione.pdf Il file CSV può essere prodotto tramite Excel, avendo l accortezza di selezionare, al momento del salvataggio, il tipo file CSV (delimitato dal separatore di elenco). Cliccando quindi su Upload > è possibile selezionare nel proprio PC, tramite il pulsante sfoglia, il file ZIP delle fatture che sarà quindi effettivamente predisposto per il caricamento tramite il pulsante allega. Al termine di queste attività la maschera si presenterà nel seguente modo (il sistema rinomina automaticamente il file ZIP aggiungendo al nome originario il codice fornitore la data e l ora dell operazione). Sarà quindi sufficiente cliccare su Salva > per completare l operazione. All atto dell acquisizione il programma controllerà: la valorizzazione del campo numero fattura; la correttezza formale del contenuto del campo data fattura; che il campo società sia valorizzato con un valore tra quelli previsti; che sia valorizzato il nome del file contenente l immagine: che i nomi dei file PDF corrispondano ai nomi riportati nel file CSV (il sistema controlla anche il formato del carattere maiuscolo/minuscolo ed eventuali spazi) Non viene invece effettuato alcun controllo sul contenuto dei file PDF. ottobre

7 I seguenti casi di errore determinano la mancata esecuzione del programma di acquisizione: fattura elencata nel file CSV per la quale risulta mancante il relativo PDF; file PDF non elencato nel file CSV; errori formali nel file CSV (numero fattura errato o mancante; data fattura errata o mancante, società errata o mancante, nome del file PDF errato o mancante). ottobre

8 VISUALIZZAZIONE FATTURE INSERITE Scegliendo nella prima immagine di pag. 4 l opzione Inserisci Nuova Fattura e digitando i dati che interessano è possibile verificare il buon esito degli inserimenti effettuati. Nella giornata in cui le fatture vengono inserite, nella terza colonna comparirà l icona PDF, cliccando la quale è possibile aprire il documento e verificarne la corrispondenza con i riferimenti inseriti a sistema (colonne Società, N.ro Fattura e Data Fattura). Le fatture vengono poi effettivamente acquisite dai singoli sistemi informativi delle società del Gruppo FS generalmente entro la giornata successiva e ciò sarà desumibile dal fatto che anche le colonne Data Invio, Data Presa In Carico e Barcode risulteranno valorizzate e nella colonna PDF l icona risulterà sostituita dalla dicitura OK. Qualora l utente rilevi un errore sostanziale nell inserimento effettuato (es. fattura attribuita ad una società errata) dovrà darne urgente comunicazione all indirizzo di posta elettronica Ferservizi provvederà a cancellare i documenti errati e al termine delle attività ne darà tempestiva comunicazione al fornitore via mail, onde consentirgli, solo a quel punto, di inserire nuovamente la fattura. ottobre

9 INVIA SOLLECITO PAGAMENTO FORNITORE La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica di sollecito pagamento fornitore. Il fornitore potrà inserire un eventuale allegato che sarà trasmesso alla società RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica. INVIA SOLLECITO PAGAMENTO FACTOR La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica di sollecito pagamento factor. Il fornitore potrà inserire un eventuale allegato che sarà trasmesso alla società RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica. ottobre

10 INVIA VARIAZIONE ANAGRAFICA La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica di variazione anagrafica. Il fornitore potrà inserire un eventuale allegato che sarà trasmesso alla società RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica. INVIA ALTRE COMUNICAZIONI La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica per altre comunicazioni. Il fornitore potrà inserire un eventuale allegato che sarà trasmesso alla società RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica. ottobre

11 GESTIONE PRATICHE INVIATE La funzione consente al fornitore registrato di ricercate le pratiche inviate e monitorarne lo stato. Selezionando il nro pratica di una pratica di sollecito presente nei risultati di ricerca, sarà visualizzata una finestra con l'elenco delle fatture associate alla pratica. Selezionando il nro pratica di una pratica di variazione anagrafica presente nei risultati di ricerca, sarà visualizzata una finestra con i dati della variazione anagrafica relativi alla pratica. ottobre

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