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1 BREATHQUALITY WEBSERVICE Servizio di analisi e refertazione dei campioni di espirato per la diagnosi dell infezione gastroduodenale da Helicobacter pylori (13C-urea breath test) GUIDA OPERATIVA PER I LABORATORI (sw rell 5..1 rev diicembre 2014) AB ANALITICA srl Via Svizzera, 16 - PADOVA tel Fax WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc

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3 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO BREATHQUALITY SERVICE DI ANALISI E REFERTAZIONE DEI CAMPIONI DI ESPIRATO PER LA DIAGNOSI DELL INFEZIONE GASTRODUODENALE DA HELICOBACTER PYLORI Il BREATHQUALITY SERVICE è un servizio che comprende: La fornitura del test BREATHQUALITY-UBT e relativi accessori per l esecuzione del breath test (2 provette PRE-, 2 provette POST- e 2 cannucce); La spedizione dei campioni per posta prioritaria, oppure ritiro a carico di AB ANALITICA (previo accordo e per un minimo di dieci test). Le analisi dei campioni di espirato. La tracciabilità dei campioni e la refertazione mediante servizio su web (con accesso protetto da password). Le operazioni di analisi e refertazione dei campioni mediante servizio su web richiedono un tempo massimo di 24 ore dal ricevimento dei campioni. WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc Pag 1

4 Schematizziamo qui di seguito le modalità di svolgimento del BREATHQUALITY SERVICE per l invio dei campioni di espirato, l analisi e la refertazione. LO SPECIALISTA Registra la lista campioni e informa AB ANALITICA della spedizione mediante il MODULO INVIO CAMPIONI (on-line) Lo specialista esegue il test sul paziente TRACKING DEL CAMPIONE ON-LINE Spedisce le provette (posta o corriere) verifica l arrivo della della spedizione avvisa via che il REFERTO del paziente è pronto e scaricabile dal sito web LABORATORIO LACAB accettazione campioni ANALISI E REFERTAZIONE MONITORAGGIO DEL PROCESSO Caricamento dati sul sito web Pag 2 WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc

5 INVIO DEI CAMPIONI: MODALITA OPERATIVE PER GARANTIRE LA RINTRACCIABILITÀ DEL CAMPIONE ED UNA EFFICIENTE REFERTAZIONE Sull etichetta di ogni provetta devono essere necessariamente riportati in modo leggibile: IL COGNOME, IL NOME (O UNA SIGLA IDENTIFICATIVA) E LA DATA DI NASCITA DEL PAZIENTE Si prega di fare la massima attenzione perché dati non corretti, illeggibili o incompleti potrebbero rendere impossibile la refertazione. Per motivi tecnici, si raccomanda di non sovrapporre più strati di etichette sulle provette Per ogni paziente o gruppo di pazienti dovrà essere compilato il MODULO INVIO CAMPIONI che riporta: I dati identificativi del paziente: IL COGNOME, IL NOME (O SIGLA IDENTIFICATIVA) E LA DATA DI NASCITA I dati identificativi dello studio medico: nome del responsabile del prelievo e suo recapito telefonico (nel caso sorga la necessità di indispensabili chiarimenti in merito al prelievo o all identificazione del paziente). I DATI RIPORTATI NEL MODULO DEVONO CORRISPONDERE AI DATI INDICATI SULLE PROVETTE. Per le modalità di compilazione del MODULO INVIO CAMPIONI in formato elettronico vedi istruzioni nelle pagine seguenti. Il MODULO INVIO CAMPIONI deve essere: o allegato ai campioni da analizzare (indispensabile!) o inviato ad AB ANALITICA per notificare la spedizione e permettere la rintracciabilità dei campioni I CAMPIONI di espirato (corredati di MODULO INVIO CAMPIONI) devono essere spediti VIA POSTA PRIORITARIA oppure VIA CORRIERE al seguente indirizzo di destinazione: AB ANALITICA srl Via Svizzera, PADOVA Il campione di espirato può essere spedito a temperatura ambiente senza inficiare l analisi. NOTE IMPORTANTI: RIPORTARE DILIGENTEMENTE I DATI DEI PAZIENTI SULLE ETICHETTE DELLE PROVETTE E SUL MODULO. L AZIENDA DECLINA OGNI RESPONSABILITA PER MANCATA REFERTAZIONE IN CASO DI DATI NON CORRETTI, ILLEGGIBILI O INCOMPLETI IMBALLARE I CAMPIONI IN MODO ADEGUATO PER LA SPEDIZIONE ONDE EVITARE ROTTURE DELLE PROVETTE CON PERDITA DEI CAMPIONI. WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc Pag 3

6 MODALITA OPERATIVE ON-LINE: NOTIFICA DELL INVIO DEI CAMPIONI E ACCESSO AI REFERTI Il programma WEBSERVICE UBT è accessibile solo agli utenti autorizzati. Collegarsi al sito web: mediante un browser internet come Internet Explorer o Mozilla Firefox: inserire username e password assegnate e cliccare il tasto [log in]. In alternativa, ci si può collegare all indirizzo: e selezionare l accesso al sistema cliccando sull icona a sinistra che porta alla stessa pagina di login. Pag 4 WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc

7 Descriviamo qui di seguito le varie funzionalità del sito: Per accedere alle altre funzioni del sito, utilizzare Il menu a sinistra (riquadro blu) Invio campioni Questa voce del menu apre il MODULO INVIO CAMPIONI Questa applicazione richiede l apertura di una nuova finestra ("popup") del browser. Se selezionando Invio campioni non viene aperta una nuova finestra, probabilmente sono attivi nel vostro browser uno o più programmi o impostazioni che bloccano i "popup". E dunque necessario disattivare tali programmi o modificare le impostazioni del browser ed accedere nuovamente. Questo modulo, che deve essere compilato direttamente on-line, serve per la registrazione dei nomi (o di una sigla identificativa univoca) e delle date di nascita dei pazienti, i cui campioni verranno inviati per il service. WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc Pag 5

8 Tale modulo permette, oltre alla registrazione della lista pazienti: la notifica della data di spedizione dei campioni e della modalità di invio (corriere / posta prioritaria) Per i laboratori che hanno concordato il ritiro dei campioni da parte di un corriere AB ANALITICA, è possibile prenotare il ritiro IN MODO AUTOMATICO semplicemente selezionando l opzione corriere AB ANALITICA Il monitoraggio di tutte le fasi del processo LA REGISTRAZIONE ON-LINE DELL INVIO DEI CAMPIONI E INDISPENSABILE PER IL MONITORAGGIO DELLA SPEDIZIONE! NOTA: spostarsi trai i vari campi utilizzando il tasto Tab. Indicare il numero totale di campioni (pazienti) contenuti nel pacco e inseriti nella lista. Selezionare la modalità di invio (prenotazione corriere / corriere / posta prioritaria) indicando la data di invio (non è possibile indicare date antecedenti al giorno corrente) Elencare i dati identificativi dei pazienti: nome (o sigla identificativa) data di nascita (obbligatoria) nel formato gg/mm/aaaa oppure gg-mm-aaaa Alla fine della compilazione selezionare il comando: [controlla i dati prima di inviarli] Il sistema verificherà se ci sono dati mancanti o non compatibili. Se il controllo è positivo, compare la finestra: Pag 6 WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc

9 Si può procedere all invio dei dati, cliccando sul comando: [invia i dati] In questo modo, i dati vengono registrati e trasmessi ad AB ANALITICA Il comando [stampa il modulo] permette la stampa del modulo. La stampa del MODULO INVIO CAMPIONI deve essere allegata ai campioni inviati. Suggeriamo di farne una ulteriore copia per vs archiviazione. Comparirà un messaggio di avviso per le impostazioni di stampa: WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc Pag 7

10 NOTA: Per ottenere le stampe dei referti in modo corretto, si raccomanda di impostare i margini a zero e le intestazione/piè di pagina vuoti, dal menu: file/ imposta pagina Una volta registrati i dati, è possibile verificare la lista pazienti utilizzando la funzione Tracking. Tracking Tale funzione permette di monitorare tutto il processo. E possibile selezionare la sotto-funzione Tracking per invii Tracking per sessioni Tracking per invii Compare una tabella riassuntiva di tutti gli invii di campioni registrati La tabella indica la data di invio dei campioni e il numero di pazienti contenuti in quell invio. Nella prima colonna a sinistra ci sarà inizialmente, accanto alla data di invio, l icona ( lavori in corso ) cliccando la quale è possibile verificare (ma non modificare) i dati immessi nel MODULO INVIO CAMPIONI. Nei giorni successivi comparirà la data di arrivo e accettazione dei campioni e quando l analisi sarà completa, comparirà l icona ( salva ) che dà la possibilità di scaricare (e salvare) un file. zip contenente tutti i referti di quella sessione di analisi, in formato.pdf firmati digitalmente (firma elettronica certificata) dal Direttore del Laboratorio LACAB. Pag 8 WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc

11 Ad analisi completa, il Laboratorio riceverà una che informa sulla disponibilità dei referti sul sito. NOTA: Il referto on-line ha una disponibilità limitata nel tempo: resta visibile per un massimo 45 gg Trascorso questo periodo il referto non sarà piu scaricabile, né recuperabile. (Linee guida in tema di referti on-line del Garante della Privacy, 19 nov 2009 (G.U. n. 288, 11/12/2009). Tracking per sessioni Compare una tabella riassuntiva delle sessioni di analisi effettuate sui campioni inviati dal Vs laboratorio. Nella prima colonna a sinistra ci sarà l icona ( salva ) che che dà la possibilità di scaricare (e salvare) un file. zip contenente tutti i referti di un determinato invio di campioni, firmati digitalmente dal Direttore del Laboratorio. Fac-simile di referto per paziente positivo al test per H.pylori E possibile avere la personalizzazione del referto con l inserimento dell intestazione e del logo del laboratorio committente. WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc Pag 9

12 Pazienti Tale funzione permette di cercare e stampare il referto di un singolo paziente e di monitorare tutto il processo per ogni campione registrato. La tabella riporta il nome del paziente, la data di nascita, la data di invio, di arrivo e refertazione di ogni singolo campione. L l icona ( lavori in corso ) compare dopo la registrazione dell invio e indica che il campione è in attesa di analisi. L icona ( salva ) compare quando l analisi è stata completata e permette di scaricare (e salvare) il file. pdf corrispondente al referto del singolo paziente, firmato digitalmente dal Direttore del Laboratorio. Tale pagina permette di ricercare i referti in base a: - nome del paziente: - data di nascita - data di arrivo del campione - data di refertazione Pag 10 WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc

13 Cambio password Tale funzione permette di cambiare la password impostata. WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc Pag 11

14 Tale funzistruzioni invio campioni Guida Operativa webservice Le altre voci del menu sono aggiornate periodicamente e permettono di scaricare files in formato.pdf con istruzioni per la refertazione Etichette La voce etichette permette di scaricare un foglio pre-compilato con l indirizzo per la spedizione dei campioni. Per qualsiasi informazione o chiarimento, siamo a Vostra disposizione: AB ANALITICA srl Tel Fax Pag 12 WServ_tutorLAB_SW_rel_5-1_R doc

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16 AB ANALITICA srl Via Svizzera 16, PADOVA Tel Fax

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