1. I PARAMETRI AZIENDALI 2. I CONTRATTI 3. LE SEDI 4. I DIPARTIMENTI 5. LE POSTAZIONI 6. I TIMBRATORI 7. I DIPARTIMENTI 8. I DIPENDENTI 9.

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1 QUICK START Per poter incominciare ad utilizzare il sistema per la rilevazione delle presenze Tap&Go bisogna procedere con i seguenti passi definendo: 1. I PARAMETRI AZIENDALI 2. I CONTRATTI 3. LE SEDI 4. I DIPARTIMENTI 5. LE POSTAZIONI 6. I TIMBRATORI 7. I DIPARTIMENTI 8. I DIPENDENTI 9. I GIUSTIFICATIVI 10. I TIPI PERIODO 11. I TURNI 12. LE PIANIFICAZIONI 13. LE TIMBRATURE 14. VISUALIZZAZIONE DELLE PRESENZE 15. GESTIONE DELLE PRESENZE

2 1. I PARAMETRI AZIENDALI Come accedo alla pagina: Si va in ADMIN > PARAMETRI AZIENDALI facendo click su Dopo aver inserito i dati anagrafici dell azienda, si devono settare: - Timeslot Calendario, ovvero l intervallo di precisione oraria che sarà visualizzata nei vari Calendari; può essere da 1 a 60 minuti. Il valore di default è 30 minuti. - I parametri d arrotondamento: MIA, MIR, MUA e Arrotondamento in eccesso; si veda la sezione Parametri di arrotondamenti

3 - Flessbilità giornaliera: rappresenta il numero di minuti con cui si può iniziare a lavorare in ritardo e finire in ritardo rispetto al proprio turno; ad esempio con una Flessibilità giornaliera di 60 minuti, un dipendente può iniziare a lavorare dalle 8.00 alle 9.00 e finire dalle alle 18.00; in questa sezione si parametrizza la Flessibilità giornaliera aziendale, questo parametro può comunque essere personalizzato per ogni singolo dipendente - Flessibilità mensile: rappresenta il massimo minuti di debito o credito banca ore cumulabili in un mese - Mese e giorno inizio anno fiscale: rappresenta la data in cui inizia un anno fiscale; tipicamente per le aziende commerciali corrisponde al 1. Gennaio, per gli Istituti scolastici il 1. Settembre - Default giustificativo assenza: è il giustificativo d assenza predefinito che viene utilizzato per l elaborazione automatica delle presenze. Quando il sistema TAP&GO rileva che un Dipendente era assente durante un orario pianificato, assegna automaticamente il giustificativo di assenza predefinito (ad es. assenza ingiustificata, debito banca ore, ecc). Ovviamente questo giustificativo può essere modificato successivamente (assegnando ad es. malattia, permesso breve, ecc.) - Default giustificativo eccedenza: è il giustificativo per le ore straordinarie predefinito che viene utilizzato per l elaborazione automatica delle presenze. Quando il sistema TAP&GO rileva che un Dipendente ha svolto un lavoro straordinario, assegna automaticamente questo giustificativo. Tipicamente questo può essere di due tipologie: straordinario o credito banca ore. - Conguaglio Banca ore: settando questo parametro si indica al sistema TAP&GO di compensare automaticamente la banca ore giornaliera. Ad esempio se un dipendente un giorno ha fatto 30 minuti di assenza la mattina (debito banca ore) e ha lavorato 45 minuti in più (credito banca ore) nel pomeriggio, il processo di elaborazione presenze assegna per questo giorno 15 minuti di baca ore credito

4 2. I CONTRATTI Come accedo alla pagina: Si va in ADMIN > CONTRATTI facendo click In questa sezione si possono inserire le tipologie di contratti lavorativi usati dall azienda, ad esempio contratto a tempo indeterminato, part-time 50%, part-time 70%, apprendistato, ecc. Cliccare su aggiungi in alto a destra e si compilano i dati richiesti. [a breve] Specifica del monte ore settimanale Nota: ogni tipo di contratto può avere dei Codici Giustificativi specifici. Ad esempio, i contratti part time possono avere un codice giustificativo specifico per lo straordinario settimanale. Si veda anche la sezione 9. Giustificativi.

5 3. LE SEDI Come accedo alla pagina: Si va in ADMIN > SEDI facendo click su Un azienda può avere una o più Sedi operative geograficamente dislocate: Le sedi sono utilizzate a fini di raggruppamento dei dipendenti e di pianificazione. Osserviamo che ad ogni sede si può abbinare un Calendario delle festività locali tramite Cliccare su aggiungi in alto a destra e si compilano i dati richiesti.

6 4. LE POSTAZIONI Come accedo alla pagina: Si va in ADMIN > POSTAZIONI facendo click su In una sede ci possono essere una o più postazioni, ad esempio le postazioni Ingresso, Uffici, Magazzino, ecc Cliccare su aggiungi in alto a destra e si scrive il nome della Postazione e si sceglie la Sededi competenza.

7 5. I TIMBRATORI Come accedo alla pagina: Si va in ADMIN > TIMBRATORI facendo click su Nella pagina dei Timbratori si gestiscono i terminali usati per la rilevazione delle presenze. I tipi di terminali supportati da TAP&GO sono i seguenti: - SmartTAP - iguard serie LM520 - Zucchetti Axess: X1/X2, SuperTrax, SuperGlass - Promag Giga: TR515, ER750 - Perco: tornelli KT-05 e KT-05

8 6. I DIPARTIMENTI Come accedo alla pagina: Cliccando dal Cruscotto sull icona Si va in ADMIN > DIPARTIMENTI facendo click su I Dipartimenti servono per raggruppare Dipendenti per reparti e gestire facilmente le Pianificazioni o Elaborare le Presenze: ad es. vengono usati i Dipartimenti Amministrazione, CED, Magazzino,... Cliccare su + Aggiungi in alto a destra e si compilano il Nome, il Direttore e la Sede di competenza del Dipartimento.

9 7. I DIPENDENTI Come accedo alla pagina: Cliccando dal Cruscotto sull icona Si va in ADMIN > DIPARTIMENTI Facendo click su Per aggiungere un Nuovo Dipendete, cliccare sul pulsante blu in alto a destra Aggiungi Dipendente. Per visualizzare o modificare i dettagli di un dipendente clicc. Nella Pagina dell inserimento e visualizzazione dei dati del Dipendenti ci sono n.3 schede:

10 Nello specifico: - Dati Anagrafici: sono contenuti il Nome, Cognome, , Data Di Nascita, ecc. - Dati lavorativi: sono contenuti i dati relativi al contratto e alle regole della condotta lavorativia specifiche per il Dipendente (ad es. flessibilità, parametri sugli straordinari, ecc..) - Residuo: contiene i contatori delle ferie spettanti residue, dei permessi, della banca ore, 7.1 Dati Anagrafici In questa sezione si specificano i dati Anagrafici del Dipendente. L unico campo obbligatorio è il Cognome. L indirizzo corrisponde al nome dell account del dipendente con cui può accedere alla piattaforma. Se viene inserito l , dopo il salvataggio il dipendente riceverà automaticamente una mail con un link tramite il cui potrà scegliersi la password (attenzione: la password deve essere scelta entro 48 ore; dopo questo termine l amministratore deve generare una nuova password. Per generare una NUOVA PASSWORD al Dipendente, basta cliccare sul pulsante destra. in alto a

11 7.2 Dati Lavorativi I Dati Lavorativi si dividono logicamente in 3 sezioni relative ai: dati contrattuali utilizzati anche per l export dei dati ai parametri relativi alla gestione delle presenze ai parametri identificativi e di raggruppamento Dati contrattuali - Matricola: è il numero di matricola (usato dal commercialista o dal reparto Gestione Paghe e Personale) per registrare le presenze - Qualifica: è un dato interno aziendale, che corrisponde al tipo di qualifica del dipendente - Livello: è un dato interno aziendale, che corrisponde al livello contrattuale del dipendente - Contratto: è un parametro obbligatorio e va attribuito scegliendo tra quelli specificati in Contratti (si veda il Cap. 2 I contratti) - Gli ultimi quattro campi Data Assunzione, Data scadenza contratto, Codice INPS e Codice INAIL possono venir utilizzate per effettuare ricerche o per essere inseriti nei report delle presenze dei dipendenti

12 7.2.2 Parametri per gestione presenze - Straordinari: spuntando questo flag, si permette al Dipendente di poter fare straordinari; se questo flag non è settato, qualora il dipendente svolge delle prestazioni straordinarie, queste non verranno conteggiate nell elaborazione delle presenze. Ad esempio se un dipendente ha pianificato 8 ore lavorative per un determinato giorno e lavora e 8:45 e questo flag non è spuntato, verranno conteggiate solo 8 ore lavorative. - Straordinari - Range minimo minuti: questo parametro imposta il tempo minimo di lavoro eccedente, affinché sia considerato straordinario. Ad esempio se viene impostato a 15 minuti e un dipendente lavora 13 minuti, non verrà conteggiato nessun straordinario. - Arrotondamento straordinari: specifica i minuti per l arrotondamento per difetto da conteggiare per gli straordinari. Ad esempio se questo viene impostato a 5 e un dipendente lavora 23 minuti in più rispetto l orario standard, allora verrà considerato un lavoro straordinario di 20 minuti (viene arrotondato ai 5 minuti precedenti). - Flessibilità giornaliera: rappresenta il numero di minuti con cui si può iniziare a lavorare in ritardo e finire in ritardo rispetto al proprio turno; ad esempio con una Flessibilità giornaliera di 60 minuti, un dipendente può iniziare a lavorare dalle 8.00 alle 9.00 e finire dalle alle 18.00; in questa sezione si parametrizza la Flessibilità giornaliera aziendale, questo parametro può comunque essere personalizzato per ogni singolo dipendente - Credito massimo flessibilità mensile: rappresenta il numero massimo di minuti di credito banca ore che un dipendente può cumulare in un mese - Debito massimo flessibilità mensile: rappresenta il numero massimo di minuti di debito banca ore che un dipendente può cumulare in un mese - Massimo minuti senza pausa: specifica il numero massimo di minuti che un dipendente può lavorare ininterrottamente. Passato questo intervallo di tempo (ad esempio 7:15 ore ovvero 135 minuti, viene generata una pausa virtuale di 30 minuti come e il dipendente viene avvisato

13 7.3 Residuo In questa sezione si possono inserire manualmente i residui delle ferie e della banca ore dell anno fiscale precedente. NOTA 1: I residui sono specificati in minuti. NOTA 2: I residui vengono usati per i conteggi dei residui mensili (si veda Gestione Presenze - > Riepilogo Mensile)

14 7.4 PULSANTI DI GESTIONE DEI DIPENDENTI Nella pagina di visualizzazione dei Dipendenti vengono visualizzata la tabella con l elenco dei Dipendenti, visualizzando alcune informazioni Nome, Cognome, , Qualifica, Dipertimento, Sede, Progressivo badge) e delle ICONE, ovvero dei pulsanti sulla destra: Le funzionalità delle icone sono le seguenti: Cliccando su questa icona si visualizzano le PRESENZE del Dipendente Cliccando su questa icona si visualizza il CALENDARIO PIANIFICATO del Dipendente Cliccando su questa icona si entra nella pagina dei DETTAGLI del Dipendente (le tre schede Dati anagrafici, Dati lavorativi e Residuo ) dove si possono visualizzare e modificare i dati

15 8. I TURNI Come accedo alla pagina: Cliccando dal Cruscotto sull icona Si va in CALENDARIO > CALENDARIO TURNI -> TURNI Facendo click su I Turni definiscono lo schema orario lavorativo settimanale. I Turni vengono utilizzati per fare le pianificazioni settimanali e mensili. Si può definire un numero illimitato di Turni. Per modificare i parametri del Turno cliccare sull icona orario settimanale del turno cliccare su simbolo del calendario., mentre per modificare lo Schema Per aggiungere un nuovo turno cliccare sul pulsante.

16 8.1 Creazione di un nuovo Turno Per aggiungere un nuovo turno cliccare sul pulsante. In questa pagina si possono definire i seguenti parametri: - Descrizione: la descrizione corrisponde anche al nome del Turno; si consiglia di usare delle descrizione mnemoniche e descrittive, ad esempio Part-time mattina, Part time pomeriggio, Turno 9-15, - Ordine: viene utilizzato per la rotazione dei turni tra dipendenti - Postazione predefinita: tipicamente un Turno è definito da un orario e da un area/postazione (segreteria, magazzino, ) in cui un gruppo di dipendenti lavora. Si può scegliere la Postazione dalla lista che è stata precedentemente definita (si veda il Cap. 4) - Oltre ai Parametri Aziendali e ai dati lavorativi, si possono definire anche i paramateri per la gestione delle presenze (MIA, MIR,, flessibilità) anche a livello di Turno

17 Dopo aver creato un Turno si viene rimandati nella pagina con l elenco dei Turni. A questo punto si può aggiungere o modificare lo schema orario settimanale cliccando sul simbolo calendario. Per definire lo schema orario basta trascinare (tenendo premuto il nasto sinitro del mouse) i TIPI PERIODO sulla destra in alto sul Calendario settimanale. Una volta posizionato su uno slot temporale del Calendario, il TIPO PERIODO (ad es. lavoro) può essere spostato o allargato (posizionandosi sul bordo inferiore:

18 Si può modificare anche manualmente l orario di un singolo slot temporale. Facendo sopra di esso un click si apre la seguente finestra di dialogo e specificando l Ora inizio e l Ora fine. Tramite questa finestra di dialogo è inoltre possibile specificare dei parametri specifici di tolleranza (MIA, MIR, ) per un singolo time slot temporale. Questo può essere utile per gestire particolare periodi, come ad esempio una gestione particolare delle pause. Ad esempio si potrebbe specificare che una persona non può iniziare una pausa pranzo in anticipo (MIA=0), ma può iniziare in ritardo (mettendo ad es. MIR=15 min), ma che non può finire la pausa pranzo pria della sua fine effettiva (MUA=0).

19 9. I PARAMETRI PERIODO Si va in ADMIN e nel menù sulla sinistra si clicca su PARAMETRI PERIODO. Questa sezione contiene 4 voci: Tipi periodo: tramite questa voce si possono specificare i tipi di periodo o tipi di slot temporali che possono essere usati per la definizione dei Turni e della pianificazione. I Tipi di periodo vengono visualizzati sia in TURNI che in PIANIFICAZIONE in alto a destra nelle rispettive pagina rappresentati da un rettangolo colorato, il quale può essere trascinato sul Calendario. Ad esempio possono essere Tipi di Periodo: Ferie, Permesso Breve, Recupero, Malattia, Giustificativo: tramite questo menù si possono definire i giustificativi di presenza e assenza. Ad esempio: presenza ordinaria, assenza per malattia, assenza per maternità, permesso per allattamento, Tipo Giustificativo: questa tabella è di sistema e tipicamente non viene modificata; contiene la definizione dei tipi di giustificativo. Ad esempio: presenza normale, eccedenza straordinaria, eccedenza banca ore, assenza retribuita, Causali: tramite questa pagina si possono gestire le causali di ingresso/uscita che possono essere scelte dal dipendente sui Timbratori al momento della timbratura.

20 10. I TIPI DI PERIODO 11. PIANIFICARE I TURNI LAVORATIVI Si va in CALENDARIO > CALENDARIO TURNI -> TURNI oppure facendo click su I D

21 GLOSSARIO Max Minuti Ingresso Anticipato Definisce l'intervallo temporale entro il quale si può iniziare a lavorare prima dell'inizio del turno (periodo). Se un dipendente genera una timbratura in un orario precedente Inizio del Turno, verrà arrotondato all'istante OraInizioTurno - MIA. Ad esempio se un Turno inizia alle e MIA=15, tutti gli ingressi prima delle verranno registrati con Ingressi alle 08,15, mentre tutti gli ingressi effettuati dalle alle verranno registrate con il tempo effettivo (ad es ). Questo genererà una presenza di T minuti che potrà essere usata per: a) Flessibilità: uscire in anticipo di T minuti (solo se il dipendente può usare la flessibilità e se T< max flessibilità giornaliera ) b) Riportare dei minuti di lavoro eccedente: che può essere di Credito o di Lavoro Straordinario Max Minuti Ingresso Ritardato Definisce l'intervallo temporale entro il quale si può iniziare a lavorare (in ritardo) dopo l'inizio del turno (periodo) senza incorrere in assenze ingiustificate. Se un dipendente genera una timbratura in un orario antecedente all'inizio del Turno, verrà arrotondato all'istante OraInizioTurno. Ad esempio se un Turno inizia alle e MIR=10, tutti gli ingressi prima delle verranno registrati con Ingressi alle 08,30, mentre tutti gli ingressi effettuati dopo le genereranno un'assenza di T minuti che potrà essere usata per: a) Flessibilità: uscire in ritardo di T minuti (solo se il dipendente può usare la flessibilità e max flessibilità giornaliera > T) b) Riportare dei minuti di assenza: che può essere di Debito, di Assenza Non Giustificata oppure di Assenza Giustificata (ad es. il dipendente si prende 30 min. di ferie) Max Minuti Uscita Anticipata Definisce l'intervallo temporale entro il quale si può finire di lavorare (in anticipo) prima della fine del turno (periodo) senza incorrere in assenze ingiustificate. Se un dipendente genera una timbratura in questo intervallo temporale, l'ora di timbratura verrà arrotondata all'istante OraFineTurno. Ad esempio se un Turno finisce alle e MUA=10, tutte le uscite tra le e le verranno registrate con Uscita alle 18,30 L'ARROTONDAMENTO è un parametro modificabile per il Turno (ovvero Periodo) ed è in generale un valore di default specificato per l'azienda. Noi consideriamo l'arrotondamento in Eccesso (AEC) espresso in frazioni di minuti (ad es. 15).

22 Se un Turno ha un AEC>0 allora tutte le timbrature effettuate durante l'orario di lavoro nel periodo [Inizio turno + MIR, FIneTurno - MUA ] sono arrotondate per eccesso in base alla formula OraTimbratura=ArrotondaEccesso(OraTimbratura, AEC) Ad esempio, se AEC=15 min, Ora Inzio Turno = 08.30, MIR=10 se OraTimbratura=8.42 allora OraTimbratura=ArrotondaEccesso(8.42, 15) = 8.45 se OraTimbratura=8.46 allora OraTimbratura=ArrotondaEccesso(8.46, 15) = 9.00 STRAORDINARI Per ogni turno è possibile specificare i seguenti due parametri MIN.STR = minimo minuti di presenza per considerare lavoro straordinario ARR.STR = arrotondamento per conteggio minuti di lavoro straordinario Es.1 MIN.STR=20 e ARR.STR=-5 18 min. di lavoro extra non genera straordinari 22 min. genera 20 min. di straordinario 28 min genera 25 min. di straordinario Es.2 MIN.STR=20 e ARR.STR=+5 22 min. genera 25 min. di straordinario FLESSIBILITA' La flessibilità oraria giornaliera dà la possibilità al dipendente di posticipare l'inizio del turno, posticipando anche l'uscita. E' possibile specificare anche la flessibilità all'interno del singolo periodo (turno o pianificazione settimanale), in questo caso la flessibilità si applica solo entro il periodo di riferimento (es. se il dipendente entra mezz'ora dopo, deve effettuare la pausa pranzo mezz'ora dopo)

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