Firma, Certificazione, Sicurezza

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1 Firma, Certificazione, Sicurezza Acrobat fornisce diversi sistemi per rendere sicuri i documenti. La firma digitale contenete anche dati relativi all autore. Certificazione del documento per impedire modifiche non autorizzate Applicare password per limitare l apertura, la modifica e la stampa. Criptare il documento consentendone l accesso a specifici utilizzatori. Applicare chiavi di sicurezza agli allegati. Effettuare la spedizione in Buste Chiuse. Innanzi tutto facciamo chiarezza sui termini contenuti nel titolo che possono essere applicati sia singolarmente o in modo cumulativo.

2 1. Firma (Signature) Come nei documenti cartacei la firma identifica l autore del testo. Una differenza sostanziale è che la firma digitale contiene anche dati personali relativi all autore e volendo impedisce la manipolazione dei dati contenuti nel testo stesso. Il primo livello di firma è chiamato Author Signature. 2. Certificazione (Certifying). Dopo aver inserito il primo livello di Firma (Author segnature) si può CERTIFICARE il documento. Certificare il documento significa dare una attestazione di validità dello stesso anche dopo che saranno state apportate delle modifiche, consentite comunque dal livello di certificazione definito. Se vengono apportate delle modifiche al documento, esse saranno elencate nell apposito spazio indicato come Signatures Tab, (l esempio di un documento certificato può essere un formulario (FORM) distribuito per la compilazione)

3 3. Sicurezza (SECURE) Con questo termine si raggruppano tutte quelle operazioni che vengono fatte per assicurarsi che il documento venga letto solo a chi è indirizzato, non venga modificato in modo non consentito, possa non essere stampato, che venga spedito in busta chiusa ecc. In altre parole vengono definiti i criteri e i parametri di utilizzabilità del documento. Facciamo qualche esempio. La prima cosa da fare è quella di creare una ID digitale (vedi anche promemoria Strumenti di Acrobat ) CREARE ID Attivare Advanced nella barra dei menù quindi Security Settings (1).Nella finestra che si apre selezionare a sinistra la voce

4 Windows Digital IDs (2) e poi fare click su Add ID nella finestra di destra il che aprirà una nuova finestra (3) ; tra le possibilità offerte scegliere Create a Self-Signed Digital ID Fig. 1 Le quattro finestre per creare una ID quindi nella finestra successiva (4) optare per il metodo di criptaggio New PKCS#.... Compilare ora la nuova finestra con i vostri dati e immettete nella finestra successiva una password (di almeno 6 caratteri) con relativa conferma. Con Next si completa la creazione dell ID.

5 Ora che abbiamo una ID creiamoci una firma digitale CREARE FIRMA DIGITALE (firmare un documento) 1. Sulla Toolbar Tasks fare click sull icona Sign. che apre la tendina dove selezionate Sign the Document che a sua volta apre la finestra.scegliendo Continue Signing compare una nuova finestra dove scegliere se la firma deve essere visibile o no;

6 2. Scegliendo Create a new Segnature Field to Sign si apre una finestra dove viene chiesto di usare il mouse per 3. disegnare il riquadro nel quale verrà messa la firma. 4. Fatto ciò si apre la finestra (Fig. 2) dove potete scegliere quale ID usare (se ce ne sono più di una), e aprendo la finestra successiva (Fig. 3) con il tasto Edit oppure New creare nuove firme o modificare l aspetto di quelle esistenti. Fig. 2 Fig. 3

7 Nella firma digitale è possibile inserire un file grafico che può essere una icona o anche la propria firma o sigla come appare nella figura precedente eseguendo le semplici operazioni richieste dalle varie finestre che si susseguono. 5. Al passaggio successivo viene chiesta la password (che dovrà essere quella usata per creare l ID). 6. L operazione si conclude con Sign and Save as se volete cambiare il nome al file o semplicemente con Sign and Save. A questo punto comparirà sul documento la firma nel riquadro che avrete tracciato con il mouse. ATTENZIONE!!! Nell ipotesi improbabile ma possibile che fossero state fatte delle operazioni irreversibili è buona norma usare il comando Save as.e mantenere cosi il PDF originale inalterato.

8 CERTIFICAZIONE Come gia scritto nel punto 2 la certificazione da la garanzia che le modifiche apportate al documento sono solo quelle consentite dall autore. Un documento certificato reca una coccarda blu sulla firma dell autore. Fig. 4 Per certificare un documento si procede come per apporre la firma quindi: 1. Sulla Toolbar Tasks fare click sull icona Sign. che apre la tendina Fig. 5 dove selezionate Sign the Document che a sua Fig. 6 volta apre la finestra. Scegliete ora Certify Document.

9 (anziché Sign Document come nel caso della firma) che apre la finestra nella quale si deve scegliere quali sono i limiti all utilizzo del file stesso ovvero se impedire qualsiasi Fig. 7 modifica o solo in parte. Con Next si apre il pannello successivo nel quale si chiede se rendere o meno Fig. 8 visibile la certificazione quindi ancora Next per aprire la finestra nella quale si suggerisce di tracciare un area sul PDF che conterrà la certificazione. Ad operazione compiuta si apre l ultima finestra che è la stessa che compare quando si mette la firma e sulla quale, dopo aver introdotto la password, si deve scegliere quale firma apporre.

10 La certificazione si conclude con il salvataggio del file. SICUREZZA Le operazioni relative alla sicurezza devono essere elaborate PRIMA di apporre la firma o la certificazione. Normalmente la sicurezza viene affidata alle password; Acrobat ne ha di due livelli ovvero una prima per aprire il file ed eventualmente una seconda per consentire l accesso a modifiche e/o stampa. 1. Facendo click sull icona della Toolbas Tasks si apre una finestra; Optate per la prima voce Secure this document che aprirà la finestra Select a policity to applay (Fig. 9) che offre due politiche predefinite (ma personalizzabili), oltre alla possibilità di crearne di nuove. Iniziamo con Encrypt for certain Identities using certidificated

11 2. Facendo due volte click sulla voce scelta oppure su Apply si apre una nuova finestra (fig. 10) nella quale si può scegliere se creare una nuova politica salvandola (e in questo caso va battezzata con un nome ed una descrizione) o cancellarla dopo l attuale utilizzo. Nella parte centrale della Fig. 10 Fig. 9 Fig. 9 Finestra si è chiamati a fare delle scelte sul tipo protezione ovvero proteggere: a) Tutte le parti del documento b) Tutto tranne i metadati c) Solo gli allegati Con Next si passa alla seconda cartella

12 della stessa finestra Fig. 11) dove si deve scegliere tra le ID (se ce ne sono più di una). 3. Facendo click due volte sull ID scelta o su tasto Details.. si apre una finestra con diverse cartelle che descrivono le caratteristiche dell ID mentre facendo click su Fig. 11 Permissions si apre la finestra di fig. 12 (Permission Setting) nella quale si possono operare delle scelte importanti relativamente a ciò che consentito fare sul documento. Ci sono quattro tipi di scelte da operare quali: a) Consentire o meno la stampa e in quale modalità b) Relativamente ai cambiamenti (modifiche):

13 b1) Nessun cambiamento b2) Relativamente alle pagine si possono inserire, cancellare, ruotare b3) Si possono compilare formulare e apporre la firma b4) Come b3) con aggiunta di Commenti b5) Nessun cambiamento tranne l estrazione delle pagine. Poi si possono spuntare o meno le caselle relative a: c) Copia, del Testo, delle Immagini ed altri contenuti d) Consente l accesso alla lettura del testo per i diversamente abili. Con Next si accede alla pagina che riassume le scelte effettuate. Fig 12

14 4) L operazione termina con una finestra che avvisa che i criteri di sicurezza verranno applicati con il salvataggio del file. (A scanso di spiacevoli conseguenze ricordate sempre di salvare il file con un nome diverso dall originale.) La seconda possibilità offerta da Acrobat nella finestra di Fig. 9 è Restrict Opening and Editing Using Password ovvero applicando questa politica il documento viene criptato e in aggiunta si deve applicare almeno una password per l apertura e/o, una seconda per le altre operazioni che verranno di seguito descritte. Facendo due volte click su questa scelta o su Applay si apre una nuova finestra (Fig. 13) nella quale viene chiesto di inserire una password per l apertura del documento e se si vuole un altra password (che deve essere diversa dalla precedente) per manipolare il documento stesso.

15 Fig. 13 1) scegliere la compatibilità rispetto alle versioni di Acrobat 2) Password di apertura del File 3) Password di Manipolazione 4) Scelte eguali a quelle riportate nei punti 3. a), b), c), d), Con OK si aprono due finestre in successione che chiedono conferma delle password inserite e quindi un ulteriore finestra, che come in precedenza informa che la politica di sicurezza verrà applicata al successivo salvataggio. PERSONALIZZARE LA SICUREZZA E possibile personalizzare la politica di sicurezza partendo dall icona

16 che apre la finestra di fig. 9 facendo click su New si apre la finestra New Fig. 14 Security Policy (Fig. 14) Con l OK si apre la finestra successiva che è la stessa riportata nella Fig. 10 dove si deve mettere il nome e la descrizione della nuova politica. A seguire poi tutti i passi identici a quelli riportati per le altre politiche con la conclusione che comparirà nella finestra riportata in fig 9 la nuova politica appena creata.

17 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI IN BUSTA CHIUSA Un ultimo metodo per proteggere i file PDF è quello di spedirli utilizzando delle buste chiuse protette da password. LA procedura è la seguente 1) Dall icona selezionare la voce Secure PDF Delivery che apre la finestra Creating Secure eenvelope nella quale si inseriscono i file da spedire. 2) Dalla finestra successiva scegliere il tipo di busta (ce ne sono tre ma se ne possono importare anche altre) quindi nella finestra successiva. 3) Scegliere se inviare tramite posta elettronica o manuale. Si apre nuova finestra dalla quale 4) Selezionare tra quelle proposte la politica di sicurezza o crearne una nuova. Col passo successivo (non è obbligatorio) si deve 5) Compilare con dei dati che poi compariranno sulla busta. Quindi nuova...

18 6) Finestra di riassunto di ciò che sta facendo per poi passare alla finestra per 7) Inserire (con relativa conferma) la password. 8) La procedura si chiude con la visualizzazione della busta e la solita informazione sull applicazione dei criteri di sicurezza che avverrà solo a salvataggio avvenuto. 9) Se la spedizione avviene via al punto 8 si apre la finestra di spedizione della posta elettronica. Una verifica immediata di ciò che è consentito fare con il documento si può fare aprendo la cartella Security nella finestra Document Property che compare facendo click su Show Security Setting for the Document dall icona..

19 A titolo di esempio su questo PDF è stata applicata la politica di massima sicurezza per cui non è possibile effettuare alcuna operazione tranne (per ovvie ragioni) l apertura. Verificare che le ToolBar relative alla manipolazione ovvero la e la siano disabilitate, (le icone appaiono sbiadite); Risulteranno disabilitati anche il comando stampa e tutti quelli relativi alla manipolazioni delle pagine del due menù a discesa relativi ovvero il menù File e il menù Documenti.