Comunicare, condividere e cooperare attraverso tecnologie digitali

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1 Comunicare, condividere e cooperare attraverso tecnologie digitali Via Asiago, 33/ Sarcedo (Vi) tel fax

2 Chi siamo Globalcomm spa fa parte del gruppo aziendale di ATP Telecomunicazioni: GlobalComm spa ATP Telecomunicazioni Italia ATP Telecommunications IL GRUPPO ATP TELECOMUNICAZIONI Il gruppo fa capo all azienda ATP Telecomunicazioni Italia: Nata nel 1976, è una impresa ad alta specializzazione per tutti i servizi di telecomunicazioni. Ha dimostrato di essere capace di lavorare, nel rispetto della qualità totale, con tutte le sue sofisticate attrezzature e persone, in tutti e cinque i continenti. Le altre società sono frutto dello sviluppo aziendale, create allo scopo di offrire ai clienti servizi e prodotti di comunicazione sempre più completi ed evoluti. La sede centrale è storicamente situata a Sarcedo, nell Alto vicentino, zona che riflette in densità e qualità gli alti profili tecnologici del Nord-Est veneto nell'innovazione tecnologica e organizzativa nel successo dei nostri clienti nel confronto delle idee Il nostro scopo è dare ai nostri cliente uno strumento che permetta loro di lavorare in un ottica di collaborazione e cooperazione, sfruttando al massimo le tecnologie offerte, diminuendo i tempi destinati ad attività che non valorizzano le capacità professionali e personali. GLOBALCOMM SPA Globalcomm nasce nel 1996 per rispondere alle esigenze di innovazione organizzativa, di condivisione e di comunicazione interne ed esterna che ATP, nella sua evoluzione, aveva evidenziato nella sue attività. Valorizzando le competenze di alcuni collaboratori di ATP, era stata attivata un intenso lavoro di ricerca, che si concretizza nelle prime applicazioni destinate a clienti esterni al gruppo e nella evoluzione giuridica della azienda Globalcomm, trasformata in SPA nel Globalcomm acquisisce inoltre nel 1999 la qualifica di Advanced Partner di Lotus di cui condivide pienamente la filosofia. LA NOSTRA MISSION Noi crediamo: nel valore delle persone nella crescita personale e professionale di tutti nel miglioramento continuo I NOSTRI CLIENTI La nostra organizzazione-cliente agisce nell ambiente: Profit: capace di generare, consapevolmente, profitto sano d impresa ; Nonprofit: capace di fare bene il bene ; Pubblico: capace di fare bene il bene comune di tutti E, in generale, quel tipo di organizzazione che ha deciso di voler lavorare, davvero, in qualità ma senza carta portando a focalizzare il proprio fare nella attenzione alla persona singola e in gruppo, all interno di un management integrato a tutti i livelli dell organizzazione. In questa ottica, la condivisione delle conoscenze diventa per Globalcomm prioritaria anche nei rapporti con i nostri clienti per creare applicazioni funzionali e creative e che mettano le basi per un lavoro di squadra orientato al fine e al cliente. Questo ci permette di sviluppare e perfezionare le nostre soluzioni in base a metodologie organizzative e tecnologico-informatiche capaci di valorizzare e migliorarne consapevolmente l efficienza, l efficacia e tali da metterne in luce il suo vero valore rappresentato dalla sua capacità, consapevole, di generare un sano profitto d impresa.

3 RICERCA E SVILUPPO I nostri costanti investimenti nella ricerca di soluzioni sempre innovative permettono ai nostri clienti di trarre miglioramenti organizzativi ed vantaggi economici. Le metodologie utilizzate si basano sulle migliori e moderne evoluzioni organizzativo tecnologiche (Workgroup, Workflow..sul Knowledge management e sulla Learning Organization) che supportano la condivisione digitale della conoscenza aziendale e la cooperazione digitale all interno dell impresa. Abbiamo una ormai lunga, intensa e biunivoca collaborazione con le istituzioni accademiche. Tali collaborazioni ci portano a selezionare ed accogliere circa una decina di laureandi capaci di fare da prezioso ponte conoscitivo tra il sistema delle conoscenze d impresa e sistema delle conoscenze frutto della ricerca universitaria. Sistemi entrambi tesi, per loro natura, alla innovazione continua sia sul piano tecnologico che organizzativo LE AREE DI INTERVENTO 1. Organizzazione e informatica a supporto del knowledge management e della qualità totale Il servizio offerto supporta il Cliente nel raggiungimento dell'eccellenza attraverso la gestione e condivisione della conoscenza in forma digitale con il supporto degli strumenti di workflow, workgroup, knowledge management system più evoluti garantendo il rispetto puntuale dei requisiti delle norme di qualità ISO 9001 in un organizzazione aziendale snella e flessibile dove la formazione diventa continua ed allargata a tutti i componenti del team aziendale. 2. Commercio elettronico Il commercio elettronico a mezzo Internet (B2B, B2C, ecc.) richiede la capacità alle organizzazioni di affrontare nuove sfide, come quelle legate alla riorganizzazione dei processi, sicurezza, scalabilità e affidabilità in cambio del miglioramento del servizio clienti, dell'accelerazione del ciclo di distribuzione utilizzando, sempre, minori risorse. Per cogliere tali opportunità, esigenze, regole e sfide, GlobalComm è in grado di mettere a disposizione dei propri clienti l accumulo di una consistente esperienza operativa organizzativo-informatica. 2. Ottimizzazione del sistema di telecomunicazioni L intervento si divide in tecnico e economico: Tecnico comprendente layout dell organizzazione, dei processi aziendali, dei sistemi di archiviazione e gestione della comunicazione in fonia, dati e video oltre allo studio di fattibilità e di marketing e la progettazione di reti WAN. Economico comprendente la valutazione dei costi attuali e dei possibili risparmi ottenibili dall'ottimizzazione dei sistemi di telecomunicazioni. 3. Networking L obiettivo di tale servizio è di realizzare reti affidabili e sicure che per soluzioni e scelte strategiche siano in grado di fare evolvere il sistema informativo in modo equilibrato e compatibile con le risorse umane e finanziarie disponibili. Le problematiche che affrontiamo sono il collegamento di piattaforme e sistemi diversi, espansioni della rete, collegamento di più sedi (WAN), la valutazione di nuove tecnologie (es. Frame relay, ATM ecc.) 4. Sistemi Informativi Territoriali (GIS): Le professionalità aziendali supportano nell analisi, progettazione e realizzazione di Sistemi Informativi Geografici (GIS) legati all ottimizzazione della gestione di reti tecnologiche di telecomunicazioni, protezione civile, rischi ambientali, telerilevamento.

4 La New Economy e l E-business Lo sviluppo delle tecnologie digitali, la diffusione di Internet, la scoperta di strumenti sempre più evoluti di comunicazione rappresentano punti di interesse per tutte le aziende che vedono un opportunità per meglio lavorare e meglio collaborare con il cliente finale. Il sistema economico si sta evolvendo in tutti i suoi sistemi verso un nuovo modello di ebusiness. Raggiungere ed interagire con i propri clienti, mantenere attivi i canali di comunicazione, dare continuità ai rapporti con le persone, sviluppare una relazione con il cliente che dal primo contatto arrivi fino alla fornitura del servizio/prodotto, espandendo le proprie competenza all assistenza post-vendita: tutto questo è e-business. L e-business non è quindi solo un modello economico basato sulla visibilità aziendale in rete ma anche il risultato di una evoluzione culturale, organizzativa e tecnologica da parte delle aziende. Noi proponiamo applicazioni e servizi che aiutino le aziende a effettuare questa evoluzione. Nell ottica della centralità del cliente e della sua soddisfazione, Mark Up rappresenta un cambiamento organizzativo basato sui processi aziendali orientati ad un unico obiettivo: la soddisfazione del cliente. IL PROCESSO: DEFINIZIONE Un processo è un insieme di attività che trasformano input in output che hanno valore per i clienti (esterni/interni), e ancora più tecnicamente: Un processo è una sequenza di attività correlate e finalizzate a uno specifico risultato finale; le attività sono ripetitive, con valore aggiunto, con apporto di risorse umane ed eventualmente anche informatiche I PROCESSI PRIMARI E DI SUPPORTO a)i processi primari: sono processi aziendali a maggior impatto che creano un valore riconosciuto dal cliente (sia esso potenziale o acquisito) b) I processi di supporto: sono processi necessari per la gestione. IL BPR (BUSINESS PROCESS REENGINEERING) Il BPR è un approccio organizzativo basato sulla riprogettazione della propria organizzazione dando priorità ai flussi operativi delle attività che creano un valore aggiunto riconosciuto Un approccio BPR di concentra innanzi tutto sui processi più importanti. Esiste un riferimento di massima che divide i processi in due categorie: a) i processi primari b) i processi di supporto.

5 La mission e le linee strategiche di un azienda in management integrato Un azienda ha come obiettivo la soddisfazione del cliente attraverso i prodotti e i servizi che offre sul mercato. Per raggiungere questo obiettivo deve agire in un ottica di management integrato con i seguenti punti focali: La qualità come leva per la soddisfazione del cliente Il miglioramento continuo La qualità del servizio come risultato della qualità dei processi e del sistema di erogazione del servizio Il coinvolgimento delle persone attraverso la comunicazione, la condivisione e la cooperazione LA COMUNICAZIONE L obiettivo è il miglioramento e la riorganizzazione dei canali di comunicazione all interno e all esterno della azienda attraverso l utilizzo delle metodologie digitali. All interno di una ottica per processi, la comunicazione con il cliente e, all interno dell azienda, per il cliente che deve mantenersi coerente, attiva e costante. LA COOPERAZIONE L obiettivo è: eliminare le ambiguità nei ruoli cercando di ridefinire in modo esplicito le responsabilità, e quindi le relative autorità, per le varie attività di un azienda costruire team all interno dei quali le informazioni e le attività vengano condivise. LA CONDIVISIONE L obiettivo è: migliorare il passaggio di conoscenza tra i componenti della squadra aziendale diminuire la produzione di documenti cartacei fino a raggiungerne in prospettiva la quasi totale eliminazione. IL SISTEMA INFORMATIVO L obiettivo è: fornire un supporto adeguato per raggiungere gli obiettivi della formazione e dell organizzazione, lo sviluppo di un sistema software che permetta la condivisione della conoscenza, lo scambio di informazioni e un adeguato supporto all organizzazione delle attività da svolgere.

6 Le linee d azione Le linee d azione con le quali si raggiunge il management integrato sono: Disporre di strumenti metodologici adeguati per promuovere processi di apprendimento aziendale consapevoli. Ottimizzare l'utilizzo delle strutture informatiche (LAN, Internet, Intranet) Rafforzare e promuovere la creazione di team Avvicinare l azienda alle direttive della Certificazione di Qualità. Approntare un sistema per elaborare, sintetizzare e analizzare le informazioni in un unica fonte, aziendalmente condivisa. Sostituire la documentazione cartacea con documentazione digitale, ripensando la documentazione all interno di un progetto di consapevole gestione e condivisione delle conoscenze, il knowledge management, Potenziare la collaborazione delle persone e mettere a disposizione di tutti una documentazione in linea e un sistema di posta elettronica efficiente. Questo permette un aumento della produttività, una migliore copertura del mercato, un coerente aumento del fatturato e diminuzione dei costi legati alla non informazione condivisa, una prospettiva di utili superiori.

7 La metodologia MARK UP Per raggiungere questi obiettivi, oltre ad una riorganizzazione per processi della struttura organizzativa, occorre implementare un sistema software che supporti, aiuti e gestisca il cambiamento. Le informazioni sui clienti, le attività di contatto e di presentazione dell azienda, la definizione delle esigenze specifiche di ciascun cliente, l assistenza, la gestione della responsabilità del progetto, dei diversi processi e delle singole: sono alcune fasi di comunicazione (interna ed esterna), condivisione di informazioni e cooperazione tra persone che Mark Up gestisce. L ARCHITETTURA DEL SISTEMA SOFTWARE DATABASE DI GESTIONE DELLA POSTA Il sistema software è centrato attorno a una serie di database tra loro collegati. Il database che lega l approccio organizzativo per processi al software è il database Parametri. I database di posta sono personali per ogni utente e permettono di gestire le comunicazioni con il resto della rete e con Internet Questi database sono creati automaticamente dal sistema al momento della creazione di ogni nuovo utente. Ogni utente ha la propria casella di posta personale, alla quale si può accedere solo se si è in possesso del file id e della password relative. Questo database è diviso in tre sezioni distinte ma comunque correlate: Casella di posta, Diario e Da fare. IL DATABASE PARAMETRI Tutti i database si basano sui dati contenuti nel database Parametri per la strutturazione delle attività e per la generazione di commesse. Il database Parametri contiene l albero di parametrizzazione, suddiviso in settori, prodotti, processi e sottoprocessi, nonché l elenco di tutte le commesse aperte. L accesso è libero solo per gli amministratori del sistema per aggiungere dei parametri o delle nuove commesse. Gli altri utenti potranno accedervi soltanto in lettura. DATABASE DI GESTIONE DI RUBRICHE DI INDIRIZZI O ADDRESS BOOK Gli Address book sono database che contengono gli indirizzi e i dati personali degli utenti e delle persone in contatto con il liceo, e si dividono in Azienda s Address book (contiene i dati di tutti gli utenti della rete Notes utili per gestire l accesso alla rete stessa)

8 Azienda s General Address Book (contiene gli indirizzi e i dati personali di persone esterne all azienda utilizzabili da tutti gli utenti) Si può inoltre utilizzare questo database come CTI, permettendo di visualizzare le chiamate in arrivo, accelerando le chiamate in uscita, permettendo di inserire le attività relative ai contatti telefonici avuti. Altri Address Book DATABASE COMMERCIALE, PRODUZIONE, SERVIZI DI SUPPORTO DATABASE CONOSCENZA CONDIVISA Contiene le procedure e le istruzioni di lavoro utilizzate all interno dell azienda, nonché documenti messi a disposizione da parte dei componenti l azienda DATABASE MODULISTICA Contiene tutti i moduli utilizzabili dalle diverse funzioni aziendali e approvati dai responsabili secondo i profili di approvazione. Sono database di cooperazione: permettono che un team di persone lavori e collabori sulla stessa commessa, attraverso la possibilità di delegare, revisionare, approvare, e comunicare le singole attività che portano all obiettivo voluto. Tutti gli strumenti di produttività personale comunemente usati (Word, Excel.) possono venire inseriti sia come oggetto che come allegati. Viene prevista inoltre la funzionalità di Infobus, che permette, oltre ad un mailing (via fax, lettera ordinaria o mail) anche la creazione e l inserimento automatico della relativa attività nei database. Ogni attività è parametrizzata secondo l ottica dei processi e della commessa a cui fa capo, permettendo inoltre una consuntivazione del tempo dedicatovi da ciascun appartenente al team DATABASE SISTEMA QUALITÀ Contiene il manuale qualità e le procedure approvate dai responsabili che il database assegna attraverso la creazione dei profili. DATABASE HUMAN IMPROVMENT Contiene i curricula di tutto il personale dell azienda, la valutazione della persona dal colloquio iniziale a quelli di avanzamento carriera, la pianificazione e l erogazione della formazione interna ed esterna DATABASE GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ E un database volto specificatamente al miglioramento continuo del sistema: attraverso il bottone suggerimenti si accede a questo database in cui vengono raccolte segnalazioni di difetti del sistema, ma anche eventuali miglioramenti da implementare. LA PIATTAFORMA DATABASE SERVIZI DI QUALITÀ E un database adatto alla pianificazione e alla gestione delle visite ispettive interne ed esterne, alla revisione e al lavoro di team su manualistica, istruzioni di lavoro, procedure e sezioni del Manuale della qualità. Il software necessario per supportare il progetto è la piattaforma Domino/Notes della Lotus. Lotus Notes fornisce di base un potente sistema di posta elettronica, oltre alle numerose funzioni per condividere file e dati all interno della azienda, ai metodi per poter lavorare a distanza e alle possibilità di eseguire operazioni in rete.. Un altro punto di forza di Notes, fondamentale quando si lavora con dati sensibili come le informazioni personali è la sicurezza, assicurata da un file di riconoscimento e di una password segreta assegnati ad ogni utente

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