Presidenza del Consiglio dei Ministri Ufficio Nazionale per il Servizio Civile Ufficio Organizzazione e Risorse Servizio per l Informatica

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1 Presidenza del Consiglio dei Ministri Ufficio Nazionale per il Servizio Civile Ufficio Organizzazione e Risorse Servizio per l Informatica Procedura, ad evidenza pubblica, mediante offerta economicamente più vantaggiosa, riguardante l affidamento dei servizi di assistenza sistemistica nonché di gestione e manutenzione dei sistemi informativi Helios e Gecospe (procedura aperta) - Codice Cig attribuito alla gara: CAPITOLATO TECNICO Pag. 1

2 Indice 1 Premessa Definizioni e convenzioni generali Descrizione del sistema Helios Descrizione generale del processo Descrizione generale funzionale Altri sistemi connessi a Helios Infrastruttura fisica e logica Dimensioni del software applicativo Descrizione del sistema Gecospe Descrizione generale del processo Infrastruttura fisica e logica Descrizione delle funzionalità Strumenti di amministrazione Anagrafiche comuni Assegnazioni a CS Capitoli CS Competenza Bilancio Cassa Pagamenti Scadenzario Ritenute Banca D Italia Inquiring Disponibilità di ulteriore documentazione tecnica Sistema Helios Sistema Gecospe Help desk Manutenzione ed assistenza sistemistica Assistenza funzionale Manutenzione correttiva e adeguativa Formazione / affiancamento all utenza Manutenzione evolutiva Organizzazione del presidio tecnico e figure professionali Organizzazione del presidio tecnico Figure professionali Modalità di subentro e di uscita Livelli di servizio Reportistica Pag. 2

3 16 Modalità ed organizzazione del rapporto contrattuale Inizio delle attività Referenti contrattuali e modalità di esecuzione Disponibilità e utilizzo delle risorse tecniche Requisiti di qualità Collaudi e verifiche dei servizi Garanzia Durata del contratto Rilievi e penali Obblighi di riservatezza e diritti di proprietà Elenco degli allegati Pag. 3

4 1 Premessa L Ufficio Nazionale per il Servizio Civile (UNSC) della Presidenza del Consiglio dei Ministri intende affidare le prestazioni tecniche relative ai servizi di assistenza sistemistica e di assistenza e gestione dei sistemi informativi Helios e Ge.co.spe, garantendone il corretto funzionamento. A tale scopo, si rende necessaria l acquisizione dei seguenti servizi: A. help desk per il supporto tecnico al personale del servizio per l informatica e per il supporto funzionale agli utenti, interni ed esterni, del sistema Helios ed agli utenti interni del sistema Ge.co.spe; B. manutenzione e assistenza sistemistica; C. assistenza funzionale specifica sui sistemi Helios e Ge.co.spe per attività di amministrazione e di aggiornamento, query e analisi dei dati; D. manutenzione correttiva e adeguativa (MAC) del software applicativo relativo ai sistemi Helios e Ge.co.spe e di alcune procedure e moduli applicativi ad essi correlati; E. manutenzione evolutiva (MEV) del software applicativo relativo ai sistemi Helios e Ge.co.spe; F. formazione / affiancamento all utenza; I servizi sopra descritti andranno erogati essenzialmente attraverso la costituzione presso la sede dell UNSC di un presidio tecnico di risorse professionali messe a disposizione dalla società appaltatrice. I servizi saranno resi in modalità di servizio a canone o extra-canone, secondo quanto specificato nel presente capitolato e negli altri atti di gara. I servizi del primo tipo saranno erogati continuativamente per tutta la durata del contratto e saranno liquidati secondo un canone fisso periodico; i servizi del secondo tipo saranno erogati su richiesta dell UNSC e saranno liquidati extra-canone sulla base di quanto richiesto ed effettivamente fornito. Le prestazioni relative alla gestione del sistema informativo Helios decorreranno dal verbale d inizio delle attività. Quelle relative alla gestione del sistema Ge.co.spe. avranno inizio, in ogni caso, dopo il 31 dicembre 2012, alla naturale scadenza del contratto di manutenzione in corso. 2 Definizioni e convenzioni generali Sono utilizzate le seguenti abbreviazioni e sigle: UNSC: Ufficio Nazionale per il Servizio Civile; Amministrazione: Ufficio Nazionale per il Servizio Civile; SCN: Servizio Civile Nazionale RPA: Regioni e province autonome di Trento e Bolzano Enti: Progetti, Volontari: enti, progetti e volontari di Servizio Civile Nazionale Concorrente: società, impresa, operatore, ATI o RTI partecipante alla gara Fornitore: Appaltatore: società, impresa, operatore, ATI o RTI aggiudicatario della gara Presidio: presidio tecnico, costituito presso la sede dell UNSC, di risorse professionali messe a disposizione dal Fornitore Referente UNSC: il funzionario dell UNSC incaricato di seguire l esecuzione del contratto Referente Fornitore: referente del Fornitore per l esecuzione del contratto Capitolato: il presente capitolato tecnico. Le dizioni giorno lavorativo e orario lavorativo utilizzate nel capitolato hanno il significato di seguito specificato: per giorno lavorativo si intendono i giorni della settimana dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni considerati festività nazionale in Italia; Pag. 4

5 per orario lavorativo si intende il periodo dalle ore 9.00 alle di qualunque giorno lavorativo. La dizione sede dell UNSC si riferisce all attuale ubicazione dell UNSC sita in Roma, Via Sicilia 194 o a qualunque altra sede che l UNSC possa utilizzare nel territorio urbano di Roma nel periodo di vigenza contrattuale. La lingua utilizzata per tutte le comunicazioni e i servizi di cui al presente capitolato è la lingua italiana. 3 Descrizione del sistema Helios 3.1 Descrizione generale del processo Il Servizio Civile Nazionale, istituito dalla legge 6 marzo 2001 n. 64 Istituzione del servizio civile nazionale, si svolge su base volontaria ed è rivolto ai giovani di età compresa tra i 18 e 28 anni. Gli Enti di servizio civile sono le amministrazioni pubbliche, le associazioni non governative e no profit che operano negli ambiti specificati dalla legge n. 64/2001. Per poter partecipare al SCN gli Enti devono possedere i requisiti strutturali ed organizzativi necessari, avere adeguate competenze e risorse specificatamente destinate al SCN. L'ente di SCN deve sottoscrivere la carta di impegno etico che intende assicurare una comune visione delle finalità del SCN e delle sue modalità di svolgimento. Solo tali enti, iscritti in appositi albi - Albo nazionale e Albi regionali e delle Province autonome - possono presentare progetti di Servizio Civile Nazionale. Tali progetti prevedono l impiego di volontari presso sedi specifiche degli Enti. I progetti predisposti dagli enti iscritti all'albo nazionale vengono presentati all'ufficio Nazionale per il Servizio Civile, quelli predisposti dagli enti territoriali iscritti agli Albi regionali vengono presentati alle strutture di servizio civile delle regioni o province autonome. I bandi di selezione dei volontari per la partecipazione ai progetti sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana. Le domande di partecipazione dei giovani sono indirizzate all'ente che ha proposto il progetto, sono redatte utilizzando il modello allegato al bando. La durata dei progetti è di 12 mesi. I volontari possono partecipare a un solo progetto e percepiscono mensilmente un assegno, di importo variabile in base all ubicazione, in Italia o all estero, della sede di svolgimento del progetto. La corretta esecuzione dei progetti è monitorata da un apposito Servizio dell UNSC. Le varie fasi del processo accreditamento degli enti, presentazione dei progetti, graduatorie dei volontari, svolgimento dei progetti, verifiche dell UNSC ed eventuali contenziosi si svolgono in modo ciclico nell arco di un anno secondo scadenze temporali che vengono determinate anno per anno. Sul sito Internet istituzionale dell UNSC ( sono pubblicati in una apposita sezione i provvedimenti riguardanti l'ordinamento e le attività dell'unsc e del Servizio Civile Nazionale. La normativa principale di riferimento è elencata in Allegato Descrizione generale funzionale Il Sistema Informativo Helios, entrato in esercizio nel 2005, automatizza una serie di funzionalità svolte dall UNSC, dalle RPA e dagli Enti nella gestione del processo generale sopra descritto. L inserimento e l aggiornamento delle informazioni viene effettuato, ciascuno per la parte di propria competenza, dall UNSC, dalle RPA e dagli Enti. Il sistema guida i vari utenti nelle diverse azioni, sia di presentazione sia di valutazione delle varie fasi lavorative previste, ponendosi di fatto come un sistema di workflow procedurale. Pag. 5

6 Il sistema mette a disposizione degli Enti una modulistica in formato elettronico (csv), da utilizzare in parallelo alla modulistica cartacea, per le comunicazioni concernenti gli adempimenti richiesti dalla normativa. Tali moduli elettronici costituiscono interfacce di caricamento automatico della base di dati tramite Helios oppure tramite comunicazioni trasmesse per posta elettronica o su supporto magnetico. Le informazioni sono gestite in un database SQL Server 2005 e riorganizzate ulteriormente in un datawarehouse Business Objects per consentire analisi dati e reportistica. Nel corso degli anni il sistema Helios è stato oggetto di una serie d interventi di manutenzione evolutiva che ne hanno modificato ed integrato le funzionalità sulla base dell evoluzione normativa e delle necessità degli utenti. Il sistema è oggi composto da sei macro-moduli funzionali: Accreditamento degli Enti Presentazione domande di accreditamento/adeguamento; Valutazione domande di accreditamento/adeguamento. Progetti Presentazione progetti; Valutazione progetti. Graduatorie Volontari Presentazione graduatorie volontari; Approvazione graduatorie ed avvio al servizio. Operatività Progetti Volontari: Chiusure iniziali / Interruzioni Subentri Ricollocamento volontari Comunicazione coordinate bancarie dei volontari Assenze Attestati di fine servizio Assicurazione volontari Postel volontari Formazione Generale: Pianificazione corsi Comunicazione ore di formazione erogate / richieste di contributi Valutazione richieste di contributi Questionario sulla formazione generale erogata. Verifiche Programmate; Su segnalazione; Gestione sanzioni. Contenziosi Attivi; Passivi. Il sistema è totalmente web-based ed è accessibile dagli utenti UNSC (via Intranet) ed esterni (via Internet) previa autenticazione (UserId e Password). Gli utenti del sistema Helios sono attualmente: 96 utenti UNSC, appartenenti ai vari Servizi dell Ufficio, che si connettono a Helios per lo svolgimento dei compiti istituzionali dell UNSC; circa 120 utenze Regionali, suddivise per Regione o Provincia autonoma, che si connettono a Helios nella gestione degli enti regionali e dei relativi progetti; Pag. 6

7 complessivamente circa utenze Ente, una utenza per ogni ente accreditato, che si connettono a Helios nella gestione dei progetti da essi presentati (annualmente, stante il ciclo di vita dei progetti di servizio civile, sono effettivamente operative circa utenze di tipo Ente ). Vanno aggiunti i volontari che possono utilizzare alcune funzioni Helios su dati di loro spettanza accreditandosi ai servizi personalizzati dell Area riservata del sito Internet dell UNSC. 3.3 Altri sistemi connessi a Helios I seguenti sistemi, utilizzati presso l UNSC, sono connessi con Helios secondo le specifiche modalità di seguito descritte. Sito Internet dell UNSC Il sito Internet dell UNSC utilizza e pubblica dinamicamente alcuni dati del database di Helios. Il sito, inoltre, contiene aree riservate a Enti, Regioni e Volontari alle quali i rispettivi utenti possono accedere tramite credenziali (UserId, Password) gestite da Helios. I volontari, in particolare, possono aggiornare alcuni dati di Helios di propria spettanza. La soluzione è basata sull utilizzo di Web Services che consentono, in particolare, l identificazione degli utenti, le funzionalità di modifica delle password e di alcuni dati dei volontari, il recupero dei dati inerenti l accreditamento di enti, i volontari, i progetti e i pagamenti. La manutenzione dei Web Services riferiti rientra, per quanto riguarda il lato Helios, nelle attività contrattuali previste dal capitolato. NewMoney New Money è un programma proprietario dell UNSC, basato su un database SQL Server 2005, utilizzato per il calcolo dei compensi spettanti ai volontari. Una funzionalità di New Money importa da Helios, sul proprio database, alcuni dati relativi a enti, sedi, progetti, volontari, assenze e sanzioni. Allo scopo il database Helios mette a disposizione alcune viste ed una apposita tabella con cui sono tracciati gli aggiornamenti dei dati di interesse di New Money. La manutenzione nel database Helios della tabella e delle viste riferite rientra nelle attività contrattuali previste dal capitolato. Gestione Banca Gestione Banca è un programma applicativo Web MVC (.NET framework 4.0) proprietario dell UNSC, attraverso il quale gli utenti dell Ufficio predispongono ed archiviano i dati necessari per effettuare le disposizioni di pagamento (bonifici bancari) ai volontari e ad altri soggetti tramite trasmissione di file in formato CBI all Istituto di credito convenzionato. Il programma utilizza un proprio database SQL Server 2005 e connessioni sull Intranet con il database Helios e il database New Money. Le funzionalità di query e reportistica sono realizzate tramite un universo Business Objects. I volontari possono visualizzare dall area riservata del sito Internet le informazioni sullo stato dei pagamenti presenti sul database Gestione Banca o sul database New Money. Il reperimento dei dati è consentito da un Web Service. La manutenzione del programma applicativo Web (codice, database e universo BO) e del Web Service riferiti rientra nelle attività contrattuali previste dal capitolato. EVSC I volontari di Servizio Civile eleggono i rappresentanti previsti dalla normativa utilizzando una procedura disponibile sulle pagine del sito Internet dell UNSC. I dati delle elezioni sono gestiti dal database EVSC (Elezioni Volontari Servizio Civile) in ambiente SQL Server L accesso ai dati dei volontari con le informazioni necessarie al sistema delle elezioni è garantito attraverso un processo ETL (Extract, Transform, Load) dal database di Helios basato su stored procedures costituite sul database EVSC. La manutenzione di tali procedure rientra nelle attività contrattuali previste dal capitolato. Pag. 7

8 SIGeD SIGeD (Sistema di Gestione Documentale) è un programma applicativo utilizzato dall UNSC in licenza d uso quale sistema di protocollo informatico. Gli utenti di Helios possono, dalla propria sessione di lavoro, protocollare nuovi documenti su SIGeD, archiviare documenti su fascicoli esistenti o creare nuovi fascicoli, recuperare documenti archiviati e visualizzarli all interno di Helios. La soluzione è basata sull utilizzo di Web Services, gestiti dalla società produttrice di SIGeD, la cui manutenzione non rientra nelle attività contrattuali previste dal Capitolato. Pag. 8

9 3.4 Infrastruttura fisica e logica Di seguito è schematizzata l architettura del sistema e delle sue connessioni con gli altri server utilizzati nella gestione dei processi del SCN. Hardware: informazioni essenziali N. 6 Server Applicativi Helios (di cui 3 nella DMZ): 4 x IBM xseries 346, 2 CPU 3.0 Ghz, HD 34 Gb, RAM 2 Gb 2 x IBM xseries 3650 M3, 2 CPU 8 core 2,3 Ghz, HD 146 Gb, RAM 6 Gb; N. 2 Server Dati Helios: IBM xseries 346, CPU 3.6 Ghz, HD 70 Gb, RAM 8 Gb; N. 1 Server Business Objects (nella DMZ): IBM xseries 346, CPU 3.6 Ghz, HD 70 Gb, RAM 4 Gb; N. 1 Server Datawarehouse Helios: IBM xseries 346, CPU 3.6 Ghz, HD 40 Gb Gb, RAM 8 Gb. Software: informazioni essenziali Sistema operativo: Windows 2003 Enterprise; IIS: 6.0; DBMS: SQL Server 2005; Tecnologia di sviluppo ASP.NET (Framework 1.1 e 3.5); Business Objects: BO Enterprise Professional for Web Intelligence; BO Web Intelligence. Pag. 9

10 Di seguito è schematizzata l architettura logica di Helios e dei sistemi ad esso correlati, con evidenziazione dei potenziali attori coinvolti. Nei quattro schemi successivi sono esplicitati i flussi logici in relazione ai singoli attori. 3.5 Dimensioni del software applicativo Le linee di codice contenute complessivamente nelle diverse tipologie di file (Vb, Aspx, SP, FN, TR, VW) che compongono Helios sono circa , corrispondenti a circa Punti Funzione (si è considerata una incidenza del 20 per cento di LOC non significative ed una corrispondenza di 25 LOC per 1 FP). Di seguito è riportato il numero di User Interface, Oggetti e Routine/Funzioni/Eventi che compongono il software applicativo. La macro-funzione Progetti è realizzata su architettura logica a tre livelli in ambiente Framework 3.5 per quanto riguarda i livelli Business e Dati e 1.1 per il livello User Interface; le cinque macro-funzioni rimanenti e le interfacce comuni/sicurezza sono realizzate su architettura a due livelli in ambiente Framework 1.1. Accreditamento degli Enti User Interface: 77 Oggetti: 1380 Routine/Funzioni/Eventi: 979 Progetti User Interface: 54 Oggetti: 888 Routine/Funzioni/Eventi: 850 Graduatorie Volontari User Interface: 29 Oggetti: 431 Routine/Funzioni/Eventi: 362 Operatività Progetti User Interface: 86 Oggetti: 1656 Routine/Funzioni/Eventi: 1134 Verifiche User Interface: 65 Oggetti: 1010 Routine/Funzioni/Eventi: 796 Contenziosi User Interface: 15 Oggetti: 246 Routine/Funzioni/Eventi: 189 Sicurezza e Interfacce comuni User Interface: 40 Oggetti: 505 Routine/Funzioni/Eventi: 487 Pag. 10

11 4 Descrizione del sistema Gecospe 4.1 Descrizione generale del processo GE.CO.SPE (Gestione Contabilità Speciale) è l applicazione che permette di gestire la contabilità speciale utilizzata dall UNSC per i pagamenti. La caratteristica del sistema è quella di poter gestire in maniera indipendente più contabilità speciali, per l UNSC distinte per anno, mentre rimangono condivisi i servizi di amministrazione del sistema e la gestione delle anagrafiche disponibili e comuni per tutte le Contabilità Speciali. L inizializzazione di una determinata Contabilità Speciale, effettuata da uno specifico utente con profilo di amministrazione, avviene dalla registrazione delle entrate in relazione alla disponibilità dei fondi per l assegnazione di importi ai capitoli di spesa e per le relative Autorizzazioni di Competenza per ciascun capitolo. L applicazione verifica che per ogni mandato di pagamento sia stata precedentemente registrata l autorizzazione di cassa pertinente e che non vengano superati i corrispondenti importi già approvati. Il flusso per una Contabilità Speciale è il seguente: Pag. 11

12 Flusso Contabilità Speciale 0. Creazione Contabilità Speciale e Autorizzazioni Utenti FONDI 1. Assegnazioni a CS (registrazione delle entrate) [Verifica Disponibiltà Fondi] 3. Competenza Bilancio (Autorizzazione di competenza per un determinato [Verifica Disponibiltà] 6. Banca d Italia (Gestione e invio dei mandati a B.I. ) 9. Gestione titoli restituiti 2. Capitoli CS (Assegnazione fondi a capitoli) [Verifica Disponibiltà Fondi] 4. Cassa Pagamenti (Autorizzazione di cassa ) 7. Accantonamento Ritenute (Elaborazione ritenute per tipologia) [Verifica Disponibiltà Fondi] 5. Cassa Pagamenti (Mandato di Pagamento ) 8. Mandati ritenute Erariali 0. Creazione Contabilità Speciale e Autorizzazioni Utenti creazione della contabilità speciale e associazione degli utenti autorizzati ad accedere alla gestione di tale contabilità; 1. Assegnazioni a CS -> Entrate, gestisce la registrazione dei fondi destinati alla CS; 2. Capitoli CS -> Assegnazione fondi a capitoli, gestisce l assegnazione di fondi ai capitoli definiti (stanziamenti); 3. Competenza Bilancio-> Aut. competenza, gestisce le autorizzazioni di competenza per capitolo / beneficiario; 4. Cassa Pagamenti -> Aut. Cassa, gestisce l autorizzazione di cassa per capitolo/beneficiario, 5. Cassa Pagamenti -> Mandato di Pagamento, gestisce il mandato di pagamento con i dati delle autorizzazioni di cassa; Pag. 12

13 6. Banca d Italia->Elenchi Mandato, gestisce la preparazione degli elenchi per i mandati di pagamento da inviare alla Banca d Italia nonché le lettere con gli avvisi di pagamento per i beneficiari; 7. Accantonamento Ritenute->Scadenzario Ritenute, presenta lo stato delle ritenute erariali accantonate dal sistema da elaborare con la funzione Mandati Ritenute Erariali; 8. Mandati Ritenute Erariali., gestisce i mandati derivanti dagli accantonamenti; 9. Banca d Italia -> Titoli inviati, consente di gestire la fase conclusiva dei mandati specificando lo status e la registrazione dei pagamenti. 4.2 Infrastruttura fisica e logica Di seguito è schematizzata l architettura del sistema Ge.co.spe. Utente UNSC GeCoSpe Utente UNSC GeCoSpe SISTEMA GECOSPE SERVER GUEST WWW2 SERVER HOST ESXSRV3 DATA ACCESS LAYER SQLDATI2\SQLDATI205 SQL SERVER 2005 Hardware: informazioni essenziali N. 1 Server Applicativo Virtuale (vsphere ESX 4.1) WWW2 IBM xseries 3650 M3, 2 CPU 8 core 3,16 Ghz, HD 40 Gb, RAM 4 Gb; N. 1 Server Dati Sqldati2\Sqldati205: IBM xseries 346, CPU 3.0 Ghz, HD 300 Gb, RAM 4 Gb. Software: informazioni essenziali Sistema operativo: Windows 2003 Enterprise; IIS: 6.0; Crystal Reports Server XI DBMS: SQL Server 2005; Tecnologia di sviluppo ASP.NET (Framework 2.0). Pag. 13

14 4.3 Descrizione delle funzionalità Strumenti di amministrazione Gli strumenti di amministrazione accessibili solo ad un utente con profilo Amministratore consentono di creare e gestire contabilità speciali, utenze e ruoli con differenti profili funzionali. Gestione Policy La gestione delle Policy o Privilegio Dettagli gestisce le funzionalità abilitate e non del sistema che sono associate ad un utente. Ogni ruolo individua il livello di intervento che un utente può avere sul sistema. Gestione Utenti Definiti i ruoli, l amministratore può creare nuovi utenti assegnando ad ognuno la user id e la password. Gli utenti creati possono essere successivamente modificati e/o cancellati. Definizione CS L amministratore del sistema può creare o modificare le contabilità speciali da gestire. Una volta definita una contabilità speciale questa non potrà più essere cancellata. La creazione di una nuova contabilità speciale richiede che vengano definiti e registrati dei dati obbligatori. Abilitazione CS La funzione di abilitazione alla CS consente di fornire ad un utente l accesso ad una o più contabilità speciali definite nel sistema Anagrafiche comuni Le anagrafiche comuni sono definite e utilizzate da tutte le Contabilità Speciali. La variazione di una delle anagrafiche a disposizione sarà condivisa a livello di applicazione e quindi utilizzabile da qualsiasi contabilità speciale già definita o da definire. Amministrazione La funzione consente di visualizzare l elenco delle amministrazioni presenti nel sistema e per ognuna aggiornare le informazioni dettagliate. Terzi La funzione consente la gestione dell anagrafica dei soggetti terzi o beneficiari. I soggetti terzi sono distinti in: persona fisica; società di capitali; società di persone; unione collettiva; ditta individuale. L utente può inserire un nuovo soggetto, attraverso la funzione Aggiungi, visualizzare la scheda di dettaglio per apportare modifiche oppure eseguire direttamente l eliminazione del soggetto terzo. Per l inserimento di un nuovo soggetto occorre specificare il tipo di soggetto, Persona Fisica o Persona Giuridica con il relativo Codice Fiscale che non saranno più aggiornabili. Per definire il soggetto come un beneficiario occorre cliccare sul flag beneficiario. Tra le varie informazioni obbligatorie è necessario indicare la Modalità di Pagamento tra quelle disponibili da sistema oppure definirne una nuova. Altra informazione obbligatoria è l inserimento di almeno una sede principale. E possibile indicare anche altre sedi. Pag. 14

15 Provvedimenti La funzione consente di ottenere l elenco dei provvedimenti presenti nel sistema. L utente può aggiungere un nuovo provvedimento, visualizzare la scheda di dettaglio, modificare o cancellare un provvedimento selezionando direttamente le rispettive funzioni. Causali Valutarie Le causali valutarie vengono definite da codice e descrizione in funzione delle indicazioni fornite dalla Banca d Italia. L utente può aggiungere una nuova causale, visualizzare la scheda di dettaglio, modificare o cancellare una causale selezionando direttamente le rispettive funzioni. Tesorerie La funzione consente di ottenere l elenco delle tesorerie presenti nel sistema. L utente può aggiungere una nuova tesoreria, visualizzare la scheda di dettaglio, modificare o cancellare una tesoreria selezionando direttamente le rispettive funzioni. Enti Ritenute La funzione consente la gestione dell anagrafica degli Enti P.A. (Ministeri ed Enti Previdenziali) presenti nel sistema. L utente può inserire un nuovo ente, attraverso la funzione Aggiungi, visualizzare la scheda di dettaglio per apportare modifiche oppure eseguire direttamente l eliminazione dell ente. Per l inserimento di un nuovo ente occorre specificare almeno la denominazione ed il relativo Codice Fiscale che non saranno più aggiornabili. Tra le varie informazioni obbligatorie è necessario indicare la Modalità di Pagamento tra quelle disponibili da sistema oppure definirne una nuova. Altra informazione obbligatoria è l inserimento di almeno una sede principale. E possibile indicare anche altre sedi. Tipo Ritenute La funzione consente la gestione delle anagrafiche ritenute di un ente. Le ritenute possono essere di tipo: Erariale Previdenziale Regionale Altro L utente ha la possibilità di visualizzare l ente e la tipologia di ritenuta a esso applicata. L inserimento di una nuova ritenuta richiede la compilazione obbligatoria dei campi contrassegnati con l asterisco. Il beneficiario è selezionabile da elenco contenente i possibili enti beneficiari definiti. Il tipo ritenuta, sempre selezionabile da un elenco può essere: Erariale, Regionale, Previdenziale o altro. Il campo Da visualizzare in sede di emissione mandato, se selezionato, comporta che la tipologia di ritenuta venga proposta durante l inserimento di un mandato di pagamento, viceversa, ciò non avverrà nei casi in cui questo campo non risulti selezionato attraverso l apposita casella. Regioni La funzione consente di ottenere l elenco delle Regioni presenti nel sistema indicando anche se la Regione viene utilizzata come anagrafica beneficiario o debitore. L utente può visualizzare il dettaglio della Regione, modificare una Regione. Tra le varie informazioni obbligatorie è necessario indicare la Modalità di Pagamento tra quelle disponibili da sistema oppure definirne una nuova. Altra informazione obbligatoria è l inserimento di almeno una sede principale. E possibile indicare anche altre sedi. Pag. 15

16 Comuni La funzione consente la gestione dell anagrafica Comuni presenti nel sistema. L utente può inserire un nuovo Comune, attraverso la funzione Aggiungi, visualizzare la scheda di dettaglio per apportare modifiche oppure eseguire direttamente l eliminazione di un Comune. Per l inserimento di un nuovo Comune occorre specificare obbligatoriamente il codice, la denominazione ed il relativo Codice Fiscale che non saranno più aggiornabili. Tra le varie informazioni obbligatorie è necessario indicare la Modalità di Pagamento tra quelle disponibili da sistema oppure definirne una nuova. Altra informazione obbligatoria è l inserimento di almeno una sede principale. E possibile indicare anche altre sedi. Se il comune deve essere anche un beneficiario si deve selezionare il flag beneficiario. Stati Esteri La funzione consente di ottenere l elenco degli Stati Esteri presenti nel Programma. L utente può visualizzare il dettaglio dello Stato Estero, modificare e cancellare uno Stato Estero. Uffici Richiedenti La funzione consente di ottenere l elenco degli Uffici Richiedenti presenti nel sistema. L utente può visualizzare il dettaglio dell Ufficio, modificare e cancellare un Ufficio. Tra le varie informazioni obbligatorie è necessario indicare il codice dell Ufficio la denominazione e il suo responsabile Assegnazioni a CS Le assegnazioni a CS sono registrazioni dei fondi destinati alla Contabilità Speciale. Il modulo Entrate consente di gestire e visualizzare l elenco delle entrate che sono già state registrate nella CS Entrate Le entrate sono rappresentate in un elenco dove alla fine è indicato il totale generale delle entrate. Attraverso questo modulo, l utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle entrate e modificare i dati. Le entrate hanno anche un numero progressivo assegnato dall applicazione e non è consentito la cancellazione ma se necessario, riportare l importo a zero. Sia per l inserimento che per la modifica di un entrata occorre specificare la data dell entrata, la causale, l importo in e l anno dell esercizio associato Capitoli CS Il modulo consente la gestione dei capitoli di spesa della contabilità speciale Gestione Capitoli CS La gestione dei Capitoli della CS riporta l elenco dei capitoli definiti per la contabilità speciale. L utente può visualizzare il dettaglio di ogni capitolo, inserire, modificare i dati o cancellare un capitolo direttamente dalle funzionalità corrispondenti (Aggiungi, Visualizza, Modifica, Cancella). Assegnazione Fondi a Capitoli L assegnazione Fondi ai capitoli è l elenco delle assegnazioni che sono state registrate nel sistema. L utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle assegnazioni o modificare i dati di un assegnazione direttamente dalle rispettive funzioni. L elenco rappresenta un breve piano economico / finanziario per i conti della Cs. Per lo stanziamento di fondi ad un capitolo occorre selezionare la voce aggiungi ed indicare le informazioni richieste. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco. Il capitolo della CS a cui verranno assegnati i fondi è selezionabile da un elenco che individua i capitoli definiti precedentemente. Pag. 16

17 4.3.5 Competenza Bilancio Il modulo gestisce e raccoglie tutte le registrazioni delle autorizzazioni di competenza. La funzione consente di gestire la creazione di un autorizzazione di competenza destinando dei fondi a favore di un beneficiario e in relazione ad un determinato capitolo di spesa. Un autorizzazione di competenza può destinare dei fondi da utilizzare su una o più successive autorizzazioni di cassa. L importo di un autorizzazione di competenza non può superare la disponibilità di fondi stanziati per il capitolo a cui si associa. Autorizzazione di Competenza Dall elenco delle autorizzazioni di competenza registrate il sistema consente di visualizzare il dettaglio di ognuna o modificare i dati di un autorizzazione selezionando direttamente le rispettive funzioni. Non è possibile cancellare un autorizzazione di competenza, tuttavia è possibile annullarla dalla funzione di modifica. I campi contrassegnati da asterisco, in inserimento, sono obbligatori, gli altri possono essere compilati successivamente con la funzionalità di modifica. Se necessario, un autorizzazione di competenza può essere annullata e rendere così di nuovo disponibili i fondi che gli erano stati assegnati; per annullare un autorizzazione di competenza occorre utilizzare funzione di modifica e attivare l opzione annulla Cassa Pagamenti Il modulo gestisce le autorizzazioni di cassa. La funzione, a partire da un autorizzazione di competenza, consente di gestire una o più autorizzazioni di cassa. Una o più autorizzazioni di cassa possono avere importi inferiori all importo dell autorizzazione di competenza a cui si riferiscono, non possono invece avere un importo superiore. Ogni autorizzazione di cassa è cumulativa e non si può superare l importo totale previsto dall autorizzazione di competenza di riferimento. L autorizzazione di cassa può essere modificata se non è ancora associata ad un mandato di pagamento. Se si deve annullare un autorizzazione di cassa, occorre modificarla importando il valore dell importo a zero e, se richiesto, annullare anche l autorizzazione di competenza successivamente. Autorizzazione di Cassa L autorizzazione di cassa rappresenta l elenco delle autorizzazioni di cassa già emesse e registrate. L utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle autorizzazioni di cassa, stampare l autorizzazione di cassa o modificare i dati di un autorizzazione selezionando direttamente le rispettive funzioni disponibili. Non è possibile cancellare un autorizzazione di cassa. Mandato di Pagamento Il modulo del Mandato di Pagamento è rappresentato da un elenco dei mandati emessi e registrati. Sono evidenziati i progressivi del mandato di pagamento, data, importo, beneficiario, ecc. e nell ultima riga è riportato il totale complessivo degli importi dei mandati visualizzati. Il N. Oper. rappresenta il numero dell operazione associata al mandato; il Progr. BI rappresenta il numero che viene assegnato al mandato di pagamento quando viene associato ad un elenco da inviare alla Banca d Italia. Il Prog. BI mantiene una numerazione progressiva negli elenchi indipendentemente da N. Oper. Con la funzione di ricerca si possono ottenere i mandati di pagamento in funzione dello stato OP (ordine di pagamento) che rappresenta lo stato dell ordine di pagamento: Da Inviare Inviato BI Pagato Annullato Pag. 17

18 Non pagato. L utente può visualizzare il dettaglio di ognuno dei mandati di pagamento, stampare l ordine di pagamento o modificare i dati di un mandato. Non è possibile cancellare un mandato di pagamento registrato, se necessario si può annullare tramite la funzione di modifica. La funzione di inserimento di un mandato, sulla base di un autorizzazione di cassa, consente di preparare un mandato di pagamento da inviare alla Banca d Italia. il mandato di pagamento viene generato con i dati dell autorizzazione di cassa. In un mandato di pagamento si possono registrare fino a tre ritenute di tipo erariale specificando il tipo di ritenuta e l importo. La procedura calcola il netto detraendo dall importo lordo la somma delle ritenute indicate. Nel caso in cui vengono emessi mandati con ritenute erariali queste vengono accantonate dal sistema. Un mandato può essere firmato dal titolare o dal sostituto, impostando il firmatario. Se il mandato è per un beneficiario estero, è possibile specificarne la causale valutaria selezionandola dall apposito elenco. La modifica di un mandato consente di variare alcuni dati tra i quali la piazza di pagamento; i documenti; le ritenute; la descrizione sulla modalità di pagamento; il firmatario oppure annullare l intero mandato. L annullamento di un mandato consiste nell azzeramento dell importo sia del mandato che dell autorizzazione di cassa che lo autorizza. Per annullare si procede dalla funzione di modifica selezionando l opzione annulla. Quest operazione non annulla l autorizzazione di competenza, che può essere annullata separatamente, se esiste l esigenza. La funzione stampa genera il relativo report del mandato di pagamento. La stampa può essere prodotta su carta o su file PDF. Ritenute Erariali Il modulo dei Mandati Ritenute Erariali visualizza l elenco dei mandati di pagamento per ritenute erariali. L utente può visualizzare il dettaglio di ogni mandato per le ritenute erariali, stampare il mandato per la ritenuta erariale, stampare il modello 124, o modificare alcuni campi del mandato. Non è possibile cancellare i mandati di pagamento immessi per le ritenute erariali. E disponibile un filtro da cui si possono ottenere i mandati di pagamento selezionando il tipo di ritenuta e lo stato dell ordine di pagamento. Il mandato di pagamento viene definito ed emesso a favore dell ente indicato nell Anagrafica Ritenute. Per ogni mandato emesso da ritenute accantonate è disponibile anche un Allegato che riporta l elenco dei mandati di pagamento che sono stati coinvolti dall accantonamento della somma da versare all Erario. La funzione di inserimento consente di creare mandati di pagamento per le ritenute erariali accantonate dal sistema per mese. l applicazione accantona (conserva) le ritenute per tipologia di ritenuta erariale, ad esempio IRPEF per mese. le ritenute erariali che si decide di far accantonare dal sistema si devono impostare da Anagrafiche Comuni/Tipo ritenute, specificando tipo di ritenuta Erariale, l ente beneficiario e selezionando il campo Da visualizzare in sede di emissione Mandato. solo i mandati di pagamento con le ritenute erariali risultano con status Pagato, l applicazione accantona l importo della ritenuta in modo cumulativo per ogni tipologia di imposta e per mese. La modifica di un mandato di pagamento per ritenute accantonate dal sistema consente di variare unicamente la piazza di pagamento e la descrizione dei documenti di riferimento. Selezionando la funzione stampa Mod.124 si ottiene la stampa del modello 124 che evidenzia il numero del mandato sulla voce Titoli di spesa. Pag. 18

19 Mandati Ritenute non Accantonate I Mandati Ritenute Non Accantonate sono l elenco dei Mandati di pagamento per ritenute Previdenziali e Regionali. Dall elenco, l utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle ritenute erariali non accantonate, stampare l ordine per il pagamento, stampare il modello 124, o modificare alcuni dati della ritenuta erariale. Non è possibile cancellare i mandati di pagamento per le ritenute. La funzione di inserimento consente di creare mandati di pagamento per le ritenute non accantonate dal sistema, ad esempio per le ritenute previdenziali. In questi casi si deve registrare preventivamente l autorizzazione di cassa su cui appoggiare il mandato di pagamento destinato ad un ente previdenziale. Nella fase di inserimento occorre specificare il tipo di ritenuta, sempre selezionandolo da un elenco, a cui si associa l ordine di pagamento. Le altre informazioni non sono obbligatorie e possono essere indicate anche attraverso la funzione di modifica. La ritenuta deve essere selezionata da un elenco predefinito che associa la ritenuta in scadenza al mandato di pagamento per ritenute erariali. La modifica di un mandato di pagamento delle ritenute non accantonate consente di variare i dati unicamente per il tipo di ritenuta, la piazza di pagamento e la descrizione dei documenti che accompagnano l ordine Scadenzario Ritenute Visualizza le ritenute in scadenza per tipologia per mese e per anno Banca D Italia Il modulo consente di registrare e tracciare i movimenti con la Banca d Italia. Elenchi Mandato La funzione elenchi mandato consente di creare un numero di elenco al quale associare i mandati da inviare alla B.I. L elenco è differenziato nello stato che può ricondursi in: In allestimento Spedito alla Banca d Italia. Una volta creato l elenco per l invio dei mandati alla Banca d Italia si possono stampare gli AVVISI DI PAGAMENTO. L applicazione produce una lettera nella quale si comunica al beneficiario l avvio del mandato di pagamento. La lettera dovrà essere stampata e successivamente inviata con i mezzi tradizionali o tramite PEC. Analogamente, dopo aver creato l elenco per l invio dei mandati alla B.I. si può stampare un report ad uso interno in cui verranno elencati i mandati di pagamento che sono stati inseriti negli elenchi da inviare alla Banca d Italia. La modifica degli elenchi mandati riguarda la variazione dello stato di lavorazione dell elenco ( In allestimento oppure Spedito alla B.I. ). Titoli Inviati La funzione Invio Titoli a B.I. consente la visualizzazione dell elenco dei mandati di pagamento da inviare alla Banca d Italia. Dall elenco dei mandati inviati alla Banca d Italia è possibile variare direttamente lo stato del mandato di pagamento attraverso la funzionalità Modifica in linea. I possibili stati possono essere: Inviato B.I. Pagato Non pagato. Pag. 19

20 L impostazione dello stato a Pagato obbliga l utente ad indicare la data di pagamento e il numero di protocollo Inquiring L applicazione fornisce due reportistiche riepilogative della situazione per ogni capitolo della contabilità speciale gestita e segnatamente: Situazione Competenza Situazione Cassa. Situazione di Competenza E un report che fornisce l elenco dei fondi stanziati nel tempo per un determinato capitolo di spesa e le autorizzazioni ai pagamenti con l indicazione dei relativi beneficiari. Situazione di Cassa E un report che fornisce l elenco delle operazioni di cassa per un determinato capitolo di spesa a fronte di uno stanziamento di cassa con i relativi beneficiari. 5 Disponibilità di ulteriore documentazione tecnica I documenti, che sono messi a disposizione, costituiscono un supporto necessario per la comprensione dei sistemi, ma non possono essere considerati in alcun modo esaustivi degli stessi. Saranno inoltre visualizzabili le procedure applicative on-line su dati esemplificativi e, a titolo di esempio, alcune pagine/moduli di codice sorgente sviluppato. La documentazione sarà offerta solo in consultazione e non sarà consentito farne o ottenerne copie di qualsiasi natura. La consultazione potrà essere fatta da un massimo di due incaricati per ogni operatore interessato e dovrà concludersi nel tempo massimo di due ore. Per prendere visione e consultare la documentazione gli operatori che intendono concorrere alla gara dovranno far pervenire al responsabile UNSC della procedura di gara una domanda del rappresentante legale della società compilata secondo il modello riportato in Allegato 2, indicando, in particolare, la ragione sociale della società e gli estremi identificativi delle persone (non più di due) incaricate. La domanda, con allegata la fotocopia del documento di identità del richiedente, dovrà pervenire all UNSC entro il decimo giorno lavorativo antecedente il termine di scadenza per la presentazione delle offerte. Non verranno prese in considerazione richieste pervenute oltre il termine sopra indicato. Gli appuntamenti per la consultazione della documentazione verranno fissati dall UNSC in orario lavorativo. 5.1 Sistema Helios I Manuali utente ed altra documentazione ad uso utente (FAQ) sono pubblicati sul sito Internet dell UNSC Gli operatori interessati a partecipare alla gara potranno consultare presso la sede dell UNSC la documentazione tecnica sul sistema Helios di seguito specificata: Analisi Dati (diagramma ER e diagrammi dello scenario); Funzionalità Helios; Standard realizzativi; Procedure e moduli applicativi correlati. 5.2 Sistema Gecospe Gli operatori interessati a partecipare alla gara potranno consultare presso la sede dell UNSC la documentazione tecnica sul sistema Ge.co.spe di seguito specificata: Manuali Utente; Analisi Dati (diagramma ER e diagrammi dello scenario); Funzionalità Ge.co.spe; Pag. 20