IPV. Errepi Distribuzione S.r.l. Perché IPV5

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1 Perché 5 Le attuali esigenze di un mercato in continua evoluzione, costringono anche le medie e piccole aziende a dotarsi di soluzioni rapide ed efficienti per la gestione dei propri punti vendita. Il diffuso utilizzo di moneta elettronica (carte di credito, bancomat, tessere prepagate, ecc.), la necessità di fidelizzare il cliente, l'utilizzo di Internet per il collegamento tra i negozi e la sede centrale, il crescente inserimento di personale dipendente appartenente alle nazioni più disparate, o ancora, l'apertura dei nuovi mercati europei, richiedono una soluzione software per la gestione dei punti di vendita, internazionale, multi lingua, multivaluta, oltre che di estrema facilità d'uso. 5 è tutto questo e molto di più; inoltre si rivolge a molteplici settori di mercato: SETTORE FOOD Panetterie Pasticcerie Ristoranti Fast food e self service Bar e gelaterie Supermercati Pub Catering SETTORE NO FOOD Moda Calzature Articoli sportivi Multistore (Emporio, Bricopoint, ecc...) Articoli per animali Librerie Musica Centri estetici Musei (no SIAE) Profumerie La particolare velocità di utilizzo in vendita, facilitata da una interfaccia più che intuitiva, fanno di 5 la migliore soluzione sul mercato del settore retail. Esso risulta essere particolarmente indicato sia per le catene di punti vendita che per il singolo negozio, ovvero dove l'imprenditore, o chi per lui, necessita di tenere sotto controllo, in qualsiasi momento, l'andamento del proprio business. L'estrema flessibilità di 5 consente al Cliente di salvaguardare l'investimento ed ottenere un immediato ritorno. Infatti, ad esempio, un'azienda che ha un attività mista: punti vendita di panetteria, ma anche di ristorazione, può conciliare con un'unica soluzione software, le problematiche delle bilance per le panetterie con la gestione tavoli della ristorazione. pagina 1

2 Come funziona Retail e comunicazioni L'architettura di funzionamento di 5 si basa sul principio del Retail, ogni singola informazione che transiti dalla sede centrale verso il punto vendita, viene valutata dal programma con il concetto di cosa, a chi e quando. Per ogni punto vendita è possibile differenziare informazioni (es. articoli, listini, clienti, commessi ecc.) e per alcuni dati è possibile stabilire anche quando inviarli. Infatti, uno dei punti di forza dell'applicativo sono le comunicazioni. Ogni minima variazione alla base dati effettuata sulla sede centrale, ed ogni operazione effettuata dal punto vendita, viene impacchettata dal programma e inviata a chi di competenza con i criteri sopra esposti. L'esecuzione di queste operazioni è automatica e completamente trasparente all'utente, in quanto viene eseguita dal programma immediatamente, o schedulata per essere effettuata in momenti diversi, sia per la sede centrale, che per ogni punto vendita. 5 lavora su piattaforma Microsoft Windows in modalità on - line/off-line 1 e supporta ogni tipo comunicazione presente attualmente sul panorama ITC, dalle più attuali tecnologie della famiglia xdsl,ai ponti radio, al semplice collegamento RAS con modem (fig.1). Con l'opportuno uso di queste comunicazioni e dell'ipvsyncro 2, è possibile, tramite internet, accedere in tempo reale e da qualsiasi parte del globo alle informazioni relative ad ogni punto vendita e al database centrale ed eseguire remotamente le operazioni desiderate da qualsiasi dispositivo dotato di client RDP 3. Inoltre, basandosi ancora sul collegamento internet, il programma è in grado di aggiornarsi automaticamente in background senza interrompere le operazioni di vendita (ideale per negozi che fanno orario continuato). 1. Modalita on-line/off-line: i punti cassa possono lavorare anche in assenza di collegamento verso la sede centrale. 2. IpvSyncro è la tecnologia proprietaria che permette di scambiare dati e informazioni tra sede centrale e punti vendita in tempo reale. 3. Microsoft Windows, Apple devices, Linux, Android pagina 2

3 Fig.1 Esempio di installazione distribuita Produttività e Flessibilità L'intero applicativo è stato ideato, studiato e realizzato per operare con schermi tattili (touch screen). Ogni tasto che appare sul video è stato pensato con una visione ergonomica, ottimizzando l'operatività e tenendo conto anche delle persone che utilizzano la mano sinistra. Inoltre, sempre per agevolare il personale destinato alla vendita, è possibile inserire la foto e configurare la lingua parlata dall'utente. Questi, ed altri accorgimenti, come la selezione visuale dell'articolo, fanno di 5 un prodotto di facile apprendimento, che riduce notevolmente i tempi di formazione del personale e la possibilità di commettere errori. 5 si rivela estremamente flessibile poiché consente l'uso simultaneo di un punto cassa da vari venditori, e per ogni venditore la possibilità di tener aperti contemporaneamente fino a sette documenti di vendita (estremamente vincente nelle situazioni di code alla cassa). Grazie alla funzione di Vendite Condivise, le vendite iniziate da un punto cassa, possono essere riprese e terminate da un altro punto cassa dello stesso punto vendita. 5 permette di gestire ogni punto cassa in multidivisa (particolarmente adatto ad aziende con punti vendita all'estero) o, all'interno del documento di vendita, in multivaluta, con la visualizzazione della doppia valuta sia sullo scontrino che sul visore cliente (indicato per negozi di moda con clientela estera). pagina 3

4 Sicurezza e Controllo Questi sono due validi motivi per scegliere 5: la sicurezza è garantita a livello di operatore, con possibilità di accesso riservato tramite password (supervisore o capo negozio). Un ulteriore livello di sicurezza per ogni venditore è determinato dalla profilazione delle operazioni che possono essere effettuate (es. apertura del cassetto porta denaro comandata via software, cambio pezzi, sconti, omaggi, ). 5 risolve finalmente il problema del controllo delle cosiddette operazioni a rischio. Infatti operazioni come l'annullamento di un documento o di una singola riga del documento (scontrini fiscali, ric. fiscali, fatture ecc.), sono registrate in un archivio protetto da password. In questo archivio sono inserite informazioni come la data e l'ora in cui si è verificato l'evento, il numero della cassa, il venditore che ha effettuato l'operazione, l'eventuale totale del documento annullato, o l'articolo, con il relativo importo cancellato. Vengono inoltre gestite anche le operazioni effettuate dal capo negozio, come l'accesso alla configurazione e alle opzioni speciali della cassa, ed ogni tentativo di violazione della sua password. Infine è possibile gestire l'orario di lavoro degli utenti, permettendo loro di registrare il primo accesso giornaliero al punto vendita e l'uscita dallo stesso a fine turno o per le pause di lavoro. pagina 4

5 Analisi e Statistiche Una volta acquisito il dato è fondamentale avere uno strumento veloce, flessibile ed efficace per analizzare l'andamento del proprio business. 5 rappresenta la soluzione al problema. Le Statistiche di vendita sono visualizzabili a video, sia in forma tabellata che di grafico, che su supporto cartaceo, nonché esportate su file in vari formati (testo, Microsoft Excel ). Tu t te le informazioni delle vendite contenute nel Database sono utilizzabili ai fini statistici utilizzando filtri di parzializzazione. pagina 5

6 Principali stampe e grafici a corredo Grafico ABC delle vendite TOP TEN Graduatoria Venditori Graduatoria Clienti Famiglie ed articoli con maggior rotazione Lista vendite per dipartimento Lista vendite per tipo di pagamento Lista riepiloghi Iva Lista resi per venditori Lista vendite per punto vendita Lista controllo orario venditori Lista vendite per taglia (solo versioni moda) Lista vendite per marca (solo versioni moda)... e molto altro ancora Come ultima, ma non in ordine di importanza, si segnala la nuova funzione di DataWarehouse grazie alla quale è possibile «costruirsi una statistica su misura», specificando cosa si vuol vedere e come lo si vuol raggruppare. Va ricordato che, sia nelle liste cartacee che in quelle grafiche, viene richiesto il periodo temporale da a, e si possono attivare filtri per azienda, negozio, cassa, famiglia, articolo, venditore, cliente, ecc.. Inoltre, nelle liste di tipo cartaceo, il formato di emissione può essere a video, su stampante o esportare a.., questa ultima forma, consente di estrarre e filtrare con 5 dati appartenenti alle statistiche più disparate, e trasformarli in file di testo o altri formati su qualsiasi percorso/cartella che l'utente desidera, per essere in seguito elaborati con altri prodotti di produttività individuale (Microsoft Excel, Microsoft Word, IBM Lotus, I BM Board, ed altri). pagina 6

7 Ipv5 Business Intelligence Il nuovo modulo di business intelligence è nato per espandere la potenzialità statistica di 5. Tramite il prodotto i vertici aziendali potranno accedere tramite credenziali riservate ad un vero e proprio "ambiente di controllo" per verificare nel modo più immediato possibile l'andamento della propria attività, con dati aggiornati a pochissimi istanti prima. Tutto questo è accessibile anche tramite browser per avere il controllo anywhere. A differenza dei comuni metodi statistici, il nuovo modulo consente di elaborare statistiche multi-dimensionali. E' possibile infatti confrontare, a colpo d'occhio, il fatturato dei vari punti vendita per giorno della settimana, o conoscere quale famiglia di articoli è stata la più venduta nei vari mesi dell'anno. A tutto ciò è possibile aggiungere controlli su operatori, postazioni cassa, specifici giorni o periodi dell'anno,... Con estrema semplicità è possibile: - ordinare i valori in senso crescente o decrescente - calcolare l'incidenza sul totale di un punto vendita, di una postazione, di una famiglia,... - effettuare raffronti tra entità (dimensioni) potenzialmente concorrenti: confronti sulla vendita di un articolo in 2 differenti anni o nello stesso giorno/settimana/mese di 2 anni differenti. Stessa analisi per venditore, punto vendita,... Tutte queste informazioni sono disponibili nell'immediato perchè i report attingono direttamente dal Database di 5. L'utente in autonomia può intervenire facilmente sulla base fornita o creare nuovi report, nell'intento di raggiungere il modello di analisi a lui più consono. pagina 7

8 Panoramica delle caratteristiche su alcuni settori di mercato Panetterie e Pasticcerie La soluzione, per quanto riguarda questo settore, ha affrontato e risolto le varie tematiche della vendita degli articoli a peso. 5 prevede l'interfacciamento con le più note marche di bilance (Bizerba, Italiana Macchi, Zenith, Omega, ecc.), per le quali sono previsti: collegamenti diretti tra bilancia e cassa (funzione di cattura peso); articolo singolo con lettura PLU bilancia (peso o prezzo); scontrino riepilogativo (pesata multipla); In particolare la pesata multipla risulta essere estremamente vincente in punti vendita con elevati afflussi di clienti. Ciò perché, una serie di articoli pesati al reparto vengono consegnati al Cliente in un unico pacco, con un'etichetta riepilogativa contenente tutte le informazioni relative agli articoli, sotto forma di un unico codice a barre. Alla cassa l'operatore, rilevando questo particolare codice a barre, avrà accesso, con una unica lettura, al dettaglio degli articoli (peso e prezzo), da poter riversare sul documento di vendita, scaricando il magazzino in modo preciso. Inoltre è possibile gestire gli ordini clienti, rilasciando una ricevuta con il codice a barre del numero ordine, oltre alle indicazioni degli articoli ed eventuali commenti. Anche in questo caso, leggendo il codice a barre, è possibile accedere immediatamente all'ordine e trasformarlo in un documento di vendita. pagina 8

9 Ristoranti - PUB - Bar - Gelaterie Nel settore della ristorazione, i tavoli sono gestiti in maniera visuale e disposti come nella sala di appartenenza; è possibile inoltrare le comande anche con tablet in Wi-Fi o 3G La stampa delle comande è automatica sui vari centri di produzione dell'articolo (cucina, bar, pizzeria, cantina, ecc.), come è automatica la divisione dei vari componenti dei menù. Moda e Calzature La gestione delle taglie e colori, caratteristica di queste categorie di vendita, è nativa in 5; infatti, si possono gestite tutti i tipi di taglie (numeriche e alfanumeriche), con intervalli tra una taglia e l'altra (mezze misure). Inoltre si possono far generare in automatico per articolo, per ogni colore scelto, una serie di taglie da un intervallo stabilito (da taglia a taglia) a discrezione dell'utente ed è possibile gestire prezzi diversi per taglia e colore del medesimo articolo. Altre caratteristiche interessanti del prodotto sono: - Possibilità di attribuire a venditori diversi ogni singola riga di vendita del documento; utile ai fini statistici, ma anche per premiare le forze vendita che dimostrano un impegno maggiore; - Gestione delle lavorazioni sugli articoli venduti; - Stampa etichette con codice a barre (in automatico su documenti di carico); - Interrogazione delle giacenze articoli in tempo reale e di tutti i punti vendita della catena; - Gestioni resi/guasti e stampa del buono acquisto; - Importazione ordini fornitore da formato pdf; - Filtri avanzati per la ricerca articoli; - Inventario tramite terminali portatili; - Gestione marche e stagionalità; E molto altro ancora pagina 9

10 Smart Menù Smart Menù è la nuova app per 5 dedicata al mondo della ristorazione. Rivoluziona il modo di pensare il servizio al tavolo! Con SmartMenù puoi velocizzarlo e renderlo un'esperienza unica per i tuoi clienti SmartMenù può essere utilizzato in modalità "Cameriere" o in modalità "SelfService". Nella modalità cameriere il personale di sala ha tra le mani un eccezionale strumento di presa della comanda con cui inoltrare le ordinazioni direttamente ai centri di produzione. I camerieri potranno gestire la comanda con facilità e tramite Wifi o 3G stamparla nei centri di produzione. La nuova interfaccia guiderà l'utente per una migliore operatività durante il lavoro quotidiano. E se il dispositivo si danneggia? Basta scaricare nuovamente la App sul nuovo dispositivo ed in pochi passaggi iniziare nuovamente a lavorare. Semplice! pagina 10

11 Smart Menù Vuoi mettere a diposizione dei tuoi clienti dei tablet per farli navigare in internet all'interno del locale? Perchè non permettergli anche di ordinare il cibo in autonomia? Con SmartMenù SelfService puoi farlo! In modalità Self Service il cliente in autonomia procede alla scelta dei prodotti e una volta scelti invia l'ordine direttamente in cucina! E una volta fatto l'ordine può continuare ad usare il tablet per navigare all'interno del locale. Appena l'ordinazione sarà pronta il cliente riceverà una notifica direttamente sul tablet e potrà procedere al ritiro. Semplice! SmartMenù è compatibile con tutti i tablet Android (ver. 4.1 e successive) con un display da almeno 7pollici pagina 11

12 Collegamento bilancia Il programma permette di interfacciarsi con i principali tipi di bilance attualmente sul mercato. I vantaggi di questa possibilità sono molteplici: - Aggiornamento dei prezzi e dei codici PLU presenti sulla bilancia, svincolandosi dalla programmazione manuale della stessa; - Possibilità di lettura delle etichette generate dalla bilancia; - Possibilità di lettura del codice a barre dello scontrino riepilogativo che permette, con un'unica lettura, di scaricare sul documento di vendita tutto il dettaglio degli articoli pesati (disponibile su bilance Zenith, Omega e Bizerba); Gestione magazzino avanzata E' la soluzione che prevede la gestione del magazzino non fiscale, con valorizzazione a costo medio ponderato o costo ultimo. Le caratteristiche principali sono: - Creazione di causali di magazzino personalizzate per la gestione di qualsiasi tipo di documento di magazzino; - Creazione ed evasione degli ordini a fornitore, con possibilità di controllare il ricevimento della fattura;calcolo automatico di prodotti sotto scorta e generazione modello ordine per punto di vendita (ricezione ordine di approvvigionamento dai punti vendita); -Stampa etichette con codice a barre per: articolo, ordine a fornitore e documento di carico; -Creazione di documenti di carico e trasferimento merce; -Tra i vari report troviamo: liste inventariali, schede contabili, situazione giacenze, analisi di magazzino e stampa etichette con codice a barre. pagina 12

13 I Prodotti Manager Premium Questo prodotto è di fatto il cuore di tutto il sistema 5; contiene la gestione di tutte le anagrafiche e le movimentazioni, i controlli, le statistiche, i profili utente, la sicurezza e le comunicazioni con tutti i punti vendita. Infatti è qui che vengono gestiti e analizzati i dati e le informazioni da e per i punti vendita. Inoltre il prodotto si può interfacciare con altri software di back office presenti in azienda (contabilità, CRM, ) Workstation E' la soluzione da installare sul punto vendita (in genere un terminale touch screen) per effettuare la operazioni di vendita e gestione della cassa. Su ogni cassa si possono configurare le stampanti fiscali e non (scontrini, fatture, ricevute fiscali, ordini cliente ), i dispositivi (display, cassetto denaro, bilance, lettori ottici ), le comunicazioni con il Manager Premium, la tipologia di stampe della chiusura serale, ecc. pagina 13

14 Fidelizzazione Assolve in modo completo a tutte le esigenze di fidelizzazione del cliente, fornendo tutte le opportunita per massimizzare le vendite, dalla gestione del 3x2, alla emissione di buoni sconto (a percentuale o importo), alla raccolta punti, consegna premi, ecc. Le card possono essere consegnate al cliente direttamente dal punto vendita e possono essere raggruppate in tipologie per poter differenziare la modalità di accumulo punti e la tipologia delle offerte. La gestione lato manager prevede, oltre al censimento delle anagrafiche (card, tipologie, listino punti, listino offerte, ecc.), la possibilità di bloccare/sbloccare le card, la fusione dei punti di due card, la modifica manuale dei punti, ecc. Il tutto accompagnato da una statistica precisa di tutte le transazioni punti. Gestione carte prepagate La soluzione proposta è riservata a quelle aziende di somministrazione cibi e bevande che intendano gestire in maniera corretta i buoni pasto o fidelizzare il cliente con tessere prepagate in denaro. La nostra soluzione permette di accumulare l'importo di buoni pasto o denaro su carta dotata di microchip, e scaricare dalla stessa, ad ogni consumazione effettuata dal cliente, l'importo consumato. In caso di credito insufficiente, viene richiesto di caricare l'importo mancante per concludere la vendita. La gestione prevede anche uno strumento dedicato per poter effettuare la fatturazione mensile alle aziende che emettono i buoni pasto. pagina 14

15 Analisi costi e ricavi È una soluzione attenta alle esigenze delle aziende che operano nel settore della trasformazione di prodotti alimentari, che vogliono avere un'indicazione dello scarico delle materie prime in seguito alla vendita dei prodotti finiti. Questo è possibile grazie alla definizione delle opportune ricette dei prodotti finiti, diversificabili per magazzino. Le vendite effettuate sui punti vendita vengono elaborate dal manager e vengono eseguiti gli scarichi delle materie prime in base alle ricette configurate. In seguito a questa elaborazione, viene emessa una stampa dove vengono esposti tutti i costi delle varie materie prime (a costo medio o costo ultimo), i costi indiretti di produzione, viene determinato il costo della produzione del prodotto finito, ed effettuato il carico dello stesso per il periodo preso in esame. In ultima analisi tale costo viene confrontato con il prezzo di vendita attuale. pagina 15

16 Stampe e prospetti Questo prodotto permette all'utente di personalizzare l'aspetto dei documenti di vendita (fatture, ricevute fiscali, ordini clienti, comande, etichette, ecc.). Interfacciamento con altri gestionali 5, in quanto gestionale per il retail, non può rimanere un sistema chiuso, ma è importante che sia aperto all'intefacciamento con altri gestionali (es. contabilità). Nel corso degli anni, l'interfaccia di import/export si è affinata notevolmente, fino ad arrivare ad un prodotto caratterizzato da: - Motore di import/export: riceve e fornisce informazioni in formati standard adattandosi al database di 5; - Drivers di import/export: riceve e fornisce informazioni al motore adattandosi al gestionale esterno; Quindi: mentre il motore rimane lo stesso per ogni interfacciamento, i drivers cambiano in base alle esigenze più disparate. Questa separazione consente di concentrare nel motore la logica di acquisizione e cessione dei dati verso l'esterno, delegando ai soli drivers l'adattamento ai diversi gestionali. In particolare esistono drivers preconfezionati per alcuni dei gestionali più importanti presenti sul mercato1. 1. ACG IBM, AdHoc Revolution Zucchetti, Gestionale 1 e 2 Zucchetti, JD Edwards Enterprise One, Galileo Acquisizione ordini fornitore in formato PDF Grazie al motore di importazione dati, è possibile acquisire ordini a fornitore in formato PDF. Questo permette non solo di caricare il documento ordine a fornitore, ma, in caso di articoli nuovi, permette di caricare anche questi nell'anagrafica degli articoli. Un notevole risparmio di tempo, soprattutto nell'ambito della moda, dove gli ordini possono includere decine di articoli con taglie/colori diversi. pagina 16

17 Inventario tramite palmare Pensando al settore della moda, la realizzazione di un inventario non può prescindere dall'utilizzo di dispositivi portatili con lettore ottico. In particolare 5 è interfacciabile con palmari Meteor Eco486 e Motorola Symbol wi-fi (Windows CE 6.0). Le letture e le rispettive quantità vengono memorizzate a bordo del dispositivo e scaricate non appena esso viene inserito sulla culla (Meteor) o ci si avvicina ad una zona coperta da segnale (Motorola). Gestione negozio da palmare L'applicazione che gira su Motorola Symbol wi-fi (Windows CE 6.0), può essere vista come un'appendice di 5, e fornisce tutta una serie di utilità per la gestione del negozio: inventario, creazione di documenti di magazzino, gestione delle celle frigorifere, stampa etichette con stampante da cintura, ecc. La soluzione è stata pensata sia per situazioni di copertura totale del negozio/magazzino che in casi di copertura parziale. In questo ultimo caso, è necessario che il palmare sia in una zona coperta da segnale nel momento dell'accensione e della sincronizzazione, dopodichè si può allontanare ed effettuare tutte le rilevazioni; il ritorno nella zona coperta è necessario poi per la fase finale di scarico delle rilevazioni. Assistenza Elettronica Grazie ai moderni strumenti messi a disposizione dal mondo dell'it (banda larga e software per il controllo remoto), è possibile ricevere assistenza ovunque, in modo veloce e preciso, come avere un tecnico specializzato direttamente in negozio. pagina 17

18 Caratteristiche tecniche / requisiti 5 è un prodotto sviluppato interamente in Embarcadero Delphi secondo le più moderne tecniche della programmazione orientata agli oggetti (OOP) L'applicazione opera su sistemi operativi Microsoft Windows a 32 e 64 bit Sistemi operativi supportati: Vista / 7 / 8/2003 Server / 2008 R2 Server /2012 Server Risoluzione video: 800x600 (minima) DBMS: Firebird 2.1 Prerequisiti minimi hardware: Workstation Memoria RAM : 1GB Spazio libero su disco: 1 Gbyte Touch screen o mouse compatibile Manager Memoria RAM : 2GB Spazio libero su disco 2 Gbyte Processore: Intel Core 2 Duo o equivalente pagina 18

19 Chi ci ha scelto...e molti altri ancora Via Senegal, Grosseto Tel info@errepidistribuzione.it pagina 19