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1 Guida introduttiva a

2 Introduzione OfficeCasa è un gestionale di comunicazione che racchiude tutte le funzionalità necessarie ad organizzare le proprie attività riducendo i tempi di gestione con pochi e semplici click. E un prodotto modulare, in base al quale l operatore immobiliare può scegliere quali servizi e prodotti attivare al fine di gestire la propria attività ed incrementare il proprio business. I punti di forza che identificano il gestionale OfficeCasa possono essere riassunti in Semplicità, Praticità ed Efficacia. Per iniziare ad apprezzare al meglio le qualità del nostro gestionale, abbiamo realizzato questa guida introduttiva dove sono elencate e descritte le funzionalità basilari di OfficeCasa. La guida, seguendo la linea di pensiero del gestionale, è stata sviluppata in modo da garantire un primo approccio semplice, pratico ed efficace. Ogni argomento, infatti, si sviluppa con la descrizione delle principali funzionalità dell argomento considerato attraverso immagini esplicative e didascalie che ne spiegano «step by step» le sue caratteristiche.

3 Come accedere a Officecasa 1 Step Link: 1 Step: accedere al sito di OfficeCasa digitando l indirizzo: 2 Step 2 Step: inserire il «Nome utente» ricevuto per in seguito all attivazione del gestionale OfficeCasa. 3 Step 3 Step: inserire la «Password» ricevuta per in seguito all attivazione del gestionale OfficeCasa.

4 Come accedere a OfficeCasa Per recuperare la password di accesso al gestionale OfficeCasa è sufficiente seguire i seguenti Step: Step 1: cliccare sul seguente link per accedere alla maschera di inserimento (vedi Fig.1) Step 2: inserire il «Nome utente» fornito al momento della attivazione dell OfficeCasa. Step 3: inserire il codice di controllo che viene proposto in automatico dal sistema. 2 Step Step 4: cliccare sul tasto : verrà inviata un in automatico con la password per accedere al gestionale OfficeCasa. 3 Step Una volta effettuato il login si consiglia di personalizzare la password ricevuta per dal seguente link: Fig.1 4 Step N.B. Nel caso si fosse smarrito il «Nome utente» scrivere a

5 Indice 1. GESTIONE ANNUNCI: 4. STATISTICHE: 2. RICHIESTE: Inserisci annuncio e sincronizzazione Lista annunci Monitoraggio annuncio su portali Modifica annuncio Crea galleria (inserimento foto e planimetrie) Incrocio richieste Registra attività Archivia annuncio Nuova richiesta (inserimento manuale) Lista richieste Modifica richiesta Incrocia annunci Registra Attività Archivio richiesta 5. CONTATTI Report su Canali Pubblicitari Gestione canali pubblicitari 3. PUBBLICITÀ: Portali Web Monitoraggio annunci su portale specifico Legenda stati annunci Portali certificati

6 1 GESTIONE ANNUNCI Sezione Annunci: questa sezione consente l inserimento e la gestione dei tuoi annunci ed è così composta: Crea i tuoi annunci Gestisci i tuoi annunci Gestisci il tuo storico Officecasa Annunci con un solo inserimento ti permette di inserire, gestire, pubblicare e valorizzare con tecnologie multimediali i tuoi immobili ovunque e velocemente.

7 Inserisci annuncio Per creare i tuoi annunci clicca su: Inserisci Annuncio In un unica videata puoi: Creare la scheda dettagliata per i tuoi immobili con l ausilio di menù a tendina e campi da spuntare. Geolocalizzare il tuo immobile sulla mappa. Inviare i tuoi annunci e pubblicarli sui portali a pagamento o gratuiti (se hai acquistato Officecasa 2.0 Business e Professional). Ricordati che più informazioni inserisci maggiore sarà il numero delle richieste e dei contatti! OfficeCasa ti consente di creare la tua scheda immobile dettagliata di tutte le informazioni. Grazie agli Alert, OfficeCasa, ti guida suggerendoti quali requisiti sono necessari o meno per la pubblicazione degli annunci sui vari portali, garantendoti, in questo modo, una maggiore efficacia nella loro promozione.

8 Inserisci annuncio Inserisci annuncio: in questa pagina, visualizzabile dalla sezione «Annunci», si inseriscono i dati descrittivi dell immobile. Per salvare l annuncio dopo aver ultimato la sua compilazione cliccare sul tasto posizionato a fondo pagina. Fig.1 N.B. «Dati proprietario»: sono i dati del proprietario dell immobile; non è un campo obbligatorio e non è visibile online (vedi Fig.1). Legenda icone: alcuni campi descrittivi degli immobili sono contrassegnati da particolari simboli di alert: campo obbligatorio. campo con requisiti per il Multinvio. spiegazione sul dato da inserire nella compilazione del relativo campo. Il valore non è da considerarsi obbligatorio.

9 Inserisci annuncio Sincronizzazione annuncio: è possibile sincronizzare l annuncio già in questa fase di inserimento verso i portali a pagamento e gratuiti. La sincronizzazione si attiva spuntando il relativo checkbox del portale di interesse: tale selezione rimarrà memorizzata anche per i successivi accessi. N. B. Se si sceglie di sincronizzare l immobile direttamente dalla singola scheda, non sarà necessario farlo successivamente, dalla sezione «Pubblicità».

10 Lista Annunci Per gestire, modificare e inserire le foto dei tuoi immobili clicca su: Lista Annunci Nella pagina «Lista Annunci» presente nella sezione «Annunci», trovi l elenco di tutti gli annunci inseriti in OfficeCasa e puoi: Monitorare il tuo annuncio inviato ai portali certificati cliccando sull icona. Modificare i tuoi annunci cliccando su «Modifica Annuncio». Inserire le fotografie e planimetrie cliccando su «Crea Galleria». Incrociare i tuoi immobili con le richieste inserite cliccando su «Incrocio Richieste». Registrare tutte le attività che hai svolto sul tuo immobile cliccando su «Registra attività». Archiviare i tuoi immobili cliccando su «Archivia Annuncio». Ricordati che un annuncio arricchito con immagini di qualità ha il 90% di possibilità in più di essere scelto e valutato. L Annuncio di Successo è rappresentato con delle belle foto!

11 Monitoraggio annuncio su portali Dall anteprima di ogni annuncio, visualizzata nella pagina «Lista annunci» all interno della sezione «Annunci», è possibile monitorare il numero dei portali su cui un annuncio è stato inviato. A fianco del riepilogo dei «Media», viene mostrato il link, esplicativo del numero dei portali in cui l annuncio è stato pubblicato o verrà pubblicato (vedi Fig.1). Fig.1

12 Monitoraggio annuncio su portali Cliccando, infatti, sull icona, presente nell anteprima annuncio, si viene reindirizzati alla pagina di riepilogo dove si visualizza lo stato di pubblicazione dell annuncio sui portali (vedi Fig.2). Fig.2

13 Modifica annuncio Modifica annuncio: per modificare un annuncio, già inserito nel gestionale OfficeCasa, è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista annunci».

14 Crea galleria Crea galleria: per inserire le foto e le planimetrie descrittive dell immobile è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista annunci». Fig.1 L inserimento delle immagine avviene cliccando sul tasto. Una volta selezionate le immagini da caricare, cliccare sul tasto. In seguito alla creazione della galleria, la voce del link verrà sostituita dalla voce. N.B. Nell OfficeCasa possono essere caricate fino a 15 immagini tra foto e planimetrie. Le immagini devono avere le seguenti caratteristiche: Formato: GIF (.gif) o JPEG (.jpg) o BMP (.bmp) o PNG (.png) Dimensione: max 1280 pixel Peso: max 10MB E possibile selezionare una foto e una planimetria come immagini principali (vedi Fig.1).

15 Incrocio richieste Incrocio richieste: per visualizzare gli incroci automatici proposti da OfficeCasa è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista annunci». Nella pagina che si apre è possibile filtrare ulteriormente i risultati ottenuti andando a selezionare altri parametri di incrocio dal box «Selezione parametri di incrocio» (vedi Fig.1). Dopo aver selezionato i filtri di incrocio cliccare il tasto ; di seguito vengono elencate le relative richieste (vedi Fig.2). Il gestionale incrocia gli annunci a portafoglio con le richieste inserite manualmente. Fig.1 Fig.2

16 Registra attività Registra attività: per inserire tutte le attività svolte sull annuncio è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista annunci». Fig.2 «Che cos è un attività?»: con questo termine si intendono le visite di un immobile, appuntamenti, contatti intercorsi con il cliente tramite o telefono (vedi Fig.1). In questa pagina è possibile associare una richiesta ad un immobile cliccando l apposito link (vedi Fig.2). Fig.1 N.B. È consigliata una compilazione accurata della scheda di registrazione delle attività per ottenere report e grafici dettagliati da poter presentare ai propri clienti (proprietari) dalla sezione «Statistiche».

17 Archivia annuncio Archivia annuncio: per archiviare un annuncio dalla «Lista annunci» è sufficiente cliccare sul link.. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista annunci». L annuncio verrà archiviato nella pagina «Archivio» (vedi Fig.1). Nel caso si volesse successivamente ripristinarlo sarà sufficiente cliccare sul link presente nell anteprima dell annuncio all interno della pagina «Archivio» (vedi Fig.2). Se la necessità invece è di eliminarlo sarà necessario cliccare sul link (vedi Fig.3). N.B. Un annuncio può essere eliminato solo dopo averlo archiviato. Fig.1 Fig.3 Fig.2

18 2 RICHIESTE Sezione Richieste: questa sezione consente l inserimento manuale e la gestione delle richieste ricevute. Crea la tua richiesta Gestisci la tua richiesta Prendi al volo le tue opportunità Mantieni il tuo «storico» Scarica le richieste dai portali web Per cogliere al volo le tue «Opportunità» e per scaricare le richieste dai Portali Web, scegli OfficeCasa Professional Avrai una chance in più per ampliare il tuo Business!

19 Nuova richiesta Per creare le tue richieste clicca su: Nuova richiesta In un unica videata puoi: Inserire i dati anagrafici del richiedente. Dettagliare i dati dell immobile ricercato tramite menù a tendina e campi da spuntare. Inserire la zone di ricerca fino ad un raggio di 9 km. Ricordati che più informazioni inserisci maggiore sarà la possibilità di incrocio con gli immobili del tuo portfoglio! OfficeCasa ti permette di creare la tua scheda cliente in modo dettagliato con tutte le informazioni a te necessarie.

20 Nuova richiesta Nuova richiesta: in questa pagina, visualizzabile dalla sezione «Richieste», si inseriscono i dati dell immobile ricercato (vedi Fig.1). Per salvare i dati inseriti è sufficiente cliccare sul tasto. I campi contrassegnati con l asterisco sono campi obbligatori. Fig.1

21 Lista richieste Per gestire, modificare le tue richieste clicca su: Lista Richieste Nella pagina «Lista richieste» presente nella sezione «Richieste» trovi l elenco di tutte le richieste inserite in OfficeCasa e puoi: Modificare la tua richiesta cliccando su «Modifica Richiesta». Incrociare la richiesta inserita con gli immobili del tuo portfolio cliccando su «Incrocia Annunci». Registrare tutte le attività che hai svolto sulla tua richiesta cliccando su «Registra attività». Archiviare in modo sicuro, veloce e ordinato le tue richieste cliccando su «Archivia Richieste». OfficeCasa ti consente di individuare velocemente il cliente giusto per ogni tuo immobile grazie a criteri di incrocio personalizzabili, permettendoti di ottimizzare e velocizzare i tempi di gestione delle tue vendite!

22 Lista richieste Fig.1 Lista richieste: in questa pagina, visibile dalla sezione «Richieste», sono presenti i seguenti tipi di richieste (vedi Fig.1): Richieste OfficeCasa: richieste inserite manualmente dall agenzia. Richieste Specifiche: richieste provenienti dai portali che lo consentono. Richieste Web: richieste lavorate sulle quali si è svolta un attività (telefonata, invio ecc.). Fig.2 N.B. L attività si registra cliccando sul link «Registra attività» (Vedi Fig.2).

23 Modifica richiesta Modifica richiesta: per modificare una richiesta presente nel gestionale OfficeCasa è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni richiesta all interno della «Lista richieste».

24 Incrocia Annunci Incrocia annunci: per visualizzare gli incroci automatici proposti da OfficeCasa è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista richieste». Fig.1 Nella pagina che si apre è possibile filtrare ulteriormente i risultati ottenuti andando a selezionare altri parametri dal box «Filtra immobili da proporre in base alla richiesta» (vedi Fig.1). Dopo aver selezionato i filtri di incrocio cliccare il tasto ; di seguito vengono elencati i relativi immobili (vedi Fig.2). Fig.2

25 Registra attività Registra attività: per inserire tutte le attività svolte sulla richiesta è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista richieste». Fig.2 «Che cos è un attività?»: con questo termine si intendono le visite di un immobile, appuntamenti, contatti intercorsi con il cliente tramite o telefono (vedi Fig.1). In questa pagina è possibile associare una richiesta ad un immobile cliccando l apposito link (vedi Fig.2). Fig.1 N.B. È consigliata una compilazione accurata della scheda di registrazione delle attività per ottenere report e grafici dettagliati da poter presentare ai propri clienti (proprietari) dalla sezione «Statistiche».

26 Archivio richiesta Archivia richiesta: per archiviare una richiesta dalla «Lista richieste» è sufficiente cliccare sul link. Questo link è presente nell anteprima di ogni annuncio all interno della «Lista richieste». La richiesta verrà archiviata nella pagina «Archivio» (vedi Fig.1). Fig.1 Nel caso si volesse successivamente ripristinarla sarà sufficiente cliccare sul link presente nell anteprima della richiesta all interno della pagina «Archivio» (vedi Fig.2). Se la necessità invece è di eliminarla sarà necessario cliccare sul link (vedi Fig.3). N.B. Una richiesta può essere eliminata solo dopo averla archiviata. Fig.3 Fig.2

27 3 PUBBLICITÀ Sezione Pubblicità: questa sezione consente l invio automatico degli annunci verso i portali web Invia la tua Pubblicità sul web Scegli autonomamente dove inviare la tua pubblicità Invia la tua pubblicità ai giornali OfficeCasa ti permette di metterti in comunicazione con i migliori portali Internet: dalla pagina «Gestisci Portali Web» scegli il portale con cui vuoi collaborare! OfficeCasa, inoltre, ti consente di gestire l invio della tua pubblicità verso le testate giornalistiche tramite la pagina «Esportazioni via ».

28 Pubblicità Per inviare e pubblicare i tuoi annunci di immobili sui principali portali immobiliari con estrema semplicità clicca su: Portali Web Nella pagina «Portali Web» presente nella sezione «Pubblicità», trovi tutti portali partner di OfficeCasa a cui inviare la tua pubblicità e puoi: Scegliere di inviare tutti gli annunci sui portali in modo massivo o personalizzato. Monitorare l ultimo invio effettuato e visualizzare il dettaglio dell annuncio direttamente all interno dei Portali Certificati. Disporre di un riepilogo sempre aggiornato degli immobili inviati in pubblicità. In OfficeCasa i portali collegati possono essere: Portali Diretti, Portali previo Contratto, Portali Aggregatori e Indiretti. Tante chance per aumentare la tua visibilità e di conseguenza il tuo Giro d Affari!

29 Portali web Nella sezione «Pubblicità» è possibile sincronizzare gli annunci sui Portali in elenco, così suddivisi: Servizi OfficeCasa: in questo gruppo si fa riferimento al Sito Personale, Fan Page e Facebook. Portali Diretti: vengono definiti diretti quei portali verso i quali OfficeCasa esporta illimitatamente e gratuitamente gli annunci. Portali Previo Contratto: sono quei portali verso i quali OfficeCasa esporta gli annunci solo se il cliente ha un contratto in essere con loro. Portali Aggregatori: Portali che pubblicano o archiviano in modo casuale gli annunci (BigList, HouseCrawler, Trovit). Portali Indiretti: portali che pubblicano gli annunci in maniera casuale e automatica da alcuni portali Diretti e/o Previo Contratto (es. il Portale Indiretto «Immobilmente» si alimenta dal Portale Previo Contratto «Attico.it»). N.B.: La lista dei portali per ciascuna tipologia può essere soggetta a variazioni.

30 Portali web Portali web: per sincronizzare gli annunci presenti in OfficeCasa verso i portali di interesse e sufficiente accedere alla pagina «Portali Web» dalla sezione «Pubblicità». Esistono due modi per sincronizzare gli annunci: Invio Massivo (tutti gli annunci). Invio Personalizzato (selezionando singoli annunci). Invio Massivo: Si effettua cliccando sul link «tutti» dalla colonna «Invia» (vedi Fig.1). Con questa modalità si sceglie di inviare tutti gli annunci presenti in OfficeCasa sul portale di interesse. Fig.1

31 Portali web Invio Personalizzato: questa modalità di sincronizzazione permettere di scegliere quali annunci inviare e a quali portali (max 6 portali alla volta). La scelta degli immobili si effettua inserendo la spunta sul checkbox corrispondente al nome del portale a cui si vogliono inviare gli annunci e successivamente cliccando sul tasto: (vedi Fig.2). Fig.2 Fig.3 Da questa selezione si apre una pagina con l elenco degli immobili inseriti in OfficeCasa: selezionare quelli d interesse per l invio verso il portale prescelto (vedi Fig.3). Una volta selezionati gli annunci prescelti cliccare sul tasto presente a fondo pagina.

32 Monitoraggio annunci su portale specifico Monitoraggio su portale specifico: permette di monitorare lo stato di pubblicazione degli annunci su ciascun portale. Questa funzionalità è presente nella pagina «Portali Web» della sezione «Pubblicità». Fig.1 Per eseguire questa azione è sufficiente cliccare sull icona mostrata nella colonna «Inviati» di ciascun portale (vedi Fig.1). Fig.2 Verrà mostrata la pagina di riepilogo contenente la sintesi dei dati di invio per il portale selezionato (vedi Fig.2).

33 Legenda stati annuncio LEGGENDA STATI DELL ANNUNCIO Gli «Stati» degli annunci o dei portali possono essere: INVIATO: indica che è stato inviato correttamente al portale. PUBBLICATO: solo per i portali certificati Officecasa, indica che è stato inviato e pubblicato correttamente. INVIATO CON IL PROSSIMO EXPORT: indica che è stato inviato in modifica successivamente all ultima procedura di esportazione. Verrà aggiornato il giorno successivo (delay). NON INVIATO: indica che non è stato inviato perché non conforme alle regole di pubblicazione del portale. NON PUBBLICATO: visualizzato solo per i portali certificati Officecasa; indica che non è stato pubblicato dal portale perché non conforme alle regole di pubblicazione.

34 Portali certificati Portali certificati: OfficeCasa, per quanto riguarda la sincronizzazione, gestisce anche il servizio Portali Certificati. Questo servizio permette, tramite il link, di visualizzare l elenco degli annunci inviati. Inoltre cliccando sul link di collegamento è possibile visualizzare il dettaglio dell annuncio all interno del portale sul quale lo si è inviato.

35 4 STATISTICHE Sezione Statistiche: questa sezione consente di monitorare l attività svolta in agenzia ed ottimizzare gli investimenti pubblicitari Verifica i tuoi investimenti Aggiungi e gestisci i tuoi canali pubblicitari Officecasa Statistiche è un servizio che ti permette di avere una fotografia sulle attività svolte quotidianamente dalla tua agenzia. Scegli un alleato prezioso scegli OfficeCasa Business o OfficeCasa Professional!

36 Report su canali pubblicitari Per essere sempre aggiornato sul risultato delle attività svolte in agenzia clicca su: Report su Canali Pubblicitari Nella pagina «Report su Canali Pubblicitari» presente nella sezione Pubblicità, puoi monitorare: Visionare i risultati ottenuti dalla pubblicazione degli annunci sul web, filtrandoli per canale pubblicitario, attività svolta e periodo. I risultati vengono visualizzati tramite report e grafici dettagliati. Le Statistiche "nascono" dalle attività registrate per gli immobili e per le richieste: più saranno accurate le registrazioni, più le statistiche saranno precise e dettagliate. Pubblicizza la tua Professionalità con dati reali e facili da leggere!

37 Report su canali pubblicitari REPORT SU CANALI PUBBLICITARI: per consultare le statistiche relative alle attività registrate sugli annunci per singolo portale è sufficiente accedere alla pagina «Report su canali pubblicitari» presente all interno della sezione «Statistiche». 1 Step Per attività registrate si intendono: gli appuntamenti fissati, le proposte fatte, le richieste di informazioni, le conclusioni trattative, le acquisizioni immobiliari. 2 Step Le statistiche saranno maggiormente dettagliate proporzionalmente all utilizzo costante del il servizio. STEP PER FILTRARE LE STATISTICHE: 3 Step 4 Step 1. Step: selezionare i portali di interesse da «Canali Statistiche». 2. Step: selezionare il tipo si attività da «Attività». 3. Step: inserire il periodo che si vuole analizzare da «Data Inizio» e «Data Fine». 4. Step: cliccare sul tasto.

38 Report su canali pubblicitari Una volta impostati i filtri l OfficeCasa genera una serie di report e grafici dettagliati.

39 Gestione canali pubblicitari Per aggiungere o modificare i tuoi canali pubblicitari clicca su: Gestione Canale Pubblicitari Nella pagina «Gestione Canali Pubblicitari» presente nella sezione «Pubblicità», puoi effettuare le seguenti operazioni: Aggiungere manualmente altri canali pubblicitari oltre a quelli già presenti. Modificare i parametri di impostazione dei Canali Pubblicitari già inseriti. OfficeCasa, con il servizio Gestone Canali Pubblicitari, ti permette di registrare, monitorare e quindi di ottenere statistiche anche su i tuoi canali pubblicitari locali.

40 Gestione canali pubblicitari GESTIONE CANALI PUBBLICITARI: in questa pagina, accessibile dalla sezione «Statistiche», è possibile aggiungere nuovi canali e/o gestire quelli già attivi da contratto. I nuovi canali inseriti manualmente saranno disponibili insieme a quelli già elencati, all interno del menù a tendina «Fonte del contatto» della scheda «Registra attività»; a quest ultima si accede tramite il link presente in qualsiasi annuncio e/o richieste inseriti. 3 Step 4 Step 1 Step 2 Step Gli inserimenti manuali di nuovi canali pubblicitari sono evidenziati con colore diverso rispetto ai canali attivati da contratto. N.B. E possibile modificare o eliminare solo i canali inseriti manualmente andando a cliccare sui rispettivi link o. CARICAMENTO NUOVO CANALE PUBBLICITARIO 1. Step: inserire la data di inizio e fine contratto del canale pubblicitario. 2. Step: inserire il nome e la descrizione del canale pubblicitario. 3. Step: per attivare il canale lasciare la spunta sulla voce «Attiva/Disattiva». 4. Step: cliccare sul tasto.

41 Contatti Il Servizio Clienti OfficeCasa è attivo dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle Uno staff qualificato è a completa disposizione per fornire assistenza e informazioni. Telefono: Sito web: e

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