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1 Ridurre i rischi. Ridurre i costi. Migliorare i risultati. Servizi di approvvigionamento professionale. Essere più informati, fare scelte migliori. Achilles procurement toolkit Supporto per la selezione e la gestione dei fornitori

2 Supporto per l approvvigionamento e l acquisto In qualità di responsabili delle funzioni acquisti, dovete far fronte a crescenti esigenze nelle vostre attività di ricerca e gestione dei fornitori. Per gestire i dati, la conformità e il rischio dei fornitori nel rispetto delle politiche aziendali sull approvvigionamento, avete bisogno di un sistema studiato intorno ai vostri processi e attività di tutti i giorni. Attraverso il processo sistematico di pre-qualifica e grazie ad efficaci strumenti online, Achilles supporta la vostra organizzazione riducendo i costi, gli sforzi e i rischi connessi alla ricerca e alla gestione dei fornitori. Pre-qualifica fornitori completa Le nostre soluzioni sono utilizzate da circa 800 delle maggiori organizzazioni acquirenti a livello mondiali per cercare e selezionare fornitori che offrono prodotti, servizi e standard che rispondono alle loro esigenze. La soluzione da noi proposta si basa su un programma sistematico di pre-qualifica fornitori, che prevede la raccolta dei dati in maniera sicura mediante questionari online e una rigorosa validazione da parte dei nostri team di valutazione e auditor qualificati. Nel processo di pre-qualifica dei fornitori, rispecchiamo le vostre politiche e i vostri standard, garantendo così uniformità e conformità di tutte le vostre attività di acquisto. I nostri questionari di pre-qualifica (e programmi di audit) sono impostati in base alle esigenze di gestione del rischio della vostra azienda, del vostro settore e della vostra area geografica. Generalmente includono la validazione delle seguenti informazioni sui fornitori: Dati generali sulla società Prodotti e servizi Vi è inoltre la possibilità di includere moduli aggiuntivi per consentire una pre-qualifica dei fornitori ancora più dettagliata per specifiche aree di interesse per la vostra organizzazione: Moduli di pre-qualifica specializzati Finanza Ambiente Qualità Sostenibilità / RSI Assicurazioni e aspetti legali Salute e sicurezza Audits Nel loro processo di pre-qualifica fornitori molte organizzazioni includono anche il programma di audit di Achilles. I programmi di audit sono allineati alle informazioni fornite nel questionario di prequalifica, in modo da ottimizzare la validazione dei fornitori in loco da parte di auditor qualificati di Achilles. Illustrazione delle aree sottoposte ad audit da parte di Achilles Qualità Salute Sicurezza Ambiente Sostenibilità e RSI Riduzione delle emissioni di CO2 Achilles parte integrante del vostro processo di acquisto Una volta che i fornitori hanno soddisfatto i vostri requisiti di prequalifica, pubblichiamo i loro dati online e vi forniamo una serie di strumenti, moduli e funzionalità per analizzare queste informazioni. I nostri clienti si avvalgono delle nostre soluzioni per mantenere accurati feed di dati sui fornitori nei propri sistemi ERP e per avere informazioni chiave per la gestione del rischio di Achilles nel corso dell intero ciclo di vita del fornitore. A supporto di ciò, offriamo molte opzioni per trasferire i dati da Achilles ai vostri sistemi ERP, di analisi dei costi e di gestione dei contratti. Informazioni di gestione del rischio per gli stakeholder Oltre ai team che si occupano di approvvigionamento, altri stakeholder dell organizzazione possono accedere ai dati di Achilles online: Analisi finanziaria Sostenibilità / RSI Riduzione delle emissioni di CO2 Mappatura della catena di approvvigionamento Health & Safety teams Environmental teams Finance teams Sustainability and CSR teams Ethics and Compliance teams Contract management teams 01

3 Strumenti per la ricerca e la selezione dei fornitori La nostra piattaforma sicura e basata sulla tecnologia cloud vi permette di cercare prodotti e servizi e visualizzare informazioni validate sulla conformità e sul livello di rischio dei fornitori. Sono disponibili sia strumenti standard che opzionali per aiutarvi a lavorare con i dati in nostro possesso nelle vostre attività di ricerca e gestione dei fornitori. Cercare, filtrare, confrontare e creare rapporti Potete cercare i fornitori per nome o per tipo di prodotto e servizio. È possibile utilizzare una serie di filtri per effettuare una ricerca mirata o per raffinare i risultati e visualizzare solo i fornitori che soddisfano le vostre specifiche esigenze: Prodotti / Servizi Ambiente Area geografica servita Audit e valutazione Qualità Stato di conformità Salute e Sicurezza Standard interni Potete salvare i criteri di ricerca per riutilizzarli in caso di ricerche ricorrenti, nonché usare i risultati di ricerca per eseguire ulteriori attività di qualifica e di richiesta informazioni dalla piattaforma Achilles. Uno strumento di confronto vi consente di valutare i fornitori selezionati secondo criteri chiave per assegnare priorità, creare una lista ristretta ed esportarla in altri formati. Il nostro sistema salva e registra i risultati per fornire la tracciabilità della conformità alle politiche e ai processi aziendali. Potete configurare i vostri rapporti selezionando i criteri e i parametri richiesti dai nostri ampi set di dati. Una volta generato un report, potete condividerlo con i vostri colleghi attraverso la piattaforma Achilles o esportarlo per l utilizzo in altro sistemi. Monitorare specifici prodotti, servizi e fornitori I Buyer Alert vi consentono di monitorare gli aggiornamenti dei dati e le variazioni di stato per i fornitori o i codici prodotto selezionati. Ciò può essere usato per specifici eventi o scenari di ricerca in cui avete la responsabilità di gestire una lista di fornitori o un gruppo di prodotti. Assegnare un punteggio ai profili e alle caratteristiche dei fornitori Il nostro modello usa degli algoritmi per assegnare ai fornitori un punteggio obiettivo secondo criteri stabiliti e i dati presenti sulla nostra piattaforma. Il modello di assegnazione del punteggio è configurabile e può essere ponderato tenendo conto dei criteri di maggiore importanza per la vostra attività. Il punteggio di ogni fornitore può comparire nei risultati di ricerca ed essere usato per assegnare priorità, pre-qualificare, confrontare ed eseguire il benchmarking dei fornitori. Aggiungete i vostri criteri di qualifica e le vostre politiche Per integrare i dati di pre-qualifica Achilles, il modulo di Internal Qualification (IQ) vi consente di registrare, valutare e assegnare un punteggio ai singoli fornitori sulla base dei vostri criteri e condividere tali azioni all interno della vostra organizzazione. Potete aggiungere documenti da diverse fonti (tra cui i sistemi Achilles, dati e commenti ) e assegnare ai fornitori un punteggio o uno stato di qualifica. I vostri punteggi / regole in IQ possono essere visualizzati nei risultati di ricerca e, se necessario, potete restringere o filtrare le ricerche per visualizzare soltanto i fornitori che soddisfano i vostri standard IQ Valutare i fornitori per specifiche opportunità contrattuali Il nostro modulo di Request for Information (RFI) è uno strumento di richiesta di informazioni online per valutare la capacità dei fornitori di fornire specifici prodotti o servizi. Dopo aver creato una lista ristretta di fornitori usando i nostri strumenti di ricerca/filtraggio, potete generare una serie di ulteriori domande di qualifica per specifici contratti da sottoporre ai fornitori prima di invitarli a presentare un offerta. Questo processo vi consente di ridurre ulteriormente il numero di potenziali fornitori a un numero gestibile, garantendo che al bando di gara siano invitati i fornitori corretti. Siete voi a definire le domande e i tipi di risposta, i fornitori a cui rivolgere le domande e le scadenze. Il modulo tiene traccia, assegna un punteggio e confronta le risposte e vi consente di qualificare o non qualificare i fornitori in una o in più sessioni. Lo strumento RFI memorizza i dettagli, le domande e le risposte in ogni sessione per poterli riutilizzare, per riferimento o come documento consultabile. Security Communication Centre Una funzionalità opzionale, fornisce un sistema di comunicazione online sicura e privata tra fornitori e acquirenti. Ciò offre un efficace soluzione per la conservazione di documenti per fornire prova di conformità alle normative e alle politiche aziendali. 02

4 Potere alle funzioni acquisti Gli acquirenti possono accedere ovunque e in qualsiasi momento alla nostra piattaforma online in totale sicurezza per cercare prodotti e servizi, visualizzare dati validati sui fornitori e verificare la conformità dei fornitori mediante una serie di strumenti efficaci e intuitivi. Progettati attorno alle vostre attività chiave, essi contribuiscono a migliorare i risultati e a risparmiare tempo nelle attività quotidiane di ricerca fornitori e approvvigionamento Motore di ricerca avanzato Trovate prodotti, servizi e fornitori che soddisfano i criteri da voi specificati. Salvare ricerche e risultati Salvate i criteri per le ricerche ricorrenti. Salvate i risultati in un documento attestante la conformità alle politiche aziendali e alle normative. Fornitori nuovi ed esistenti Tutti i fornitori vengono sottoposti al processo di pre-qualifica e validazione. Stato del questionario Forniamo un messaggio di allerta se i dati sono incompleti o scaduti. KPI Un pannello di indicatori e parametri fornisce informazioni chiave all accesso Internal Qualification Moduli aggiuntivi Il menu visualizza i moduli e le funzionalità a cui è possibile accedere Un archivio privato e specifico per l acquirente di documenti interni, audit, punteggi e commenti sui fornitori. Confrontare i fornitori Filtrate, confrontate e assegnate priorità secondo criteri chiave per creare una lista ristretta ed esportarla in altri formati. Audit Visualizzate lo stato di audit del fornitore quando ciò fa parte del vostro modello di prequalifica Monitorare i fornitori Seguite i fornitori selezionati e ricevete avvisi in caso di variazioni dei loro dati o del loro stato Avvisi Notifiche istantanee di variazioni a prodotti o fornitori che state monitorando. Tracciatura delle attività e comunicazioni Lo storico delle RDI e delle comunicazioni fornisce la tracciabilità della conformità alle normative e alle politiche interne. Punteggio fornitori Classificate, filtrate e assegnate priorità ai fornitori con un modello di punteggio basato sui loro dati e sulle risposte fornite nel questionario. Dati di terze parti Accesso a dati specializzati forniti da terze parti autorevoli. Potete impostare la lingua, il layout dei contenuti, le preferenze di visualizzazione e i formati dei report per adattare la piattaforma alle vostre esigenze professionali. Un numero illimitato di licenze permette a tutta la funzione acquisti di accedere alla piattaforma ovunque, garantendo l uniformità del processo nelle vostre attività di approvvigionamento. 03

5 Analizzare e migliorare le prestazioni dei fornitori Oltre alla nostro set di strumenti a supporto del processo di pre-qualifica fornitori e della gestione del rischio in fase di ricerca, forniamo anche soluzioni per gestire i contratti esistenti e le relazioni con i venditori in essere. Il nostro modulo di Performance Feedback fornisce un ambiente e un processo online per aiutarvi ad analizzare, valutare e migliorare le prestazioni dei fornitori esistenti: Programmi di miglioramento continuativo dei fornitori Risoluzione dei problemi con i fornitori Pianificazione e valutazione dei contratti futuri Forniamo un set consolidato di criteri sulla base dei quali potete valutare e assegnare un punteggio alle prestazioni dei fornitori. Il modulo produce un report dettagliato e specifico per voi, e un punteggio generale del fornitore che può essere condiviso sulla piattaforma Achilles. In quanto membri di una comunità Achilles, potrete inoltre valutare potenziali fornitori sulla base dei punteggi delle prestazioni ricevuti da altri acquirenti. Meno rischi. Meno costi. Risultati migliori. Riduciamo costi e sforzi, consentendo alle funzioni acquisti di concentrarsi su altre importanti attività strategiche. Meno risorse nella validazione dei dati sui fornitori 1 6 Dipendenti full-time impegnati nella validazione Meno risorse nella validazione dei dati sui fornitori Dipendenti full-time impegnati nella validazione Società elettrica del Regno Unito In-house 1 Fonte: sondaggi clienti (2012) 5 In-house Società di Utilities del Regno Unito 80% 83% 1 Utilizzando Achilles 1 Utilizzando Achilles Utilizziamo Achilles per ridurre i tempi necessari per pre-qualificare i fornitori. Con Achilles possiamo selezionare una categoria e tutti i fornitori presenti sono già pre-qualificati. Questo velocizza di molto il processo. Acquirente Utilities (Regno Unito) Utilizzo Achilles non per una questione economica, ma per ridurre i rischi connessi all approvvigionamento; volevo un fornitore qualificato. La questione sicurezza è stata la ragione principale. Manager approvvigionamenti IT Trasporti Achilles ci aiuta a ottemperare ai requisiti normativi: si tratta di una delle nostre esigenze fondamentali per cui richiediamo i loro servizi. Acquirente Utilities (Regno Unito) 04

6 Achilles Group Limited 30 Western Avenue, Milton Park, Abingdon, Oxon OX14 4SH UK T: +44 (0) F: +44 (0) E: /2014

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